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Entrevista a Francisco Cabo

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Entrevista a Francisco Cabo, subdirector general de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia

Entrevista a Francisco Cabo, subdirector general de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia

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Entrevista a Francisco Cabo Entrevista a Francisco Cabo Document Transcript

  • “Para los que llevamos mucho tiempo apostando por este cambio, es un privilegio estar aquí y ahora” Francisco Cabo Orero Subdirector General de Programación de la Modernización del Ministerio de Justicia El Ministerio ha iniciado la última fase del despliegue junto con las reformas legales llevadas a cabo en el de la Oficina Judicial en Burgos y Murcia. ¿Estamos último año, han hecho posible que nos encontremos a en el momento más complejo de todo el proceso? pocos días de ver hecho realidad un cambio histórico en la forma de trabajar en nuestros juzgados y tribu- Si nos centramos en el concreto proceso de desplie- nales. gue de la Oficina Judicial, sin duda alguna que nos en- contramos en el momento más crítico. Ahora es cuan- El éxito del despliegue ha requerido de la puesta en do se están llevando a cabo todas las actividades que marcha de distintos proyectos como el Proyecto de se han venido planificando minuciosamente durante el Migración de Expedientes Judiciales, ¿en qué consis- último año, para que todo salga como esperan los ciu- te? dadanos y profesionales. Para los que llevamos mucho Consiste fundamentalmente en garantizar que todos tiempo apostando por este cambio, es un verdadero los expedientes judiciales se encuentren el día de ini- privilegio estar aquí y ahora y poder formar parte del cio del nuevo modelo organizativo en el lugar exacto equipo humano que lo está haciendo posible. en el que se deben encontrar. Se ha planificado minu- Pero no hay que olvidar que desde el año 2004 han ciosamente y hasta el último detalle el traslado físico sido muchas las personas que han dedicado su es- desde la actual ubicación en los juzgados a cada una fuerzo y trabajo a esta empresa y que ha habido mo- de las nuevas unidades de la Oficina Judicial. El plan mentos realmente difíciles que hacían dudar a más de diseñado es muy exhaustivo y contempla los tres as- uno de la viabilidad del proyecto. La apuesta decidida pectos que se deben tener en cuenta en un proceso del Gobierno por la modernización, plasmada en el de esta magnitud: el jurídico, el logístico y el tecnológi- Plan Estratégico para la Modernización del Sistema de co. Hay que tener en cuenta que no se trata de un sim- Justicia y la dotación presupuestaria que lo acompaña, ple traslado de papeles, sino que dependiendo de la fase procesal en que se encuentra cada procedimien- to y de cuál sea la siguiente actuación a practicar, el expediente tendrá un destino u otro. Por otro lado, hay que garantizar la migración virtual a la nueva versión del sistema de gestión procesal Minerva-NOJ II, de tal manera que el día “D”, al arrancar el ordenador, cada unidad y cada funcionario puedan trabajar informática- mente sobre los expedientes de su competencia. El plan operativo ha sido diseñado por expertos profe- sionales en este campo y contiene desde las instruc- ciones operativas del proceso, pasando por las consi- deraciones críticas que se pueden dar, la gestión de posibles incidencias, hasta las actividades de comuni- cación y formación previas que se van a llevar a cabo. ENTREVISTA 5
  • “ El Proyecto de Optimización de Servicios Comunes Procesales va a permitir a los directores organizar, desde el primer día, la actividad interna Además, se ha desarrollado una herramienta informá- se van a implantar, en los que se recogen la descrip- tica consistente en un repositorio virtual con informa- ción del propio modelo, los criterios de distribución del ción actualizada sobre ubicación y grado de avance trabajo y las fichas de organización del servicio. del proceso de migración en el que se encuentra cada El director general de Modernización, José de la Mata, uno de los expedientes judiciales (Repositorio virtual ha señalado que la implantación de la Oficina Judicial de seguridad). Por último, se ha planificado un meca- se asemeja a “un avión que sigue en marcha y que nismo de coordinación y apoyo a todo el proceso de hay que arreglar mientras sigue volando”. Un símil migración, con tres niveles de atención, que dará so- que habla de la complejidad del proyecto. Para ello porte a todos los implicados en el proceso de migra- se ha diseñado un Plan de Contingencias de soporte ción durante su ejecución. a los Servicios Comunes. ¿En qué consiste? En la Oficina Judicial los Servicios Comunes Proce- El objetivo del Plan es atender a las eventualidades sales adquieren un papel relevante. ¿Qué pretende que puedan surgir con la puesta en funcionamiento de el proyecto de optimización de Servicios Comunes? los Servicios Comunes