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Präsentation, die beispielhaft aufzeigt, wie OSN vorgeht bei der Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie. Themen: eCollaboration Vision, Labors, Strategie und Umsetzungskonzept, ...

Präsentation, die beispielhaft aufzeigt, wie OSN vorgeht bei der Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie. Themen: eCollaboration Vision, Labors, Strategie und Umsetzungskonzept, Pilot und Roll-out sowie Vorgehensplan.

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Collaboration@osn Collaboration@osn Presentation Transcript

  • Collaboration@OSNErarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Collaboration@OSN Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Themen Der Kontext Das Paradox Die Herausforderungen Das Potenzial ausschöpfen Die Erfolgsfaktoren Das Projektdesign Die Bausteine von Collaboration@OSN
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 Der Kontext: Vom Management by E-Mail zu eCollaboration Heute: Zukunft: Die Mitarbeiter organisieren und erledigen Die Mitarbeiter benutzen die ihre Arbeit von ihrem Schreibtisch aus. Sie gleiche, zentrale Arbeitsplattform. Sie Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie koordinieren sich via E-Mail. koordinieren sich via Workflow, gemeinsame Task-Listen und E-Mail Unified Communication. Projects CRM Projects CRM Controlling Document Controlling Management Task and Time Management Task and Time Management Document Management Working Harder Working Smarter Bis zu 70% der E-Mails enthalten geschäftskritische Daten. Das E-Mailvolumen nimmt jedes Jahr um 30% zu.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Das Paradox: IT-Investitionen sind das Mittel - nicht das Ziel Paradox 1 Marktbeobachter wie Forrester oder Gartner notieren seit einigen Jahren wachsende Investitionen im Bereich der ICT Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Studien des Fraunhofer-Instituts stellen fest, dass der IT-Nutzen aus Sicht der Information Worker sich nicht verbessert hat Paradox 2 der direkte Impact von ICT-Investitionen bezogen auf den Produktivitätszuwachs der Information Worker liegt bei 2% erst durch die Kombination mit angepassten Arbeitsmethoden steigt der Produktivitätszuwachs der Information Worker auf bis zu 20%
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Die Herausforderungen Integration von Technologien, Prozessen und Teamkulturen Technologien finden nur dann Akzeptanz, wenn sie anschlussfähig sind an die bestehenden Arbeitsprozesse und Teamkulturen. Darum müssen aus Informatikprojekten Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Organisationsprojekte werden. Verknüpfung von Team-Ebene und individueller Ebene Die entscheidende Schnittstelle liegt zwischen dem Team und dem Individuum. Nur wenn Team-Arbeitsplatz und individuelle Arbeitstechnik aufeinander passen, hat ICT einen positiven Effekt. Die Zukunft vorweg nehmen Die Entwicklungen im Bereich ICT stehen erst am Anfang. Es zeichnet sich ab, wohin die Reise geht, aber wir sind noch nicht dort. Zukunftsorientiertes Vorgehen heisst, auf die Lösung mit dem grössten Entwicklungspotenzial setzen.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 6 Das Potenzial ausschöpfen SharePoint in Kombination mit Microsoft Office und Office Communicator eröffnet völlig neue 1) Möglichkeiten, um als Unternehmen nachhaltig dynamischer und leistungsfähiger zu werden. Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Organisation Diese neuen Möglichkeiten werden erschlossen durch die Vernetzung von IT-Implementierung, Gestaltung der Zusammenarbeitsprozesse sowie Organisations- und Personalentwicklung. Entscheidend ist dabei die Kombination Performance aus Lernen, Konzeptarbeit und Umsetzung. Beschleunigung Prozesse Informatik 1) Microsoft spricht in diesem Zusammenhang von einem People-Ready Business: „a people-ready business knows that people are its most important asset, and it empowers its people to drive the business forward. When individuals realize their potential, your company realizes its potential“
