Etec   ai -31- banco de dados
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  • 1. Silvana Lopes Profª de Informática – ETEC São Paulo Banco de dados Access 2007
  • 2. O que é um Banco de dados Um banco de dados é uma ferramenta para coletar e organizar informações. Os bancos de dados podem armazenar informações sobre pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra coisa. Um banco de dados pode conter mais de uma tabela.
  • 3. Partes do Access As partes do Access são: Tabelas; Formulários; Relatórios; Consultas; Macros; Módulos.
  • 4. Primeira tela
  • 5. Modelos de banco de dados Um modelo é um banco de dados pronto para uso que contém todas as tabelas, consultas, formulários e relatórios necessários para executar uma tarefa específica. Alguns modelos contêm registros de amostra, que ajudam a demonstrar sua utilidade.
  • 6. Criando modelos Crie primeiro a estrutura da nova tabela. Em seguida, alterne para o modo Folha de Dados para inserir dados ou insira dados usando algum outro método, como colar ou importar. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela. .Para cada campo na tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dado na lista Tipo de Dados. OBSERVAÇÃO: Caso não veja as colunas Nome do Campo e Tipo de Dados, talvez você esteja no modo Folha de dados em vez do modo Design. Para alternar para o modo Design, clique com o botão direito do mouse na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em Modo Design . O Access solicita um nome para a nova tabela e alterna para o modo Design.
  • 7. Para iniciar um Banco de Dados em Branco basta clicar na opção Banco de Dados em Branco como mostra a figura abaixo
  • 8. Depois de clicar em Banco de Dados em Branco - do lado direito da mesma janela Digite o nome do Banco de Dados, escolha a pasta onde deseja salvar e clique no botão Criar. Vejamos: Ao clicar em Criar abrirá a tela a seguir:
  • 9. Banco de dados criado
  • 10. Consultas As consultas podem executar várias funções diferentes. Sua função mais comum é recuperar dados específicos das tabelas. Servem como fonte de registros para formulários e relatórios. Certas consultas são “atualizáveis” e você pode editar os dados nas tabelas base por meio da folha de dados da consulta. Lembre-se de que as alterações são feitas nas tabelas e não apenas na folha de dados da consulta.
  • 11. Macros É como uma linguagem de programação simplificada para adicionar funcionalidade ao banco de dados. Contêm ações que executam tarefas, consultas ou fecham o banco de dados. A maioria das operações que você faz manualmente podem ser automatizadas usando macros, então elas podem ser excelentes dispositivos para economizar tempo. Exemplo: VisualG VisualG é um programa que faz programa de computador. Basta apenas digitar comandos para fazer um pequeno programa em preto e branco. Neste programa simples não nenhum tipo de desenho. Veja o código a seguir e a tela:
  • 12. Veja o programa funcionando O usuário digita 500 e tecla Enter. A resposta Será mostrada
  • 13. Criando Macros Iremos criar uma macro para abrir um formulário. Para isto vamos criar um menu. Abra um formulário novo no modo design. 1º - Na guia Criar, no grupo Formulários clique no ícone Design de formulário. 2º - Na guia Design, no grupo Controles, escolha o controle Rótulo como mostra abaixo: Clique e arraste no formulário na parte superior desenhando uma caixa de texto. Digite "Menu Principal". Agora é só formatar mudando a fonte, tamanho e cor.
  • 14. -Escolha agora um controle chamado Botão. 4º - clique sobre ele e desenhe abaixo da caixa de texto. Aparecerá uma janela. Clique em cancelar. Veja:
  • 15. 5º - clique com o botão direito sobre o Botão. Aparecerá uma janela. Escolha - Construir eventos... e depois escolha Construtor de macros e ok.
  • 16. 6º - Escolha qual a ação que a macro irá realizar - no nosso caso escolha: Abrir formulário. 7º - Agora escolha o nome do formulário. Escolha Departamento. 8º - Clique na opção Salvar como na guia Design no grupo Mostrar/Ocultar. 9º - Feche a janela da macro. A macro está pronta. 10º - Dê duplo clique no botão e renomeie para formulário de Departamento. 11º - Faça os mesmos passos para todos os formulários existentes. Ao terminar salve o formulário com o nome de Menu Principal. Veja:
  • 17. Feche o formulário no modo Design e abra no modo de Formulário. Está pronto. É correspondentes só clicar nos botões que abrirá os formulários
  • 18. Módulos Os módulos, como as macros, são objetos que você pode usar para adicionar funcionalidade ao banco de dados. São escritos na linguagem de programação VBA(neste caso, é necessário entender de linguagem de programação VBA para executar os módulos no Access), uma versão de linguagem macro do Microsoft Visual Basic usada para programar aplicativos do Windows e incluída em vários programas da Microsoft.
  • 19. Tabelas O que é uma tabela? Uma tabela contém dados sobre um assunto específico, como funcionários ou produtos. Cada registro em uma tabela contém informações sobre um item, como um funcionário específico. Um registro é composto de campos como nome, endereço e número de telefone. O registro também é normalmente chamado de linha, e o campo, de coluna.. A principal diferença entre armazenar os dados em uma planilha e armazená-los em um banco de dados é a maneira como os dados são organizados.
