Open System CollaborationVirtuell zusammenarbeiten
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18Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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Anwendungsbereich, Vorgehen und Nutzen von Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten.

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Open System Collaboration

  1. 1. Open System CollaborationVirtuell zusammenarbeiten
  2. 2. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 2 Zweck und Themen dieser Präsentation Zweck: Anwendungsbereich, Vorgehen und Nutzen von Open System Collaboration klären Themen: Was ist Open System Collaboration? Wo kann Open System Collaboration einen Beitrag leisten? Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Worauf basiert Open System Collaboration? Wie läuft Open System Collaboration ab? Was ist der Nutzen von Open System Collaboration? Praxisbeispiel
  3. 3. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 Open System Collaboration Virtuell zusammenarbeiten Anwendungsbeispiele, Vorgehen, Nutzen Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  4. 4. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Was ist Open System Collaboration? Geschwindigkeit ist heute der bestimmende Faktor der Wettbewerbsfähigkeit einer Unternehmung. Nur mit effizienter und reibungsloser Zusammenarbeit sind Unternehmen dazu in der Lage, mit der ständigen Beschleunigung mitzuhalten. Mit Open System Collaboration lernt Ihr Unternehmen neue Formen der virtuellen Zusammenarbeit. Die Fähigkeit, nicht nur face-to-face, sondern auch auf Distanz und zeitversetzt zusammenzuarbeiten, beschleunigt Geschäftsprozesse und verkürzt Projektlaufzeiten. So besteht Ihr Unternehmen erfolgreich im zunehmenden Zeitwettbewerb. Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Open System Collaboration ist die optimale Ergänzung zu Open System Experience , unserem Trainingscamp für Spitzenteams.
  5. 5. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Wo kann Open System Collaboration einen Beitrag leisten? Open System Collaboration leistet überall dort einen Beitrag, wo Geschwindigkeit ein kritischer Erfolgsfaktor ist, und wo deshalb die Zusammenarbeit wirksamer gestaltet werden muss: zu viele und zu lange Sitzungen und Workshops mit zu vielen Teilnehmern zu häufige Abwesenheiten wegen Geschäftsreisen zu wenig Zeit für ruhiges, konzentriertes Arbeiten am Arbeitsplatz Management by E-Mail bringt mehr Probleme als es löst Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten  Informationsflut  schlechter Überblick, daher zeitaufwendige Suche  Dateninkonsistenzen (haben wirklich alle den aktuellen Stand einer Datei?) übliche Arbeitstechniken genügen den Anforderungen virtueller Zusammenarbeit nicht mehr
  6. 6. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 6 Worauf basiert Open System Collaboration? (1/2) Open System Collaboration ist ein modulares Qualifizierungs- und Coachingkonzept, in welchem Lernen und Handeln nach dem Prinzip des Action Learning miteinander verwoben sind. Die Teilnehmer erlernen und erproben in Lernen einem praxisrelevanten Setting neue Reflexion Formen der virtuellen Zusammenarbeit. + Feedback Anwendung Dabei werden eigene Erfahrungen, neues Wissen, Anwendungstraining Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten und kritische Reflexion zu einem Eigenverantwortung Handeln Handeln intensiven Lernprozess verwoben. + Selbstorganisation Anwendung Reflexion + Feedback Lernen
  7. 7. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 7 Worauf basiert Open System Collaboration? (2/2) Um nicht nur face-to-face, sondern auch zeitversetzt und auf Distanz reibungslos zusammenzuarbeiten, müssen Führungskräfte und Mitarbeitende neue Kompetenzen erwerben und diese vor allem auch kollektiv nutzen: Soziale Kompetenz Grundlagen und Besonderheiten der Kommunikation in einem virtuellen Kontext. Methoden-Kompetenz Virtuelle Formen der Arbeitstechnik für Einzelpersonen und Gruppen. Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Tool-Kompetenz Professionelle Nutzung der vorhandenen IT-Tools in der virtuellen Zusammenarbeit.
