From contacts to contracts indonesian
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

From contacts to contracts indonesian

on

  • 1,168 views

 

Statistics

Views

Total Views
1,168
Views on SlideShare
1,168
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
46
Comments
1

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
  • JASA PENGURUSAN PERIZINAN EXPORT IMPORTIR
    “Corporate Legal services”
    http://www.saranaijin.com
    Komplek Ruko Segitiga Atrium Blok A1 Lt 2 Jl. Senen Raya No. 135 Jakarta Pusat 10410
    Tep: +(62) 21- 34833034 Fax : +(62) 21- 34833038
    Mobile: 081585427167
    Pin BB 285200BC
    Email: legal@saranaizin.com

    JASA PERNGURUSAN PERIZINAN EXPORT IMPORTIR
    - URUS API-P (ANGKA PENGENAL IMPORTIR PRODUSEN)
    - URUS API-U (ANGKA PENGENAL IMPORTIR UMUM)
    - URUS API PERUBAHAN
    - URUS APIP (Produsen) PMA BKPM
    - URUS APIU (Umum) PMA BKPM
    - URUS NIK EXPORT IMPORT
    - URUS NPIK
    - URUS IT ELEKTRONIKA
    - IT PAKAIAN JADI
    - IT ALAS KAKI
    - IT MAKANAN DAN MINUMAN
    IT OBAT TRADISINAL DAN HERBAL
    - URUS IP PLASTIK, IP BESI/BAJA, IP TEKSTIL
    - URUS PI BARANG MODAL BUKAN BARU
    - URUS ETPIK
    - URUS SKPLBI BARANG / LABEL PRODUK IMPORTIR
    - URUS POSTEL
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

From contacts to contracts indonesian From contacts to contracts indonesian Document Transcript

  • DIREKTORAT PEMASARAN LUAR NEGERIDIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
  • KATA PENGANTAR TERJEMAHANPada tahun 2005, Departemen Kelautan dan Perikanan melalui Direktorat PemasaranLuar Negeri, Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan mulaimembangun kerjasama dengan Swiss Import Promotion Programme (SIPPO) melaluiLetter of Intents (LoI) yang ditandatangani pada tanggal 02 Desember 2005 di Zurich.Kerjasama dimaksud untuk “capacity building” bagi pelaku usaha perikanan Indonesiadalam mengembangkan akses pasar ke Uni Eropa pada umumnya dan Swiss padakhususnya. Kerjasama dengan meliputi kegiatan workshop, pelatihan dan konsultasidengan expert dari SIPPO dan CBI. Salah satu bentuk kerjasama yang lain adalahpenyusunan materi promosi.Buku dengan judul “Melalui Kontak Menuju Kontrak” merupakan terjemahan dari bukuyang diterbitkan oleh Swiss Import Promotion Programme (SIPPO)yang berjudul “FromContacts to Contracts”. Buku ini dimaksudkan sebagai panduan dalam pelaksanaanpameran dan misi promosi dagang produk perikanan.Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalampenerbitan buku ini baik dari Departemen Kelautan dan Perikanan maupun SIPPO.Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi pengembangan promosi produk perikanan diwilayah pasar global. Jakarta, Desember 2008 Direktur Pemasaran Luar Negeri Saut P Hutagalung 1
  • Saduran :MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAKJudul asli From Contacts To ContractsAlih bahasa Hirfatul JannahTim Penyunting Rahmah Hayati Samik Ibrahim Trias Alamsari Harimurti Soekirno Ahmad Solah Eko Sunarko Amin Basuki Yustinus Edy Pramono Waluyo SubagyoDesain & layout Ahmad Solah Yustinus Edy PramonoFoto sampul Mediacolor’s (www.mediacolors.com)Edisi Pertama Cetakan pertama, Desember 2008Diterbitkan oleh Direktorat Pemasaran Luar Negeri Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan Departemen Kelautan dan Perikanan RI, 2008 Jl. Medan Merdeka Timur No.16 Jakarta Pusat Telp/Fax: 021-3521977 Email: promikan@dkp.or.id www.dkp.go.id © Hak Cipta dilindungi undang-undang 2
  • Diterbitkan oleh:OSECStampfenbachstresse No 85, P.O. Box 2407CH-8021 ZurichTelepon : +41 44 365 5151Fax : +41 44 365 5202E-mail : sippo@osec.chPenulis. konsep dan desain grafis oleh :Philip Zimmerman, Konsultan ManajemenZimmerman Consulting, CH-8157 DielsdorfGambar Sampul:Mediacolor’s (www.mediacolors.com)Hak Cipta dilindungi oleh:© 2008 OSEC 3
  • Penolakan:Informasi yang ada dalam buku ini terpercaya danakurat saat ditulis. Oleh karena itu, Buku ini diterimaoleh konsumen diluar tanggung jawab OSEC danpenulis dan mengikat pembaca untuk mematuhiperundang-undangan yang berlaku.Baik OSEC maupun penulis buku ini tidakmemberikan jaminan secara tersirat maupun tersuratmengenai kebenaran informasi yang terdapat dalambuku ini serta tidak bertanggung jawab ataskerusakan atau tuntutan terkait penggunaan buku inimaupun informasi yang terkandung didalamnya.Dilarang memperbarui atau merubah informasi dalambuku ini dengan alasan apapun, baik itu informasibaru maupun yang berlawanan serta perubahandalam peraturan, perundang-undangan atupunyurisdiksinya. 4
  • KATA PENGANTARDalam dunia bisnis saat ini dimana kompetisi sangat ketat, perusahaan akan mempunyaikeunggulan kompetitif atas kompetitor jika dapat menyediaakan kualitas produk danpelayanan yang bagus atas meningkatnya permintaan pelanggan. Bagi perusahaan, untukmencapai tujuan tersebut perlu menentukan kebutuhan dan keinginan tujuan pasar denganlebih efektif daripada kompetisi.Ekspor yang sukses merupakan proses yang komplek. Sekali perusahaan telahmengidentifikasi produk yang akan dijual ke pasar ekspor, perlu mengeksplore peluang pasar.Process ini melibatkan sejumlah riset pasar yang penting. Kemudian, perlu dikembangkanstrategi produksi, menyiapkan produk untuk target pasar, menentukan strategi terbaik untukmengirimkan barang pada distributor dan untuk dijual pada pelanggan untuk mendapatkankeuntungan financial.Langkah ini dapat dilaksanakan secara baik dengan perencanan dan persiapan yang matang.Bagian dari perencanaan dan proses pelaksanaan membutuhkan spesialisasi sepertipengangkutan barang, agen dan distributor untuk menjual produk, banks untuk menerimapembayaran, dan lain-lain.Buku pegangan “Melalui Kontak ke Menuju Kontrak” menyediakan informasi penting yangdiperlukan dalam rangka untuk menyiapkan pameran perdagangan dan bagaimana untukberpartisipasi selama pameran atau untuk membuat kontak langsung dan langkah pentingsetelah kontak pertama dilakukan untuk menghasilkan keuntungan maksimal dari menghadiripameran perdagangan. Sangat penting untuk dicatat, setelah promosi adalah tindak lanjutyang paling penting dimana jarang mendapat perhatian dari yang seharusnya. Buku peganganini menyediakan tuntunan yang membantu menyiapkan lebih baik untuk pasar ekspor danpameran perdagangan internasional sehingga anda dapat melakukan transaksi perdagangansecara lebih efektif yang setelah kegiatan pameran tersebut selesai.Penting untuk diketahui bahwa sebelum anda dapat menarik dan melayani pelanggan yanglain, perlu dijelaskan terlebih dahulu secara jelas apa yang akan anda tawarkan. Pelangganperlu mempunyai kepercayaan pada anda sebelum mereka mempertimbangkan untukmembeli produk yang anda tawarkan. Karena itu kredibilitas dan kepercayaan adalah pentingdalam bisnis. Anda mungkin akan bertanya pada diri anda sendiri, apakah anda mampu untukmengirimkan jumlah yang dibutuhkan tepat waktu, apakah anda dapat memenuhi standarkualitas untuk produk anda, apakah anda mempunyai sertifikat dan label yang diperlukan dantepat waktu untuk bisnis anda.Untuk mencapai kesuksesan dengan sedikit waktu yang hilang, perusahaan perlumenyampaikan kepastian pada pelanggan untuk menjamin kepuasan dan relasi bisnis jangkapanjang.Adalah harapan kami bahwa buku pegangan ini akan dapat membantu anda untukmewujudkan potensi ekspor dan kami berharap bisnis anda akan sukses. 5
  • DAFTAR ISI HalamanKATA PENGANTAR 4DAFTAR ISI 6UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN 9UNSUR-UNSUR PEMASARAN: ISTILAH 10PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN 13UNSUR DASAR MODEL PEMASARAN 14- Output (Produk, Jenis produk, Penentuan Harga, Citra/kesan- Komunikasi (Penjualan dan distribusi, Promosi penjualan, Iklan, Hubungan masyarakat)- Logistik (Kemasan, Pengangkutan, Pergudangan, Layanan konsumen)ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPOR 22PERTIMBANGAN AWAL 30Haruskah kita mengekspor? Bagaimana peluangnya? Dimanakah pasar-pasar yangpotential?Riset pasar- bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisi pasar luar negeriDaftar Pemantauan: Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuan kebijakanperusahaan tentang perlu tidaknya memilih pasar sasaran baruPAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN 39KONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUM 40Daftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran Pameran dagangPENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERAN –PERLU atau TIDAK 43- Kriteria Umum yang perlu dipertimbangkan- Biaya KeikutsertaanDaftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk Pengambilan KebijakanPARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN 49PERSIAPANMENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASI 50Daftar Pemantauan: Tujuan dan SasaranPERENCANAAN AWAL 54- Proses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang)- Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luar- Penyusunan Struktur Organisasi Tim Kegiatan- Papan Struktur Organisasi Tim Kegiatan- Penyusunan Anggaran DanaPENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIR 61- Program Pameran Dagang 6
  • DAFTAR ISI- Konsep StanDaftar Pemantauan: Komponen Penyusunan Konsep StanDaftar Pemantauan: Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak Luar- Ringkasan : Berbagai Filosofi Desain Stan- Menetapkan Ukuran dan Desain Stan yang tepat- Konsep Komunikasi- Menyiapkan Para Penjaga stan- Mengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersedia- Merumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yang potensial- Latihan dan Persiapan- Pedoman Penjaga stan- Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana- Kerangka Anggaran- Mengatasi Pemasalahan Sumber Dana : Anggaran Dana- Menjadwalkan Persiapan dan Pelaksanaan PameranDaftar Pemantauan: Transportasi, Perjalanan dan AkomodasiTAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN 99Struktur Organisasi StanDaftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stanTampil bagus dalam pameran: Aturan Dasar 101Melatih Penjaga (Petugas) StanMengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga StanMemastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara HarianMelalui Kontak Menuju Kontrak 106- Menciptakan Kontak: Pendekatan Pertama- Mengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan Kebutuhan PengunjungDaftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi Pengunjung- Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senang dan Tentram- Aturan Dasar dalam Menyambut PengunjungMemastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan KunjunganPAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI 117Pameran Sebagai Bagian dari Riset Pasar 118- Mempelajari kecenderungan persaingan dan pasar- Mengambil keuntungan dari kontak tambahanDaftar Pemantauan: riset pasar selama pameranTINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN 122Merencanakan Aksi Tindak Lanjut 123 7
  • DAFTAR ISIMenjaga Agar Tetap Ingat (Contoh surat pengingat dan penawaran) 127Menguatkan kontak/ hubungan. Tetap berhubungan rutin 130Daftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindak lanjut yang tepatASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 134Memastikan Keberadaan Pasar yang Tepat 135- Mengevaluasi Jalur Distribusi- Penjualan melalui Agen Komisi- Penjualan melalui DistrbutorDaftar Pemantauan :Mengevaluasi rekan distribusi yang tepatKontrak Perdagangan Internasional 143- Membagi biaya dan resiko antara penjual dan pembeli :syarat dan ketentuan berlaku (INCOTERMS)- Pelaksanaan dan Resiko Pemberian Kredit- Ringkasan Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran- Contoh Kredit yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat DibatalkanDaftar Pemantauan : Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan Setelah Pembukaan Kredit Dalam Bentuk DokumenDaftar Pemantauan : Isi Kontrak PerdaganganKONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG 158Persiapan menyambut misi pembelian 159Menyiapkan misi Penjualan 160Mengembangkan Perdagangan Online 165INFORMASI LEBIH LANJUTSekilas tentang OSECAlamat dan Website yang bermanfaat untuk memperoleh informasi lebihlanjutSumber informasi mengenai pasar-pasar asingDimana menemukan pembeli dalam internetDimana menemukan informasi mengenai pameran perdagangan internasional dalaminternet 8
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN ISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARAN PRINSIP-PRINSIP PEMASARAN UNSUR DASAR MODEL PEMASARANKeluaranKomunikasiLogistikAspek-aspek tertentu dari Konsep Pemasaran Ekspor PERTIMBANGAN AWALHaruskah kita mengekspor,Bagaimana peluangnya, Dimana pasar-pasar yang potensial?Riset Pasar - Bagaimana cara mengumpulkan informasi kondisipasar luar negeriCeklis : Beberapa hal penting yang perlu dinilai dalam penentuankebijakan perusahaan untuk perlu tidaknya memilih pasar sasaran 9
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANISTILAH : UNSUR-UNSUR PEMASARANDaftar di bawah ini merupakan definisi singkat dari ungkapan-ungkapan umum yangdigunakan dalam pembahasan aspek-aspek pemasaran: Unsur-unsur Pemasaran Pasar (Market) Kumpulan individu atau organisasi yang melakukan pertukaran untuk memenuhi kebutuhan akan produk tertentu seperti halnya keinginan dan kemampuan untuk memuaskan kebutuhan dengan menawarkan sesuatu sebagai imbalan Segmentasi Pasar Proses pembagian pasar kedalam kelompok (Market Segmentation) yang lebih kecil sesuai dengan ciri-ciri pasar tersebut. Penguasaan Pasar Bagian dari keseluruhan pasar yang (Market Share) menggunakan barang dan jasa dari organisasi tertentu Sistem Informasi Suatu sistem yang mengumpulkan dan Pemasaran menggali berbagai informasi sebagaimana (Marketing Information mencari konsumen yang potensial System) Penentuan Posisi Penentuan tindakan terhadap segmen pasar (Positioning) dimana penawaran produk dirancang dengan lebih baik dan berarti sehingga menempati suatu posisi yang kompetitif. Diferensiasi Produk Penentuan beberapa perbedaan produk yang (Product Differentiation) dapat membedakannya dengan produk pesaing. Penentuan bisa didasarkan pada kualitas yang baik, harga yang sesuai, ketepatan waktu pengiriman, dll. Pasar Sasaran Kumpulan individu atau organisasi dimana (Target Market) penyalur menciptakan dan memelihara bauran pemasaran yang spesifik 10
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANBauran PemasaranPemahaman klasik mengenai bauran pemasaran meliputi 4Ps (Four P’s):Produk (Product) Barang., jasa dan kegiatan yang meliputi unsur yang kongkrit dan abstrak. Unsur yang konkrit merupakan semua sifat produk yang bisa dirasakan secara fisik oleh konsumen. Sedangkan unsur yang abstrak meliputi aspek-aspek psikologis yang menjadikan suatu produk berarti dalam benak konsumen sasarannya.Harga (Price) Harga merupakan jumlah uang yang dibayarkan konsumen untuk suatu produk. Harga suatu produk perlu sebanding dengan daya jangkau konsumen sehingga konsumen tertarik untuk membelanjakan uangnya untuk suatu produk tertentu daripada untuk keperluan lain.Tempat (Place) Tempat merupakan lokasi dimana konsumen menerima barang atau jasa. Tempat pengiriman, termasuk juga seluruh sumber dayanya, merupakan bagian dari pembelian konsumen. Tempat yang mampu menyediakan kebutuhan konsumen akan lebih baik. Pada saat menentukan strateginya, seorang supplier perlu menentukan seberapa besar pasar sasarannya mampu membayar untuk kondisi dan sumber daya fisik dari lokasi tersebut. Istilah “bauran promosi” sering digunakan untuk mengacu pada semua sarana komunikasi yang tersedia antara lain periklanan, hubungan masyarakat, kegiatan penjualan perseorangan, publisitas serta promosi penjualan dan bahkan termasuk juga pemasaran langsung.Promosi (Promosi) Promosi meliputi berbagai bentuk alat perhubungan yang digunakan untuk mengkomunikasikan kelebihan barang atau jasa yang ditawarkan pada pasar sasaran. Tujuannya adalah untuk meyakinkan konsumen sehingga konsumen menyadari bahwa betapa langkanya penawaran tersebut. Selain itu, penawaran tersebut juga mampu memenuhi kebutuhan serta sesuai dengan persyaratan yang diinginkan konsumen. 11
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANPendekatan baru: Filosofi pemasaran yang berpusat pada konsumenSejalan dengan adanya globalisasi pasar, persaingan pun juga menjadi semakinketat dikarenakan berbagai sarana pemasaran baru seperti bisnis online(e-business) memudahkan masuknya para suplier baru. Untuk memperkuatposisi pasar bagi para suplier yang sudah ada, telah dirumuskan suatu filosofibaru yang berpusat pada konsumen, yaitu 4Cs yang menggantikan bauranpemasaran tradisonal 4Ps:• Produk (Product) menjadi Kebutuhan dan keinginan pembeli (Customer needs and wants)• Harga (Price) menjadi Biaya bagi pembeli (Cost to user)• Promosi (Promotion) menjadi Komunikasi (Communication)• Tempat (Place) menjadi Kemudahan memperoleh (Convenience)Ide dasar dari filosofi baru ini adalah untuk memenuhi kepuasan konsumensehingga menjadikan kuatnya hubungan bisnis dalam jangka waktu yang lama. 12
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANPRINSIP-PRINSIP PEMASARANBerdasarkan visi perusahaan, suatu perusahaan yang sukses akan mengaturperencanaan usahanya secara rinci. Dalam perencanaan tersebut, cita-cita, tujuanserta target dalam jangka panjang dan menengah akan ditetapkan dengan jelasdan gamblang. Perencanaan bisnis adalah alat yang strategis untuk perencanaanyang sesuai bagi sumberdaya masa depan yang diperlukan oleh perusahaan dalamrangka memperkuat posisinya dan untuk menjalankan usahanya demi mencapaikesuksesan perekonomian. Hal ini membantu perusahaan dalam menentukanstrategi pemasaran atas dasar bahwa tindakan untuk mempengaruhi pasarsebagaimana lingkungan perusahaan akan ditentukan, hal tersebut diatas disebutBauran pemasaran.Pemasaran tidak hanya berarti penawaran akan barang dan jasa tehadappasar. Berbagai langkah (tindakan) yang ditempuh perusahaan untukmemperkuat keberadaannya di pasar seperti halnya mempengaruhikemungkinan besar kebutuhan permintaan konsumen membentuk bagian daribauran pemasaran. Unsur-unsur lain dari bauran pemasaran yang berhasilmeliputi seluruh cara pemberian layanan konsumen dengan logistik yangoptimal.Bauran pemsaran mewakili seluruh tindakan yang diambil untuk meningkatkan danmenjamin pertukaran informasi antara satu perusahaan dengan pasar sekutunya.Hal ini tidak hanya meliputi kegiatan yang berpusat pada penjualan, akan tetapijuga meliputi seluruh cara penelitian dan pengembangan produk, citra perusahaansebagai suplier, sebagai pimpinan atau sebagai konsumen dari supliernya.dan yangterakhir sebagai mitra pemerintah dan masyarakat.Pemasaran yang sukses melibatkan perubahan terhadap semuakinerja dari suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pasartertentu. 13
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUNSUR DASAR MODEL PEMASARANAda banyak sekali model pemasaran yang ditawarkan. Tabel dibawah inimerupakan salah satu model pemasaran yang menitikberatkan pada tiga bidangutama, yaitu; keluaran, komunikasi serta logistik. Dalam hal ini, terlebih dahulu perludirumuskan strategi yang jelas untuk menentukan bauran pemasaran yang sesuaibagi suksesnya suatu perusahaan untuk masuk dalam satu pasar: MODEL PEMASARAN Keluaran (Output) Komunikasi Logistik Produk Penjualan dan distribusi Kemasan Jenis produk Promosi penjualan Pengangkutan Penentuan Harga Iklan Pergudangan Citra/kesan Hubungan masyarakat Layanan konsumenSebelum memilih suatu pasar, penting sekali untuk mempertimbangkan mengenaiinvestasi dan usaha yang perlu dilaksanakan untuk mencapai hasil yang layak.Tabel dibawah ini memberikan penjelasan ringkas mengenai beberap aspek utamayang perlu dipertimbangkan. Unsur Hal Yang Perlu Catatan Ditentukan Produk - Produk-produk apa saja Penetapan secara jelas yang akan dipasarkan mengenai barang-barang yang akan dipasarkan merupakan hal yang paling penting. Kebutuhan akan kualitas dan dayaguna berbeda untuk produk yang sejenis dalam hal ini biasnya terdapat penyesuaian produk dengan kondisi daerah setempat. 14
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan DitentukanProduk - Apa ciri-ciri produk yang Adaptasi produk membutuhkan dibutuhkan demi usaha tambahan berupa pemasaran yang sukses penelitian dan pengembangan sebagaimana investasi tambahan dalam menyesuaikan peralatan perusahaan. Sedangkan ongkos tambahan berpengaruh langsung terhadap keuntungan yang diperoleh. Dari faktor-faktor tersebut apakah Anda masih bisa menawarkan harga bersaing di pasaran baru? Terkadang sangat memungkinkan untuk menitikberatkan pada tempat- tempat tertentu dalam pasaran baru demi menghindaraiJenis - Apakah keseluruhan Memilih jumlah produk yangProduk jumlah produk akan sesuai untuk pasar baru ditawarkan dalam pasar merupakan bagian yang sangat baru? Apakah hanya penting. Semakin besar jumlah dititik beratkan pada produk, semakin besar produk dengan harga konsumen yang yang mahal atau murah? menguntungkan dan semakin meningkat pula persaingan dikarenakan banyaknya solusi yang ditawarkan pada konsumen. Akan tetapi biaya distribusi akan meningkat sejalan dengan tingginya jumlah produk. Dalam beberapa kasus, perusahaan pengekspor hanya menawarkan produk-produk yang memang ditujukan untuk pasar ekspor. - Apakah akan mengguna Memperkenalkan merk milik kan merk milik perusa- perusahaan cenderung lebih haan atau dipasarkan mahal akibat besarnya menggunakan merk yang pemasangan iklan serta berbeda atau mengguna tingginya biaya promosi kan label swasta milik penjualan. Penggunaan merk distributor atau agen pihak ketiga atau label swasta lokal (misalkan barang- dapat mempercepat penetrasi barang konsumen yang kedalam pasar-pasar baru. distribusikan melalui rantai supermarket yang sudah ada) 15
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan DitentukanPenentuan - Apakah keterkaitan antara Kebijakan penetapan hargaHarga biaya dengan pendapatan yang bersaing sesuai dengan berkenaan dengan keadaan pasar saat itu sangat persaingan atau menentukan keberhasilan penguasaan pasar di perusahaan. Harga yang sesuai masa depan? Apakah mencerminkan daya guna segmentasi pasar produk serta mengacu pada memungkinkan dan keutamaan produk yang dapat mudah untuk dilaksana diterima pasar. Tingkat kan? (terkait dengan keutamaan produk yang tingkat harga dan diharapkan dan diterima potongan) mungkin berbeda antara satu pasar dengan pasar lainnya. - Struktur distribusi yang Ketepatan waktu pengiriman seperti apa yang dapat tidak selalu terlaksana digunakan dari tinjauan tergantung pada jarak tempuh. persediaan barang akan Penanganan persediaan di tetapi secara ekonomis gudang perlu segera diatur baik masih menguntungkan? ditangani sendiri ataupun melalui pihak ketiga seperti penyedia logistik atau distributor. Hal penting yang perlu diingat adalah semakin sering suatu produk ditangani oleh pihak ketiga hingga sampai ke konsumen, semakin kecil keuntungan yang tersisa. Oleh karena itu, biaya produksi atau pembelanjaan dari suatu produk memiliki pengaruh yang sangat menentukan pemilihan saluran distribusiCitra - Apakah citra perusahaan Citra dasar perusahaan tidak sesuai untuk pasaran perlu dirubah, akan tetapi baru? Perlukah diadakan penyesuaian (perubahan) penyesuaian untuk mungkin dibutuhkan terkait memenuhi kondisi daerah dengan kondisi daerah setempat? setempat di pasar baru (misalkan lingkungan budaya dan atau politik, persaingan, dsb). Hal terpenting yang perlu dilakukan adalah menetapkan citra yang mau disampaikan di pasar sehingga menjamin suksesnya penetrasi ke dalam pasar yang dinginkan: 16
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan Ditentukan Sifat-sifat yang diperlukan untuk membentuk reputasi: kepercayaan, tinggi rendahnya harga, berorientasi pada kualitas, dsb.Penjualan - Konsep Distribusi Pemilihan saluran dan mitra (misalkan jalur penjual distribusi yang tepat merupakandan eceran, departemen store, faktor penentu keberhasilanDistribusi perusahaan perdagangan, suatu perusahaan. Meskipun pemasaran langsung, rekan demikian, dalam era perubahan waralaba, dsb.) yang pesat serta globalisasi ekonomi saat ini, konsep distribusi perlu diarahkan pada rekonsiderasi yang konstan serta diperlukannya evaluasi terhadap kemungkinan alternatif lain. Kondisi pasar bisa serta merta berubah dan memberika dampak pada struktur distribusi. - Menempatkan tenaga Penempatan tenaga kerja kerja milik perusahaan perusahaan bisa berarti atau bekerja sama berhadapan dengan biaya dengan mitra atau agen tenaga kerja yang tinggi, akan distribusi. tetapi menjamin terpusatnya upaya penjualan. Sebagian besar perusahaan ekspor memilih pasar baru melalui agen atau distributor, sehingga menghemat biaya selama periode awal dan pada saat yang bersamaan juga memperoleh keuntungan berupa hubungan yang tercipta dengan distributor lokal serta pengetahuan tentang pasar. Aspek kritis dalam mengevaluasi mitra distribusi yang ”tepat” tercakup dalam Bab ”Aspek-aspek umum Perdagangan Internasional” 17
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan DitentukanPromosi - Apakah langkah yang Konsep yang sangat jelasPenjualan akan digunakan sebelum berkenaan dengan kegiatan dan setelah memilih promosi perlu ditentukan untuk pasar baru? Apa yang mencegah melebarnya upaya dibutuhkan sebagai yang tidak terkendali serta investasi awal? pemborosan uang. Promosi penjualan meliputi: - Pengelolaan media pendukung penjualan dan promosi untuk mempersiapkan penerima- an pasar - Rangsangan perdagangan untuk meningkatkan motivasi distributor dan konsumen (penghargaan yang bergantian, keistimewaan, potongan berdasarkan volume penjualan, bonus ber- dasarkan jumlah unit yang terjual, dsb) - Dukungan iklan untuk distributor Penyelenggaraan kegiatan- kegiatan promosi (misalkan, kegiatan sosial atau budaya) bagi konsumen dan distributor.Iklan - Cara pemasangan iklan, Kampanye iklan yang tepat media yang digunakan, merupakan faktor lain yang serta anggaran biaya menentukan keberhasilan untuk iklan masuknya suatu perusahaan dalam suatu pasar. Pelanggan yang menguntungkan perlu mengetahui suplier baru, produk-produknya serta keuntungan tambahan yang bisa mereka harapkan ketika meggunakan produk tersebut. Dalam menentukan sarana dan media yang digunakan dalam iklan, suatu perusahaan perlu mengetahui kegiatan yang dilakukan pesaingnya. Pemasangan iklan cukup meng- 18
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan Ditentukan menghabiskan biaya yang besar, pemilihan sarana dan media yang memberikan hasil terbaik sangatlah penting: - Iklan di media cetak (koran harian, jurnal khusus perdagangan, terbitan- terbitan kelompok dagang atau sektor industri tertentu, dsb) - iklan penjualan lewat pos langsung kepada pelanggan tetap, yang terpilih dan menguntungkan perusahaan (akan tetapi material pengiriman sedikit mahal) - Penunjukan iklan penjualan (terutama untuk barang- sandang pangan) serta pemberian sampel - Pemasangan iklan di media elektronik (seperti televisi dan radio) - Iklan lewat website di internet - dsb. Apapun jenis sarana atau media yang dipilih, hal terpenting adalah bahwa semua capaian menunjukkan tampilan yang seragam sesuai dengan desain perusahaan yang berbadan hukum.Hubungan - Apa pesan yang ingin Hubungan masyarakat meliputiMasyarakat disampaikan kepada seluruh kegiatan yang berkaitan masyarakat, kepada dengan citra dan reputasi(Public siapa, dalam bentuk apa perusahaan dalam tiap-tiapRelations dan berapa biayanya? pasar. Disamping memberikan/PR) keterangan, PR juga termasuk dalam keanggotaan klub lokal dan asosiasi, mendukung kegiatan-kegiatan sosial dan budaya, memelihara hubungan (koneksi) baik dengan media lokal, dsb. 19
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan DitentukanKemasan - Jenis kemasan apa yang Permilihan bentuk kemasan dipakai? apakah ada yang sesuai telah menjadi alat batasan - batasan atau pemasaran yang semakin peraturan yang dibutuh penting selama beberapa tahun kan dalam pemberian ini. Akibat adanya label khusus? kecenderungan suatu produk (keselamatan dan prosedur menjadi semakin mirip antara penanganan, informasi satu dengan yang lain baik perlindungan, dsb) terkait dengan kualitas maupun dayaguna, pemakaian kemasan yang baik merupakan tawaran yang diberikan pada distributor seperti halnya kepada konsumen tingkat akhir. Aspek- aspek umum mengenai penanganan yang aman dan mudah selama pengangkutan dan penyimpanan membantu menghemat biaya, aspek lain yang berdampak positif pada konsumen akhir: - Penanganan yang mudah ketika dipakai - Tersedianya ruang gudang penyimpanan - Penghematan biaya akibat kemudahan penghancuran dan pengolahan kembali kaleng-kaleng yang kosong - Tampilan yang menarik (Kosmetik dan sandang pangan) Terakhir, selera masyarakat bisa berbeda dalam pasar yang berbeda pula, sehingga penyesuaian (perubahan) pada desain kemasan mungkin dibutuhkan.Pengangkutan - Jalur pengangkutan mana Hal yang sangat penting disiniPergudangan dan alat trasportasi apa adalah menemukan yang benar-benar tepat keseimbangan yang tepat dalam menjamin antara biaya transportasi dan perpindahan produk dari biaya pergudangan untuk suplier kepada konsumen memperkecil pengeluaran total akhir yang memastikan untuk logistik. Pengangkutan persediaan produk saat yang lebih cepat menjaga digunakan dan dibutuhkan? pergudangan setempat rendah,- 20
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANUnsur Hal Yang Perlu Catatan Ditentukan namun biaya yang dihabiskan lebih mahal. Memastikan ketersediaan produk pada suatu waktu sangatlah penting dimana persaingan setempat sedang berlangsung.Layanan - Bagaimana pengaturan Kelompok layanan konsumenKonsumen layanan konsumen yang diorgainisir dengan baik, sehingga menjamin mampu mengatasi layanan pra ketepatan waktu dan pasca penjualan dengan pengiriman, memberikan baik. Kelompok layanan ini layanan yang terpercaya menciptakan penghubung seperti halnya penawaran antara penjualan, produksi, layanan pasca penjualan logistik serta rekan bisnis eksternal. Proses pemesanan yang tepat sebagaimana penyediaan pemberian layanan pasca penjualan yang diberikan dengan terampil dapat meningkatkan kepuasan konsumen-bahkan jika terdapat konsumen yang melakukan klaim. 21
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN ASPEK-ASPEK TERTENTU DARI KONSEP PEMASARAN EKSPORPrinsip pemasaran seperti yang telah dibahas, dapat diterapkan kapanpun perusahaanmempertimbangkan untuk masuk kedalam pasar baru, baik dalam ruang lingkupdomestik maupun ekspor. Hal yang sama juga berlaku bagi pengenalan produk danjasa baru dari pasar-pasar yang lebih dulu ada. Berkenaan dengan bidang utamamodel pemasaran, penjelasan berikut dapat digunakan untuk menyusun konseppemasaran bidang ekspor. Dalam pangsa pasar luar negeri, selain daya guna danketersediaan produk, penentuan harga yang sesuai dengan pemenuhan keperluankonsumen juga menjadi faktor penentu.Faktor-faktor eksternal besar kemungkinan berbeda dengan faktor-faktor yangsudah dikenal di pasar domestik. Penilaian terhadap faktor-faktor tersebut perludilakukan lebih awal. Sehingga faktor tersebut bisa dipertimbangkan pada saatpengaturan konsep pemasaran. selain itu, penilain ini juga membantu untukmencegah terjadinya hal-hal yang tidak menyenangklan di masa depan.Output Produk/Jenis Produk - Kesesuaian (kompatibilitas) produk dengan peraturan setempat, norma-norma dan standar perusahaan. - Apakah produk kita sesuai dengan peraturan yang ada dalam pasar tersebut? - Apakah produk kita mengarah pada berbagai prosedur perijinan impor (pemeriksaan kesehatan, ongkos pengolahan lanjutan, surat ijin impor, dsb)? - Apakah produk kita mengarah pada pengesahan secara resmi oleh pengadilan dalam pasar ekspor? - Pembatasan dan perlindungan impor produk - Perlukah kita menangani berbagai batasan-batasan impor bagi produk kita? 22
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Adakah perlindungan yang berpihak pada produk yang kompetitif dari produksi setempat? - Apakah produksi setempat, persiapan akhir, atau kemasan eceran dari produk memberikan tambahan keuntungan dibandingkan dengan impor produk jadi? - Apakah infrastruktur dan tenaga kerja yang dibutuhkan tersedia untuk menjamin produksi setempat dan persiapan akhir produk kita dalam memenuhi standar kualitas?Penentuan Harga- Kesesuaian (Kompatibilitas) dengan kondisi pasar setempat - Kesatuan harga - sistem ukuran apa saja yang biasanya digunakan oleh masing-masing pasar? ukuran dalam meter, sistem pengukuran yang dipakai kerajaan, atau yang lainnya? - Apakah harga barang tersebut sudah termasuk pajak atau bukan (misalnya pajak pertambahan nilai, pajak hasil penjualan serta pajak-pajak yang lainnya? - Apakah produk kita mengikuti standar kendali harga yang ditetapkan pemerintah, sehingga membatasi kita dalam menentukan harga kita sendiri demi mencapai tujuan pemasaran kita? - Struktur harga: Apakah kita perlu membayar bea cukai yang memberikan dampak negative terhadap struktur harga kita dari pesaing setempat? - Seberapa mudah penukaran harga produk kita dalam mata uang setempat? atau perlukah kita membayar biaya lain terkait dengan harga yang tidak bisa di kurskan atau kerugian yang diderita? 23
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN Citra - Keharmonisan dengan Citra Perusahaan - Apakah citra perusahaan kita cocok untuk kondisi pasar tersebut (misalkan kebiasaan adat istiadat, budaya, politik, dsb) - Apakah citra perusahaan kita mengganggu atau merusak citra dari pesaing kita yang sudah ada? perlukah kita mengubah citra perusahaan kita?KOMUNIKASI Penjualan dan Distribusi - Organisasi penjualan - Apakah organisasi ekspor perusahaan sudah disusun dengan tepat sehingga mampu mencapai semua konsumen yang potensial? - Jenis organisasi penjualan apakah yang dilaksanakan oleh pesaing kita? - Perlukah kita memiliki kantor penjualan di daerah setempat untuk menjamin bisnis kita di pasar tersebut? atau mampukah kita memenuhi kebutuhan pasar dari luar? - Apakah perusahaan dan distributor kita memiliki sumberdaya dan tenaga kerja yang bisa menjangkau pasar? - Apakah di daerah setempat terdapat larangan terkait dengan pemasaran produk kita? - Distribusi - Bagaimanakah struktur distribusi yang telah dibentuk untuk pemasaran produk kita dalam masyarakat setempat? Mampukah kita melakukannya lebih baik? Perlukah kita melakukan penyesuaian dengan struktur yang sudah ada? 24
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Apakah konsep distribusi produk kita sejalan dengan keadaan daerah setempat? - Adakah peraturan setempat yang membatasi kebebasan kita dalam penentuan jaringan distribusi kita (misal produk-produk tertentu untuk toko- toko tertentu, contohnya bengkel teknik, farmasi, dan toko-toko eceran tertentu yang sudah memiliki ijin? - Adakah peraturan setempat terkait pembuangan dan daur ulang kemasan habis pakai dan produk yang sudah digunakan? - Apakah konsep distribusi kita serupa dengan konsep milik pesaing?- Media pendukung penjualan - Apa sajakah media pendukung yang dibutuhkan (map, brosur, lembar data taknis, lembar data keamanan data, deskrispi teknis, buku pedoman, dsb) - Dalam bahasa apakah media pendkung tersebut ditulis? Dalam Bahasa Inggris atau dalam salah satu bahasa daerah setempat? siapa yang akan mengalih bahasakan? - Apakah isi media pendukung tersebut mudah dipahami oleh masyarakat pasar sasaran terkait dengan level intelektual dan latar belakang pendidikan mereka? atau Perlukah kita memfokuskan diri pada bagian pasar tertentu? - Apakah konsumen yang sudah membaca panduan produk kita memahami efek samping dari produk kita? Perlukah kita merubah isi panduan tersebut (misalkan dengan mencantumkan petunjuk penggunaan, anjuran pembuangan dan daur lang, petunjuk penyimpanan, dsb)? 25
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Dorongan usaha - Bisakah potongan harga yang digunakan dalam pasar dalam negeri diterapkan dalam pasar ekspor (terkait dengan peraturan mengenai pajak). - Apakah pesaing kita sudah menerapkan sistem pemberian bonus yang berbeda? perlukah kita menyesuaikan dengan mereka? Apakah sistem ini mudah diterapkan? - Distributor yang mendukung - Apakah materi iklan yang ada cocok untuk digunakan dalam pasar ekspor? perlukah kita mendesain ulang dalam bahasa setempat? - Perlukah kita memberikan latihan khusus untuk tenaga distributor kita (terkait dengan kelengkapan produk dan penerapannya? perlukah kita menyiapkan promosi khusus (misalkan Beli 2 Dapat 3, perlombaan, dll)? Iklan - Peraturan setempat - Adakah peraturan setempat mengenai pengiklanan (Iklan yang membanding-bandingkan, kaidah etis dan moral, kondisi budaya dan politik, dan lain-lain)?LOGISTIK Kemasan - Desain kemasan - Apakah di daerah setempat terdapat peraturan mengenai kemasan produk kita (seperti keamanan dan kemudahan dalam pengangkutan dan pemeliharaan, peraturan pengamanan khusus untuk kemasan yang berisi cairan, benda-benda berbahaya, kelengkapan pengamanan, batasan muatan per kemasan untuk produk tertentu, dan sebagainya)? 26
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Apakah wadah kemasan yang digunakan dalam pasar lokal cocok pula ekspor ( misalkan pengangkutan lewat air dan udara)? atau perlukah kita mendesain kemasan khusus untuk pasar ekspor? - Apakah desain kemasan eceran kita sejalan dengan cita rasa masyarakat setempat serta trend mode terbaru dalam pasar ekspor? - Jaminan kualitas: Apakah kemasan produk kita cocok untuk disimpan dalam kondisi cuaca dalam pasar ekspor? atau perlukah kita melindungi kemasan dari tingginya kelembaban atau rendahnya suhu setempat?- Pelabelan (Pemberian nama) - Apa sajakah peraturan-peraturan mengenai pelabelan produk dalam negara setempat (terkait dengan komposisi produk, saran pembuangan dan daur ulang, petunjuk keselamatan, klasifikasi produk-produk berbahaya, dan lain- lain? - Apakah pelabelan dilakukan dalam satu bahasa? Perlukah kita mendesainnya dalam bahasa yang berbeda? Perlukah komposisi produk di cantumkan? - Apakah pelabelan ini lebih ekonomis di negara setempat? atau perlukah kita melakukannya di perusahaan sebelum produk tersebut di angkut untuk menghemat ongkos cetak, biaya cetak untuk huruf-huruf khusus, dan sebagainya)?Pengangkutan dan Pergudangan- Kondisi cuaca selama proses pengangkutan dan penyimpanan - Untuk menjamin kualitas dan kinerja produk, perlukah kita mengangkut produk dalam alat pengangkutan khusus agar produk tersebut terlindungi dari pengaruh iklim yang tidak cocok (misalkan perlindungan terhadap kelembaban yang tinggi, suhu dikontainer kapal laut, suhu di daerah pegunungan, dsb) 27
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Apakah produk kita membutuhkan suhu kamar atau kondisi khusus di pasar tersebut? perlukah kita mengatur sarana penyimpanan khusus untuk mencegah kerusakan produk? - Apakah di daerah setempat terdapat alat transportasi yang tepat dan bisa menjamin serta melancarkan distribusi produk lebih lanjut sehingga kualitas produk bisa tetap terjaga? atau Perlukah kita membangun jaringan dan infrastruktur distribusi yang tepat?- Pengemasan dan perbaikan kembali - Adakah persyaratan pelatihan khusus untuk penjaga setempat mengenai penyimpanan produk, pemeliharaan serta pengemasan baru?Layanan Konsumen- Layanan teknis - Apakah kita atau distributor kita sudah memiliki penjaga yang terampil serta ketersediaan peralatan dan infrastruktur untuk menjamin layanan teknis yang baik terhadap konsumen (misalkan tentang pemeliharaan, suku cadang, jasa perbaikan, dsb)? - Adakah persyaratan bagi penjaga setempat untuk mengikuti pelatihan khusus mengenai perawatan produk dan layanan teknis untuk konsumen?- Layanan pasca penjualan - Apakah jumlah penjaga yang ada mampu melayani permintaan konsumen mengenai informasi tambahan serta bantuan setelah pengiriman produk? - Apakah standar atau ukuran yang perlu digunakan untuk memastikan kendali kualitas yang tepat selama proses penyimpanan dan perawatan serta pengangkutan seAndainya terjadi komplain konsumen terhadap kualitas produk kita? 28
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN - Bisakah layanan/jasa pasca pembelian produk ditangani oleh penjaga kita sendiri? atau perlukah kita membentuk organisasi lokal di pasar tersebut?Untuk menentukan jenis produk dan lokasi tujuan ekspor, dibutuhkanpenilaian yang cermat terhadap semua pertanyaan tersebut di atas. Haltersebut tidak hanya berkaitan dengan kemudahan persyaratan, namunjuga dengan ketersediaan kapasitas persediaan, infrastruktur teknis sertasumber daya manusia dan modal yang dibutuhkan untuk menjaminkeberhasilan penjualan dan penetrasi perusahaan di pasar. 29
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN PERTIMBANGAN AWALSebelum terlibat dengan seluruh pertanyaan yang relevan mengenai kondisi pasarekspor yang potensial saat ini, terlebih dahulu perlu dibuat beberapa pertimbanganawal. Evaluasi awal perlu dilakukan: Apakah pelaksana perusahaan, kapasitas sertasumberdaya teknis dan keuangan memungkinkan perluasan aktivitas bisnis terhadappasar baru? jika tidak, apa yang bisa menjadi investasi tambahan yang dibutuhkanuntuk mendapatkan kemampuan dan organisasi yang tepat? Selain itu, Apakahkeuntungan lain yang diharapkan dari aktivitas ekspor? Berapa jangka waktu yangdibutuhkan untuk mencapai semua keuntungan tersebut? HARUSKAH KITA MENGEKSPOR? BAGAIMANA PELUANGNYA? DIMANA PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?PELUANG Membangun Bisnis Tambahan - Meningkatkan kapasitas dalam perusahaan produksi yang ada Ada satu skenario yang menceritakan bahwa ada perusahaan yang mengalami titik kejenuhan, akan tetapi dalam perusahaan tersebut masih memiliki kapasitas produksi cadangan. Penguasaan terhadap pasar domestik tambahan hanya dapat dicapai dengan cara menurunkan harga yang kemudian berpengaruh pada kualitas pasar. Namun, hal ini bisa juga dicapai dengan cara mengembangkan pasar-pasar baru. Pengembangan ini bertujuan untuk meningkatkan hasil produksi serta menciptakan kontribusi tambahan tanpa mempengaruhi keuntungan yang diperoleh bisnis domestik. - Membuka peluang baru untuk berkembang Jika hanya memenuhi permintaan konsumen domestik, perusahaan tidak akan mencapai kemajuan lebih lanjut. Oleh karena itulah, pasar-pasar baru juga menawarkan potensi bisnis tambahan untuk memastikan kestabilan kemajuan perusahaan dalam kondisi besarnya biaya tanggungan serta agar perusahaan 30
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN selalu bersikap inovatif. Dalam hal ini, aktivitas ekspor dapat menguntungkan perusahaan mengingat kemampuan pabrik-pabrik yang ada di perusahaan dapat dimanfaatkan menjadi hal-hal lain yang lebih menguntungkan dan pada saat yang bersamaan juga dapat meningkatkan keseluruhan produktivitas. Memastikan Keberadaan Pasar Jangka Panjang - Menurunkan resiko pasar dalam pasar global Pada saat pusat perhatian perusahaan tertuju pada penggabungan atau restrukturisasi perusahaan, konsumen domestik bisa jadi beralih ke pasar yang lain. Keberadaan perusahaan dalam pasar-pasar tersebut membantu menjamin keberlangsungan bisnis perusahaan dalam menyeimbangkan rendahnya permintaan di pasar dengan naiknya penawaran di pasar baru. - Meningkatkan keuntungan (Profitabilitas) Saat harga produk dan jasa suatu perusahaan agak rendah di pasar domestik akibat kondisi perekonomian umum, nilai tambah dapat diperoleh dalam pasar yang lebih berkembang secara ekonomis jikalau kualitas barang dan jasa yang ditawarkan memenuhi kebutuhan pasar tersebut.DIMANAKAH PASAR-PASAR YANG POTENSIAL?Pada dasarnya semua pasar memilki kekuatan yang potensial jikamenawarkan kemungkinan terciptanya usaha tambahan pada level yangmenguntungkan. Untuk memastikan besarnya keuntungan yang diperoleh,sangat diperlukan evaluasi yang cermat mengenai pasar-pasar baru yangakan dimasuki.Beberapa pertanyaan yang menentukan perlu tidaknya suatu perusahaan memilihpasar baru dapat dilihat pada Daftar Pemantauan di halaman 35. Untuk menjaminkecermatan evaluasi diperlukan pengumpulan informasi sebanyak mungkin darisumber-sumber yang dapat dipercaya. 31
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANTidak semua pasar dapat dimasuki dalam waktu yang bersamaan mengingat adanyaketerbatasan sumberdaya. Oleh karena itu, sebuah perusahaan perlu menetapkansasaran dan tujuan yang ingin dicapai saat memilih pasar baru sesuai dengan rencanabisnis dan strategi pemsaran dalam jangka panjang dan menengah.Adapun sasaran dan tujuan tersebut antara lain:- Menambahkan volume produksi keluaran dalam produk yang sudah ada sehingga mengoptimalkan beban kemampuan pabrik dalam mencapai tambahan sumber biaya.- Meningkatkan sumber biaya dengan cara mengembangkan penjualan dengan harga tinggi saat harga di pasar domestik tidak memuaskan.- Mengembangkan pasar-pasar baru demi kemajuan perusahaan di masa depan pada saat pasar-pasar domestik mengalami kejenuhan serta tidak mencapai kemajuan yang diharapkan.- Menyebarkan resiko kegagalan bisnis di bidang dimana persaingan ketat berlangsung akibat sedikitnya jumlah konsumen di pasar domestik.- Menyediakan subsidi bagi konsumen lokal yang beroperasi secara internasional dalam pasar-pasar asing.Dari beberapa tujuan tersebut, bukan hanya satu sasaran tujuan yang dapatditerapkan, akan tetapi beberapa diantaranya tergantung pada kondisi perusahaantersebut. Setelah sasaran dan tujuan ditetapkan, barulah kemudian dilaksanakanevaluasi terhadap pasar-pasar baru. 32
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANRISET PASAR- BAGAIMANA CARA MENGUMPULKAN INFORMASIKONDISI PASAR LUAR NEGERIPasar di tiap-tiap daerah yang berbeda tidak selalu mudah untuk di periksaterkait dengan potensi yang dimiliki tanpa adanya koneksi sebagai sumberinformasi. Keputusan perusahaan untuk memilih pasar baru tidak hanyadidasarkan atas perkiraan kemampuan pasar, namun juga pada faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi aktivitas pemasaran dalam pasartersebut.Banyak sekali informasi yang dapat diperoleh dalam format cetak, baik dari sumber-sumber resmi maupu tak resmi, diantaranya mengenai:Kondisi Perekonomian Umum suatu Pasar Publikasi pemerintah mengenai kondisi perekonomian Publikasi ini diterbitkan oleh Kamar Dagang, Menteri Perdagangan atau Dinas Perdagangan Provinsi. Publikasi ini memuat informasi yang bermanfaat bagi kemajuan pasar, industri utama, hubungan perdagangan serta pembangunan kegiatan. Majalah terbitan pemerintah Departemen perdagangan luar negeri serta departemen keuangan berbagai negara menerbitkan majalah yang mengulas tentang perkembangan terbaru serta situasi sosial dan politik pasar secara umum. publikasi resmi ini dapat diperoleh secara langsung dari departemen yang menerbitkan atau dari kantor hubungan perdagangan di kedutaan atau konsulat perusahaan setempat. Laporan dan data statistik yang diterbitkan oleh organisasi International Sebagian besar informasi awal mengenai situasi dan perkembangan sosial, politik dan ekonomi suatu pasar diperoleh dari literatur terbitan organisasi internasional, seperti Organisasi Perdagangan Internasional, Federasi Pasar Internasional, PBB, dan sebagainya) 33
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN Buletin informasi perekonomian umum Buletin ini diterbitkan oleh bank, perusahaan asuransi, dewan pengangkutan atau asosiasi industri yang serupa. Buletin ini memuat informasi mengenai infrastruktur industri dan logistik suatu pasar, sistem keuangan, neraca pembiayaan, neraca perdagangan luar negeri dan sebagainya. Majalah survey Beberapa penerbit terkenal menerbitkan survey secara berkala mengenai ekonomi global atau wilayah geografis sasaran, yang dilengkapi dengan latar belakang informasi tentang perkembangan ekonomi, sosial dan politik, misalkan ”Survey Global Tahunan” yang diterbitkan oleh The Economist . Publikasi ini juga banyak memberikan informasi mengenai struktur pasar dan karakter masyarakat suatu negara, misalkan tentang tingkat pendidikan, jumlah tenaga kerja serta lingkungan budaya sekitar.Kemampuan (Kapasitas) Pasar Data statistik impor pemerintah Data ini merupakan sumber informasi yang cukup sulit karena berupa gambaran umum mengenai volume serta nilai impor satu kumpulan produk. Selain itu, dari data ini juga diketahui negara produk ini berasal. Data ini dapat digunakan sebagai indikator arah kecenderungan pasar, namun data ini tidak menjelaskan apakah pertumbuhan dalam impor mencerminkan keseluruhan posisi berdasarkan daftar biaya atau hanya satu atau dua produk yang dimasukkan dalam posisi yang sama. Data statistik ekspor pemerintah Data ini hampir serupa dengan data impor, akan tetapi ada satu hal yang berbeda, yaitu: jika impor produk suatu perusahaan berasal dari pasar sasaran yang potensial, maka hal ini membuktikan bahwa ada kelebihan daya tampung produksi lokal di negara yang dipermasalahkan. Memilih pasar ini sebagai sasaran berarti bahwa perusahaan akan menghadapi persaingan lokal yang sangat ketat. 34
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN Laporan Asosiasi Bisnis Jika sektor industri kita terorganisir dengan baik dalam satu asosiasi industri, laporan produksi perusahaan baik untuk pasar domestik maupun asing dapat memberikan kita informasi mengenai pemakaian bahan baku, produk setengah jadi atau produk jadi dalam pasar tersebut. Laporan tahunan mengenai konsumen potensial serta pesaing pada pasar sasaran Laporan tahunan memuat informasi yang sangat bermanfaat bagi perkembangan sektor industri. Selain itu juga memberikan penjelasan tentang perkembangan perekonomian serta konsumen yang potensial dalam pasar tersebut.Pembatasan Prasyarat Peraturan pengangkutan Perusahaan pengangkutan internasional merupakan sumber informasi yang paling baik dalam mengurangi prasyarat selama proses pengangkutan, penanganan dan penyimpanan produk dalam pasar asing (antara lain mengenai keamanan pengangkutan, peraturan kemasan khusus, prosedur bea cukai, biaya serta pajak yang perlu dibayarkan. Perundang-undangan Walaupun secara internasional terdapat kesepadanan peraturan impor, tiap negara masih memiliki perundang-undangan yang berbeda, contohnya yang terkait dengan perlindungan lingkungan, kondisi kerja, labelisasi dan pengesahan produk, limbah buangan, nilai tukar mata uang asing, dan lain-lain. Informasi seperti ini dapat diperoleh dari kamar dagang atau dari departemen hubungan perdagangan di kedutaan. Tambahan informasi pendahuluan dapat diperoleh melalui sumber- sumber tidak resmi 35
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANSeminar dan konferensiBiasanya dilaksanakan oleh organisasi promosi dagang, bank, perwakilanpemerintah atau Kamar Dagang. Acara ini memberikan peluang perolehaninformasi primer dari sumber langsung pasar sasaran.Diskusi pribadiDilaksanakan melalui perwakilan perusahaan yang menjalankan bisnis atauberdasarkan pengalaman dalam mengembangkan bisnis di pasar sasaran. 36
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARANDAFTAR PEMANTAUAN:BEBERAPA HAL PENTING YANG PERLU DINILAI DALAMPENENTUAN KEBIJAKAN PERUSAHAAN UNTUK PERLU TIDAKNYAMEMILIH PASAR SASARANStrategi Perusahaan Apakah mengembangkan pasar ekspor baru sesuai dengan stategi perusahaan? Apakah perusahaan memiliki sumber dana, logistik serta sumber daya manusia yang cukup untuk memasuki pasar sasaran? Apakah tujuan kuantitatif dan kualitatif yang ingin dicapai?Kondisi Pasar Apakah citra perusahaan sesuai dengan lingkungan politik, budaya dan sosial pasar tersebut? Apakah pasar tersebut memiliki cukup kemampuan dalam pencapaian tujuan kuantitatif dan kualitatif? Apakah struktur harga dalam pasar tersebut menguntukan pemasaran produk perusahaan? Adakah peraturan yang membatasi perdagangan bebas yang terkait dengan pembatasan impor, kesehatan dan peraturan keselamatan serta persyaratan pengesahan dari pengadilan)? Adakah kondisi budaya yang mempengaruhi konsep komunikasi (terkait dengan pengiklanan dan promosi penjualan) atau pemakaian produk perusahaan? Apa saja saluran distribusi yang tersedia? Apakah saluran tersebut sudah tersedia untuk perusahaan? Apakah terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil untuk memastikan penanganan terhadap produk perusahaan selama proses pengangkutan, penyimpanan dan pemakaian? 37
  • UNSUR-UNSUR UMUM PEMASARAN Apakah di daerah setempat terdapat tenaga kerja yang berkualitas dan terampil untuk menajmin layanan konsumen (terkait dengan pertolongan teknis dan perawatan) yang diberikan?Cakupan Produk Produk apakah yang ingin di pasarkan dalam pasar sasaran? Apakah produk-produk ini memerlukan penyesuaian dan pengkondisian lagi agar sesuai dengan keadaan pasar sasaran? Apakah penyesuaian dan pengkondisian tersebut berpengaruh terhadap pabrik domestik atau pasar ekspor lokal perusahaan (terkait dengan kontrak tambahan, perijinan serta ketersediaan sumber daya manusia dan infrastruktur yang tepat)? Apakah petunjuk pemakaian diterbitkan sesuai dengan kemampuan dan latar belakang pendidikan konsumen serta kurangnya peraturan produk dalam pasar setempat?Logistik Apakah pengemasan produk sesuai dengan peraturan lokal (terkait dengan labelisasi dan keamanan produk selama proses pengangkutan dan penyimpanan)? Apakah infrastruktur setempat sudah tersedia untuk menjamin distribusi yang tepat sasaran sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pasar?Investasi Apakah investasi tambahan yang perlu dibuat untuk menjamin keberhasilan dalam memilih pasar, terkait dengan kualitas yang dibutuhkan serta pengiriman ynag tepat waktu? Apakah investasi tambahan yang dibutuhkan sesuai dengan hasil yang diharapkan? 38
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARANKONSEP KOMUNIKASI – SEBUAH PERTIMBANGAN UMUMDaftar Pemantauan: 10 Kunci Keberhasilan Pemasaran PamerandagangPENGAMBILAN KEBIJAKAN : KEIKUTSERTAAN DALAMPAMERAN – YA atau TIDAKKriteria Umum yang perlu dipertimbangkanLogistikBiaya KeikutsertaanDaftar Pemantauan: Lembar evaluasi untuk PengambilanKebijakan 39
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN KONSEP KOMUNIKASI - SEBUAH PERTIMBANGAN UMUMKonsep komunikasi merupakan bagian yang sangat penting dalam bauranpemasaran karena melibatkan semua komponen untuk menjamin kejelasantersampaikannya pesan perusahaan terhadap mitra kerja sebagaimana halnyaidentitas perusahaan yang sudah menyatu di dalamnya sebanyak seperti ke arahmitra eksternalnya.Dalam konsep komunikasi terdapat beberapa pengertian, yaitu: • Pesan : Informasi apa yang perlu disampaikan? • Pendengar : Kepada siapa pesan tersebut disampaikan? • Media : Apa media yang digunakan agar komunikasi tepat sasaran? • Frekuensi : Seberapa sering pesan tersebut disampaikan?Diagram di bawah ini menunjukkan kedudukan pameran dalam kosep komunikasisuatu perusahaan. IDENTITAS PERUSAHAAN KONSEP KOMUNIKASI KOMUNIKASI INTERNAL KOMUNIKASI EKSTERNAL - Laporan berkala tentang IKLAN HUBUNGAN informasi penjaga MASYARAKAT - Petunjuk keamanan - Petujuk Kerja PAMERAN - Petunjuk Pemasaran - Informasi khusus yang lain - Acara-acara Sosial 40
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARANPameran tidak dapat dipandang sebagai bagian yang terpisah dari aktivitas penjualandan pemasaran. Kegiatan-kegiatan tersebut tidak saling menggantikan, akan tetapisaling melengkapi, misalkan penjualan dan distribusi, promosi penjualan,perngembangan dan desain produk, logistik serta jasa layanan konsumen. Kegiatan inimemberikan peluang bagi para pengunjung dan peserta pameran untuk mendapatkaninformasi terbaru pasar atau satu bidang industri, kecenderungan pasar,perkembangan produk, patokan serta status industri dalam menjalankan produksi danmenerapkan teknologi.DAFTAR PEMANTAUAN:10 KUNCI KESUKSESAN PEMASARAN PAMERAN DAGANG Jangan pernah menganggap keikutsertaan dalam pameran dagang sebagai kegiatan yang terpisah, akan tetapi menggabungkannya dalam strategi komunikasi dan pemasaran jangka panjang. Jangan mengAndakan intuisi pribadi saat memutuskan apakah bursa pasar bersifat menguntungkan atau tidak. Akan tetapi, utamakanlah pengambilan keputusan, analisis mendalam serta evaluasi yang cermat terhadap beberapa pertimbangan awal. Tetapkan tujuan yang ingin dicapai secara jelas, relistis serta terukur pada saat berpartisipasi dalam pameran. Tetapkan kelompok sasaran dan pastikan Anda memahami kebutuhan- kebutuhan mereka Rencanakan kenaikan biaya akibat keikutsertaan dalam pameran sebagai suatu investasi yang menguntungkan perusahaan terkait dengan berhasilnya perusahaan setelah beberapa selang waktu. Awali proses perencanaan Anda sedini mungkin, atur oragnisasi kegiatan tersebut dengan merumuskan wilayah kekuasaan dan tanggung jawab sejelas mungkin. 41
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARANLibatkan beberapa ahli dalam proses awal sehingga mereka dapat berbagiketerampilan, kreativitas serta pengalaman dibandingkan dengan penjagainternal.Pilih anggota pekerja stan kita secara cermat. Berikan mereka teknikpersiapan dan pelatihan khusus mengenai kebutuhan-kebutuhan yangdiperlukan terkait kekutsertaan perusahaan dalam pameran.Jadwalkan dan rencanakan tindakan lanjut setelah mengikuti pamerandengan baik. Sediakan kapasitas tenaga kerja yang memadai.Selama keikutsertaan dalam pameran, pastikan pelaksanaan badan hukumperusahaan dengan konsekuen. 42
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN PENENTUAN KEBIJAKAN: IKUT SERTA ATAU TIDAK ?KRITERIA UMUM YANG PERLU DIPERTIMBANGKANKeikutsertaan dalam pameran memang cukup mahal. Hal ini tidak hanya berhubungandengan biaya yang dikeluarkan, sumberdaya manusia yang dibutuhkan selama masaperencanaan, persiapan, pelaksanaan serta tindak lanjut setelah pameran berakhir.Oleh karena itu, sangat perlu dilakukan evaluasi yang cermat terhadap kemudahan dankebutuhan persiapan pada saat pameran.Hal-hal di bawah ini merupakan beberapa kriteria umum yang perlu dipertimbangkan: Apakah arti penting pameran bagi kita dan bagi pasar? Siapa saja pengunjungnya? - Pelanggan potensial yang ada - Distribusi dan mitra distribusi yang potensial - Pandangan para ahli (wartawan, ilmuwan, insinyur pembangunan serta tokoh yang memiliki pengaruh politik - Pesaing - dan sebagainya Pameran: Apakah arti pameran bagi tiap-tiap bidang industri? - Apakah pameran dikenal sebagai acara yang menjadi trend-setter? - Apakah pameran tersebut berada dalam ruang lingkup regional, nasional atau internasional? - Apakah pameran tersebut sudah diumumkan di media elektronik dan media cetak? - Apakah para pesaing kita ikut berpartisipasi pada pameran sebelumnya? apakah mereka juga ikut serta dalam pameran saat ini? 43
