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SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor
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SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor

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Folien zum Vortrag, den Dr. Judith Schütz im Mai an der Siemens SharePoint Konferenz 2011 gehalten hat.

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  • 1. Beyond DeploymentSharePoint: vom IT-Tool zum Change-MotorSiemens SharePoint Konferenz10. Mai 2011 in D-Fürth
  • 2. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Themen Die Herausforderungen Die Hebel Die Massnahmen Die Menschen Die Erkenntnisse
  • 3. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Die Herausforderungen Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 4. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Das Paradox IT-Investitionen sind nur das Mittel… Marktbeobachter wie Forrester oder Gartner notieren seit einigen Jahren wachsende Investitionen im Bereich der ICT. Studien des Fraunhofer-Instituts stellen fest, dass der IT-Nutzen aus Sicht der Information Worker sich nicht verbessert hat. … und nicht das Ziel! der direkte Impact von ICT-Investitionen bezogen auf den Produktivitätszuwachs der Information Worker liegt bei 2%. erst durch die Kombination mit angepassten Arbeitsmethoden steigt der Produktivitätszuwachs der Information Worker auf bis zu 20%. Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 5. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Die Vision Vom Management by E-Mail... ... zur digitalen Zusammenarbeit Die Mitarbeiter organisieren und erledigen Die Mitarbeiter benutzen die ihre Arbeit von ihrem Schreibtisch aus. Sie gleiche, zentrale Arbeitsplattform. Sie koordinieren sich via E-Mail. koordinieren sich via Workflow, gemeinsame Task-Listen und E-Mail Unified Communication. Projects CRM Projects CRM Controlling Document Controlling Management Siemens SharePoint Konferenz 2011 Task and Time Management Task and Time Management Document Management Working Harder Working Smarter Bis zu 70% der E-Mails enthalten geschäftskritische Daten. Das E-Mailvolumen nimmt jedes Jahr um 30% zu.
  • 6. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 6 Die Herausforderungen Integration von Technologien, Prozessen und Teamkulturen Technologien finden nur dann Akzeptanz, wenn sie anschlussfähig sind an die bestehenden Arbeitsprozesse und Teamkulturen. Darum müssen aus Informatikprojekten Organisationsprojekte werden. Verknüpfung von Team-Ebene und individueller Ebene Die entscheidende Schnittstelle liegt zwischen dem Team und dem Individuum. Nur wenn Team-Arbeitsplatz und individuelle Arbeitstechnik aufeinander passen, hat ICT einen positiven Effekt. Die Zukunft vorweg nehmen Siemens SharePoint Konferenz 2011 Die Entwicklungen im Bereich ICT stehen erst am Anfang. Es zeichnet sich ab, wohin die Reise geht, aber wir sind noch nicht dort. Zukunftsorientiertes Vorgehen heisst, auf die Lösung mit dem grössten Entwicklungspotenzial setzen.
  • 7. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 7 Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Die Hebel Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 8. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 IMPACT – Implementation and Adoption of Information and Collaboration Technologies IMPACT ist eine Forschungskooperation von Mit dem Fokus Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren? Was ist das beste Vorgehen? Was sind die zentralen Lieferobjekte? Was sind die geeigneten Methoden? Siemens SharePoint Konferenz 2011 Und dem Ergebnis (Stand 04/2011) Wirkungsgefüge von Einflussfaktoren, die übereinstimmend in allen Fallstudien als fördernd oder hinderlich für den Erfolg von einer SharePoint-Einführung wahrgenommen worden sind. Eine in der Praxis erprobte Vorgehensmethode zur Einführung von SharePoint. Beschreibung der Lieferobjekte.
