Ponentes. José Antonio Carrión López. Israel Pastor Sánchez.                                    www.opemconsultores.comjue...
Pero,	  ¿Qué	  es	  una	  reunión?.            Es la forma más efectiva de lograr la interacción y el            compromis...
Usted siente que las reuniones son en su                          mayoría:                           A)	    Muy ineficaces...
OBJETIVOS	  DE	  LA	  SESIÓN.         TRANSFORMAR las reuniones en instrumentos de trabajo         productivos y eficaces ...
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FUNCIONES	  DE	  LA	  REUNIÓN               Producir resultados (lograr objetivos).               Relación/integración de ...
OBJETIVOS	  DE	  LAS	  REUNIONES.               Alcanzar objetivos mediante la toma de               Decisiones en grupo. ...
REUNIONES	  EFECTIVAS                         JUSTIFICACIÓN.                             PLANIFICACIÓN.                   ...
UNA	  REUNIÓN	  NO	  SE	  JUSTIFICA	  SI:               Los temas requieren una comunicación individual.               No ...
Delegación.                                    Llamadas telefónicas.                                    Toma de decisiones...
“	  Si	  usted	  no	  puede	  escribir                              en	  una	  sola	  frase	  lo	  que                    ...
TIPOS	  DE	  REUNIONES.                                                     Información simple                            ...
VENTAJAS.                                    Fomenta la cooperación.                                    Intercambio de inf...
ETAPAS	  DE	  UNA	  REUNIÓN	  EFICAZ.                                           Valorar la necesidad de la misma          ...
LOGÍSTICA	  DE	  LA	  REUNIÓN	  EFICAZ.      • FECHA Y HORA (¿Cuándo es más adecuada ?)       LUGAR ( ¿Dónde se generan me...
HERRAMIENTAS	  2.0.	  TRABAJAR	  EN	  LA	  NUBE.                               HERRAMIENTAS 2.0                           ...
Así funciona...                         www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
Herramienta del gigante Google para la                               gestión de agendas                                  w...
Google Calendar                                                        de un vistazo                               Área vi...
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Compartir el                                    calendario con nuestros                                    colaboradores  ...
(1) Configurar  quien tiene acceso                           (2) Configurar los      permisos                           so...
Generar actividades o eventos que                                    se repiten en el tiempo                              ...
Google Calendar ofrece la                           posibilidad de crear un                           espacio para citas  ...
Determinar las        características del espacio de citas                                                      URL públic...
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Gestión de recordatorios                                             de los eventos                                       ...
Configuración general de las            notificaciones                                  Para acceder al panel de          ...
Panel de configuración    Notificaciones del    calendario    Cómo recibir   la notificación    en cada caso              ...
Convocatoria de reunión con                                                   Gcalendar y GDocs                         ww...
Configuración del teléfono                                 para recibir notificaciones SMS                         www.ope...
Orden del día con                                                   Gcalendar y GDocs                         www.opemcons...
¿Qué nos aportará Google Calendar?        (1) Gestionar diversos calendarios        (2) Dar de alta eventos que se repiten...
La “maravillosa”   lista de tareas                           www.opemconsultores.com                                http:/...
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Opciones                                                           al añadir tareas          + Marcar como importante     ...
Mover tareas por el panel                                                        Orden                                    ...
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¿Qué nos aportará Wunderlist?        (1) Aplicación para gestión de tareas de escritorio y para                           ...
NO	  OS	  OLVIDÉIS	  DE	  LAS	  PERSONAS.     1. COMENZAR PUNTUALMENTE.     2. FAVORECER LOS CONTACTOS PERSONALES        (...
ROLES.              1      FORMALES              A. Miembros específicos                                   • Preparar  la ...
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FUNCIONES DEL DIRECTOR               HABILIDADES       Ø Organizar                      Ø Manifestar seguridad       Ø ...
¿CUÁNDO	  DEBEMOS	  CONCLUIR	  UNA	                                                         REUNIÓN?                  Cuan...
www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
GRACIAS                                	  	  José	  Antonio	  Carrión	  López.                                	  	  e-­‐ma...