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN- Apakah pelanggan kita mengunjungi pameran kita? Apakah tujuan, maksud dan harapan mereka mengunjungi pameran?Apakah kita memiliki produk untuk dipamerkan?- Apakah produk kita cukup menarik minat pengunjung?- Adakah hal-hal atau pengembangan produk baru yang kita hadirkan untuk pasar?- Bisakah kita membuktikan kecocokan produk kita dengan keadaan industri atau dengan mode terbaru saat ini?Apakah keikutsertaan tersebut secara ekonomis menguntungkan?Biaya dan keuntungan- Apakah upaya yang dilakukan untuk menyelenggarakan pameran ini sangat seimbang dengan hasil yang diharapkan?- Apakah keikutsertaan dalam pameran ini sesuai dengan bauran pemasaran produk atau dengan strategi pasar kita?- apakah keikutsertaan memiliki pengaruh yang mengimbangi komponen- komponen lain dalam bauran pemasaran kita?- Adakah jalur pemasaran selain pameran yang mampu mencapai hasil yang sama dengan biaya yang lebih rendah dan lebih tepat guna?- Apakah kita memiliki sumber keuangan dan sumber daya manusia yang memadai untuk menjamin kesuksesan pameran?Apakah tujuan yang ingin kita capai?- Menemukan distributor atau agen pengawas baru- Mendapatkan pelanggan yang setia dan potensial- Memasuki pasar baru- Menguji pasar baru serta menilai kemampuannya 44
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN - Meluncurkan jaringan produk baru - Menunjukkan kesiapan kita melawan para pesaing yang sudah ada dan potensial.Memilih pameran yang “tepat” dalam rangka mencapai sasaran hasil yang diharapkantidaklah selalu mudah. Saat mencoba menarik para peserta dan pengunjung tambahandalam meningkatkan pentingnya arti sebuah pameran, para penyelenggara cenderungmenyajikan informasi yang tidak sesuai dengan kenyataan. Katalog dari pameran-pameran sebelumnya menjadi sumber informasi yang sangat berguna terkait denganstruktur peserta pameran, produk dan jasa yang ditunjukkan pada masyarakat, sertaperkembangan pameran selama tahun-tahun tersebut.Sumber informasi lain yang bisa digunakan untuk menilai arti pentingnya suatupameran dalam persaingan industri dapat diperoleh dengan cara mempelajari rencanatata letak aula pameran. Semakin luas stan yang disewa, semakin besar artipentingnya pameran bagi perusahaan yang bersangkutan.BIAYA YANG DIKELUARKAN UNTUK KEIKUTSERTAANKeikutsertaan dalam suatu pameran mengakibatkan munculnya berbagai jenispembiayaan baik dari awal perencanaan hingga pelaksanaan, dari tahap keikutsertaanserta tindak lanjut pasca pameran. Penyusunan anggaran biaya di awal memudahkanpengambilan kebijakan seperti apakah keikutsertaan dalam pameran sangatmemungkinkan berkaitan dengan investasi yang dimiliki. Daftar biaya di bawah inisangat berguna saat menyusun dasar anggaran : Perencanaan dan persiapan - Perjalanan awal untuk penilaian (observasi) awal - Penyusunan konsep komunikasi (perantara perundingan dari luar) - Konsep awal stan (Ahli dari luar, perusahaan pendirian stan) Pengiklanan, komunikasi, hubungan masyarakat serta media pendukung penjualan - Iklan yang berkaitan dengan pameran baik di media cetak maupun elektronik. - undangan melalui surat termasuk tiket bebas masuk 45
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN - pemasangan iklan/registrasi di katalog resmi - membagi-bagikan hadiah - Pengalih bahasaan, layout serta pencetakan media pendukung (misalkan brosur atau katalog) pameran dalam bahasa setempat - Desain, susunan dan realisasi presentasi multimedia (seperti video, film, CD ataupun DVD)Tempat pameran serta Konstruksi Stan - Ongkos sewa ruangan stan pameran - Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk perlengkapan stan - Ongkos cetak dan produksi benda-benda yang dipamerkan - Ongkos sewa atau biaya yang dikeluarkan untuk peralatan presentasi termasuk kursi dan meja untuk diskusi. - Ongkos sewa untuk sistem penerangan - Biaya konstruksi stan - Biaya pemasangan jaringan komunikasi dan daya listrik. - Biaya pemasangan instalasi teknis seperti persediaan air, pompa angin, mesin cuci, mesin pembuat kopi, mesin fotokopi, dan sebagainya) - Biaya untuk hiasan, seperti pohon dan bunga.Katering dan hiburan bagi pengunjung - Biaya untuk acara-acara dan pertunjukan khusus - Biaya makanan dan minuman bagi pengunjungPemakaian stan - Ongkos perawatan (kebersihan stan) - Biaya pembuangan limbah cair. - Biaya daya listrik - Biaya penyimpanan produk untuk dipamerkan atau pengosongan kontainer selama pameran - Honor penjaga keamanan 46
  • - PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARAN Logistik - Biaya transportasi pameran - Ongkos penyimpanan kontainer kosong selama pameran - Biaya keluar masuknya barang serta biaya penanganan pameran - Biaya asuransi pameran selama pengangkuyan,serta penanganan pameran Penjaga (tambahan, hanya berhubungan dengan biaya pameran) - Biaya pelatihan - Biaya pas jalan dan parkir penjaga - Gaji penjaga tambahan baik penjaga stan, penerjemah, serta penjaga jasa layanan) - Biaya perjalanan - Akomodasi penginapan dan makan - Pakaian (terkait dengan pemakaian dress code yang seragam) - Biaya asuransi perjalananBerbagai jenis pembiayaan yang timbul dari keikutsertaan kita dalam pameranmembutuhkan perencanaan anggaran yang cermat agar pengeluaran perusahaantetap terkendali. Biaya yang tercakup disini merupakan faktor penentu dalampengambilan keputusan perlu tidaknya keikutsertaan perusahaan dalam pameran.Daftar Pemantauan di bawah ini berfungsi sebagai sarana untuk mengevaluasi kriteriadasar pengambilan kebijakan. Apabila jumlah pertanyaan yang bisa di jawab lebih dariseparuh, maka keikutsertaan perusahaan sangat perlu dipertimbangkan kembali. 47
  • PAMERAN SEBAGAI SALAH SATU UNSUR PEMASARANDaftar Pemantauan:LEMBAR EVALUASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN Sudahkah kita merumuskan dengan jelas target dan tujuan yang ingin dicapai dalam pameran tersebut? Apakah keikutsertaan dalam pameran mengimbangi komponen-komponen lain dalam bauran pemasaran kita? Dengan ikut serta dalam pameran, Apakah segmen sasaran yang ingin kita capai sesuai dengan strategi pemasaran kita? Apakah kita memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk menjamin tampilan yang maksimal di dalam pameran? Apakah upaya yang diperlukan untuk tampilan yang maksimal sangat sesuai dengan hasil yang diharapkan? Apakah barang dan jasa yang ditawarkan dapat memenuhi permintaan pasar? Apakah keikutsertaan dalam pameran merupakan suatu keharusan untuk menaikkan bendera perlawanan terhadap para pesaing kita yang potensial? Apakah pameran tersebut benar-benar memiliki arti yang sangat penting bagi pasar sasaran kita sehingga bisa membenarkan investasi dalam keikutsertaan ini? Apakah pameran tersebut memberikan kemungkinan terciptanya koneksi baru dengan cara yang lebih efisein dibandingkan hanya bergantung pada langkah- langkah yang lain? Apakah kita memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjamin adanya tindak lanjut setelah pelaksanaan pameran? 48
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASIDaftar Pemantauan: Tujuan dan SasaranPERENCANAAN AWALProses Perencanaan Keikutsertaan dalam Pameran (Pameran dagang)Melibatkan Penyedia Layanan (Jasa) dari pihak luarPenyusunan Struktur Organisasi Tim KegiatanPapan Struktur Organisasi Tim KegiatanMenyusun Anggaran DanaPENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIRProgram Pameran (Bursa) DagangKonsep StanDaftar Pemantauan: Berbagai Filosofi Desain StanMemutuskan Ukuran dan Desain Stan yang tepatKonsep KomunikasiMENYIAPKAN PARA PENJAGA STANMengevaluasi jumlah penjaga stan yang tersediaMerumuskan Persyaratan tentang Keahlian yang dibutuhkan serta Pelatihan yangpotensialLatihan dan PersiapanPedoman Penjaga stanMENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANAKerangka AnggaranCara mengoptimalkan pembelanjaan sumber danaMENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASISIAP-SIAP UNTUK TINGGAL LANDASDAFTAR PEMANTAUAN: Tujuan dan Sasaran 49
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN MENETAPKAN TUJUAN DAN SASARAN PARTISIPASISeperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa menetapkan tujuan dan sasarankeikutsertaan dengan jelas sangatlah penting. Ini tidak hanya terkait dengan keputusanakan perlu atau tidaknya perusahaan untuk ikut serta dalam pameran, namunpenetapan tujuan dan sasaran ini juga penting sebagai parameter analisis dan auditkeberhasilan selanjutnya.Tujuan dan sasaran yang ingin dicapai perlu bisa diukur dan sesuai denganstrategi pemasaran perusahaan.Penetapan tujuan dan sasaran tersebut tidakhanya mencakup nilai kualitatif dan kuantitaif, akan tetapi juga meliputi tanggungjawab yang terlibat di dalamnya.Untuk melaksanakan analisis hasil yang dicapai dalam pameran dengan lebih efisien,perlu dilakukan pemberian tanggung jawab secara langsung kepada tim kegiatan ataupenjaga stan untuk memastikan keterlibatan dan komitmen mereka.Hal-hal berikut perlu ditetapkan saat menyusun daftar tujuan dan sasaran: - Subyek tujuan atau sasaran - Tingkat sasaran yang ingin dicapai - Wilayah sasaran - Jangka waktu dalam pencapaian tujuan dan sasaran - Tanggung jawab tiap pihak dalam pencapaian tujuan dan sasaranDaftar Pemantauan berikut ini berisikan gagasan mengenai kategori tujuan dansasaran serta beberapa kriteria keberhasilan selama maupun setelah pelaksanaanpameran, akan tetapi, daftar ini hanya terbatas pada beberapa contoh saja. Tujuan dansasaran yang ingin dicapai oleh tiap perusahaan dalam pameran tergantung padakedudukan perusahaan tersebut dalam pasar saat ini serta rencana bisnis dan strategipemasarannya. 50
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANUntuk memastikan penetapan sasaran dan tujuan yang realistis dan dapat dicapaidalam pameran, sangat perlu dilakukan penetapan tujuan pemasaran perusahaansejak awal : - Tujuan dan Sasaran Perusahaan - Tujuan Pemasaran - Tujuan dan Sasaran terkait keikutsertaan perusahaan dalam pameran 51
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDaftar Pemantauan: TUJUAN DAN SASARAN TUJUAN DAN SASARAN KRITERIA UKURAN KEBERHASILAN KATEGORI SUBYEK SELAMA SETELAH PAMERAN PAMERANPerkembangan Koneksi Baru Jumlah Koneksi Koneksi yangPasar Baru Sesuai dengan Segmen Sasaran Koneksi dengan Jumlah Koneksi, Koneksi yang Distributor dan Agen Arti Pentingnya Sesuai dengan yang berpotensi perusahaan yang Segmen Sasaran sudah dihubungi Koneksi dengan Jumlah dan Koneksi yang pengambil keputusan Kualitas Koneksi Sesuai dengan Segmen Sasaran Riset Pasar (Perilaku Jumlah informasi Analisis, Hasil dan pengunjung, dan data yanng langkah yang perlu Persaingan, Kondisi dikumpulkan diambil Pasar, dan Jalur Distribusi)Promosi Presentasi Produk dan Pendapat Langkah yangPenjualan Jasa pengunjung, ditempuh dan Jumlah brosur yang tawaran yang keluar, jumlah terkumpul setelah pertanyaan, jumlah pameran, pesanan langkah tindak yang diterima serta lanjut yang usaha tambahan disepakati yang diperoleh Presentasi dan Penerimaan dan Langkah yang Pengenalan Produk Perhatian dari ditempuh setelah Baru pengunjung pameranPenjualan Kontrak Penjualan Jumlah Kontak Pentingnya Koneksi penjualan yang terkait dnegan ditAndangani saat volume dan pameran pendapatan berlangsung penjualan Perundingan sebelum Jumlah Jumlah dan kontrak Perundingan dan Kualitas Kontrak Kesepakatan yang yng ditAnda tangani terkumpul setelah pameran berakhir 52
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANMempertahankan Menghibur Konsumen Jumlah Koneksi Pentingnya bisnisBisnis yang sudah yang sudah ada bagi konsumenada yang sudah ada, bisnis tambahan Managemen Jumlah Koneksi Pentingnya bisnis penanggungjawab bagi penanggung utama jawab utama Penurunan Faktor Jumlah Koneksi, Usaha dan persaingan Pendapat pesanan tambahan Pengunjung yang diperoleh 53
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PERENCANAAN AWALPROSES PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN DALAM PAMERANProses perencanaan melibatkan dua tahapan berbeda: Fase Perencanaan Awal Fase Perencanaan AkhirKerangka konsep keikutsertaan disusun dan dirumuskan selama fase perencanaanawal. Hasilnya adalah anggaran awal untuk keikutsertaan. Anggaran dana awalmemberikan beberapa keterangan yang berkaitan dengan sumber dana yangdibutuhkan demi suksesnya partisipasi dalam pameran. Keputusan akhir tentang perlutidaknya suatu perusahaan akan diambil berdasarkan konsep awal sebagaimanaanggaran awal. Proses perencanaan awal dapat digambarkan seperti dibawah ini: Strategi Pemasaran Tujuan Pemasaran Konsep Komunikasi Partisipasi dalam pameran: Sasaran dan Tujuan Konsep Awal Dimana ? Apa? Untuk Siapa? Oleh Siapa? Bagaimana? Evaluasi terhadap Produk apapun Target segmen Penjaga stan Konseppameran yang tepat Pameran apakah yang ingin dicapai yang Komunikasi yang disajikan dibutuhkan Pameran Konsep Stan Anggaran dana Awal Tipe dan Ukuran STAN Total Investasi yang diperkirakan Keputusan Akhir: IKUT SERTA dalam pameran atau TIDAK 54
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANMELIBATKAN PENYEDIA LAYANAN (JASA) DARI PIHAK LUARCukup banyak kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan dan realisasi partisipasidalam pameran membutuhkan pengalaman dan kreativitas. Hal meliputi seluruh jasalayanan perusahaan dengan penjaga yang belum berpengalaman serta membutuhkanmasukan dari luar sehingga dapat meningkatkan keseluruhan kinerja/tampilanperusahaan dalam pameran.Keikutsertaan dalam pameran terlalu mahal dan menghabiskan banyak waktu jika perlukehilangan perhatian pengunjung karena adanya persiapan yang tidak profesional,tidak adanya komunikasi dan presentasi sebelumnya selama pameran berlangsungpihak luar mungkin bermanfaat. Kegiatan/Layanan Penyedia Layanan di Luar perusahaan • Konsep Komunikasi • Agen periklanan, humas • Konsep awal dan akhir pameran • Agen periklanan,konselor hubungan masyarakat, Pihak penyelenggara pameran • Desain bahan cetakan • Agen periklanan, Desainer grafis • Persiapan persuratan langsung, • Agensi persuratan langsung mengarahkan pada segmen sasaran • Desain dan Konsep Stan • Event organizer • Konstruksi dan Instalasi Stan • Kontraktor, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran • Pengangkutan stan dan barang- • Forwarding atau perusahaan barang yang dipamerkan pengiriman barang • Ijin impor, penanganan/perawatan • Perusahaan pengiriman barang, sub barang di tempat pameran kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran • Hiburan untuk pengunjung, acara- • Agen hiburan dan artis acara pameran • Makanan dan minuman, layanan, • Perusahaan ketenagakerjaan untuk serta infrastruktur stan paruh waktu 55
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN • Penterjemah, penjaga stan, asisten • perusahaan katering, sub kontraktor (pemborong) yang berasal dari penyelenggara pameran • Anggaran dana pameran • semua sumber dana ekstenal (penawaran) • Pemilihan kado dan hadiah • Penjualan secara besar-besaran (cuci gudang) • Pelatihan dari anggota penjaga stan • Perusahaan konsultan pelatihan penjagaBerdasarkan konsep awal dan akhir serta sumberdaya manusia yang dimiliki olehperusahaan, diperlukan aktivitas tambahan dan penyedia jasa dari pihak luar untukmemperoleh kualitas pameran yang baik. Saat melibatkan penyedia jasa dari luar,perlu diperhatikan beberapa aturan berikut ini: Libatkan pihak penyedia jasa sejak tahap awal mengingat kapasitas mereka yang terbatas dan mereka juga perlu mengirimkan jasa tersebut tepat waktu. Tentukan dan tetapkan jasa yang Anda pesan kepada pihak penyedia jasa sedini mungkin sehingga Anda mendapatkan jasa yang Anda butuhkan dengan kualitas dan kuantitas yang terjamin serta tepat waktu sesuai dengan jadwal kegiatan Anda. Tentukan hasil yang diharapkan dengan jelas Jika memungkinkan, Usahakan agar Anda memperoleh penawaran yang mengikat dari seluruh penyedia jasa yang Anda butuhkan sehingga menjamin kontrol harga yang tepat. Tunjuklah satu penjaga yang bertanggung jawab untuk masing-masing penyedia jasa untuk memastikan pengiriman jasa yang tepat waktu dan kualitas terjamin.Penilaian atau evaluasi terhadap penyedia jasa yang tepat adalah sama pentingnyadengan penentuan jasa yang diberikan oleh pihak ketiga. Mengingat beberapa jasadiperoleh dari perusahaan jasa domestik, beberapa jasa yang lain sebaiknya dipesandari pihak penyedia jasa lokal yang terdapat dalam negara tempat pameran diselengga 56
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANdiselenggarakan. Jasa yang dipesan tersebut perlu adalah jasa yang sesuai denganadat istiadat serta kondisi daerah setempat. Beberapa kriteria dibawah ini perludiperhatikan selama pelaksanaan proses evaluasi: Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki tradisi bidang jasa tersebut serta aplikasinya untuk menjamin kualitas dan reliabilitasnya? Apakah perusahaan penyedia jasa tersebut memiliki penjaga yang berpengalaman dan ahli serta kapasitas perusahaan yang tepat yang bisa memenuhi kebutuhan Anda? Apakah perusahaan tersebut mengetahui semua peraturan, keadaan dan adat istiadat di daerah setempat serta urusan logistik terkait dengan adanya penundaan kegiatan? Apakah perusahaan tersebut memiliki referensi untuk jasa yang serupa yang sudah dikirimkan ke perusahaan lain?Dalam beberapa kasus, pemilihan perusahaan penyedia jasa dari luar sangat dibatasimengingat beberapa penyelenggara pameran telah menunjuk perusahaan kontraktorkecil yang memiliki hak istimewa dalam pameran (menangani barang-barang pameranserta menyimpan kontainer atau wadah yang tidak dipakai, keamanan, persediaan daninstalsai peralatan teknis stan, jasa persewaan bunga dan pohon, jasa katering, stanfoto, pembuangan sampah dan sebagainya.). Pada umumnya perusahaan kontraktorserta jasa yang mereka tawarkan tersebut sudah dicantumkan dalam petunjuk resmipameran yang diberikan kepada masing-masing perusahaan peserta pameran.PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATANStruktur kegiatan yang baik merupakan faktor penentu keberhasilan partisipasiperusahaan dalam pameran. Sebelum memulai kegiatan perencanaan dan persiapan,perlu dilakukan seleksi penjaga yang akan dilibatkan. Dalam hal ini juga termasukpenunjukan ketua tim kegiatan yang bertanggung jawab penuh atas kegiatan tertentuserta pemilihan anggota yang akan bekerja dan mendukung perencanaan danpelaksanaan kegiatan. Untuk menjamin efisiensi tim kegiatan, anggota-anggotanya 57
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANtidak boleh lebih dari 3 atau 5 orang. Sebenarnya jumlah anggota tim tergantung padaskala pameran yang diikuti oleh perusahaan. Berikut terdapat kriteria pemilihananggota tim: Tahap perencanaan dan persiapan: Apakah perusahaan memiliki kapasitas yang tepat dan sesuai dengan keahlian, pengalaman serta kemampuan anggota tim yang potensial atau perlu dilakukan evaluasi terhadap perusahaan penyedia jasa dari luar? Siapakah yang mampu menjadi pimpinan tim (penjaga dari pihak penyedia jasa sebaiknya tidak ditunjuk sebagai ketua tim, melainkan sebagai pendukung kegiatan)? Apakah perlu diberikan pelatihan khusus terhadap penjaga yang sudah terpilih untuk ikut serta dalam tim kegiatan?PAPAN STRUKTUR ORGANISASI TIM KEGIATANTim kegiatan perlu disusun dengan atau tanpa dukungan dari pihak luar tergantungpada ketersediaan penjaga yang terampil serta kemampun mereka. Untuk menjaminefisiensi tim kerja, perlu dipaparkan dengan jelas tanggung jawab dari setiap anggotatim dalam setiap tahapan persiapan, pelaksanaan maupun setelahnya (misalnyahumas, logistik, penyiapan dan operasi stan, kegiatan tindak lanjut, anggaran dana dansebagainya). Jika terdapat penjaga dari luar perusahaan, tiap anggota tim yang berasaldari dalam perusahaan perlu ditunjuk sebagai penanggung jawab untuk setiapperusahaan penyedia jasa dari luar. Berikut ini merupakan contoh papan struktur timkegiatan : 58
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN Tim Dalam Kegiatan Tim Dalam Kegiatan serta Bantuan dari luar Ketua Ketua Ahli Ketua Tim Tim Luar Tim Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Ahli Luar Tanggung Jawab Tanggung Jawab Tanggung JawabPENYUSUNAN ANGGARAN DANABiaya yang dikeluarkan untuk keikutsertaan kita dalam pameran dicantumkan padahalaman 46 hingga 48. Saat merencanakan konsep awal, biaya perkiraan awal perludijadikan dasar penentuan kebijakan. Inestasi keuangan yang dibutuhkan untukmemastikan suksesnya sebuah pameran merupakan faktor penentu ikut tidaknya kitadalam pameran tersebut. Aspek-aspek yang terakait antara lain sebagi berikut: Apakah biaya yang dikeluarkan untuk keikut sertaan kita dalam pameran ini bisa kita tanggung? Apakah biaya yang dikeluarakan sesuai dengan target dan tujuan yang dirumuskan serta hasil yang diharapkan? Adakah alternatif lain dalam langkah-langkah pemasaran yang lebih menghemat biaya dengan capaian yang sama atau alternatif lain yang memberikan dampak lebih baik dengan biaya yang sama? 59
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANBerdasarkan sasaran dan tujuan yang dirumuskan, perlu ditetapkan konsep awal.Konsep awal ini merupakan alat yang sangat berguna dalam perumusan sumber danasebagaimana sumber daya alam yang dibutuhkan. Selain itu, konsep ini jugamencakup semua kegiatan perencanaan dan persiapan yang akan dirumuskan secaralebih detail pada saat penyusunan konsep akhir. Garis-garis besar perkiraan biayaperlu disusun untuk masing-masing elemen dari konsep awal. Anggaran biaya awalmerupakan rangkaian kerangka dalam anggaran baiaya yang lebih terinci dantermasuk dalam bagian konsep akhir. KONSEP AWAL Perencanaan Program Desain dan Komunikasi Pelatihan dan Pameran Konstruksi dalam untuk staf Persiapan Perdagangan Stan Pameran penjaga stan perdagangan Konsep Stan Ukuran dan Jenis Stan Perkiraan Biaya yang dikeluarkan (lihat halaman 29 sampai dengan 31) Anggaran Biaya Awal Total investasi yang diperkirakanSeperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Anggaran biaya awal disusunsebagai dasar informasi bagi penetapan keputusan akhir perlu tidaknya keikutsertaankita dalam pameran perdagagngan tersebut. Untuk mencegah hal-hal yang tidakdiinginkan, anggaran biaya awal perlu didasarkan pada jumlah pengeluaran yang agaktinggi sebagai cadangan. 60
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PENJELASAN LEBIH LANJUT: PENYUSUNAN KONSEP AKHIRKonsep akhir terdiri atas komponen-komponen berikut ini: Tema Pameran (Bursa) Dagang - Apa yang akan di sajikan dalam pameran tersebut? - Bagaimana nantinya barang yang akan dipamerkan diperkenalkan? Stan - Ukuran stan yang dibutuhkan? - Tipe dan desain stan Komunikasi - Siapa yang akan menjadi segmen pasar? - Pesan apa yang akan dikomunikasikan baik sebelum, selama dan sesudah pameran berlangsung? - Media komunikasi apa yang akan digunakan? Penjaga Stan - Siapa yang akan ikut bertugas sebagai penjaga stan? - Kemampuan personal, profesional serta komunikasi apakah yang dibutuhkan? - Pelatihan yang perlu diberikan kepada penjaga stan? Jadwal dan Tanggung Jawab - Langkah apa saja yang perlu diambil? siapa yang akan melakukannya? dan kapan langkah-langkah tersebut diambil? - Siapa yang akan bertanggung jawab terhadap tiap langkah yang diambil? - Siapa yang akan mengawasi dan mengkoordinir tiap langkah yang diambil? 61
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSumber Pembiayaan - Apa yang akan menjadi sumber dana untuk tiap langkah yang diambil serta masing-masing kegiatan yang dilaksanakan?Prosedur Tindak Lanjut Pameran - Tindakan (Langkah) apa yang diperkirakan dapat memberikan tindak lanjut yang tepat baik selama ataupun sesudah pameran berlangsung?Analis Hasil Keikutsertaan dalam Pameran - Kriteria apa saja yang perlu dinilai? 62
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PROGRAM PAMERANDalam program pameran tersebut, barang dan jasa yang dipamerkan serta carapenyajiannya perlu digambarkan dan disampaikan dengan jelas untuk mencapai minatpengunjung yang paling besar. Acara pameran ini memuat beberapa faktor penentudalam penyusunan konsep akhir (antara lain ukuran dan tipe stan yang dibutuhkan,kemampuan yang dibutuhkan dari penjaga stan, konsep komunikasi serta anggarandana). Adapun informasi yang termuat adalah sebagai berikut: BARANG DAN JASA YANG AKAN DIPAMERKANBarang dan jasa yang dipamerkan perlu benar-benar merupakan pilihan yang terbaikdari semua barang dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Pilihan tersebut perludilakukan sesuai dengan profil pengunjung pada tiap-tiap pasar serta tujuan yangdirumuskan oleh perusahaan. Selagi memilih produk yang akan dipamerkan, harapanpengunjung perlu dipertimbangkan: Saat mengunjungi pameran, pengunjung berharap menemukan: - produk dan teknologi baru - Ide serta proses produksi yang baru - Produk yang sesuai dengan standar kualitas pembeli atau konsumen - Solusi terkait penggunaan (aplikasi) produk menurut persyaratan masing- masing perusahaan Saat mengunjungi pameran, pengunjung ingin menemukan: - Peluang untuk membandingkan barang dan jasa yang ada dengan barang dan produk lain dari berbagai sumber di pasar. - Gambaran yang menarik tentang barang dan jasa yang ada dan ditawarkan - Gagasan tentang trend masa depan dan pengembangan-pengembangan baruBeberapa kriteria ini perlu diingat saat memilih barang dan jasa yang akan ditunjukkanpada masyarakat dalam pameran. 63
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN CARA DAN UPAYA PRESENTASISaat menetapkan cara dan upaya penyajian produk kepada masyrakat, Anda perluselalu ingat bahwa ada resiko yang perlu kita hadapi jika terlalu berlebihan dalammemamerkan produk. Berdasarkan harapan tiap-tiap pengunjung pameran, penyajianproduk yang sedikit tetapi meyakinkan lebih efisien dibandingkan membebanipengunjung dengan suguhan hiburan budaya yang membuat mereka tidak tertarik.Hal terpenting adalah menarik perhatian pengunjung saat kita menampilkan produkyang lebih baik dan lebih profesional dibandingkan peserta pameran yang lain ataupunpesaing-pesaing perusahaan kita.Beberapa kemungkinan cara untuk menyajikan barang dan jasa kita adalah sebagaiberikut:Beberapa cara untuk memamerkan barang dan jasa : Memamerkan produk jadi termasuk demonstrasi langsung di stan Menyajikan beberapa produk serta penggunaannya dengan menggunakan teknologi multimedia Menyajikan produk dan aplikasinya selama acara-acara khusus baik di stan ataupun sebagai bagian dari salah satu acara pameran Menyajikan barang dan jasa yang berfokus pada diskusi langsung dengan setiap pengunjung Memberikan perhatian lebih melalui pertunjukan atau hiburan di stan Menarik perhatian yang khusus saat mensponsori acara untuk peserta pameran serta pengunjung khusus Menarik perhatian khusus dengan menempatkan komponen yang mencolok dalam stan Menggabungkan semua atau beberapa cara penyajian seperti yang telah disebutkan. 64
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANTidak dapat dipungkiri bahwa cara penyajian barang dan jasa sangat tergantung padasumber dana dan sumber daya manusia yang tersedia.Saat merumuskan langkah dan cara penyajian produk kepada masyarakat,menghormati citra perusahaan sangatlah penting. Kesan yang diberikan melaluicara dan sarana penyajian produk pameran haruslah sesuai dengan visi-misiperusahaan. 65
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN STANPengaturan stan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Ukuran Stan Ukuran stan tergantung pada dimensi dan jenis dari barang-barang yang dipamerkan, layar presentasi, peralatan teknis, papan dan komponen-komponen pameran yang lain serta ruang yang dibutuhkan sebagai tempat dimana pengunjung bisa duduk saat melakukan diskusi personal serta negosiasi. Selain itu, perlu juga direncanakan ruang yang dibutuhkan untuk katering, tempat penyimpanan brosur, bahan-bahan periklanan serta tempat makanan dan minuman. Jika pameran dagang tersebut melibatkan demonstrasi teknis, ruang yang dibutuhkan untuk perlengakapan-perlengakapan teknis serta ketersediaan infrastruktur juga perlu dipertimbangkan (misalkan air, gas, tenaga listrik, pembuangan limbah dan sebagainya). Lokasi dan Desain Stan Lokasi dan Desain Dasar Stan: Lokasi di barisan awal, tengah atau akhir stan di aula pameran, satu, dua, tiga atau empat sisi yang terbuka bagi pengunjung. Keputusan perlu di ambil terkait dengan apakah akan menggunakan sistem konstruksi stan dengan komponen yang standar atau mengembangkan desain stan sendiri dengan biaya yang lebih tinggi. Pada umumnya, hanya perusahaan besar yang memiliki tim desain dan konstruksi sendiri. Bagi perusahaan menengah ke bawah perlu melibatkan tenaga ahli dari luar selama masa persiapan: Perusahaan konstruksi stan berpengalaman dalam merancang suatu stan. Perusahaan tersebut juga berpengalaman menggunakan sistem konstruksi yang ada serta memberikan bantuan dan saran bagaimana sebaiknya barang-barang pameran tersebut disajikan dengan cara yang lebih baik. Selain itu, mereka juga terbiasa dengan persyaratan (keperluan) teknis serta peraturan terkait desain di loakasi pameran. 66