  • 9. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 Was beeinflusst den Projekt-Erfolg? Management Commitment Information/ Marketing Konzeption Akzeptanz (MA wollen) Projekt- Anwenden Befähigung Ergebnisse Veränderung organisation (MA tun) Arbeits- Lernen weisen (MA können) Regeln/ Grenzen Vorgaben des Systems Betriebs- organisation Siemens SharePoint Konferenz 2011 Knowhow- Aufbau Integration Basis- Vorgehen infrastruktur Legende Erfolgsfaktoren zentrale Barrierefaktoren Stellgrössen Projekt-Evaluation
  • 10. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung*) (1/2) Management Konzeption Commitment Die Einführung darf nicht isoliert betrachtet und angepackt werden, sondern muss (früher oder später) in Information/ Marketing übergeordnete Ziele und Pläne eingebettet werden. Konzeption Es muss eine Strategie geben, die transparent macht, was der Nutzen von SharePoint ist, welche Teams, Aufgaben und Prozesse in welcher Form davon profitieren, was die Projekt- Befähigung technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen organisation sind und welches die begleitenden Supportstrukturen sind. Arbeits- weisen Vorgehen Regeln/ Die Einführung bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Vorgaben Betriebs- Technik, Prozessen und Unternehmenskultur. organisation Siemens SharePoint Konferenz 2011 Es braucht daher ein Vorgehen, dass alle diese Aspekte Knowhow- Integration berücksichtigt und ausbalanciert. Doch gerade das ist bei Aufbau den üblichen IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum der Fall. Basis- Vorgehen infrastruktur Es fehlt ein Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint wirksam unterstützt. *) Auswertung IMPACT-Fallstudien, 2008
  • 11. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung*) (2/2) Management Befähigung Commitment Nur Führungskräfte und Mitarbeitende, die sich den neuen Herausforderungen und Aufgaben gewachsen fühlen, sind Information/ Marketing auch bereit und in der Lage dazu, SharePoint zu akzeptieren Konzeption und damit zu arbeiten. Regeln und Vorgaben Projekt- SharePoint ist eine Technologie des 21. Jahrhunderts. Aber Befähigung organisation wir verwenden sie für Organisationen und Prozesse des 20. Arbeits- Jahrhunderts. weisen Wenn wir SharePoint erfolgreich und nutzenbringend Regeln/ Vorgaben einsetzen wollen, dann müssen wir die Art und Weise Betriebs- organisation unserer (Zusammen-)Arbeit überdenken und neue Standards erarbeiten, einführen und vorgeben. Siemens SharePoint Konferenz 2011 Knowhow- Aufbau Integration Es geht nicht darum, das Unternehmen über Nacht umzukrempeln, sondern darum, schrittweise die üblichen und tradierten Abläufe kritisch zu hinterfragen und den Vorgehen Basis- neuen Möglichkeiten anzupassen. infrastruktur *) Auswertung IMPACT-Fallstudien, 2008
  • 12. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 12 Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Die Massnahmen Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 13. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Das SharePoint-Projekt zur Insel des Neuen machen Das Projekt wird zum Ort, wo Neues möglich und erlebbar gemacht wird. Eigene Erfahrungen, neues Wissen und kritische Reflexion werden für die Dauer der Projektlaufzeit zu einem nachhaltigen Lernprozess verwoben: Projekte sind ein Mikrokosmos im Unternehmen Lernen Reflexion direkt gestaltbar und steuerbar + Feedback funktions- und hierarchieübergreifend Anwendung auf Leistung und Zielerreichung fokussiert Wissen und Können Handeln Handeln • Soziale Kompetenz Führungskräfte und Mitarbeitende • Methoden-Kompetenz • Tool-Kompetenz erwerben neue Kompetenzen und nutzen diese kollektiv erproben wirksame Formen der Zusammenarbeit Siemens SharePoint Konferenz 2011 optimieren Informations-, Kommunikations- und Anwendung Entscheidungsprozesse Reflexion + Feedback pilotieren neue Technologien Lernen Prozessbegleitung und Unterstützung durch erfahrene Coaches (vor Ort und online)
  • 14. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Schlüsselkompetenzen identifizieren und fördern Funktionalitäten kennen und bedienen können die richtige Wahl treffen: welches Tool für Verständigungsorientierte welche Aufgabe Kommunikation und Konfliktbearbeitung die optimale Integration: das Tool- Soziale Rollen und Regeln der Zusammenspiel der Kompetenz Kompetenz (virtuellen) Zusammenarbeit Tools beherrschen Führen im Team/Netzwerk Netiquette Methoden- Siemens SharePoint Konferenz 2011 Kompetenz Zeitmanagement und Arbeitstechnik Sitzungsmanagement und Moderationstechnik Gesprächsführung und Prozessbegleitung
  • 15. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Tipps für eine nachhaltige Befähigung Anwendungswissen fördern: Es werden nur ausgewählte Funktionen aus Outlook und SharePoint thematisiert WIE arbeitet man mit Outlook und SharePoint (statt: WAS kann Outlook/SharePoint) Diskussionsforum (FAQ) ScreenCasts (kurze “How to … videos”) Kurze, interaktive Input-Module (Wissen) sollen sich abwechseln mit der Erprobung und Umsetzung im Arbeitsalltag (Können). Eine Plattform schaffen, auf der Fragen geklärt und Erfahrungen ausgetauscht werden können. Die Umsetzung mit einem (Online-)Coaching (z.B. via Live Meeting) unterstützen. Siemens SharePoint Konferenz 2011 Lerngemeinschaften schaffen, die während einer gewissen Zeit möglichst in der gleichen Zusammensetzung bestehen bleibt. Eine unternehmensweite Community aufbauen, die sich kontinuierlich mit dem Thema digitale Zusammenarbeit weiter auseinandersetzt.
