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Manual De Funciones

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  • 1. CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES Res. Icfes 2903 Res. Mineducación 1777 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Facatativá, Septiembre de 2004
  • 2. CONTENIDO Res. Icfes 2903 _____________________________________________________________________ 1 Facatativá, Abril 5 de 2006 _________________________________________________ 1 CONTENIDO __________________________________________________________ 2 INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 4 JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________ 5 OBJETIVOS ____________________________________________________________ 6 OBJETIVO GENERAL: _________________________________________________ 6 1.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7 1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7 1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7 1.3.1. Objetivo General ________________________________________________ 7 1.3.2. Objetivos Específicos ___________________________________________ 8 1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ______________________________________ 10 CAPITULO II. FUNCIONES ______________________________________________ 11 2.1.JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR_______________________ 12 2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR ______________ 15 2.3. DIRECTOR DE PREGRADOS ____________________________________________ 18 2.4. DIRECTOR DE POSGRADOS_______________________ ¡Error! Marcador no definido. 2.5. COORDINADOR ACADÉMICO __________________________________________ 103 DE ORDEN ADMINISTRATIVO _____________________________________________ 104 2.6. DOCENTE______________________________________________________________ 23 2.7. JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ________________________________________ 26 2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA __________________________ 31 CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS ______________________________________ 37
  • 3. 3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ___________________________________ 39 2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO ________________________ 39 3.1.1. Procedimiento de información _______________________________________________ 40 PROCESO DE INFORMACIÓN PARA ____________________________________ 42 3.1.2. Procedimiento de admisión __________________________________________________ 44 3.1.3. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 45 3.1.4. Procedimiento de recepción de notas _________________________________________ 50 3.1.5. Generación de informes y estadísticas _______________________________________ 50 3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones _______________________________ 50 3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO ______________________________ 56 3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA________________________________ 60 3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL _______________________________________________ 60 3.4.PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA _________________________________ 63 3.4.1. Procedimiento de inscripción ________________________________________________ 63 3.4.2. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 63 3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio________________________________ 64 3.4.4. Procedimiento de tutoría ___________________________________________________ 64 3.4.4.1. Etapas de la tutoría ______________________________________________________ 64 3.4.4.2. Tipos de tutoría __________________________________________________________ 66 3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento _____________________________________________ 66 3.4.4.4. Procedimiento de evaluación _______________________________________________ 67 CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN ACADÉMICA __ 69 4.1. DEFINICIÓN ___________________________________________________________ 69 4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA ____________ 70 4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES ______________________ 70 4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN_________________________________ 71 CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA _____________ 80 5.1. Procedimiento de Archivo _________________________________________________ 80 ___________________________________________________________________________ 86
  • 4. INTRODUCCIÓN Con el fin de estructurar los diferentes procesos que se adelantan en el Departamento de Educación Superior, a continuación se presenta un marco general del Departamento, basado en su misión, visión, objetivos y estructura organizacional. Posteriormente, se presentan las funciones de la Jefatura de Educación Superior, Secretaria Departamento de Ecuación Superior, Dirección de Postgrados, Dirección de Postgrados, La Coordinación Académica de Pregrados, Docente, Coordinación de Registro y Control, Coordinación de Educación a Distancia, Coordinación de bienestar Universitaria, Coordinación de Educación Continuada, con sus respectivos anexos. De igual forma se analizan los procedimientos generales de cada una de las áreas mencionadas anteriormente, con sus respectivos diagramas de flujo y de procedimiento. Finalmente, se desea que la estructuración del presente MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, sirva como un elemento guía para la organización y unificación de criterios de la gestión académica, administrativa que se sustentan en el proyecto Educativo Institucional (PEI)., en sus diferentes apartes.
  • 5. JUSTIFICACIÓN El diseño e implementación del presente Manual de Funciones y Procedimientos para el Departamento de Educación Superior Complementaria, se convierte en una herramienta de gestión académica-administrativa que permite orientar el buen funcionamiento de la Escuela como institución Universitaria. En este sentido, la presente herramienta contribuye: Al proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal • académico y administrativo. Al empoderamiento para que cada individuo de la organización se • proyecte en su puesto de trabajo. Al desarrollo administrativo por medio de la división de actividades • en cada puesto de trabajo. A la disminución de tareas inconexas y actividades en cada uno de los • puestos de trabajo. A que no se presenten duplicidad de funciones y actividades en los • diferentes procesos académico administrativos. A la distribución equitativa de la carga de trabajo. • Apoyar el proceso de auditoria y control interno de cada uno de los • funcionarios del Departamento.
  • 6. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Estructurar un sistema administrativo por medio del diseño de métodos y herramientas de simplificación del trabajo, que permitan el cumplimiento de las metas y propósitos de orden académico administrativo de la Escuela de Comunicaciones. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Establecer funciones de orden académico-administrativo de las • diferentes unidades que conforman el Departamento de educación Superior. • Definir los procesos que conforman las actividades propias del • departamento. • Determinar las políticas, normas e indicadores de gestión que • orientan el desarrollo del Departamento.
  • 7. CAPITULO I. MARCO INSTITUCIONAL 1.1.MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR COMPLEMENTARIA La razón de ser del Departamento de Educación Superior Complementaria es lo siguiente: “CAPACITAR A OFICIALES, SUBOFICIALES Y PERSONAL CIVIL CON ALTOS NIVELES DE CALIDAD, GARANTIZANDO SU FORMACIÓN INTEGRAL PARA EL ENGRANDECIMIENTO DEL ARMA Y DEL SECTOR DE LAS COMUNICACIONES”. 1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR COMPLEMENTARIA El Departamento de Educación Superior proyecta su quehacer desde la siguiente visión de futuro: “EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR SE PROYECTA COMO UNA UNIDAD ACADÉMICA, LÍDER, COMPETITIVA Y DE EXCELENCIA PEDAGÓGICA, QUE OFERTA SERVICIOS EDUCATIVOS DE ALTA CALIDAD PARA PROMOVER EL CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL ARMA Y SECTOR DE LAS COMUNICACIONES”. 1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR 1.3.1. Objetivo General
  • 8. Complementar la formación del personal militar y civil a través de la utilización de diversas estrategias pedagógicas, que garanticen su desempeño profesional. 1.3.2. Objetivos Específicos Ofertar servicios educativos que garanticen la formación de tecnólogos y profesionales. Implementar eventos académicos para la socialización y aplicación de conocimientos y saberes técnicos, que propicien la proyección social, por medio de la estructuración de programas de educación no formal. Desarrollar procesos de investigación formativa que permitan la transferencia, innovación y generación de nuevos conocimientos para el desarrollo del sector de las comunicaciones y de la Institución. 1.4. PRINCIPIOS ORIENTADORES La formación integral del estudiante, que es la esencia del propósito de la Escuela, para lo cual aplicará toda la capacidad institucional, y lograr así el desarrollo de sus potencialidades en beneficio de sí mismo y de la Patria. La promoción de los valores humanos, éticos, patrios e institucionales, así como la formación de actitudes de respeto por los derechos humanos, la naturaleza y el medio ambiente. La excelencia académica, entendida ésta como la continuidad de los esfuerzos para optimizar la calidad de sus programas académicos de Educación Superior, de acuerdo con la evolución técnica, tecnológica y científica en concordancia con el desarrollo institucional y nacional. El enfoque multidisciplinario del saber y la universalidad del conocimiento en los procesos de formación de los miembros de las Fuerzas Militares y la sociedad civil.
  • 9. La lealtad a la misión institucional para coadyuvar en la consecución de Formar y capacitar integralmente líderes en el área de las comunicaciones al servicio del Ejercito Nacional y de la sociedad. Libertad de cátedra entendida como la discrecionalidad para que todas las temáticas objeto de estudio y cátedras específicas se puedan exponer y debatir libremente dentro de un estricto rigor científico sin distinción política, filosófica o religiosa. La Escuela respeta la libre expresión de todas las ideas siempre y cuando no atenten contra las buenas costumbres, la convivencia la moral y la Constitución Nacional. Libertad de aprendizaje esta se concibe como la posibilidad que tiene el estudiante de ampliar sus conocimientos y ensayar nuevas formas de aprendizaje a través de la utilización de diferentes fuentes de información con métodos y rigor científico los fenómenos naturales y sociales para la construcción y aplicación de los mismos, en beneficio propio y de la sociedad. La Educación permanente, la cual reconoce el desarrollo de la capacidad de la persona y de la comunidad para aprender durante toda la vida. Participación democrática, se refiere a la participación responsable para tomar decisiones para el logro de la misión institucional. Autogestión pedagógica, principio concebido como la capacidad de autodeterminación y autodirección del estudiante para incorporar los avances científicos en la realización de sus proyectos de vida personal, institucional y comunitaria.
  • 10. 1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN ASESORES EDUSUP SUBDIRECCIÓN INSPECCIÓN DE ESTUDIOS DEPARTAMENTO EDUCACIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN DE POSTGRADOS SECRETARIA COORDINACIÓN COODINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN EDU. CONTINUADA ACADEMICA GESTIÓN REGISTRO EDUCACIÓN BIENESTAR Y POSTGRADOS LEGAL Y AD/TIVA Y CONTROL DISTANCIA UNIVERSITARIO PREGRADOS DOCENTES
  • 11. CAPITULO II. FUNCIONES De acuerdo con la estructura organizacional a continuación se presentan las funciones de cada uno de los cargos actuales desempeñados en las áreas académica y administrativa, que conforman el Departamento de Educación Superior. En su orden jerárquico son las siguientes:
  • 12. 2.1. JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Jefe Departamento de NOMBRE DEL CARGO Educación Superior : Inspector de Estudios CARGO JEFE INMEDIATO : Inspección de Estudios DEPENDENCIA OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Direccionar procesos educativos, a través de la implementación de políticas y estrategias en las áreas académicas, pedagógicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidación de la Escuela de Comunicaciones como institución universitaria. FUNCIONES DE ORDEN ACADÉMICO Y PEDAGÓGICO 1. Definir procedimientos y acciones de orden administrativo que permitan operativamente la implementación de disposiciones de orden académico emanadas por el consejo académico, la Dirección de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educación Militar y demás instituciones que regulan las instituciones de Educación Superior.
  • 13. 2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de sistemas de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos programas de pregrado y postgrado ofertados por la institución. 3. Proponer ante el Consejo Académico la apertura de nuevos programas académicos orientados a la comunidad civil y militar. 4. Propender por el desarrollo de la investigación para fortalecer procesos académico-pedagógico y de desarrollo disciplinar. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Elaborar anualmente el Plan Estratégico del Departamento de Educación Superior y establecer los mecanismos metodologías y controles efectivos para su diseño, difusión, implementación y seguimiento. 2. Controlar el plan de mercadeo para garantizar la ampliación y cobertura de los programas académicos. 3. Representar al Departamento de Educación Superior en las diferentes actividades de carácter académico y administrativo. 4. Proponer convenios, alianzas estratégicas y acuerdos de cooperativas con instituciones universitarias y del sector socio-productivo. 5. Promover convenios con las empresas del sector productivo, con el fin de desarrollar estrategias comerciales. 6. Evaluar los niveles de rendimiento y logros alcanzados en cada uno de los cargos referentes a los procesos académico-administrativos. 7. Realizar los diferentes informes de gestión derivados de los procesos académico-administrativos realizados en la dependencia. 8. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el fortalecimiento y proyección de los servicios educativos.
