1. La reunión de Kickoff
Curso de Dirección de
Proyectos
2. Introducción
» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como una
primera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo
» Hay que establecer un clima de confianza
» Debemos manejar toda la información disponible
» Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los
posibles riesgos
» Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientes
del impacto que causaremos
» Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos
permitan derribar los muros de la resistencia al cambio
» Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a
los participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor
3. Antes del kick-off
» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes,
planificación, actas reuniones comerciales, etc)
» Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo.
» Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativas
del cliente, información útil, quién es quién, tono requerido
–formal/informal-, etc.)
» Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.)
» Convocar el kick-off con una semana de antelación al
menos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno.
Elegir el día y hora convenientemente.
» Estudiar la planificación, el alcance, el equipo:
identificando posibles riesgos, internos ó externos, y preparar
una estrategia antes de ir a la reunión
4. Cómo prepararse
» Hay que preparar la documentación en formato
ejecutivo, que incluya la información relevante que
debamos discutir y mostrar
» Trabajarla lo máximo posible con el responsable del
proyecto del cliente
» Preparar el material y el entorno (salas, proyectores,
muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas,
tarjetas, etc.)
» Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes
» Compartir la información con el responsable del
proceso comercial, si no somos nosotros
5. La Reunión
» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada :
» Nuestra visión del Proyecto y Alcance
» Calendario, hitos principales y entregables
» Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo)
» Presentación del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento
» Protocolos de aprobación, fases y gestión de cambios
» Disponibilidad necesaria de las personas del cliente
» Plan de comunicación
» Próximos pasos
» Hay que moderar la reunión
» Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado,
proponer una reunión monográfica del tema, con los “decisores”
» Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otra
con nosotros (establecer nuestra influencia)
6. Después del kick-off
» Elaborar y entregar en los dos días siguientes el
acta de la reunión, indicando claramente los
compromisos y tareas adquiridos por ambas partes,
y el responsable ó responsables de cumplirlos
» Nunca tardar más de dos días en entregar las
actas de las reuniones
» Llamar al interlocutor para contrastar impresiones y
recoger cualquier punto discordante, que permita
orientar nuestra posición
» Nunca prometer nada que no se pueda cumplir
» Ser riguroso en los compromisos adquiridos
» Convocar siempre las reuniones con antelación y
una agenda predefinida, estableciendo nosotros
tiempos estimados para cada tema, y manejarlos
