Workflow Management Software mit IBM Lotus Notes

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  • 1. PAVONE Espresso Workflow Experts@work - Integrierte Prozesse und Projekte
  • 2. Agenda PAVONE Produktportfolio Workflow-Systeme Ziele der Software-Einführung Unterstützte Workflow-Arten Beispiele Komponenten Workflow Collection 2
  • 3. Unsere Kernkompetenz: Integriertes Prozess- und Projektmanagement Lösungen zur Optimierung betrieblicher Abläufe im kollaborativen, dokumentenbasierten Umfeld 3
  • 4. Workflow-Systeme Workflow-Systeme garantieren, dass der richtige Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung hat. 4
  • 5. Ziele der Software-Einführung Ziele Optimierung von Reduzierung der Bearbeitungsprozessen Bearbeitungskosten Reduzierung von Durch- Erhöhung der lauf und Liegezeiten Mitarbeitermotivation Verbesserung interner Entlastung der Ablaufstrukturen Mitarbeiter Effekte Qualitativ bessere, Effizienter Einsatz schnellere und vorhandener Ressourcen umfangreichere Dienstleistungen Anpassungsfähigkeit von Erhöhung der Unternehmensabläufen Kundenzufriedenheit 5
  • 6. Unterstützte Workflow-Arten Ad hoc Workflows flexibel, veränderbar, einzigartig Ad hoc Workflow Offene Team-Bearbeitung Ad hoc Workflows mit einem innerhalb von Ad hoc Workflows Sub-Workflow und/oder Cluster Semistrukturierte Workflows Offene Team-Bearbeitung Ad hoc Sub-Workflow innerhalb Ad hoc Modifikation eines festgelegt, strukturiert, wiederkehrend innerhalb eines strukt. Workflows eines strukturierten Workflows strukturierten Workflows Vordefinierte Workflows Vollständig vordefinierter Workflow 6
  • 7. Terminologie 1. Prozess 2. Instanz / PAVONE PAVONE Vorgang ProcessModeler ProcessEngine 3. Aufgabe Aktivität 1 4. Verbindung Aufgabe 1 5. Aktivität 6. automatische / manuelle Aktivität 2 Aufgabe Aufgabe 2 Aufgabe 3 7. Zuweisung Aktivität 3 Aufgabe 4 Aktivität . . n 7
  • 8. Workflows modellieren und benutzen OrganizationModeler ProcessModeler XML Domino- Directory Entwickler PAVONE PAVONE Process Organization Database Database Benutzer Eingabemaske Anwendungsdatenbank Modell eines Espresso Workflows 8
  • 9. Weiterleitung und Inhalte eines Workflow-Dokumentes Ad-hoc Ad-hoc Workflow Workflow Urlaubs- Urlaubs- antrag antrag Performance Schmidt Schmidt Workflow-Dokument 1. Anwendungsdaten 2. Wf-Anwendungsdaten 3. Wf-Steuerungsdaten 4. Historie 5. Prozessdatenbank 9
  • 10. Prozesse optimieren Simulation und Redesign der Geschäftsprozesse führen zu kontinuierlicher Optimierun Modellieren Aufnehmen der Geschäfts-, Management- und Supportprozesse Simulieren Modellieren Simulieren Schwachstellen identifizieren, Prozesse messen Geschäftsprozesse Ausführen Modellierte Workflows nutzen Überwachen Optimieren Ausführen Erfolg messen Optimieren Überwachen Strukturieren und verbessern der Prozesse, Schnittstellen anpassen, Projekt- und Unternehmensorganisationen optimieren 10
  • 11. Stärken von PAVONE Espresso Workflow Benutzerfreundliche grafische Veranschaulichung von Geschäftsprozessen Übersichtliches Hohe Performance Formulardesign Hohe Flexibilität ! Intuitive Handhabung Schnelle und einfache Ad-hoc Funktionalität Integration Vorteile der Groupware Konsequente Plattform Lotus Notes ‘96 Weiterentwicklung seit 1996 11
  • 12. Beispielprozess: Rechnungsprüfung 12
  • 13. Formular: Rechnungsprüfung Eingabemaske für den Prozess „Rechnungsprüfung“ 13
  • 14. Beispielprozess: Reisekostenabrechnung 14
  • 15. Formular: Reisekostenabrechnung 15
  • 16. Integrierte Schnittstelle zu den bekannten Office Paketen 16