  • 14. 9. Determinar las necesidades y de personal docente, infraestructura y material didáctico y demás suministros requeridos para el funcionamiento académico del Departamento de Educación Superior.
  • 15. 2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Secretaria Departamento NOMBRE DEL CARGO Educación Superior : Jefe Departamento de CARGO JEFE INMEDIATO Educación Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Apoyar administrativamente al Departamento de Educación Superior y mantener de forma permanente excelentes relaciones públicas, que garanticen un servicio de alta calidad en beneficio de los estudiantes y demás dependencias de la Escuela. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 1. Promocionar con altos niveles de calidad los diferentes servicios que la Escuela de Comunicaciones oferta. 2. Registrar en forma clara, ordenada, sistematizada y permanente los usuarios potenciales que solicitan información sobre los programas ofertados. 3. Orientar a los usuarios de forma adecuada los diferentes procesos académicos – administrativos para llevar a cabo su vinculación a la Escuela.
  • 16. 4. Apoyar oportuna y en forma adecuada la realización de los diversos eventos académicos – administrativos que adelante el Departamento. 5. Consignar en forma escrita los acuerdos y decisiones tomadas con las reuniones académicas o administrativas programadas por el Departamento. 6. Elaborar las actas derivadas de las reuniones programadas por el Departamento. 7. Elaborar informes de las actividades desarrolladas por el personal vinculado al Departamento. 8. Informar al jefe inmediato sobre las actividades y compromisos que la dependencia ha adquirido. 9. Informar al Jefe inmediato sobre cualquier novedad irregular del Departamento. 10. Mantener una actitud de reserva y confidencialidad de la información expedida por el Departamento. DE ARCHIVO 1. Mantener actualizado y organizado el archivo de los diferentes documentos emitidos por el Departamento. 2. Mantener formas de archivo de documentos seguras que garanticen la conservación y el buen estado de los mismos. 3. Clasificar los archivos del sistema de acuerdo con su carácter y tipo de proceso. 4. Mantener copias actualizadas y clasificadas en medio magnético de todos los archivos del Departamento. DE CORRESPONDENCIA 1. Clasificar la correspondencia recibida y entregada debidamente radicada.
  • 17. 2. Radicar la correspondencia enviada y llevar el respectivo control. OPERATIVAS 1. Digitar los diferentes documentos que se expiden por el Departamento. 2. Elaborar las certificaciones, constancias y demás documentación solicitada por los usuarios del programa. 3. Digitar los documentos generados por los asesores. 4. Manejar en forma apropiada los diferentes programas de sistemas como el Excel, Power Point, Word, etc. 5. Mantener en orden todos los elementos, muebles y enseres y espacios que conforman el Departamento. 6. Velar por el buen uso de los insumos y suministros de papelería que utiliza el Departamento. 7. Realizar las demás funciones inherentes al cargo ordenadas por superior inmediato.
  • 18. 2.3. DIRECCIÓN DE POSTGRADOS IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Dirección de Postgrados NOMBRE DEL CARGO : Jefe Dpto. Educación CARGO JEFE INMEDIATO Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Direccionar procesos educativos, en las áreas académicas, pedagógicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidación de la Escuela de Comunicaciones como institución universitaria, en el área de postgrados. FUNCIONES DE ORDEN ACADÉMICO 1. Definir procedimientos y acciones de orden académico que permitan la implementación y desarrollo de los postgrados ofertados por la Escuela de Comunicaciones, teniendo en cuenta las disposiciones del Consejo Académico, la Dirección de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educación Militar y demás instituciones que regulan las instituciones de Educación Superior. 2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de sistemas de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos programas de postgrado ofertados por la Escuela. 3. Proponer ante el Consejo Académico la modificación, actualización académica de los programas académicos orientados a la comunidad civil y militar.
  • 19. 4. Propender por el desarrollo de los procesos de investigación que la Escuela realiza a través de los programas de postgrado que oferta. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Diseñar e implementar el plan de mercadeo para garantizar la vinculación, selección y seguimiento a estudiantes 2. Promover el desarrollo de convenios con universidades y empresas que garanticen la ampliación y cobertura de los programas académicos de postgrado ofertados por la escuela. 3. Presentar al Departamento de Educación Superior el informe de gestión de las diferentes actividades de carácter académico y administrativo. 4. Proponer convenios y alianzas estratégicas con diferentes entidades del sector de las telecomunicaciones e instituciones universitarias y del sector socio-productivo. 5. Adelantar procesos de seguimiento académico a los estudiantes del postgrado. 6. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el fortalecimiento y proyección de los servicios educativos de postgrado. 7. Determinar las necesidades de personal docente, material didáctico y demás suministros requeridos para el funcionamiento académico del área de postgrado. 8. Presentar informes de gestión académica y administrativa frente a l desarrollo de los programas de postgrado. 9. Las demás funciones que el Jefe del Departamento de Educación Superior le solicite y que sean coherentes con el cargo.
  • 20. 2.4. COORDINACIÓN ACADEMICA DE PREGRADOS IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador Académico de NOMBRE DEL CARGO Pregrados : Jefe Departamento de CARGO JEFE INMEDIATO Educación Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Direccionar y proyectar el fortalecimiento y crecimiento institucional de los programas de pregrado, a través de la implementación y desarrollo de modelos de gestión académico- pedagógicos eficientes sustentados en prácticas de investigación socio educativas y formativas. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. implementar Desarrollar políticas y procedimientos de orden académico, que permitan el mejoramiento de los procesos. 2. Coordinar los procesos de planeación, control y seguimiento de los convenios con las empresas del sector de las comunicaciones y telecomunicaciones, con el fin de desarrollar estrategias comerciales. 3. Promover convenios con universidades y desarrollar estrategias académicas, para el fortalecimiento de los procesos de formación e investigación. 4. Promover la creación de grupos, procesos, prácticas y proyectos de investigación y desarrollo tecnológico en los programas de pregrado.
  • 21. 5. Hacer estudios de factibilidad para la creación de nuevos programas 6. Llevar el control de asistencia de los docentes de la Tecnología Nocturna. 7. Implementar sistemas de selección, desarrollo, seguimiento y evaluación del personal docente. 8. Presupuestar los recursos físicos y requerimientos financieros, necesarios para el desarrollo de los programas de pregrado. 9. Presentar los informes de gestión de orden académico. 10. Coordinar las actividades académicas derivadas de los convenios interinstitucionales. DE ORDEN ACADÉMICO 1. Implementar procesos de evaluación institucional y de acreditación, para el mejoramiento y ampliación de la cobertura de los programas de pregrado. 2. Desarrollar procesos de evaluación académico pedagógicos que permitan mejorar los niveles de formación. 3. Realizar encuentros de carácter académico, pedagógico e investigativo que promuevan la integración de la comunidad universitaria y el fortalecimiento de la proyección institucional. 4. Implementar proceso de seguimiento académico por medio de índices de gestión. 5. Adelantar propuestas y proyectos relacionados con la reestructuración ampliación y creación de nuevos programas, en el área de pregrado.
  • 22. 6. Ajustar los modelos de gestión pedagógica que sustenten los propósitos de formación y del plan de estudios, en el área de pregrado. 7. Velar por mantener al día las aulas con los dispositivos para el desarrollo de clases. 8. Ejercer control de los elementos que soliciten los estudiantes y docentes para el desarrollo de clases. 9. Velar por mantener los laboratorios listos para el desarrollo de prácticas de los estudiantes de la escuela y los de convenio con otras instituciones. 10. Recepcionar y verificar las notas de calificaciones de los estudiantes emitidas por los docentes. 11. Entregar a Registro y Control las notas emitidas por los docentes. 12. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
  • 23. 2.5. DOCENTE IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Docente NOMBRE DEL CARGO : Director de Pregrados CARGO JEFE INMEDIATO : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Diseñar e implementar estrategias académico-pedagógicas, que garanticen la formación integral de los estudiantes de los programas ofertados, a través de la aplicación de las diferentes técnicas, herramientas y mediaciones educativas. FUNCIONES DE ORDEN ACADÉMICO – PEDAGÓGICO 1. Valorar, conceptuar y consignar en las actas de calificaciones las notas respectivas según los plazos establecidos por la Dirección de Programa. 2. Diseñar y elaborar material didáctico que contribuyan al desarrollo de habilidades y competencias que consoliden el aprendizaje de los estudiantes. 3. Asistir puntualmente a los eventos formativos y evaluativos de los estudiantes programados por la Escuela. 4. Sugerir a la dirección de programa cambios y mejoras posibles en los programas y procesos pedagógicos, didácticos e instrumentales que lo sustentan.
  • 24. 5. Diseñar actividades de seguimiento a estudiantes, que permitan monitorear sus avances, logros y desarrollos, con el fin de proponer estrategias que permitan mejorar la relación enseñanza–aprendizaje. 6. Generar espacios académicos y pedagógicos, que fomenten la discusión, reflexión crítica y participación de los estudiantes como medios de apropiación, aplicación y transferencia de conocimientos. 7. Planear y diseñar ambientes y estrategias de aprendizaje, que permitan dar cumplimiento a los objetivos trazados en los planes de estudios. 8. Promover el espíritu investigativos en los estudiantes, como actitud permanente para la generación de nuevos conocimientos. 9. Mantener una actitud positiva ante los diferentes valores que promueve la institución, a través de la difusión y motivación de los estudiantes de la Escuela. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Entregar los reportes académicos en las fechas establecidas por la Dirección de Programa. 2. Realizar los informes de orden académico y de seguimiento de los estudiantes a cargo. 3. Notificar las ausencias de los estudiantes y realizar los reportes respectivos. 4. Actuar como conducto regular de las diferentes solicitudes de orden académico-administrativo. 5. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos por la Dirección de Programa. 6. Actuar como jurados de grado y/o Directores de Proyectos de Grado, toda vez que sean autorizados para ello.
  • 25. 7. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
  • 26. 2.6. COORDINACIÓN DE GESTIÓN LEGAL Y ADMINISTRATIVA IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador de Gestión NOMBRE DEL CARGO Legal y administrativa : Jefe de Educación CARGO JEFE INMEDIATO Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Coordinar y direccionar convenios con entidades del Estado, sector de las telecomunicaciones, instituciones universitarias y sector productivo para la promoción de alianzas estratégicas en beneficio de la Escuela de Comunicaciones. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Proponer convenios con entidades del estado y gobierno local relacionadas con la proyección de la Escuela como institución Universitaria. 2. Proponer acciones relacionadas con el acercamiento de entidades para la realización de convenios interinstitucionales. 3. Verificar la autenticidad de los documentos relacionados con las propuestas de convenio con la Escuela de Comunicaciones. 4. Realizar las gestiones necesarias para proyectar la Escuela como Institución de Educación Superior.
  • 27. 5. Realizar las gestiones necesarias ante el Ministerio de Educación Nacional, para la aprobación de los estándares de calidad, de acuerdo con lo indicado en el decreto Ley 2566. 6. Realizar los trámites necesarios ante las autoridades competentes para el cumplimiento de las normas emanadas por el Ministerio de Educación Nacional, Icetex, Icfes y demás instituciones afines. DE GESTIÓN 1. Asesorar a la Escuela de Comunicaciones en los aspectos relacionados con la 2. Proponer ante el Consejo Académico el direccionamiento Jurídico de la Escuela como institución de educación superior. 3. Realizar la gestión necesaria para que la Escuela de Comunicaciones mantenga una relación de alto nivel con instituciones del sector educativo y autoridades competentes en el municipio de Facatativá. 4. Revisar y conceptuar los anteproyectos de intención relacionados con propuestas de convenio con la Escuela. 5. Apoyar técnicamente el seguimiento a las obligaciones y responsabilidades indicadas en los convenios suscritos entre la Escuela y otras instituciones. 6. Velar por el funcionamiento de los convenios suscritos por la Escuela y otras instituciones. 7. Coordinar las diferentes reuniones de orden administrativo y operativo entre la escuela y las instituciones con las que existen convenio. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Presentar los informes de gestión relacionados con las acciones realizadas con entidades del sector educativo.
  • 28. 2. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos por la Dirección de la Escuela. 3. Actuar como jurados de grado y/o Director de Proyecto de Grado, de los estudiantes de la Tecnología. 4. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
  • 29. 2.7. COORDINADOR DE EVALUACIÓN REGISTRO Y CONTROL IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : NOMBRE DEL CARGO Coordinador de Evaluación Registro y Control : CARGO JEFE INMEDIATO Jefe Dpto. Educ. Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Implementar procesos de gestión que permitan la conservación, custodia y sistemas de información académica y administrativa que permitan tomar decisiones relativas con la misión de la escuela de Comunicaciones. FUNCIONES 1. Asesorar al la Jefatura de Educación Superior con respecto a la información generada en los procesos de sistemas de información académica y administrativa. 2. Implementar políticas que permitan la creación de un sistema de información gerencial para la toma de decisiones. 3. Coordinar con los docentes el recibo y entrega de notas de cada uno de los programas ofertados por la Escuela. 4. Alimentar la base de datos de Registro y control. 5. Vigilar el ingreso correcto de notas remitidas por los docentes. 6. Presentar los reportes de notas
  • 30. 7. Fijar las notas en los períodos establecidos.
  • 31. 2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador de Educación NOMBRE DEL CARGO a Distancia : Jefe Departamento de CARGO JEFE INMEDIATO Educación Superior : Inspección de Estudios DEPENDENCIA MISIÓN DEL CARGO Direccionar los procesos de gestión administrativa, pedagógica y académica para la proyección y desarrollo de los programas que se ofertan a través de la metodología de Educación Abierta y a Distancia. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Promocionar y difundir los programas ofertados por la Escuela. 2. Coordinar actividades concernientes al diseño, edición y distribución de medios maestros para Educación a Distancia. 3. Verificar el registro de notas emitido por la dependencia de registro y control. 4. Gestionar las actividades de planeación, implementación, programación y coordinación académica, del proceso de tutoría.
  • 32. 5. Establecer mecanismos de control administrativo que garanticen la medición de la calidad del servicio de Educación a Distancia. 6. Planear la distribución de carga tutorial del semestre. 7. Proponer políticas administrativas de proyección para los programas de Educación a Distancia. DE ORDEN ACADÉMICO Selección y evaluación de tutores para el desarrollo de programas académicos. Establecer mecanismos de control al proceso de seguimiento de competencias. Coordinar eventos de encuentros académicos, a través de diferentes medios. Establecer un sistema de indicadores de gestión académica. Implementar y controlar el buen funcionamiento académico, a través de indicadores de gestión
  • 33. 2.9. COORDINACIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador de Bienestar NOMBRE DEL CARGO Universitario Jefe Departamento de CARGO JEFE INMEDIATO : Educación Superior Inspección de Estudios DEPENDENCIA : MISIÓN DEL CARGO Programar y coordinar actividades orientadas al desarrollo integral de los estudiantes, para el logro del bienestar de la comunidad posibilitando el desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual, moral, social y cultural. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Diseñar estrategias que permitan la creación de convenios con empresas productivas del entorno. 2. Proponer convenios con diferentes universidades ubicadas en el municipio de Facatativá. 3. Diseñar estrategias para la creación y mantenimiento de un clima organizacional que propicie el desarrollo del talento humano para los estudiantes y funcionarios. 4. Crear el comité local de Bienestar Universitario.
  • 34. 5. Elaboración y ejecución del programa semestral de Bienestar Universitario. 6. Planificar los proyectos y acciones para mejorar el impacto del servicio educativo en la comunidad. 7. Promover asesoría de tipo psicológico, salud y pastoral en beneficio de la comunidad educativa. 8. Coordinar eventos de tipo cultural y deportivo que permitan la integración de la comunidad educativa. 9. Promover eventos que permitan conocer las habilidades y destrezas de los estudiantes. 10. Conocer las habilidades artísticas para la creación de grupos musicales, tunas o coros en beneficio de los estudiantes. 11. Participar en los eventos deportivos realizados por las diferentes organizaciones universitarias del sector. DE ORDEN ACADÉMICO 1. Coordinar los diferentes cursos propuestos por la escuela. 2. Planear los diferentes cursos, seminarios y demás eventos de orden académico.
  • 35. 2.10. COORDINACIÓN EDUCACIÓN CONTINUADA Y POSTGRADOS IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador de Postgrados NOMBRE DEL CARGO Jefe Departamento de CARGO JEFE INMEDIATO : Educación Superior Inspección de Estudios DEPENDENCIA : MISIÓN DEL CARGO Coordinar actividades administrativas y operativas relacionadas con el desarrollo de postgrados programados por la Escuela, manteniendo un alto nivel de calidad y excelencia académica. FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Velar por mantener al día los dispositivos como computador, video bean, telón, y los demás medios audiovisuales necesarios para dictar las diferentes cátedras. 2. Mantener debidamente coordinado con los docentes las diferentes actividades relacionadas con el postgrado. 3. Ejecutar las actividades de orden administrativo relacionadas con la consecución y vinculación de estudiantes para los cursos de postgrado programadas por la Escuela.
  • 36. 4. Desarrollar las estrategias de mercado que permitan la vinculación de estudiantes para los programas no formales ofertados por la Escuela. 5. Mantener un archivo y una base de datos de los estudiantes programados en los cursos de postgrado. 6. Apoyar administrativamente las diferentes actividades programadas para el buen desarrollo de los programas de postgrado. 7. Apoyar el desarrollo logístico para la realización de eventos y cursos programados por la escuela. 8. Apoyar administrativamente las actividades de registro y control, manejo y hojas de vida de los estudiantes de postgrado. DE ORDEN ACADÉMICO 1. Coordinar los diferentes eventos de orden académico externos para el desarrollo y cumplimiento de las actividades de los postgrados. 2. Coordinar las actividades de logística relacionadas con la Universidades en convenio. 3. Verificar los documentos recibidos por los estudiantes de postgrado, para efectos de su respectiva titulación. 4. Decepcionar las planillas de notas de los docentes para su posterior ingreso a registro y control de los estudiantes de postgrado. 5. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el superior inmediato.
  • 37. CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS A continuación se presentan los diferentes procedimientos de orden administrativo y académico que se desarrollan en el área de Educación Superior, los cuales tiene como objetivos los siguientes: Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo • Evitar la alteración arbitraria de las actividades y tareas • administrativas. Simplificar la responsabilidad por fallas y errores • Facilitar las labores de auditoria y de evaluación del control interno. • Contribuir a la reducción de costos gracias al incremento de la • eficiencia. Ofrecer pautas de evaluación de los diferentes procesos mediante la • técnica del mejoramiento continuo. Definir políticas y normas que direcciones el marco de actuación de • las diferentes dependencias. Gráficamente se pueden aprecia El siguiente diagrama de flujo
  • 38. PROCESO ACADÉMICO ADMINISTRATIVO GENERAL Diagrama de Flujo usuario Eventos Información académicos Matrícula Almacén Registro y Control Seguimiento Académico Académico Evaluación Base De Datos CONTEXTO
  • 39. 3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL Es un sistema de gestión de documentos que permite garantizar la conservación, custodia y tratamiento de la información de los estudiantes que se vinculan a la Escuela para adelantar actividades académicos. A continuación de presentan la normatividad general, el objetivo, las políticas y los índices de gestión para evaluar los procedimientos involucrados en ésta área. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROCESO; Registro Y Control Académico 1. MARCOS DE ACTUACIÓN Se considera como referente el reglamento general de archivo, 1.1.Normatividad expedido por el Archivo General de la Nación, para entidades públicas. Así mismo se considerara los preceptos constitucionales relacionados con el derecho a la intimidad y el habas data. Sistematizar de forma ordenada los documentos generados en la 1.1.2.Objetivos institución producto de las actividades académicas y administrativas, de tal manera que se garantice su conservación, custodia, mantenimiento y utilización acorde con su ciclo de vida. Para archivar la documentación se tendrá en cuenta las diferentes fases de formación del archivo así: De gestión. , inactivo y perramente. Los documentos se archivaran por estudiante, programa y 1.1.3.. Políticas Facultad. La circulación de los documentos es de carácter restringido a personas autorizadas por la jefatura de la dependencia. El préstamo de los documentos se adelantará mediante un formato que discrimine el solicitante, tiempo de entrega, tiempo de devolución y firma de entregado y recibido. Se prohibe la salida de documentación de la dependencia hacia otras dependencias o fuera de la institución. 2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO -Número de inconsistencias por Documento y registro archivado. -Capacidad de respuesta para atender un usuario. -Nivel de satisfacción del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, técnicos empleados en relación con el numero de usuarios matriculados. Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y
  • 40. adaptabilidad a la tecnología. Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales. Calidad, pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso. Numero de Estudiantes evaluados vs registros realizados. Contribución oportuna a la toma de decisiones administrativas y académicas. 3.1.1. Procedimiento de información Es el proceso mediante el cual se dan las indicaciones generales para que el aspirante conozca la institución y se informe sobre los requerimientos para su ingreso a un programa ofertado por la Escuela. La sección de información se encargará de generar un listado, en el cual se relacionen los nombres completos, numero de cédula, dirección y teléfono de los aspirantes. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR Procedimiento de Información 1. MARCOS DE ACTUACIÓN Para adelantar el proceso de información se considerara la 1.1.Normatividad normatividad interna relacionada en los acuerdos internos, los reglamentos académicos y los referentes generales que demanda la ley 30 de 1992. Establecer vínculos entre la institución y la comunidad, a través de 1.2.Objetivos diversas estrategias de mercadeo, que garanticen la ampliación de la cobertura de los servicios educativos -Los usuarios individuales e institucionales serán registrados en la base de datos. Los procesos de información deben sustentarse en servicio al 1.3. Políticas cliente de alta calidad, de tal manera que garantice el posicionamiento institucional. No se ofertara servicios o programas académicos que no se encuentren sustentados en informes escritos oficiales. 2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO Capacidad de respuesta para atender un usuario. Nivel de satisfacción del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, técnicos empleados en relación con el numero de usuarios
  • 41. matriculados. Posicionamiento de la imagen institucional. Numero de aspirantes atendidos vs estudiantes matriculados. Claridad, oportunidad y pertinencia de la información suministrada. Numero de reclamos por inconsistencias presentadas en el proceso de vinculación y obtención de servicios. A continuación presentamos el diagrama de flujo que representa el procedimiento de información de orden individual e institucional.
