Informe reuniones efectivas, pese a tus jefes

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Resumen jornada impartida por Ana Mengual del Grupo Ending el pasado 13/11/12

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Informe reuniones efectivas, pese a tus jefes

  1. 1. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012 R.FLOTTES Reuniones efectivas, pese a tus jefes – Ana HENGUAL – Grupo ENDING I) Que es une reunión II) Las fases de una reunión III) ¿Cómo liderar? IV) ¿Cómo participar? I) ¿Que es una reunión?“Un encuentro de varias personas presupuestas a colaborar en el logro de uno o variosobjetivos” o Trabajo en equipo o Comunicación o Tomar decisiones o Desarrollo de cualquier actividad profesional¿Qué tipo de reunión? o Informativas o Solucionar problemas o Reuniones diarias/semanales/mensuales¿Porque hay reuniones improductivas? o Impuntualidad o Hora que se acabo o Interrupciones o Las personas que toman decisiones no están o Cambio en el agenda o Arrastran puntos a otras reuniones Cuando se convierten en rutina también pierden de su interés II) Las fases de una reunión  Antes: Preparación  Durante: Inicio Desarrollo Finalización  Después: Evaluación Página 1
  2. 2. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012 R.FLOTTES Preparación: ¿La reunión es útil o no? En el caso que no, un email informativo puede ser suficiente La convocatoria: o Lugar o Horario o Asistente o Responsables o Agenda Y con antelación suficiente… a. Inicio: o Puntualmente o Presentar a todos o Crear un clima de confianza (estimular, motivar, dar confianza) o Recordar los objetivos deseados o Dejar visible el orden del día o Establecer normas básicas para debatir o Nominar secretario o Proporcionar la información básica b. Desarrollo: o Permitir la participación y contribución de cada uno o Centrarse en el tema de la reunión o Reconocer y reforzar aportaciones constructivas o Seguir el agenda o Mantener el ritmo adecuado o Hacer seguimiento de tareas anteriores para verificar o Resumir y anotar conclusiones c. Finalización: o Definir el plan de acciones (listarles, decidir responsables y plazos, establecer sistema de seguimiento) o Agradecer la participación o Programar la próxima o Redactar y distribuir el acta de la reunión (enviar máximo 2 días después)El acta: participantes, objetivos (responsables, acciones, fecha implantación),problemas, puntos claves desarrollados, fecha próxima reunión y conclusiones.Comentarios: Cuanto más personas hay en la reunión cuanto más es complicado,cuanto más va a tardar, invitar solo los que son implicados en el proyecto) Página 2
  3. 3. Informe de la conferencia del 13/11/2012 2012 R.FLOTTESEvaluación:  ¿Objetivos alcanzados?  ¿Temas de la agenda tratados?  ¿Plan de acción elaborado?  ¿Todos los participantes estaban?  ¿Horario de inicio y fin cumplido? III) ¿Cómo liderar?  Clarificar  Controlar  Relajar  DinamizarCaracterísticas importantes:Saber reaccionar delante de imprevistas (no emociones, buscar causas)Adaptarse al equipoDemostrar seguridadNecesidad de tenerla bien preparadaCuidar a los gestos, posturasMirar en los orosLuchar contra las posturas defensivasMoverse (ocupar el espacio)Preparación psicológicaPensar positivamenteEncontrar el hilo conductor IV) ¿Cómo participar?  Llevar nuestros puntos preparados  Adoptar una actitud adaptada  Escucha activa (confirmar puntos, exponer dudas)  Intervenciones valiosas  Tomar notas  Manejar lenguaje corporalOtras habilidadesExponer ideasCaptar atenciónEspecificar idea principalComprobar grado de atenciónSer flexible Página 3

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