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSaat merancang desain stan penting sekali untuk menyesuaikan desaindengan jati diri (identity) perusahaan. Cara penyaji awal mempresentasikanperusahaanya tidak boleh berbeda dari cara dia mengenalkan perusahaan dikesempatan atau acara-acara lain.Perumusan/penetapan ukuran stan yang dibutuhkan serta jenis dan lokasi stanperlu diputuskan sesegera mungkin. Jika peserta pameran membutuhkan lokasikhusus untuk stannya dalam suatu pameran, hal ini perlu diumumkan pada pihakpenyelenggara pameran selama masa registrasi.Saat meminta lokasi khusus untuk stan pameran, perlu diingat bahwasebagian besar penyelenggara mengambil biaya sewa tambahan untukkeperluan lokasi khusus.Saat menentukan sekat ruang pameran dan lokasi dari beberapa tempat yangberbeda serta penempatan barang-barang pameran dan komponen-komponenpameran, kita perlu merancang sketsa area lantai dengan menambahkan garispenyekat atau pemisah: 67
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDaftar Pemantauan:Dalam Penyusunan Stan Perlu diperhatikan hal sebagai berikut : Menentukan ruangan dan ukuran stan menurut tujuan serta kegiatan pameran. Menentukan jenis dan desain dasar stan - Sistem bangunan stan yang sudah terstandarisasi - Konstruksi dan desain stan sendiri - Jumlah sisi stan yang akan dibuka untuk pengunjung - Beberapa persyaratan (keperluan) terkait lokasi stan dalam aula Memilih sistem konstruksi stan Menentukan penyekatan ruang stan menurut acara pameran - Tempat dimana barang dan jasa akan dipamerkan - Tempat untuk rapat dan diskusi personal - Tempat katering (bar, warung kopi, dan dapur) - Tempat terbatas untuk prasarana teknis dan administratif - Lokasi rangkaian pemasangan pipa atau kawat untuk prasarana teknis dan media perawatan (gas, air, listrik dan pembuangan limbah) - Ruang penyimpanan sampel dan brosur teknis serta iklan - Ruang penyimpanan makanan dan minuman - Ruang terbatas bagi penjaga stan (ruang istirahat, lemari pakaian, serta kantor) - Tempat untuk presentasi, layar presentasi, atraksi atau hiburan, peralatan dan prasarana presentasi Menentukan perlengkapan dan desain dekorasi visual stan - Komponen-komponen dekorasi (poster, papan, foto-foto, ilustrasi yang dihias) 68
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN - Tempat dan ukuran logo, slogan serta papan nama perusahaan baik pada dinding bagian dalam maupun luar stan - Desain dinding, warna latar serta bentuk dari bagian dinding - Bahan bangunan untuk dinding dan dasar bangunan stan - Bahan-bahan dan warna lantai - Bahan-bahan dan warna atap - Konsep penerangan stan Menentukan jadwal pembangunan dan pendirian stan. - Menyiapkan dekorasi, memesan gambar, poster serta papan - Mengkoordinir semua kegiatan persiapan baik dengan para penyalur dan penyedia jasa internal maupun eksternal - Menyusun semua komponen stan yang dibutuhkan serta furniturJika desain stan tidak dibuat sendiri, namun oleh penyedia jasa dari luar(misalkan agen periklanan, perusahaan pembangunan standar desainer grafis)paling tidak ada beberapa unsur yang perlu dikomunikasikan untuk menjaminrealisasi yang tepat. Daftar berikut ini memberikan beberapa informasi yangdibutuhkan oleh penyedia jasa luar. 69
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDaftar Pemantauan :Pengarahan Singkat untuk Desainer Stan dari Pihak LuarDesainer stan dari pihak luar perusahaan membutuhkan informasi sebanyak mungkindalam mengajukan usulan untuk desain dan konstruksi stan yang tepat. Daftar dibawahini merupakan bagian informasi yang dibutuhkan: Deskripsi terperinci tentang pihak yang terlibat Strategi dan pendekatan pasar yang digunakan oleh perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan dalam pameran Perumusan segmen pengunjung yang menjadi sasaran Langkah/tindakan yang akan diambil untul mencapai tujuan pemasaran Program acara pameran Persaingan: Informasi tentang pesaing dan pendekatan pasar yang digunakan? Ukuran dan tipe stan (area lantai yang dipesan, lokasi stan serta penyekatan) Komponen-komponen pameran yang ada bahan-bahan periklanan yang perlu disatukan Rencana anggaran (Keseluruhan pengeluaran yang dianggarkan untuk desain, konstruksi dan pemakaian stan Jadwal (apa yang diharapkan saat itu?) Peraturan yang dikeluarkan oleh pihak penyelenggara pameran maupun pihak lain yang terkait. Ruang pameran Peraturan teknis dari pihak penyelenggara pameran Manual (Pedoman) identitas perusahaan dari peserta pameran Foto-foto stan dari beberapa pameran yang sudah diikuti Profil perusahaan (dalam brosur atau video) Informasi barang (sifat, penggunaan dan tampilan produk) 70
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANRINGKASAN : BERBAGAI FILOSOFI DESAIN STANSTAN BARIS - Satu sisi yang terbuka menghadap koridor - Sesuai untuk stan berukuran kecil - Seringkali pengaturan stan dibantu oleh penyelenggara pameran Kelebihan - Mudah didekorasi - Hemat Biaya Kekurangan - Fleksibilitas presentasi/penyajian menjadi terbatas - Ruang prasarana yang terkunci - Keberhasilan hanya bergantung pada seringnya pengunjung berada di koridor pameran tersebutSTAN POJOK - Dua sisi yang terbuka menghadap koridor - Sesuai untuk stan berukuran kecil Kelebihan - Meningkatkan jangkauan pengunjung - Cakupan pengamatan yang cukup tinggi - Memiliki peluang yang baik untuk menempatkan infrastruktur di pojok ruangan Kekurangan - Ruang presentasi/penyajian menjadi terbatas - Desain stan membutuhkan keahlian yang tepat 71
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSTAN DEPAN - Tiga sisi yang terbuka menghadap ke depan - Berada di awal dan akhir koridor pameran - Sesuai untuk stan yang berukuran kecil hingga sedang Kelebihan - Memiliki peluang besar untuk menarik perhatian pengunjung - Fleksibilitas desain ynag tinggi - Peluang penyajian sangat besar - Tingginya frekuensi pengunjung karena mudah dijangkau dari tiga sisi Kekurangan - Terbatasnya ruang pemasangan informasi didinding - Membutuhkan penjaga stan yang penuh perhatian - Besarnya biaya persewaan ruangan stanSTAN BLOK - Empat sisi yang terbuka menghadap ke depan - Berada di tengah-tengah aula pameran - Sesuai untuk stan yang berukuran menengah hingga besar Kelebihan - Fleksibilitas desain yang sangat tinggi - Besarnya kemungkinan penyajian/presentasi produk - Tingginya frekuensi pengunjung - Besarnya peluang penyekatan Kekurangan - Membutuhkan kemampuan desain yang terampil/ahli - Membutuhkan penjaga stan yang sangat termapil dan terlatih dengan baik 72
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN - Mahalnya infrastruktur - Tambahan biaya persewaan ruangan stanSTAN TANDEM - Dua stan baris terletak di sisi yang berlawanan dalam koridor pameran - Dua sisi yang terbuka menghadap ke depan - Sesuai untuk stan yang berukuran menengah hingga besar Kelebihan - Fleksibilitas desain yang tinggi - Besarnya peluang penyekatan - Besarnya kemungkinan memisahkan ruang pameran dengan ruang lain (pameran diletakkan di satu sisi koridor, sedangkan rapat dan presentasi di sisi koridor lainnya) - Meningkatnya minat dan ketertarikan pengunjung Kekurangan - Membutuhkan desain stan yang tinggi - Membutuhkan penjaga stan yang sangat terampil/cakap dan sangat terlatih - Terbatasnya kemungkinan menggabungkan dua stan karena adanya peraturan teknis dari penyelenggara pameran - Tingginya biaya prasarana teknis - Adanya biaya sewa tambahan akibat kebutuhan tempat khususBeberapa jenis tipe stan yang lain seperti multi lantai, bungalo atau tenda di luarruangan, stan di udara terbuka sebagai lokasi pameran hanya cocok bagi perusahaandengan anggaran pameran yang besar. Oleh karena itulah, tipe-tipe stan seperti initidak akan di bahas dalam bab ini. Keterangan : Dinding Stan Ruangan Stan Lokasi yang memungkinkan untuk penempatan prasarana Koridor (Jalur) bagi pengunjung 73
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN DESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOHBeberapa pihak penyelenggara pameran memberikan standar minimum ukuran stankotak. Stan-stan tersebut biasanya berupa stan baris dengan segala kelebihan dankekurangan yang telah disebutkan. Dalam beberapa hal, terutama ketika pamerandiadakan sebagai satu bagian kongres, stan yang tersedia hanya stan kotak.Bagi perusahaan dengan anggaran kecil, stan kotak memberikan keuntungantambahan, antara lain:- Ukuran dan ruangan stan yang standar (6, 9 atau 12 m2)- Konstruksi stan serta standar operasi infrastruktur yang termasuk dalam biaya sewa (rak, meja kursi, lampu, bahan untuk lantai. dan sebagainya)- Kemungkinan menggunakan bahan-bahan pameran yang standar dan mudah diangkut (misal poster, papan, gambar-gambar fotografis, tulisan-tulisan)- Biaya susunan dan operasi stan yang terhitung murah- Membutuhkan sedikit jumlah penjaga stan- Pendirian dan pembongkaran stan yang mudah- Sistem konstruksi stan yang standar, kemungkinan penyewaan komponen tambahan saat itu juga (misal furnitur, lampu-lampu, dasar dinding dan lain sebagainya)- Biaya transportasi yang murahKekurangan yang paling utama adalah:- Fleksibilitas yang sangat terbatas terkait dengan layout desain stan- Kurangnya prasarana- Terbatasnya ruang penyimpanan untuk bahan-bahan brosur dan iklan- Tidak ada ruang untuk diskusi pribadi secara privasi- Tidak ada ruang untuk hiburan pengunjung- Tidak ada ruang yang tersedia untuk pameran yang sangat besar (misal mesin- mesin, perkakas, benda-benda yang mencolok dan sebagainya).Beberapa prinsip dasar penyusunan deasin stan kotak dijelaskan dibawah ini: 74
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANTata ruang yang khas dari stan kotak yang standar berukuran 9 m2Infrastruktur yang termasuk dalam biayasewa adalah lampu sorot yang menjulangdi atas stan dan rak yang ditempatkan sisistan yang terbuka dan menghadap kedepan serta beberapa meja kursi kecil. Satu meter persegi dipisahkan olehdasar dinding untuk lemari pakaian dantempat penyimpanan. Guna memastikan penerangan yangtepat, disarankan untuk menyewabeberapa lampu sorot. Dibawah ini merupakan ilustrasi daribeberapa prinsip dasar terkait desaindekorasi stan. Papan depan dengan nama peserta pameran dalam huruf standar Dasar dinding/Backdrop (100x210 cm) Rak Karpet (warnanya dapat dipilih oleh peserta pameran keluar dari Contoh ketentuan corak yang diberikan Paket standar konstruksi yang disediakan oleh panitia penyelenggara pameran 75
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOHDesain Stan: Yang Perlu Dihindari Jelek : Nama peserta pameran dalam huruf standar Jelek: Poster kecil, efek visual kurang Jelek: Tulisan terlalu kecil untuk dibaca bahkan dari jarak dekat sekalipun Jelek: Area yang tidak dimanfaatkan dalam pameran Jelek: Rak tidak digabungkan dalam desain stan Contoh Desain StanDesain stan seperti ini berarti membuang-buang uang. Banyaknya area pameran yangtidak dimanfaatkan, tulisan poster yang tidak bisa dibaca serta kurangnya efek visualyang diberikan terkesan membosankan. Pengunjung tidak akan tertarik karena tidakjelasnya pesan yang disampaikan membuat pengunjung malas untuk singgah danbertanya.Kesan yang ditampilkan dari desain stan seperti ini adalah membosankan, perusahaanyang tidak menarik dan tidak punya daya inovatif. 76
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDESAIN STAN: STAN KOTAK STANDAR SEBAGI SATU CONTOH Lebih Baik: Papan nama peserta pameran dalam huruf resmi perusahaan Baik: Infomasi produk dapat dibaca Jelek: Terlalu banyak detil yang digambarkan Lebih Baik: Sisi dinding dimanfaatkan untuk menarik perhatian pengunjung yang melintas Lebih Baik: Rak depan dimanfaatkan sebagai tempat pameran Contoh Desain StanDesain Stan: Yang Perlu Dilakukan Lebih Baik: tulisan warna putih diatas dasar waran gelap menambah kecermelanagn tulisan Lebih Baik: Gambar berukuran besar dengan produk yang khas Lebih Baik: Informasi cara menghubungi peserta pameran (perusahaan) Sangat Baik: pemberian warna yang seragam pada stan menciptakan kesan Suatu bagian yang terpisahDesain stan seperti ini mampu menarik perhatian pengunjung karena memberikaninformasi yang jelas mengenai produk dan perusahaan. Desain tersebut dengan jelastersusun. Selain itu, gambar yang berukuran besar bertindak sebagai daya tarik visual.Bayangan dinding yang agak gelap memberikan kesan tenang dan serius, namundengan susasana yang elegan. Dalam contoh ini, bagian dinding dan rak telah ditutup 77
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANdengan lapisan plastik cetak. Selain lapisan plastik, alternatif lain yang bisa digunakanadalah kertas cetak, kertas karton serta panel kain.Untuk menjamin kecemerlangannya, diperlukan penerangan yang cukup di dalam stan.Desain ini dengan jelas membuat bagian stan kita terpisah dari stan sebelah karenabayangan biru menciptakan kesan sebagai kesatuan yang terpisah.Menetapkan Desain dan Ukuran Stan yang TepatKetentuan desain dan ukuran stan yang tepat perlu dibuat saat mempertimbangkanhal-hal berikut: Sasaran dan tujuan yang ingin dicapai dalam pameran Program acara pameran Keberadaan pesaing dalam pameran serta ukuran stan pesaing Ruang yang dibutuhkan untuk tempat yang digunakan untuk diskusi personal serta tempat prasarana Sumber keuangan berdasarkan anggaran dana Sumber daya manusia sebagai penjaga/penjaga stanSemakin luas stan yang didirikan, semakin besar jumlah penjaga yang dibutuhkan.Besarnya jumlah penjaga berakibat pada tingginya biaya transportasi, akomodasi hotelserta pengeluaran-pengeluaran lainnya. Selain itu, luasnya ukuran stan meningkatkanpermintaan dan prasarana operasi dan perawatan dengan biaya yang tinggi. Sepertiyang telah disebutkan, ketetapan umum perlu diambil berdasarkan tipe stan yangdigunakan (lebih jelasnya lihat bab sebelumnya).Hal lain yang menjadi dasar dalam pengambilan kebijakan adalah pertanyaanmengenai perlunya membeli atau menyewa stan. Tidak dapat dipungkiri bahwakapanpun perusahaan berencana merancang stannya sendiri, maka perusahaantersebut perlu membayar biaya seluruh konstruksi stan atau paling tidak biaya semuabagian yang dirancang dan diproduksi sendiri. 78
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANPada umumnya, menyewa satu sistem stan merupakan langkah yang lebih hemat. Halini dikarenakan adanya kesempatan menyewa stan khusus yang dibutuhkan terkaitdengan pentingnya arti suatu pameran serta sesuai dengan program acara pameran.Selain itu, stan tersebut disewakan didalam kota tempat pameran diselenggarakansehingga tidak membutuhkan biaya transport tambahan. Pembelian satu sistem stanyang standar pada mulanya memerlukan suatu investasi yang relatif tinggi danmengurangi fleksibilitas dari merancang stan pameran sesuai dengan perubahankonsep pemasaran di masa depan. Walaupun demikian, bagi perusahaan yang sudahikut serta dalam beberapa pameran, pembelian stan yang standar atau paling tidakpembelian tiap-tiap bagian pameran standar seperti panel cetak, poster atau gambarbrukuran besar sebagai dekorasi stan kotak yang standar dalam berbagai ukuran dapatdipertimbangkan. 79
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN KONSEP KOMUNIKASIDalam setiap keikutsertaan pameran perlu ditetapkan konsep komunikasi tertentu.Konsep tersebut perlu mencakup beberapa hal dibawah ini:Alat dan Muatan Konsep Komunikasi sebelum memulai pameran Pemasangan iklan di media cetak (penerbitan yang mana? Kapan? seberapa sering?) Mengumumkan keikutsertaan dalam website perusahaan Mengumumkan keikutsertaan melalui surat kilat (direct mail) kepada rekan yang terpilih serta rekan-rekan baru yang potensial Mengundang peserta pilihan dalam acara-acara tertentu selama pameran berlangsung Mengumumkan keikutsertaan melalui stiker resmi dari panitia penyelenggara pameran hingga semua persuratan yang dibuat oleh perusahaan. Langkah-langkah tersebut perlu lebih dulu direncanakan dan diatur karenamembutuhkan beberapa aktivitas yang memakan waktu: Persiapan untuk kampanye iklan Pemilihan alamat untuk persuratan kilat (direct mail) Pembuatan surat serta lampiran-lampiran yang diperlukan (misalnya kartu jawaban, tiket masuk, publikasi iklan pada penyelenggara pameran dan lain sebagainya) Pengiriman surat (direct mail) tepat waktuKapanpun sebuah perusahaan merencanakan acara-acara khusus, sangat dianjurkanuntuk mempertegas kehadiran pengunjung yang diundang. Mengetahui jumlah pesertalebih awal berarti melakukan persiapan dan perencanaan acara yang lebih baik(misalkan ukuran ruangan konferensi yang dibutuhkan, jumlah tempat duduk, makanandan minuman dan penganggaran belanja). Untuk memperoleh jawaban dari orangyang kita undang, maka kita perlu melampirkan kartu balasan dalam surat yangdikirimkan. Contoh cara pembuatan surat serta pengumuman dalam situs perusahaandapat dilihat dipembahasan berikutnya. 80
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSaat mengirimkan surat kilat, sangat penting menggunakan alamat yang benar.Pengiriman surat perlu ditujukan untuk mendapatkan perhatian orang yangbersangkutan, jika tidak surat-surat tersebut akan berakhir di tempat sampah.Perbaharuan alamat surat bisa diperoleh dari kantor pos, Majelis Perdagangan atauperserikatan industri.Mengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui SitusPerusahaanGambar disamping merupakan contoh pengumuman keikutsertaan perusahaan dalampameran melalui website perusahaan. Bagian-bagian website perlu sesuai dengankonsep identitas perusahaan. Untuk menarik minat/perhatian yang lebih besar sertaselalu diingat, maka tulisan, bayangan serta gambar-gambar yang mencolok yangdigunakan perlu sama dengan yang dipakaidalam desain stan. Pencantuman nomorfaks dalam stiker pameran memberikanmanfaat tambahan bagi perusahaanpeserta pameran selain kampanye iklanyang dilakukan oleh pihak penyelenggaradalam pameran tersebut. Beberapa unsuryang penting akan dijelaskan di bawah ini: Tombol Berita untuk memperoleh informasi lebih lanjut mengenai perusahaan dalam pameran No faks pada stiker pameran Beberapa gambar yang digunakan sebagai desain stan Beberapa tulisan dan bayangan yang digunakan dalam desain stan sesuai dengan konsep desain stan perusahaan 81
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANMengumumkan Keikutsertaan Perusahaan dalam Pameran melalui PengirimanSurat Kilat Pengiriman surat kilat merupakan undangan pribadi untuk mengunjungi stanperusahaan. Surat tersebut hars dirancang agar si penerima surat menunjukkan minatyang besar dalam kunjungannya. Pengiriman surat kilat mencakup beberapa halberikut ini: Hal-hal yang perlu dimasukkan Hal-hal yang bisa dimasukkan • Surat undangan yang ditujukan • Pamflet profil perusahaan termasuk untuk menarik perhatian dari orang program acara perusahaan dalam yang bersangkutan pameran • Amplop yang menunjukkan alamat • Pamflet resmi dari penyelenggara pengirim pameran • Kartu Balasan • Peta lokasi pameran serta informasi tambahan • Voucher tiket masuk gratis Bagian Paket surat kilat seperti yang telah disebutkan, antara lain: Surat undangan yang ditujukan langsung pada 1 alamat si penerima Amplop dengan alamat 2 pengirim Pamflet profil perusahaan 3 82
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANBerikut merupakan contoh surat balasan:Ketika menerima kartu balasan, perusahaan perlu memastikan reaksi sesuai denganpengirim yang bersangkutan: Mengirimkan nomor voucher masuk serta informasi tambahan yang terperinci Melanjutkan pengiriman dokumentasi produk Menghubungi pengirim lewat telepon untuk menyusun kunjungan yang dikehendaki Prosedur tindak lanjut (follow up) yang sesuai 83
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANAlat dan Muatan Konsep Komunikasi Selama Pameran BerlangsungBerbagai sarana komunikasi perlu dimasukkan dalam konsep komunikasi. Semakinawal konsep tersebut disusun, semakin baik konsep tersebut karena perancangan,pembuatan serta pengiriman beberapa komponen membutuhkan cukup banyakwaktu. Tampilan dan presentasi perusahaan serta barang dan jasanya dalam katalog resmi pameran Benda-benda cetak terkait produk dan profil perusahaan, seperti pamflet dan atau brosur yang akan diberikan selama pameran Hadiah dan souvenir Acara-acara spesial seperti partipasi dalam konferensi berita, seminar khusus presentasi produk, resepsi perusahaan serta kegiatan-kegiatan sosial, Presentasi audio visual melalui video atau anmiasi komputer Spesifikasi produk Format laporan pertemuan dan diskusi dengan pengunjung yang diselenggarakan selama pameran Kartu bisnis untuk setiap anggota penjaga stanDesain stan serta kinerja anggota penjaga stan perlu tercakup dalam bagian konsepkomunikasi.Semua sarana dan langkah komunikasi selama pameran berlangsung perlu benar-benar sesuai dengan identitas, tujuan serta sasaran yang disusun oleh perusahaan.Alat dan Muatan Konsep Komunikasi Setelah Pameran BerakhirKonsep komunikasi pada bagian ini akan dibahas dalam bab selanjutnya tentang”Tindak lanjut yang Tepat Setelah Pameran.” Meskipun demikian, prosedur follow upperlu dirancang dan dimasukkan dalam konsep komunikasi pameran. 84
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN MEMPERSIAPKAN PARA PENJAGA STANMenentukan jumlah penjaga stan, memilih penjaga yang tepat, serta mengevaluasibatuan eksternal yang dibutuhkan terkait dengan program acara pameran merupakanlangkah yang sangat penting.Mengevaluasi Jumlah Penjaga stan Yang TersediaSaat menentukan jumlah penjaga stan, perlu diingat bahwa stan tidak boleh kelebihanataupun kekurangan penjaga. Oleh karena publikasi ini terkait dengan keikutsertaandalam pasar ekspor, maka tidak mungkin menempatkan seluruh penjaga perusahaanyang ada hanya untuk beberapa saat atau dalam acara-acara tertentu. Maka sangatpenting sekali dilakukan pemilihan secara cermat tentang penjaga stan karenamereka perlu menghadapi berbagai kebutuhan dalam waktu yang bersamaan selamapameran berlangsung. Bahkan di bidang yang tidak pernah mereka hadapi selamaberada dalam pasar domestik serta di saat bantuan yang dibutuhkan dari departemenlain hanya bisa diperoleh lewat telepon.Berikut merupakan beberapa faktor penentu dalam mengevaluasi jumlah penjagayang tepat: Program acara pameran Berapa orang yang kita butuhkan dari beberapa kategori penjaga seperti dibawah ini untuk mencapai dampak yang positif: - Penjaga yang memiliki keahlian dalam bidang teknis dan pemasaran untuk melaksanakan demonstrasi serta membantu bagian penjualan selama diskusi dengan pengunjung terkait teknis dan aplikasi produk - Penjaga bagian penjualan yang terampil dan mampu melayani permintaan pengunjung serta mampu melibatkan pengunjung dalam diskusi dan dialog yang meyakinkan - Penerima tamu serta asisten yang menjamin tersedianya hiburan yang tepat bagi pengunjung - Penterjemah dan asisten dari pihak ketiga untuk menjamin kelancaran komunikasi dengan pengunjung 85
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN Ukuran Stan Berapa orang yang kita butuhkan agar stan kita tidak telihat sesak oleh penjaga atau kekurangan tenaga, namun masih mampu melayani permintaan pengunjung serta menjamin kelancaran kinerja stan (misal hiburan pengunjung, administrasi stan, pergantian penjaga serta penjaga bantuan) Kemampuan Jasmani dan Rohani dari Anggota Penjaga Stan Kehadiran dalam stan memang sangat dipelukan baik secara jasmani maupun rohani. Oleh karena itulah, penjaga stan perlu diberikan jam istirahat yang sesuai agar tetap fit selama pameran berlangsung. Aspek-aspek ini terkait dengan bab berikutnya mengenai ”Melatih Penjaga stan.” Frekuensi Pengunjung yang diharapkan Ini merupakan bagian yang sulit untuk dinilai terutama ketika perusahaan ikut serta pada pameran dalam suatu pasar yang baru.Kelebihan Dan Kekurangan Jumlah Penjaga Stan: Berbagai Resiko YangDihadapiSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, menentukan jumlah penjaga stan bukanlahhal yang mudah. Memiliki terlalu banyak penjaga atau bahkan terlalu sedikit samamemiliki resiko. Oleh karena itu, penting sekali menemukan rentangan yang tepatantara jumlah maksimum dan minimum penjaga yang dibutuhkan.Saat menentukan jumlah penjaga yang tepat, hal-hal berikut ini perlu dipertimbangkansebagi alternatif penghematan biaya (pengeluaran untuk akomodasi dan perjalanan)serta untuk menghindari kelebihan tenaga di dalam stan.Untuk acara-acara khusus atau penyambutan pengunjung biasanya penerima tamuatau asisten setempat yang digaji untuk sementara. Pihak penyelenggara pameranbiasanya menawarkan bantuan kepada perusahaan peserta pameran untukmenemukan agensi lokal yang memiliki jasa tenaga kerja seperti penerima tamu yangterlatih atau bahkan penyelenggara menyediakan jasa ini sebagai bagian dari bantuanuntuk peserta pameran. 86
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSetiap pameran terdapat hari khusus yang dipadati oleh pengunjung. Oleh karena itu,sangat memungkinkan sekali untuk menambah jumlah personel penjaga stan dalamrentang waktu tersebut (misal setengah hari pertama pameran) serta untuk menutupisisa waktu dengan mengurangi jumlah personel.Kelebihan Personel : Beberapa Resikonya Penjaga penjaga stan tidak bekerja, bersikap santai dan memberikan kesan kurang pada pengunjung yang melintas Penjaga penjaga stan yang tidak bekerja cenderung merasa bosan dan tertekan. Mereka menjadi malas dan tidak termotivasi Pemborosan sumber daya manusia Penjaga stan yang tidak bekerja cenderung mengobrol sendiri daripada berusaha menarik perhatian dan minat pengunjung yang melintasKekurangan Personel : Beberapa Resikonya Semua penjaga stan selalu sibuk dengan pengunjung, sehingga pengunjung yang tidak dilayani akan pergi. Akibat adanya kerja yang terus menerus, tidak adanya waktu istirahat dan bersantai yang cukup membuat personel penjaga stan cepat merasa lelah dan tidak bisa menjaga kesehatan mereka Penjaga stan menjadi tertekan, gugup dan tidak tenang sehingga memberikan kesan kurang kompeten akibat kurangnya waktu untuk terlibat dalam diskusi dengan pengunjung. Para pengunjung yang mendapatkan kesan bahwa perusahaan tidak mampu melayani kebutuhan mereka dengan baik akan pergi meninggalkan stan perusahaan tersebut. 87
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANMenentukan Perlunya Keterampilan Dan Latihan Yang PotensialSegera setelah jumlah penjaga ditentukan, langkah berikutnya yang perlu diambiladalah: menentukan keterampilan yang dibutuhkan oleh penjaga stan. Kemudianyang tidak kalah penting adalah memilih dan menyiapkan penjaga stan dengankemampuan, pengalaman dan keterampilan yang memadai karena tanggung jawabmereka sebagai personal penjaga stan. Susunan dan tanggung jawab Penjaga stan - Kepala penjaga Stan - Orang yang bertangung jawab terhadap demonstrasi teknis - Pembicara saat presentasi umum (baik teknis maupun komersial) - Orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan administarsi stan - Orang yang bertanggung jawab dipusat informasi - Orang yang bertanggung jawab dalam diskusi dengan pengunjung tentang teknis produk. - Orang yang bertanggung jawab dalam pemasaran serta diskusi dengan pengunjung tentang penjualan produk - Orang yang bertanggung jawab dalam hubungan dengan masyarakat serta diskusi dengan pihak penyelenggara pameran, jurnalis serta perwakilan dari pemerintah daerah tentang perusahaan - Orang yang bertanggung jawab terhadap event-event khusus - Fungsi dan tugas-tugas yang lainSemakin sedikit jumlah personel penjaga stan, semakin besar tanggung jawab tiappersonel atau semakin besar tugas yang perlu dibagi bersama penjaga stan yang lain. Keterampilan yang dibutuhkan oleh Penjaga stan - Pengetahuan teoritis mengenai produk dan aplikasinya - Pengalaman praktek tentang produk dan aplikasinya - Pengetahuan pemasaran (pelanggan potensial dan eksis, persaingan serta kebutuhan pasar) - Kecakapan komunikasi dan penampilan pribadi 88
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN - Perintah dalam bahasa asing - Fleksibilitas dan kemampuan dalam menangani tekanan fisik maupun mental - Dukungan terhadap budaya asing - Fleksibilitas penyesuaian diri dengan kebiasaan yang berbeda dalam lingkungan budaya, politik dan ekonomi yang baru. - Kemampuan dan pengalaman menjamu dan menghiburLatihan dan PersiapanDisamping latihan bagi setiap personel penjaga stan sesuai dengan kebutuhannyasaat itu, persiapan umum perlu diberikan kepada seluruh penjaga stan untukmemastikan tercapainya tujuan dan sasaran keikutsertaan perusahaan dalampameran. Persiapan khusus juga diperlukan agar personal penjaga stan mampubekerja sama dalam tim selama pameran berlangsung.Kedua aktivitas ini, latihan perseorangan dan persiapan umum, perlu direncanakandan dijadwalkan sejak awal untuk memastikan kehadiran personel yang akan dilatihserta kehadiran dari pelatih dari dalam maupun luar perusahaan.Latihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatih internalperusahaan Strategi dan Identitas perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran Program acara pameran Fungsi, Tanggung jawab serta tugas dari personel penjaga stan Keterampilan terkait dengan produk dan aplikasinya Organisasi, Administrasi dan Operasi stan Rencana perjalanan dan akomodasi Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran berlangsung 89
