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Changemanagement und die IMPACT-Methode
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Changemanagement und die IMPACT-Methode

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Wie kann das Interesse des Business an der Nutzung von SharePoint geweckt werden? Wie kann die IT das Business dabei unterstützen, die neuen Möglichkeiten auszuschöpfen und die eigenen Strukturen, ...

Wie kann das Interesse des Business an der Nutzung von SharePoint geweckt werden? Wie kann die IT das Business dabei unterstützen, die neuen Möglichkeiten auszuschöpfen und die eigenen Strukturen, Arbeitsweisen und Kommunikationsverhalten im Einklang mit dem technischen Funktionsumfang anzupassen und weiterzuentwickeln? Die IMPACT-Methode unterstützt Sie bei der Gestaltung, Initiierung und Steuerung des organisatorischen Wandels.

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Changemanagement und die IMPACT-Methode Changemanagement und die IMPACT-Methode Presentation Transcript

  • Beyond DeploymentDie IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-ProjektDr. Judith SchützSharePoint Roundtable vom 14. März 2013 in München
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 2 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Agenda Wo stehen wir? Die IMPACT-Methode Change Management nach der IMPACT-Methode SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Und nun? Fragen & Diskussion
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 3 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Wo stehen wir? SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 4 Die Unzufriedenheit • «Wenn ich zurückschaue auf die Ziele und Erwartungen, mit denen wir SharePoint eingeführt haben, dann muss ich sagen, dass die Erwartungen zu hoch gesteckt waren. SharePoint hat nicht den Produktivitätsschub gebracht, den wir uns erhofft haben.» • «Wir haben SharePoint zwar unternehmensweit eingeführt, aber die Nutzung und Akzeptanz ausserhalb der IT-Abteilung ist noch zu gering.» • «Wir haben in unserem Unternehmen erste Erfahrungen mit SharePoint gesammelt und haben eine Reihe von zufriedenen Anwendern in verschiedenen Abteilungen. Aber es ist schwierig, über dieses Anfangsstadium hinaus zu kommen und die unternehmensweite Nutzung von SharePoint zu etablieren.» SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München • «Wir arbeiten schon seit längerem mit SharePoint und SharePoint ist bei uns gut implementiert. Aber wir nutzen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten und eigentlich müsste da aus Business-Sicht viel mehr drin liegen, als wir zurzeit ausschöpfen.»
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 5 Das Paradox IT-Investitionen sind nur das Mittel… • Marktbeobachter wie Forrester oder Gartner notieren seit einigen Jahren wachsende Investitionen im Bereich der ICT. • Studien des Fraunhofer-Instituts stellen fest, dass der IT-Nutzen aus Sicht der Information Worker sich nicht verbessert hat. … und nicht das Ziel! • der direkte Impact von ICT-Investitionen bezogen auf den Produktivitätszuwachs der Information Worker liegt bei 2%. SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München • erst durch die Kombination mit angepassten Arbeitsmethoden steigt der Produktivitätszuwachs der Information Worker auf bis zu 20%.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 7 Interpretation der Ergebnisse einer Reifegrad-Umfrage Die Prozesse sind der Schlüssel! • IT-Tools sind vorhanden und werden unterstützt, aber die verfügbare Auswahl und der Mix könnte besser sein. • Das Interesse ist vorhanden und die Fertigkeiten und Kompetenzen werden gefördert. • Die kulturelle Akzeptanz wird nicht als Problem/Hindernis wahrgenommen. SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Jedoch: • Zweck und Nutzen von Enterprise 2.0 sind häufig unklar. • Die IT-Tools haben (noch?) keinen Einfluss auf die vorhandenen Prozesse.Interpretation der Ergebnisse einer Masterarbeit aus dem Jahr 2011 am Lehrstuhl von Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen).