  • 42. PROCESO DE INFORMACIÓN PARA USUARIOS INSTITUCIONALES USUARIO POTENCIAL CONTACTO INICIAL Inducción Evento de General promoción institucional Presentación De Portafolio NO ¿ Inscri pción Refuerzo de mercadeo si BASE Generar DE listado DATOS
  • 43. PROCESO DE INFORMACIÓN PARA USUARIOS INDIVIDUALES USUARIO POTENCIAL CONTACTO INICIAL Inducción General institucional Ofrecimiento de programas NO Inscri pción Refuerzo de mercadeo si BASE Generar DE listado DATOS
  • 44. 3.1.2. Procedimiento de admisión Es el procedimiento en el cual se reciben en su totalidad los documentos requeridos para estudio y aprobación por parte de la coordinación académica, a fin de obtener la vinculación de un aspirante como posible estudiante regular de la Escuela, para tal efecto se deben considerar las siguientes actividades: a. Recepción pagos de inscripción: El aspirante deberá cancelar los derechos pecuniarios correspondientes y entregar a la Coordinación de Registro y Control el recibo de pago. b. Diligenciamiento de la inscripción: El aspirante deberá diligenciar el formulario diseñado para tal fin (Véase anexo A), adjuntando los siguientes documentos: 1. Fotocopia ampliada al 100% del documento de identidad 2. Fotocopia autenticada al 100% de la libreta militar (varones). 3. Fotocopia autenticada del diploma de bachiller. 4. Fotocopia autenticada del Acta de grado. 5. Original del Examen del Icfes. 6. Original de los certificados de 6 a 11 grado. 7. Original del registro civil de nacimiento. 8. Dos fotos de 3x4 fondo azul. c. La Sección de información, recibirá los documentos y verificará el buen estado de los mismos, los cuales entregará debidamente archivados de forma ascendente en orden anteriormente descrito, cerrando con el formato de observaciones de documentación (véase anexo B), a la coordinación de registro y control. Para los cursos de extensión universitaria la inscripción de usuario se realizará con el documento de identidad y la hoja de vida. d. Forma de Archivo: Al interior de la carpeta en su parte superior izquierda deberán archivarse en forma cronológica, aquellos documentos tales como las fotocopias de los originales de correspondencia recibida,
  • 45. copia de la correspondencia enviada por la Escuela con firma de recibido y demás documentos de orden administrativo y académico. En la parte superior derecha deberán archivarse los documentos de orden legal establecidos en el orden del literal b. e. Los recibos de pago por cualquier concepto deberán remitirse a la sección de cartera, dejando una copia en la carpeta del estudiante. f. Toda carpeta deberá ser identificada con los apellidos y nombre completos del estudiante y archivarse en forma alfabética, además, en el compartimento del archivo designado al programa respectivo. g. Al aspirante se le entregará la credencial de inscripción debidamente firmada por la sección de cartera y la coordinación académica h. Después de realizado el proceso de inscripción archivarán los documentos del aspirante y simultáneamente se transcribirán los datos del formulario de inscripción, para alimentar la base de datos del sistema de Registro y Control. i. Una vez realizado el proceso de alimentación de datos a la base de Registro y control, la coordinación Académica y de Bienestar Universitario procederán a la aplicación de pruebas psicológicas y de actitud matemática y física. j. Terminadas las anteriores actividades, el Área de Registro y Control publicarán la lista de los Aspirantes Admitidos para ingresar al programa respectivo. 3.1.3. Procedimiento de matricula Definición: Es el acto por medio del cual se formaliza el ingreso de los estudiantes nuevos y antiguos como usuarios regulares de la institución, en este procedimiento se constata que el estudiante y/o aspirante admitido cumplió con los requisitos exigidos por la Escuela y se comprometió a acatar las normas estipuladas en el Reglamento Académico y demás normas vigentes que sena dictadas posteriormente por la Escuela.
  • 46. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROCESO Matricula 1. MARCOS DE ACTUACIÓN Para adelantar el proceso de matrícula se considerara las disposiciones 1.1.Normatividad generales emanadas en la ley 30, en sus artículos 8,9,10 y 14, la LEY 65 DE 1993 y el acuerdo interno que sustenta el reglamento estudiantil. Garantizar de forma ordenada y sistemática la vinculación de los 1.2.Objetivos estudiantes a la institución, para la realización de actividades de control y seguimiento académico- administrativo, a través de la legalización de la matrícula. No se pueden matricular estudiantes que no presenten los documentos completos exigidos por la institución. Ningún estudiante podrá matricularse sin haber presentado los resultados del examen de estado – ICFES en Original. 1.3. Políticas Ningún estudiante podrá matricular ninguna asignatura sin cumplir prerrequisitos. Un estudiante no podrá cursar más de un programa académico en la institución. 2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO -Numero de inconsistencias por Formato efectuado. -Capacidad de respuesta por unidad de tiempo empleado para atender un usuario. -Número de formatos realizados vs formatos anulados. -Nivel de satisfacción del cliente interno y externo. Numero de recursos humanos, técnicos empleados en relación con el numero de usuarios matriculados. Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y adaptabilidad a la tecnología. Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales. Calidad , pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso. Las actividades relacionadas a continuación deberán ser realizada por el Área de Registro y Control: a. Recepción del formulario de matricula (véase anexo B), debidamente diligenciado por el estudiante.
  • 47. b. Archivar los formularios de matrícula en cada una de las carpetas de los estudiantes. c. Recibir del estudiante la consignación expedida por el banco y verificar que contenga los siguientes datos: Nombres y apellidos completos del estudiante Nombre del programa a que pertenece Semestre que cursa actualmente Concepto de pago (Inscripción, Matricula, derechos de grado, Certificaciones, Constancias, Carnet, etc.) d. Remitir a la sección de cartera, el original y 3 copias del recibo de consignación. e. Ingresar cada una de las asignaturas que el estudiante matriculó de acuerdo con el Plan de estudios, previos visto bueno de la coordinación académica, con el fin de evitar que se cursen asignaturas sin cumplir prerrequisitos. f. Previo pago de los derechos pecuniarios el Área de registro y Control remitirá al estudiante a la sección de inteligencia para efectos de la expedición del carnet estudiantil. g. Finalmente, el Área de registro y Control deberá generar listados de estudiantes matriculados por curso para ser entregados a las coordinaciones académicas. h. Entregar reglamento estudiantil. Gráficamente se puede observar las actividades para el adelantar el procedimiento de matrícula.
  • 48. PROCESO DE MATRICULA Diagrama de proceso Usuario Entrega de documentos Revisión de documento si Organizar hoja de ¿ vida Inscripción Recepción consignación Registro de Matrícula Formato Legalización matrícula matrícula Entrega Base de paquete datos
  • 49. PROCESO: Matrícula UNIDADES RESPONSABLES INFORMAC COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL ALMACÉN CONTABIL ACTIVIDADES Procedimiento IÓN ACADÉMICA IDAD 1.El aspirante recibe información 2Recepción formulario de inscripción. 3. Recepción y revisión de documentos. VINCULACIÓN 4. Apertura de hoja de vida. 5.Recepción de consignación. USUARIOS 6.Diligenciamiento formato de A PROGRAMAS matricula. ACADÉMICOS 7.Entrada al sistema 6.Legalización Matricula (*) 7.Entrega Copia No.1 al estudiante 8.Entrega de paquete educativo al estudiante. 9.Envío de Copia No.2 10. Envió De original de formato matricula 11. Realización de procedimientos contables Salidas de información Informe Relación de estudiantes Registro de matricula Salidas de Soportes aspirantes vinculados. Listados por programas inventario contables Informe perfil de Ingresos entrada.
  • 50. 3.1.4. Procedimiento de recepción de notas Es el procedimiento mediante el cual, se establecen los registros de ingreso de notas a la base de información, con el fin de adelantar procesos de vinculación, publicación y seguimiento de los estudiantes. Las actividades a realizar son las siguientes: a. Recepcionar las actas de calificaciones expedidas por los docentes que la coordinación académica entrega para su ordenamiento, sistematización y archivo, por estudiante, periodo, programa y asignatura. b. Introducir a la base de datos las notas correspondientes consignadas en las actas de calificaciones parciales y finales entregadas por la coordinación académica, (véase anexo G y H). c. Entregar a las coordinaciones académicas los informes y registros de notas individuales parciales y finales. 3.1.5. Generación de informes y estadísticas Para efectos de la toma de decisiones de orden administrativo, académico, pedagógico y financiero es necesario que el Área de Registro y Control, genere los siguientes informes y listados: Listado de aspirantes por programa Listado de estudiantes matriculados - Por periodo académico - Por Asignatura cursada - Por tipo de programa Listado de estudiantes egresados Listado de Retención, repitencia y mortalidad académica. 3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones Las actividades a desarrollar para adelantar tal procedimiento son las siguientes:
  • 51. a. Recepción y registro de los requerimientos de los estudiantes o dependencia solicitante. b. Registro en el libro de actas de entrega de documentos, señalando nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, fecha de entrega y firma de recibido. c. Elaboración de la constancia y certificación en original y copia (véase anexo B), expedida por la Coordinación de Registro y Control. d. Entrega a la Inspección de estudios para su firma a fin de obtener su legalización. e. Recepción de la documentación por parte de la Coordinación de Registro y Control para la entrega de la original al estudiante y la copia para el archivo en la hoja de vida del estudiante.. f. Consignar en el libro de actas en el espacio destinado para tal fin. La fecha de entrega del documento y la firma de recibido. Gráficamente podemos observar las anteriores actividades mediante el siguiente diagrama de flujo.
