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Descritivo PHC TeamControl CS

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Conheça-o melhor em http://www.phc.pt/portal/p/TeamControl.aspx

A gestão de equipas e de departamentos.

A solução que permite concretizar projectos no tempo previsto e nos valores orçamentados contemplando: planeamento; gestão; coordenação; colaboração e controlo; optimizando, assim, o trabalho em equipa.

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  • 1. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC PHC TeamControl CS A gestão de equipas e de departamentos A solução que permite concretizar projectos no tempo previsto e nos valores orçamentados contemplando: planeamento; gestão; coordenação; colaboração e controlo; optimizando, assim, o trabalho em equipa.BUSINESS Visite www.phc.ptAT SPEED Num único ecrã pode consultar a informação de determinado projecto e verificar as tarefas que cada colaborador tem para executar. Benefícios Solução Gestão de tempo Gestão de equipas Gestão de equipas Destinatários Internas e ou externas e Gestão de Informação departamentos Maior controlo financeiro Empresas de prestação de Organização pessoal e Melhor coordenação serviços empresarial Gabinetes de Arquitectura Aumento de agilidade das Análise e controlo de empresas Empresas de Informática investimentos Concretização dos Departamentos projectos on-time e on- Comerciais, Técnicos, budget Integrado com o Marketing, etc. restante software
  • 2. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Principais funcionalidades •  Gestão de projectos e respectivas equipas. •  Controlo de tarefas a executar. •  Gestão de tempos e prioridades. •  Melhor organização da check-list de cada projecto. •  Análise e planeamento de ocupação de membros de cada equipa. •  Centralização de informação de cada projecto com acesso condicionado. •  Definição da informação contemplada em cada projecto, nomeadamente: notícias, datas, notas, ligações a Software PHC®, fórum de mensagens, anexos de gestão documental (se possuir o módulo PHC ControlDoc CS). •  Gestão de tarefas de utilizadores externos. •  Ligações rápidas à agenda e integração com o Outlook®. •  Acesso à informação total de um projecto num único ecrã. •  Definição rigorosa dos membros da equipa que participam em cada projecto, qual o seu nível de acesso e responsabilidade em cada área. •  Análise rápida de todos os projectos em que cada pessoa está envolvida e respectivo estado de execução. •  Controlo financeiro de valores orçamentados e comparação com dados reais para análise de desvios. •  Multiplicador de Registos. O PHC TeamControl CS foi desenhado para permitir a execução de qualquer tipo de projecto, tendo em conta as seguintes áreas: •  Definição de acessos e controlo de informação sobre os seus membros; •  Centralização e integração da informação dos diversos planos de trabalho; IRO N CE GE •  Conversação entre todos os membros de determinado I NA ST F ÃO projecto, através de um fórum de discussão; O Valores OL DE •  Divisão de Projectos em Fases, Tarefas e Passos de Tarefa; TR Reais Projecto INF N •  Concentração de toda a informação avulsa relacionada CO ORM devidamente organizada e agrupada; Budget Itens Ligações AÇ Ã O •  Planeamento detalhado de cada fase ou tarefa; Fórum •  Introdução de notícias e notificações aos participantes; GESTÃO DE Notícias •  Convergência do plano de trabalho com toda a documenta- EQUIPAS Anexos ção relacionada; •  Controlo total sobre a gestão de tempo de todos os mem- Fases Datas Tarefas bros da equipa; •  Organização de equipas externas à empresa; Passos de Tarefa •  Agendamento de datas, reuniões, prazos, etc.; •  Interligação e sincronização do módulo com um PDA e Outlook®; •  Integração com o módulo PHC ControlDoc CS; GEST ÃO D E T E M P O •  Observação financeira total sobre o budget e valores reais de cada projecto; •  Gestão de assuntos rápidos entre membros de equipa; •  Gestão de pontos de situação. •  Emissão automática de tarefas ou datas, onde é possível lan- çar tarefas idênticas a longo prazo, seja para um ano inteiro, uma tarefa por mês ou para vários dias, mas de uma forma constante para um período definido pelo utilizador”. p. 2