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 8 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung (1/2) Management Befähigung Commitment Nur Führungskräfte und Mitarbeitende, die sich den neuen Information/ Herausforderungen und Aufgaben gewachsen fühlen, sind Marketing auch bereit und in der Lage dazu, SharePoint zu akzeptieren Konzeption und damit zu arbeiten. Regeln und Vorgaben Projekt- SharePoint ist eine Technologie des 21. Jahrhunderts. Aber Befähigung organisation wir verwenden sie für Organisationen und Prozesse des Arbeits- 20. Jahrhunderts. weisen Wenn wir SharePoint erfolgreich und nutzenbringend SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Regeln/ Vorgaben einsetzen wollen, dann müssen wir die Art und Weise Betriebs- organisation unserer (Zusammen-)Arbeit überdenken und neue Standards erarbeiten, einführen und vorgeben. Knowhow- Aufbau Integration Es geht nicht darum, das Unternehmen über Nacht umzukrempeln, sondern darum, schrittweise die üblichen und tradierten Abläufe kritisch zu hinterfragen und den Vorgehen Basis- neuen Möglichkeiten anzupassen. infrastruktur Ergebnisse einer Fallstudie aus dem Jahr 2008, durchgeführt vom Lehrstuhl Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen), Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 9 Zentrale Stellgrössen für eine erfolgreiche Einführung (2/2) Management Konzeption Commitment Die Einführung darf nicht isoliert betrachtet und angepackt Information/ werden, sondern muss (früher oder später) in übergeordnete Marketing Ziele und Pläne eingebettet werden. Konzeption Es muss eine Strategie geben, die transparent macht, was der Nutzen von SharePoint ist, welche Teams, Aufgaben und Prozesse in welcher Form davon profitieren, was die Projekt- Befähigung technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen organisation sind und welches die begleitenden Supportstrukturen sind. Arbeits- weisen Vorgehen SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Regeln/ Die Einführung bewegt sich an der Schnittstelle zwischen Vorgaben Betriebs- Technik, Prozessen und Unternehmenskultur. organisation Es braucht daher ein Vorgehen, dass alle diese Aspekte Knowhow- Integration berücksichtigt und ausbalanciert. Doch gerade das ist bei Aufbau den üblichen IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum der Fall. Basis- Vorgehen infrastruktur Es fehlt ein Leitfaden, der den Projektmanager bei der Einführung von SharePoint wirksam unterstützt. Ergebnisse einer Fallstudie aus dem Jahr 2008, durchgeführt vom Lehrstuhl Prof. Dr. Back (Universität St. Gallen), Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 10 Erkenntnisse aus der Praxis SharePoint ist nicht das Ziel, sondern nur ein Mittel zum Zweck. In einem SharePoint-Projekt geht es immer auch darum, schrittweise die tradierten Arbeitsweisen und Abläufe zu hinterfragen und den neuen technischen Möglichkeiten anzupassen. In einem SharePoint-Projekt treffen zwei Welten aufeinander – die Welt der Technologie und die Welt der Organisationsentwicklung. SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Das Projekt-Team muss zwischen diesen Welten vermitteln und die Klammer bilden können. SharePoint-Projekte bedingen ein anderes Selbstverständnis und eine aktivere Rolle der IT-Abteilung in der Welt des Business und der Organisationsentwicklung.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 11 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Die IMPACT-Methode SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München IMPACT steht für Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 12 Die IMPACT-Methode Die IMPACT-Methode ist ein Leitfaden für die Ein Leitfaden … businessorientierte Einführung und nachhaltige Nutzung von SharePoint. Das Vorgehen auf technischer, fachlicher und kultureller … integriert Ebene wird mit einem einzigen, ganzheitlichen Vorgehens- raster integriert und koordiniert. Die Projektverantwortlichen werden konsequent angeleitet, … unterstützend sowohl die «harten» fachlichen Anforderungen zu erfüllen, als auch die «weichen» Faktoren zu berücksichtigen. SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Der gemeinsame Orientierungsrahmen ermöglicht die … kollaborativ Zusammenarbeit von Beteiligten aus unterschiedlichsten Fachrichtungen, Denk- und Erfahrungswelten. Das IMPACT-Vorgehen wird auf die unternehmens- und … situativ projektspezifische Ausgangslage individuell zugeschnitten. Die IMPACT-Methode ist ein gemeinsam entwickeltes Beratungsprodukt von KPMG Deutschland, Microsoft Deutschland und OSN Open System Network AG. © KPMG/Microsoft/OSN.
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 13 Aufbau der IMPACT-Methode (1/3) • Phasen gliedern das Projektvorgehen in einen zeitlichen Ablauf. • Ebenen fassen die Projektaufgaben zu inhaltlichen Aufgabenbereichen zusammen. • Das Projektmanagement verknüpft und verbindet die unterschiedlichen Aufgabenbereiche und stellt eine Gesamt-Dramaturgie sicher. Vision & Vision & Scope Analysis & Concept & Development & Testing & Go-Live & Scope Design Prototyping Deployment Pilot Operating Organisational Skills & Change Management Adoption SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Business Requirements Management Project Management Implementation Application Development Technical Infrastructure Building & Operations
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 14 Aufbau der IMPACT-Methode (2/3) • Jeder Aufgabenbereich besteht aus einzelnen Lieferobjekten. • Diese Lieferobjekte beschreiben die Aufgaben und das Vorgehen im jeweiligen Aufgabenbereich einfach und verständlich • Aus den Lieferobjekten lässt sich der Projektstrukturplan und die Zusammensetzung des Projektteams hinsichtlich den notwendigen Fähigkeiten und Erfahrungen ableiten. Skills & Change  Management     ToDo ToDo ToDo Organisational Adoption SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München  ToDo ToDo ToDo  ToDo ToDo ToDo ToDo Requirements Management Business
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 15 Aufbau der IMPACT-Methode (3/3) Für jedes Lieferobjekt gibt es einen Steckbrief, der Zweck, Umfang und Erarbeitung beschreibt. Der Steckbrief besteht aus folgenden Elementen: • Bezeichnung und Nummer • Vorgehensraster, Phase und Ebene • Vorgänger und Nachfolger • Abhängigkeiten • Zweck des Liefergegenstands SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München • Beschreibung des Liefergegenstands • Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten • Erarbeitungsmethodik • Vorlagen und Hilfsmittel
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 17 Gut zu wissen... Erste und letzte Zukunft Unterschiedliche Kein Ersatz für Phase sind gestalten Zeithorizonte Projekt- entscheidend statt management Bedarfsanalyse 1 2 3 4 Kein Ersatz für Aufwändiger als Projekt ist Nicht in einmal SharePoint ein reines IT- Vorbild und getan SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Know-How Projekt Anschauungs- beispiel 5 6 7 8
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 18 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Change Management nach der IMPACT-Methode SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 19 Definition Change Management Change Management ist die SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Kunst des Bestmöglichen Judith Schütz
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 20 Definition Change Management Change Management ist der kontinuierliche Prozess der kognitiven, emotionalen und sozio- kulturellen Auseinandersetzung mit den Veränderungen: • steuert und beeinflusst das Reden und Denken über die Veränderungen. • erleichtert das Verstehen und Akzeptieren der Veränderungen. • thematisiert die Auswirkungen auf das bestehende soziale Gefüge (Rollen, Beziehungen, Einfluss, Macht). • ermöglicht die Auflösung und Neugestaltung des sozialen Gefüges. SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München • unterstützt die einzelne Person bei der individuellen kognitiven und emotionalen Bewältigung der Veränderungen.
  • Führen von Menschen im Wandel (1/3)Menschen durchlaufen verschiedene kognitive und emotionale Phasen, bis sie sich aufeine Veränderung eingestellt haben: Erneuerung Zufriedenheit Aufbruch, neues Selbstvertrauen mehrende Störungen Experimentierlust wachsender Leidensdruck Erfolgserlebnisse unsanftes Erwachen SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Verwirrung Verleugnen Desorientierung Stressreaktionen (flüchten, Lähmung angreifen, verdrängen) Handlungsunfähigkeit Angst, Resignation, Heimweh Schuldzuweisungen Enttäuschung, Frust, Wut, Trauer Apathie, Ohnmacht, Sinnlosigkeit
  • Führen von Menschen im Wandel (2/3)Was können wir tun, um die kognitive und emotionale Anpassung zu erleichtern? Erneuerung ? Zufriedenheit ? SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München ? Verwirrung ? Verleugnen
  • Führen von Menschen im Wandel (3/3)Mit gezielten, unterstützenden Interventionen können wir den Menschen den Umgang mitUngewissheit und das Durchlaufen der Wandelphasen erleichtern: Erneuerung Zufriedenheit Biete Trainingsmöglichkeiten an! Inszeniere eine Krise! Initiiere einen Prozess der Benutze neue Performance- kontinuierlichen Verbesserung! Massstäbe! Sorge für konstruktive Selbstkritik! Schaffe neue (Kunden-)Kontakte! SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Verwirrung Verleugnen Ermögliche Kommunikation und Würdige die Vergangenheit! spontane Netzwerkbildung! Akzeptiere Frustration! Entwickle neuartige Perspektiven! Zeige Empathie! Feiere auch kleine Erfolgserlebnisse! Ermögliche Abschieds- und Übergangsrituale!