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 7 Die Erfolgsfaktoren think big, act smart Unternehmenstechnologien auswählen - aber Gruppenkonzepte implementieren. Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Prozesse und Arbeitsweisen implementieren - nicht Funktionen Suchen sie eine passende Lösung für das Problem - nicht umgekehrt. Lernarenen fördern die Nachfrage Wie kann ich wissen was ich will, bevor ich sehe was es gibt? on-the-job Coaching unterstützt die Lernprozesse Wenn das Projekt fertig ist, dann fängt es erst an so richtig interessant zu werden.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 Das Projektdesign Aus einem IT-Projekt ein Organisationsprojekt zu machen, heisst, Wandel nicht nur zu initiieren, sondern auch nachhaltig zu verankern. Das verlangt die Arbeit an verschiedenen Themen gleichzeitig: Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Lernarena PERSONALENTWICKLUNG Projekte als Inseln des Neuen zu Spitzenleistungen befähigen das Neue erleben kollektive Fähigkeiten aktivieren Wandel Wandel unterstützen Nutzeninkasso verankern das Neue ermöglichen neue Realitäten schaffen SharePoint CHANGE MANAGEMENT Arbeitsplattform für alle und vieles Wandel planen, gestalten und steuern
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 Die Bausteine von Collaboration@OSN Lernen Konzeptarbeit und Umsetzung Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie eCollaboration Vision Labors (z.B. Sitzungen, Projekte, Workflows) Strategie und Umsetzungskonzept Evaluation Pilot / Rollout Lernplattform zur Sammlung von Erfahrungen, Ein- übung von Best Practices, on-the-job-Befähigung und Erkundung des Potenzials der neuen Technologie. Ziel: qualitative Unterstützung und Bereicherung der Strategie-Erarbeitung und schnelle Realisierung Evaluation von Verbesserungspotenzialen/Quick Wins.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 eCollaboration Vision Was? Bedürfnisse/Probleme der Business Units kennenlernen USP durch eCollaboration erkunden Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Erwartungen konkretisieren/konsolidieren Rahmenbedingungen abstecken (Ressourcen, Technik) Wie? Interview mit Schlüsselpersonen aus Business und IT Lernen von anderen, z.B. InnovationLab Microsoft Ergebnis eCollaboration Vision ist beschrieben Zweck, Ziele und Umfang der eCollaboration Strategie sind abgesteckt Labors und Quick Wins sind identifiziert
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Beispiel Working Smarter – Input für eine eCollaboration Vision OSN baut auf dem Wissen, dem Können und den Erfahrungen seiner Mitarbeitenden auf, Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie und macht dieses Wissen, dieses Können und diese Erfahrungen in der täglichen Arbeit nutzbar. Die Mitarbeitenden sind in der Lage effizient zusammenzuarbeiten - auch ohne zusammen zu sein, Informationen rasch und gezielt zu suchen und zu teilen, ein Netzwerk mit Kollegen und Experten zu pflegen - intern und extern, wichtige Geschäftsentscheide schnell und kundenorientiert zu fällen, Prozesse zu steuern und zu optimieren, ihre persönliche Arbeitstechnik optimal auf die Erfordernisse vielfältiger Aufgaben und Herausforderungen abzustimmen.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 12 Labors Was? Umgang mit neuer Technologie kennenlernen Ideen für Business-Nutzen erkunden Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Implementierungsaufwand abschätzen (technisch, organisatorisch und kulturell) Wie? Für 2-5 Fragestellungen/Anwendungsgebiete je ein out-of-the-box SharePoint-Template entwerfen und Anwender für den Einsatz gezielt schulen und coachen Evaluation der Labors nach ca. 3-4 Monaten Ergebnis Praxisorientiertes Wissen und Erfahrung sind aufgebaut Strategieerarbeitung ist anwendungsorientiert unterlegt Quick Wins sind realisiert
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Beispiel eCollaboration – Skizze einer integrierten Arbeitsumgebung Kontext: Die Anwender arbeiten mit Office und sie nutzen Outlook für ihre persönliche Arbeitstechnik. Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie  Outlook is my place! Es gibt nur ein aktuelles Dokument an dem alle Beteiligten arbeiten und das für alle Berechtigten zugänglich ist. Es besteht Transparenz darüber, wer wann welche Änderung gemacht hat und wer wann für Rückfragen erreichbar ist. Der SharePoint-Workspace ermöglicht eCollaboration und unterstützt die Teamarbeitstechnik.  SharePoint workspace is our team place! Die Anwender haben jederzeit Zugriff auf die Daten, die sie für Ihre Arbeit brauchen und sie verschwenden keine Zeit für das Finden von Informationen. Das Portal erweitert die eCollaboration-Funktionalitäten von SharePoint um eine zielgruppen- und kontextspezifische Informationsbereitstellung.  Portal is our company place!