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Reuniones de alto rendimiento opem consultores

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José Antonio Carrión López | Israel Pastor Sánchez | OPEM Consultores

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Reuniones de alto rendimiento opem consultores

  1. 1. Ponentes. José Antonio Carrión López. Israel Pastor Sánchez. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  2. 2. Pero,  ¿Qué  es  una  reunión?. Es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de personas hacia una meta determinada. Es un instrumento de trabajo….muy delicado. Es una sesión de trabajo donde confluyen varias personas en un mismo lugar para conseguir un objetivo concreto. Experiencia en ámbito laboral con carga psicosocial. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  3. 3. Usted siente que las reuniones son en su mayoría: A) Muy ineficaces 3% B) Ineficaces 35% C) Eficaces 62% D) Muy eficaces 0% Usted considera que el número de reuniones que tiene a la semana es: A. Excesivo 10% B. Mayor de lo necesario 43% C. El número necesario 47% D. Por debajo de lo necesario 0% Si dependiera de usted, tendría: A. Más reuniones por semana 0% B. La misma cantidad 41% C. Menos reuniones 59% D. Ninguna reunión 0% www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  4. 4. OBJETIVOS  DE  LA  SESIÓN. TRANSFORMAR las reuniones en instrumentos de trabajo productivos y eficaces para la toma de decisiones. REFLEXIONAR y DECIDIR cuando convocar una reunión. CONOCER herramientas colaborativas en entorno 2.0 que nos permitan optimizar la preparación y coordinación de la información y el proceso. PREPARAR, DESARROLLAR Y EVALUAR de forma racional las reuniones. ENTRENAMIENTO. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  5. 5. www.opemconsultores.com 5jueves 3 de mayo de 12
  6. 6. FUNCIONES  DE  LA  REUNIÓN Producir resultados (lograr objetivos). Relación/integración de las personas (cohesión). Organización y coordinación de ambos aspectos. EJERCICIO LAS REUNIONES EN LA EMPRESA. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  7. 7. OBJETIVOS  DE  LAS  REUNIONES. Alcanzar objetivos mediante la toma de Decisiones en grupo. Expresar y satisfacer las necesidades personales. Compartir responsabilidades con otros miembros. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  8. 8. REUNIONES  EFECTIVAS JUSTIFICACIÓN. PLANIFICACIÓN. Objetivos. Participantes, temas y recursos. RESULTADOS. Cualitativos y cuantitativos. DESARROLLO. SEGUIMIENTO. Participación. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  9. 9. UNA  REUNIÓN  NO  SE  JUSTIFICA  SI: Los temas requieren una comunicación individual. No se ha determinado una agenda específica. Existen soluciones alternativas más adecuadas. Intereses de poder y no necesidades laborales. Los resultados que se esperaban alcanzar no están asegurados. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  10. 10. Delegación. Llamadas telefónicas. Toma de decisiones personales. Visitas. Skipe, videoconferencia. ALTERNATIVAS A LAS REUNIONES. Boletines informativos. Correo electrónico. Notas, memorias… Video, DVD, otros medios. Ocasiones informales. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  11. 11. “  Si  usted  no  puede  escribir en  una  sola  frase  lo  que quiere  que  aprendan,   piensen,  crean  o  hagan,  los Asistentes  en  la  reunión  o Como  resultado  de  la misma,  no  la  lleve  a  cabo” ¿CÓMO EXPRESARÍAMOS EL / LOS OBJETIVOS www.opemconsultores.com DE ESTA REUNIÓN?jueves 3 de mayo de 12
  12. 12. TIPOS  DE  REUNIONES. Información simple Descendentes Briefing (fijación de objetivos) Exp. de decisiones Coordinación INFORMATIVAS Información Ascendentes Encuesta motivación Entrevista de grupo Toma de decisiones TOMA DE DECISIONES Discusiones Discusión preliminar Creativas. OTRAS. De políticas y estrategias Evaluación/desempeño. Aprendizaje. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  13. 13. VENTAJAS. Fomenta la cooperación. Intercambio de información. RESULTADOS Toma de decisiones. Visión global de los temas tratados. Aumenta la productividad. Mejora y fomenta las relaciones. RELACIONES HUMANAS Se comparten objetivos. Se refuerza la comunicación. Aumenta la productividad. Mejora la comunicación-coordinación. REALISMO MUTUO www.opemconsultores.com realista por el mejor Posición más conocimiento de los miembros.jueves 3 de mayo de 12
  14. 14. ETAPAS  DE  UNA  REUNIÓN  EFICAZ. Valorar la necesidad de la misma Establecer un orden del día (escrito) 1 La preparación Formar un equipo eficaz La convocatoria Organización / logística Comienzo 2 Conseguir la participación de todos El desarrollo Mantener la discusión Finalizar 3 La evaluaciónwww.opemconsultores.com/ plan de acción Seguimientojueves 3 de mayo de 12
  15. 15. LOGÍSTICA  DE  LA  REUNIÓN  EFICAZ. • FECHA Y HORA (¿Cuándo es más adecuada ?) LUGAR ( ¿Dónde se generan menos dificultades?) PARTICIPANTES ( Quiénes deben asistir y Por qué?) NUMERO( ¿Cuántas personas son precisas?) MODELO DE CONVOCATORIA ( ¿Cómo avisamos?) DURACIÓN ( ¿Es adecuada a los objetivos?) DOCUMENTACIÓN ( ¿ Qué necesitamos?) MEDIOS AUDIOVISUALES ( ¿ Cuáles serán precisos?) OTROS RECURSOS (¿Qué más será necesario?) www.opemconsultores.com 15jueves 3 de mayo de 12
  16. 16. HERRAMIENTAS  2.0.  TRABAJAR  EN  LA  NUBE. HERRAMIENTAS 2.0 UTILES PARA LAS REUNIONES www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  17. 17. Así funciona... www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  18. 18. Herramienta del gigante Google para la gestión de agendas www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  19. 19. Google Calendar de un vistazo Área vista Área eventosÁrea www.opemconsultores.comcalendariosjueves 3 de mayo de 12
  20. 20. Opción de generar multitud de calendarios que se gestionan desde un único panel www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  21. 21. Compartir el calendario con nuestros colaboradores www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  22. 22. (1) Configurar quien tiene acceso (2) Configurar los permisos sobre el calendario de cada persona www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  23. 23. Generar actividades o eventos que se repiten en el tiempo Establecer las www.opemconsultores.com repeticiones del eventojueves 3 de mayo de 12
  24. 24. Google Calendar ofrece la posibilidad de crear un espacio para citas en tus calendarios www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  25. 25. Determinar las características del espacio de citas URL pública + calendario seleccionado Determinar espacios + Duración de los mismos www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  26. 26. Invitar a colaboradores a participar en un evento Nombre del evento Características del evento Miembros invitados al evento y permisos www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  27. 27. Incluir archivos asociados a un evento Debe activarse esta opción en Google Calendar Labs Los archivos asociados a un evento serán archivos de Google Docs www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  28. 28. Gestión de recordatorios de los eventos Determinar el tipo de aviso + tiempo de antelación www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  29. 29. Configuración general de las notificaciones Para acceder al panel de configuración www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  30. 30. Panel de configuración Notificaciones del calendario Cómo recibir la notificación en cada caso Next www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  31. 31. Convocatoria de reunión con Gcalendar y GDocs www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  32. 32. Configuración del teléfono para recibir notificaciones SMS www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  33. 33. Orden del día con Gcalendar y GDocs www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  34. 34. ¿Qué nos aportará Google Calendar? (1) Gestionar diversos calendarios (2) Dar de alta eventos que se repiten en el tiempo (3) Compartir calendarios y establecer permisos entre nuestros colaboradores (4) Generar espacios de citas (5) Invitar a participar en eventos a colaboradores (6) Asignar archivos a los eventos (7) Configurar el tipo de notificación que queremos recibir por calendario y por evento www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  35. 35. La “maravillosa” lista de tareas www.opemconsultores.com http://www.6wunderkinder.com/wunderlist/jueves 3 de mayo de 12
  36. 36. ¿Por qué Wunderlist? (1) Disponible para PC, Mac, Iphone, Android, Ipad (2) Gestor de tareas extremadamente sencillo (3) Visual e intuitiva (4)Sincronicación en la nube (5) Herramienta Gratuita www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  37. 37. Acceso desde la Aplicación de escritorio www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  38. 38. Wunderlist Área de inserción de nuevas tareas de un vistazo Área de visualización de tareas Área de lista de tareas Área de modos de visualización www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  39. 39. Opciones al añadir tareas + Marcar como importante + Marcar como tarea hecha + Editar la fecha de realización + Añadir notas sobre la tarea + Suprimir la tarea www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  40. 40. Mover tareas por el panel Orden en la sala Mover listas de tareas y establecer preferencias www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  41. 41. To Share !!! Wunderlist nos permite compartir listas de tareas www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  42. 42. ¿Qué nos aportará Wunderlist? (1) Aplicación para gestión de tareas de escritorio y para dispositivos móviles (2) Fácil creación de listas de tareas (3) Fácil creación de tareas, notas y establecimiento de fechas de vencimiento (4) Variedad en modos de visualización de tareas (5) Rápida e intuitiva ordenación de listas de tareas y tareas (6) Generación de lista de tareas colaborativas www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  43. 43. NO  OS  OLVIDÉIS  DE  LAS  PERSONAS. 1. COMENZAR PUNTUALMENTE. 2. FAVORECER LOS CONTACTOS PERSONALES (rotura del hielo) Y UN AMBIENTE DISTENDIDO. 3. FACILITAR LA PRESENTACIÓN DE PARTICIPANTES. 4. EXPONER EL OBJETO DE LA REUNIÓN. 5. DESPEJAR DUDAS SOBRE EL CONTENIDO. 6. EXPONER LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS Y EL MÉTODO DE TRABAJO (“reglas del juego”). EJERCICIO. TU PROXIMA REUNION. www.opemconsultores.com 43jueves 3 de mayo de 12
  44. 44. ROLES. 1 FORMALES A. Miembros específicos • Preparar la sesión • Llevar el control de las decisiones • Tomar decisiones Director • Cortar situaciones críticas o tensas • Garantizar el seguimiento después de la reunión www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  45. 45. ROLES. A. Miembros específicos • Tomar notas • Informar sobre el proceso Secretario • Registrar decisiones • Redactar y archivar el acta B. Miembros ordinarios www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  46. 46. 2 INFORMALES A. Roles de tarea • Iniciador • Informador • Buscador de información • Buscador de opinión • Clarificador • Sintetizador • Orientador LOGRO • Activador DE • Evaluador OBJETIVOS • Discrepante B. Miembros ordinarios • Animador • Conciliador • Facilitador INTEGRACIÓN www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  47. 47. FUNCIONES DEL DIRECTOR HABILIDADES Ø Organizar Ø Manifestar seguridad Ø Moderar Ø Capacidad de escucha Ø Clarificar Ø Intuición Ø Motivar Ø Conocer el auditorio Ø Promover la participación Ø Precisión Ø Incentivar un clima creativo Ø Resolución de conflictos Ø Ajustarse al horario Ø Capacidad de síntesis Ø Obtener acuerdos, Ø “Hablar el mismo lenguaje” conclusiones Ø Flexibilidad Ø Ser la conciencia del grupo Ø Imparcialidad Ø Ser el catalizador Ø Carisma/credibilidad Ø Ser el facilitador QUERELLADOR, EL OPOSITOR, Paciencia de observación Ø Cerrar la sesión Ø EL SABELOTODO, Ø Capacidad positivamente CHARLATÁN, TÍMIDO, DON ERRE QUE ERRE, Ø …. MERODEADOR, DESPISTADO. LOGRO DE OBJETIVOS COHESIÓN DEL GRUPO www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  48. 48. ¿CUÁNDO  DEBEMOS  CONCLUIR  UNA   REUNIÓN? Cuando llega la hora prevista. Cuando se ha tratado todas las cuestiones Previstas en el orden del día. Cuando no contamos con los medios necesarios. CUESTIONARIO Ywww.opemconsultores.com PLAN DE ACCIÓN.jueves 3 de mayo de 12
  49. 49. www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12
  50. 50. GRACIAS    José  Antonio  Carrión  López.    e-­‐mail.  jose.carrion@opemconsultores.com    Israel  Pástor  Sánchez.   www.opemconsultores.comjueves 3 de mayo de 12

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