  • 16. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 16 Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Die Menschen Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 17. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Vom Umgang mit Wandel (1/3) Menschen durchlaufen verschiedene kognitive und emotionale Phasen, bis sie sich auf eine Veränderung eingestellt haben: Erneuerung Zufriedenheit Aufbruch, neues Selbstvertrauen mehrende Störungen Experimentierlust wachsender Leidensdruck Erfolgserlebnisse unsanftes Erwachen Siemens SharePoint Konferenz 2011 Verwirrung Abwarten Desorientierung Angst, Verdrängen Lähmung Heimweh Handlungsunfähigkeit Frust, Sinnlosigkeit Schuldzuweisungen Trauer
  • 18. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 18 Vom Umgang mit Wandel (2/3) Was können wir tun, um die kognitive und emotionale Anpassung zu erleichtern? Erneuerung ? Zufriedenheit ? Siemens SharePoint Konferenz 2011 ? Verwirrung ? Abwarten
  • 19. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Vom Umgang mit Wandel (3/3) Mit gezielten, unterstützenden Interventionen können wir den Menschen den Umgang mit Ungewissheit und das Durchlaufen der Wandelphasen erleichtern: Erneuerung Zufriedenheit Biete Trainingsmöglichkeiten an! Inszeniere eine Krise! Initiiere einen Prozess der Benutze neue Performance- kontinuierlichen Verbesserung! Massstäbe! Sorge für konstruktive Selbstkritik! Schaffe neue (Kunden-)Kontakte! Siemens SharePoint Konferenz 2011 Verwirrung Abwarten Ermögliche Kommunikation und Würdige die Vergangenheit! spontane Netzwerkbildung! Akzeptiere Frustration! Entwickle neuartige Perspektiven! Zeige Empathie! Feiere auch kleine Erfolgs-erlebnisse! Ermögliche Abschieds- und Übergangsrituale!
  • 20. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 20 Beyond Deployment SharePoint: vom IT-Tool zum Change-Motor Die Erkenntnisse Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 21. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 21 Den Nutzen von SharePoint realisieren Wer den Nutzen von SharePoint realisieren will, der muss die Einführung von SharePoint zugleich als ein IT-Projekt und ein organisationales Veränderungsprojekt aufsetzen: Lernarena Personalentwicklung Projekte als Inseln des Neuen zu Spitzenleistungen befähigen das Neue erleben kollektive Fähigkeiten aktivieren Wandel Wandel unterstützen Nutzeninkasso verankern das Neue ermöglichen neue Realitäten schaffen Siemens SharePoint Konferenz 2011 SharePoint Changemanagement Arbeitsplattform für alle und vieles Wandel planen, gestalten und steuern
  • 22. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 23 Beyond Deployment Ein SharePoint-Projekt sollte nicht die Einführung von SharePoint zum Ziel haben, sondern die Anwendung von SharePoint. Damit SharePoint zum Motor von Veränderungen werden kann, müssen wir alle bereit sein, uns auf Neues einzulassen und Altes loszulassen. Vor allem müssen wir die Art und Weise hinterfragen, wie wir Projekte machen und wie wir in Projekten zusammenarbeiten. Und nicht zuletzt: das Selbstverständnis und die Rolle der IT-Abteilung muss sich verändern. Sie muss zum Taktgeber für Prozessveränderungen werden. Siemens SharePoint Konferenz 2011
  • 23. 24Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!