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANLatihan dan Persiapan: Beberapa hal yang perlu dilakukan oleh pelatiheksternal perusahaan Persoalan tambahan yang berkaitan dengan produk dan aplikasinya (misal dari ahli teknis dari pelanggan yang ada, dari lembaga penelitian atau dari asosiasi industri) Komunikasi Teknik Presentasi Konvensi dan keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat diselenggarakannya pameran (misal; melalui perwakilan kedutaan besar di negara yang bersangkutan, melalui Kamar Dagang atau perwakilan agensi promosi perdagangan seperti OSEC) Aspek-aspek umum tentang keikutsertaan dalam pameran Teknik dan aturan pengelolaan dialog dan diskusi yang sukses Persoalan-persoalan lain (pemasaran, penjualan, perdagangan internasional, ikatan kontrak, serta terminologi penjualan).Pedoman Penjaga Stan (Booth crew)Untuk memastikan pemahaman yang seutuhnya mengenai arti keikutsertaanperusahaan dalam pameran, sasaran dan tujuan yang ingin dicapai serta memahamitugas dan tanggung jawab semua penjaga stan, maka perlu disusun suatupetunjuk/pedoman.. Setiap penjaga stan perlu memiliki satu salinannya danmenggunakannya sebagai sumber informasi untuk menyiapkan sebuah pameran atausebagai petunjuk saat pameran berlangsung.Pedoman penjaga stan perlu disediakan sebelum sesi persiapan umumdilaksanakan. hal ini memjadikan penjaga stan mampu menyiapakan diri merekapada sesi persiapan untuk mengidentifikasi maksud yang kurang jelas sertamenyiapkan pertanyaan. Semakin baik peserta di sesi persiapan diumumkan,semakin efisien dan meyakinkan sesi tersebut nantinya. 90
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANIsi Pedoman Penjaga stan Strategi dan Identitas perusahaan Sasaran dan tujuan keikutsertaan perusahaan dalam pameran Program acara pameran Daftar penjaga stan termasuk juga tugas dan tanggung jawab serta tugas dari tiap-tiap personel penjaga stan sebelum, selama dan setelah pameran berlangsung. Daftar Pemantauan informasi mengenai produk dan aplikasinya Susunan organisasi, jadwal pameran serta jadwal kehadiran setiap personel penjaga stan Instruksi tentang pencatatan dan pengarsipan diskusi yang dilakukan dengan pengunjung Rencana, anggaran biaya perjalanan dan akomodasi Peraturan dan petunjuk umum bagi personel penjaga stan selama pameran berlangsung Kondisi, keadaan sosial, budaya, politik serta ekonomi di daerah tempat diselenggarakannya pameran Daftar nomor telepon penting (Nomer telepon genggam penjaga stan, nomer telpon perusahaan, nomer telepon rumah, kantor, hotel, pusat informasi pameran, layanan darurat, event organizer, forwarding, kedutaan besar, peserta pameran dan sebagainya)Beberapa salinan pedoman bagi penjaga stan perlu disediakan untuk penyedia jasadari eksternal perusahaan (misal konstruktor stan, penerima tamu dan asisten.) 91
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN MENGATASI PEMASALAHAN SUMBER DANA : ANGGARAN DANASetelah mengumpulkan informasi usulan biaya yang dibutuhkan sebelum, selamamaupun setelah pameran berlangsung, barulah kemudian dilakukan penyusunananggaran dana.Rincian anggaran biaya akhir dimaksudkan sebagai alat yang mengendalikanpengeluaran dan memberikan kemungkinan untuk membandingkan biaya yangdianggarkan dengan pengeluaran sebenarnya. Hal ini akan menjadi pengalamanyang berharga bagi keikutsertaan perusahaan dalam pameran dagang selanjutnya.Rincian anggaran akhir - setelah dilengkapi dengan pengeluaran yang sebenarnya -akan menjadi dasar keputusan apakah biaya yang dikeluarkan sebanding denganhasil yang diperoleh dalam pameran. Pertanyaan mengenai apakah membelanjakanuang tersebut melalui langkah-langkah pemasaran yang lain dibandingkan dengankeikutsertaan dalam pameran, mungkin dapat dipertimbangkan kembali dan mungkinmengakibatkan adanya perubahan dalam bauran pemasaran mengenai keikutsertaandalam pameran selanjutnya atau mengembangkan langkah-langkah pemasaran yanglain demi mencapai target yang diharapkan.Kerangka AnggaranPenyusunan kerangka anggaran merupakan penerapan lembar kerja yang sangatideal pada komputer pribadi terutama jika ditempatkan dalam laptop yang akan selalutersedia selama pameran berlangsung. Hal ini memudahkan penjaga stan yangbertanggung jawab dalam sumber keuangan untuk memperbaharui program tersebutsetiap hari dengan cara menambah baris pengeluaran yang belum dianggarkan.Selain itu, kerangka ini juga berfungsi sebagai alat yang ideal untuk mengendalikankeseluruhan biaya yang dikeluarkan selama pameran.Lembar kerja tersebut dapat dirancang seperti dibawah ini : 92
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN A B C D 1 Keterangan Jumlah 2 Anggaran Sebenarnya Perbedaan 3 4 5Tiap item yang dianggarkan perlu dicatat dalam kolom A pada lembar kerja,sedangkan jumlah anggaran dimasukkan dalam kolom B. Untuk menentukan item apasaja yang perlu dianggarkan, lihat pada pembahasan mengenai ”Biaya yangdiakibatkan oleh keikutsertaan” dalam bab ”Ikut serta atau tidak?” serta bagian”Penyusunan Anggaran kegiatan” dalam bab ”Perencanaan Awal.”Pengeluaran yang sebenarnya dari setiap keadaan telah dimasukkan sebelumnyaselama dan setelah pameran berlangsung hingga seluruh biaya yang berhubungandengan keikutsertaan pameran sudah dicatat. Semakin terperinci penyusunankerangka anggaran, semakin baik kemungkinan untuk mengadakan suatu analisayang benar-benar meyakinkan tentang pengeluaran keseluruhan setelahberlangsungnya pameran.Cara Mengoptimalkan Pembelanjaan Sumber DanaKeikutsertaan dalam suatu pameran selalu menimbulkan biaya yang tinggi terutamadiluar negeri dimana terdapat biaya seperti biaya pengangkutan/forwarding, barang-barang pameran serta biaya perjalanan dan akomodasi bagi penjaga stan. Akantetapi, pengeluaran keseluruhan keuangan dibatasi oleh beberapa aturan.Kemungkinan lain untuk mengoptimalkan biaya adalah dengan membandingkankemungkinan kerjasama dengan pihak ketiga untuk ikut serta dalam pameransehingga mampu menurunkan biaya konstruksi, perawatan dan operasi stan, biayainfrastruktur serta ongkos jasa eksternal : Merencanakan semua langkah yang diambil dan seluruh kegiatan dengan baik sejak awal untuk menghindari pengeluaran dan biaya tambahan akibat keterlambatan registrasi atau biaya pengiriman kilat 93
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANMerencanakan semua jasa yang dibutuhkan dari pihak ketiga dengan baiksejak awal sehingga dapat memperoleh tawaran yang menguntungkan dariberbagai penyedia jasa, memiliki kesempatan untuk membandingkan danmemilih selama penyedia jasa tersebut memiliki cukup kemampuan.Mengatur akomodasi hotel untuk basis jangka panjang sehingga kesempatanuntuk mendapatkan kamar dengan biaya rendah lebih besar daripada melaluipemberitahuan singkatMerundingkan tarif persewaan kamar serta biaya pesawat yang diturunkan(Biasanya hal ini diurus oleh agen perjalanan)Mengatur pengiriman seluruh barang-barang display dan pameran dengan baiksejak awal sehingga memudahkan perusahaan ekspedisi muatan untukmenggunakan sarana atau transportasi dengan biaya yang lebih murah(misalnya pengangkutan melalui kapal laut daripada dengan pesawat udara,pengiriman biasa daripada menggunakan jasa kurir)Dimanapun kemampuan dan keahlian untuk berbagai kegiatan tersedia,manfaatkan sumber daya internal karena biayanya lebih rendah dibandingkandengan jasa yang disediakan oleh pihak eksternal perusahaanMemeriksa adanya kemungkinan untuk berpartisipasi dalam pameran bersamadengan pihak ketiga (misal merencanakan stan gabungan atau acaragabungan dengan supplier tambahan untuk segmen pasar yang sama, ikutserta dalam kegiatan stan gabungan yang ditawarkan oleh asosiasi industri,kamar degang atau agen promosi perdagangan seperti OSEC)Memanfaatkan stan dan komponen display untuk berbagai keperluan dalambeberapa acara/kesempatanMengurangi/menurunkan ambisi dan konsep Anda hingga level yangdibutuhkan untuk mencapai target dan tujuan Anda. 94
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN MENJADWALKAN PERSIAPAN DAN PELAKSANAAN PARTISIPASISeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, perencanaan dan penjadwalan seluruhkegiatan sejak awal merupakan salah satu faktor yang menentukan suksesnya suatukeikutsertaan dalam pameran. Daftar berikut ini merupakan contoh beberapalangkah/tindakan yang perlu diambil. Langkah-langkah tersebut perlu dirumuskandengan jelas. Sangat Penting: Makin awal jadwal ditetapkan, makin kecil permaslahan yang akan timbul sehingga biaya dioptimalkan melalui cara yang lebih efisien. Untuk setiap kegiatan perlu ditetapkan tentang: Siapa yang bertanggung jawab? Siapa yang akan memberikan dukungan? Kapan kegiatan tersebut dilaksanakan (tanggal serta waktunya)? Daftar dibawah ini memperlihatkan gagasan mengenai seluruh kegiatan yang dijadwalkan serta orang yang perlu dievaluasi:Kegiatan yang direncanakan dan dijadwalkan Perencanaan Pedoman penjaga stan - Evaluasi tim kegiatan Konstruksi Stan - Perumusan target dan tujuan - Memberi pengarahan singkat - Penyusunan konsep awal kepada perusahaan pembangunan - Penyusunan konsep akhir stan - Program acara pameran - Pengawasan konstruksi stan - Tipe dan desain stan - Pengawasan pembongkaran stan - Konsep komunikasi dalam pameran Ekspedisi - SDM, persiapan dan latihan - Mengatur pengangkutan bahan- - Prosedur follow up bahan pameran menuju dan dari - Analisis hasil dan pengendalian pameran 95
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPAN Waktu yang ditetapkan oleh pihak - Mengatur semua dokumen bea penyelenggara pameran masuk dan keluar yang sesuai- Registrasi - Mengkoordinasikan logistik dengan- Pembayaran booth space perusahaan ekspedisi muatan- Pemesanan prasarana teknis Asuransi- Pengumpulan informasi tentang - Pengangkutan dan bahan-bahan perusahaan yang akan diterbitkan di pameran serta barang yang katalog resmi dipamerkan- Pemesanan ruang penyimpanan - Penjaga stan (Pelayanan selama pameran berlangsung kesehatan, kecelakaan)- Pemesanan transportasi tambahan di - Kewajiban perusahaan peserta lokasi pameran seperti forklift atau pameran kereta dorong. Pembelian- Pemesanan lencana pintu/badge - Barang-barang katering, makanan masuk stan perusahaan dan minuman- Pemesanan VIP Invitation - Administrasi Stan- Pemesanan ruang khusus parkir - Bahan-bahan cetak Penjaga Stan - Sarana dan prasarana penunjang,- Evaluasi yang dilakukan terhadap hadiah dan kado souvenir penjaga stan baik dari internal - Pakaian (seragam) maupun eksternal perusahaan- Latihan dan persiapan penjaga Daftar tersebut hanya suatu contoh- Pengaturan biaya perjalanan dan dan perlu dilengkapi tergantung pada kebutuhan masing-masing akomodasi perusahaan peserta pameran 96
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANDaftar Pemantauan :Transportasi, Perjalanan dan AkomodasiTransport Apakah Anda sudah mengetahui batas waktu yang ditetapkan oleh pihak penyelenggara terkait dengan penerimaan barang yang dikirim melalui ekspedisi? Sudahkah Anda mengetahui persyaratan ekspedisi dan menyiapkan dokumen yang dibutuhkan? Sudahkah Anda menyiapkan semua dokumen yang dibutuhkan untuk mencegah terjadinya masalah dan penundaan pengangkutan, bea cukai dan pengiriman bahan-bahan pameran (tanyakan pada perusahaan ekpedisi muatan Anda)? Sudahkan Anda bepikir untuk membuat salinan seluruh dokumen yang Anda pegang sendiri jika dokumen-dokumen asli nantinya hilang? Sudahkah Anda menanyakan kepada pihak penyelenggara apakah pengirim muatan boleh memasuki lokasi pameran atau pengirim tersebut perlu memindahkan barang-barang itu ke perusahaan ekspedisi muatan setempat yang ditunjuk untuk menjamin tibanya barang di lokasi pameran tepat waktu? Sudahkah Anda memeriksa apakah ada barang-barang Anda yang dilarang di negara setempat atau perlu diperiksa sesuai dengan peraturan impor khusus dan prosedur bea cukai setempat?Perjalanan dan Akomodasi Apakah semua penjaga stan memiliki dokumen-dokumen resmi (seperti pasport, visa, atau tiket pulang) sesuai dengan peraturan imigrasi di negara tujuan? Apakah tiket pesawat dan kereta yang sudah diatur tersedia? Apakah tiket tersebut sudah dikonfirmasi? Sudahkah Anda memeriksa apakah semua penjaga stan memenuhi peraturan kesehatan dan karantina (misal vaksinasi)? 97
  • PARTISIPASI DALAM PAMERAN: PERENCANAAN DAN PERSIAPANSudahkah Anda menyebarkan daftar telepon pada seluruh penjaga stan untukmengantisipasi jika salah satu dari mereka tersesat (panduan untuk penjagastan)?Sudahakah Anda meminta semua penjaga stan untuk membawa salinan pasport,tiket serta bukti pembayaran tiket peswat bersama mereka?Sudahkan Anda mengkonfirmasi reservasi hotel? Apakah semua petugas tahujalan menuju hotel dan kapan mereka perlu tiba di hotel tersebut? 98
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANORGANISASI (SUSUNAN) STAN Daftar Pemantauan: Tugas dan Kewajiban Penjaga stan Tampil Dengan Baik Dalam Pameran: Aturan DasarMELATIH PENJAGA (PETUGAS) STAN Mengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga Stan Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara HarianMELALUI KONTAK MENUJU KONTRAKMenciptakan Kontak: Pendekatan PertamaMengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan KebutuhanPengunjungDaftar Pemantauan: Beberapa Poin Penting dalam MengeavaluasiPotensi PengunjungMemberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senangdan TentramAturan Dasar dalam Menyambut PengunjungMemastikan Tindak Lanjut (Follow Up) yang Tepat: LaporanKunjunganFormat Kontak Pameran 99
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN ORGANISASI STANDaftar Pemantauan:Tugas dan Kewajiban Penjaga StanDalam buku pedoman bagi penjaga stan, seluruh fungsi, kewajiban, tugas, sertakompetensi dari penjaga stan perlu dirumuskan dengan jelas selama merekamerupakan penjaga dalam perusahaan.Penjaga stan dari luar perusahaan sangat perlu diberikan pengarahan. Jikamereka tidak bisa hadir dalam rapat persiapan, maka mereka perlumengumpulkan informasi sebanyak mungkin sehingga mereka mengetahuitanggung jawab mereka seperti yang diharapkan oleh perusahaan terkaitdengan kemampuan dan keahlian penga stan tersebut.Di halaman berikutnya terdapat contoh daftar tugas dan kewajiban penerimatamu pameran.Bagi para penyedia jasa yang lain, perlu dikeluarkan daftar yang serupa yangterpusat pada tugas dan kewajiban mereka (misalnya tugas seorangpenterjemah: diperlukan level instruksi dalam berbagai bahasa, bahasa apa,tugas-tugas seperti mencatat memo diskusi, menterjemahkan diskusi umum,penginterpretasian diskusi yang sangat canggih menuntut keterampilankhusus, baik tulis ataupun juga lisan).Makin baik pengarahan awal diberikan kepada penjaga stan dari luarperusahaan, makin mudah bagi mereka untuk menyiapkan diri mereka untukpameran serta makin cepat bergabung dengan penjaga stan yang lain (penjagaperusahaan sendiri). 100
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN: ATURAN DASARUntuk memastikan kinerja stan yang efisien serta tim kerja yang sempurna, parapenjaga stan perlu mematuhi beberapa aturan umum. Bukan hanya peraturanmengenai kebiasaan, penampilan serta tingkah laku, akan tetapi juga beberapapetunjuk khusus dalam memelihara kebugaran jasmani dan rohani mereka.Penjaga stan tidak boleh menampilkan ekspresi seperti yang diilustrasikandibawah ini kepada pengunjung: 101
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANTidak Boleh Merokok di dalam StanSaat berada dalam Stan, penjaga stan menahan diriuntuk tidak merokok. Mereka boleh merokok, tapi diwaktu istirahat, di tempat-tempat tertutup atau keluar daristan. Setelah mereka dan kembali ke stan, mereka perlumenyegarkan nafas mereka sehingga tidak tercium baurokok.Dalam beberapa pameran, merokok diperbolehkan,tetapi hanya di tempat-tempat tertentu.Tidak Boleh Meminum Minuman BeralkoholSelama jam buka Stan, penjaga stan setidak-tidaknyaperlu menghindari minum minuman beralkohol. hal inidikarenakan alkohol menyebabkan menurunnyakonsentrasi dan membuat orang cepat merasa lelah.Selain itu, nafas orang yang meminum minumanberalkohol sangat tidak diharapkan oleh pengunjungyang datang ke stan.PakaianPakaian yang sesuai tidak hanya merupakan cerminandari penampilan sikap penjaga stan, akan tetapi jugamerupakan cerminan dari keseluruhan kesan yangdimunculkan oleh stan.Pemilihan sepatu yang pas juga sangat penting karenawaktu pameran cenderung lama, selain itu bahan untuklantai pameran biasanya tidak nyaman. Sepatu yangdipilih perlu nyaman dipakai. Pemakaian sepatu berhaktinggi tidak menjamin kenyamanan yang dirasakan.Biasanya pakaian yang dikenakan perlu sesuai dengantugas dari masing-masing penjaga. Berpakaian secaraberlebihan serta penggunaan pakaian yang terlihatprovokatif bisa memberikan kesan yang negatif. 102
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Pemakaian Dresscode Sebaiknya Disesuaikan Dengan Adat Dan Budaya Setempat Untuk memudahkan pengunjung dalam mengenali penjaga stan, semua penjaga stan perlu memakai tAnda pengenal yang mencantumkan logo perusahaan, nama serta tugas masing-masing. Kelengkapan seragam seperti dasi, syal serta jas perusahaan sangat dianjurkan untuk dipakai.PenampilanPenjaga stan tidak boleh hanya duduk-duduk santai dalam stan sambil menunggudipanggil oleh pengunjung yang melintas. Mereka hanya boleh duduk saatberlangsung diskusi dengan pengunjung atau pada saat melakukan demonstrasiproduk. Sekelompok penjaga yang duduk dan hanya mengobrol akan memberikankesan tidak baik pada pengunjung.Penjaga yang tidak terlibat diskusi dengan pengunjung sebaiknya berdiri di dekatpintu masuk stan sehingga terlihat oleh pengunjung yang ingin bertanya.Sebaiknya mereka meletakkan tangan di belakang atau di depan mereka, dantidak meletakkan dalam saku/kantong celana.Sepatutnya penjaga perlu memberikan penampilan yang sesuai dengan gaya agarmenimbulkan penampilan yang berbeda.MakanSaat jam makan siang tiba, sangat dianjurkan bagi penjaga meninggalkan stansehingga mereka memiliki waktu sekitar satu jam untuk beristirahat dan menikmatimakan siang mereka. Penjaga dengan piring yang hampir penuh makanan atauterlihat sedang menggigit kaki ayam di dalam stan bukanlah pemandangan yangmenarik bagi pengunjung. Jika ingin makan siang dalam stan, maka perludisediakan tempat khusus seperti dalam tempat yang dipakai khusus untukmenyimpan prasarana. Semua penjaga perlu menghindari makan siang di stanutama karena pengunjung bisa melihat keadaan seperti itu. 103
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANMELATIH PENJAGA STANMengelola Sumber Daya Jasmani dan Rohani dari Penjaga StanPameran cenderung terasa berat, Saat berada dalam stan, penjaga stan perlumemiliki konsentrasi dan perhatian yang tinggi serta perlu selalu hadir dalam stan.Selain itu, suasana stan pada umumnya kering dan berdebu, ramai dan denganventilasi yang kurang.Memberikan waktu istirahat yang cukup pada penjaga sangatlah penting untukmenjaga mereka agar selalu termotivasi serta untuk menghindari stress dankegelisahan yang dirasakan. Selama waktu istirahat, semua penjaga sebaiknyameninggalkan stan dan keluar ruangan pameran sebentar untuk menghirup udarasegar, duduk dan istirahat.Istirahat singkat selama 5 atau 10 menit setiap jam sebagaimana jam makan siangselama satu jam sebaiknya direncanakan. Hal ini sangat penting untuk menjagakendali kehadiran secara tegas, memastikan bahwa tidak semua penjaga makansiang atau istirahat pada waktu yang bersamaan.Makna dari waktu istirahat adalah memberikan waktu kepada penjaga untukmenyegarkan diri kembali, bersantai dan beristirahat-perlu di ingat bahwajam istirahat bukanlah waktu pengganti bagi penjaga untuk meminumminuman beralkohol dalam stan.Memastikan Adanya Peningkatan; Sesi Pengarahan dan Wawancara HarianKeikutsertaan dalam pameran yang dikatakan berhasil adalah stan yang selaludikunjungi oleh pengunjung. Akibatnya adalah kurangnya waktu bagi penjagauntuk bertukar informasi, saling memberikan petunjuk dan kritikan. Setiap orangdalam tim sibuk melayani pengunjung seharian penuh. Mereka tidak hanyamendapatkan informasi dan pengalaman-pengalaman penting, namun jugakekecewaan/frustasi. Mereka tidak memiliki waktu dan kesempatan untukmembagi semua itu dengan rekan mereka dalam satu tim. 104
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANUntuk mengganti hal ini dan untuk belajar dari pengalaman-pengalaman yangtelah didapatkan serta untuk meningkatkan kerjasama dan kinerja tim, maka perludiadakan pertemuan dalam keadaan netral untuk melanjutkan hari tersebutbersama-sama. Pertemuan ini biasa dinamakan sesi tanya jawab harian.Pertemuan ini sebaiknya diselenggarakan setiap sore setelah meninggalkan stan,kembali ke hotel, mandi dan memulihkan diri. Semua penjaga stan memerlukanwaktu untuk beristirahat sebentar, menyegarkan pikiran dan perasaan merekaserta mempersiapkan diri untuk sesi wawancara/tanya jawab.Agenda Acara dalam Sesi Tanya Jawab Khusus Tinjauan ulang hari ini Setiap penjaga memberikan laporan singkat mengenai topik hari ini: beberapa kontak yang menarik, pertemuan dan kesimpulan Kritikan dan Pujian Setiap penjaga memberikan kritikan dan pujiannya: - Apa yang sudah dilakukan dengan baik hari ini? Apa yang perlu dilakukan lebih baik besok? - Kerjasama tim - Susunan Stan - KehAndalan (reliabilitas) penjaga (misal ketidakhadiran yang dijadwalkan, istirahat dan sebagainya) Kesimpulan Berdasarkan informasi yang diperoleh, ketua/pimpinan penjaga menarik kesimpulan hari ini. Seluruh penjaga menyetujui langkah/tindakan yang diambil untuk mendapatkan hasil yang lebih baik pada hari berikutnya.Rencana (Preview) untuk esok hari Setiap anggota penjaga mengumumkan jadwal rapat dan ketidakhadiran anggota lain dalam stan untuk esok hari. 105
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANSemua penjaga perlu untuk terlibat aktif untuk memastikan kesesuaianpemahaman mengenai kemungkinan perubahan yang akan dilaksanakan sertauntuk menjaga motivasi seluruh tim. Pada pagi hari sekitar 5 menit sebelumdibukanya pameran, semua penjaga perlu hadir di stan untuk sesi briefing/pengarahan. Saat sesi pengarahan berlangsung, kesimpulan dari hasil tanyajawab (debriefing) pada sore hari sebelumnya perlu diringkas untuk memastikanpelaksanaan terhadap beberapa perbaikan/kemajuan yang telah disapakati. Selainitu, Jadwal rapat serta ketidakhadiran beberapa penjaga perlu dipastikan untukmemastikan pergantian penjaga dan waktu istirahat.MELALUI KONTAK MENUJU KONTRAKMenciptakan Kontak: Pendekatan PertamaSaat berdiri di dekat pintu masuk stan, penjaga perlu bersikap siaga. Merekadiharapkan tidak hanya memandangi pengunjung yang melintas, akan tetapimengawali pembicaraan dengan cara sebagai berikut :- Lihat ke dalam mata pengunjung- Berikan senyuman ramah- Sambut pengunjung dan tanyakan kesan umumnya- Libatkan pengunjung dalam perbincangan kecil, temukan minatnya- Undang pengunjung ke dalam stanDengan mengikuti aturan ini, penjaga mampu menarik perhatian pengunjung. Kitadapat mengetahui dengan mudah sekali untuk menemukan apakah pengunjungyang datang tertarik dengan barang dan jasa yang dipamerkan di stan denganmengajukan beberapa pertanyaan. Lebih baik kehilangan sedikit waktu untuksuatu pembicaraan kecil daripada kehilangan konsumen yang potensial karenakurangnya perhatian. 106
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANMengawali Suatu Dialog- Mempelajari Keperluan dan KebutuhanPengunjungSaat kontak pertama tercipta, hal penting yang perlu dilakukan adalahmengembangkan dialog. Memulai dialog berarti mendorong penmgunjung untukmembicarakan kesannya, kebutuhannya, harapan dan keperluannya. Dibawah initerdapat beberapa aturan dalam memulai percakapan:Yang Perlu Dilakukan oleh Penjaga - Buatlah pengunjung merasa nyaman dan tenang. Tunjukkan minat Anda untuk belajar darinya tentang kesannya mengenai pameran, maksud kedatangannya dalam pameran, target dan tujuannya, serta kebutuhan dan keperluannya datang ke pameran. - Temukan informasi sebanyak mungkin mengenai perusahaan pengunjung. Bersikaplah tenang, ramah dan menyenangkan. Berikan perhatian khusus Anda dan dengarkan dia karena mungkin pengunjung tersebut bisa menjadi sumber informasi yang bagus meskipun bukan pelanggan yang potensialYang Perlu Dihindari oleh Penjaga - Jangan memaksa pengunjung mendengarkan presentasi produk, jasa dan kegunaannya dimana pengunjung tidak tertarik - Jangan menjelaskan hal yang sudah diketahui oleh pengunjung, melainkan biarkan pengunjung menceritakan kebutuhan dan keperluannya pada Anda - Jangan mencoba untuk meyakinkan pengunjung mengenai kelebihan yang ditawarkan produk dan jasa Anda dengan mendebatnya dengan beberapa argumen diluar minat/ketertarikannya. 107
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANDaftar Pemantauan :Beberapa Poin Penting dalam Mengevaluasi Potensi PengunjungUntuk memastikan tindak lanjut (Follow up) yang tepat setelah pameran berakhir,sangat penting untuk mengetahui kebutuhan pengunjung tersebut serta memahamipotensinya terhadap produk dan jasa yang ditawarkan oleh perusahaan. Untukmemudahkan pengelompokan pengunjung sesuai dengan arti pentingnya merekabagi bisnis di masa mendatang serta keutamaan mereka dalam proses tindak lanjut,hal-hal berikut ini perlu dibahas selama berlangsungnya dialog dalam stan: Apa aktivitas bisnis pengunjung? Apakah dia seorang pengusaha, Agen distributor atau yang lain? Hal ini penting untuk mengingat pengunjung yang membeli produk kita merupakan kontak yang perlu diutamakan setelah pameran berakhir) Apa metode, proses produksi dan jalur distribusi yang digunakan oleh pengunjung? (Apakah produk kita cocok untuk dipakai dengan perlengkapan pengunjung? Apakah pengunjung memiliki akses terhadap pasar yang akan kita dekati?) Apakah perusahaan pengunjung memiliki keterampilan teknologi, sumber daya manusia dan sumber daya infrastruktur yang tepat untuk memastikan kepuasanya terhadap pemakaian produk kita? (Anda tidak sedang mencari pertanggungjawaban dan jaminan dimasa mendatang, mengatakan tidak adalah lebih baik daripada mengatakan ya) Apa produk kompetitif yang saat ini digunakan oleh perusahaan pengunjung? Berapa jumlahnya? Darimana asalnya dan berapa harganya? Apa aktivitas perusahaan pengunjung dalam penelitian dan pengembangan? Apakah perusahaan tersebut inovatif atau hanya mengikuti pasar? Adakah kemungkinan untuk melakukan pendekatan kerjasama seperti kegiatan pengembangan gabungan? 108
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Apakah saat ini perusahaan pengunjung sedang mengevaluasi produk alternatif atau hanya mengumpulkan informasi akan beberapa pilihan untuk menekan supplier/penyalurnya saat ini? (Sangatlah tidak berguna jika merusak persaingan tersebut kecuali jika Anda mendapatkan bisnis tersebut. Memberikan argumen tentang harga atau janji pencapaian hasil dibandingkan dengan pesaing kita akan memberikan dampak negatif pada kualitas pasar tanpa adanya usaha/bisnis baru. Hal ini hanya akan menimbulkan reaksi bermusuhan dan bertahan dari para pesaing kita.) Apakah pengunjung bermaksud membeli sejumlah produk kita dalam rentang waktu yang ditetapkan? (Berapa banyak? Berapa jumlah unit tiap persediaan? Dalam keadaan/kondisi apa?) Setelah diskusi berakhir, apakah pengunjung mengundang peserta untuk melakukan kunjungan pribadi di pabriknya atau bermaksud mengunjungi pabrik peserta pameran? (Diundang ke pabrik pengunjung atau mendapatkan tawaran pengunjung untuk datang di pabrik peserta merupakan isyarat yang jelas akan adanya minat/ketertarikan yang serius.)Memberikan Kenyamanan-Membuat Pengunjung Merasa Senangdan TentramSuatu tantangan yang nyata bagaimana cara membuat pengunjung merasanyaman. Apakah poin penting yang perlu diingat saat pengunjung datang ke stan,baik atas inisiatifnya sendiri ataupun melalui kontak yang diawali oleh penjagastan? Dalam menanggulangi hal ini, perlu diingat apa yang dirasakan olehpengunjung saat berada disuatu pameran : Saat pengunjung melintasi stan, dia mungkin capek dan terjejali dengan informasi dan dibingungkan dengan semua pengaruh luar. Meskipun telah mempersiapkan diri dengan baik, pengunjung mungkin tidak mencapai tujuan kedatangannya dalam pameran dan bahkan merasa frustasi/tertekan. 109
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Saat berjalan keliling pameran, pengunjung telah dihadapkan pada keramaian, debu serta AC yang jelek sehingga ketahanan fisiknya menurunDengan memberikan senyuman dan sambutan yang ramah, pengunjung menjaditertarik. Memulai percakapan dalam stan yang standar memang lebih sulit daripadadalam stan ynag berukuran lebih besar dengan ruang terpisah untuk tempat diskusipersonal. Namun demikian, beberapa hal berikut ini dapat digunakan sebagai acuan : Pendekatan perlu dilakukan dengan ramah dan serius-jangan bersikap dingin dan sombong Pengunjung perlu mendapatkan kesan diterima Pengunjung perlu diberikan kesempatan untuk beristirahat sebelum diskusi dimulai-tanyakan beberapa pertanyaan umum terkait dengan keseluruhan kesan pengunjung terhadap pameran, tentang apa yang sudah didapatkan sejauh ini Tawarkan kesempatan untuk melupakan lingkungan yang tegang dan membuat tertekan/stress. Persilakan dia duduk dan tawarkan makanan dan minuman seperti makanan dan minuman ringan, biskuit dan sebagainya) Tawarkan keleluasaan pribadi – tidak semua pengunjung suka dlihat/diperhatikan oleh pengunjung lain Pastikan bahwa stan kita bersih dari asbak yang penuh puntung rokok, gelas dan cangkir yang sudah terpakai dan sebagainyaSesekali bersikaplah seperti seorang pengunjung, melangkah keluar stan untukmelihat stan dari sudut pandang pengunjung. hal ini memudahkan Anda dalammeningkatkan kesan selama pameran berlangsung. 110