  • 17. Beispielprozess: Materialbestellung 17
  • 18. Formular: Materialbestellung 18
  • 19. Fortschrittsanzeige bei der Bearbeitung 19
  • 20. Beispiel eines Ressourcenberichts Bearbeiter Darstellung des Prozesses Ressourcenauslastung 20
  • 21. Prozesse einfach grafisch modellieren 21
  • 22. Von der Modellierung bis zur Analyse Modellierung: Modellierung von Workflow-gesteuerten Geschäftsprozessen, Formulierung von Steuerungsbedingungen Animation: Schrittweises Durchspielen der modellierten Prozesse Simulation: Vergleich von Lösungsalternativen bei unterschiedlichen Konstellationen Analyse: Auswertung der laufenden Instanzen, grafische Darstellung/Exportfähigkeit 22
  • 23. Prozesse bewerten Grafisches Abbilden von Prozessen und Zuweisen von Aktivitäten zu Bearbeitern Auswählen der Bearbeiter aus Notes Adressbuch/ Domino Directory und/oder der Organisationsdatenbank Zielgruppe: Workflow-Entwickler Überprüfen und Auswerten der erstellten Prozessdefinitionen nach: Aufgabendauer Fixkosten Stundensätzen Ermittlung Arbeitszeit Auslastung Warteschlangen PAVONE ProcessModeler (Ressourcenbericht) Wartezeit Schnelle und einfache Umwandlung von Prozessen in Projekte 23
  • 24. Branchenunabhängigkeit Finanzwesen Automobilzulieferer Prozess: Personalbeschaffung Prozess: Auftragsabwicklung Handel Transportwesen Prozess: Einkauf und Verkauf Prozess: Mietvertragserstellung 24
  • 25. Aufbauorganisation grafisch erstellen Erstellen und Pflegen des Organisationsverzeichnisses PAVONE OrganizationModeler 25
  • 26. Aufbauorganisation grafisch erstellen Detaillierte Abbildung von Organisationsstrukturen des Unternehmens Zielgruppe: Workflow-Entwickler Definierbare Organisationseinheiten: Ressourcen Abteilungen Arbeitsgruppen Rollen 26
  • 27. PAVONE Workflow Collection Branchenübergreifende sofort einsetzbare Anwendung für erfolgreiche Abwicklung verschiedenster Geschäftsprozesse Vorkonfigurierte typische Workflow-Anwendungen, die Out- of-the-Box genutzt werden können, u. a.: Reisekostenantrag Rechnungsprüfung Materialprüfung Einfach auf individuelle Bedürfnisse anpassbar Zugriff per Webbrowser oder IBM Lotus Notes Client 27
  • 28. Chancen durch die PAVONE Workflow Collection X Z Schneller, leichter Einstieg Laufende Y durch Beispielprozesse Informationsfähigkeit Hohe Akzeptanz Automatisierung bei allen Beteiligten unternehmensweiter Prozesse Transparenz Gesteigerte Effizienz komplexer Vorgänge 28
  • 29. Argumente eines Partners für PAVONE Espresso Workflow 1. Client-basiertes Routing 2. Bessere Beispiele für die Umsetzung von Workflows 3. Extrem umfangreiches Entwicklungsframework - die EO inkl. OG mit 4. bidirektionalem Feldaustausch, E-Mail und mehr UI - Workflow Runner als Highlight 29
  • 30. Vorteile der PAVONE Workflow Collection „Installieren und sofort Nutzen“ Schnelle und verkürzte Kommunikationswege Einfache und schnelle Anpassung an Unternehmensabläufe Skalierbarkeit, hohe Flexibilität Erhöhter Mehrwert durch Integration in bestehende, für den Anwender bereits bekannte Anwendungen Geringer Einarbeitungs- und Administrationsaufwand Schnelle Amortisation Seit 1994 Workflow-Projekterfahrung 30
  • 31. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit PAVONE AG PAVONE GmbH Technologiepark 9 Schickardstraße 60 33100 Paderborn 71034 Böblingen Tel.: +49 5251 3102-0 Tel.: +49 7031 4997-10 Fax: +49 5251 3102-99 Fax: +49 7031 4997-97 E-Mail: info@pavone.de E-Mail: info@pavone.de Weitere Informationen erhalten unter: http://www.pavone.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.de http://www.pavonelive.com 31