  • 52. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO USUARIO Evaluación de aprendizajes Registro de Recepción de notas datos matricula RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Base de datos REPORTES Y ESTADÍSTICAS ACADÉMICOS
  • 53. PROCESO: Registro y Control Académico UNIDADES RESPONSABLES INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL CONTABILIDAD Procedimiento Actividades ACADÉMICA 1.Recepción de la solicitud del estudiante. 2.Registro solicitud en libro acta documentación expedida. 3. Enviar relación de solicitudes 4.. Recepción de la consignación de pago. EXPEDICIÓN DE 5. Legalización contable del CERTIFICADOS Y pago. NOTAS 4. Elaboración de certificaciones (Original y una copias) 5. Legalización de la certificación. 6.Entrega de certificaciones 7.Solicitar firma de recibido en el libro de actas. 8.Archivar copia con firma de recibido Registro de Certificaciones y Soportes Salidas de información solicitudes constancias contables
  • 54. PROCESO: Registro y Control Académico UNIDADES RESPONSABLES Actividades INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL Procedimiento ACADÉMICA 1.Recepción de actas de calificaciones, notas e información de retorno 2. Envió de calificaciones para ser sistematizadas. 3. Clasificación y organización de las notas por programa. 4.Entrada de notas al sistema por estudiante. SISTEMATIZACIÓN 5. Realizar copia de seguridad en Y medio magnético. 6.Elaboración de reportes individuales REPORTE DE de notas ( dos Copias) NOTAS 7.Archivar copia uno en la carpeta del estudiante. 8.Enviar copia No.2 a La coordinación académica. 9.Legalización de notas. 10Publicación de notas y/o envió de resultados. Duplicación de Informes de Registros Salidas de información notas. gestión académica académicos individuales
  • 55. PROCESO: Registro y Control Académico UNIDADES RESPONSABLES INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL Procedimiento Actividades ACADÉMICA 1. Solicitud de reportes de información 2.Recepción de la solicitud d la coordinación 3.Registro solicitud en libro acta documentación expedida. ENTREGA DE 4 Elaboración de Estadísticas INFORMES Y (Original y una copia) REPOTES 6. Copia en medio magnético 7.Enviar estadísticas 7.Solicitar firma de recibido en el libro de actas. 8.Recepción de estadísticas. 8.Archivar copia con firma de recibido Informes de Listados y estadísticas Salidas de información generales y gestión específicos por Académica. programa
  • 56. 3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Es el proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de actividades de orden cultural, intelectual, académico, recreación y bienestar personal físico y moral, permitiendo mantener un alto clima de bienestar estudiantil y elevar a la par los niveles de compromiso y pertenencia institucional. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO 1. MARCOS DE ACTUACIÓN Se considera como referentes de actuación el PEI, la Ley 30/92, el 1.1.Normatividad Estatuto de Bienestar Universitario, La ley 115/94 y los criterios del CNA para valorar las acciones de esta área. Propiciar la formación integral de los miembros de la comunidad 1.1.2.Objetivos educativa, a través de prácticas de formación y capacitación que permitan la pertenencia y ambiente alto de clima organizacional.. Los proyectos se desarrollarán atendiendo a la formación integral de la comunidad universitaria El 2% de los Ingresos de la Escuela deberá ser destinados para los proyectos de Bienestar.. 1.1.3.. Políticas Los proyectos deberán incluir a todos los miembros de la comunidad universitaria. Las acciones generadas deben tender a mejorara el clima organizacional. 2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO Niveles de satisfacción del cliente interno y externo Numero de proyectos diseñados vrs. Proyectos implementados. Capacidad de gestión para optimizar recursos. Capacidad de liderazgo para promover la integración y el sentido de pertenencia institucional. Las áreas de trabajo de bienestar universitario son las siguientes: 3.2.1. Área psicológica Es el área encargada de desarrollar programas durante el año escolar que permitan mejorar las condiciones de la relación entre el hombre como ser social y el mejoramiento de su comportamiento.
  • 57. 3.2.2. Área Biológica Desarrolla programas durante el año escolar que permitan mejorar las condiciones de orden biológicos de los estudiantes de los diferentes programas académicos. 3.2.3. Área social Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de orden social de los estudiantes, con el fin de interactuar con los demás miembros de la escuela. 3.2.4. Área Espiritual Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de orden espiritual de los estudiantes de los diferentes programas académicos. Los procesos de planeación, ejecución y seguimiento para adelantar el desarrollo de las actividades de bienestar son las siguientes: a. Presentación del proyecto a desarrollar b. Someter los proyectos a estudio y aprobación por parte del superior inmediato. c. Presentación del informe final con índices de gestión, después de realizado el evento. 3.2.5. Procedimiento de planeación y desarrollo de proyectos Las actividades que se tendrán en cuenta para adelantar el procedimiento de planeación y desarrollo de proyectos de bienestar universitario son las siguientes: a. Diseño de plan de trabajo anual que contemple los proyectos a desarrollar en las diversas áreas mencionadas anteriormente, conteniendo como mínimo los siguientes aspectos: Preliminares - Problemática -
  • 58. Objetivos - Fase de desarrollo - Metodología - Costos y - Cronograma de actividades. - b. Presentación del proyecto para su aprobación ante la dirección del Departamento de Educación Superior. c. Presentación del presupuesto de inversión para su aprobación a la subdirección de la escuela de Comunicaciones. d. Difusión de los proyectos aprobados dentro de la comunidad universitaria, mediante reuniones, boletines, publicaciones en cartelera o cualquier otro medio publicitario. e. Implementación de los diversos programas del plan de acción. 3.2.6. Procedimiento de evaluación y seguimiento Las actividades que se tendrán en cuenta para evaluar los programas de bienestar universitario son los siguientes: a. Realización de las actividades de seguimiento y evaluación a los programas en proceso. b. Elaboración de informes mensuales de gestión para ser entregados al Jefe del Departamento, con el propósito de adelantar ajustes y mejoras. c. Definición de posibles convenios y acuerdos para el fortalecimiento, ampliación de la cobertura y mejoramiento de la calidad de los servicios ofertados. d. Presentación del informe anual del impacto de las actividades desarrolladas. Gráficamente se puede observar el procedimiento en el siguiente diagrama de flujo:
  • 59. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO USUARIO POTENCIAL PLANEACIÓN NO Apro- bación DESARROLLO EVENTO ACAD. SEGUIMIENTO EVALUACIÓN Genera BASE INFORME DE DE GESTION DATOS
  • 60. 3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA La Extensión Universitaria se considera como una función educativa no formal, continua y permanente, que contribuye a la solución de problemas socioproductivos de la comunidad en general, del contexto empresarial, con un alto sentido de responsabilidad y proyección social. 3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL Existen diferentes formas para el desarrollo de la gestión de educación continuada, básicamente las relacionadas con el proceso administrativo de Planeación, Ejecución, Evaluación y Seguimiento. a. Procedimiento de planeación Realizar un estudio de las necesidades del entorno que sustentan - la realización del estudio. Establecer un diagnóstico con respecto a los programas que - ofertan las universidades del entorno. Elaborar los planes de oferta de servicios de acuerdo con los - términos de referencia estipulados por la escuela. (véase Anexo C) Elaborar un plan de actividades incluyendo costos, puntos de - equilibrio y programación académica. Someter a aprobación por parte del comité los proyectos de - extensión universitaria. Revisar y ajustar los proyectos en ejecución a partir de la - retroalimentación del proceso de evaluación. b. Procedimientos de ejecución Difundir y promocionar los diferentes programas de extensión - continuada ofertadas por la escuela de Comunicaciones. Programar actividades relacionadas con la inducción a los - estudiantes que se vinculan por primera vez.
  • 61. Vincular los diferentes docentes para el desarrollo de los - proyectos educativos de extensión. Desarrollar las actividades académicas pertinentes, de acuerdo - con la programación realizada. Programar las sesiones de cierre académico como clausuras y - otros eventos requeridos para la legalización y certificación de los cursos. c. Procedimientos de evaluación Coordinar los eventos de evaluación diagnóstica y formativa de - los usuarios de los proyectos de extensión. Realizar los ajustes necesarios para reordenar los procesos de - evaluación de todos los estudiantes y docentes.
  • 62. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA USUARIO POTENCIAL PLANEACIÓN NO Apro- CERTIFICACIÓN bación DESARROLLO EVENTO ACAD. SEGUIMIENTO EVALUACIÓN. REGISTRO. Y CONTTOL. BASE Genera DE INFORME DATOS DE GESTIÓN
  • 63. 3.4. PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA Es una unidad académica que a través de la metodología del autoaprendizaje y la autoformación permite ofertar diferentes programas y servicios educativos, caracterizándose por la separación física temporal entre tutores y estudiantes. Utiliza diversas metodologías basadas en nuevas tecnologías de información. 3.4.1. Procedimiento de inscripción Es el proceso mediante el cual el estudiante cancela los derechos pecuniarios correspondientes y envía vía fax los recibos de pago al Área de Registro y Control para los efectos de inscripción, quienes se encargarán de los procedimientos pertinentes. Los demás pasos del proceso de inscripción serán iguales a los relacionados en el numeral 1.3. del presente manual. 3.4.2. Procedimiento de matricula El proceso de matricula es similar al indicado en el numeral 1.4. del presente manual, incluyendo además los siguientes pasos: Remisión paquete educativo con los siguientes documentos - Módulos en medio escrito - Módulos en medio magnético - Módulos en CD - Guías de apoyo técnico - Evaluaciones de cada una de las asignaturas - Programación académica incluyendo los diferentes eventos - académicos y el cronograma de actividades Material de apoyo didáctico pertinente - Material del módulo introductorio y -
  • 64. Copia del formulario de matrícula. - b. Registrar en el libro de correspondencia enviada el número de la guía de envío y registro de salida de almacén. 3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio Es el evento educativo mediante el cual los estudiantes reciben la información sobre el proceso y la metodología de enseñanza aprendizaje, que se debe llevar a cabo, para adelantar su formación en educación a distancia. Este proceso se debe realizar de la siguiente manera: Desarrollar eventos de inducción por asignatura. • Programar tutorías para el desarrollo de talleres prácticos. • Implementar el proceso de retroalimentación, en el cual se • exprese la aplicación y transferencia de los conceptos de la educación a distancia. 3.4.4. Procedimiento de tutoría La tutoría se considera como un espacio que garantiza situaciones de autoaprendizaje, en los cuales los estudiantes participan responsablemente ante los procesos de aprender a aprender, donde estos son capaces de auto dirigirse, utilizando los recursos que le plantee la institución y el entorno. La tutoría contempla de las siguientes disposiciones: a. Programar las fechas de atención al estudiante por el medio seleccionado. b. Disponer de los recursos existentes en forma óptima. 3.4.4.1. Etapas de la tutoría Para la realización de una tutoría el docente deberá considerar las siguientes actividades para cumplir con las siguientes etapas:
  • 65. a. Etapa de inducción: En esta etapa el tutor motiva y sensibiliza al estudiante acerca de - la importancia de la apropiación de los conocimientos. El tutor apoya el proceso de diagnóstico de las necesidades del - proceso de aprendizaje individual como grupal. El tutor establece los niveles de conocimiento previos que el - estudiante posee sobre un tema. El tutor establece los criterios de orden administrativo y - académico que sustenta el proceso de aprendizaje del estudiante. b. Etapa de apoyo: El tutor realiza actividades de formación y capacitación que - faciliten autodiagnósticos de las necesidades de aprendizaje, la auto dirección para apropiar y transferir conocimiento. El tutor identifica el potencial de autoaprendizaje del usuario. - El tutor induce a los estudiantes a procesos de reflexión y acción - organizada para aplicar el conocimiento. El tutor orienta y asesora el proceso de autoaprendizaje en - relación con los contenidos y la metodología propia del área estudiada. El tutor evalúa en forma efectiva y sistemática el rol del usuario - como responsable del proceso de aprendizaje. El tutor promueve y anima los procesos de interacción y - participación académica y social. El tutor apoya y orienta el desarrollo de pensamiento autónomo, - critico y creativo de los usuarios. El tutor define y aplica los procedimientos eficaces para el - desarrollo de los usuarios. c. Etapa de Retroalimentación Es un proceso en el cual el tutor responsable del área objeto de estudio, expresa los niveles de rendimiento de los estudiantes en términos cuantitativos y cualitativos en relación con el dominio con unos objetivos de aprendizaje, asimismo, aprecia el grado de aprovechamiento de los
  • 66. estudiantes en el desarrollo de la apropiación, aplicación y transferencia de conocimientos y potencialización de competencias. Las actividades que deben ser realizadas por el tutor son las siguientes. Establecer las causas y los factores que intervienen en el éxito o - fracaso de los resultados del estudiante. Examinar y evaluar los niveles de acierto o fracaso de los - productos, procesos y aprendizajes que el estudiante refleja en sus evaluaciones. 3.4.4.2. Tipos de tutoría Se pueden ejercer diferentes formas de tutoría, dependiendo de los medios que se tengan a disposición, por ejemplo: a. Tutoría presencial b. Epistolar c. Telefónica d. Audioconferencia e. Virtual f. Videos interactivos g. Simulaciones h. Realidad virtual i. Teleconferencia j. Páginas de consulta interactiva El tutor responsable se encargará de diligenciar el formato de seguimiento académico, (véase anexo E), el cual una vez diligenciado deberá reposar en la carpeta del estudiante. 3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento Es el acto académico mediante el cual el tutor realizará un seguimiento a la evolución de los procesos de autoaprendizaje (Véase anexo E).