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANAturan Dasar dalam Menjamu Pengunjung Bersikaplah Selektif Stan Anda bukanlah sebuah restoran atau bar untuk semua orang. Oleh karena itu, penyambutan perlu dibatasi pada pengunjung yang menunjukkan minat serius terhadap perusahaan dapat difokuskan Jangan Memaksa Pengunjung Untuk Mabuk Saat menawarkan makanan atau minuman, tanyakan pada pengunjung makanan atau minuman apa yang dia inginkan dan beritahukan sebelumnya kalau tidak tersedia minuman beralkohol. Saat pengunjung meminta minuman beralkohol, jangan biarkan dia minum terlalu banyak karena Anda tidak tahu berapa banyak yang diperoleh dari stan yang lain. Aturlah Keleluasaan Pribadi Meja untuk diskusi personal jangan diletakkan saling berdekatan. Hindarilah situasi dimana pengunjung duduk saling berdekatan dan dapat mendengarkan pembicaraan pengunjung lain. Tunjukkan Stan yang Bersih Pastikan bahwa meja dibersihkan setelah berdiskusi Pilihlah Makanan Ringan dengan Cermat Tempatkan sejumlah makanan ringan di atas meja yang akan dikonsumsi dalam beberapa menit. Daging atau ikan kering serta buah yang dikeringkan tidak akan terlihat mengundang selera jika tidak ada kulkas, dianjurkan untuk hanya menyediakan makanan kering seperti biskuit atau kripik. 111
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Hormati Budaya dan Aturan di Daerah setempatPerlu diingat bahwa makanan dan minuman yangditawarkan pada pengunjung perlu sesuai dengan kondisibudaya setempat. Misalkan dianjurkan untuk menghindaridaging babi dan minuman beralkohol dilarang dan tidakdiperbolehkan. 112
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN Memastikan Tindak Lanjut yang Tepat: Laporan Kontak Pameran Tidak lanjut yang tepat terhadap kontak hanya terlaksana jika rincian kesepakatan dengan pengunjung didokumentasikan dengan jelas. Penting sekali menyusun suatu laporan singkat dari setiap diskusi yang diselenggarakan selama atau segera setelah pembicaraan dengan pengunjung berlangsung untuk memastikan tidak ada hal yang terlupakan. Format Laporan Keuangan mencakup informasi berikut ini: Nama dan alamat pengunjung Aktivitas bisnis dari perusahaan pengunjung serta informasi dari perusahaan lain. Nama dan jabatan pengunjung dalam perusahaannya. Hal-hal yang didiskusikan (minat khusus pengunjung, permintaan dan kebutuhan–kebutuhannya) Level tindak lanjut dan kategori pengunjung (A=sangat Penting, B=Biasa, C=Kurang Penting) Langkah-langkah yang diambil (Pengiriman dokumentasi produk atau katalog, Penawaran yang terkumpul, Sampel yang disusun, dsb) Nama penjaga stan yang terlibat dalam diskusi dengan pengunjung.Guna memastikan pencatatan kunjungan secara sistematis, diperlukan pembuatansuatu format sehingga mengingatkan penjaga tentang hal-hal yang perlu dipelajaridari pengunjung. Format standar kontak pameran tersedia di toko alat-alat tulis,disediakan oleh pihak penyelenggara pameran atau dapat dirancang sesuaikebutuhan peserta.Sebagai contoh layout format kontak pameran, di halaman berikutnya terdapat formatstandar milik OSEC. 113
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERAN 114
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANFormat Kontak Pameran 115
  • TAMPIL DENGAN BAIK DALAM PAMERANMelengkapi Format Kontak PameranMakin lengkap informasi dalam diskusi yang berlangsung, makin mudah tindaklanjut yang dilakukan. Contoh format kontak pameran yang terdapat di halamansebelumnya terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut:1. Nama Pameran2. Tanggal Kunjungan ke stan3. Nama penjaga yang terlibat diskusi dengan pengunjung4. Keterangan apakah pengunjung mewakili rekan bisnis kita yang sudah ada atau merupakan rekan bisnis baru.5. Tempat untuk menempelkan kartu bisnis pengunjung6. Klasifikasi arti pentingnya pengunjung dan prioritas tindak lanjut yang perlu diberikan7. Keterangan bidang usaha pengunjung8. Alamat lengkap, nama dan jabatan pengunjung jika tidak tercantum dalam kartu bisnis9. Tempat untuk mencatat hal-hal yng dibicarakan10. Tempat untuk mencatat langkah/tindakan yang perlu diambil, acara/kegiatan yang disepakati serta tindak lanjut. 116
  • PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASIPAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASARMempelajari Kecenderungan Persaingan dan PasarMengambil Keuntungan dari Kontak TambahanDaftar Pemantauan: Riset Pasar Selama Pameran 117
  • PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI PAMERAN SEBAGAI BAGIAN DARI RISET PASARKeikutsertaan dalam pameran tidak hanya menyangkut cara menyajikan produk danjasa pada masyarakat namun juga memberikan kesempatan yang sangat bagusuntuk mengumpulkan informasi tentang pasar setempat, tren di wilayah pasarsasaran dan pesaing usaha.Saat menikmati istirahat singkat, anggota penjaga stan dapat melihat-lihat di sekelilingpameran, berbicara dengan peserta pameran yang lain dan mempelajari situasipasar.Untuk memastikan riset pasar yang efisien dan konklusif dalam suatu pameran,subyek ketertarikan perusahaan perlu ditetapkan. Untuk setiap subyek perlu ditanganioleh satu orang penjaga sehingga bisa konsentrasi terhadap subyek tersebut. MEMPELAJARI TREND PASARDaftar berikut ini memberikan gagasan mengenai informasi yang dikumpulkan selamapameran: Perkembangan teknologi – Bagaimana keadaan industri dalam pasar tersebut? Kompetensi pesaing – Bagaimana para pesaing kita menyajikan perusahaannya, produk dan jasa mereka? Apa yang mereka tunjukkan? Pelanggan yang potensial dan pelanggan – Apa kecenderungan yang mereka ikuti? Apa tujuan dan kegiatan mereka dimasa mendatang? Perusahaan peserta pameran yang lain – Bisakah kita menemukan gagasan mengenai penyajian produk, layout literatur penjualan, komunikasi dan desain stan sebagai inspirasi presentasi dalam pameran dimasa depan? 118
  • PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASIMENGAMBIL KEUNTUNGAN DARI KONTAK TAMBAHANBerbicara kepada peserta pameran lain yang juga menjadi suplier/ penyedia dalampasar sasaran yang sama, tapi tidak melalui kompetisi langsung akan sangatmenguntungkan karena meraka bisa memberikan informasi seperti: Arti penting dan potensi dari pelanggan Persaingan (Kompetensi) Realibilitas Pelanggan tertentu Kondisi dan Kecendrungan Umum PasarInformasi yang diperoleh dapat dipercaya karena ketertarikan/ minat perusahaantidak terpengaruh saat berbicara dengan perusahaan lain tanpa adanya aktivitaspersaingan. 119
  • PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASIDaftar Pemantauan :Riset Pasar Selama PameranInformasi yang perlu diperoleh saat berbicara dengan pengunjung, peserta pameranlain atau bahkan pesaing-pesaing kita dalam pameran sebagai berikut : Informasi yang berhubungan dengan pasar. - Ukuran dan potensi pasar - Susunan pasar dan struktur penawaran - Perundang-undangan dan peraturan setempat - Peraturan impor (regulasi) Konsumen atau informasi yang berhubungan dengan konsumen. - Siapa kunci potensial yang bertanggungjawab dalam pasar lokal tersebut? - Apa aktivitas utama bisnis mereka? - Apa asosiasi industri yang tersedia untuk segmen sasaran tersebut? - Apakah keanggotaan suplier dalam asosiasi berguna? - Bagaimana keadaan industri tersebut? Apa teknologi utama yang di gunakan? - Bagaimana bisnis dan pelanggan potensial berkembang? - Apa metode pendekatan yang digunakan untuk mendekati pelanggan dalam pasar tersebut? - Apakah satu pelanggan potensial terkait dengan pelanggan potensial atau pelanggan eksis yang lain? - Apakah disana terdapat perusahaan gabungan dan sinergi yang potensial? Informasi yang berhubungan dengan kompetisi - Siapa pesaing dalam pasar tersebut? - Apa kekuatan dan kelemahan mereka? - Bagaimana mereka mempresentasikan perusahaan serta produk dan jasa mereka? - Apa kegiatan mereka dalam penelitian dan pengembangan saat ini? - Apakah beberapa pesaing berkaitan dengan pelanggan yang potensial dan eksis? 120
  • PAMERAN SEBAGAI SUMBER INFORMASI- Apakah perusahaan pesaing menawarkan produk langsung kepada konsumen akhir atau melalui distributor?- Apa kelebihan dan kekurangan produk yang ditawarkan oleh pesaing dibandingkan dengan produk dan jasa perusahaan kita baik terkait dengan harga, ketersediaan, kualitas dan tampilannya?Informasi yang berhubungan dengan distribusi- Apakah sistem/ susunan distribusi yang digunakan pasar setempat?- Siapa saja distributornya?- Apakah penggunaan distributor lokal memberikan keuntungan?- Distributor mana yang terkait dengan suatu pesaing?Informasi yang berhubungan dengan produk- Apakah produk peserta dapat memenuhi kebutuhan konsumen?- Perlukah adanya penyesuaian (adaptasi) produk (seperti desain dan tampilan)?- Apakah produk peserta terlihat menarik dalam pasar tersebut?- Apakah produk peserta sesuai dengan kondisi industri saat ini?Informasi yang berhubungan dengan pemasaran- Media mana yang akan digunakan sebagai penghubung dengan masyarakat serta media pemasangan iklan untuk mencapai target sasaran?- Siapa pemimpin kebijakan setempat? 121
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANMERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUTMENJAGA AGAR TETAP INGATSampel surat-surat pentingMemperkuat hubungan/kontak. Tetap berhubungan rutinDaftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjutyang tepat 122
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN MERENCANAKAN KEGIATAN TINDAK LANJUTMemasukkan dan merundingkan kontrak dalam pameran sangat jaranG terjadi.Pengunjung cenderung datang dipameran untuk mendapatkan kesan dariperkembangan –perkembangan terbaru, untuk bertemu atau menjumpai rekan bisnisyang sudah ada serta mengawali kontak dengan rekan bisnis baru yang potensial.Setelah mengunjungi pameran, pengunjung cenderung sudah terjejali oleh informasisehingga mereka mungkin mudah melupakan kontrak baru tersebut. Prosedur untukmendapat tindaklanjut dengan cepat,tepat dan efisien segera setelah pameranberakhir : Pameran Ya Tidak Petemuan Bisnis Ulangi Tindakan Ya Tidak 123
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Segera Setelah Pameran : Kelompokkan format laporan kontrak yang sudah dilengkapi berdasarkan prioritasnya (A,B,C). Kirimkan surat kepada pengunjung tentang hal-hal yang sudah disepakati selama berlangsungnya diskusi dalam stan seperti : - Surat pengantar - Surat penawaran - Sampel - Bahan informasi tambahan 2 Sampai dengan 3 minggu setelah pengiriman surat : Hubungi pengunjung melalui telepon, pastikan dia menerima surat yang dikirimkan. Tentukan pendapatnya, coba atur pertemuan atau kesepakatan mengenai pengumpulan tawaran atau langkah yang diambil. Segera setelah kontak melalui telepon Atur secepat mungkin pengiriman bahan informasi tambahan yang diinginkan oleh pengunjung seperti : - Surat penawaran - Sampel - Spesifikasi produk 2 Sampai dengan 3 minggu setelah mengirimkan sampel atau informasi tambahan: Hubungi lagi pengunjung melalui telepon, tanyakan pendapatnya, cobalah atur pertemuan. Lanjutkan prosedur ini hingga pengunjung sepakat bertemu Anda untuk merundingkan kontrak atau hal-hal terbaik dengan kerjasama lebih hangat.Mengingat pentingnya tindaklanjut yang cepat dan efisien, maka perlu disusunberbagai dokumen (pengingat dan penawaran) serta teknik mengajukanpertanyaan yang tepat selama kontak lanjutan melalui telepon: 124
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANApa yang perlu dimasukkan dalam surat pengenalan- Referensi/ Acuan yang jelas (dimana kontak tersebut kita dapatkan)- Ucapan terima kasih(Untuk waktu dan perhatian pengunjung)- Subyek/ hal yang dibicarakan (Apa telah didiskusikan dan Apa tujuannya?)- Prosedur lebih lanjut yang telah disepakati (pertemuan, sampel, penawaran serta bahan-bahan informasi tambahan) Makin pribadi pengingat yang dicatat, makin besar dampak positifnya terhadap pengunjung karena diingat dan dihargai serta ada orang yang tertarik dengan/ perhatian padanya.Apa yang perlu dimasukkan dalam surat penawaran:- Acuan/ referensi yang jelas- Ucapan terima kasih- Nama produk, tipe dan spesifikasinya yang lengkap dan sesuai.- Volume atau jumlah nominal yang dibicarakan sesuai dengan permintaan pengunjung- Pengemasan dan jumlah kemasan serta toleransi yang disepakati tentang berat bersih per unit kemasan- Harga per unit- Waktu pengiriman dan sarana pengangkutannya- Syarat-syarat penjualan- Syarat-syarat pembayaran- Validitas tawaran- Syarat dan ketentuan bisnis umum (diketik dibalik lembar penawaran )Apa pertimbangan yang perlu diambil ketika mengirimkan sampel :- Gunakan bahan kemasan yang baik untuk memastikan tibanya sampel dalam bentuk yang bagus.- Lampirkan lembar spesifikasi produk atau panduan konsumen tentang produk- produk yang ada.- Dokumen-dokumen yang lengkap tentang transport dan cukai impor (proforma invoice, dokumen impor yang sesuai dengan peraturan negara yang bersangkutan) 125
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN - Referensi atau acuan yang jelas (siapa yang perlu mendapatkan sampel, kapan dan dalam acara apa pengumpulan sampel tersebut disepakati).Disarankan selama pameran bahwa pengunjung telah menerima companyprofile, hal ini memudahkan pengunjung dalam mengenali perusahaan saatmenerima surat yang dikirimkan peserta. 126
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANMENJAGA AGAR TETAP INGATContoh Surat PengantarSurat dibawah ini merupakan contoh yang dapat dikirimkan pada pengunjung yangsudah menyempatkan diri datang ke stan peserta, Namun perlu tindaklanjutsegera sesudahnya yang disepakati dengan pengunjung selama diskusi(perbincangan) dalam pameran : 127
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANContoh Surat Pengingat :Mengumumkan Suatu KunjunganSurat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepadapengunjung yang bersedia bertemu setelah pameran berakhir untukmenindaklanjuti pembicaraan selama pameran : 128
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANContoh surat penawaran berdasarkan permintaan pengunjung selamapameran berlangsungSurat dibawah ini merupakan contoh surat yang dapat dikirimkan kepadapengunjung untuk menawarkan produk. Surat penawaran perlu jelas dan konklusif.Semua bagian yang didaftar pada hal.126-127 perlu dimasukkan dalam surattersebut untuk mennghindari kesalahpahaman mengenai produk, volume, hargaserta syarat dan ketentuan-ketentuan : 129
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN MEMPERKUAT HUBUNGAN/KONTAK. TETAP BERHUBUNGAN RUTINSetiap peserta pameran tidak dapat berharap agar pengunjung mengingat setiap stanyang dikunjunginya selama pameran. Hal inilah yang menjadi alasan mengapapengisian format kontak pameran yang benar serta tindak lanjut secepat mungkinsangat penting. Bukan hanya untuk diingat, namun juga untuk mengingatkanpengunjung tentang kunjungannya ke stan, apa yang sudah dipresentasikan padanyadan apa yang telah dibicarakan. Guna memastikan hal ini, langkah awal tindaklanjutsangatlah penting.Selain itu peserta pameran perlu membuat dirinya diingat oleh pengunjung Disamping mengikuti aturan tindaklanjut untuk memperoleh perhatian pengunjung setelah pameran berakhir, penggunaan sarana komunikasi juga amat berguna untuk menjaga ketertarikan pengunjung.Beberapa contoh sarana komunikasi tercantum dibawah ini: Laporan Berkala Perusahaan Frekuensi : 3-4 kali setahun, yang berisi: - Perkembangan produk, kecenderungan dan kegiatan-kegiatan baru - Perusahaan dalam struktur perusahaan - Ulasan keikutsertaan perusahaan dalam pameran atau acara-acara lain - Laporan tentang penghargaan yang diterima - Artikel terkait aplikasi produk perusahaan Undangan Pribadi Frekuensi : Selama acara berlangsung - Undangan pada road show atau seminar - Undangan pada pameran dagang yang lain - Undangan pada kegiatan-kegiatan sosial 130
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERAN Kontak Pribadi melalui Telepon Frekuensi : Setiap 2 atau 3 bulan - Adakah hal-hal yang baru? - Kegiatan, kecendrungan dan minat yang baru? - Bagaimana kelangsungan bisnisnya/ usahanya selama ini? - Perbincangan kecil dan gosip - Minat memperbarui kontak pribadiLangkah langkah tersebut hanya merupakan tambahan saja. Tulang punggung dariaktivitas tindaklanjut tetaplah lingkaran tindak lanjut yang terkait dengan kegiatan,produk dan aplikasinya seperti yang telah dijelaskan. Namun demikian perlu diingatuntuk meninggalkan kesan bahwa kita adalah rekan bisnis yang aktif dan bermaksudmenjalin hubungan jangka panjang. Oleh karena itu, penting sekali untuk membuatrekan kita merasa bahwa ia dihargai sebagai seorang manusia, bukan hanyakonsumen yang potensial. 131
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANDaftar Pemantauan : Beberapa aspek umum tentang tindaklanjutyang tepatWalaupun di halaman sebelumnya telah dijelaskan prosedur umum serta bagian-bagian dari tindaklanjut, beberapa aturan umum perlu diikuti selama melaksanakantindaklanjut dalam waktu jangka panjang untuk memastikan keberhasilan yangdicapai : Rencanakan prosedur tindaklanjut dengan baik sejak dini sebagai bagian dari proses perencanaan pameran. Tunjuk anggota staf yang bertanggung jawab dalam implementasi proses tindaklanjut sebelum pameran dibuka. Pastikan segera memulai proses tindaklanjut setelah pameran berakhir. Catatlah dengan tepat semua langkah tindaklanjut yang diambil oleh pengunjung untuk menjamin proses pengejaran lebih lanjut. Setelah setiap langkah tindaklanjut dilaksanakan,jadwalkan langkah selanjutnya dari lingkaran tindaklanjut dengan cermat. Tentukan tanggung jawab dan tindakan yang akan diambil, oleh siapa, kapan dan dengan cara apa untuk memastikan kelangsungan proses membangun hubungan tersebut? Jadwalkan tindakan berikutnya yang perlu diambil dengan mempertimbangkan hal-hal berikut ini : - Berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh pengunjung untuk memeriksa dan membandingkan tawaran yang diterima? - Berapa lama jangka waktu yang dibutuhkan untuk pengujian, homologasi serta pengakuan sampel yang diberikan hingga sampai pada pengunjung? Jadwalkan semua tindakan yang sesuai dengan kemampuan Anda.Tetap berikan janji untuk membangun citra sebagai rekan yang terpercaya. Hindari terciptanya kesan terlalu pemaksa, berikan waktu pada pengunjung untuk mengembangkan kesimpulanya sendiri. Bersikaplah sabar terhadap pengunjung,dengarkan komentarnya dan tetaplah berhubungan. 132
  • TINDAK LANJUT SETELAH PAMERANJika Anda marah, jangan pernah menunjukkannya pada pengunjung, ataumembuat pengunjung merasakannya. Pengunjung tersebut mungkin sajapimpinan atau pengambil kebijakan dari salah satu pelanggan Anda. Pikirkanakibatnya,oleh karena itu bersikaplah tenang dan santai.Ingatkan diri Anda pada langkah-langkah tambahan yang diambil. 133
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALMEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPATMengevaluasi Jalur DistribusiDaftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distribusi Yang TepatKONTAK LANGSUNG DENGAN PASARMenyiapkan Utusan PembelianMenyiapkan Utusan PenjualanKONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONALMembagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli :(INCOTERMS)Persyaratan Umum Untuk Semua Sarana TransportasiPersyaratan Umum Untuk Pengangkutan LautResiko Kredit dan Kontrak PerdaganganDaftar Pemantauan : Isi dari Kontrak Perdagangan 134
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALMEMASTIKAN KEBERADAAN PASAR YANG TEPATMengevaluasi Jalur DistribusiApakah pasar ekspor perlu langsung dimasuki atau dimasuki melalui agen ataudistributor merupakan pertanyaan penting saat mengevaluasi kemungkinandimulainya aktivitas ekspor. Penjualan Langsung: Penjualan melalui Penjualan melalui Penjual kepada Agen Komisi Distributor Pengguna Akhir PENJUAL PENJUAL PENJUAL AGEN DISTRIBUTOR PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR PENGGUNA AKHIR Kontrak agensi atau penyaluran antara penjual dan rekan distribusi Rekan negosiasi dalam kontrak perdagangan (agen atas nama penjual) Pengiriman Barang Faktur dengan resiko kredit: penjual ke pengguna akhir, penjual ke distributor, distributor ke pengguna akhir Uang pembayaran Pembayaran komisi dari penjual ke penyalur setelah menerima bayaran dari pengguna akhir 135
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALPenjualan Langsung dari Penjual ke Konsumen Akhir Keuntungan - Kontak langsung dengan konsumen akhir dan akses langsung terhadap konsumen akhir. - Tingginya keuntungan yang diperoleh karena tidak ada komisi yang perlu diberikan kepada agen penyalur. - Rute komunikasi dengan konsumen yang lebih pendek - Kerahasiaan hanya penjual dan konsumen langsung yang mengetahui tentang produk yang tersedia. Kelemahan - Perolehan pelanggan baru serta mempertahankan pelanggan merupakan tugas penuh dari penjual sehingga menyebabkan memerlukan biaya yang tinggi untuk mengatasi segala kebutuhan dalam mempertahankan suksesnya hubungan personal tersebut. - Penjual perlu menangani setiap kebutuhan rekan dipasar. Hal ini akan terasa sulit jika tidak ada rekan di daerah setempat, terutama dalam pasar yang berbeda budaya dan kesulitan untuk berkomunikasi. (perintah dalam berbagai bahasa, perbedaan waktu serta prasarana komunikasi) - Layanan perawatan dan perbaikan membutuhkan adanya staff teknis dalam pasar sasaran sehingga diperlukan biaya perjalanan yang tinggi. Pengaturan logistik spare part mungkin bisa bermasalah. Kesimpulan Penjualan langsung kepada pengguna akhir sangat sesuai untuk penjualan terhadap konsumen ketika muatan dari kapal atau kereta api sudah dikirim. Hal ini dianjurkan untuk perusahaan barang dan bahan-bahan mentah yang disediakan untuk pelanggan-pelangan besar tertentu. Segera setelah pemisahan muatan diderah setempat dibutuhkan metode penjualan dan distribusi seperti ini menjadi sulit tanpa adanya rekan kerja dengan daerah setempat berkaitan dengan penyimpanan dan distribusi barang dan jasa. 136
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALPenjualan Melalui Agen Kelebihan - Mudahnya masuk dalam pasar karena penjual memperoleh keuntungan dari hubungannya dengan agen setempat serta pelanggan potensial di segmen sasaran. - Meningkatnya komunikasi agen lokal berkomunikasi dengan bahasa yang digunakan oleh pelanggan potensial, mengetahui adat istiadat setempat serta situasi politik, sosial dan ekonomi dalam pasar yang bersangkutan. - Agen tersebut sudah memahami peraturan setempat mengenai pengemasan dan pemberian nama serta pembuangan dan daur ulang limbah. - Pelanggan dalam pasar tersebut mempunyai rekan berkomunikasi yang selalu ada untuk mereka setempat. - Berkaitan dengan klaim mengenai kualitas serta permasalahan logistik, (misal bea cukai impor) agen tersebut akan menggunakan cara-cara setempat tanpa adanya penundaan serta prosedur-prosedur yang dilewati. - Mengambil keuntungan dari sinergi-Sebagian besar agen yang mewakili beberapa penjual dari luar negeri dalam segmen sasaran yang sama. - Menghemat biaya dan waktu. Penjual hanya berkonsentrasi pada pemberian latihan serta dukiungan kepada penjaga, agen perusahaan hanya perlu mengunjungi orang yang bertanggung jawab dalam penjualan ini. - Agen lokal dapat memeriksa resiko pemberian kredit kepada setiap penduduk setempat. Agen akan melakukanya dengan hati-hati mengingat bahwa dia akan mendapatkan komisi setelah penjual menerima pembayaran dari pelanggan/ pembeli. - Layanan logistik mungkin disediakan oleh agen (misalkan pengaturan (consignment) persediaan 137
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALKelemahan- Keberhasilan penjual bergantung penuh pada usaha agen penyalur serta hubungannya dengan pasar. Pemilihan agen dengn cermat dan hati-hati sangatlah penting- Kontak langsung dengan dengan pelanggan terbatas karena agen bertindak sebagai penengah dalam pertukaran informasi.- Di beberapa negara, terdapat peraturan yang ketat mengenai keterwakilan yang eksklusif.- Dalam beberapa hal, agen komisi tidak menyediakan jasa perawatan atau perbaikan. Karena mereka hanya staf yang mengejar keuntungan. Penjual perlu memastikan sendiri tentang ketersedian layanan ini.- Keuntungan yang diperoleh lebih rendah terkait dengan pemberian komisi pada agen.KesimpulanMemasuki pasar melalui agen lokal merupakan langkah yang sangat sesuaidalam menghemat waktu serta mencapai tingkat penetrasi kedalam pasardalam waktu yang singkat. Bekerjasama dengan agen lokal sangatdianjurkan untuk perusahaan berukuran kecil hingga menengah yangmemiliki sumber keuangan terbatas. Mengevaluasi rekan yang tepatsangatlah penting. Sebelum mencapai kontrak jangka panjang dengan hak-hak yang istimewa, sangatlah dianjurkan untuk menyepakati masapercobaan dan baru setelah itu bisa diAndalkan kontrak akhir. 138
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALPenjualan melalui DistributorBiasanya beberapa kriteria yang telah disebutkan sebelumnya mengenai agenkomisi juga dapat diterapkan melalui distributor lokal. Akan tetapi, ada beberapaaspek tambahan yang perlu dipertimbangkan. Kelebihan - Distributor menjalankan penyimpanan dan jasa prasarana teknis sendiri. Pelanggan dilayani dalam waktu pengiriman yang singkat, jasa perawatan dan perbaikan teknis dapat dilakukan didaerah setempat dan dalam waktu pemberitahuan yang singkat. - Distributor membeli produk dengan tanggung jawab dan resiko yang ditanggungnya sendiri. Penjual hanya perlu memeriksa terhadap kepercayaan distributor. - Resiko penyimpanan (contoh persediaan yang terlalu banyak, terbatasnya tempat menampung produk) ditanggung oleh distributor dan penjual. - Berterimakasih atas adanya penyimpanan yang cepat, penjual mampu mengoptimalkan rencana produksinya serta menghemat biaya pengangkutan (pengangkutan melalui kapal dengan kontainer yang penuh daripada lewat jasa kargo/muatan kecil) - produk diberikan pada distributor dalam jumlah besar untuk pengemasan dan penyesuaian lebih lanjut terkait dengan kebutuhan dan peraturan dalam pasar setempat (misal; jus buah dan produk-produk cair yang lain diberikan dalam bentuk konsentrasi yang kemudian diencerkan dan dimasukkan kedalam botol oleh distributor itu sendiri, produk kimia yang membutuhkan pelabelan tertentu dalam pasar tersebut, dsb) 139
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALKelemahan- Oleh karena distributor membeli produk dengan segala tanggung jawab dan resiko yang ditanggungnya sendiri,penentuan faktor harga produk yang diberikan pada pengguna akhir berada diluar kendali penjual.Bagi pengguna akhir,distributor merupakan rekan perantara.Sedangkan produsen masih bertanggung jawab terhadap kualitas dan tampilan produk.- Dalam beberapa hal, distributor tidak memberikan informasi terkait dengan pengguna akhir ataupun tentang kondisi pasar lokal. Oleh karena itulah penjual sangat bergantung pada kepercayaan distributor.KesimpulanMeskipun bekerjasama dengan distributor lokal memberikan keuntungan,seseorang tidak boleh lupa bahwa jalur distribusi seperti ini membatasi/mengurangi pengaruh langsung produsen/penjual terhadap perusahaan.Kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi rekan distributoryang tepat terdapat dalam Daftar Pemantauan pada halaman berikut ini. 140
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALDaftar Pemantauan :Mengevaluasi Rekan Distributor yang TepatBerikut ini kriteria yang perlu dipertimbangkan saat mengevaluasi agen dan ataudistributor : Kapabilitas seorang distributor: Apakah perusahaan tersebut memiliki penjaga yang cukup untuk memastikan keseluruhan cakupan dalam pasar yang bersangkutan? Apakah perusahaan tersebut memiliki penjaga yang terampil untuk menghadapi kebutuhan teknis serta komersial dari pelanggan yang potensial? Apakah perusahan memiliki sumber dana yang dibutuhkan untuk memastikan kelangsungan usaha ini? Apakah perusahan tersebut memiliki visi yang jelas dan dalam waktu jangka panjang terkait dengan struktur dan sasaran perusahaan? Apakah perusahaan benar-benar menyadari visinya? Apakah cara menjalankan bisnis perusahaan tersebut berdasarkan konsep jangka panjang atau hanya mengembangkan kegiatannya dengan cara kesempatan untuk mencapai tujuan dalam bisnis jangka pendek? Bagaimana sejarah perusahaan tersebut? Seberapa baik perusahaan tersebut dikenal pasar dan sesuai dengan segmen sasaran kita? Apakah perusahaan tersebut juga menawarkan produk lain kepada pelanggan kita yang potensial? Apakah produk kita melengkapi atau menyaingi produk-produk yang sudah ada didistributor? Apakah hal tersebut akan menyebabkan munculnya pertentangan/konflik? Apakah infrastruktur logis sudah tersedia untuk memastikan persediaan dan mendukung layanan terhadap konsumen/pelanggan? (terkait dengan kapasitas penyimpanan, fasilitas penyimpanan dan penanganan produk, transportasi, bea cukai serta manajemen kualitas)? Apakah tersedia cara yang tepat untuk menjamin kepuasan pelanggan kita? Apakah perusahaan tersebut akrab dengan hal-hal yang berkaitan dengan produk kita,aplikasinya serta dengan ketentuan-ketentuan khusus dalam menjalankan usaha di segmen sasaran kita? 141
