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Plan Operativo de Migración de Expedientes a la Oficina Judicial de Murcia

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  • 1. Plan Operativo de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial MURCIA DOCUMENTO BORRADOR Pág. 1 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 2. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Contenido 1 Introducción y presentación del proyecto.....................................................................3 2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes................................5 2.1 Fases del proceso...............................................................................................................6 2.2 Instrucciones operativas del proceso................................................................................8 2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración.........................................................10 2.3.1 Custodia de los expedientes......................................................................................10 2.3.2 Dación de cuenta.......................................................................................................11 2.3.3 Necesidad de parada de la actividad judicial.............................................................12 2.3.4 Recepción incompleta de expedientes......................................................................15 2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes..................................15 2.4 Coordinación del proceso................................................................................................17 2.4.1 Roles y responsabilidades..........................................................................................17 2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo.......................................................................20 2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia).................................22 2.6 Estimación de material necesario....................................................................................24 2.7 Herramienta tecnológica de soporte...............................................................................26 2.8 Calendario operativo de ejecución..................................................................................27 3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración..............29 3.1 Registro Civil....................................................................................................................29 3.2 Auxilio Judicial.................................................................................................................29 3.3 Juicios rápidos penales....................................................................................................29 3.4 Recepción de escritos......................................................................................................29 3.5 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migración.................................30 ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso..............................................................32 ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración..........33 Pág. 2 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 3. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 1 Introducción y presentación del proyecto La implantación de la Oficina Judicial implica importantes cambios en los procedimientos procesales y organizativos, por lo tanto también conlleva cambios sustanciales en los métodos de trabajo, en la dirección de la oficina y en la gestión del personal implicado. La implantación de la Oficina Judicial en las es un proceso complejo en distintos ámbitos que requiere de una planificación ordenada. En este contexto, el traslado de los distintos expedientes que en la fecha inicial de despliegue se encuentren en tramitación en los diferentes Juzgados es una de las cuestiones que genera mayor preocupación en los distintos operadores jurídicos. La totalidad de los procedimientos que se encuentran actualmente pendientes en cada uno de los órganos judiciales deberán ser distribuidos entre las nuevas unidades que conforman la estructura organizativa de la Oficina Judicial, atendiendo a las competencias que en la tramitación procesal tiene cada Unidad de la Oficina. Para ello, desde la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia (DGMAJ) se ha llevado a cabo el desarrollo de un proyecto específico que aborde todos los aspectos a considerar y que resuelva las incógnitas de fondo y forma sobre los aspectos jurídicos, operativos y tecnológicos necesarios para permitir una implantación ordenada que no genere situaciones de descontrol en la tramitación de expedientes, así como garantizar la coherencia entre expedientes físicos y virtuales. Como resultado de este proyecto, para cada ciudad objeto de la implantación de la Oficina Judicial se ha elaborado específicamente un Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales. El Plan Local está comprendido por dos documentos: è Estudio Jurídico: Sienta las bases y fundamentos jurídicos que rijan el movimiento potencial de expedientes judiciales previo a la implantación de la Oficina Judicial para conseguir una adaptación óptima a la nueva estructura organizativa y funcional. Este documento responde fundamentalmente a dos incógnitas previas a la organización de los trabajos del proyecto de migración de los expedientes judiciales a la nueva estructura:  Qué expedientes son tramitados por las unidades organizativas de la nueva estructura (¿Quién hace qué?).  Cuál es el destino de expedientes judiciales en función del orden jurisdiccional, el tipo de procedimiento y el estado de tramitación de expedientes (¿Dónde se queda qué?) Pág. 3 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 4. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA è Plan Operativo: Determina las claves logísticas y tecnológicas que garanticen la adecuada ejecución del proceso completo de migración de expedientes judiciales que obedezcan y tengan en consideración todos los aspectos jurídicos. Para ello, contempla:  Organización y planificación logística exhaustiva y cuidada del proceso de migración de expedientes judiciales  Guías o instrucciones operativas para ejecutar la planificación logística dirigidas a todos los actores intervinientes e implicados  Soporte tecnológico y físico para la perfecta identificación del expediente en todo momento, de forma que se garantice la trazabilidad del expediente y su rápida localización física  Plan de comunicación y mecanismos de coordinación que minimicen el impacto de la ejecución del proceso de migración sobre la actividad judicial de la ciudad El documento que nos ocupa corresponde con el Plan Operativo de Migración de Expedientes Judiciales en Murcia. El mismo da respuesta a las claves citadas anteriormente aterrizadas al caso concreto y circunstancias particulares de la ciudad de Murcia, pero sin perder de vista que ha de ser una solución homogénea al resto de ciudades. . Pág. 4 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 5. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes En este apartado se desarrollan todas las claves de actuación y ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales para su adaptación a la estructura organizativa y funcional de la Oficina Judicial. Los aspectos desarrollados vienen determinados por el Estudio Jurídico de Migración de Expedientes Judiciales para Murcia y abarcan la definición del proceso operativo de traslado físico y virtual de expedientes desde su ubicación actual hasta la unidad de destino adecuada a la organización de la Oficina Judicial. En este sentido, se marcan las pautas operativas de cómo llevar a cabo la migración física de expedientes judiciales bajo las premisas marcadas por los correspondientes fundamentos jurídicos y garantizando la existencia de coherencia entre el expediente físico y virtual. La solución metodológica para el proceso de migración de expedientes judiciales contempla estrictas medidas de seguridad y trazabilidad de expedientes durante todo el proceso. En el proceso de migración es crítica la accesibilidad a expedientes judiciales sobre los que acontezcan hechos o actuaciones que lo requieran. En este sentido, los expedientes han de ser fácilmente localizables en todo el proceso. La ejecución del proceso de migración se define a partir de los siguientes mecanismos de soporte: è Instrucciones operativas dirigidas a cada uno de los actores involucrados en el proceso (roles y responsabilidades) para los distintos momentos temporales del proceso è Calendario operativo de ejecución de las actividades marcadas por las instrucciones operativas è Aplicación tecnológica sencilla que facilite la gestión, garantice la trazabilidad de los expedientes durante el proceso y asegure la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos. Además, el Plan Operativo contempla los siguientes instrumentos de apoyo a la ejecución del proceso: è Órganos de Coordinación y Apoyo Directo para dar respuesta a dudas e incidencias en tres ámbitos: jurídico, logístico y tecnológico è Plan de incidencias y acciones de contingencia asociado a cada instrucción operativa è Plan de comunicación que acompaña al proceso y asegura que todos los actores clave conozcan, entiendan e interioricen el proceso y su responsabilidad sobre el mismo (ANEXO II) Pág. 5 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 6. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.1 Fases del proceso Desde el punto de vista operativo, el proyecto de migración de expedientes judiciales a la Oficina Judicial se plantea como un proceso comprendido por tres fases en las que intervienen diferentes actores. El proceso tiene su punto de partida sobre expedientes judiciales que se encuentran en tramitación, con distintos grado de avance, en los actuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento en que éstos se encuentren correctamente ubicados y adaptados a la reorganización que supone la nueva Oficina Judicial, atendiendo a las premisas jurídicas determinadas en su correspondiente Estudio Jurídico. Las fases que comprende el proceso son las siguientes: FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes La fase comienza con los expedientes judiciales que se encuentran en tramitación en los actuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento que éstos se encuentran clasificados y embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y Tribunales. Esta fase comprende tareas clave: - Inventario virtual de expedientes existentes en Minerva NOJ - Identificación y clasificación de expedientes físicos - Comprobación y actualización de información virtual de expedientes - Embalaje y cierre de cajas de expedientes FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes Esta fase da continuación a la anterior y comienza desde que los expedientes judiciales se encuentran embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento en que las cajas de expedientes quedan correctamente ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial. Esta fase comprende tareas clave: - Volcado información a repositorio virtual (Copia de Seguridad) - Porteo físico de cajas de expedientes - Actualización virtual de ubicación de cajas de expedientes en destino FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración La última fase de ejecución del proceso se inicia en el momento que el personal toma posesión de sus puestos en la nueva estructura organizativa y se encuentra con las cajas de expedientes correctamente ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y Pág. 6 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 7. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA finaliza en el momento que se comprueba que se han recibido todos los expedientes judiciales esperados en la unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y éstos son colocados en su ubicación definitiva. Esta fase comprende tareas clave: - Apertura formal y verificación física de recepción de expedientes - Validación virtual de expedientes - Ordenación y colocación de expedientes físicos en su ubicación final de destino Pág. 7 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 8. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.2 Instrucciones operativas del proceso En este apartado se introducen las instrucciones operativas identificadas y que se desarrollan en el ANEXO I. Estas regularán la ejecución de las tareas comprendidas en las distintas fases del proceso de migración. Las instrucciones serán facilitadas a cada actor implicado en el proceso de migración, días previos al inicio de la ejecución de las correspondientes tareas. Las instrucciones son particulares para cada perfil de actor y para cada una de las tareas encomendadas a dichos perfiles de actores, en las distintas fases del proceso. El contenido de cada instrucción incluye: è Datos identificativos de la instrucción: - Denominación de la instrucción - Partido Judicial - Destinatarios - Proveedor - Fases del proceso en la que tiene aplicación la instrucción - Plazos de ejecución - Actualización fecha de última actualización de la ficha de instrucción (Control documental interno del Proyecto) è Unidades participantes: unidades organizativas afectadas o implicadas en la ejecución de la instrucción è Objetivo de la instrucción è Actividades: relación de actividades a ejecutar para cumplir con el objetivo de la instrucción è Posibles incidencias y acciones de contingencia asociadas a la ejecución de las actividades comprendidas en la instrucción. A continuación, por cada una de las fases del proceso, se presenta el listado de instrucciones identificadas, indicando los destinatarios o ejecutores de las mismas: FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes Instrucción nº1: Solicitud y recepción de material de mudanza Destinatarios: Gerencia Territorial Instrucción nº2: Aprovisionamiento y distribución de material de mudanza Destinatarios: Empresa de mudanza Pág. 8 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 9. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Instrucción nº3: Organización del trabajo de su órgano judicial Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales Instrucción nº4: Identificación, clasificación y embalaje de expedientes judiciales Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales Funcionarios de órganos judiciales Instrucción nº5: Cierre formal de cajas de expedientes judiciales Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales Representante del Grupo Técnico de Implantación FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes Instrucción nº6: Porteo de cajas de expedientes Destinatarios: Empresa de Mudanza Instrucción nº7: Supervisión del porteo de cajas de expedientes Destinatarios: Personal de Gestión del Cambio FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración Instrucción nº8: Organización del trabajo posterior a la migración SSCCPP Destinatarios: SJ de SSCCPP Instrucción nº9: Apertura de cajas, validación y ordenación de expedientes recibidos Destinatarios: SJ de SSCCPP Funcionarios de SSCCPP Instrucción nº10: Organización del trabajo posterior a la migración en la UPAD Destinatarios: SJ responsables UPAD Instrucción nº11: Trabajos posteriores a la migración en UPADs Destinatarios: SJ responsables UPAD Funcionarios de UPAD TODAS LAS FASES: Previa, Simultánea y Posterior Instrucción nº12: Acceso controlado a expedientes durante la migración Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales SJ responsables de UPAD SJ directores de SSCCPP Instrucción nº13: Tratamiento de entradas de escritos durante la migración Destinatarios: SJ Servicio Común de Notificación y Embargos y/o SJ Juzgado Decano Pág. 9 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 10. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración Se presentan a continuación un conjunto de situaciones críticas a las que es necesario prestar especial atención en la ejecución del proceso de migración judicial. Las instrucciones operativas del Plan Local de Migración de expedientes judiciales, deben resolver estas situaciones particulares del partido judicial correspondiente. 2.3.1 Custodia de los expedientes Dispone el artículo 458.1 de la LOPJ, entre las funciones encomendadas a los secretarios judiciales, que “los secretarios judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que estuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes del tribunal”. En el presente Proyecto, se hace necesario dictar instrucciones particulares dirigidas a los secretarios judiciales sobre la forma de realizar el traspaso de funciones desde la actual estructura en Juzgados y Tribunales a la nueva distribución de las oficinas judiciales en UPADs y Servicios Comunes. Para ello, la forma idónea de trasvasar las responsabilidades es la formalización de un acta suscrita entre el secretario actual de cada juzgado o Tribunal y los secretarios judiciales directores de los servicios comunes (y/o secretarios judiciales jefes de sección, en su caso), cuya individualización es posible una vez finalizado las fases de acoplamiento de la Disposición Transitoria Cuarta de la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Para lograr la mayor coordinación posible, sin perjuicio de las especificaciones concretas contenidas en las instrucciones de ejecución del presente Proyecto, la idea es la siguiente: 1) Una vez inventariados y catalogados los expedientes, los mismos se colocan provisionalmente en su respectiva caja a efectos de su posterior porteo. Al menos, constará el número del procedimiento, si consta de varios tomos el mismo expediente judicial, la última actuación procesal y la fecha en que se acordó. 2) El día previo al inicio de la fase simultánea, se cierran definitivamente las cajas. El cierre de las cajas coincide con la presencia del secretario judicial del órgano judicial remitente y el secretario judicial de la unidad de destino. 3) Efectuado el traslado o mudanza de los mismos, el día de la implantación se procede a la apertura ordenada de las cajas de embalaje que contienen los distintos expedientes judiciales. La confirmación entre el contenido de las cajas y la integridad del mismo por parte del secretario judicial del órgano receptor se hace constar en el inventario virtual, momento a partir del cual se produce de facto el trasvase de la responsabilidad Pág. 10 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 11. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA de un secretario judicial a otro sin que se produzca la quiebra, en ningún caso, de la cadena de custodia que acompaña al mismo. 4) Por parte del órgano receptor, comprobado la efectiva recepción por el órgano de destino de la migración, se procede a reflejarlo, en su caso, en los correspondientes Libros Registro del sistema de gestión procesal de la unidad de origen (UPADs), permitiendo de esta manera regularizar el estado de los mencionados libros Registro a efectos de ulteriores alardes y/o inspecciones en las oficinas judiciales. Esta regularización cumple también funciones de depuración de los datos obrantes en las distintas unidades judiciales a efectos de la elaboración ulterior de las estadísticas judiciales en el Servicio Común General. 5) En caso de disfunciones en la ejecución de las anteriores instrucciones, la responsabilidad sobre la custodia de los expedientes judiciales sigue correspondiendo al secretario judicial de la unidad remitente, a quien compete remover los obstáculos que impidan la efectiva recepción en la Nueva Oficina Judicial. 2.3.2 Dación de cuenta La dación de cuenta atribuida por imperativo legal a los secretarios judiciales (artículo 455 de la LOPJ) es el nexo causal que permite conectar la ejecución del Proyecto tipo de migración con el inicio del Proyecto de Optimización de Servicios Comunes en la nueva Oficina Judicial. En efecto, la mera planificación y ejecución de tareas logísticas no necesitaría de las especiales prevenciones tenidas en cuenta en el presente Proyecto si no fuera por la imperiosa necesidad de atenuar y, a la vez, conjugar exigencias de orden jurídico con la prestación continuada del servicio público al justiciable. Esta contingencia crítica se encuentra llamada a operar, fundamentalmente, en dos momentos de la ejecución del Proyecto Tipo de migración: 1) En la fase simultánea de ejecución, donde el desarrollo de las acciones de formación previas a la implantación de la nueva Oficina Judicial y la consiguiente reducción en la disponibilidad de recursos humanos y materiales no puede implicar, de por sí, dejar desatendidos a jueces y magistrados. Esta contingencia esta prevista su solución a través de la herramienta TIC que permite a cualquiera de los implicados directa o indirectamente en la ejecución del Proyecto de migración, el poder disponer de los datos de la última actuación procesal relevante, y permite específicamente a cada juez y/o magistrado hacer uso de la previsión legal del artículo 436.6 de la LOPJ. 2) En la fase posterior del Proyecto, esto es, tras el primer día de implantación, de forma que cada SJ en la nueva oficina judicial puede ordenar y priorizar la apertura de las cajas y ulterior tramitación procesal según los autos judiciales se encuentren en la fase procesal que exija el impulso formal y/o material de las actuaciones, o de corresponder la siguiente actuación procesal a los titulares de la jurisdicción, proceder a la correspondiente dación de cuenta. Pág. 11 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 12. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.3.3 Necesidad de parada de la actividad judicial La implantación de la Oficina Judicial en las ciudades incluidas en la primera fase del despliegue de la Nueva Oficina Judicial es un proceso complejo que se desarrolla en distintos ámbitos y que requiere una planificación ordenada. Tal proceso comprende no solo el traslado de medios materiales y personales desde los actuales juzgados a la Nueva Oficina Judicial, sino también el traslado de los distintos expedientes actualmente en tramitación en los diferentes Juzgados y la adaptación de los sistemas y programas informáticos a la nueva organización. La actividad de traslado de expedientes, en contra de lo que en principio puede parecer, es tarea complicada teniendo en cuenta que la gestión de los procedimientos actualmente en trámite en los juzgados que se van a incorporar a la estructura de la Nueva Oficina Judicial va a llevarse a cabo en su mayoría por funcionarios distintos a los que actualmente asumen su tramitación, que quedarán distribuidos entre las unidades procesales de apoyo directo y servicios comunes procesales. Ello comporta también una ardua actividad tecnológica que permita la itineración del expediente en el sistema informático de gestión procesal de forma paralela a su traslado físico. Igualmente, es necesario dotar a la totalidad de los funcionarios de un nuevo perfil informático. Es evidente pues que toda esta actividad de traslado de expedientes y medios materiales, informáticos y humanos, donde las unidades de origen son distintas a las de destino, va a suponer temporalmente una grave distorsión en la actividad diaria de los juzgados y tribunales con repercusión directa en la normal tramitación de expedientes y, lo que es más importante, en la atención de profesionales y particulares que durante el periodo de traslado acudan a los órganos judiciales. Ante esta ineludible circunstancia, principalmente, caben dos posibilidades: - adaptar o someter la compleja actuación física a los imperativos procesales, aún a riesgo de generar confusión, trastornos, inseguridad, errores, omisiones, potenciales nulidades procesales, etc, de tal suerte que la misma se prolongaría más en el tiempo y podría atentar contra los indiscutibles principios constitucionales de seguridad jurídica y certidumbre jurídica (art. 9.3º CE) y, por ende, a la tutela judicial efectiva (art. 24 CE). -“paralizar” o “ralentizar”, siempre parcial y específicamente, la actividad procesal del concreto “territorio NOJ” con el fin de que, perjudicando lo mínimo posible el servicio público judicial, pueda salvarse esta obligada transformación física de la forma más rápida y eficaz posible. La primera, a priori, pudiera parecer la más aconsejable para con el propio servicio, pero por razones operativas resultaría muy difícil de conseguir, a la par que acarrearía demasiada confusión y trastorno prolongado. La segunda resultaría más aconsejable toda vez que se Pág. 12 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 13. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA acortarían los tiempos y se mantendrían los servicios esenciales, resultando, en tiempo y modo, más eficaz. Llegados a este punto y desde una perspectiva genuinamente orgánico-procesal pueden seguirse dos alternativas: “suspensión” procesal de todos los procedimientos judiciales (plazos, trámites, actos…). Detalle que resultaría muy complejo toda vez que habría que dictar ad hoc una resolución individualizada en todos y cada uno de los procedimientos en trámite, toda vez que nos hallamos ante un acto procesal (arts. 19, 188, 165… LECv., 746 LECrim.) y no gubernativo (arts. 165 y 168 LOPJ). Sin olvidar que podríamos encontrarnos con Magistrados y/o Secretarios Judiciales con criterios no coincidentes al respecto, lo que aumentaría el nivel de descoordinación. Declaración de inhabilidad procesal de determinados días u horas en el “territorio NOJ” al amparo y con el fundamento repetido. Toda vez que la presente situación se trata o debe tratarse de un acto con efectos generales, que no particular en y para un procedimiento concreto (cfr.: arts. 4 y 131 LECv.), entendemos que debe aplicarse la normativa prevista, entre otros, en los arts. 110.n, 182 a 185 LOPJ y RCGPJ 1/2005 de Aspectos Accesorios (arts. 8 y 9). Tras un examen de este bloque normativo, claramente se infieren dos cosas: el legislador ha querido dejar únicamente en manos del Consejo General del Poder Judicial la determinación de todo lo relacionado con la “habilidad procesal general” para los casos no previstos en las leyes y, de otra parte, nada se dice sobre la posibilidad legal de que el CGPJ pueda acordar “inhábiles” determinados días u horas por razones justificadas; más aún: tampoco se prohíbe expresamente esta posibilidad. Ante esta evidente laguna normativa, siempre podemos acudir a la vía analógica y/o la interpretación extensiva (arts. 3 y 4 C. Cv.) para colegir que el CGPJ pueda gozar de potestad excepcional y extraordinaria para declarar inhábiles ciertas días y horas en un determinado territorio sobre las propias razones de fuerza mayor y velar por el servicio público. Existen precedentes en los que ante circunstancias extraordinarias (como por ejemplo incendios en edificios judiciales) han sido Órganos Gubernativos los que han adoptado medidas de contenido más o menos similar, como el acuerdo del Juez Decano de Burgos de 19 de diciembre de 2005, en el que se declaraba la suspensión de todas las actuaciones señaladas por el Decanato, o el acuerdo del Presidente de la Audiencia Provincial de Zamora de 14 de abril de 2005 en el que se acordaba las suspensión de las actuaciones señaladas para un día concreto y la prórroga del plazo de presentación de escritos cuyo vencimiento se producía ese día. Sin embargo, el Ministerio de Justicia considera que en un caso con el expuesto únicamente debe corresponder al Consejo General del Poder Judicial adoptar el acuerdo necesario. Pág. 13 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 14. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA En este sentido, podemos señalar que en términos similares, el Tribunal Constitucional dictó un Acuerdo, de 6 de septiembre de 1990, de la Presidencia del Tribunal Constitucional, por el que se declaraban inhábiles los días 6, 7 Y 8 de septiembre de 1990. A mayor abundamiento cabe añadir que con esta postura se conseguirían mayores dosis de homogeneidad y uniformidad en la implantación de la Oficina Judicial (cfr: arts. 438.7º LOPJ), sin olvidar que este aspecto que nos ocupa en modo alguno resulta ajeno al espíritu y la letra de los arts. 108.1º.e y 110.n LOPJ. De acuerdo con lo expuesto, el Ministerio de Justicia propone al Consejo General del Poder Judicial que proceda a declarar la inhabilidad de ciertos días y horas en las ciudades afectadas por la implantación de la NOJ. De acuerdo con el Plan de Implantación del Ministerio de Justicia este acuerdo se limitaría en este momento a los Órganos Judiciales de Murcia: - JDO.CONT.