  • 67. Posteriormente el tutor, realizara el acto administrativo, el cual consiste en revisar el control de envío de trabajos en los plazos estipulados, atendiendo a las fechas programadas para tal fin. Además el tutor deberá hacer las siguientes acciones: Revisar los documentos de las carpetas de los estudiantes activos • Definir el estado académico y administrativo de los estudiantes • en el proceso de educación a distancia. Contactar a los estudiantes para reportar novedades académicas • y administrativas. Consignar información en el formato de seguimiento. • 3.4.4.4. Procedimiento de evaluación Las actividades son las siguientes: a. La sección de archivo y correspondencia recibirá cada uno de los trabajos remitidos por el estudiante, los cuales deberán ser radicados en un libro y entregados al tutor responsable de la asignatura. b. El tutor diligenciará la información de retorno (véase anexo D), en original y copia atendiendo a la evolución de los productos procesos y aprendizajes. c. Registra en el programa de Registro y Control la notas respectiva. d. Archivar la copia de la información de retorno en cada una de las carpetas de los estudiantes.
  • 68. PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN A DISTANCIA. ESTUDIANTE MATRICULA INDUCCIÓN DESARROLLO TUTORIAS SEGUIMIENTO EVALUACIÓN RETROALIMEN- TACIÓN ENVIÓ DE CORRESPONDE NCIA NO APRUEBA REGISTRO Y SI CONTROL REGISTRO BASE DE INDIVIDUAL DATOS
  • 69. CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN ACADÉMICA 4.1. DEFINICIÓN Son las actividades de gestión académica que permiten la integración entre los estudiantes de los diversos programas y la institución, a fin de garantizar la prestación de servicios académicos de alta calidad. PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA NORMATIVIDAD Se considera como referente de actuación las Leyes 30 de 1992 y ley 115 de 1994, normas internas señaladas en el Reglamento estudiantil “PEI”, estatuto Docente y criterios Propuestas por el CNA para evaluación de programas, Decreto 2566 de 2003, Ministerio de Educación. OBJETIVO POLÍTICAS Los proyectos académicos se plantearan de acuerdo con lineamientos Señalados en el proyecto Educativo institucional. Solo se aprobaran gastos de proyectos que se encuentren presupuestados y aprobados por la Dirección de la Escuela y el programa. INDICADORES DE GESTIÓN Capacidad de gestión para optimizar recursos • Capacidad de liderazgo para promover el trabajo en equipo y • fortalecer el sentido de pertenencia institucional. Nivel de satisfacción del cliente interno y externo. • Proyecto diseñados vs proyectos implementados con éxito. • Disposición para innovar y proyectar procesos de orden académico, • pedagógico e investigativo. Establecimiento de estrategias implementada para la disminución de • los niveles de mortalidad y repitencia académica. Implementación de estrategias para incrementar los niveles de • retención y ampliación de cobertura de población estudiantil.
  • 70. 4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA Los procesos de planeación en gestión académica que adelantará la función de Coordinación Académica considera las siguientes actividades: a) Definición e implementación de un plan académico de trabajo anual que considere como mínimo aspectos relacionados con antecedentes, problemática, justificación, objetivos, etapas de desarrollo, definición de proyectos estratégicos, cronograma, metodología e indicadores de gestión, académicas y administrativas. Entrega del plan de trabajo a la dirección del programa para su b) aprobación. Envió de plan de inversión a la subdirección para su aprobación. c) Implementación de los proyectos de un orden estratégico con sus d) respectivos eventos académicos, atendiendo a la programación académica. Diseño e implementación de una evaluación trimestral institucional y de e) aprendizajes a los diversos eventos. Elaboración de un estudio de impacto semestral por parte de coordinación f) académica para adelantar los ajustes a los eventos programados. 4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES Para adelantar el procedimiento de evaluación del personal docente, la coordinación académica, realizará las siguientes actividades: a) Elaboración de un proyecto de acción de evaluación docente semestral. b) Aplicación de instrumentos (Véase anexo F) para la realización de dos (2) evaluaciones de los docentes por parte de los estudiantes. c) Implementación del proceso de autoevaluación para docentes. d) Tabulación y análisis de la información para la realización de un informe diagnostico del personal docente de la Escuela.
  • 71. e) Socialización de los resultados de evaluación a personal docente. f) Realización de un plan de mejoramiento semestral y desarrollo docente para ser aprobados por la Dirección de programa respectivo. 4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN Las actividades requeridas para adelantar el proceso de homologación por parte de la coordinación académica son las siguientes: Recepción de solicitudes de homologación por vía telefónica y/o epistolar e a) inclusión en la base de datos. Verificación de que el aspirante a ingresar al programa presente en su b) orden los siguientes documentos atendiendo su calidad, veracidad y autenticidad, a saber así: Fotocopia autenticada y ampliada de la cédula de ciudadanía. • Fotocopia del diploma de Bachiller. • Certificados originales de calificaciones de los cursos realizados, • expedidos por la institución debidamente reconocida. Presentación de planes analíticos de los cursos realizados, • expedidos por la Institución Universitaria debidamente reconocida. Realizar la apertura de la hoja de vida del aspirante, con los documentos, c) señalados en el literal “b”. Realización del estudio de homologación considerando la correspondencia y d) equivalencia entre el plan de asignaturas vigente y las asignaturas y/o cursos presentados por el aspirante, considerando factores como: Considerar para homologar asignaturas con notas superiores o • iguales a tres punto cinco (3.5) Relación, consistencia y equivalencia de los objetivos y los • contenidos de los programas y el de los cursos presentados.
  • 72. Comparación entre la intensidad horaria prevista por la institución • y la presentada por el aspirante. Elaboración de Acta de homologación en original copia (véase anexo G). e) Para el caso de homologaciones de personal de la Escuela, además, de f) realizar las actividades señaladas en los literales anteriores, se debe recolectar y sistematizar la información existente del aspirante de cursos realizados en la institución, para efectos de realización del acta de homologación. Envío a la coordinación de registro y control para su archivo de la copia del g) acta de homologación en la carpeta y entrega del original al aspirante.
  • 73. PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA USUARIO PLANEACIÓN ACADÉMICA DESARROLLO DE EVENTOS ACADÉMICOS EVALUACIÓN EVALUACIÓN INSTITUCIONAL DE APRENDIZAJES Base de datos Estrategias
  • 74. PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES REGISTRO Y COORDINACIÓN DIRECCIÓN DE Procedimiento Actividades CONTROL ACADÉMICA PROGRAMAS 1.Entrega de estadísticas. 2.Diseño de planes de desarrollo académico - pedagógica. 3. Presentación para su aprobación a la jefatura de la dependencia. PLANEACIÓN Y 4.Aprobación del plan de GESTIÓN inversión. ACADÉMICA 5. Socialización con el personal docente. 4.Implementación del plan de desarrollo académico. 5. Seguimiento al plan. 6. Desarrolle de ajustes al plan 7. Sistematización y evaluación de resultados académicos. 8.Análisis del impacto 9.. Presentación del informe final 10 Envío copia Facultad. 10. Archivo del informe. Salidas de información Registro Planes de Diagnostico para Académicos desarrollo adelantar procesos individuales. académico de acreditación. Evaluación de impacto.
  • 75. PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES CUERPO COORDINACIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN Procedimiento Actividades DOCENTE DE PROGRA. 1. Elaboración de un proyecto. 2. Ajuste de instrumentos. 3. Aprobación jefatura de la dependencia. 4. Realización de evaluación. 5. Realización de la EVALUACIÓN autoevaluación. DE DOCENTES 6. Análisis de la información 7. Reunión con los docentes para exponer resultados. 8. Elaboración de informe. 9. Presentación de propuesta de contratación 10. Elaboración de propuesta de capacitación y desarrollo docente. 11. Aprobación de la propuesta de contratación y desarrollo docente. 12. Adelantar contratación y vinculación 13. Archivar documentación Autoevaluación Informe de evaluación docente Contratos de Salidas de información docentes Plan de mejoramiento docente vinculación.
  • 76. PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES ESTUDIANTE FACULTAD COORD. ACADÉMICA REGISTRO Y Procedimiento Actividades CONTROL 1. Elaboración de programación académica. 2. Entrega de material y programación a estudiantes. 3. Asignación de Director. 4. Entrega de trabajos de grado con dos copias. TRABAJOS 5. Asignación de Jurados de DE GRADO grado. 6. Recepción de trabajos de grado. 7. Realización de Ajustes metodológicos y técnicos. 8. Recepción de trabajos ajustados 9. Sustentación del trabajo 10. Recepción de documentos para trámites 11. Elaboración de trámites 12. Programación grados 13. Ingreso al sistema 14. Archiva carpeta egresados Trabajos de grado Programación académica Contratación de Base de Salidas de información Jurados y egresados directores
  • 77. PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES PROCESO: COORDINACIÓN Coordinación ACTIVIDADES INFORMACIÓN REG. Y CONTROL CONTABILIDAD ACADEMICA Académica a. Contacto con el usuario potencial para establecer requisitos. b. Recepción pago homologación. c. Legalización contable. d. Recepción de Documentos e. Verificación estado HOMOLOGACIÓN documento. f. Apertura carpeta g. Realización estudio h. Entrega acta i. Archivo copia Entrega al aspirante
  • 78. CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 5.1. Procedimiento de Archivo Es el proceso que permite la conservación, custodia y manejo de los documentos institucionales de orden académico y administrativo que dan origen a la historia y recopilan acontecimientos, actos y eventos administrativos actuales del Departamento de Educación Superior. Estos documentos, en su generalidad pueden ser de acciones Académicos o Administrativas, por lo cual es necesario dar cumplimiento al tramite necesario en cada una de las áreas correspondientes. Para efectos de organización física en el Departamento de Educación Superior, se encuentran ubicados dos tipos de archivo: 1. Archivo de Gestión, en el que se conservan y custodian documentos en medio físico y/o magnético correspondientes a los siguiente fólderes: No. 01 Documentación de llegada • No. 02 Documentación de salida • No. 03 Documentación ICFES • No. 04 Radiogramas llegados y salidos • No. 05 Actas de Consejo Académico • No, 06 Actas Varias • No. 07 Convenios • No. 08 Decretos Normas y Reglamentos • No. 09 Álbum histórico de Educación Superior • No.10 Extensión Universitaria • No. 11 Directivas y planes • No. 12 Colegio Militar Coronel Rondón • No. 13 Colegio Academia Militar Santander • 1. Archivo General, en el que se conservan y custodian documentos en medio físico y/o magnético correspondientes a los siguiente fólderes: Hojas de vida estudiantes •
  • 79. Hojas de vida de docentes • Actas de calificaciones • Actas de homologaciones • Estudiantes Inactivos • Estudiantes Inscritos • Asistencia • Postgrados • Evaluación de docentes • Información de cursos y diplomados • Trabajos de Grado • Otros • 2. Archivo semiactivo en el cual se conservan documentos de orden administrativo, legal fiscal contable y técnico. 3. Archivo histórico, en el cual se conservan documentos del tipo señalado anteriormente, del período inmediatamente anterior, adicionalmente se conservan documentos de orden cultural, histórico y científico.