  • 3. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Projectos e Equipas •  Datas Actividades independentes envolvendo equipas de colaboradores. Reuniões, apresentações, prazos e todo o tipo de datas relacionadas com o projecto. •  Anexos PHC ControlDoc CS Documentos de gestão documental relacionados com o Gestão de Equipas em “Três passos” projecto. O PHC TeamControl CS encontra-se agrupado em 3 áreas dis- tintas, que facilitam o controlo total de gestão interna e externa 2. Gestão do Tempo para equipas e projectos: Áreas relacionadas com a execução do projecto: 1. Gestão de Informação; 2. Gestão de Tempo; •  Fases 3. Gestão Financeira. Grupos de tarefas relacionadas. •  Tarefas Trabalhos a executar para atingir os objectivos do projecto. 1. Gestão da Informação: •  Passos de Tarefas Áreas relacionadas com a partilha de conhecimento de cada O que foi de facto realizado para dar a tarefa como execu- projecto: tada. •  Itens 3. Gestão Financeira Notas e outra informação livre relacionada com o projecto. Controlo da área financeira de cada projecto: •  Ligações Conjunto de ligações a sites de Internet ou registos no •  Budget Software PHC® relacionados com o projecto. Valores orçamentados de receitas e despesas de cada •  Fórum projecto. Local de discussão e conversa entre os membros do projecto. •  Valores Reais •  Notícias Valor efectivamente realizado de receitas e despesas de Novidades sobre o projecto que todos os membros devem cada projecto. tomar conhecimento. 1. Gestão de Informação Controlo de Informação confidencial Toda a informação centralizada •  Definição do acesso e controlo da informação por utilizador •  Facilidade em aceder a toda a informação do plano de e por projecto. trabalho, já que a solução possui no mesmo monitor, toda a •  Criação de projectos, com a possibilidade de um utilizador informação relacionada. ficar automaticamente como o responsável pelo mesmo. •  Alocar a cada projecto os elementos necessários, devida- •  Controlo total sobre todo o processo, no qual, apenas o mente agrupados, de forma a que os dados (notas, tarefas, responsável pode alterar qualquer informação na configura- itens, notícias, fóruns, etc.) fiquem agregados ao respectivo ção do mesmo. plano. •  Possibilidade de interligar informação disponível no Softwa- re PHC® a um determinado projecto, como por exemplo, propostas, fichas de artigos, documentos de facturação, fichas de colaboradores ou uma ligação externa. •  Se possuir o módulo PHC ControlDoc CS, pode arquivar em cada projecto todos os seus documentos. Monitor de definições e permissões Monitor de projecto com toda a informação centralizada e possibilidade de cada colaborador por projecto. de consulta de anexos através do PHC ControlDoc CS. p. 3
  • 4. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Interacção entre os membros da equipa Planeamento detalhado e Interligação com a equipa •  Criação de um fórum de discussão, onde os assuntos rela- •  Pode planear visualmente o início e fim de todas as tarefas cionados com o projecto podem ser analisados e discutidos de um projecto, conjugando essa atribuição com a ocupa- publicamente por todos os membros. Esta é uma excelente ção dos membros que as irão executar, bem como dos re- ferramenta para esclarecimento de dúvidas e para manter a cursos necessários (salas, viaturas, etc.). Esta solução permite equipa informada. que o utilizador seja automaticamente notificado quando •  Possibilidade de introdução de uma notícia importante no existe nova informação relevante. respectivo projecto, juntamente com uma notificação aos •  Definição de datas ou acontecimentos e envolver determi- diversos participantes, sobre o seu conteúdo. nados participantes. Desta forma, os