Manual para redactar un carta en 7 minutos
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Un pdf con los pasos

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Manual para redactar un carta en 7 minutos Manual para redactar un carta en 7 minutos Document Transcript

  • Manual Para Redactar un carta en 7 minutos IntroducciónLos tiempos han cambiando y siguen cambiando a una velocidadcada día más rápida. La era industrial está dando paso a la era dela información en la que la comunicación se realiza de formainstantánea y en la que el trato cordial va dejando a atrás losantiguos formalismos y protocolos que se venían usando.Es posible que si tu no sabes como dirigirse a una persona, queformalismos usar o como introducirte, la persona que reciba lacarta tampoco lo sepa y desconozca si lo haces o nocorrectamente. Ya no existe una educación al respecto ni en loscolegios ni en las universidades y las escuelas de secretariadoprácticamente han desaparecido. Hoy en día prima la velocidad,y dicha velocidad requiere un tipo de carta clara, concisa y breve.Que el lector conozca rápidamente quién es el remitente y elasunto por el que se escribe. ¡Nada más!Paso 1 - Identificación del remitenteToda carta requiere los datos identificativos de quien la manda yde quién la recibe.El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo darrespuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamentequién es usted. Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea,indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando unapequeña columna.
  • Nombre de nuestra empresa (Si se requiere)Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa)Información de contacto, como puede ser la dirección postal o elcorreo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos serequiere indicar información complementaria como el númerode cliente o el número de socio en caso de que existieravinculación.Por ejemplo: Manuel Pérez Gómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452
  • Paso 2 - Tiempo y lugarEl destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber elDONDE y el CUANDO.Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugardesde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. Lacolocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda. Manuel Pérez Gómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452En Colombia, a 13 de Febrero de 2009
  • Paso 3 - Identificación del destinatarioEn otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda,indicaremos la información del destinatario de la carta. En estecaso evitaremos escribir los datos de contacto porque sesuponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de laempresa (si fuese el caso), seguido del nombre del destinatario(si se conoce), y el cargo que desempeña o departamento al quepertenece. Muchas veces se desconoce quien es la personaencargada y la carta lleva como destinatario un departamento.Por ejemplo: Manuel Pérez Gómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452En Madrid, a 13 de Febrero de 2009BANCO SOCIALA la atención del Sr. Miguel GarcíaDepartamento de RR.HH.
  • Paso 4 - El párrafo del asuntoConocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponerel QUE y si se requiere el COMO.Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarsepor mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse porlas ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable essiempre ir directamente al grano. Que en la primera frase seconozca el asunto de la carta. Manuel Pérez Gómez C/ las oficinas 23 2ºD 01234 Madrid (91) 452 3452En Madrid, a 13 de Febrero de 2009BANCO SOCIALA la atención del Sr. Miguel GarcíaDepartamento de RR.HH.Me dirijo a usted para recomendarle....Le escribo esta carta para recordarle que....
  • El motivo de mi carta es el de.....Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscandopersonal....Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando eltrato de "usted", sin caer en excesivos formalismos como"excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente"... etc.El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correctoes que imagine que está usted llamando por teléfono a esapersona y que le salta el contestador automático. Debe ser claro,conciso y breve.Paso 5 – DespedidaPara finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:Un saludo.Manuel Pérez(Firma)En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE, QUE,y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con sutrabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida cortay cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestronombre y primer apellido, no hace falta poner el segundoapellido ni tampoco nuestro cargo, todo eso es informaciónrepetida que en caso de ser necesaria, el destinatario sabrábuscarla en el primer párrafo.
  • COMO REDACTAR UNA CARTANo es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con unestilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan acomprender bien. En este documento vamos a intentar enseñarlas claves generales para la correcta redacción de cartascomerciales, y las diferentes partes que debemos indicar paraconseguir al final una buena comunicación: En esencia, paraconseguir una respuesta que sea satisfactoria.Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecenproblemas de comunicación, y solucionarlos es muy importante.La empresa necesita relacionase con el mundo exterior para noperder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer losproductos que fabrican a los mercados.Muchas veces, una empresa se extraña, y no entiende porquedespués de realizar grandes esfuerzos en mantener informados asus clientes sobre aquellos asuntos de interés para ellos, nologran que éstos se den cuenta o no logran obtener unarespuesta satisfactoria.
  • pautas correctas para todo tipo de redacción:Debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modoque nos facilite la redacción:  Una Introducción  El objetivo: Que capte nuestra atención  El contenido: La información por la que nos ponemos en contacto, adaptada al grupo específico.  El desenlace: Resto de información secundaria.  Una despedida cordial: adaptada también al tipo de personas dirigida. Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir documentos comerciales útiles, que lograran captar el interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.- Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan elefecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y laimagen de rechazo se crea de forma irreversible.- Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un excesode comas hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga lainformación y se logra un efecto de pesadez en su lectura,debemos por tanto usar los signos de puntuación en su justamedida.- La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos alredactar nuestros documentos. Los programas tipo Word noshacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagencorporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todoslos textos.
  • - Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y lahace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y launiformidad de los escritos. Se recomienda la justificación delmargen derecho para no crear una imagen de desorden.- Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.- Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacaraquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caeren excesivas frases que recargan el contenido.- Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo cortoinvita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo.Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnosen los objetivos por los cuales redactamos el documento, demanera que el cliente preste atención a nuestro objetivo.- Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base dedatos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuantomejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar laredacción.- Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestrabase de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear unaestrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.
  • Es también importante destacarnos del resto de nuestroscompetidores mediante nuestro toque personal, algúncomentario gracioso o que destaque que nos haga especiales,aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Algunafrase o eslogan como "SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LOTENEMOS"...Por último, conviene clasificar nuestros documentos ymantenerlos ordenados y realizar de forma periódica losestudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra losmejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestroserrores.