Plan Operativo deMigración de Expedientes  Judiciales a la Nueva     Oficina Judicial                      CÁCERESPág. 0  ...
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  1. 1. Plan Operativo deMigración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial CÁCERESPág. 0 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  2. 2. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Contenido1 Introducción y presentación del proyecto .................................................................22 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes ...........................4 2.1 Fases del proceso .......................................................................................................... 5 2.2 Instrucciones operativas del proceso............................................................................ 7 2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración ...................................................... 9 2.3.1 Custodia de los expedientes.................................................................................. 9 2.3.2 Dación de cuenta................................................................................................. 10 2.3.3 Recomendaciones para la atenuación de la actividad judicial¡Error! Marcador no definido. 2.3.4 Recepción incompleta de expedientes ............................................................... 14 2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes .......................... 14 2.4 Coordinación del proceso............................................................................................ 16 2.4.1 Roles y responsabilidades ................................................................................... 16 2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo................................................................ 19 2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia) ........................... 21 2.6 Estimación de material necesario ............................................................................... 23 2.7 Herramienta tecnológica de soporte .......................................................................... 25 2.8 Calendario operativo de ejecución ............................................................................. 263 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración .........28 3.1 Juzgado de Guardia ..................................................................................................... 28 3.2 Registro Civil................................................................................................................ 28 3.3 Auxilio Judicial ............................................................................................................. 28 3.4 Juicios rápidos penales................................................................................................ 28 3.5 Recepción de escritos.................................................................................................. 29 3.6 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migración ........................... 29ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso ..............................................................31ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración...........32 Pág. 1 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  3. 3. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA1 Introducción y presentación del proyectoLa implantación de la Oficina Judicial implica importantes cambios en los procedimientosprocesales y organizativos, por lo tanto también conlleva cambios sustanciales en los métodosde trabajo, en la dirección de la oficina y en la gestión del personal implicado.La implantación de la Oficina Judicial es un proceso complejo en distintos ámbitos querequiere de una planificación ordenada.En este contexto, el traslado de los distintos expedientes que en la fecha inicial de desplieguese encuentren en tramitación en los diferentes Juzgados es una de las cuestiones que generamayor preocupación en los distintos operadores jurídicos.La totalidad de los procedimientos que se encuentran actualmente pendientes en cada uno delos órganos judiciales deberán ser distribuidos entre las nuevas unidades que conforman laestructura organizativa de la Oficina Judicial, atendiendo a las competencias que en latramitación procesal tiene cada Unidad de la Oficina.Para ello, desde la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia(DGMAJ) se ha llevado a cabo el desarrollo de un proyecto específico que aborde todos losaspectos a considerar y que resuelva las incógnitas de fondo y forma sobre los aspectosjurídicos, operativos y tecnológicos necesarios para permitir una implantación ordenada queno genere situaciones de descontrol en la tramitación de expedientes, así como garantizar lacoherencia entre expedientes físicos y virtuales.Como resultado de este proyecto, para cada ciudad objeto de la implantación de la OficinaJudicial se ha elaborado específicamente un Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales.El Plan Local está comprendido por dos documentos: Estudio Jurídico: Sienta las bases y fundamentos jurídicos que rijan el movimiento potencial de expedientes judiciales previo a la implantación de la Oficina Judicial para conseguir una adaptación óptima a la nueva estructura organizativa y funcional. Este documento responde fundamentalmente a dos incógnitas previas a la organización de los trabajos del proyecto de migración de los expedientes judiciales a la nueva estructura: Qué expedientes son tramitados por las unidades organizativas de la nueva estructura (¿Quién hace qué?). Cuál es el destino de expedientes judiciales en función del orden jurisdiccional, el tipo de procedimiento y el estado de tramitación de expedientes (¿Dónde se queda qué?) Pág. 2 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  4. 4. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Plan Operativo: Determina las claves logísticas y tecnológicas que garanticen la adecuada ejecución del proceso completo de migración de expedientes judiciales que obedezcan y tengan en consideración todos los aspectos jurídicos. Para ello, contempla: Organización y planificación logística exhaustiva y cuidada del proceso de migración de expedientes judiciales Guías o instrucciones operativas para ejecutar la planificación logística dirigidas a todos los actores intervinientes e implicados Soporte tecnológico y físico para la perfecta identificación del expediente en todo momento, de forma que se garantice la trazabilidad del expediente y su rápida localización física Plan de comunicación y mecanismos de coordinación que minimicen el impacto de la ejecución del proceso de migración sobre la actividad judicial de la ciudadEl documento que nos ocupa corresponde con el Plan Operativo de Migración de ExpedientesJudiciales en Cáceres. El mismo da respuesta a las claves citadas anteriormente aterrizadas alcaso concreto y circunstancias particulares de la ciudad de Cáceres, pero sin perder de vistaque ha de ser una solución homogénea al resto de ciudades. Pág. 3 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  5. 5. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientesEn este apartado se desarrollan todas las claves de actuación y ejecución del proceso demigración de expedientes judiciales para su adaptación a la estructura organizativa y funcionalde la Oficina Judicial. Los aspectos desarrollados vienen determinados por el Estudio Jurídicode Migración de Expedientes Judiciales para Cáceres y abarcan la definición del procesooperativo de traslado físico y virtual de expedientes desde su ubicación actual hasta la unidadde destino adecuada a la organización de la Oficina Judicial.En este sentido, se marcan las pautas operativas de cómo llevar a cabo la migración física deexpedientes judiciales bajo las premisas marcadas por los correspondientes fundamentosjurídicos y garantizando la existencia de coherencia entre el expediente físico y virtual. Lasolución metodológica para el proceso de migración de expedientes judiciales contemplaestrictas medidas de seguridad y trazabilidad de expedientes durante todo el proceso. En elproceso de migración es crítica la accesibilidad a expedientes judiciales sobre los queacontezcan hechos o actuaciones que lo requieran. En este sentido, los expedientes han de serfácilmente localizables en todo el proceso.La ejecución del proceso de migración se define a partir de los siguientes mecanismos desoporte: Instrucciones operativas dirigidas a cada uno de los actores involucrados en el proceso (roles y responsabilidades) para los distintos momentos temporales del proceso Calendario operativo de ejecución de las actividades marcadas por las instrucciones operativas Aplicación tecnológica sencilla que facilite la gestión, garantice la trazabilidad de los expedientes durante el proceso y asegure la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos.Además, el Plan Operativo contempla los siguientes instrumentos de apoyo a la ejecución delproceso: Órganos de Coordinación y Apoyo Directo para dar respuesta a dudas e incidencias en tres ámbitos: jurídico, logístico y tecnológico Plan de incidencias y acciones de contingencia asociado a cada instrucción operativa Plan de comunicación que acompaña al proceso y asegura que todos los actores clave conozcan, entiendan e interioricen el proceso y su responsabilidad sobre el mismo (ANEXO II)Pág. 4 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  6. 6. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.1 Fases del procesoDesde el punto de vista operativo, el proyecto de migración de expedientes judiciales a laOficina Judicial se plantea como un proceso comprendido por tres fases en las que intervienendiferentes actores. El proceso tiene su punto de partida sobre expedientes judiciales que seencuentran en tramitación, con distinto grado de avance, en los actuales Juzgados y Tribunalesy finaliza en el momento en que éstos se encuentren correctamente ubicados y adaptados a lareorganización que supone la nueva Oficina Judicial, atendiendo a las premisas jurídicasdeterminadas en su correspondiente Estudio Jurídico.Las fases que comprende el proceso son las siguientes:FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientesLa fase comienza con los expedientes judiciales que se encuentran en tramitación en losactuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento que éstos se encuentran clasificados yembalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y Tribunales. Estafase comprende tareas clave: - Inventario virtual de expedientes existentes en Minerva NOJ - Identificación y clasificación de expedientes físicos - Comprobación y actualización de información virtual de expedientes - Embalaje y cierre de cajas de expedientesFASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientesEsta fase da continuación a la anterior y comienza desde que los expedientes judiciales seencuentran embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados yTribunales y finaliza en el momento en que las cajas de expedientes quedan correctamenteubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial. Esta fasecomprende tareas clave: - Volcado información a repositorio virtual (Copia de Seguridad) - Porteo físico de cajas de expedientes - Actualización virtual de ubicación de cajas de expedientes en destinoFASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migraciónLa última fase de ejecución del proceso se inicia en el momento que el personal toma posesiónde sus puestos en la nueva estructura organizativa y se encuentra con las cajas de expedientescorrectamente ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y Pág. 5 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  7. 7. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAfinaliza en el momento que se comprueba que se han recibido todos los expedientes judicialesesperados en la unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y éstos son colocados en suubicación definitiva. Esta fase comprende tareas clave: - Apertura formal y verificación física de recepción de expedientes - Validación virtual de expedientes - Ordenación y colocación de expedientes físicos en su ubicación final de destino Pág. 6 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  8. 8. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.2 Instrucciones operativas del procesoEn este apartado se introducen las instrucciones operativas identificadas y que se desarrollanen el ANEXO I. Estas regularán la ejecución de las tareas comprendidas en las distintas fasesdel proceso de migración.Las instrucciones serán facilitadas a cada actor implicado en el proceso de migración, díasprevios al inicio de la ejecución de las correspondientes tareas. Las instrucciones sonparticulares para cada perfil de actor y para cada una de las tareas encomendadas a dichosperfiles de actores, en las distintas fases del proceso.El contenido de cada instrucción incluye: Datos identificativos de la instrucción: - Denominación de la instrucción - Partido Judicial - Destinatarios - Proveedor - Fases del proceso en la que tiene aplicación la instrucción - Plazos de ejecución - Actualización fecha de última actualización de la ficha de instrucción (Control documental interno del Proyecto) Unidades participantes: unidades organizativas afectadas o implicadas en la ejecución de la instrucción Objetivo de la instrucción Actividades: relación de actividades a ejecutar para cumplir con el objetivo de la instrucción Posibles incidencias y acciones de contingencia asociadas a la ejecución de las actividades comprendidas en la instrucción.A continuación, por cada una de las fases del proceso, se presenta el listado de instruccionesidentificadas, indicando los destinatarios o ejecutores de las mismas:FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes Instrucción nº1: Solicitud y recepción de material de mudanza Destinatarios: Gerencia Territorial Instrucción nº2: Aprovisionamiento y distribución de material de mudanza Destinatarios: Empresa de mudanza Pág. 7 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  9. 9. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Instrucción nº3: Organización del trabajo de su órgano judicial Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales Instrucción nº4: Identificación, clasificación y embalaje de expedientes judiciales Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales Funcionarios de órganos judiciales Instrucción nº5: Cierre formal de cajas de expedientes judiciales Destinatarios: SJ responsables de órganos judicialesFASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes Instrucción nº6: Porteo de cajas de expedientes Destinatarios: Empresa de Mudanza Instrucción nº7: Supervisión del porteo de cajas de expedientes Destinatarios: Personal de Gestión del CambioFASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración Instrucción nº8: Organización del trabajo posterior a la migración SSCCPP Destinatarios: SJ de SSCCPP Instrucción nº9: Apertura de cajas, validación y ordenación de expedientes recibidos Destinatarios: SJ de SSCCPP Funcionarios de SSCCPP Instrucción nº10: Organización del trabajo posterior a la migración en la UPAD Destinatarios: SJ responsables UPAD Instrucción nº11: Trabajos posteriores a la migración en UPADs Destinatarios: SJ responsables UPAD Funcionarios de UPADTODAS LAS FASES: Previa, Simultánea y Posterior Instrucción nº12: Acceso controlado a expedientes durante la migración Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales SJ responsables de UPAD SJ directores de SSCCPP SJ Juzgado de Guardia (si los Juzgados de Instrucción entran en OJ) Instrucción nº13: Tratamiento de entradas de escritos durante la migración Destinatarios: SJ Juzgado de Guardia SJ Juzgado Decanato Pág. 8 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  10. 10. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.3 Consideraciones críticas del proceso de migraciónSe presentan a continuación un conjunto de situaciones críticas a las que es necesario prestarespecial atención en la ejecución del proceso de migración judicial. Las instruccionesoperativas del Plan Local de Migración de expedientes judiciales, deben resolver estassituaciones particulares del partido judicial correspondiente.2.3.1 Custodia de los expedientesDispone el artículo 458.1 de la LOPJ, entre las funciones encomendadas a los secretariosjudiciales, que “los secretarios judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, enel que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiaránaquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en queestuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes deltribunal”.En el presente Proyecto, se hace necesario dictar instrucciones particulares dirigidas a lossecretarios judiciales sobre la forma de realizar el traspaso de funciones desde la actualestructura en Juzgados y Tribunales a la nueva distribución de las oficinas judiciales en UPADs yServicios Comunes.Para ello, la forma idónea de trasvasar las responsabilidades es la formalización de un actasuscrita entre el secretario actual de cada juzgado o Tribunal y los secretarios judicialesdirectores de los servicios comunes (y/o secretarios judiciales jefes de sección, en su caso),cuya individualización es posible una vez finalizado las fases de acoplamiento de la DisposiciónTransitoria Cuarta de la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la LeyOrgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.Para lograr la mayor coordinación posible, sin perjuicio de las especificaciones concretascontenidas en las instrucciones de ejecución del presente Proyecto, la idea es la siguiente: 1) Una vez inventariados y catalogados los expedientes, los mismos se colocan provisionalmente en su respectiva caja a efectos de su posterior porteo. Al menos, constará el número del procedimiento, si consta de varios tomos el mismo expediente judicial, la última actuación procesal y la fecha en que se acordó. 2) El día previo al inicio de la fase simultánea, se cierran definitivamente las cajas. El cierre de las cajas coincide con la presencia del secretario judicial del órgano judicial remitente y el secretario judicial de la unidad de destino. 3) Efectuado el traslado o mudanza de los mismos, el día de la implantación se procede a la apertura ordenada de las cajas de embalaje que contienen los distintos expedientes judiciales. La confirmación entre el contenido de las cajas y la integridad del mismo por parte del secretario judicial del órgano receptor se hace constar en el inventario virtual, momento a partir del cual se produce de facto el trasvase de la responsabilidad Pág. 9 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  11. 11. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA de un secretario judicial a otro sin que se produzca la quiebra, en ningún caso, de la cadena de custodia que acompaña al mismo. 4) Por parte del órgano receptor, comprobado la efectiva recepción por el órgano de destino de la migración, se procede a reflejarlo, en su caso, en los correspondientes Libros Registro del sistema de gestión procesal de la unidad de origen (UPADs), permitiendo de esta manera regularizar el estado de los mencionados libros Registro a efectos de ulteriores alardes y/o inspecciones en las oficinas judiciales. Esta regularización cumple también funciones de depuración de los datos obrantes en las distintas unidades judiciales a efectos de la elaboración ulterior de las estadísticas judiciales en el Servicio Común General. 5) En caso de disfunciones en la ejecución de las anteriores instrucciones, la responsabilidad sobre la custodia de los expedientes judiciales sigue correspondiendo al secretario judicial de la unidad remitente, a quien compete remover los obstáculos que impidan la efectiva recepción en la Nueva Oficina Judicial.2.3.2 Dación de cuentaLa dación de cuenta atribuida por imperativo legal a los secretarios judiciales (artículo 455 dela LOPJ) es el nexo causal que permite conectar la ejecución del Proyecto tipo de migración conel inicio del Proyecto de Optimización de Servicios Comunes en la nueva Oficina Judicial.En efecto, la mera planificación y ejecución de tareas logísticas no necesitaría de las especialesprevenciones tenidas en cuenta en el presente Proyecto si no fuera por la imperiosa necesidadde atenuar y, a la vez, conjugar exigencias de orden jurídico con la prestación continuada delservicio público al justiciable.Esta contingencia crítica se encuentra llamada a operar, fundamentalmente, en dos momentosde la ejecución del Proyecto Tipo de migración: 1) En la fase simultánea de ejecución, donde el desarrollo de las acciones de formación previas a la implantación de la nueva Oficina Judicial y la consiguiente reducción en la disponibilidad de recursos humanos y materiales no puede implicar, de por sí, dejar desatendidos a jueces y magistrados. Esta contingencia esta prevista su solución a través de la herramienta TIC que permite a cualquiera de los implicados directa o indirectamente en la ejecución del Proyecto de migración, el poder disponer de los datos de la última actuación procesal relevante, y permite específicamente a cada juez y/o magistrado hacer uso de la previsión legal del artículo 436.6 de la LOPJ. 2) En la fase posterior del Proyecto, esto es, tras el primer día de implantación, de forma que cada SJ en la nueva oficina judicial puede ordenar y priorizar la apertura de las cajas y ulterior tramitación procesal según los autos judiciales se encuentren en la fase procesal que exija el impulso formal y/o material de las actuaciones, o de corresponder la siguiente actuación procesal a los titulares de la jurisdicción, proceder a la correspondiente dación de cuenta. Pág. 10 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  12. 12. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.3.3 Recomendaciones para la atenuación de la actividad judicial.La implantación de la Oficina Judicial en las ciudades incluidas en la primera fase deldespliegue de la Nueva Oficina Judicial es un proceso complejo que se desarrolla en distintosámbitos y que requiere una planificación ordenada.Tal proceso comprende no solo el traslado de medios materiales y personales desde losactuales juzgados a la Nueva Oficina Judicial, sino también el traslado de los distintosexpedientes actualmente en tramitación en los diferentes Juzgados y la adaptación de lossistemas y programas informáticos a la nueva organización.La actividad de traslado de expedientes, en contra de lo que en principio puede parecer, estarea complicada teniendo en cuenta que la gestión de los procedimientos actualmente entrámite en los juzgados que se van a incorporar a la estructura de la Nueva Oficina Judicial va allevarse a cabo en su mayoría por funcionarios distintos a los que actualmente asumen sutramitación, que quedarán distribuidos entre las unidades procesales de apoyo directo yservicios comunes procesales.Ello comporta también una ardua actividad tecnológica que permita la itineración delexpediente en el sistema informático de gestión procesal de forma paralela a su traslado físico.Igualmente, es necesario dotar a la totalidad de los funcionarios de un nuevo perfilinformático.Es evidente pues que toda esta actividad de traslado de expedientes y medios materiales,informáticos y humanos, donde las unidades de origen son distintas a las de destino, va asuponer temporalmente una grave distorsión en la actividad diaria de los juzgados y tribunalescon repercusión directa en la normal tramitación de expedientes y, lo que es más importante,en la atención de profesionales y particulares que durante el periodo de traslado acudan a losórganos judiciales.Ante esta ineludible circunstancia, principalmente, caben dos posibilidades: - adaptar o someter la compleja actuación física a los imperativos procesales, aún a riesgo de generar confusión, trastornos, inseguridad, errores, omisiones, potenciales nulidades procesales, etc, de tal suerte que la misma se prolongaría más en el tiempo y podría atentar contra los indiscutibles principios constitucionales de seguridad jurídica y certidumbre jurídica (art. 9.3º CE) y, por ende, a la tutela judicial efectiva (art. 24 CE). -“paralizar” o “ralentizar”, siempre parcial y específicamente, la actividad procesal del concreto “territorio NOJ” con el fin de que, perjudicando lo mínimo posible el servicio público judicial, pueda salvarse esta obligada transformación física de la forma más rápida y eficaz posible.La primera, a priori, pudiera parecer la más aconsejable para con el propio servicio, pero porrazones operativas resultaría muy difícil de conseguir, a la par que acarrearía demasiadaconfusión y trastorno prolongado. La segunda resultaría más aconsejable toda vez que se Pág. 11 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  13. 13. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAacortarían los tiempos y se mantendrían los servicios esenciales, resultando, en tiempo ymodo, más eficaz.Llegados a este punto y desde una perspectiva genuinamente orgánico-procesal puedenseguirse dos alternativas: “suspensión” procesal de todos los procedimientos judiciales (plazos, trámites, actos…). Detalle que resultaría muy complejo toda vez que habría que dictar ad hoc una resolución individualizada en todos y cada uno de los procedimientos en trámite, toda vez que nos hallamos ante un acto procesal (arts. 19, 188, 165… LECv., 746 LECrim.) y no gubernativo (arts. 165 y 168 LOPJ). Sin olvidar que podríamos encontrarnos con Magistrados y/o Secretarios Judiciales con criterios no coincidentes al respecto, lo que aumentaría el nivel de descoordinación. Declaración de inhabilidad procesal de determinados días u horas en el “territorio NOJ” al amparo y con el fundamento repetido.Toda vez que la presente situación se trata o debe tratarse de un acto con efectos generales,que no particular en y para un procedimiento concreto (cfr.: arts. 4 y 131 LECv.), entendemosque debe aplicarse la normativa prevista, entre otros, en los arts. 110.n, 182 a 185 LOPJ yRCGPJ 1/2005 de Aspectos Accesorios (arts. 8 y 9).Tras un examen de este bloque normativo, claramente se infieren dos cosas: el legislador haquerido dejar únicamente en manos del Consejo General del Poder Judicial la determinaciónde todo lo relacionado con la “habilidad procesal general” para los casos no previstos en lasleyes y, de otra parte, nada se dice sobre la posibilidad legal de que el CGPJ pueda acordar“inhábiles” determinados días u horas por razones justificadas; más aún: tampoco se prohíbeexpresamente esta posibilidad.Ante esta evidente laguna normativa, siempre podemos acudir a la vía analógica y/o lainterpretación extensiva (arts. 3 y 4 C. Cv.) para colegir que el CGPJ pueda gozar de potestadexcepcional y extraordinaria para declarar inhábiles ciertas días y horas en un determinadoterritorio sobre las propias razones de fuerza mayor y velar por el servicio público.Existen precedentes en los que ante circunstancias extraordinarias (como por ejemploincendios en edificios judiciales) han sido Órganos Gubernativos los que han adoptadomedidas de contenido más o menos similar, como el acuerdo del Juez Decano de Burgos de 19de diciembre de 2005, en el que se declaraba la suspensión de todas las actuaciones señaladaspor el Decanato, o el acuerdo del Presidente de la Audiencia Provincial de Zamora de 14 deabril de 2005 en el que se acordaba las suspensión de las actuaciones señaladas para un díaconcreto y la prórroga del plazo de presentación de escritos cuyo vencimiento se producía esedía.Sin embargo, el Ministerio de Justicia considera que en un caso con el expuesto únicamentedebe corresponder al Consejo General del Poder Judicial adoptar el acuerdo necesario. Pág. 12 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  14. 14. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAEn este sentido, podemos señalar que en términos similares, el Tribunal Constitucional dictóun Acuerdo, de 6 de septiembre de 1990, de la Presidencia del Tribunal Constitucional, por elque se declaraban inhábiles los días 6, 7 Y 8 de septiembre de 1990.A mayor abundamiento cabe añadir que con esta postura se conseguirían mayores dosis dehomogeneidad y uniformidad en la implantación de la Oficina Judicial (cfr: arts. 438.7º LOPJ),sin olvidar que este aspecto que nos ocupa en modo alguno resulta ajeno al espíritu y la letrade los arts. 108.1º.e y 110.n LOPJ.De acuerdo con lo expuesto, el Ministerio de Justicia propone la adopción del acuerdo dereducción del horario de atención al público a través de los Grupos Técnicos de Implantaciónen las ciudades afectadas por la implantación de la NOJ.De acuerdo con el Plan de Implantación del Ministerio de Justicia este acuerdo se limitaría eneste momento a los Órganos Judiciales de Cáceres:AP SECCION N.1 CACERESAP SECCION N.2 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 1 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 2 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 3 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 4 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 5 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 6 CACERESJDO.1 INST.E INSTR.N. 7 CACERESJDO.PENAL N.1 CACERESJDO.PENAL N.2 CACERES (CREADO EN 2009)JDO.SOCIAL N. 1 CACERESJDO.SOCIAL N. 2 CACERESJDO.MENORES N.1 CACERESJDO. CONT.