Identificacion De Mi Insatisfaccion Para Mejorar Un Proceso

IDENTIFICACION DE MI INSATISFACCION PARA MEJORAR UN PROCESO

IDENTIFICACION DE MI INSATISFACCIÓN Mi insatisfacción surge debido a la inexistencia de control de gestión el municipio, lo anterior genera una serie de inconvenientes en cuanto al desempeño de las diferentes unidades que componen la estructura municipal.

Contexto

El control de gestión es un tema que está pendiente, en general, en las municipalidades del país. El caso del municipio donde me desempeño en la actualidad, lamentablemente no es una excepción, considerando que el tamaño de dicho municipio es pequeño es que implementaré un sistema de control básico, para generar la información necesaria para dirigir de manera optima las diferentes unidades, como asi mismo, establecer mejores mecanismos de coordinación entre las mismas.

Cliente

Mi cliente el Alcalde, este me ha encomendado la misión de mejorar la coordinación y el control de las diferentes unidades para mejorar la gestión interna.

Promesa formulada

La promesa actual es un mandato establecido en la Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, en cuanto a la satisfacción de las necesidades de la población y por otro lado generar las condiciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos establecidos en la campaña electoral del alcalde. Para cumplir con la promesa, es necesario implementar un mecanismo de control, coordinación y colaboración entre las unidades del municipio, que permita terminar con la feudalización que existe actualmente en las unidades, de manera que estas generen la información necesaria para un buen monitoreo de la gestión.

Descripción del proceso actual de funcionamiento de las unidades.

1. Las unidades reciben el requerimiento del público que concurre al municipio.

2. la unidad evalúa la pertinencia de la solicitud.

2. La unidad procesa la solicitud [1] .

3. La unidad entrega una respuesta o producto requerido.

[1] Estos requerimientos varían según la unidad a la que la persona se acerque a hacer un tramite (Dirección de Obras, Departamento de Transito, Dirección de Organizaciones Comunitarias, etc.)

Acciones necesarias para influenciar al equipo de trabajo.

Generar conciencia que es necesario cuantificar el trabajo que se realiza.

Destacar las ventajas de la colaboración entre las unidades que tienen funciones conjuntas, de manera que ellas produzcan un proceso sinérgico.

Incorporar la participación los directivos y de las unidades en el establecimiento de los objetivos y las metas departamentales.

Exponer los resultados del monitoreo, de manera que los resultados sean el insumo para hacer las correcciones necesarias, en el caso que correspondan, y para estimular a los equipos de trabajo para seguir haciendo bien las cosas.

Flujo simple del proceso

Actividades que deben crearse para mejorar el proceso

La principal falencia del proceso es la no sistematización de la información generada como consecuencia del proceso.

Por otro lado es importante establecer indicadores que permitan cuantificar el trabajo que se está realizando.

Otra actividad que debe incorporarse es la presentación de la información en una instancia de evaluación, que permita la retroalimentación necesaria para realizar correcciones.

Criterios para la elaboración de indicadores

Proceso debe ser fácil de medir

Se debe medir rápidamente

Proporciona información relevante en pocas palabras

Se grafica fácilmente

Flujo del proceso mejorado

Resultados Esperados

El proceso reformulado nos deberá permitir conocer cuánto hace cada integrante del equipo y cómo lo hace. En este sentido, es importante saber cuáles son las debilidades y fortalezas de la persona como profesional de un equipo.

Por otro lado podremos establecer comparaciones en los rendimientos entre los profesionales, para así entablar gestiones con un mínimo de trabajo requerido. Lo importante es homologar las cantidades de trabajo que tiene cada uno.