membros têm conhe- cimento de reuniões e qual a respectiva agenda, quais os prazos do projecto ou outro tipo de acontecimentos. Fórum de discussão Online. Monitor de datas importantes, com eventos, prazos e reuniões de um projecto. O que pensam os utilizadores do Software PHC® Sincronização "Com o Software PHC® conseguiu-se automatizar todos os •  Pode integrar todas as informações na agenda de mar- processos internos da organização, obtendo assim uma maior cações do Software PHC®, sincronizando depois com o produtividade da parte dos utilizadores e consequentemente Outlook®. ganhos de eficiência de toda a estrutura, com vantagens •  Após a integração com o Outlook®, pode consultar num acrescidas para os nossos clientes”. PDA ou smart-phone as tarefas em aberto, ou mesmo introduzir novas tarefas, novas datas, etc.; ficando depois Dinis Pires, responsável do Convento do Espinheiro. essa informação registada automaticamente no respectivo projecto. p. 4
  • 5. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC 2. Gestão de Tempo Gestão Total de Colaboradores •  Observação de todos os projectos em que cada colabora- •  Possibilidade de sincronização de tarefas e calendário com o dor participa, devidamente agrupados, bem como, quais as Outlook®, permitindo uma maior mobilidade. respectivas fases, tarefas e passos correspondentes. •  Pode facilmente, melhorar a gestão do tempo, ao parametri- zar a execução das tarefas prioritárias para cada projecto. Aumento Significativo da Produtividade •  Visualização imediata da ocupação de cada membro do •  Pode criar projectos, a partir de Projectos-Exemplo, apro- projecto, verificando a disponibilidade de cada um. veitando todas as suas parametrizações para os novos •  Poder gerir o tempo que cada utilizador despende em cada projectos. projecto. •  Solução com um motor de busca, para facilitar a consulta de •  Possibilidade de gerir as tarefas de um utilizador externo, informação dentro de cada projecto; com a funcionalidade de exportar tarefas para Excel. Assim, •  Pode efectuar pontos de situação através de um monitor a equipa externa recebe rapidamente todas as tarefas que que apresenta as tarefas e assuntos em aberto por utilizador. tem de executar e os timings previstos. Monitor de tarefas, no qual os colaboradores controlam as suas prioridades. 3. Gestão Financeira •  Concretização de cada projecto de acordo com o orçamen- to previsto. •  Análise em tempo real dos desvios financeiros, de acordo com os valores inicialmente estabelecidos. Desta maneira, vai saber para cada projecto, se está a decorrer financeira- mente conforme o previsto e estabelecer comparações com datas/anos anteriores. A partir do monitor de valores, pode analisar em tempo real, os valores financeiros de um projecto. p. 5
  • 6. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Modo de Funcionamento Monitores Monitor de Projecto Para que a Gestão de Informação, Gestão de Tempo e Gestão Permite consultar um conjunto de informações relacionadas com Financeira seja plenamente eficaz, o módulo PHC TeamControl um projecto em particular. O utilizador pode visualizar as suas CS foi dividido em dois monitores distintos: Monitor de Portefólio tarefas atribuídas, juntamente com diversos tipos de informa- de Projectos (vários) e o Monitor de Projecto (apenas para um ção, todas relacionados com um projecto em específico. Neste Projecto). monitor pode encontrar: •  Projecto: para a visualização de dados diversos, relacionados Monitor de Portefólio de Projectos com o mesmo; Permite gerir todos os projectos em que um colaborador se •  Itens: para a visualização de notas e outras informações encontra envolvido e no qual é possível visualizar informação livres; relativa a Relatórios, Projectos, Assuntos, Fases, Tarefas e Passos •  Ligações: para o acesso a um conjunto de ligações a sites de de Tarefa. Neste monitor, o utilizador pode gerir diversos tipos de Internet ou registos no Software PHC®; informação e aceder