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALMampukah perusahaan tersebut mengumpulkan referensi positif yangmemudahkan kita untuk memeriksa etika bisnis, reliabilitas, efisien dankestabilan perusahaan tersebut (misal; pelanggan yang masih eksis, produsenlain yang diwakilkan melalui perusahaan tersebut, referensi bank, dsb )?Apakah perusahaan tersebut siap menghadapi kegiatan yang tidakkompetitif, tidak membuka cara-cara? Langkah-langkah teknis terhadappihak ketiga terkait dengan kerahasiaan umum?Apakah perusahaan tersebut memiliki ijin yang dibutuhkan untukmemasarkan produk kita (misal terkait dengan produk atau bahan makananyang beresiko, obat-obatan ataupun produk-produk yang serupa)? 142
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL KONTRAK PERDAGANGAN INTERNASIONALMelakukan bisnis dengan usaha dengan negara-negara lain melibatkan aturan-aturanyang bebeda dibandingkan dengan yang sudah dikenal dalam perdagangandomestik. Memindahkan produk dari satu negara ke negara lain, atau bahkan darisatu benua ke benua lain mengandung resiko kehilangan atau rusak. Barang-barangtersebut perlu dipindahkan melalui beberapa negara, oleh karena itu transit yangberbeda serta prosedur bea cukai impor perlu diatur. Dokumen-dokumen ekspor sertaimpor juga perlu benar-benar dipersiapkan.Disamping aspek teknis dari logistik ekspor, perbedaan aturan dalam negara penjualdan pembeli bisa mempengaruhi/merusak penetapan dan keberhasilan pelaksanaantransaksi bisnis. Penyusunan kontrak yang jelas dan mendukung membantumencegah timbulnya kejadian-kejadian yang tidak diinginkan baik oleh penjualmaupun pembeli.Dalam kontrak perdagangan (atau kontrak jual beli), penjual dan pembelimenetapkan jenis produk yang dibeli, jumlah produk, harga serta ketentuanproduk, kapan transaksi tersebut dilakukan dan bagaimana cara pengangkutanproduk tersebut? Kontrak tersebut memberikan bukti terkait persyaratanpenjualan dan pembayaran, liabilitas produk, kemasan serta berbagai syaratdan ketentuan lain dimana kesepakatan telah tercapai.Semua elemen dasar dari kontrak perdagangan akan ditunjukkan dalam sebuah tidakmungkin dicantumkan dalam bab ini. Oleh karena itu, pengumpulan semua informasiyang Daftar Pemantauan. Beberapa subyek dasar yang perlu dipertimbangkan saatmerundingkan suatu kontrak perdagangan akan dibahas dalam bab ini. Akan tetapi,pembahasan semua pertanyaan yang terkait secara detail relevan selama persiapankontrak sangat penting dan dianjurkan. Sumber informasi terdapat dalam DaftarPemantauan ”Sumber Informasi dan Dukungan Eksternal”. 143
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALMembagi Biaya dan Resiko antara Penjual dan Pembeli :INCOTERMSSaat produk dipindahkan dari satu tempat ke tempat lain, penting sekali untukmenentukan besarnya resiko kehilangan dan kerusakan yang terjadi dari pabrikpenjual menuju ke lokasi pembeli. Berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak,penjual dan pembeli perlu mengatur cakupan asuransi terhadap rute perjalananserta menyiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk menjaminpelaksanaan pengangkutan, pembongkaran muatan serta prosedur cukai impordengan sangat baik.Untuk memfasilitasi proses persetujuan persyaratan penjualan antara penjualdan pembeli, syarat dan ketentuan standar untuk berbagai sarana pengangkutantelah disusun dan dan digunakan diseluruh dunia. Persyaratan standar yanglebih banyak digunakan ditunjukkan pada hal (146-147). Standar INCOTERMbisa dirubah tergantung perubahan aturan resmi dan aturan logistiknya. Olehkarena itu, sangat dianjurkan untuk menentukan INCOTERMS dalam kontrak(misal; syarat-syarat penjualan: DDP lokasi pembeli, INCOTERMS 2000).INCOTERM tersebut tidak hanya menentukan titik perpindahan resiko dan poinpenting dimana masing-masing pihak perlu menyediakan dokumen-dokumenyang dibutuhkan, akan tetapi juga menentukan berapa biaya pengangkutan,tugas dan bea cukai yang ditanggung oleh masing-masing pihak. 144
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 145
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 146
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALHasil dan Resiko Pemberian KreditSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, penjualan barang dan jasa kepadapembeli asing melibatkan berbagai resiko yang lebih besar daripada didalampasar domestik. Dalam pesanan ekspor, resiko seperti inu terjadi dari awalhingga akhir- dari pemerolehan bahan baku hingga produksi dan penyimpananproduk akhir, pengiriman serta pembayaran produk dalam waktu yang sudahdisepakati.Bagi pembeli, kesetiaan terhadap syarat hsil sangatlah penting. Bagi penjual,kesetiaan terhadap syarat pembayaran yang sudah disepakati sangatlahpenting. Resiko yang ada ditunjukkan dalam perdagangan diluar negeri karenapembeli tidak berada dalam posisi bagus untuk menilai kepercayaan produsen dinegara lain. Selain itu, tindakan legal terkait dengan persyaratan kontrak yangtidak diisi lebih sulit dilakukan.Hal yang sama juga berlaku pada penjual yang tidak hanya mengalami resikopengangkutan tambahan namun juga meningkatnya resiko hilangnya barangyang diterima. Selain itu, kesulitan-kesulitan lain mungkin akan muncul di lokasipembeli, seperti nilai tukar uang, resiko transfer, serta kondisi sosial dan politikditempat tersebut.Ringkasan : Cara Melindungi Pelaksanaan dan Pembayaran Perlindungan Pelaksanaan Oleh Pembeli Pembeli ingin menyakinkan bahwa penjual mampu memenuhi apa yang sudah ditawarkan atau disepakati. Perlindungan dapat diperoleh melalui bank dalam bentuk : Penawaran obligasi menjamin bahwa penjual mempertimbangkan penawaran terhadap pembeli hingga kontrak tersebut ditandatangani. Dengan demikian, pembeli melindungi dirinya sendiri dari pengaruh/pemaksaan penjual atas sebuah tawaran sebelum tercapai kesepakatan. 147
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALPelaksanaan obligasi dirancang untuk memberikan kepastian tentangdana/keuangan bahwa penjual akan memenuhi obligasinya sesuai dengancara dan dalam waktu yang telah disepakati.Perlindungan Pembayaran Oleh PembeliKontrak terkadang menujukkan bahwa penjual akan meperoleh pembayaran diawal.Pembayaran ini biasanya digunakan untuk membeli bahan baku ataumenutupi biaya produksi awal. Untuk memastikan bahwa dana tersebut tidakdigunakan untuk keperluan lain, maka pembeli perlu meminta garansi uangmuka yang akan diberikan melalui bank.Perlindungan Pembayaran Oleh PenjualBeberapa pengaturan perlu dibuat saat tiba waktunya pembayaran olehpembeli. Persyaratan pembayaran yang telah disepakati tergantung padaseberapa baik hubungan pembeli dan penjual, jika kedua belah pihak memilikihubungan kekerabatan dan saling mempercayai, kesepakatan bisnis di luarnegeri dapat dicapai atas dasar kepercayaan dan keterbukaan. Cara inimemiliki kelebihan dalam meminimalkan urusan administrasi, akan tetapimelibatkan tingginya resiko kredit bagi penjual.Metode pembayaran yang telah disepakati bukanlah sebuah pertanyaan atassaling percayanya penjual dan pembeli.peraturan perdagangan dan peraturanpemerintah terkait transfer pembayaran dalam mata uang asing juga perlu dipertimbangkan.Penjual pasti dirugikan dalam menjual barang-barangnyakepada pembeli jika hubungan kepercayaan tersebut kurang atau bahkannegara tempat beradanya pembeli terlalu beresiko terkait dengan stabilitaspolitik serta lalu lintas keuangan atau perdagangan bebas.Cara melindungi pembayaran perlu dipertimbangkan dengan hati-hati baik olehpenjual atau pembeli. Berikut ini beberapa kemungkinan yang bisa dilakukan : 148
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL Metode pembayaran berdasarkan tingkat keamanan. - Rekening terbuka - Koleksi dalam bentuk dokumen Resiko Besar - Kredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkan - Kredit dalam bentuk dokumen yang belum ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan - Surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan - Surat ganti rugi/jaminan jika tidak terjadi pembayaran - Kredit yang berdiri sendiri Resiko kecilPrinsip-prinsip dasar berbagai metode pembayaran dijelaskan di bawah ini : Koleksi Dalam Bentuk Dokumen Catatan pembayaran Terkait dengan koleksi dalam bentuk catatan, bank yang diberi hak (bank penagih) akan mengeluarkan catatan pengangkutan hanya jika sejumlah faktur sudah dibayarkan. Metode pembayaran seperti ini hanya bisa digunakan dalam kondisi yang stabil serta terdapat rasa saling percaya antara penjual dan pembeli. Jika pembeli menolak menghargai catatan-catatan tersebut,maka akan sulit untuk memperoleh kembali barang-barang yang dijual tanpa menderita kerugian yang besar. Catatan penerimaan Ini merupakan jenis khusus dari kumpulan dokumen. Aturannya adalah catatan pengangkutan tersebut dikirimkan melalui bank penjual menuju ke bank pembeli dengan petunjuk mengeluarkan catatan berdasarkan penerimaan surat wesel yang mengikuti. Jaminan tambahan (jaminan pertukaran atau jaminan terhadap wesel ) dapat diperoleh dari bank. Prosedur ini memiliki kelemahan yaitu pembeli bisa mengambil barang-barang sebelum melunasi seluruh pembayaran. Meskipun pembeli berjanji untuk membayar,namun tidak mudah untuk mengumpulkan jumlah yang ditunjukkan oleh surat wesel di negara pembeli. 149
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALKredit dalam bentuk dokumen yang dapat dibatalkanKredit dalam bentuk dokumen dapat diubah atau dibatalkan melalui bankpenerbitan kapanpun tanpa memperhatikan keuntunganya sejak awal selamabank yang berhak belum menghargai dokumen-dokumen tersebut atau jika kreditdalam bentuk dokumen dengan pembayaran yang ditangguhkan belum diambil.Kredit dalam bentuk dolumen yang belum ditetapkan dan tidakdapat dibatalkanDalam kredit ini,bank pembeli berkomitmen membayar penjual,jika dokumen-dokumen tersebut ditunjukkan sesuai dengan waktu dan persyaratan yangditentukan dalam kredit. Tidak ada janji yang diberikan oleh bank kedua. Hal inimenyebabkan munculnya permasalahan dengan bank-bank dalam negaradimana terdapat resiko transfer dan politik yang sangat penting. Berkaitan dengantipe kredit semacam ini, kedudukan keuangan bank yang sangatlah uang.Kredit dalam bentuk dokumen yang sudah ditetapkan dan tidakdapat dibatalkanBentuk kredit ini paling banyak digunakan.Hal ini berarti bahwa selain bank yangberhak,bank kedua memberikan komitmen untuk membayar jika semuapersyaratan kredit telah dipenuhi.Sehingga penjual bisa menghindari hilangnyakredit (perpanjangan kredit) serta resiko tertinggi. Resiko tertinggi adalah resikoyang meningkat dari negara asing tidak dapat dikembalikan karena kegiatan yangdisebabkan atau dipengaruhi oleh tindakan pemerintah di negarakonsumen.Resiko tertinggi terdiri atas resiko penyaluran/perpindahan serta situasipolitik.Contoh dari transaksi sejenis terhadap kredit dalam bentuk dokumen yangditetapkan dan tidak dapat dibatalkan ditunjukkan dihalaman berikutnya.Surat Jaminan Jika Tidak Terjadi PembayaranJaminan pembayaran terjadi atas janji bank untuk membayar penjual padapermintaan awal jika penjual menunjukkan pernyataan pada bank yangmenyebutkan bahwa dia belum dibayar atas barang dan jasa yang telah dibelikonsumen.Jaminan sejenis ini mengarah pada keterbasan waktu dan sangat 150
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL sesuai untuk penjualan barang-barang konsumen.Jaminan pembayaran ini sering digunakan dengan metode pembayaran melalui rekening terbuka. Kredit Yang Berdiri Sendiri Kredit ini merupakan pengganti dari jaminan pembayaran.Hal ini didasarkan pada penyerahan Bea Cukai dan Pelaksanaan Kredit dalam Bentuk Dokumen [Uniform Customs and Practice for Documentari Credits disingkat UCP]. Sebagai aturannya, penbayaran dibuat dari penyajian salinan dokumen-dokumen pengangkutan dan dokumen-dokumen lain, termasuk surat wesel yang ada serta pernyatan yang menjelaskan bahwa belum terjadi pembayaran. Kredit semacamini memiliki ciri-ciri sebuah jaminan dan paling banyak digunakan di Amerika dimana jaminan dari Bank Eropa dilarang oleh hukum.Contoh Kredit Yang Sudah Ditetapkan dan Tidak Didapat DibatalkanDalam prakteknya, kredit dalam bentuk dokumentasi memiliki berbagai bentukkebijakan awal biasanya diambil saat perundingan parsyaratan pembayaran antarapenjual dan pembeli. Prinsip dasar dari kredit dalam bentuk dokumen ini ditunjukkansebagai berikut : 151
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL 1. Penjual dan pembeli merundingkan dan memutuskan kontrak perdagangan mereka, menyepakati pembayaran terhadap surat kredit yang sudah ditetapkan dan tidak dapat dibatalkan. 2. Pembeli meminta banknya membuka kredit yang tidak dapat dibatalkan untuk sejumlah kontrak dan mengumumkan pembukaan tersebut kepada bank milik penjual untuk dikonfirmasikan pada penjual. 3. Setelah merundingkan ketentuan pembukaan kredit termasuk dokumen- dokumen yang diterbitkan untuk kumpulan jumlah yang dikreditkan, bank milik pembeli mengumumkan pembukaan kredit dalam bentuk dokumen pada bank penjual dan meminta konfirmasi. 4. Bank penjual mengumumkan pembukaan kredit dan memberikan konfirmasi 5. Barang-barang dikirimkan 6. Setelah mengirimkan barang- barang,penjual menunjukkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan pada banknya 7. Bank penjual memberikan kredit pada rekening penjual dengan jumlah yang ditetapkan setelah verifikasi terhadap dokumen- dokumen yang dikumpulkan oleh penjual 8. Bank penjual mengirimkan dokumen yang ditunjukkan pada bank pembeli 9. Bank pembeli memindahkan ketentuan perlindungan pada bank penjual 10. Bank pembeli mengirimkan dokumen-dokumen tersebut pada pembeli 11. Bank pembeli memberikan debit pada rekening pembeli dengan jumlah yang ditentukan. 152
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALDaftar Pemantauan :Apa Yang Mengharuskan Penjual Melakukan Pengecekan SetelahPembukaan Kredit Dalam Bentuk Dokumen. Poin-poin umum Poin-poin umum (lanjutan) - Apakah Kredit Tersebut Berkaitan - Apakah dokumen yang ditetapkan Dengan Kontrak,Terutama Dengan yang berlawanan dengan syarat- Hal-hal Sebagai berikut : syarat pengiriman? - Jumlah harga - Bisakah sejumlah dokumen- - Waktu validitas, batas dokumen yang dibutuhkan tersedia? pengangkutan - Syarat pengiriman Batas Waktu dan Pengangkutan - Deskripsi dan asal barang- Barang-barang barang - Bisakah menemukan batas waktu - Apakah kredit tersebut dapat pengangkutan? dibatalkan atau tidak, belum - Apakah persyaratan mengenai ditetapkan atau sudah ditetapkan? tempat dimana barang-barang - Apakah kredit tersebut dapat diambil dan titik keberangkatan dan dipindah jika dibutuhkan? tibanya barang mudah dijangkau? - Dimana dan kapan kredit tersebut - Apakah pengangkutan parsial dan tersedia dan dapat dibayar? pemindahan pengangkutan dilarang - Jika belum ditetapkan atau sudah dan berlawanan dengan persyaratan ditetapkan oleh bank luar negeri, yang dikontrakkan? bagaimana hal-hal berikut dapat - Bisakah tanda-tanda dan model diperoleh/di akses : transpor sebelumnya disediakan? - Resiko kredit bank (bank del - Bisakah dokumen-dokumen tersebut credete) ditunjukkan dalam format yang - Ketentuan dalam negara diperlukn dalam waktu yang pembelian (resiko politik dan ditentukan dalam kredit? perpindahan) - Apakah penjual mengetahui - Resiko pengiriman surat (jika ungkapan waktu yang digunakan kredit tersedia di luar negeri) dalam kredit? - Apakah nama serta serta alamat penjual dan pembeli sudah benar? Surat Wesel - Apakah kredit tersebut mengarah - Apakah surat wesal tersebut sudah pada Kamar Dagang Internasional dibuat melalui cara yang benar? dan sesuai dengan penyeragaman bea cukai dan praktek kredit dalam Faktur bentuk dokumen? - Apakah deskripsi barang-barang - Apakah waktu yang tersedia cukup dalam faktur sangat sesuai dengan untuk melengkapi pengesahan dan yang terdapat dalam kredit keaslian prosedur? berbentuk dokumen tersebut? - Adakah pernyataan yang dibutuhkan dalam dokumen-dokumen yang tidak bisa dibuat? 153
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALDaftar Pemantauan : (lanjutan) Dokumen Pengangkutan secara Surat Muatan Kapal Laut Umum (lanjutan) - Jika dokumen pengangkutan tidak - Surat muatan kapal laut perlu dijelaskan secara rinci, maka bank dikeluarkan menurut pesanan tidak akan menerima dokumen pembeli atau menurut nama tersebut yang : pembeli, akan sangat sulit untuk - Mengarah pada suatu pihak sewa mengatur pengembalian barang- (pengangkutan laut) barang tersebut. - Merancang muatan dalam dek - Apakah catatan-catatan muatan (pengangkutan laut) yang telah disebutkan sesuai - Menetapkan muatan melalui dengan persyaratan pengiriman kapal layar dikeluarkan oleh agen yang sudah disepakati? pengiriman, kecuali oleh surat muatan kapal gabungan FIATA Surat Muatan Kapal Udara yang dikenal oleh majelis Surat muatan pesawat udara yang perdagangan internasional atu dikeluartkan oleh agen pengiriman disingkat ICC? tidak akan diterima oleh bank, - Jika barang-barang diekspor kecuali pengiriman bertindak melalui perusahaan perantara sebagai pembawa atau agen untuk yang bertempat diluar negeri seorang pengirim express tersebut. (cabang perusahaan), dibeberpa negara nilai barang-barang tersebut perlu dicantumkan dalam Dokumen Asuransi dokumen-dokumen (catatan) - Apakah semua persyaratan pengangkutan. Apakah jumlah asuransi dapat terpenuhi? serta nilai tukar tersebut sesuai - Apakah resiko yang tercakup dengan yang tercantum dalam digambarkan dengan jelas faktur? dalam kredit? - Muatan kereta api: Bisakah - Apakah cakupan asuransi salinan surat muatan kereta api mampu memenuhi kebutuhan diperoleh? penjual? - Klarifikasi apakah satu Surat Muatan Kapal Laut kebijakan atau sertifikat (yang dikeluarkan oleh perusahaan - Batasan-batasan yang terdaftar asuransi diperlukan) dalam dokumen-dokumen peng angkutan secara umum juga dapat digunakan dalam surat muatan kapal laut. 154
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALDaftar Pemantauan : (lanjutan) Sertifikat Asal - Apakah Kamar Dagang dan Konsultan mau menguji dan membuktikan pernyataan yang dibutuhkan dalam sertifikat asal? - Jika dibutuhkan legalisasi, apakah negara yang bersangkutan mempertahankan konsultan jika dibutuhkan? - Bisakah sertifikat asal yang diterbitkan di negara asal diperoleh tepat waktu? - Dapatkah pengesahan (legalisasi) tersebut berpengaruh pada waktunya? 155
  • ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONALDaftar Pemantauan : Isi Kontrak PerdaganganUntuk memastikan kelengkapan transaksi bisnis yang disepakati antara pembeli danpenjual, semua bagian-bagian yang relevan dangan perjanjian tersebut perludirumuskan dengan jelas dalam kontrak perdagangan. Saat menyusun kontraktersebut, kedua belah pihak dapat memeriksa kembali seluruh persyaratan danketentuan yang menjadi pertimbangan dan kesepakatan. Makin lengkap kontrakperdagangan yang dirumuskan, makin kecil resiko munculnya kejadian-kejadian yangtidak diinginkan selama pelaksanaannya nanti. Daftar Pemantauan dibawah ini terdiridari beberapa hal yang merupakan bagian dari kontrak tersebut: Nama dan tempat tinggal resmi dari pihak-pihak yang terlibat dalam kontrak - Nama perusahaan serta tempat tinggal resmi dari penjual dan pembeli - Rumusan yang jelas, pihak mana yang merupakan penjual dan mana yang merupakan pembeli. Subyek kontrak - Deskripsi produk: nam merk, jenis atau spesifikasi produk - Detail kemasan (misal dikemas dalam paket sebanyak 240 kantong paket) - Volume (jumlah) yang dikontrakkan - Cara pengiriman (misalkan penjualAndaalam sekali pengangkutan atau dua kali pengkutan, volume tiap pengangkutan sebagian, batas yang diterima dalam volume penjualan) Harga produk - Ukuran harga penjualan (nilai tukar uang, jumlah) Syarat penjualan - INCOTERMS, nama tempat pemenuhan - Sarana pengangkutan (melalui pesawat, kereta api, truk, kapal atau menggunakan transpor milik pembeli) 156
  • D:REMOTESENSINGLandsatp114r064 ASPEK-ASPEK UMUM PERDAGANGAN INTERNASIONAL Jaminan Kualitas - Cara dan prosedur inspeksi produk yang disepakati sebelum ataupun setelah tiba dit tempat pembeli (atau tempat yang telah disebutkan) oleh siapa, dengan cara apa, dan menggunakan metode analisa apa. - Dokumentasi teknis yang dikumpulkan oleh penjual (lembar data, sertifikat analisis, petunjuk penanganan dan penyimpanan yang tepat). Waktu penyediaan Waktu yang disepakati mengenai pengiriman seluruh volume barang atau sebagian barang yang telah dikontrak. Daya tahan dan Kecenderungan produk - Penetapan nilai dan tampilan poduk yang terjamin - Pembatasan kecenderungan produk - Penetapan tanggung jawab penjual dan pembeli untuk menjamin kualitas produk selama pengangkutan, penyimpanan dan penanganan. Persyaratan pembayaran - Syarat, cara dan waktu pembayaran yang disepakati. Hukum dan Yuridis yang diterapkan - Perumusan yang jelas mengenai peraturan pemerintah, tempat pengadilan dan pemerintah terkait kesewenang-wenangan yang diterima oleh kedua belah pihak. Validitas Kontrak - Tanggal kontrak terjadi serta tanggal kadaluarsa - Penetapan waktu dan lokasi kapan dan dimana kedua belah pihak menyetujui kontrak tersebut. Pengesahan (Legalisasi) - Nama, gelar dan tanda tangan perwakilan kedua belah pihak yang bersangkutan. 157
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNGDengan teknologi informasi saat ini, banyak informasiawal yang bisa dikumpulkan untuk menjalin hubungandengan rekan bisnis baru yang potensial baik konsumenbaru maupun produsen baru. Sebagian besar perusahaanmemperkenalkan perusahaan tersebut serta produk danjasanya melalui internet. Sumber informasi yang lainadalah buku petunjuk internasional yang diterbitkan olehKamar Dagang, Asosiasi industri serta Agen promosiperdagangan.Akan tetapi, bisnis yang sebenarnya masih membutuhkan kontak pribadi sebelumdiputuskan. Setelah pameran berakhir atau berdasarkan informasi yang dikumpulkan,memperdalam dan memperkuat hubungan dengan pasar tetaplah sangat pentingdalam kontak pribadi diantara rekan-rekan bisnis. Selama kunjungan ataupembicaraan yang berlangsung baik ditempat penjual maupun pembeli, kebutuhansaling menguntungkan, minat serta kesempatan bisnis yang ada dapat dibicarakansecara pribadi dan dengan cara yang meyakinkan sehingga perjalanan bisnis masihtetap dibutuhkan.Beberapa aturan untuk memastikan suksesnya perjalanan bisnis : Recanakan perjalanan Anda sedini mungkin. Gabungkan beberapa kunjungan pada rekan bisnis yang berada dalam satu lokasi untuk menghemat biaya dan waktu perjalanan. Jangan pernah mengunjungi rekan bisnis tanpa melibatkan rekan distributor setempat. Libatkan distributor setempat dalam kegiatan persiapan untuk perjalanan Anda. Biarkan distributor Anda menyiapkan kunjungan dan pertemuan tersebut karena dia lebih mengetahui dimana tempat yang memerlukan kunjungan, dimana terdapat potensi baru dan potensi tambahan yang meningkat serta konsumen yang mengharapkan kunjungan dari produsen. 158
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNGUntuk setiap kunjungan: Susun subyek yang akan dibicarakan bersama denganrekan distributor Anda. Komunikasikan agenda Anda dengan rekan bisnistersebut sejak awal sehingga memudahkannya untuk mempersiapkan danmemastikan keberadaan anggota penjaga yang dibutuhkan untuk mencapaipertemuan yang konklusif. Temukan subyek yang ingin dibicarakan oleh rekanbisnis untuk mempersiapkan diri Anda dengan baik.Untuk setiap kunjungan: Susun daftar pribadi Anda tentang sasaran dan tujuanyang ingin dicapai. Persiapkan masing-masing kunjungan.MEMPERSIAPKAN UNTUK MENYAMBUT UTUSAN MISI PEMBELIANAgensi promosi perdagangan serta kamar dagang membentuk utusanpembelian. Utusan-utusan tersebut menarik pembeli potensial dari sebuahindustri dalam suatu wilayah untuk mengunjungi suplayer potensial dalamnegara tertentu untuk memulai kontak baru. Kapanpun utusan dari pembeliantersebut mengunjungi pengekspor yang potensial, mereka perlu terlihat siapuntuk menunjukkan kesan yang terbaik terkait dengan kepercayaannya, prosesproduksinya serta kualitas manajemennya. Yang perlu dipersiapkan oleh Pengekspor Potensial Saat mengunjungi produsen baru yang potensial, delegasi dari utusan pembelian ingin mengetahui kemampuan, kapasitas dan reliabilitas dari rekan baru tersebut. Oleh karena itu, penting sekali untuk menyusun hal-hal berikut ini dengan baik sejak dini : - Ruang pertemuan dengan ukuran tertentu untuk mengkomodasi dan menyambut kelompok pengunjung tersebut. - Presentasi umum dari sejarah perusahaan, bisnis baru-baru ini, visi, strategi serta struktur untuk masa mendatang. - Salinan slide presentasi yang diberikan, brosur perusahaan serta literatur penjualan (deskripsi teknis produk, petunjuk, dsb). - Sarana prasarana teknis yang tepat untuk menjamin presentasi yang profesional. 159
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG - Ketersediaan penjaga yang tepat dan dalam jumlah yang memadai untuk memastikan bahwa semua pertanyaan yang diajukan oleh anggota utusan pembelian bisa dijawab, baik pertanyaan tersebut terkait dengan aspek teknis maupun komersial. - Jika terdapat kunjungan ke pabrik, laboratorium atau gudang penyimpanan, maka semua tempat perlu bersih dan dalam bentuk yang benar. - Semua penjaga yang berada dilokasi yang dikunjungi tersebut perlu diinstruksikan bagaimana bereaksi saat pengunjung bertanya. Tidak ada penjaga yang bertindak semaunya sendiri. - Kunjungan ke pabrik-pabrik perlu dibatasi pada tempat dimana terdapat hal- hal yang seharusnya tidak dilihat. Terkait dengan perkembangan- perkembangan baru yang belum dipasarkan karena beberapa anggota utusan penjualan juga berhubungan dengan persaingan. - Program hiburan yang tepat agar selalu diingat oleh anggota utusan pembelian yang berkunjung ke lokasi pengekpor (misalkan makan siang, kado, beberapa pemAndangan, dsb).Saat bersiap-siap menjamu peserta dari utusan pembelian, yang perlu diingatadalah profesionalisme dalam memperkenalkan perusahaan, produk danjasanya serta keramahan yang mengawali terjadinya kontak/ hubungan dankemudian akan menuntun ditandatanganinya kontrak. MEMPERSIAPKAN MISI PENJUALAN Misi penjualan bisa muncul dari kontak yang disepakati dengan konsumen yang potensial atau konsumen yang sudah ada. Selama pameran berlangsung berdasarkan permintaan konsumen atau melalui perjanjian lewat distributor setempat. Hal ini bisa muncul dari permintaan konsumen yang potensial yang sudah membaca beberapa iklan kita, yang sudah mengunjungi website penjual di internet atau yang sudah mendapatkan beberapa rekomendasi dari konsumen kita yang sudah ada atau mungkin hal ini juga merupakan bagian dari program promosi perdagangan. 160
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNG Apa perbedaan antara kunjungan pribadi misi penjualan ke lokasi konsumen potensial dengan diskusi yang berlangsung dalam pameran? - Konsumen merasa tenang, tidak tertekan, merasa diperhatikan dan tetap fokus. - Konsumen sangat tertarik dalam mengoptimalkan rantai penjualan atau sumber penjualan, jika tidak maka dia tidak akan sepakat untuk mengadakan pertemuan tersebut. - Tidak ada dampak yang mengganggu seperti aula pameran yang ramai, hiburan-hiburan yang mengganggu dari stan sebelah Anda ataupun dari pengunjung lain. - Penjual menikmati perhatian yang lebih dari konsumen yang potensial, diskusi akan berlangsung lebih terarah dan dengan cara yang meyakinkan dari pada yang berlangsung dalam stan pameran.Akibatnya: Mengunjungi konsumen yang potensial berarti mempersiapkan diri menjadiyang lebih baik dalam menjawab pertanyaan konsumen dibandingkanmempersiapkan penjelasan umum yang perlu diberikan oleh peserta pameran kepadapengunjung. Bertemu langsung dengan konsumen yang potensial merupakan kesempatan yang langka untuk memberikan kesan terbaik karena tidak akan ada kesempatan kedua - Presentasikan perusahaan Anda, visi, strategi, struktur serta sumberdayanya. - Presentasikan produk dan jasa perusahaan Anda serta kemampuan dan keahliannya. - Tunjukkan perusahaan Anda sebagai rekan yang dapat dipercaya. 161
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNGApa yang bisa kita pelajari selama misi penjulan?Saat mengunjungi konsumen yang sudah eksis ataupun konsumen yangpotensial. Hal-hal berikut ini dibutuhkan dan sangat penting agar pengunjungtetap bersikap tenang, menggunakan teknik bertanya yang tepat serta pahambagaimana mendengarkan konsumen:- Apa program perusahaan yang ditunjukkan pada konsumen, kegiatan barunya, sasaran dan tujuan jangka panjangnya serta bagaimana usahanya berjalan dan berkembang?- Apa kebutuhan-kebutuhannya terkait dengan kualitas dan tampilan produk?- Teknologi apa yang digunakan oleh konsumen kita? Apakah perusahaan kita sesuai dengan teknologi tersebut? atau perlu dilakukan penyesuaian?- Siapa suplayer sebelumnya? Apakah ada masalah? Jika ya, masalah apa?- Apakah potensi konsumen bagi perusahaan kita?- Mengapa konsumen setuju bertemu dengan kita atau mau mengundang kita untuk bertemu? TUJUAN UTAMA MISI PENJUALAN : MEMAHAMI KEBUTUHAN konsumen yang potensial tersebut TARGET MINIMAL DARI MISI PENJUALAN : Memperoleh kesempatan untuk MENAWARKAN SOLUSI YANG KOMPETITIF kepada konsumen yang bersangkutan.Apa yang perlu dipersiapkan dalam misi penjualanKebutuhan informasi bagi konsumen potensial yang dikunjungi serupa denganyang disebutkan dalam Bab “Apa yang bisa dipelajari selama kunjunganpembelian? “(lihat halaman 154). Oleh karena itu, saat mengunjungi konsumenyang sudah ada dan konsumen yang potensial, delegasi penjual perlu siapmenghadapi masalah tersebut selama diskusi berlangsung untuk mengetahui 162