-ADMVO.N. 1 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 2 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 3 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 4 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 5 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 6 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 7 - JDO.CONT.-ADMVO.N. 8 - JDO.SOCIAL N. 1 - JDO.SOCIAL N. 2 - JDO.SOCIAL N. 3 - JDO.SOCIAL N.4 - JDO.SOCIAL N.5 - JDO.SOCIAL N.6 - JDO.SOCIAL N.7 - T.S.J. OFICINA DE REGISTRO Y REPARTO - DECANATO (servicio de Órganos afectados) - Sala de lo Social Tribunal Superior de Justicia. - Sala Contencioso Administrativo Tribunal Superior de Justicia. - JUZGADO DE LO PENAL Nº 1 - JUZGADO DE LO PENAL Nº 2 - JUZGADO DE LO PENAL Nº 3 - JUZGADO DE LO PENAL Nº 4 - JUZGADO DE LO PENAL Nº 5 - JUZGADO DE LO PENAL Nº 6 Esta declaración de inhabilidad no comprendería las siguientes clases de actuaciones: Pág. 14 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 15. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA - Servicio de Guardia: el Juzgado de Guardia permanecería plenamente operativo: física y funcionalmente, hasta tal punto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de Guardia deberá solventar aquellas situaciones procesales urgentes de conformidad, entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y el art. 70 LECv. - Registro Civil, Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe verse relativamente interferido por esta circunstancia de cambio físico o material. - La mera “presentación y recepción” material de documentación tampoco tiene porqué verse perjudicada o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos prácticos del servicio judicial, la “ventanilla” receptora puede seguir operativa independientemente del lugar concreto donde se ubique, de la persona que circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio Común General) o de que los medios utilizados sólo son manuales. Otra cuestión sería el “reparto” habida cuenta que se trata de un acto procesal afectado por la pretendida inhabilitación procesal. 2.3.4 Recepción incompleta de expedientes Como está previsto en la correspondiente instrucción operativa de Validación y ordenación de expedientes BUR.SJF.POS.001, se comprobará la integridad de los expedientes recepcionados en la unidad de destino. Según se ha especificado en el apartado de Custodia de expedientes, para garantizar la continuidad de la cadena de custodia que acompaña al expediente judicial en el proceso de migración, el trasvase de responsabilidad sobre el mismo será efectivo en el momento que el secretario judicial receptor certifique la integridad del mismo. Así pues, en caso de recepcionar un expediente incompleto y tal como dicte la correspondiente instrucción operativa, la unidad de destino notificará a la unidad remitente la incidencia sobre la integridad del expediente. La unidad de origen o remitente será la responsable de localizar físicamente la fracción del expediente no recibida en su correspondiente unidad de destino y remitirla a la misma. Como se ha adelantado en el apartado de Custodia de expedientes, hasta el momento en que la unidad de destino valide telemáticamente su recepción (asunción de responsabilidad sobre el mismo por parte del SJ Director del correspondiente servicio común procesal), el responsable del mismo será el SJ remitente. 2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes En la fase posterior del proceso de migración de expedientes judiciales, y según marquen las correspondientes instrucciones operativas, los equipos responsables de la validación de recepción de expedientes en las unidades de destino se encuentran ante las siguientes situaciones: 1) Conformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente instrucción BUR.SJF.POS.001 Pág. 15 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 16. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA para validar telemáticamente la recepción del expediente (asunción de responsabilidad sobre el mismo) y correspondiente acuse de recibo al responsable de origen (SJ de juzgado o tribunal de origen). Es importante cursar este acuse de recibo a la unidad de origen , ahora UPADs, que le permitirá regularizar sus Libros Registro y facilitar la ulterior elaboración de estadísticas o informes de rendimiento de las distintas unidades NOJ en el futuro. 2) Disconformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente instrucción BUR.SJF.POS.001 para resolución del conflicto acerca de la unidad de destino adecuada al expediente: a. Remisión a la unidad de destino adecuada y notificación a la unidad de origen sobre la derivación del expediente. b. La unidad de destino derivada, podrá asumir la responsabilidad del expediente o considerar inadecuada la derivación, en cuyo caso se comunicará el conflicto al inmediato superior jerárquico que será quien deba resolverlo (art. 435.2 y 46.5 de la LOPJ). Pág. 16 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 17. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.4 Coordinación del proceso El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico y complejo que exige una organización logística exhaustiva para garantizar el destino final de expedientes, pero también es imprescindible que cada una de las personas implicadas en el proceso conozca sus responsabilidad y se establezcan los mecanismos de coordinación necesarios para garantizar el éxito del Plan Local de migración en la ciudad de Murcia. 2.4.1 Roles y responsabilidades En este sentido, se muestra a continuación por cada uno de los intervinientes en el proceso las responsabilidades que asumen en cada una de las fases del proceso de migración: GERENTE TERRITORIAL DE MURCIA: Responsabilidades  Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial para la elaboración del Plan.  Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del porteo físico de expedientes.  Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las actividades asociadas al proceso de migración. Fases: previa, simultánea y posterior SECRETARIO DE GOBIERNO (SG) Y SECRETARIO COORDINADOR PROVINCIAL (SCP): Responsabilidades  Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial para la elaboración del Plan.  Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del porteo físico de expedientes.  Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las actividades asociadas al proceso de migración.  Coordinación y resolución de conflictos que puedan suscitarse entre diferentes secretarios judiciales (art. 467.5 de la LOPJ). Fases: previa, simultánea y posterior Pág. 17 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 18. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA SECRETARIOS JUDICIALES: Responsabilidades  Liderazgo e impulso de la ejecución de las fases (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.  Organización del trabajo y tareas asociadas a cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.  Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas para cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.  Custodia y responsabilidad sobre los expedientes judiciales de su órgano judicial o servicio común procesal a lo largo del proceso completo de migración de expedientes, así como supervisión de las tareas asociadas a la necesidad de recuperación de expedientes durante la fase simultánea de la ejecución de la migración Fases: previa, simultánea y posterior RESTO FUNCINORIOS ADMINISTRACIÓN JUSTICIA: Responsabilidades  Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las indicaciones del Secretario Judicial del que dependen funcionalmente para cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial  Compatibilización de sus tareas imprescindibles de actividad judicial con las propias del proceso de migración, bajo las indicaciones del Secretario Judicial responsable de su órgano judicial o servicio común procesal Fases: previa y posterior RESPONSABLES EMPRESA DE MUDANZA: Responsabilidades  Aprovisionamiento y distribución del material de mudanza requerido por la DG MAJ (a través de Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia) en la fecha indicada  Organización y distribución del trabajo de porteo físico de expedientes conforme a las instrucciones operativas proporcionadas por la DG MAJ Fases: previa y simultánea Pág. 18 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 19. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA OPERARIOS EMPRESA DE MUDANZA: Responsabilidades  Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las indicaciones de sus responsables sobre el porte físico de cajas de expedientes entre el órgano judicial actual y la unidad de destino de la reorganización de la Oficina Judicial Fases: simultánea PERSONAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO: Responsabilidades  Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas sobre comprobación y supervisión de salida y entrada de cajas de/a sus ubicaciones correspondientes a las unidades organizativas de origen y destino  Registro (offline) de fechas de salida y entrada de cajas de expedientes desde su órgano judicial de origen y hasta su servicio común procesal o unidad procesal de apoyo directo de destino Fases: previa, simultánea y posterior SGNNTT: Responsabilidades  Construcción y puesta en producción de la herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales en los plazos comprendidos  Aseguramiento de la disponibilidad y accesibilidad de la herramienta de gestión de la migración de expedientes en el proceso completo de migración de expedientes  Realización de copias de seguridad diarias sobre la información de la herramienta de gestión de la migración  Formación a usuarios en la herramienta de gestión de la migración  Realización de consultas específicas sobre la Base de Datos (BBDD) de la herramienta bajo demanda de la DG MAJ u órganos de coordinación Fases: previa, simultánea y posterior Pág. 19 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 20. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA JUECES Y MAGISTRADOS: Responsabilidades  Favorecimiento y facilitación de las tareas propias del proceso de migración mediante la atenuación, en la medida de lo posible y para las actividades estrictamente imprescindibles, de la actividad judicial prevista para el periodo de mudanza Fases: previa, simultánea y posterior 2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo Dentro del proceso de migración, adicionalmente, a la identificación de las responsabilidades por cada colectivo implicado en el mismo, no obstante, resulta necesario el aseguramiento y coordinación global a través de instrumentos específicos. En este sentido, se proponen los siguientes mecanismos:  Grupo Técnico de Implantación Tiene su justificación en el artículo 6.2.c) de la Orden JUS/52/2007, de 19 de enero por la que se le atribuye la “organización de la logística del despliegue en los distintos capítulos que comprende el proceso de implantación de la Nueva Oficina Judicial en cada una de las ciudades elegidas a estos fines conforme a los acuerdos que adopte la Comisión de Implantación”. Las funciones en relación con el proceso serían las siguientes: - Coordinación del proceso de migración de expedientes y de los diferentes actores involucrados en el mismo. - Supervisar el cumplimiento de los plazos establecidos para el proyecto de migración. - Garantizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el traslado de expedientes. - Resolución de cualquier incidencia relacionada con el proyecto de migración de expedientes. - Seguimiento de la actualización de fases y estados - Ordenación de la actuación simultánea de los dos SJ en el lacrado de cajas - Coordinación con personal de mudanzas - Comunicación y coordinación con el MJU Pág. 20 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 21. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA  Punto Único Centralizado de Apoyo de órganos centrales del MJU: Tiene su justificación Garantizar respuestas y toma de decisiones rápidas ante situaciones críticas e imprevistas en el proceso de migración de expedientes judiciales. Lo conformaría: - Persona responsable del proyecto de Gestión del Cambio en cada Oficina: asistencia, coordinación y apoyo en las tareas asociadas al proceso de migración propias de órganos centrales del Ministerio de Justicia, discriminar peticiones en función de importancia objetiva de las mismas y centralizar el seguimiento de la ejecución del Plan Local. - CAU DE NNTT: para incidencias relacionadas con la aplicación informática. - UAMJ: para incidencias relacionadas con la clasificación de los expedientes judiciales (Unidad de Destino). Se establecerá un buzón de correo y teléfono disponible por el que los agentes implicados puedan ponerse en contacto con el Punto Único. Pág. 21 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 22. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia) La ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales viene dirigido y regulado por las instrucciones operativas citadas anteriormente. Además, cada instrucción va acompañada de una relación de posibles incidencias o excepciones a la ejecución de la propia instrucción. Cada una de las incidencias identificadas tiene asociada un conjunto de acciones de contingencia que determinan la forma de actuar ante tales situaciones. De forma complementaria al plan de contingencia específico de cada incidencia prevista, como norma general, se presenta a continuación la forma de proceder ante situaciones excepcionales o incidencias en la ejecución de las instrucciones operativas: En cada una de las fases del proceso de migración, el Secretario Judicial (SJ) responsable del órgano judicial (fase previa) o director del servicio común procesal (fase posterior) debe tener conocimiento de la ocurrencia de cualquier incidencia o situación excepcional sobre la ejecución de las correspondientes instrucciones operativas. Si la incidencia se encuentra contemplada en la relación de incidencias que acompaña a la instrucción, se debe actuar como marcan las acciones de contingencia asociadas a la misma. En caso de duda durante la ejecución de las instrucciones operativas en los órganos judiciales o servicios comunes procesales, el SJ responsable de los mismos cuenta con un servicio de apoyo directo en los tres ámbitos implicados: Pág. 22 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 23. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA - Jurídico: teléfono y buzón de correo directo a la Unidad de Apoyo de la Dirección General de la Modernización de la Administración de Justicia para resolver dudas jurídicas - Logístico: buzón de correo de Gerencia Territorial para problemas o incidencias individuales sobre material de mudanza y condiciones espaciales de órganos judiciales y/o servicios comunes procesales - Tecnológico: por los canales habituales se registrarán incidencias en el CAU de Nuevas Tecnológicas y éstas tendrán tratamiento de Alta criticidad En caso tratarse de incidencias o imprevisiones de mayor envergadura cuya resolución no es inmediata por el servicio de apoyo directo, el SJ responsable lo pondrá en conocimiento del Secretario Coordinador Provincial (SCP) y, de forma conjunta, se buscará una solución consensuada que, en caso de encontrarla de forma local, será la que se lleve a cabo. En caso de que ni el SCP por sí mismo ni en colaboración del Grupo Técnico de Implantación (GTI) local se encuentre en disposición de adoptar una solución, el SCP o Secretario de Gobierno (SG) trasladará la incidencia por el canal más ágil posible (teléfono o, en su defecto, correo electrónico) al punto de apoyo centralizado del Ministerio de Justicia. En caso de ser una incidencia de tipo tecnológico, se trasladará a través del CAU de Nuevas Tecnologías. En cualquier otro caso, se trasladará a través del teléfono y/o buzón de correo habilitado específicamente para ello. En este último caso, el punto de apoyo la derivará al órgano central competente de su resolución para que éste dicte su resolución a la mayor brevedad posible. El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico cuya ejecución tiene lugar en unos plazos temporales muy ajustados. Por tanto, el tratamiento y resolución de incidencias ocurridas en el mismo ha de ser inmediato y lo suficientemente ágil para garantizar la fluidez y no ralentización de la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales. Pág. 23 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 24. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.6 Estimación de material necesario La dotación y aprovisionamiento de material de mudanza para la ejecución de la fase previa de preparación de la migración de expedientes judiciales, se llevará a cabo por la empresa de mudanza adjudicataria del proyecto. La Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia estimará y canalizará los requisitos de material necesario para la mudanza de expedientes judiciales. Además supervisará, hará seguimiento y preverá las necesidades adicionales de material para todos los órganos judiciales implicados en la migración de expedientes judiciales. El material de mudanza requerido para el embalaje de expedientes judiciales es: • Cajas de mudanza y cinta adhesiva para su cierre • Papel adhesivo para la impresión de etiquetas identificativas de cajas • Folios extra para impresión de etiquetas identificativas de expedientes / tomos de expediente El dimensionamiento de material necesario por cada órgano judicial depende de factores como el volumen total de expedientes físicos existentes, número de posibles unidades de destino, si la UPAD correspondiente al órgano judicial cambia de ubicación o no. En el siguiente supuesto, se ha considerado que todas las UPAD cambian de ubicación respecto de su correspondiente órgano judicial, el cual sería el peor de los casos con los que podría encontrarse: Horas Nº Nº cajas UNIDAD DE ORIGEN diarias / expedientes necesarias persona JDO.CONT.-ADMVO.N. 1 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 2 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 3 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 4 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 5 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 6 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 7 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 8MURCIA JDO.SOCIAL N. 1 MURCIA JDO.SOCIAL N. 2 MURCIA JDO.SOCIAL N. 3 MURCIA JDO.SOCIAL N.4 MURCIA JDO.SOCIAL N.5 MURCIA JDO.SOCIAL N.6 MURCIA JDO.SOCIAL N.7 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 1 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 2 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 3 MURCIA JDO.CONT.-ADMVO.N. 4 MURCIA Pág. 24 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 25. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Horas Nº Nº cajas UNIDAD DE ORIGEN diarias / expedientes necesarias persona JDO.CONT.-ADMVO.N. 5 MURCIA Sala de lo Social TSJ Sala Contencioso Administrativo todas las secciones Juzgado de lo Penal nº 1 Juzgado de lo Penal nº 2 Juzgado de lo Penal nº 3 Juzgado de lo Penal nº 4 Juzgado de lo Penal nº 5 Juzgado de lo Penal nº 6 Es importante destacar que en las estimaciones realizadas, se han tenido en cuenta 8 días hábiles destinados a la actividad de identificación, clasificación y embalaje, en su caso, de expedientes. Pág. 25 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 26. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.7 Herramienta tecnológica de soporte Como soporte a la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales, se pondrá a disposición de los actores clave implicados en el proceso una sencilla y ágil aplicación informática cuyos objetivos principales son los siguientes: • Dar soporte a la gestión operativa de migración física de expedientes judiciales: inventario virtual que facilite las labores de identificación y clasificación de expedientes • Disponer de un repositorio virtual con información actualizada sobre ubicación y grado de avance del proceso de migración en el que se encuentran cada uno de los expedientes judiciales que, además, garantice la trazabilidad de los expedientes durante todo el proceso de migración. Es decir, una vez clasificados los expedientes y durante el resto del proceso, la herramienta tecnológica de gestión de la migración aportará información sobre la ubicación actual y real de cada uno de los expedientes facilitando al máximo su accesibilidad en caso necesario. • Asegurar la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos. La aplicación informática está construida como un módulo específico de la herramienta de gestión procesal, MINERVA NOJ, por lo que se trata de un entorno conocido y con el que todos sus usuarios están suficientemente familiarizados. Por ello, su uso no supondrá complejidad técnica para los actores clave implicados en el proceso de migración de expedientes judiciales. En cualquier caso, y tal y como se ha especificado en la acción de comunicación Formación en la herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales del Plan de Comunicación (ANEXO II), existirá formación específica que facilite al máximo su utilización en las distintas fases del proceso de migración de expedientes judiciales. Pág. 26 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 27. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 2.8 Calendario operativo de ejecución A continuación se presentan en paralelo los calendarios de ejecución de las tareas asociadas al Plan Operativo de migración de expedientes y el de acciones de comunicación y/o formación de soporte al Plan Operativo: TAREA semana1 semana2 semana3 semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana1 PROCESO DE MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES Fase previa de preparación de la migración de expedientes judiciales Aprovi s i ona mi ento y di s tri buci ón de ma teri a l de muda nza Prueba pi l oto fa s e previ a Identi fi ca ci ón, cl a s i fi ca ci ón y emba l a je de expedi entes Ci erre forma l de ca ja s de expedi entes Pl a zo extra ordi na ri o pa ra órga nos a fecta dos por Juzga do de Gua rdi a Fase simultánea de ejecución de la migración de expedientes judiciales Porteo de ca ja s de expedi entes Porteo de ca ja s de expedi entes de Juzga do de Gua rdi a Fase posterior de ordenación de expedientes y evaluación de la migración Apertura de ca ja s , va l i da ci ón y ordena ci ón de expedi entes Apertura de ca ja s , va l i da ci ón y ordena ci ón de expedi entes de Juzga do de Gua rdi a Pág. 27 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 28. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN DE DE JUSTICIA JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA PLAN DE COMUNICACIÓN semana1 semana2 semana3 semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana10 Fase I: previa de preparación de la migración de expedientes judiciales Reuni ón pres enta ci ón proyecto SG y SC Reuni ón pres enta ci ón proyecto DGMJ a OJ Reuni ón CLS pres enta ción y expl i ca ci ón deta l l a da Pl a n Loca l de Mi gra ci ón (Documento e Ins trucci ones ) Reuni ón pres enta ci ón y expl i ca ci ón deta l l a da proyecto SJ (Documento e Ins trucciones ) Di s tri buci ón de Ins trucci ones a empres a muda nza nº 2 y nº 6 Formaci ón a SJ: Herra mi enta e Ins trucci ones opera ti va s "Pi l oto" Di s tri buci ón de Ins trucci ones a funci ona ri os nº 4 y nº 5 Di s tri buci ón de Ins trucci ón nº 13 a Juzga do de Gua rdi a y SCNE Fase II: simultánea de ejecución de la migración de expedientes judiciales Reuni ón Pers ona l de Ges ti ón del Ca mbio con res pons a bl e muda nza Fase III: posterior de apertura y ordenación de expedientes Di s tri buci ón de Ins trucci ones Fa s e pos teri or a Di rectores SSCCPP y Secreta ri os res pons a bl es UPAD Di s tri buci ón de Ins trucci ones Fa s e pos teri or a res to de funci ona ri os Pág. 28 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 29. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración Se presentan a continuación las consideraciones a tener en cuenta en cada una de las especialidades de causas jurídicas afectadas por el proceso de migración de expedientes judiciales en el Plan Local de Implantación de la Oficina Judicial en Murcia 3.1 Registro Civil Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe verse relativamente interferido por esta circunstancia de cambio físico o material. 3.2 Auxilio Judicial La actividad de Auxilio Judicial (arts. 273 y ss. de la LOPJ) se vería afectada directamente por la inhabilidad de actividad judicial en los días y horas determinadas. De tal forma, durante la ejecución de las actividades de identificación y clasificación de expedientes, en caso de procedimientos con señalamientos previstos en los días y horas de inhabilidad, se deberá proceder a la suspensión del mismo y aplazamiento para días posteriores de la implantación de la Oficina Judicial. 3.3 Juicios rápidos penales La actividad de Juicios rápidos penales se vería afectada por la inhabilidad de actividad judicial en los días y horas determinadas. De forma que se debe contemplar la posibilidad de bloquear la agenda de los juzgados de lo penal en los días y horas de inhabilidad. 3.4 Recepción de escritos La mera “presentación y recepción” material de documentación no debería verse perjudicada o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos prácticos del servicio judicial, la “ventanilla” receptora puede seguir operativa independientemente del lugar concreto donde se ubique, de la persona que circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio Común General) o de que los medios utilizados sólo son manuales (véase además art. 6.3 del Real Decreto 84/2007, de 26 de enero). Sin embargo, el “reparto” habida cuenta que se trata de un acto procesal afectado por la inhabilitación procesal, se resolvería con la acumulación y retención del material recepcionado durante los días de inhabilidad y con carácter posterior a la implantación de la Oficina Judicial proceder al reparto de dicho material a las unidades de destino de su correspondiente expediente, previa constatación de la unidad de destino en el inventario virtual. Pág. 29 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 30. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 3.5 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migración Bajo la premisa de que todo expediente judicial debe ser localizado y accesible a lo largo de todo el proceso de migración, requieren un tratamiento de máxima prevención y atención las siguientes causas: Causas con preso Recibirán un tratamiento especial en tanto que: - en la fase previa del proceso, serán las últimas causas en ser clasificadas y embaladas en cajas (en caso de requerirlo) - las cajas de mudanza que alojen estas causas durante el proceso serán específicas y diferenciadas para únicamente este tipo de causas - las etiquetas de cajas de mudanza que alojen estas causas tendrán una identificación específica que facilite su localización y accesibilidad en todo el proceso - en la fase posterior del proceso, las cajas con este tipo de causas serán las primeras en abrirse y por tanto, este tipo de causa serán las primeras en ponerse en funcionamiento bajo la nueva estructura de la Oficina Judicial Pieza de identificación de testigos protegidos En el supuesto de procedimientos con testigos protegidos que deban trasladarse de un órgano judicial a un servicio común procesal, el traspaso de la correspondiente pieza de identificación de testigos protegidos no viajará junto con su expediente sino que será traspasada en mano entre el Secretario Judicial responsable de origen y el Secretario Judicial Director del servicio de destino una vez que se haya implantado la Oficina Judicial y durante la fase posterior de validación de recepción de expedientes. Pág. 30 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 31. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Señalamientos inminentes Se entiende por señalamientos inmediatos aquellos procedimientos que requieren una actuación procesal en el periodo comprendido entre el día de implantación de la Oficina Judicial y los siguientes quince días. Debido a ello, el tratamiento especial debe atenderse en la fase posterior habida cuenta de los plazos prioritarios sobre otro tipo de causas. En este sentido, la clasificación previa de expedientes debe especificarse esta causa de prioridad. Pág. 31 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 32. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso Fichas correspondientes a todas las instrucciones operativas del proceso: Pág. 32 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia
  • 33. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración Pág. 33 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Murcia