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch Skills & Change Management in der IMPACT-Methode Vision Analysis Concept Development & Deployment Go-Live & & & Testing & Pilot & Scope Design Prototyping Operating Organisational Adoption Skills & Change Management • Zukunftsbilder • on-the-job aufbauen • neue Ziele • mögliche Wege • neue Regeln und unterstützen • Neugierde und vereinbaren aufzeigen Prozesse definieren • neue Routinen Lust wecken • neue Mass- • Massnahmen • befähigen, ermuntern eingewöhnen • Handlungs- stäbe setzen festlegen • neue Erfahrungen • evaluieren, lernen, SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München zwang • Lücken Soll/Ist • Sicherheit ermöglichen verbessern, neu transparent aufzeigen vermitteln starten machen • On-the-job • Culture Analysis • Coaching • Organisational • Organisational Coaching • Management & & Support • ICT Vision Development Changes • Community Operations Structure • ICT Strategy Concept • Trainings Building & Sup- Structure • Qualification • Use Case List • Qualification • Guidelines & port Activities • Future Skills Training Concept Manuals • 6 Month Profiles Development Evaluation
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 26 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Und nun? SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 27 1. Schritt: Die eigene Rolle hinterfragen von von IT-Projekt von Analyst von von zu Vollzug zu Funktionen Getriebenen Organisations- zu Account zu zu projekt Strategie Manager Prozessen Treibern SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 28 2. Schritt: Die Stossrichtung festlegen Weiterentwickeln Innovation Organisational Adoption Organisational Adoption • Neue Use Cases definieren • ICT-Strategie erarbeiten und entscheiden neue • Abläufe und Arbeitsweisen anpassen • Strategische Use Cases identifizieren • Daten und Prozesse integrieren • Sponsoren gewinnen Technical Implementation Technical Implementation • Development- und Deploymentprozesse • Aufbau SharePoint Competence Center überprüfen und verbessern • Professionalisierung der SharePoint-Plattform Anwendungen • Physische und logische Architektur und der SharePoint-Services überprüfen und verbessern Verankern Verbreiten SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München Organisational Adoption Organisational Adoption • Support und Coaching der Anwender • Neue Sponsoren gewinnen on-the-job • Zukünftige Anwender motivieren, befähigen • Community aufbauen und pflegen und unterstützen Technical Implementation Technical Implementation bestehende • SharePoint-Services standardisieren und • Informationsarchitektur überprüfen und automatisieren ergänzen • Governance überprüfen und ergänzen • Performance überwachen und optimieren • Beratungskompetenz der IT stärken • Supportstrukturen verbessern bestehende Anwender neue
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 29 3. Schritt: Den richtigen Projekt-Setup sicherstellen Use Gover- Sponsor Team Support los! Case nance Sponsor aus gemeinsam Projektverant- gemischtes externe Unter- dem Business konkreten Use wortung Projektteam stützung klären: suchen Case klären: zusammen- • IMPACT-Methode SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München beschreiben stellen: • Leitung • SharePoint • Business • Steuerung • IT • Changemanagement • Quality • HR • Projektmanagement Review • Rolle BR?
  • O p e n S y s t e m network © OSN Open System Network AG, CH 9000 St.Gallen, www.osn.ch 30 Beyond Deployment Die IMPACT-Methode: Vom IT-Projekt zum Change-Projekt Fragen & Diskussion SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München
  • 31Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Ihre Ansprechpartnerin für die IMPACT-Methode SharePoint Roundtable - 14.03.2013 - München