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNGbagaimana cara bersikap yang benar, informasi berikut ini perlu dikumpulkansebagai persiapan dalam diskusi internal yang meyakinkan : Sejarah hubungan antara penjual dan pembeli : - Bagaimana hubungan tersebut berkembang? Siapa yang memulai kunjungan? dan kenapa? - Apakah dulu pernah ada hubungan bisnis antara keduanya? Jika ya, kapan? Apa jenis produknya? Berapa jumlah dan harganya? Dan apa ketentuan-ketentuanya (Statistik penjualan)? Peningkatan dan perkembangan produk terbaru : - Apa yang bisa ditawarkan pada konsumen diluar produk yang ada yang mampu memberikannya kepuasan? - Apa yang dapat dilakukan selama penyesuaian produk berlangsung untuk menawarkan produk tersebut kepada konsumen yang terkait? Berapa biaya tambahanya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk penyesuaian tersebut? Permasalahan yang ditunda - Adakah permintaan komersial dan teknis yang ditunda ? - Adakah penawaran yang ditunda (salinan penawaran) ? - Jika ya, Apakah konsesi harga atau syarat penjualan yang dirundingkan dalam permintaan konsumen ? Bahan-bahan presentasi dan periklanan Semua materi dengan informasi yang relevan yang perlu diberikan pada konsumen : - Brosur terbaru tentang profil perusahaan - Publikasi terkait produk dan aplikasinya - Lembar data teknis, Lembar data keamanan Hadiah kecil Hadiah kecil selalu menjadi pengingat yang cocok, namun hadiah tersebut perlu dipilih dengan cermat sesuai dengan kebudayaan setempat. 163
  • KONTAK DENGAN PASAR SECARA LANGSUNGMemberikan benda yang dapat diterima konsumen tanpa merasa malusangatlah penting. Sangat dianjurkan untuk memberikan hadiah kecil daridaerah pengunjung atau benda-benda bernilai praktis seperti pen, korek api,kalender atau yang lainya. Jika seseorang tidak mengetahui hadiah yangsesuai dengan kebudayaan setempat, maka dia perlu mencari informasisebanyak mungkin. Informasi tersebut dapat diperoleh dari agen ataudistributor setempat atau bisa juga dari manager di hotel tempat menginap.SampelMembawa sampel kemanapun bagi misi penjualan pergi bukanlah hal yangbaik terkait dengan batasan/aturan-aturan mengenai membawa produk-produk berbahaya selama penerbangan. Selai itu, menunjukkan/ membawasampel dalam cukai impor bisa menyebabkan masalah di beberapa negara.Kesepakatan untuk mengirimkan sampel setelah kunjungan tersebutsangatlah dianjurkan serta memberikan kesempatan yang cocok untukmelakukan introspeksi terhadap kunjungan yang dilakukan .Format laporan kunjunganTindak lanjut yang sesuai setelah kunjungan berakhir sama pentingnyadengan tindak lanjut setelah diskusi yang berlangsung dalam stan pameran.Prinsipnya sama dengan yang sudah dibahas dalam bab “Tindak lanjutyang sesuai setelah pameran”. Oleh karena itu, sangat dianjurkan untukmenyiapkan format laporan kunjungan yang dikirimkan ke kantor pusatmelalui faks atau e-mail selama kunjungan. Dengan mengikuti cara ini ,perusahaan dapat memulai tindal lanjut tersebut tanpa penundaan . 164
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)APAKAH PERDAGANGAN ELEKTRONIK ( E-TRADE ) ITU?Belum ada definisi universal yang disepakati mengenai istilah “ Penjualanelektronik ” atau “E-commerce “. E-commerce biasanya digunakan untukmencakup distribusi, pemasaran, penjualan atau penerimaan barang dan jasamelalui sarana elektronik .E-commerce terdapat dalam berbagai format sebelum internet digunakan secaraluas. Format tersebut masih ada, seperti EDI atau pertukaran data pemilik nonTCP/ IP Networks. EDI sangat penting bagi beberapa orang dalam penjualanbisnis ke bisnis (B2B) daripada melalui internet. (Ini merupakan hal yangdiperdebatkan, terutama jika sektor usaha yang lain mengikuti contoh terbarudari industri terbesar General Motor Corp. Ford Motor Co dan Daimler Chrysleryang menggunakan pertukaran penjualan terpadu B2B dalam sektor otomotifmelalui satu portal internet global ) .Ketertarikan pada e-trade bisa bersumber dari cara internet mempengaruhiperdagangan bisnis ke konsumen (business to consumer/ B2C), Untuk pertamakalinya mengubah penjualan bisnis ke konsumen (B2C) menjadi penjualanelektronik (e-commerce). Tidak ada alasan yang meragukan akan ketertarikanpada B2C e-trade karena naiknya jumlah orang yang terhubung ke internet sertameningkatnya aplikasi internet secara komersial.Jelas sekali bahwa internet dapat digunakan dalam transaksi komersial baik ituBisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C). Transaksi komersialdapat dibagi ke dalam 3 tahap : Tahap periklanan dan pencarian, tahappemesanan dan pembayaran, serta tahap pengiriman ketiga tahap ini dapatdimasukkan dalam internet serta tercakup dalam konsep penjualan elektronik (e-commerce).Sarana elektronik semakin sering digunakan oleh beberapa perusahaan danorganisasi perdagangan untuk mengiklankan dan memasarkan barang danjasanya di seluruh dunia. Para pengusaha dan agen penyalur di negara-negarayang jauh dapat menawarkan barang atau jasanya dengan keteranganmengenai kemampuan dan kelebihan produk, kandungan atau bagian-bagianya, 165
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)harga, waktu produksi, syarat pengiriman serta ketentuan pembayaranya.Informasi ini mempermudah konsumen, baik perusahaan atau perseorangan,dalam memesan barang dan jasa yang mereka inginkan dari produsen yangpaling kompetitif.MENGAPA INTERNET PENTING BAGI PERDAGANGAN?Penggunaan internet semakin tumbuh pesat dari pada penggunaan teknologiyang lain. Antara tahun 1993 dan 1997, jumlah komputer yang terhubung keinternet meningkat dari 1 juta menjadi 20 juta. Pada tahun 2001, jumlah inihampir mencapai 120 juta. Intensitas penggunaan internet menunjukkan tingkat perkembangan perekonomian Amerika serikat, Kanada serta negara-negara Nordian merupakan negara- negara yang paling cepat mengadopsi teknologi internet. Uni Eropa, Australia, Selandia Baru, Jepang, Korea, Singpura dan HongKong merupakan negara-negara pengadopsi kedua setelah AS, Kanada dan negara-negara Nordian. Tiap orang, perusahaan dan organisasi di Asia Tenggara, Cina, India dan Argentina memiliki akses ke internet sejak tahun 1996. Ini berarti bahwa pengaruh internet lebih lambat pada negara-negara yang baru berkembang di Asia dan Afrika serta di negara-negara yang (shun) penggunaan internet. Internet merupakan alat yang kuat dalam perdagangan. penggunaan internet menurunkan biaya komunikasi, mengurangi waktu untuk memasarkan barang-barang dan jasa, memungkinkan pengiriman informasi dalam bentuk digital, mengurangi biaya pengangkutan dan distribusi, serta memperluas integritas aliansi bisnis. Internet merupakan platform yang menyatukan perdagangan global. Karena teknologi internet berkembang dan mampu mengatasi permasalahan dengan cepat dan terpercaya, internet digunakan hampir setiap cara pertukaran informasi serta barang dan jasa perdagangan. 166
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Beberapa perusahaan besar mengintegrasikan teknologi online kedalam sistem EDI merek terdahulu. Mereka membangun sistem baru berbasis internet dalam rantai manajemen penjualan dan berbagai kendali temuan yang lain. Disamping menjual barang dan jasanya, firma-firma tersebut menggunakan internet untuk melakukan survey terhadap konsumen, jumlah penjualan serta media perdagangan dengan informasi dan gambar-gambar, mengumpulkan catatan-catatan peraturan komplain serta mengatur dan mentransfer dana. Pengaruh nyata internet masih terlihat. Internet telah mempengaruhi jalannya usaha, pola perdagangan, pembelajaran, serta sosial dan politik. Perusahaan dan firma semakin dipengaruhi oleh aplikasi internet, karena orang melakukan komunikasi dan pembayaran. Wilayah pertumbuhan yang menyatu Pertumbuhan paling kuat dalam penjualan elektronik Bisinis ke Bisnis (B2B) maupun Bisnis ke Konsumen (B2C) adalah dalam jasa seperti penerbitan, media, keuangan, pendidikan, hiburan, persediaan software khusus, serta penyaluran produk-produk konsumen seperti pakaian, alas kaki, makanan olahan serta produk kesehatan.APAKAH KESALAHAN YANG SERING DIBUAT PERUSAHAANTERKAIT DENGAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)?Beberapa kesalahan umum yang sering dibuat perusahaan ketika menggunakanperdagangan online sebagai alat penjualan dan pemasaran adalah sepertidibawah ini: Percaya bahwa setiap bisnis dapat ditangani dengan menggunakan internet. Percaya bahwa dengan memiliki website dapat membuat penjualan yang cepat dan keberhasilan yang cepat diperoleh. 167
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)Percaya bahwa penggunaan internet merupakan cara yang mudah untukmengenalkan bisnis dan produk seseorang. Terdapat sepertiga dari satutriliun halaman yang terlihat dalam website (www) dan jumlah tersebut terusmeningkat. Masuk dalam website tidak berarti perlu terlihat.Percaya bahwa situs internet akan menggantikan sarana promosi penjualanyang lain dibandingkan dengan menyesuaikan seluruh konsep komunikasiperusahaan.Tidak memanfaatkan promosi dalam website dengan baik, misalkan denganmenggunakan pesan melalui e-mail, terdaftar dalam mesin pencari utama,surat atau catatan langsung, memperbarui kartu bisnis dan kop surat,menggunakan metode cetak, televisi dan metode tradisional yang lain untukmengiklankan produk-produk lain dalam website.Tidak menggunakan cukup waktu dalam merancang isi situs danmemfasilitasi pencarian. Cara tercepat untuk kehilangan konsumen yangpotensial adalah dengan membuat website yang sulit di akses.Membuat situs yang mempersulit pengunjung untuk mengetahui kelebihanproduk atau jika situs tersebut hanya digunakan untuk transaksi online,situs yang membuat konsumen kesulitan membeli produk tersebut tersebutlangsung dari perusahaan.Tidak memperbarui (mengupdate) situs sesering mungkin.Percaya bahwa desain situs yang sempurna akan langsung membuatterjadinya penjual.Tidak memberikan balasan dalam waktu 3 hari atau kurang terhadappermintaan konsumen akan informasi.Percaya bahwa perantara akan hilang seiring munculnya internet. Beberapaperusahaan tidak siap atau tidak mau untuk menangani permintaan ataupesanan produk baik dari perseorangan maupun perusahaan.Percaya bahwa internet akan menjembatani perusahaan besar dan kecil,seperti halnya dalam pasar tradisional, menunjukkan nama merk dansumber keuangan masih menjadi faktor utama keberhasilan dalam internet. 168
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Percaya bahwa resiko yang muncul dari penggunaan kartu kredit akan ditanggung pembeli. Faktanya, penjual diharuskan untuk menanggung resiko dan akibat dari kredit macet.BAGAIMANA CARA MENULIS EMAIL YANG EFEKTIF DAN CARAYANG TEPAT DALAM BERKOMUNIKASI MELALUI INTERNET?Kelebihan utama dari penggunaan email dan komunikasi online adalah karenabisa menghemat biaya. Saat Anda menggunkana jasa online, Anda hanya akanmengeluarkan sedikit biaya atau bahkan tanpa biaya apapun untuk setiap emaildibandingkan dengan menggunakan telepon, faksimil, atapun teleks. Beberapapengusaha sat ini menggunakan email sebagai sarana komunikasi non formalmereka, untuk mengirim memo, pemberitahuan, laporan dan laporan berkalaperusahaan, mengirimkan penawaran jual beli, dan sebagainya. Hampir semuadata yang dibuat menggunakan software komputer yang bisa dikirimkan melaluiemail. Email dapat digunakan untuk mengirimkan teks, data, grafik, suara sertavideo. Beberapa hal dibawah ini merupakan bagian dari email yang bertujuanuntuk memudahkan Anda dalam peningkatan dan pengaturan penggunaan emailsebagai media komunikasi. Pada bagian To, ketik alamat email penerima Pada bagian Subject, Ringkas, gunakan kata kerja aktif dan berikan kata kunci detail pesan Anda. Sebagian besar pembaca memutuskan untuk membuka dan membaca pesan hanya berdasarkan pada baris subyek (pokok persoalan). Jika Anda salah tulis, Anda tidak hanya membuang- buang waktu pembaca Anda, tetapi Anda juga gagal menyampaikan maksud dalam pesan Anda. Jika Anda bisa meletakkan poin-poin penting pesan Anda dalam beberapa kata-tidak lebih dari empat atau lima kata- dalam baris subyek, email Anda akan lebih efektif. Pada bagian CC atau tembusan memudahkan Anda untuk mengirimkan salinan pesan Anda pada orang lain dan nama penerima tembusan dapat dilihat oleh penerima pertama. 169
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)Pada bagian BCC yang merupakan singkatan dari ”blind carbon copy” ataukopi tembusan. Bagian ini memudahkan Anda untuk mengirimkan salinanpesan Anda dan nama penerima tembusan tidak akan diketahui olehpenerima pertama. Untuk pengiriman email kepada banyak orang, gunakanbaris BCC sehingga penerima tidak bisa melihat daftar nama pada bagianTo.Saat mengirimkan email, kirimkan tembusan pesan Anda pada orangyang perlu melihat pesan tersebut. Rekan bisnis Anda mungkinmendapatkan pesan yang lebih banyak dari yang Anda kira, jadipertimbangkan dengan cermat perlu tidaknya Anda mengirimkan tembusanpesan Anda. Apa yang Anda anggap sebagai upaya untuk menjalinkomunikasi bisa saja tidak menarik dan tidak penting bagi orang lain.Tembusan tersebut mungkin dianggap menyinggung rekan Anda atauhanya membuang-buang waktu rekan Anda.Cantumkan nama, gelar, alamat, nomer telepon dan faksimil Anda(dengan kode wilayah) serta alamat email dalam semua persuratan.Anda mungkin saja perlu membuat tanda tangan otomatis sebagai sisipandalam setiap pesan Anda agar Anda tidak perlu mengetiknya lagi setiap kalimengirimkan pesan.Penting sekali untuk memastikan bahwa pesan Anda sudah jelas.Hindari penggunaan bahasa yang ambigu dan membingungkan akibatsalah ketik, singkatan yang salah eja serta kesalahan ejaan dan tatabahasa. Anda juga perlu bersikap lebih hati-hati dalam penggunaan bahasayang tidak resmi dan terlalu berterus terang dalam menulis pesan di emailAnda. Meskipun email merupakan media yang sederhana, singkat danmudah sperti layaknya percakapan atau obrolan, namun beberapa orangmasih memiliki kesulitan dalam mengungkapkan maksud pesannya didalam tulisan dibandingkan berhadapan langsung dengan si penerimapesan. Jika pembaca Anda tidak bisa melihat senyuman di wajah Anda, diamungkin akan menganggap gurauan Anda sebagai hal yang serius atauterkesan menghina. Kata-kata kemarahan Anda mungkin akan terkesan - 170
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)lebih menyakitkan dalam tulisan dibandingkan jika Andamengungkapkannya secara langsung. Kata-kata tersebut nampak sepertikemarahan yang sesungguhnya dan terlihat seperti sindiran tajam yangmenyakitkan. Di dalam menulis email sebaiknya bersikap lebih lembutkarena saat Anda menekan tombol kirim akan sulit sekali untuk menarikkata-kata yang sudah terlanjur Anda tulis bahkan jika Andamemperhalusnya dikemudian hari.Jika Anda meminta pembaca Anda melakukan sesuatu seperti yangdisebutkan dalam email, maka sebutkan hal tesebut di bagian awal.Jika Anda berkomunikasi dengan lebih dari satu orang, tandai tiap-tiapparagraf untuk masing-masing orang. Misalkan jika Anda meminta Mr.Ahuja untuk melakukan tugas tertentu dalam satu paragraf dan Ms. Arubauntuk melakukan tugas lain dalam paragraf selanjutnya.Balas pesan-pesan yang masuk sesegera mungkin atau dalam waktu24 jam. Gunakan bagian ”Balasan otomatis” (Automatic Response) saatAnda bepergian sehingga pengirim tahu kapan Anda kembali dan siapayang perlu dihubungi selama Anda pergi.Jangan menulis kata-kata dalam huruf besar karena terkesan sepertiteriakan.Hindari mengirimkan beberapa lampiran atau grafik yang rumit karenahal ini memakan waktu yang lama untuk di download. Jika Anda perlumengirimkan lampiran, pastikan bahwa si peneriam pesan memiliki softwareyang sama sehingga pesan dan lampiran-lampiran yang Anda kirimkan bisaditampilkan. Format yang paling baik untuk mengirim dokumen adalah RichText Format atau RTF dan format yang paling tepat untuk mengirimgambar atau grafik adalah JPEG atau GIF kena format tersebut mampumenurunkan ukuran file.Buka lampiran yang dikirimkan pada Anda dengan hati-hati. Virussoftware yang bisa menyebabkan kerusakan serius pad sistem komputerAnda biasanya disebarkan melaui lampiran-lampiran tersebut. Untukmelindungi sistem komputer Anda, pastikan Anda sudah menginstal 171
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)program anti virus. Aturlah program anti virus Anda sehingga bisa menscanhard drive Anda secara otomatis dan teratur. Saat menerima email denganbeberapa lampiran, jangan membukanya dalam sistem email Anda, tetapisimpanlah file tersebut dalam harddrive Anda. Saat membuka file tadi,program anti virus Anda akan mencari virus-virus yang mungkin terdapatdalam file tersebut. Jika diemukan virus, maka secara otomatis anti virusAnda akan menghancurkannya. 172
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)APA YANG MENYEBABKAN SUATU WEBSITE BERHASIL?Untuk memperoleh nilai tambah dari website, Anda perlu menentukan fungsiyang Anda harapkan dapat ditampilkan di dalam situs tersebut. Pastikan bahwafungsi-fungsi tersebut bekerja secara efisien dan mampu menjadikan situs Andaterlihat menonjol dalam pasar sasaran Anda. Aturan yang sama tetap perludiikuti seperti halnya semua investasi dalam pertukaran atau perpindahan dataelektronik. Tetapkan apa yang perlu dan sebaiknya dimiliki. Berikut inimerupakan beberapa gagasan terkait faktor penentu yang menjadikan suatuwebsite berhasil:FAKTOR KEBERHASILAN SUATU WEBSITE: Kemampuan perusahaan menanggapi pertanyaan dan permasalahan rekan- rekan bisnisnya dengan cepat. Perusahaan yang sukses cenderung menyerahkan tanggung jawab atas website kepada pembuat kebijakan dalam perusahaan. Situs yang paling berhasil adalah situs yang dipegang oleh manajemen penjualan daripada dipegang oleh manajemen umum atau pemasaran. Semakin banyak cara yang ditempuh dalam mempromosikan website akan semakin baik. Mengutamakan produk-produk baru secara teratur sangatlah penting. Mengundang pengunjung website untuk memberikan timbal balik dan tindak lanjut mereka. Memilih produk-produk yang tepat untuk dipajang dan sesuai dengan kebudayaan setempat. Membantu pengunjung dengan membangun sistem navigasi yang mudah didalam maupun diseluruh website (susunan situs, kata kunci, dan sebagainya.) Memastikan tampilan yang menarik dan profesional. Menjaga kecepatan akses situs dan menghindari grafik, gambar dan animasi yang terlalu banyak. 173
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Menyediakan informasi mengenai perusahaan (strategi, penjaga, struktur, jaringan distribusi, proses produksi, metode dan kapasitas, sejarah serta lowongan kerja di perusahaan) Menambah bagian yang berisi berita, foto dan biografi pimpinan utama, dan sebagainya. Memasukkan bagian yang bisa di download dengan cepat dan mudah secara terpisah, diluar bagian informasi yang bisa di download oleh rekan bisnis kita, seperti spesifikasi produk, alamat distributor, petunjuk penggunaan, dan sebagainya. Bagian ini tidak boleh mengandung informasi yang memperlihatkan hal-hal seperti rahasia perusahaan ataupun informasi lain yang sangat rahasia.MEMBUAT WEBSITEMeskipun banyak sekali petujuk dan panduan pembuatan website yang bisadilakukan sendiri dengan mudah, menciptakan website yang baik merupakanpekerjaan yang membutuhkan keahlian dan memerlukan waktu yang tidaksingkat. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan apakahperusahaan akan membuat website itu sendiri atau meminta bantuanperusahaan pembuatan website profesional untuk melakukannya.PEMBUATAN WEBSITE MENCAKUP TIGA TAHAPAN UTAMA:Tahap 1: Penyusunan Konsep Apa keseluruhan pesan yang ingin dimasukkan dalam website? Apa tujuan dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan melalui pembuatan website? Siapa yang akan menjadi masyarakat sasaran? (semua orang atau orang- orang tertentu saja) Apa dampak yang ditimbulkan dari pembuatan website terhadap bisnis perusahaan (misalkan dampak dari periklanan, prosedur tindak lanjut terhadap permintaan dan pesanan rekan bisnis serta administrasi website) 174
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Informasi apa yang sudah tersedia dan akan ditampilkan hingga jangkauan yang tak terhingga? Bagaimana cara pengaturan informasi yang baik untuk memastikan kejelasan penyampaian informasi tersebut? Tahap 2: Persiapan Apakah website tersebut akan dibuat sendiri oleh perusahaan atau melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan? Bagaimana susunannya? (Kriteria utama: Keterkaitan informasi yang ditampilkan, judul utama, sub judul, bagian-bagiannya (sections), isi dari tiap bagian, keterkaitan (link) dengan bagian lain atau website lain, sistem navigasi yang memudahkan pengunjung untuk mendapatkan informasi yang mereka butukan dalam waktu yang singkat serta mudah.) Apa kata kunci yang akan digunakan dalam indeks mesin pencarian (search engine)? Memilih teks, gambar, grafik serta animasi yang akan ditampilakn dalam website. Mengubah semua dokumen, gambar, grafik dan animasi kedalam format yang cocok untuk website (HTML, JPEG. GIF, dan sebagainya) Memilih penyedia jasa internet atau ISP (Internet Service Provider) untuk menangani website yang sudah lengkap.Tahap 3: Penerapan Menetapkan nama area (domain). Mendaftarkan website dengan mesin pencarian utama (major search engine). Memasang iklan dan mempromosikan website baru tersebut pada masyarakat sasaran. Mengawasi mesin pencarian untuk memastikan ketepatan susunan website............PERBARUI WEBSITE SECARA TERATUR DAN SESERING MUNGKIN! 175
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)APA DAMPAK NEGATIF DAN POSITIF DARI PERDAGANGANONLINE BAGI NEGARA-NEGARA BERKEMBANG? Kelebihan dan Kekuatan Tantangan dan Resiko Pertumbuhan yang semakin Negara maju dan berteknologi meningkat dalam perdagangan online tinggi akan lebih diuntungkan akan menyebabkan keseluruhan peningkatan dalam perdagangan global Sekitar 80% pertumbuhan Rantai penjualan yang sudah ada perdagangan online berada dalam bisa rusak dan akan tumbuh perdagangan bisnis ke bisnis. Hal ini ketergantungan terhadap negara merupakan kekuatan bagi lain perusahaan terhadap rantai penjualan Perusahaan-perusahaan besar akan Perusahaan IT multinasional akan bermunculan begitu juga dengan lebih diuntungkan jika perusahaan perusahaan kecil yang mampu lokal lemah menawarkan jasa yang sama dengan biaya yang lebih murah Perdagangan online mendorong ke Bagi negara berkembang, arah perpindahan teknologi dan perdagangan online menawarkan pertumbuhan teknologi informasi kesempatan yang sangat menarik, dalam perusahaan yang semakin akan tetapi juga ancaman yang cepat di negara-negara berkembang besar dari perusahaan dari negara lain Akses terhadap Informasi pasar, Akses yang lebih besar bagi kesempatan dan rantai penjualan beberapa perusahaan akan akan meningkat meniadakan perusahaan yang tidak memiliki akses dalam perdagangan online Perdagangan online membantu Perusahaan multinasional bisa mengatasi permasalahan jarak menggunakan teknolgi yang sama dengan pasar maju untuk menjangkau pasar (konsumen) lokal Eksportir skala menengah dan kecil Biaya perawatan dan pemasaran memunculkan toko-toko semu yang semakin tinggi. Permasalahan lebih murah dibandingkan dengan keamanan, pembayaran dan toko-toko luar negeri yang persediaan yang terjamin perlu sebenarnya untuk disebutkan 176
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Perusahaan akan menempatkan Negara-negara berkembang akan pelayanan saat mereka memiliki lebih diuntungkan karena bisa akses ke dalam keahlian kompetitif menyediakan tenaga kerja dengan upah lebih murah Perdagangan online memudahkan Bahaya yang bisa memutuskan produsen baru untuk memasuki pasar produsen yang sudah ada dalam dan terintegrasi dalam rantai negara-negara berkembang penjualan global Konsumen di negara-negara Produsen lokal dalam negara berkembang mampu membeli berkembang akan kehilangan barang-barang dengan harga yang konsumen lokal yang sudah ada lebih murah Lembaga dan proses keuangan Bank-bank asing dan perusahaan seperti transfer dan secara elektronik kartu kredit milik bangsa lain akan semakin berkembang modern mendapatkan keuntungan besar. Penigkatan efisiensi dan transparansi Peryaratan penjualan yang perlu dalam pengadaan umum didasarkan pada perdagangan memunculkan persaingan dan online akan menghalangi peningkatan dalam pembayaran perusahaan yang tidak memiliki sektor umum akses internetOPERASI PENGADAAN APA YANG BISA DIGANTIKAN ATAUDIDUKUNG SARANA ELEKTRONIK YANG LAIN?Penerapan perdagangan online semakin meningkatkan kinerja rantai penjualandan pembelian. Beberapa perusahaan dari Negara lain menyatakan bahwapelaksanaan bisnis secara online telah mengurangi pengadaan penjagasebanyak 60%, biaya bahan baku sebesar 20% dan waktu yang dibutuhkanuntuk memilih produsen sebanayak 50%. Hal ini antara lain disebabkan oleh: Adanya situs pelelangan dan pertukaran dalam sektor pasar tertentu yang memudahkan pengunjung untuk mengenali perusahaan baru, berbelanja dengan harga yang menarik dan memperoleh informasi mengenai persediaan pasar Perkembangan dari kerangka (platform) pembelian elektronik oleh perusahaan multinasional. 177
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Saat ini internet dikuasai dan diatur oleh berbagai standar pembelian. Pembelian terbuka dalam internet atau Open Buying on the Internet (OBI) dalam situs www.obi.org merupakan industri pertama yang bertujuan memberikan kemudahan pembelian dari perusahaaan ke perusahaan atau Business to Business (B2B) dalam internet melalui penyusunan standar perusahaan.Kerangka pembelian online belum bisa diterapkan dalam tingkat persyaratanperusahaan skala menengah dan kecil mengingat diperlukannya investasi danprasarana. Akan tetapi, terdapat sejumlah cara pembelian yang bisa dilakukanmelalui website. Hal tersebut meliputi: pemerolehan informasi teknis mengenaibarang dan peran serta, selalu mengikuti perkembangan trend teknologi terbaru,mencari bagian, memperoleh harga yang ditetapkan oleh beberapa perusahaan,melihat dan membandingkan harga, melihat ketersediaan stok barang,memperoleh informasi keuangan perusahaan, menempatkan dan mengikutikemajuan pemesanan.Penggunaan website ini sekarang sudah tersedia bagi sejumlah sektor yangsemakin meningkat dan mampu menarik minat pembeli dalam pasar yang baru.Jika kerangka pembelian tersebut mampu membuktikan kegunaannya danapabila teknologi semakin berkembang dengan cepat, aplikasi website tersebutakan menjadi umum dan mudah dijangkau.Hal tersebut kemudian akan membuka kesempatan baru bagi perusahaan skalamenengah dan kecil dalam pasar baru yang mau mempertimbangkan beberapapilihan strategi (misal pembelian yang dibagi-bagi dalam kelompok) untukmendapatkan, menerapkan dan mengambil keuntungan dari aplikasi tersebut. 178
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE)BAGAIMANA DAN DIMANA PEMBELI BISA DITEMUKAN DIINTERNET?Ada dua cara untuk mendapatkan pembeli. Pertama, menemukan perusahaanperseorangan dalam sektor wilayah atau industrial tertentu yang membuatperusahaan tertarik. Kedua, mencari kesempatan bisnis.Jika Anda ingin mendapatkan pembeli melalui internet, alat yang biasadigunakan adalah indeks ITC mengenai berbagai sumber informasiperdagangan yang dapat di akses melalui http://www.intracen.org. Indekstersebut bisa ditemukan dibawah judul info utama. Disana terdapat daftar namaperusahaan dan kesempatan bisnis dan perdagangan, yang dikuasai oleh satuwilayah geografis, dalam bagian informasi lebih lanjut.Menekan pilihan tersebut akan membawa Anda pada sejumlah petunjuk yangterhubung dengan beberapa situs perusahaan dan perdagangan yang terdapatdalam jaringan tersebut. Berbagai database perusahaan serta oragnisasipromosi perdagangan nasional cenderung untuk menggunakan internet sebagaimedia yang murah dalam mengenalkan dan menunjukkan perusahaannyakepada masyarakat di seluruh dunia. Berikut ini merupakan beberapa websiteyang memiliki database yang besar dengan jangkauan internasional: Petunjuk Bisnis di Eropa (European Business Directory) dalam http://www.europages.com yang menampilkan lebih dari 500.000 perusahaan dari 36 negara. situs ini dapat diakses secara gratis. Database Kompass Internasional (Kompass International Database) dalam http://www.kompass.com. Situs ini mungkin merupakan sumber terbesar yang menampilkan profil beberapa perusahaan dan klasifikasi produk secara detil. Situs ini mencakup 1,5 juat perusahaan di 60 negara serta menampilkan sekitar 23 juta produk. WLW online dalam http://web.wlwonline/start/en/GB/start.html yang mencakup lebih dari 240.000 perusahaan berpotensi di 10 negara. Website ini dibuat dalam berbagai versi bahasa yag dugunakan di negara-negara Eropa. 179
  • MENGEMBANGKAN PERDAGANGAN ONLINE (E-TRADE) Asosiasi Pusat Perdagangan Dunia (World Trade Center Association) dalam http://www.wtca.org/ yang memiliki 300 anggota di 180 negara. Situs ini memberikan petunjuk mengenai 140.000 pengimpor, pengekspor serta bisnis-bisnis terkait.Jika Anda melihat situs yang menawarkan kesempatan pemasaran,pertimbangkanlah kemungkinan untuk mempromosikan perusahaan Andabersama mereka sehingga memperbesar kesempatan Anda untuk menarik minatpembeli.Anda juga bisa mendapatkan pembeli dengan mengunjugi situs pertukaranBisinis ke Bisnis (B2B) untuk perusahaan Anda sepertiwww.b2bexplorer.com dan www.verticalzoom.com. 180