a todos os projectos em carteira, criar novos •  Fórum: para discussão e conversação entre os membros do projectos e efectuar pontos de situação de todas as suas tarefas. projecto; Com este monitor é possível visualizar três áreas: •  Notícias: onde se colocam as novidades sobre o projecto que todos os membros devem tomar conhecimento; 1. Na Área de Relatórios (Assinalada com o nº 1), o utilizador •  Datas: para marcação e visualização de reuniões, apresenta- visualiza três relatórios resumidos: ções, prazos e todo o tipo de datas relacionadas; •  Últimas Notícias − que permite visualizar o título da notícia e •  Anexos: onde se colocam todos os documentos digitaliza- resumo da mesma; dos e arquivados em conjunto, caso possua o módulo PHC •  Minhas tarefas por data − com a qual pode visualizar as ControlDoc CS; tarefas em aberto, ordenadas por data de fim; •  Budget: onde se coloca os valores orçamentados de receitas •  Nas Minhas tarefas por prioridade − é possível visualizar as e despesas; tarefas a executar por ordem de prioridade. •  Valores Reais: onde se coloca o valor efectivamente realiza- do de receitas e despesas; 2. Na Área de Projectos, Opções, Tarefas e Assuntos (Assinalada •  Fases: para se organizarem grupos de tarefas relacionadas; com o nº 2), o utilizador tem acesso a: •  Tarefas: para saber todos os trabalhos que têm de ser execu- •  Tarefas dos projectos em que se encontra incluído; tados para atingir os objectivos do projecto; •  Tarefas em bloco para a gestão do tempo e prioridades; •  Passos de Tarefa: para saber o que foi de facto realizado para •  Tarefas de outros utilizadores para todos os projectos; dar a tarefa como concluída. •  Opções de visualização da parte de consulta de projectos; •  Tarefas particulares atribuídas; •  Assuntos a si atribuídos ou criados por si. 3. Na Barra Inferior deste monitor (Assinalada com o nº 3), o utilizador pode consultar: •  Análises de valores reais e budget; •  Calendário Anual; •  Procura de informação; •  Planeamento temporal de diversos projectos; •  Sincronização com o Outlook®; •  Visualização da agenda de marcações; •  Visualização do monitor de mensagens; •  Ou então, Refrescar toda a informação. Monitor que concentra toda a informação relacionada com um projecto. Solução Independente Este software permite a sua utilização independente, ou seja, as empresas ou departamentos que o adquiram poderão utilizá-lo sem necessitar de outro Software PHC®. p. 6
  • 7. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Pontos Importantes Cumprir os compromissos On-time e On-budget Uma solução muito fácil de utilizar e acessível a qualquer tipo de utilizador que permite controlar tudo o que há para fazer, quem tem de o fazer, quanto estava previsto investir e o que já foi re- almente investido. Para que a organização seja mais profissional cumprindo os seus objectivos a tempo e nos valores previstos. Gestão de projectos Todo e qualquer tipo de projecto pode ser gerido pelo software. Desde um projecto pessoal com algumas tarefas, até projectos duradouros e com dezenas de participantes. Acesso controlado à informação Para cada projecto podemos definir detalhadamente quem são Informação a circular de uma forma automática e instantânea os seus participantes, qual a informação a que podem aceder e o A solução permite que o utilizador seja automaticamente no- que podem fazer em cada uma das áreas, ou seja, podemos defi- tificado quando há uma notícia nova, quando uma tarefa lhe é nir o nível de acesso projecto a projecto e utilizador a utilizador. atribuída ou quando é marcada uma data em que ele deve estar presente. Desta forma, a solução comporta-se como um sistema nervoso digital, fazendo chegar ao destino a informação assim Toda a informação centralizada que ela acontece. De modo a ser muito fácil aceder à informação sobre o projecto, a solução possui na mesma área e arrumada de forma simples toda a informação relacionada com o projecto, desde as tarefas, Tipos