  8. 8. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 Wie läuft Open System Collaboration ab? Open System Collaboration besteht aus 3 Modulen zu je 2.5 Tagen, die mit einem zeitlichen Abstand von je 2 Monaten durchgeführt werden. Die Module vermitteln Wissen und Können im Bereich der sozialen Kompetenz, der Methoden-Kompetenz und der Tool-Kompetenz und ermöglichen ausserdem den Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmern. Zwischen den Modulen bearbeiten die Teilnehmer eine Aufgabe mit einem direkten Bezug zu ihrem Arbeitsalltag. Dabei wenden sie das Gelernte an, trainieren die neuen Formen der virtuellen Zusammenarbeit und verankern ihre neuerworbenen Fähigkeiten. Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Während und zwischen den Modulen werden die Teilnehmer von unserer eigens für die virtuelle Zusammenarbeit konzipierten web-basierten IT-Plattform unterstützt. So entwickeln die Teilnehmer Schritt für Schritt neue Regeln, Rollen und Arbeitsweisen für die zukünftige Form der virtuellen Zusammenarbeit im eigenen Unternehmen.
  9. 9. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 Was ist der Nutzen von Open System Collaboration? Open System Collaboration befähigt die Teilnehmer on-the-job zu neuen virtuellen Formen der Zusammenarbeit. Open System Collaboration setzt auf die vertrauten IT-Tools von Microsoft. So nutzen wir die Lernkurven der Vergangenheit und fokussieren konsequent auf das, was unmittelbar anwendbar ist und dem Unternehmen einen sofortigen Nutzen bringt. Das Unternehmen kann ohne vorgängige Investitionen in Hardware oder Software und ohne Aufbau von eigenem IT-Know-How erste Erfahrungen in der IT-Unterstützung der virtuellen Zusammenarbeit sammeln. Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Open System Collaboration stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, weil im heutigen Wettbewerbsumfeld Geschwindigkeit und damit die Fähigkeit, nicht nur face-to- face, sondern auch zeitversetzt und auf Distanz wirksam zusammenzuarbeiten, immer wichtiger wird.
  10. 10. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 Open System Collaboration Virtuell zusammenarbeiten Praxisbeispiel Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  11. 11. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Die Ausgangslage Industrieller Auftragsfertiger mit 700 Mitarbeitenden. Der Zyklus Bestellung-Auslieferung wird immer kürzer, die qualitativen Spezifikationen immer anforderungsreicher. Kundenspezifische Auftragsprojekte in möglichster kurzer Zeit, aber ohne Qualitäts- und Serviceeinbussen zu realisieren, wird eine kritische Voraussetzung für den zukünftigen Markterfolg. Die Bearbeitung von Auftragsprojekten muss beschleunigt werden: Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten es braucht eine verbindliche Methodik, wie Auftragsprojekte geplant und gesteuert werden es braucht eine verbindliche Tool-Box für die Planung und Steuerung der Auftragsprojekte es braucht eine virtuelle Plattform für die Koordination der Arbeit innerhalb und zwischen den einzelnen Auftragsprojekten, da eine Planung und Abstimmung der Auftragsprojekte „auf Sicht“ nicht mehr möglich ist es braucht ein zeitnahes Controlling für jedes einzelne Auftragsprojekt sowie des gesamten Projektportfolios
