2. INFORME
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y
resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o
archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su
conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de
archivo.
3. ¿Qué pueden ofrecer los
informes?
Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales,
resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los
informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.
Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, pero
para el objeto de este artículo, se dará por sentado que un informe está
enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta.
4. Informes con base de datos
web.
Access 2010 proporciona una nueva característica que permite crear una
"base de datos web" mediante la publicación de una base de datos de
Access en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Al
crear una base de datos web, los informes de Access se representan en el
explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversión
presenta algunas limitaciones en las características que se pueden usar en
los informes que desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le
preocupa la representación del informe en el explorador, puede usar el
conjunto completo de características proporcionado por el diseñador de
informes de Access.
5. Elementos del Informe.
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de
datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones.
En vista Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se
pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo
Selección de la ficha Formato. Para crear informes útiles, debe comprender
cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un
control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista
siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:
• Encabezado del informe: Esta sección se imprime una vez al principio del
informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que
normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un
título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la función
de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma
se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes
del encabezado de página.
6. • Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada
página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas
se utiliza el encabezado de página.
• Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada
nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el
nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por
producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del
producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función de
agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el
grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en
un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
Para obtener más información sobre cómo crear encabezados o pies de
página de grupo, vea la sección Agregar agrupaciones, ordenaciones o
totales.
• Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de
registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo
principal del informe.
• Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de
registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de
resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en
un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
7. • Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página. Los
pies de página se utilizan para imprimir números de página o
información sobre cada página.
• Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe.
Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u
otra información de resumen de todo el informe.
8. Crear un nuevo informe.
Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con
nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas
las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.
Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione
la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir
una herramienta de informe.
Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:
Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta
Informe en blanco, o bien
Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea
usar, selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir
una herramienta de informe.
Para obtener más información sobre cómo crear tablas o consultas, vea los
artículos Introducción a las tablas o Introducción a las consultas.
Para obtener más información acerca de la creación y selección de orígenes de
registros, vea el artículo sobre cómo establecer el origen de registros para un
informe.
9. Paso 2: Elegir una herramienta de informe
Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de
opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente
la función de cada una de estas herramientas:
Informes compatibles con web
Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la
característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en un
explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican
por medio del globo en el icono del objeto.
10. Paso 3: Crear el informe
Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un
asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en vista Presentación.
Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los
bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a
continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú
contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así
como para realizar otras tareas de formato.
11. Formularios de Access
• Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para
editar los registros de una tabla o consulta
12. • Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que
contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el
Panel de Navegación
• Diseño del Formulario: abre un formulario en blanco en la Vista de Diseño
y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que
aparezcan en él
13. Pasos para crear un Formulario
1. Para crear un formulario debes hacer clic en Crear, este
botón esta en la barra de opciones.
2. Luego debes hacer clic en Mas formularios y luego en Asistente
para formularios.
3. En la pantalla aparecerá una nueva ventana, en esta ventana
podrás escoger los campos que deseas incluir en el formulario. Los
campos pueden ser de mas de una consulta ó tabla.
4. Has clic en Siguiente.
14. 5. Luego podrás elegir la distribución ó el orden que desea aplicar al
formulario.
6. Has clic en Siguiente
7. Luego podrás elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario.
8. Has clic en Siguiente
9. Luego podrás cambiarle el titulo y después hacer clic en Finalizar.
10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle un
nombre.