predefinidos de projectos assuntos, os itens, às ligações ao exterior, às notícias, etc. Pode criar exemplos de projectos, com as tarefas e respectiva du- ração, para que de uma forma rápida possa criar novos projectos. Estes exemplos podem mesmo ser criados a partir de projectos já Todas as notas sobre o projecto devidamente organizadas realizados. Cada projecto possui sempre uma série de informação avulsa, normalmente uma série de notas com ele relacionadas. Nesta so- lução pode colocar as notas que desejar devidamente agrupadas Acesso no seu PDA ou telefone para que informação fique agregada ao projecto. Com a integração com o Outlook® pode a qualquer momento consultar no seu PDA ou telefone quais as tarefas que possui em aberto; introduzir novas tarefas para qualquer projecto; verificar Notícias para todos os participantes no calendário as datas marcadas e preencher a descrição das Quando acontece algo no projecto pode ser introduzida uma mesmas. notícia e, de imediato, notificar os diversos participantes do seu conteúdo. Assim, todos estarão em contacto directo com a infor- mação que lhes diz respeito, melhorando o seu desempenho no Controlo de tempos dispendidos por projecto dia-a-dia. Pode gerir o tempo que cada utilizador despendeu em cada pro- jecto, de modo a analisar o investimento realizado no mesmo. Controlo total do calendário e sincronização com todos os membros Os projectos em que um colaborador está envolvido num Para qualquer projecto pode definir datas ou acontecimentos que só local ocorrerão envolvendo determinados participantes. Assim, todos Na gestão do portefólio de projectos, cada colaborador pode os membros têm conhecimento de reuniões que vão acontecer rapidamente observar todos os projectos agrupados que possui e qual a respectiva agenda, quais os prazos do projecto, ou qual- e mesmo quais as suas tarefas dentro de cada projecto. Com esta quer outro tipo de acontecimento para o qual todos os membros facilidade efectua pontos de situação e executa uma melhor devem dedicar a sua atenção. Esta informação está integrada na gestão do tempo, analisando e executando rapidamente as agenda de marcações do Software PHC® ou do Outlook, evitando tarefas mais prioritárias. possíveis esquecimentos. Toda a informação, mesmo a passada, à distância de um Integração com o PHC ControlDoc CS para Gestão Docu- clique mental Esta solução tem um motor de busca que lhe permite procurar Se possuir o módulo PHC ControlDoc CS pode integrar a gestão por algumas palavras ou frases, onde se encontra a informação documental de cada projecto, ou seja, permitir aos utilizadores que precisa, ou seja, procurar em todos os projectos, tarefas, com acesso a consultar os documentos digitalizados e relaciona- itens, datas, a que tem acesso, mostrando aquelas que corres- dos com o mesmo. pondem ao critério de busca. p. 7
  • 8. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC O responsável do projecto controla tudo Destinado a diferentes tipos de actividade Ao criar um projecto, o utilizador automaticamente fica o res- Apesar do PHC TeamControl CS ser um produto especialmente ponsável por ele. A partir daqui apenas ele, ou quem ele definir destinado a gestão de projectos e controlo de equipas, devido pode alterar qualquer informação na configuração do projecto, à sua extensa lista de funcionalidades extra, é especialmente nomeadamente, que áreas possui, quem são os seus membros e útil para qualquer negócio que necessite de controlar projectos o acesso de cada um. e tarefas tanto em termos da sua execução, como em termos financeiros. Assim, este módulo está especialmente preparado para um conjunto alargado de áreas, nomeadamente: Acta de reuniões e respectivas conclusões logo ligadas ao •  Contabilistas; projecto •  Consultores; Ao introduzir uma data para um determinado projecto pode •  Advogados; defini-la como uma reunião. Neste caso elabora qual a agenda, •  Tecnologias de informação; quais os assuntos discutidos e quais