  12. 12. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 12 Die Rahmenbedingungen möglichst günstig (Zeit und Geld) und schnell einen maximalen Nutzen stiften das Gewohnte (z.B. Outlook) besser nutzen das Vorhandene kostengünstig und ohne Schulungsaufwand ergänzen alle Mitarbeiter kennen die Microsoft-Produkte Exchange / Outlook für E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben Office 97, Office 2000, Office XP und teilweise Office 2003 einige Mitarbeiter arbeiten zusätzlich mit Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten MindManager Microsoft Project ältere NT-Server werden schrittweise abgelöst durch Windows 2003-Server kein flächendeckendes Intranet
  13. 13. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Die Massnahmen Ausarbeitung einer firmenspezifischen Projektmethodik – Leitfaden für Projektleiter Orientierungshilfe für alle Projekt-Beteiligten und für die Schulung Arbeitsgrundlage, die laufend ergänzt und weiter detailliert wird Entscheidung bezüglich einzusetzender IT-Tools Microsoft Office ergänzt um Windows SharePoint Servcies (WSS) Schulung dient als Pilot; WSS kann für Projekte genutzt werden, falls Pilot positiv Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Modulare Schulung mit gleichbleibenden Teilnehmergruppen Jedes Modul besteht aus den gleichen Elementen  Methoden-Kompetenz (1/6 der Präsenz-Zeit sowie der Grossteil der Zeit zwischen den Modulen)  Tool-Kompetenz (1/6 der Präsenz-Zeit sowie ein Teil der Zeit zwischen den Modulen)  Soziale Kompetenz (4/6 der Präsenz-Zeit sowie ein Teil der Zeit zwischen den Modulen) Anwendung des Gelernten zwischen den Modulen  Weiterentwicklung der Projektmethodik (Projekt-Steuerungsinstrumente)
  14. 14. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Themen, die wir in den Modulen bearbeiten (1/2) Soziale Kompetenz Verständigungsorientiertes Kommunizieren Kommunikation und Wahrnehmung M.B.T.I (Persönlichkeitstest, individuelle Präferenzen erkennen) Wirksames Zeitmanagement Synergie und Kooperation Regeln der Zusammenarbeit Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Persönliches Feedback Vermeidung und Bearbeitung von Konflikten Aufgaben, Verantwortung und Befugnisse der Rollen in einem Projekt Moderation und Führung (face-to-face, zeitversetzt und auf Distanz)
  15. 15. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Themen, die wir in den Modulen bearbeiten (2/2) Methoden-Kompetenz Mind Mapping Moderationstechnik (face-to-face und via Internet) Projekt-Methodik (Phasen in einem Projekt, Projektorganisation, Steuerungsinstrumente) Tool-Kompetenz Projekt-WebSite mit Windows SharePoint Services (gemeinsam zeitversetzt und auf Distanz ein Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Thema aus der Projektmethodik bearbeiten, die Ergebnisse dokumentieren und die Arbeitskollegen informieren) Dokumente offline erstellen und bearbeiten und online diskutieren Zeitversetzt und auf Distanz Ideen sammeln und zusammenfassen, ein kontroverses Thema diskutieren und entscheiden sowie Aufgaben vereinbaren Wofür sich E-Mail, Diskussionsforen, Chat und Instant Messaging eignen Persönliche Arbeitstechnik mit Outlook (was behindert und was fördert die virtuelle Zusammenarbeit)
  16. 16. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 16 Themen, die wir zwischen den Modulen bearbeiten Anwendung des Gelernten (Soziale Kompetenz, Methoden- und Tool-Kompetenz) um zeitversetzt sowie auf Distanz wirksam zusammenzuarbeiten Weiterentwicklung der firmenspezifischen Projekt-Steuerungsinstrumente  Business Case  Projektauftrag  Projektorganisation  Projektplanung  Projektsitzungen Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten  Statusbericht  Projektabschluss-Bericht  Dokumentation  Kommunikationskonzept Aufbau einer Knowledgebase „Projektmethodik“ als Beispiel für eine Projekt-WebSite Dokumentation der gemachten Erfahrungen sowie Unterstützung beim Transfer in den Arbeitsalltag durch ein Online-Coaching.