Procesales de Ordenación del El Proyecto de Optimización de Servicios Comunes Procedimiento y de Ejecución. No hay que olvidar que Procesales va a ser una herramienta a disposición de el modelo se asienta exclusivamente sobre bases teó- los directores de dichos Servicios Comunes que les va ricas y que, a pesar de los estudios y trabajos previos a permitir organizar la actividad interna en las distintas realizados, no se tiene la certeza al cien por cien de secciones y equipos, distribuyendo eficazmente el tra- que el dimensionamiento sea el más óptimo. bajo entre los integrantes de la unidad y definiendo los Conscientes de esta realidad y de la dificultad que en- criterios de asignación de tareas. El proyecto ha sido traña durante los primeros meses la puesta en mar- elaborado por un equipo de expertos en ingeniería de cha del proceso, se van a reforzar los efectivos de los procesos, con el asesoramiento de los magistrados, servicios comunes de ordenación del procedimiento fiscales y secretarios judiciales que forman parte de la y de ejecución con un gestor y tres tramitadores más Unidad de Apoyo de la Secretaría General de Moderni- en cada una de dichas unidades. Dichos funcionarios zación y Relaciones con la Administración de Justicia. se incorporarán de las respectivas bolsas de interinos Para su confección se ha realizado previamente un es- y van a recibir formación específica durante los 15 días tudio técnico consistente en un análisis detallado de previos al inicio de la actividad de la Oficina Judicial. los procedimientos judiciales tanto en términos cuan- Además, y con la misma finalidad, se va a nombrar a titativos (volumen), como cualitativos (diferencias en la un secretario judicial sustituto en Burgos y Murcia, que tramitación de cada procedimiento) y la clasificación también darán soporte a las Unidades Procesales de y tipificación de las actividades atendiendo a diferen- Apoyo Directo hasta que se estabilice el régimen de tes variables. Asimismo, se han analizando las mejores señalamientos ya efectuados y los que se vayan pro- prácticas a nivel internacional relacionadas con mo- duciendo con la nueva agenda programada de seña- delos organizativos internos de distribución de tareas lamientos así como la implantación del sistema de gra- y actividades judiciales. A partir de dichos trabajos se bación de vistas con firma electrónica. han definido tres modelos de organización, uno por cada uno de los Servicios Comunes Procesales que ENTREVISTA 6
  • “ Hemos desarrollado un sistema de calidad basado en la gestión por procesos para satisfacer las expectativas de los usuarios de la justicia Otro punto importante del proceso pretende evitar de Derechos de los Ciudadanos ante la justicia . Para que determinados procedimientos que están actual- alcanzar dicho objetivo, hemos desarrollado un siste- mente en tramitación dificulten el proceso de implan- ma de calidad basado en la gestión por procesos y tación. Para ello se ha definido una Estructura Liqui- que tiene por finalidad obtener productos y servicios dadora que se encargue de la tramitación de estos que satisfagan las expectativas de los usuarios. Este asuntos. ¿Por qué es importante este proyecto? sistema de calidad tiene su fundamento en el Protoco- lo Marco elaborado por el Ministerio y, más concreta- La ley 13/2009 de reforma de la legislación procesal mente, en los procesos de gestión administrativa y de para la implantación de la Oficina Judicial estableció calidad contemplados en el Manual de Procedimien- que, a su entrada en vigor, los procesos declarativos tos que forma parte del mismo. Dicho sistema tiene vo- que se encontrasen en trámite continuarían sustan- cación estatal, pues lo que se pretende es que el ser- ciándose conforme a la legislación anterior hasta que vicio público de la Administración de Justicia se preste recayese sentencia. Con el fin de terminar cuanto an- con arreglo a unos estándares mínimos de calidad en tes con esta bolsa de asuntos pendientes de finalizar y cualquier lugar, con independencia de cual sea la Ad- cuya tramitación se ve dificultada con la nueva estruc- ministración que tiene las competencias. Para ello se tura de la Oficina Judicial, se ha creado una estructura ha definido una estructura institucional compuesta por liquidadora que se encargará de la tramitación de los la Comisión Estatal de Calidad, las Comisiones Territo- mismos. Los asuntos de los que se harán cargo serán riales de Seguimiento y los equipos responsables de la los declarativos y cambiarios ingresados antes de la función calidad en cada Oficina Judicial. En la recien- entrada en vigor de la ley, determinados procedimien- te Comisión Técnica de la Conferencia Sectorial de la tos del juzgado de lo mercantil y los procedimientos Administración de Justicia, todas las Comunidades Au- ordinarios en trámite en los juzgados de lo contencioso tónomas que forman parte de la misma manifestaron en Burgos. En Murcia, dado el carácter parcial de la im- su voluntad de formar