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Beispiel eCollaboration – Schlüsselkompetenzen Funktionalitäten kennen und bedienen können die richtige Wahl treffen: welches Tool für Verständigungsorientierte Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie welche Aufgabe Kommunikation und Konfliktbearbeitung die optimale Integration: das Tool- Soziale Rollen und Regeln der Zusammenspiel der Kompetenz Kompetenz (virtuellen) Zusammenarbeit Tools beherrschen Führen im Team/Netzwerk Netiquette Methoden- Kompetenz Zeitmanagement und Arbeitstechnik Sitzungsmanagement Moderationstechnik und Prozessbegleitung
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Beispiel eCollaboration – Persönliche und Teamarbeitstechnik (1/2) Treiber der Produktivität Unterstützung durch Outlook/SharePoint Aufgabenplanung Den Überblick halten in Outlook Ziele klären Kategorien und Nachverfolgung Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Zusammenhänge aufdecken Filter und Ansichten Aufgaben priorisieren und delegieren In Outlook mit Aufgaben arbeiten Zeitmanagement Aufgaben vs. Termine Zeitfallen Auf SharePoint mit Dateien arbeiten Selbstmanagement Metadaten Sitzungstechnik Versionsverwaltung Vor- und Nachbereitung Besprechungsbereich auf SharePoint Regeln, Rollen, Arbeitsweisen Agenda und Protokolle (Zusammen-)Arbeiten zwischen den Sitzungen Link auf Dateien und Informationen in Listen Kommunikation und Konfliktmanagement Project Log auf SharePoint verständnisorientiert kommunizieren Transparenz über den Prozess wann welche Kommunikationsform? E-Mail-Management Umgang mit Konflikten Regelassistent Ordnerstruktur und Suchordner Mails in Aufgaben und Termine umwandeln
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 16 Beispiel eCollaboration – Persönliche und Teamarbeitstechnik (2/2) Wie könnte die Befähigung ablaufen? Hilfe zur Selbsthilfe Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Es werden nur ausgewählte Funktionen aus Outlook und SharePoint thematisiert WIE arbeitet man mit Outlook und SharePoint (statt: WAS kann Outlook/SharePoint) Diskussionsforum (FAQ) ScreenCasts (kurze “Howe to … videos”) Links auf Microsoft-Ressourcen (z.B. Office Online, eLearning) Kurze, interaktive Input-Module (Wissen) wechseln sich ab mit der Erprobung und Umsetzung im Arbeitsalltag (Können) Fragen werden geklärt und Erfahrungen werden ausgetauscht Die Umsetzung wird mit einem online-Coaching (z.B. via Live Meeting) unterstützt Die Lerngemeinschaft bleibt während einer gewissen Zeit möglichst in der gleichen Zusammensetzung bestehen
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Strategie und Umsetzungskonzept Was? eCollaboration Strategie ausarbeiten Zweck, Umfang, Grundprinzipien, Anwendungsgebiete und Rahmenbedingungen Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Design und Navigation, Informationsarchitektur, Systemarchitektur, Berechtigungs- und Sicherheitskonzept, Einbettung in Intranet und ERP Befähigungs- und Organisationsentwicklungs-Konzept Konzept zur Umsetzung der eCollaboration Strategie skizzieren technisch, organisatorisch, kulturell Projektvorschlag mit Arbeitspaketen, Meilensteinen, Zeitplan, Budget und Ressourcen Wie? Zusammenarbeit in interdisziplinärem Team (Business, IT, PE/OE) Einarbeitung der Erkenntnisse aus der Evaluation der Labors Ergebnis Strategiedokument und Projektvorschlag für die Umsetzung sind entscheidungsbereit
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 18 Pilot und Rollout Was? Umsetzung der eCollaboration Strategie technisch, organisatorisch und kulturell Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Migration der Labors Wie? gemäss zu definierender Projektplanung (vgl. Modul „Strategie und Umsetzungskonzept“) Evaluation nach Abschluss der Umsetzung, um Optimierungspotenziale zeitnah zu identifizieren und zu realisieren Ergebnis Nutzeninkasso schnellere Prozesse transparentere Entscheidungen bessere Zielerreichung vernetztes Fachwissen
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Vorgehensplan Phase 1: Analyse und Vision Zeitbedarf Analyse der Bedürfnisse und erarbeiten der eCollaboration Vision Anwendungsbereiche für Labors identifizieren und entscheiden 2 Monate Collaboration@OSN - Erarbeitung und Umsetzung einer eCollaboration Strategie Labors aufsetzen und in Gang bringen  Meilenstein: eCollaboration Vision ist erarbeitet Phase 2: Befähigung und Strategieerarbeitung Betreuung und Evaluation der Labors eCollaboration Strategie erarbeiten 6 Monate Projektvorschlag erarbeiten  Meilenstein: Umsetzungskonzept ist entschieden Phase 3: Umsetzung und Optimierung eCollaboration Strategie umsetzen gemäss Projektvorschlag 6-12 Monate Umsetzungsevaluation und Optimierungsschlaufe
  • 20Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit