OVCN CTW Communications & Outreach Coordinator role 2013

906
-1

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
906
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

OVCN CTW Communications & Outreach Coordinator role 2013

  1. 1. Ontario Volunteer Centre Network c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601 Brampton, ON L6Y 4M3 (905) 238‐2622 x229          ovcn@volunteermbc.org www.ovcn.ca                                                          Job Description:  Communications and Outreach Coordinator   (Contract Position)  ChangeTheWorld ‐ Ontario Youth Volunteer Challenge  Ontario Volunteer Centre Network   Overall Responsibilities:   Responsible for coordinating communications between Ontario Volunteer Centres (VCs) and the Ontario  Ministry of Citizenship & Immigration (MCI) for the ChangeTheWorld ‐ Ontario Youth Volunteer  Challenge, a partnership project between MCI and the Ontario Volunteer Centre Network (OVCN).   Work on outreach strategy to ensure all participating VCs are successful and meet their targets.  Specific Responsibilities:    Outreach and Proactive Approach  o Work with all participating VCs to ensure they have success and that they meet their targets.   o Develop template for outreach strategy based on VCs respective target audience.  o Provide necessary outreach tools (templates of letters – update and create new ones) and  provide education to help:   Engage youth (via the school boards, trustees, schools, youth clubs, community centres,  etc.);   Reach out to the participating community service organizations who can help create  events;   To obtain community celebrity endorsements;   The media – templates of media releases;   MPP’s and local politicians.  o Provide one‐on‐one mentoring role to VCs who did not reach their goals last year and to first  year participants.  o Update list of campaign ideas.  o Design webinar workshops on topic related issues.  o Assist in updating and maintaining content in content management system (CMS)  ChangeTheWorld website (Drupal platform).  o Share past campaign learning’s and approaches with the VCs (e.g. mentoring, templates,  consentrelease forms, etc.).  o Assist VCs with the coordination and implementation of potential existing large provincial events   (i.e. Daffodil Month ‐ Cancer Society, MeToWe, etc.).  o Explore on‐line applications and tools for volunteer placement/referrals, and for tracking  volunteer hours.  o Create newsletter to communicate tips, ideas, media updates, etc. to VCs.  o Assist VCs with electronic outreach (via social media and website) and support media  relations/planning for VCs requiring assistance.  o Distribute government messaging and promotional materials to local VCs.  o Develop a provincial media relations strategy and work with local VCs on the successful  implementation.    
  2. 2. Ontario Volunteer Centre Network c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601 Brampton, ON L6Y 4M3 (905) 238‐2622 x229          ovcn@volunteermbc.org www.ovcn.ca                                                           Administration – Coordination with MCI  o Provide overall project administration in the development, implementation and evaluation of  the 2013 ChangeTheWorld ‐ Ontario Youth Volunteer Challenge.  o Provide template for work plan and schedules to VCs.  o Identify and address issuesneeds as they arise, and liaise with MCI program staff for timely  resolution.    Coordination with VCs  o Facilitate all conference calls with VCs, the OVCN and MCI.  o Primary point contact for all VCs participating in the 2013 campaign.  o Provide ongoing liaison with the local VCs, MCI program staff and, where required, MCI’s  Communications Branch.  o Compile campaign updates from each centre.  o Manage CTW documents and key information via “The OVCN Space” (an on‐line community  forum).   o Ontario Youth Ambassadors for Change (OYAC) committee involvement by attending their  monthly meetings or to be available via conference call to offer advice/follow‐up.  o Develop and implement a communications mechanism between VCs to include emails,  conference calls, OVCN website (liaise with local VCs and disseminate related information, etc.).     Reporting and Roll‐up  o Provide survey tools/question templates to VCs to evaluate success and generate smoother  reporting.  o Roll‐up individual VCs evaluation and Summary Report ‐ disseminate template to VCs for  completion.  o Post NVW Evaluation ‐ prepare summary of findings and forward final report to MCI and the  OVCN Steering Committee.  Desired Qualifications:   • Post‐secondary education: Communications, Project Management, Event Management, or related  training.   • Demonstrated experience of working with youth groups and/or initiatives, more specifically in the   not‐for‐profit sector.  • Experience of working with volunteers, individuals or in a group setting, is required.  • Superior organizational skills and attention to detail, effective communication and interpersonal skills  required.  • Experience developing and implementing media relations strategies.  • Highly proficient with Microsoft Office (Word, PowerPoint, and Excel) and a solid background in  electronic communication tools (creating e‐newsletters).   • Demonstrated experience in data analysis and the use of on‐line survey systems (i.e. Survey Monkey,  etc.).  • Experience with using web design tools (Content Management Systems) and social media applications  (i.e. Facebook, Twitter, etc.).     
  3. 3. Ontario Volunteer Centre Network c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601 Brampton, ON L6Y 4M3 (905) 238‐2622 x229          ovcn@volunteermbc.org www.ovcn.ca                                                         Desired Qualifications (continued):   • Experience with graphic design programs (i.e. Adobe Creative Suite – PhotoShop, Illustrator, InDesign,  etc.) would be considered an asset.  • French language (written and spoken) would be considered an asset, but is not essential for this role.  • 5+ years’ experience in the field of communications or project management.   • Must be a team player and have a strong personal commitment to volunteerism.  • Knowledge or working experience within a not‐for‐profit organization, as well as experience with a  provincial organization or association, is considered an asset.   Contract Period:  January 7, 2013 to July 26, 2013 (29 weeks)  Salary:  $23.00 / hour  Reporting:  Reports to the Marketing & Communications Manager at Volunteer MBC/Administrator for the ChangeTheWorld Provincial Grant, on behalf of the Ontario Volunteer Centre Network.  To Apply:  ‐ Mail resume and cover letter to:   Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601, Brampton, ON  L6Y 4M3  ‐ Or send by fax to: 905.595.2612  ‐ Or email resume in Word or PDF format to: jobs@volunteermbc.org    Deadline for submissions: Friday, December 7, 2012 at 5:00 p.m.   

×