  • 80. ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR PROCESO ARCHIVO 1. MARCOS DE ACTUACIÓN Se considera como referentes de actuación El Reglamento de 1.1.Normatividad Correspondencia y Archivo y la Ley General de Normas y disposiciones del Archivo General de la Nación. Conservar en buen estado y orden los diferentes documentos de 1.1.2.Objetivos carácter académico y administrativo. La documentación deberá ser archivada de acuerdo con las especificaciones técnicas de acuerdo con las normas mínimas de archivo. Ningún documento deberá ser duplicado o extraído sin la autorización de la Jefatura de Educación Superior. No deberá reposar ningún documento por fuera del área de 1.1.3. Políticas Educación Superior sin la debida autorización. Ningún documento será perforado, rayado, fraccionado o cualquier otra daño que altere su contenido o legibilidad. Los documentos se conservaran de acuerdo con el tipo de archivo y/o lugar físico destinado para ello.. Los registros de notas y los originales de actas, acuerdos, resoluciones deberán mantenerse y conservarse por tiempo ilimitado. 2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO Capacidad de proveer información oportuna, rápida y veraz para apoyar procesos de decisión. Capacidad técnica para manejo y procesamiento de información. En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente:
  • 81. PROCESO DE ARCHIVO LLEGA DOCUMENTO CLASIFICA Archivo DOCUMENTO o RADICA DOCUMENTO Base de ENTREGA datos DOCUMENTO CONTESTA ENTREGA APRUEBA DOCUMENTO DOCUMENTO
  • 82. PROCESO: Archivo UNIDADES RESPONSABLES Secretaria Dependencias ARCHIVO Procedimiento Actividades Dpto. Edusup O persona inactivo 1. Recepción documento 2. Radicación de documentos. 3. Entrega a destinatario 4. Seguimiento a documento. CORRES 5. Recepción respuesta al documento entregado 6. Radicación del documento de salida. 7. Archivo temporal de documento original recibido para contestar, con copia de la respuesta. 8.Archivo Final de original para responder y respuesta. Asentar en libro de Elaboración de Oficio de envío de Salidas de información radicación documentos de documentos gestión
  • 83. En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente: 1. La recepción de los documentos de diferentes tipos que entran al Departamento de Educación Superior, deberán ser registrados en el libro de correspondencia y será firmada la copia de recibido por parte de la Secretaria del departamento. 2. La Secretaria, deberá entregar el documento a la persona y/o dependencia indicada o responsable de dar respuesta al mismo, en tal sentido éste firmará en el libro de Correspondencia Entregada en la columna correspondiente. 3. La Secretaria, deberá hacer el seguimiento respectivo de la respuesta del documento e informar a la jefatura sobre los documentos pendientes. 4. La secretaria deberá radicar la respuesta del documento 5. La secretaria archivará por un año en su debido lugar el original recibido, con su respectiva copia de la respuesta. 6. Al final del siguiente año deberá relacionar una a una de las carpetas y demás archivo, para remitirlo al Archivo final.
  • 84. GLOSARIO TÉCNICO Aprendizajes: Se considera como construcciones de conocimiento que el estudiante elabora , en virtud de la comparación entre la práctica, los saberes previos y los adquiridos; en este sentido, se medirá a través de la apropiación, aplicación e integración de conceptos. Páginas de consulta Interactiva: Son las páginas de sistemas que combinan sonido, imagen y video para explicar un tema. Procesos: Son las diferentes actividades secuenciales que el estudiante ha tenido en cuenta para realizar una tarea, tal aspecto se medirá a partir de la claridad para seguir instrucciones , manejo del tiempo, así como habilidades y conocimientos mostrados para alcanzar metas a través de la utilización y optimización de recursos. Productos: Es el material escrito y las evidencias físicas solicitadas en las guías de apoyo técnico que el estudiante debe enviar para dar cumplimiento de su procesos de autoaprendizaje; para tal efecto se valora la consistencia, coherencia, presentación y manejo de la información. Simulación y realidad Virtual: Son programas de computador, que permiten navegar e interactuar con el modelo de simulación. Teleconferencia: Es la transmisión televisiva con comunicación telefónica en forma simultánea. Tutoría: Es el proceso mediante el cual el tutor acompaña a la realización del autoaprendizaje. Tutoría por Audioconferencia: Los aspectos logísticos de esta tutoría son muy importantes, y por tanto, se debe tener mínimo un teléfono araña (emisor) y un teléfono sencillo con altavoz el receptor. Es necesario tener un tema en común y se pueden colgar varios puntos en diferentes sitios del país, se sugiere remitir material previo para su estudio y análisis.
  • 85. Tutoría Epistolar: Es aquella que se hace a través de carta o por escrito, indicando los niveles de desarrollo del estudiante. Tutoría presencial: Es la tutoría con presencia física del tutor y el estudiante y se caracteriza por la solución inmediata de las dudas del estudiante. Tutoría Telefónica: Se hace vía telefónica o celular, en la cual el tutor puede conocer al estudiante mediante la forma como construya sus preguntas e indicaciones. Tutoría Virtual: Se hace a través de la utilización de medios sofisticado, asistidos por un computador en red para intervenciones con varios puntos en forma simultánea con imágenes y tiempos reales. Video interactivo: Modelos de asignaturas o temáticas que sirven para navegar a través de medios electrónicos.
  • 86. ANEXO A FORMULARIO DE INSCRIPCION FOTO HOJA DE VIDA 1. DATOS PERSONALES 1.1. Apellidos y Nombres____________________________________ 1.2. Rango ________________________________ 1.2. Documento de Identidad No._________1.2.1 Libreta Militar No. ____ 1.2.2. Distrito Militar No._________________________________________ 1.3. Lugar de nacimiento ___________________ Fecha 1.4. Dirección Residencia_______________________________________ 1.4.1. Teléfono_________________1.4.1.1. Ciudad ___________ 2. DATOS FAMILIARES 2.1. Nombre del padre_________________________________________ 2.1.1 Dirección __________________________2.1.1.1 Teléfono _______ 2.2. Nombre de la madre______________________________________ 2.2.1. Dirección ___________________________2.2.1.1. Teléfono ______ 2.3. Nombre del esposo_______________________________________ 2.3.1. Dirección ___________________________2.3.1.1. Teléfono ______ 3. DATOS ACADEMICOS 3.1. Estudios secundarios_____________________________________ 3.1.1 Institución_______________________________________________ 3.1.2. Titulo __________________________________________________ 3.1.3. Lugar _______________________3.1.3.1. Fecha 3.2. Estudios universitarios____________________________________ 3.2.1.Institución______________________________________________ 3.2.2. Titulo obtenido_________________________________________ 3.2.3. Lugar________________________________________________ 3.2.3.1. Fecha _____________________ 3.3. Otros Estudios 3.3.1. Institución_______________________________________________ 3.3.2. Titulo obtenido ___________________________________________ 3.3.3. Lugar________________________________________________ 3.3.3.1. Fecha ____________________
  • 87. 5. ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN 5.1. Fotocopia Diploma Bachiller 5.2. Original Examen de Estado 5.3. Fotocopia documento de Identidad 5.4. Fotocopia Libreta Militar 5.5. Dos fotos tamaño 3x4 6. FECHA DE INGRESO 7. ULTIMA FECHA DE MATRICULA 8. FECHA DE INGRESO 9. ULTIMA FECHA DE MATRICULA
  • 88. ANEXO B FORMULARIO DE MATRICULA CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA REGISTRO ICFES 2903 Resolución Mineducación 1777 MATRICULA No. _____________ 1. INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE APELLIDOS:___________________________ NOMBRES:____________________________ RANGO:______________________________ UNIDAD:______________________________ C.M. _________________ CÉDULA No.________________ DE _______________________ DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA:________________________________________________ TELEFONO CORRESPONDENCIA:_________________________________________________ 2. REGISTRO DE ASIGNATURAS PROGRAMA DE PROFESIONAL EN TELECOMUNICACIONES OTRO ______ TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES CODIGO ASIGNATUA PERIODO M H H 3. COSTOS CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR INSCRIPCIÓN 50.000 CERT/CONST MATRICULA 250.000 CARNET PORTE/CORREO 12.000 DER. GRADO MDULOS/GUÍAS 200.000 MATERIAL HOMOLOGACION OTROS TOTAL 512.000 TOTAL
  • 89. ANEXO C TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA 1. OBJETO Y DISPOSICIONES LEGALES 1.1. Objeto: La Escuela de Comunicaciones creada con resolución ICFES 2903 y resolución Mineducación No. 1777, y en su deseo de proyectar la Extensión Universitaria como medio de comunicación entre la Institución y el entrono regional, ha previsto la necesidad de estructurar los términos de referencia encaminados a ofertar los servicios educativos con base en formación permanente y continuada. 1.2. Recursos financieros Todo programa de extensión universitaria será preferentemente autofinanciable. En todos los casos el presupuesto proyectado para cada evento académico será analizado y aprobado por el Consejo Académico. 1.2. Disposiciones legales Las propuestas de extensión Universitaria se estudiarán de acuerdo con los parámetros señalados en el estatuto de extensión según el acuerdo 007 de 2003. 2. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Serán entregadas en el sitio y hora señaladas, en medio magnético y con el nombre de “Convocatoria pública para el desarrollo de proyectos de Extensión Universitaria” 2.1. Entrega de la propuestas Deberán ser remitidas a la Coordinación de Extensión Universitaria hasta las 15:00 horas del día del cierre de la convocatoria, los documentos se recibirán en la Escuela de Comunicaciones. 2.2. Obligatoriedad de la propuestas
  • 90. Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los contenidos en los términos de referencia. 2.3. Clarificaciones adicionales 3. TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS 3.1. introducción Debe hacer referencia a la situación que suscita la realización del curso, diplomado o evento de formación o capacitación. 3.2. presentación institucional Hace referencia a la naturaleza de la organización que desea participar en el proceso de capacitación y por lo tanto deberán dar a conocer quién es su institución y como está conformada y organizada. Los interesados dirigirán una carta a la Coordinación de Extensión Universitaria y presentarán sus propuestas en original y dos copias acompañadas de medio magnético, indicando su misión, visión y experiencia en el sector. Igualmente, presentarán el nombre del representante legal y el domicilio principal de la institución. Para personas naturales, se requiere la presentación de experiencias en el área del conocimiento que se desea participar, indicando su idoneidad profesional en el tema: 3.3. Justificación En este espacio se deben indicar las razones y motivos por los cuales se ofrece el proyecto de Extensión, se deben explicar los motivos de orden social y presentar una justificación del evento académico.