parte de la Comisión Estatal. La plantación, los asuntos que asumirán serán únicamen- determinación del Ministerio en conseguir prestar ese te los del orden jurisdiccional contencioso-administra- servicio de calidad es tal que todos los funcionarios de tivo. Estas estructuras se dotarán con 8 funcionarios en Burgos y Murcia que van a desarrollar su trabajo en las el caso de Burgos y 11 en el de Murcia, provenientes de Oficinas Judiciales de inminente implantación, están la bolsa de interinos que recibirán formación específi- recibiendo formación específica en dicha materia con ca durante las dos semanas previas a la implantación. carácter previo a su entrada en funcionamiento. No podemos olvidarnos tampoco de la implantación La puesta en marcha de estos proyectos viene pre- del Sistema de Calidad en las Oficinas Judiciales, cedida de un importante trabajo de mudanza de mo- que es clave para alcanzar la modernización desea- biliario y equipos, y principalmente de reordenación da en esta Administración del personal en sus nuevos puestos. ¿En qué momen- No sólo no podemos olvidarnos, sino que hay que te- to estamos y cómo se está desarrollando el proceso ner presente en todo momento que la reforma de la de acoplamiento? Oficina Judicial tiene como principal objetivo que los Esta cuestión ha sido una prioridad del Ministerio des- ciudadanos obtengan un servicio próximo y de cali- de el primer momento en que se inició el proceso del dad, con respeto a los principios recogidos en la Carta ENTREVISTA 7
  • “ Sin una buena y completa formación como la que estamos ofreciendo, la gestión del cambio sería inviable y abocada al fracaso cambio. No debemos olvidar que si los ciudadanos ción como la que estamos ofreciendo, la gestión del son los destinatarios de la reforma, los verdaderos pro- cambio sería totalmente inviable y abocada al más ab- tagonistas de la misma son las personas que trabajan soluto fracaso. Como usted apunta, durante este año y en las Oficinas Judiciales. Conscientes de la magnitud en el marco del Plan de Formación diseñado y planifi- del cambio y del natural desasosiego e incertidumbre cado para la implantación de la Oficina Judicial, se ha que ocasiona cualquier proceso como el que estamos impartido formación a todos los funcionarios de justi- llevando a cabo, hemos hecho partícipes del mismo cia del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia en todo momento a los funcionarios mediante la ne- y a todos los secretarios judiciales del Estado. En la gociación y el acuerdo con sus representantes legales. denominada Fase-I de dicho plan, se impartió forma- ción específica sobre el modelo organizativo de la Ofi- En este momento ya ha finalizado el proceso de aco- cina Judicial, sobre la reforma de las leyes procesales plamiento de los secretarios judiciales y funcionarios y sobre el sistema de gestión procesal Minerva-NOJ. en Burgos y Murcia, y podemos decir que el mismo Accedieron a la misma cerca de 4.000 secretarios ju- se ha desarrollado con absoluta normalidad, un al- diciales y 10.000 funcionarios. En una segunda fase se tísimo grado de participación y que se ha ejecutado desarrolló una plataforma de formación on-line para totalmente conforme a la planificación prevista. Para que tuvieran acceso a esta formación todos aquellos ello ha sido fundamental, además del enorme trabajo funcionarios que no hubiesen podido recibir los cursos previo que se ha realizado en las distintas unidades presenciales, así como aquellos que se vayan a incor- del Ministerio de Justicia, el llevado a cabo durante porar a sus puestos de trabajo con posterioridad. estas últimas semanas en las propias sedes por los secretarios de gobierno y coordinadores provinciales Por último, nos encontramos en este momento en la de ambas ciudades. Un buen dato a tener en cuenta Fase-III del plan, que tiene por objeto la formación es que, a diferencia de lo que algunos pensaban, la especializada y multidisciplinar en aquellas ciudades práctica totalidad de puestos de trabajo se han ocu- donde se va a implantar inminentemente la Oficina pado en las fases voluntarias del acoplamiento, por lo Judicial. Además de la formación a la que ya me he que el número de personas que se verán reasignados referido relativa a los proyectos de migración, optimiza- forzosamente es prácticamente testimonial. ción y gestión de la calidad, esta fase contempla otras acciones dirigidas a formar en aspectos tales como las Se ha referido usted a lo largo de la entrevista en va- habilidades directivas, cursos técnico-jurídicos, aplica- rias ocasiones a la formación. Teniendo en cuenta la ción del Manual de Puestos y Procedimientos y por formación que ya han recibido los funcionarios a lo supuesto formación referida a las nuevas funcionalida- largo de este año ¿hasta qué punto es importante des de Minerva-NOJ incorporadas para poder trabajar • este aspecto en el momento actual? con arreglo al nuevo modelo organizativo Hasta el punto que sin una buena y completa forma- ENTREVISTA 8