as conclusões, bem como •  B2B; quem foram as pessoas presentes. Pode mesmo tomar algumas •  Fiscalização; notas no respectivo registo no PDA ou telefone e, automatica- •  Solicitadores; mente, sincronizar com o Software PHC®, ficando essa informa- •  Implementadores; ção registada no projecto. •  Empresas de prestação de serviços; •  Departamentos Comerciais e de Marketing; •  e muito mais. Saber a qualquer momento todos os valores envolvidos Para cada projecto pode ter a informação relativa aos valores previstos, ou seja, ao budget do projecto tanto em recebimentos “Na próxima faremos melhor” como pagamentos e compará-los com os valores reais. Desta Com a possibilidade de ir colocando tudo o que acontece de bom forma vai saber para cada projecto se está financeiramente a e de mau na execução de um projecto, quando for necessário decorrer conforme o previsto. executar um projecto idêntico, a informação sobre o que é que se deve fazer já está prevista e testada pela própria organização, permitindo evitar repetir erros e optimizar a execução baseando- Gestão Remota de Projectos nos na aprendizagem prévia. Este módulo dispõe de duas solu- ções digitais: o PHC dTeamControl Interno CS e o PHC dTeamControl Externo CS. p. 8
  • 9. p. 9
  • 10. Descritivo PHC TeamControl CS ©PHC Desenvolvemos software para ser rapidamente instalado e Moçambique e Angola. Trabalhamos para fortalecer a que consi- adaptável à realidade da sua empresa, definindo as suas próprias deramos ser a característica vital do nosso software: a capacida- regras, acrescentando dados ou funcionalidades e com análises de de se adaptar ao utilizador. Para nós, esta é a particularidade de suporte à decisão, completas e fiáveis. O Software PHC® é que permite às empresas fazerem mais com menos e obterem muito fácil de utilizar e permite aumentar a produtividade dos mais produtividade. utilizadores. Basta uma curta formação para começar. Para isso, confiamos nos mais de 372 Parceiros PHC, que são Este documento tem como objectivo descrever as funcionalida- devidamente certificados por nós, para instalarem o software e des do software. Como estão em constante evolução, é possível darem suporte aos mais de 125.000 utilizadores. que as funcionalidades aqui descritas não se mantenham no mesmo formato. Se considerar vital alguma funcionalidade em É a busca constante pela satisfação dos clientes, através da particular, verifique numa Demonstração do Software se a mes- qualidade do software e da sua facilidade de utilização, que nos ma corresponde ao que necessita. motiva à permanente inovação, inserindo nas aplicações as no- vas tecnologias, que consideramos permitirem às mais de 27.000 O que ganha ao optar pelas nossas soluções? empresas nossas clientes obterem mais resultados e reduzirem Ao embebermos no Software PHC® a nossa experiência de os custos. negócio de mais de 20 anos, adicionando-lhe o profissionalismo dos nossos Parceiros e a flexibilidade das nossas soluções, tor- Para que explore as oportunidades de negócio que todos os dias namos o software adaptável ao seu negócio e às suas necessi- surgem à sua empresa, o Software PHC® trata da rotina. Mas vai dades. Assim, obtém mais produtividade para a sua empresa. E ainda mais longe. Com as nossas soluções obtém informação com maior confiança nas decisões diárias, agiliza o seu negócio. preciosa e atempada para a tomada de decisão, atingindo um nível notável de capacidade de gestão. Esta confiança incutirá Quem é a PHC? na sua empresa uma velocidade de negócio impressionante. E o Desde 1989 a aumentar a rentabilidade das Empresas. Somos sucesso do seu negócio reside na combinação destes factores. mais de 134 colaboradores espalhados por Portugal, Espanha, ©PHC | Todos os direitos sobre este documento estão reservados. Este documento tem apenas objectivos de informação. design | www.cabine.pt A PHC não dá nenhuma garantia, explícita ou implícita, no conteúdo deste documento. A marca PHC é uma marca registada. p. 10