  • 91. 3.4. Objetivos Son las acciones que se pretenden realizar al desarrollar el evento académico. 3.5. Marcos de referencia Corresponde a los fundamentos de orden legal, conceptual, normativo, social, cultural, político, técnicos que enmarcan a los programas a desarrollar. 3.6. Estructura temática En la estructura temática se deben relacionar los contenidos que se piensan desarrollar durante el evento académico. 3.7. Población a quién va dirigido el programa Se debe indicar la población que se beneficiará del programa a realizar, es necesario hacer una cuantificación porcentual de acuerdo con la población total que pudiere ser beneficiada del programa. 3.8 Metodología Se debe indicar la metodología que se va a utilizar durante el desarrollo del evento académico, además, indicar la intensidad horaria y el cronograma de actividades. 3.9. Sistema de evaluación Se deben realizar las evaluaciones pertinentes con respecto a los estudiantes, docentes y capacidad institucional. 3.10. Cronograma de actividades Es necesario presentar un ordenamiento secuencial de las actividades a desarrollar durante el evento académico.
  • 92. 3.11. Estado de Costos Es conveniente presentar una estimación de ingresos y egresos del proyecto, con la especificación de los rubros que componen el presupuesto del evento. 4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 4.1.1 Componente Académico Este componente, constituye el 60% de la valoración de la propuesta y se debe considerar cuatro aspectos fundamentales tale como: 4.1.1. Contenido Se debe identificar lo siguiente: 3.1. Identificación del oferente: Se debe medir su capacidad académica pedagógica relacionada con el proyecto y el desarrollo de actividades de los docentes. 3.2. Marco de referencia: Se debe evaluar la pertinencia de las temáticas desde diferentes puntos de vista, teniendo en cuenta las necesidades a la problemática social, económica y cultural. 3.3. Objetivos: Se debe evaluar lo que pretende alcanzar y verificar la coherencia entre los objetivos y la proyección de actividades. 3.4. Población objeto: Se analiza la cuantificación y coherencia del programa. 4.1.2. Metodología Se evaluará la forma de metodológica que emplearán para desarrollar el evento académico, se verificará la calidad de ayudas didácticas empleadas para el desarrollo del proyecto. 4.1.3. Cronograma de actividades Se debe analizar la coherencia entre lo planeado y las actividades realizadas con respecto al tiempo utilizado.
  • 93. 4.2. COMPONENTE FINANCIERO Será evaluado el valor de los costos del proyecto, por un comité que se designe para tal fin y corresponde el 40% del puntaje total. 5. PONDERACIÓN DE LAS VARIABLES El total del puntaje corresponde a 100 puntos, bajo los siguientes porcentajes: COMPONENTE VARIABLE A EVALUAR PONDERACIÓN % A EVALUAR 1. identificación del oferente 10 Contenido 2. Marco de referencia 10 3. Objetivos 10 4.Población Objetivo 10 Metodología 1. Aspectos de forma 10 Cronograma de 1. Cumplimiento 10 actividades Costos del proyecto 2. Coherencia 40
  • 94. ANEXO D Departamento de Educación Superior INFORMACIÓN DE RETORNO Apellidos y Nombre ________________________________________ Asignatura ___________________________ Período ____________ Fecha de matricula: D____ M _____ A ______ Fecha de Recepción: D____ M _____ A ______ Fecha de envío : D____ M _____ A ______ CALIFICACIÓN Numero:_______ Letras _______________________ I. LOGROS Productos Procesos Aprendizajes II. ASPECTOS A MEJORAR Productos Procesos Aprendizajes Recomendaciones: Nombre y Firma Tutor:______________________________________
  • 95. ANEXO E CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES REG. ICFES No. 2903 Resolución No. 1777 EL INSPECTOR DE ESTUDIOS DE LA ESCUELA DE COMUNICACIONES HACE CONSTAR: Que el señor________________________________, identificado con Cédula de Ciudadanía No. ______________de ______________, se encuentra matriculado en el __________semestre del Programa de TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA Y COMUNICACIONES en la Jornada Nocturna, dicho programa está registrado con el Código ICFES 290326213842526913400 y Resolución Mineducación 1777. El horario de clases para este programa es de Lunes a Viernes de 6:00 a 10:00 P.M. y los sábados de 7:00 a 12:00. El período académico inicio el día ________________y finaliza el ____________. Esta constancia se expide a solicitud del interesado. Dada en Facatativá, a los ___días del mes de ________ de 2004. Mayor EWDVEN TORO BERMUDEZ Inspector de estudios
  • 96. ANEXO F EVALUACIÓN DOCENTES PROGRAMA: ASIGNATURA: NOMBRE DEL DOCENTE: ESCALA DE VALORACIÓN ITEM CRITERIOS DE VALORACIÓN E B R M D 1. ESTRATEGIAS PEDAGÓGICAS 1.1 Las explicaciones en clase son coherentes, profundizan los contenidos temáticos y facilitan la comprensión de los temas 1.2 Demuestra habilidad para expresar las ideas, conducir el diálogo y abrir discusión sobre temas vistos 1.3 Asesora, orienta, conduce y retroalimenta al estudiante hacia la adquisición de nuevos conocimientos 1.4 Utiliza ayudas tecnológicas, diseña material escrito y recomienda lecturas de tal manera que desarrolla el espíritu investigativo en el estudiante 1.5 La teoría que imparte es suficiente soporte para la realización de ejercicios prácticos 1.6 Utiliza dinámicas y estratégías no rutinarias en el proceso enseñanza - aprendizaje 2. CALIDAD EN EL TRABAJO 2.1 Presenta el programa general y el cronograma de actividades a realizar en el período académico respectivo 2.2 Presenta el sistema de evaluación antes de su aplicación y contempla opciones novedosas y de acción participativa 2.3 Da a conocer la agenda de trabajo para cada clase y cumple con el objetivo previamente trazado en el desarrollo de la misma
  • 97. 2.4 Propicia permanentemente el desarrollo pleno de la personalidad para la producción social y la formación integral 2.5 Desarrolla la práctica en forma reflexiva y creadora 3. CREATIVIDAD E INICIATIVA 3.1 Genera conciencia crítica entre los estudiantes 3.2 Ayuda a obtener el equilibrio entre el conocimiento, la práctica y la creatividad del estudiante 3.3 Integra la docencia con la investigación y la proyección social, como fortaleza para elevar la calidad del conocimiento 4. MANEJO DE GRUPO Y LIDERAZGO 4.1 Es un buen líder y propicia el diálogo con los estudiantes 4.2 Asume desde la acción pedagógica la formación integral del estudiante para que pueda transformar positivamente el entorno en el que vive 4.3 Propicia permanentemente el respeto y el reconocimiento a la dignidad humana 4.4 La metodología desarrollada en clase propicia el trabajo en equipos humanos. 4.5 Incorpora la acción formativa con el uso de tecnologías de la comunicación y de la información 4.6 Respeta los conceptos de los estudiantes y motiva permanentemente la clase 5. ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD 5.1 Cumple con las actividades académicas propuestas 5.2 Cumple con el horario establecido por la institución en el desarrollo de las clases 5.3 Maneja correctamente el tiempo durante el desarrollo de cada uno de los temas que imparte E B R M D OBSERVACIONES
  • 98. CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES REG. ICFES No. 2903 Resolución No. 1777 ANEXO G ACTA DE CALIFICACIONES Datos Generales Asignatura: _____________________________ Período ___________ Docente: _________________________________________________ Programa:_______________________________ Fecha ____________ Tipo de operación Parcial primero ___ Segundo ___ Examen Final ___ Examen de suficiencia ___ habilitación ___ Supletorio ___ Adición ___ CODIGO APELLIDOS Y NOMBRES NOTA Números Letras OBSERVACIONES: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______ Firma y nombre docente Registro y Control
  • 99. CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR ESCUELA DE COMUNICACIONES REG. ICFES No. 2903 Resolución No. 1777 ANEXO H ACTA DE CALIFICACIONES (acumuladas) Datos Generales Asignatura: _____________________________ Período ___________ Docente: _________________________________________________ Programa:_______________________________ Fecha ____________ Código 1P 2P 3P Examen Nota En letras Final definitiva OBSERVACIONES: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ ______ Firma y nombre docente Registro y Control
  • 100. 2.5. COORDINADOR ACADÉMICO IDENTIFICACIÓN DEL CARGO : Coordinador Académico NOMBRE DEL CARGO de Pregrados : Director de Pregrados CARGO JEFE INMEDIATO : Inspección de Estudios DEPENDENCIA OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Coordinar los procesos de orden académico, administrativo y pedagógico que permitan la formación integral de los estudiantes vinculados a los programas de pregrado que oferta la Escuela de Comunicaciones. FUNCIONES DE ORDEN ACADÉMICO 1. Orientar los procesos académicos de los programas de pregrado para el fortalecimiento de las prácticas de Enseñanza-aprendizaje. 2. Definir sistemas de seguimiento a los materiales didácticos, instrumentales, proceso de Enseñanza-aprendizaje y seguimiento a estudiantes. 3. Implementar procesos de investigación y evaluación de los programas académicos para determinar estrategias que permitan el mejoramiento académico de los mismos. 4. Elaborar la programación y carga académica según los requerimientos del programa. 5. Diseñar y elaborar guías de apoyo didáctico o documentos técnicos que permitan la inducción, capacitación y desarrollo docente.
  • 101. 6. Establecer mecanismos de comunicación entre los estudiantes y la Directiva de la Escuela de Comunicaciones. 7. Adelantar los trámites necesarios para el desarrollo de los procesos de grado. DE ORDEN ADMINISTRATIVO 1. Coordinar y supervisar el buen estado de la infraestructura académica, medios. 2. Coordinar los diferentes eventos culturales, pedagógicos y de Educación continuada programados por la Dirección de Pregrados. 3. Ejercer control de asistencia de los docentes de cada una de las asignaturas programadas. 4. Recibir en forma oportuna las actas de calificaciones emitidas por los docentes para su trámite ante Registro y Control. 5. Desarrollar las actividades relacionadas con la inducción a estudiantes nuevos. 6. Realizar informes de gestión académicos mensuales.

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