-ADMVO. N.1 CACERESJDO. CONT.-ADMVO. N.2 CACERES Pág. 13 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  15. 15. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAEsta declaración de inhabilidad no comprendería las siguientes clases de actuaciones: - Servicio de Guardia: el Juzgado de Guardia permanecería plenamente operativo: física y funcionalmente, hasta tal punto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de Guardia deberá solventar aquellas situaciones procesales urgentes de conformidad, entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y el art. 70 LECv. - Registro Civil, Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe verse relativamente interferido por esta circunstancia de cambio físico o material. - La mera “presentación y recepción” material de documentación tampoco tiene porqué verse perjudicada o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos prácticos del servicio judicial, la “ventanilla” receptora puede seguir operativa independientemente del lugar concreto donde se ubique, de la persona que circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio Común General) o de que los medios utilizados sólo son manuales. Otra cuestión sería el “reparto” habida cuenta que se trata de un acto procesal afectado por la pretendida inhabilitación procesal.2.3.4 Recepción incompleta de expedientesComo está previsto en la correspondiente instrucción operativa de Apertura y validación deexpedientes recibidos, se comprobará la integridad de los expedientes recepcionados en launidad de destino. Según se ha especificado en el apartado de Custodia de expedientes, paragarantizar la continuidad de la cadena de custodia que acompaña al expediente judicial en elproceso de migración, el trasvase de responsabilidad sobre el mismo será efectivo en elmomento que el secretario judicial receptor certifique la integridad del mismo.Así pues, en caso de recepcionar un expediente incompleto y tal como dicte lacorrespondiente instrucción operativa, la unidad de destino notificará a la unidad remitente laincidencia sobre la integridad del expediente. La unidad de origen o remitente será laresponsable de localizar físicamente la fracción del expediente no recibida en sucorrespondiente unidad de destino y remitirla a la misma.Como se ha adelantado en el apartado de Custodia de expedientes, hasta el momento en quela unidad de destino valide telemáticamente su recepción (asunción de responsabilidad sobreel mismo por parte del SJ Director del correspondiente servicio común procesal), elresponsable del mismo será el SJ remitente.2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentesEn la fase posterior del proceso de migración de expedientes judiciales, y según marquen lascorrespondientes instrucciones operativas, los equipos responsables de la validación derecepción de expedientes en las unidades de destino se encuentran ante las siguientessituaciones: Pág. 14 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  16. 16. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA 1) Conformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente INSTRUCCIÓN Nº9 para validar telemáticamente la recepción del expediente (asunción de responsabilidad sobre el mismo) y correspondiente acuse de recibo al responsable de origen (SJ de juzgado o tribunal de origen). Es importante cursar este acuse de recibo a la unidad de origen, ahora UPADs, que le permitirá regularizar sus Libros Registro y facilitar la ulterior elaboración de estadísticas o informes de rendimiento de las distintas unidades NOJ en el futuro. 2) Disconformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente incidencia de la INSTRUCCIÓN Nº9 para resolución del conflicto acerca de la unidad de destino adecuada al expediente: a. Remisión a la unidad de destino adecuada y notificación a la unidad de origen sobre la derivación del expediente. b. La unidad de destino derivada, podrá asumir la responsabilidad del expediente o considerar inadecuada la derivación, en cuyo caso se comunicará el conflicto al inmediato superior jerárquico que será quien deba resolverlo (art. 435.2 y 46.5 de la LOPJ).Pág. 15 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  17. 17. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.4 Coordinación del procesoEl proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico y complejo que exigeuna organización logística exhaustiva para garantizar el destino final de expedientes, perotambién es imprescindible que cada una de las personas implicadas en el proceso conozca susresponsabilidad y se establezcan los mecanismos de coordinación necesarios para garantizar eléxito del Plan Local de migración en la ciudad de Cáceres.2.4.1 Roles y responsabilidadesEn este sentido, se muestra a continuación por cada uno de los intervinientes en el proceso lasresponsabilidades que asumen en cada una de las fases del proceso de migración:GERENTE TERRITORIAL DE CÁCERES: Responsabilidades Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial para la elaboración del Plan. Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del porteo físico de expedientes. Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las actividades asociadas al proceso de migración. Fases: previa, simultánea y posteriorSECRETARIO DE GOBIERNO (SG) Y SECRETARIO COORDINADOR PROVINCIAL (SCP): Responsabilidades Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial para la elaboración del Plan. Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del porteo físico de expedientes. Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las actividades asociadas al proceso de migración. Coordinación y resolución de conflictos que puedan suscitarse entre diferentes secretarios judiciales (art. 467.5 de la LOPJ). Fases: previa, simultánea y posterior Pág. 16 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  18. 18. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIASECRETARIOS JUDICIALES: Responsabilidades Liderazgo e impulso de la ejecución de las fases (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial. Organización del trabajo y tareas asociadas a cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial. Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas para cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial. Custodia y responsabilidad sobre los expedientes judiciales de su órgano judicial o servicio común procesal a lo largo del proceso completo de migración de expedientes, así como supervisión de las tareas asociadas a la necesidad de recuperación de expedientes durante la fase simultánea de la ejecución de la migración Fases: previa y posteriorRESTO FUNCINORIOS ADMINISTRACIÓN JUSTICIA: Responsabilidades Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las indicaciones del Secretario Judicial del que dependen funcionalmente para cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial Compatibilización de sus tareas imprescindibles de actividad judicial con las propias del proceso de migración, bajo las indicaciones del Secretario Judicial responsable de su órgano judicial o servicio común procesal Fases: previa y posteriorRESPONSABLES EMPRESA DE MUDANZA: Responsabilidades Aprovisionamiento y distribución del material de mudanza requerido por la DG MAJ (a través de Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia) en la fecha indicada Organización y distribución del trabajo de porteo físico de expedientes conforme a las instrucciones operativas proporcionadas por la DG MAJ Fases: previa y simultánea Pág. 17 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  19. 19. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAOPERARIOS EMPRESA DE MUDANZA: Responsabilidades Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las indicaciones de sus responsables sobre el porte físico de cajas de expedientes entre el órgano judicial actual y la unidad de destino de la reorganización de la Oficina Judicial Fases: simultáneaPERSONAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO: Responsabilidades Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas sobre comprobación y supervisión de salida y entrada de cajas de/a sus ubicaciones correspondientes a las unidades organizativas de origen y destino Registro (offline) de fechas de salida y entrada de cajas de expedientes desde su órgano judicial de origen y hasta su servicio común procesal o unidad procesal de apoyo directo de destino Fases: previa, simultánea y posteriorSGNNTT: Responsabilidades Construcción y puesta en producción de la herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales en los plazos comprendidos Aseguramiento de la disponibilidad y accesibilidad de la herramienta de gestión de la migración de expedientes en el proceso completo de migración de expedientes Realización de copias de seguridad diarias sobre la información de la herramienta de gestión de la migración Formación a usuarios en la herramienta de gestión de la migración Realización de consultas específicas sobre la Base de Datos (BBDD) de la herramienta bajo demanda de la DG MAJ u órganos de coordinación Fases: previa, simultánea y posterior Pág. 18 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  20. 20. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAJUECES Y MAGISTRADOS: Responsabilidades Favorecimiento y facilitación de las tareas propias del proceso de migración mediante la atenuación, en la medida de lo posible y para las actividades estrictamente imprescindibles, de la actividad judicial prevista para el periodo de mudanza Fases: previa, simultánea y posterior2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyoDentro del proceso de migración, adicionalmente, a la identificación de las responsabilidadespor cada colectivo implicado en el mismo, no obstante, resulta necesario el aseguramiento ycoordinación global a través de instrumentos específicos.En este sentido, se proponen los siguientes mecanismos: Grupo Técnico de Implantación Tiene su justificación en el artículo 6.2.c) de la Orden JUS/52/2007, de 19 de enero por la que se le atribuye la “organización de la logística del despliegue en los distintos capítulos que comprende el proceso de implantación de la Nueva Oficina Judicial en cada una de las ciudades elegidas a estos fines conforme a los acuerdos que adopte la Comisión de Implantación”. Las funciones en relación con el proceso serían las siguientes: - Coordinación del proceso de migración de expedientes y de los diferentes actores involucrados en el mismo. - Supervisar el cumplimiento de los plazos establecidos para el proyecto de migración. - Garantizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el traslado de expedientes. - Resolución de cualquier incidencia relacionada con el proyecto de migración de expedientes. - Seguimiento de la actualización de fases y estados - Ordenación de la actuación simultánea de los dos SJ en el lacrado de cajas - Coordinación con personal de mudanzas - Comunicación y coordinación con el MJU Pág. 19 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  21. 21. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Punto Único Centralizado de Apoyo de órganos centrales del MJU: Tiene su justificación Garantizar respuestas y toma de decisiones rápidas ante situaciones críticas e imprevistas en el proceso de migración de expedientes judiciales. Lo conformaría: - Persona responsable del proyecto de Gestión del Cambio en cada Oficina: asistencia, coordinación y apoyo en las tareas asociadas al proceso de migración propias de órganos centrales del Ministerio de Justicia, discriminar peticiones en función de importancia objetiva de las mismas y centralizar el seguimiento de la ejecución del Plan Local. - CAU DE NNTT: para incidencias relacionadas con la aplicación informática. - UAMJ: para incidencias relacionadas con la clasificación de los expedientes judiciales (Unidad de Destino). Se establecerá un buzón de correo y teléfono disponible por el que los agentes implicados puedan ponerse en contacto con el Punto Único.Pág. 20 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  22. 22. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia)La ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales viene dirigido y regulado porlas instrucciones operativas citadas anteriormente. Además, cada instrucción va acompañadade una relación de posibles incidencias o excepciones a la ejecución de la propia instrucción.Cada una de las incidencias identificadas tiene asociada un conjunto de acciones decontingencia que determinan la forma de actuar ante tales situaciones.De forma complementaria al plan de contingencia específico de cada incidencia prevista, comonorma general, se presenta a continuación la forma de proceder ante situacionesexcepcionales o incidencias en la ejecución de las instrucciones operativas:En cada una de las fases del proceso de migración, el Secretario Judicial (SJ) responsable delórgano judicial (fase previa) o director del servicio común procesal (fase posterior) debe tenerconocimiento de la ocurrencia de cualquier incidencia o situación excepcional sobre laejecución de las correspondientes instrucciones operativas.Si la incidencia se encuentra contemplada en la relación de incidencias que acompaña a lainstrucción, se debe actuar como marcan las acciones de contingencia asociadas a la misma.En caso de duda durante la ejecución de las instrucciones operativas en los órganos judiciales oservicios comunes procesales, el SJ responsable de los mismos cuenta con un servicio deapoyo directo en los tres ámbitos implicados: Pág. 21 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  23. 23. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA - Jurídico: teléfono y buzón de correo directo a la Unidad de Apoyo de la Dirección General de la Modernización de la Administración de Justicia para resolver dudas jurídicas - Logístico: buzón de correo de Gerencia Territorial para problemas o incidencias individuales sobre material de mudanza y condiciones espaciales de órganos judiciales y/o servicios comunes procesales - Tecnológico: por los canales habituales se registrarán incidencias en el CAU de Nuevas Tecnológicas y éstas tendrán tratamiento de Alta criticidadEn caso tratarse de incidencias o imprevisiones de mayor envergadura cuya resolución no esinmediata por el servicio de apoyo directo, el SJ responsable lo pondrá en conocimiento delSecretario Coordinador Provincial (SCP) y, de forma conjunta, se buscará una soluciónconsensuada que, en caso de encontrarla de forma local, será la que se lleve a cabo. En casode que ni el SCP por sí mismo ni en colaboración del Grupo Técnico de Implantación (GTI) localse encuentre en disposición de adoptar una solución, el SCP o Secretario de Gobierno (SG)trasladará la incidencia por el canal más ágil posible (teléfono o, en su defecto, correoelectrónico) al punto de apoyo centralizado del Ministerio de Justicia. En caso de ser unaincidencia de tipo tecnológico, se trasladará a través del CAU de Nuevas Tecnologías. Encualquier otro caso, se trasladará a través del teléfono y/o buzón de correo habilitadoespecíficamente para ello. En este último caso, el punto de apoyo la derivará al órgano centralcompetente de su resolución para que éste dicte su resolución a la mayor brevedad posible.El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico cuya ejecución tienelugar en unos plazos temporales muy ajustados. Por tanto, el tratamiento y resolución deincidencias ocurridas en el mismo ha de ser inmediato y lo suficientemente ágil para garantizarla fluidez y no ralentización de la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales. Pág. 22 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  24. 24. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.6 Estimación de material necesarioLa dotación y aprovisionamiento de material de mudanza para la ejecución de la fase previa depreparación de la migración de expedientes judiciales, se llevará a cabo por la empresa demudanza adjudicataria del proyecto. La Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia estimaráy canalizará los requisitos de material necesario para la mudanza de expedientes judiciales.Además supervisará, hará seguimiento y preverá las necesidades adicionales de material paratodos los órganos judiciales implicados en la migración de expedientes judiciales.El material de mudanza requerido para el embalaje de expedientes judiciales es: • Cajas de mudanza y cinta adhesiva para su cierre • Papel adhesivo para la impresión de etiquetas identificativas de cajas • Folios extra para impresión de etiquetas identificativas de expedientes / tomos de expedienteEl dimensionamiento de material necesario por cada órgano judicial depende de factorescomo el volumen total de expedientes físicos existentes, número de posibles unidades dedestino, si la UPAD correspondiente al órgano judicial cambia de ubicación o no. En elsiguiente supuesto, se ha considerado que todas las UPAD cambian de ubicación respecto desu correspondiente órgano judicial, el cual sería el peor de los casos con los que podríaencontrarse: Horas Nº Nº cajas UNIDAD DE ORIGEN diarias / expedientes necesarias personaAP SECCIÓN N1 CACERES 130 0,12 4AP SECCIÓN N2 CACERES 111 0,10 3JDO. 1 INST E INSTR. N.1 CACERES (MERCANTIL) 1.035 1,08 41JDO. 1 INST E INSTR. N.2 CACERES 1.480 1,20 41JDO. 1 INST E INSTR. N.3 CACERES 1.929 2,23 77JDO. 1 INST E INSTR. N.4 CACERES (*) (REGISTRO CIVIL) 1.281 0,76 36JDO. 1 INST E INSTR. N.5 CACERES (*) 1.440 1,87 40JDO. 1 INST E INSTR. N.6 CACERES (*) (VSM) 1.076 0,87 30JDO. 1 INST E INSTR. N.7 CACERES 840 0,97 34JDO. PENAL N.1 CACERES 1.205 1,26 34JDO. PENAL N.2 CACERES 363 0,54 15JDO.SOCIAL N.1 CACERES 415 0,48 17JDO.SOCIAL N.2 CACERES 404 0,33 11JDO.MENORES N.1 CACERES 445 1,55 18JDO. CONT.-ADVO. N.1 CACERES 292 0,43 12JDO. CONT.-ADVO. N.2 CACERES 228 0,34 9 421 Pág. 23 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  25. 25. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA(*) Juzgados afectados por el servicio de guardia durante los días previstos para laidentificación, clasificación y embalaje de expedientes.Es importante destacar que en las estimaciones realizadas, se han tenido en cuenta 8 díashábiles destinados a la actividad de identificación, clasificación y embalaje, en su caso, deexpedientes. En el caso de los órganos judiciales afectados por el servicio de Juzgado deGuardia en el periodo de 8 días previsto, se han descontado los días de guardia. Pág. 24 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  26. 26. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.7 Herramienta tecnológica de soporteComo soporte a la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales, se pondrá adisposición de los actores clave implicados en el proceso una sencilla y ágil aplicacióninformática cuyos objetivos principales son los siguientes: • Dar soporte a la gestión operativa de migración física de expedientes judiciales: inventario virtual que facilite las labores de identificación y clasificación de expedientes • Disponer de un repositorio virtual con información actualizada sobre ubicación y grado de avance del proceso de migración en el que se encuentran cada uno de los expedientes judiciales que, además, garantice la trazabilidad de los expedientes durante todo el proceso de migración. Es decir, una vez clasificados los expedientes y durante el resto del proceso, la herramienta tecnológica de gestión de la migración aportará información sobre la ubicación actual y real de cada uno de los expedientes facilitando al máximo su accesibilidad en caso necesario. • Asegurar la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos.La aplicación informática está construida como un módulo específico de la herramienta degestión procesal, MINERVA NOJ, por lo que se trata de un entorno conocido y con el que todossus usuarios están suficientemente familiarizados. Por ello, su uso no supondrá complejidadtécnica para los actores clave implicados en el proceso de migración de expedientes judiciales.En cualquier caso, y tal y como se ha especificado en la acción de comunicación Formación enla herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales del Plan de Comunicación(ANEXO II), existirá formación específica que facilite al máximo su utilización en las distintasfases del proceso de migración de expedientes judiciales. Pág. 25 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  27. 27. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA2.8 Calendario operativo de ejecuciónA continuación se presentan en paralelo los calendarios de ejecución de las tareas asociadas al Plan Operativo de migración de expedientes y el de accionesde comunicación y/o formación de soporte al Plan Operativo: TAREA semana1 semana2 semana3 semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana1PROCESO DE MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALESFase previa de preparación de la migración de expedientesjudiciales Aprovis i ona mi ento y dis tribución de ma teria l de muda nza Formaci ón in-s itu en i ns trucci ón nº4 Identifica ci ón, cla s ifica ci ón y emba l aje de expedientes Ci erre formal de ca ja s de expedientes Pl azo extraordina ri o para órga nos afecta dos por Juzga do de GuardiaFase simultánea de ejecución de la migración de expedientesjudiciales Porteo de caja s de expedi entes Porteo de caja s de expedi entes de Juzgado de Gua rdi aFase posterior de ordenación de expedientes y evaluación de lamigración Apertura de ca ja s , va li dación y ordena ción de expedi entes Apertura de ca ja s , va li dación y ordena ción de expedi entes de Juzga do de Gua rdi a Pág. 26 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  28. 28. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN DE DE JUSTICIA JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA PLAN DE COMUNICACIÓN semana1 semana2 semana3 semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana10Fase I: previa de preparación de la migración de expedientes judiciales Reunión pres enta ción proyecto SG y SC Reunión pres enta ción proyecto DGMJ a OJ Reunión CLS pres enta ci ón y explicaci ón detal la da Pl a n Loca l de Migración (Documento e Ins trucciones ) Reunión pres enta ción y expl ica ción deta lla da proyecto SJ (Documento e Ins trucciones ) Di s tri buci ón de Ins trucci ones a empres a muda nza nº 2 y nº 6 Forma ción a SJ: Herra mienta e Ins trucciones operati va s "Pi loto" Di s tri buci ón de Ins trucci ones a funciona rios nº 3, nº4, nº 5 y nº12 Di s tri buci ón de Ins trucci ón nº 13 a Juzga do de Gua rdia y SCNEFase II: simultánea de ejecución de la migración de expedientes judiciales Reunión Pers ona l de Ges tión del Ca mbi o con res pons a ble mudanzaFase III: posterior de apertura y ordenación de expedientes Di s tri buci ón de Ins trucci ones Fa s e pos terior a Directores SSCCPP y Secretarios res pons ables UPAD Di s tri buci ón de Ins trucci ones Fa s e pos terior a res to de funcionarios Pág. 27 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  29. 29. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migraciónSe presentan a continuación las consideraciones a tener en cuenta en cada una de lasespecialidades de causas jurídicas afectadas por el proceso de migración de expedientesjudiciales en el Plan Local de Implantación de la Oficina Judicial en Cáceres3.1 Juzgado de GuardiaEl Juzgado de Guardia permanecerá plenamente operativo: física y funcionalmente, hasta talpunto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de Guardia deberá solventar aquellassituaciones procesales urgentes de conformidad, entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y elart. 70 LECv.En este sentido, se preverá un plazo extraordinario para la ejecución de tareas específicasrelativas a la fase previa y posterior del proceso de migración de expedientes en aquellosórganos judiciales afectados por el servicio de guardia en el periodo estándar previsto para elresto de órganos judiciales del partido judicial. De forma que la actividad de máxima prioridaden los Juzgados de Guardia será la prestación de servicio de guardia.Si existiesen tiempos muertos en la actividad judicial, bajo el criterio y responsabilidad delSecretario Judicial responsable, podrían aprovecharse para realizar actividades relativas a lamigración de expedientes siempre que éstas no impacten de forma negativa sobre la actividadpropia del Juzgado de Guardia.3.2 Registro CivilPor su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe verse relativamenteinterferido por esta circunstancia de cambio físico o material.3.3 Auxilio JudicialLa actividad de Auxilio Judicial (arts. 273 y ss. de la LOPJ) se vería afectada directamente por lainhabilidad de actividad judicial en los días y horas determinadas. De tal forma, durante laejecución de las actividades de identificación y clasificación de expedientes, en caso deprocedimientos con señalamientos previstos en los días y horas de inhabilidad, se deberáproceder a la suspensión del mismo y aplazamiento para días posteriores de la implantaciónde la Oficina Judicial.3.4 Juicios rápidos penalesLa actividad de Juicios rápidos penales se vería afectada por la inhabilidad de actividad judicialen los días y horas determinadas. De forma que se debe contemplar la posibilidad de bloquearla agenda de los juzgados de lo penal en los días y horas de inhabilidad. Pág. 28 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  30. 30. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA3.5 Recepción de escritosLa mera “presentación y recepción” material de documentación no debería verse perjudicadao paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos prácticos del servicio judicial, la“ventanilla” receptora puede seguir operativa independientemente del lugar concreto dondese ubique, de la persona que circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o ServicioComún General) o de que los medios utilizados sólo son manuales (véase además art. 6.3 delReal Decreto 84/2007, de 26 de enero). Sin embargo, el “reparto” habida cuenta que se tratade un acto procesal afectado por la inhabilitación procesal, se resolvería con la acumulación yretención del material recepcionado durante los días de inhabilidad y con carácter posterior ala implantación de la Oficina Judicial proceder al reparto de dicho material a las unidades dedestino de su correspondiente expediente, previa constatación de la unidad de destino en elinventario virtual.3.6 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migraciónBajo la premisa de que todo expediente judicial debe ser localizado y accesible a lo largo detodo el proceso de migración, requieren un tratamiento de máxima prevención y atención lassiguientes causas:Causas con presoRecibirán un tratamiento especial en tanto que: - en la fase previa del proceso, serán las últimas causas en ser clasificadas y embaladas en cajas (en caso de requerirlo) - las cajas de mudanza que alojen estas causas durante el proceso serán específicas y diferenciadas para únicamente este tipo de causas - las etiquetas de cajas de mudanza que alojen estas causas tendrán una identificación específica que facilite su localización y accesibilidad en todo el proceso - en la fase posterior del proceso, las cajas con este tipo de causas serán las primeras en abrirse y por tanto, este tipo de causa serán las primeras en ponerse en funcionamiento bajo la nueva estructura de la Oficina JudicialPieza de identificación de testigos protegidosEn el supuesto de procedimientos con testigos protegidos que deban trasladarse de un órganojudicial a un servicio común procesal, el traspaso de la correspondiente pieza de identificaciónde testigos protegidos no viajará junto con su expediente sino que será traspasada en manoentre el Secretario Judicial responsable de origen y el Secretario Judicial Director del serviciode destino una vez que se haya implantado la Oficina Judicial y durante la fase posterior devalidación de recepción de expedientes. Pág. 29 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  31. 31. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIASeñalamientos inminentesSe entiende por señalamientos inminentes o inmediatos aquellos procedimientos querequieren una actuación procesal en el periodo comprendido entre el día de implantación dela Oficina Judicial y hasta el 15 de marzo de 2011.Debido a ello, en el momento de la clasificación de un expediente con señalamientoinminente, el expediente debe permanecer en la UPAD. Además, sobre el inventario virtualdebe indicarse el motivo de prioridad correspondiente a Señalamientos inminentes.Causas declaradas secretasCausas declaradas secretas, con independencia del trámite en el que se encuentren, deberánpermanecer en la UPAD y si el Secretario Judicial del juzgado es distinto del que ocupe lacorrespondiente UPAD deberán ser entregadas en mano después de la implantación de la OJ. Pág. 30 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  32. 32. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAANEXO I. Instrucciones operativas del procesoFichas correspondientes a todas las instrucciones operativas del proceso: Pág. 31 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres
  33. 33. SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA MINISTERIO SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIAANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración Pág. 32 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres

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