  17. 17. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Die ersten Ergebnisse Arbeitsergebnisse, weiterführende Literatur und die Schulungsunterlagen sind auf einer WebSite abgespeichert, die wir auch für die Bearbeitung der Aufgaben zwischen den Modulen und für die Beantwortung von Fragen nutzen Eine neue virtuelle Arbeitstechnik beginnt sich abzuzeichnen: Outlook bestimmt die persönliche Arbeitstechnik, die E-Mail-Flut ist eingedämmt Ergebnisse von Gesprächen und Sitzungen sind auf einer WebSite abgelegt Standpunkte zu einem Thema / Projekt werden in einem Diskussionsforum ausgetauscht Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Von allen wichtigen Dateien ist eine Online-Version verfügbar Es sind weniger Sitzungen und Reisen notwendig. Die Sitzungen sind kürzer. Der Einzelne verbringt einen grösseren Teil seiner Arbeitszeit an seinem Schreibtisch mit konzeptionellen Aufgaben. Die Teilnehmer wollen das Gelernte schneller umsetzen als geplant WebSite für jedes grössere Projekt oder für bestimmte Themen Alle Projektpläne sollen auch online verfügbar sein
  18. 18. 18Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
  19. 19. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Open System Collaboration Virtuell zusammenarbeiten Anhang Weitere Informationen und Details zu den Tools, mit denen wir arbeiten Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  20. 20. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 20 Fördert Ihre Arbeitstechnik Zusammenarbeit auf Distanz? Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  21. 21. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 21 Distanz erfolgreich überwinden Zusammenarbeit auf Distanz hat es schon immer gegeben Die Werkzeuge haben sich verändert (und sie werden sich noch weiter verändern) Kommunikation (E-Mail, Instant Messages, Telefon- und Videokonferenz, Diskussionsforen, Chat) Koordination (Gruppenkalender, Aufgabenlisten, Projektplan) Kooperation (gemeinsame Dokumentenablage und –bearbeitung, Meeting- Unterstützung, Whiteboard, Formularvorlagen) Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Die Wirksamkeit der Zusammenarbeit auf Distanz ist abhängig von dem Einsatz der richtigen Werkzeuge und Vorgehensweisen (Methoden-Kompetenz) der Fähigkeit mit diesen Werkzeugen zu arbeiten (Tool-Kompetenz)  das Vorhandene & Gewohnte besser nutzen  ähnliche Oberfläche und Bedienung wie das Gewohnte der Sozialen Kompetenz
  22. 22. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 22 Die Werkzeuge sind in Office standardmässig verfügbar Besprechungsarbeitsbereiche steigern die Produktivität von Meetings, indem eine Stelle zum Koordinieren von Zeitplänen, Verbreiten von Material und Speichern von Notizen sowie für Besprechungsprotokolle geboten wird Dokumentarbeitsbereiche bieten ein Forum zum Verwalten von Zusammenarbeitsprojekten mit Features, wie z.B. der automatischen Aktualisierung auf die aktuellste Version sowie der Möglichkeit, Dokumente und andere Informationen in Echtzeit gemeinsam zu verwenden Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten Instant Messaging und Benachrichtigungen stellen Anwesenheitsinformationen zur Verfügung. Instant Messaging kann in Dokumenten, gemeinsamen Arbeitsbereichen oder Outlook genutzt werden Kontakte und Kalender können von Teammitgliedern auf einfache Weise verwendet und gleichzeitig angezeigt werden, um Besprechungskoordination und -planung zu ermöglichen Windows Rights Management verhindert, dass E-Mails und Dateien von nicht dazu autorisierten Personen verändert, weitergeleitet, kopiert oder gedruckt werden können
  23. 23. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 23 Kommunikation – Beispiel Outlook 2003 Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  24. 24. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 24 Koordination – Beispiel Outlook Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  25. 25. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 25 Kooperation online – Team- und Projekt-WebSite mit Internet Explorer konfigurieren Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  26. 26. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 26 Kooperation online – Dokumente dezentral bearbeiten und zentral speichern Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  27. 27. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 27 Kooperation on- und offline – Beispiel Groove Virtual Office Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten
  28. 28. O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 28 Integration von online/offline Zusammenarbeit Open System Collaboration - virtuell zusammenarbeiten

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