03 DocPublisher - Dokumente Erstellen
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03 DocPublisher - Dokumente Erstellen

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Sehen Sie, wie man mit dem DocPublisher schnell und einfach neue Dokumente erstellt.

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  • 1. How-To: Erstellung eines neuen DocPublisher Dokuments Diese Anleitung zeigt Ihnen wie man mit MS Word oder einem HTML Editor ein neues Dokument in DocPublisher erstellen kann www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 2. In diesem Beispiel wollen wir ein neues Dokument im ‘Employment’ Ordner erstellen 1) Um ein Dokument erstellen zu können, benötigen Sie entweder eine Rolle als Author oder Content Manager. Einmal eingeloggt, klicken Sie auf "Autoren-Bereich", um in den Autoren-Modus zu gelangen. 2) Als nächstes bitte auf den Ordner ‘Employment’ klicken. Im rechten Rahmen wird eine Liste aller Dokumente dieses Ordners, sortiert nach Status angezeigt.
  • 3. 3) Klicken Sie auf die Schaltfläche ‘Neu’ und wählen Sie ‘Neues MS Word Dokument’. Hier können Sie auch, falls benötigt, einen neuen Ordner anlegen. Dieser wird unterhalb des aktiven Ordners angelegt. 4) Nun wird der Autorenbereich des Dokumentes angezeigt. Es hat 4 Register, die für folgendes benutzt werden: - Dokumentinhalt erstellen - Eigenschaften spezifizieren - Zugriffsregelungen verwalten - Dokumenthistorie anschauen Im nächsten Schritt werden Aktionen in diesen Registern beschrieben.
  • 4. Dokumentinhalt erstellen: 5) Geben Sie als erstes den Titel des Dokumentes ein. Dann können Sie entweder mit drag & drop das MS Word Dokument von Ihrem Arbeitsbereich importieren, oder per klick auf ‘Import existing document’. Um ein leeres oder vordefiniertes MS Word Dokument zu erstellen klicken Sie auf ‘Neues Dokument erstellen’. ACHTUNG: Wenn Sie ein Wenn benötigt, können Sie zusätzliche bestehendes Word Dokument Dokumente und Dateien in importieren, dann werden die DocPublisher speichern. Weiterhin Dokumenteigenschaften (wie können Sie auch Links zu anderen zB. Titel usw.) in Dokumenten erstellen (oder Bereichen entsprechende DocPublisher innerhalb dieser Dokumente). Felder übernommen.
  • 5. Dokumentinhalt erstellen: 6) Wenn Sie auf ‘Neues Dokument erstellen’ in einem vorherigen Schritt geklickt haben, erscheint ein neues Fenster mit einer Liste verfügbarer MS Word Vorlagen (diese können vom Datenbank-Administrator konfiguriert werden). Wählen Sie die ‘Policy’ Vorlage und klicken auf OK. 7) DocPublisher wird automatisch MS Word über den Webbrowser starten und die ‘Policy’-Vorlage öffnen. Nun können Sie beginnen den Dokumentinhalt einzupflegen.
  • 6. Dokumentinhalt erstellen: 8) Wenn Ihr Dokument fertig ist, schliessen und speichern Sie es. Das Word Dokument ist jetzt im DocPublisher hochgeladen und gleichzeitig in HTML gewandelt. Eine PDF Kopie kann auch, falls benötigt, erstellt werden (diese Option muss durch einen Administrator ermöglicht werden). www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 7. Dokumenteigenschaften spezifizieren: 9) Nachdem Sie den Inhalt erstellt haben klicken Sie auf das Eigenschaften Register. Sie müssen nun Werte eingeben, wie zB. Versions- nummer, Dokument- eigner, Gültigkeit bis, nächste Überarbeitung und optional eine ACHTUNG: Zusätzlich, zu den hier gezeigten, vorgegebenen Versionsbeschreibung. Dokumenteigenschaften können Sie auch Ihre eigenen Die Versionsnummer Eigenschaften bzw Attribute( zB. Abteilung, u.a.) einbringen und Werte eintragen. Später können Sie nach diesen wird automatisch Eigenschaften suchen oder eigene Ansichten erstellen, die jedesmal hochgezählt, nach diesen Eigenschaften kategorisiert sind. Das Erstellen wenn es eine neue der individuellen Eigenschaften und Ansichten wird im Revision gibt. Administrationsbereich vorgenommen. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 8. Einstellen der Zugriffsregelung: 10) Als nächstes klicken Sie auf das 'Berechtigungen'-Register. Hier können Sie die Rechte für die öffentlichen Leser und Entwurfseditoren bestimmen. Bei den Lesern können Sie entweder individuelle Personen oder Anwendergruppen auswählen. Diese Genehmigungen können auch durch den Content Manager auf Ordner Ebene gesetzt werden. 11) Um das Dokument ACHTUNG: Das 'Historie'-Register ist im Schritt 11 leer als Entwurf abzu- - bis zu dem Zeitpunkt da das Dokument zum ersten Mal gespeichert wird. Beim ersten Abspeichern als speichern klicken Sie Entwurf und bei jeder weiteren Speicherung wird ein auf die ‘Save as Draft’ Eintrag in der Dokument-Historie zusammen mit allen Schaltfläche. relevanten Inforamtionen vorgenommen. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 9. 12) Das Dokument ist nun als Entwurf gespeichert und der Inhalt wird im Rahmen dargestellt. Um es erneut zu bearbeiten klicken Sie auf die ‘Edit’ Schaltfläche und Sie werden wieder in den Autorenbereich des Dokumentes wechseln. Wenn Sie das Dokument später nochmal bearbeiten wollen, können Sie Ihren Entwurf im Ordner ‘Employment’ wieder finden. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 10. Dokument mit dem HTML editor Um ein neues Dokument mit dem HTML Editor zu erstellen, gehen Sie zu Schritt 3 dieser Anleitung und wählen Sie statt ‘Neues MS Word Dokument’ einfach ‘Neues HTML Dokument’ aus. Alle anderen Schritte bleiben ACHTUNG: Der HTML Editor bietet verschiedene die selben. Bearbeitungswerkzeuge, welche Sie benutzen können, um geeignet formatierte Dokumente zu erstellen. Zusätzlich können Sie auch HTML Code direkt einfügen – durch klicken auf die HTML Schaltfläche. www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com
  • 11. Was haben wir bisher gemacht:  Ein DocPublisher Dokument mit MS Word erstellt  Dokument-Eigenschaften und Zugriffsregelungen erstellt  Das Dokument als Entwurf gespeichert  Den HTML editor gesehen, der anstatt MS Word genutzt werden kann Als nächstes... • Weiterleiten eines Dokumentes zur Prüfung und Genehmigung • Veröffentlichen oder Zurückziehen eines Dokumentes • Erstellen einer neuen Revision eines Dokumentes • Wiederherstellung einer vorherigen Version www.docpublisher.de www.NotesIT.net www.swingsoftware.com