  • 20. Criando tabelas 1 - Campo ou coluna 2 - Registro ou linha O banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma delas armazenando informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.
  • 21. Adicionando tabelas Você pode adicionar novas tabelas a um banco de dados existente usando os comandos no grupo Tabelas na guia Criar. Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela. O Access cria a tabela e seleciona a primeira célula vazia na coluna Adicionar Novo Campo. OBSERVAÇÃO Caso você não veja uma coluna Adicionar Novo Campo, talvez você esteja no modo Design. Para alternar para o modo Folha de dados, clique duas vezes na tabela no Painel de Navegação. O Access solicita que você salve a nova tabela e depois alterna para o modo Folha de dados.
  • 22. Design de tabelas Clique na guia Criar e depois no ícone Design da Tabela como mostra a figura abaixo:
  • 23. Continuando Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo Campo. O Access exibe o painel Modelos de Campo, que contém uma lista dos tipos de campos mais usados. Se você clicar duas vezes ou arrastar um desses campos para sua Folha de dados, o Access adicionará um campo com esse nome e definirá suas propriedades com valores apropriados para esse tipo de campo. Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo nome. Para mover uma coluna, clique no seu título para selecioná-la e, em seguida, arraste a coluna para o local desejado. Também é possível selecionar várias colunas seguidas e arrastá-las para um novo local todas de uma vez. Para excluir uma coluna, clique com o botão direito do mouse no título da coluna e, em seguida, clique em Excluir Coluna .
  • 24. Tipos de dado no local errado O Access efetua as alterações na tabela sempre que você move o cursor para um novo campo na mesma linha ou quando você move o cursor para outra linha. Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são configurados para aceitar tipos de dados específicos, como texto ou números. Você deve inserir o tipo de dado que aquele campo está configurado para aceitar. Se você não o fizer, o Access exibirá uma mensagem de erro: Idêntico à validação no Excel
  • 25. Tipos de dados Os tipos de dados definidos para cada campo da tabela representam o primeiro nível de controle sobre o que se pode e o que não se pode inserir em um campo. São eles: Texto, memorando, número, data/hora, moeda, autonumeração, sim/não, objeto OLE, hiperlink, anexo e assistente de pesquisa.
  • 26. Folha de dados O menu Folha de dados contêm as janelas para inserir, alterar e excluir os tipos de dados em uma tabela. À direita: é possível verificar a criação de Formulários e Sub-formulários.
  • 27. Tipo Número Formato Descrição Número Geral (Padrão) Exibe o número como ele foi digitado. É possível exibir até 11 dígitos à direita ou à esquerda do indicador decimal. Se o número contiver mais de 11 dígitos, ou se o controle não for grande o suficiente para mostrar todos eles, o Access arredondará o número. Para todos os números grandes ou muito pequenos (mais de 10 dígitos à esquerda ou à direita do separador decimal), o Access utilizará notação científica. Moeda Aplica o símbolo e o formato monetário especificado nas configurações regionais do Windows. Euro Aplica o símbolo de Euro a dados numéricos, caso contrário usa o formato monetário especificado nas configurações regionais do Windows. Fixo Exibe números sem o separador de milhar e com duas casas decimais. Se o valor do campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número. Padrão Exibe números com o separador de milhar e duas casas decimais. Se o valor do campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número para duas casas decimais. Porcentagem Exibe os números como porcentagens com duas casas decimais, seguidos do sinal de porcentagem. Se o valor contiver mais de quatro casas decimais, o Access arredondará o valor. Científico Exibe os números com notação científica (exponencial).
  • 28. Valores permitidos de Números Está disponível apenas para campos texto ou numérico. Para campo texto são permitidos até 255 caracteres (valor padrão=50) enquanto para números o valor padrão será o inteiro longo. Clicando na linha tamanho do campo e a seguir no botão localizado no canto direito, irá surgir uma lista de opções. Para campos numéricos o subtipo escolhido definirá a faixa de valores que poderá ser armazenada, mais detalhes observe o quadro abaixo. Tamanho byte inteiro inteiro longo simples duplo Faixa de Valores Casas decimais inteiro de 0 a 255 nenhuma -32.768 a + 32.768 nenhuma -2.147.483.648 a +2.147.483.647 nenhuma -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 0 - 15 -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 0 - 15
  • 29. Tipo Data/Hora Formato Descrição Exemplo Data Geral (Padrão) Exibe valores de data como número e valores de hora como horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. Para os dois tipos de valores, o Access usa os separadores de data e hora especificados nas configurações regionais do Windows. Se o valor não tiver um componente de hora, o Access exibirá apenas a data. Se o valor não tiver um componente de data, o Access exibirá somente a hora. 29/8/2006 10:10 Data Completa Exibe apenas valores de data como especificado pelo formato Data Completa das Configurações Regionais do Windows. Domingo, 29 de agosto de 2006 Data Normal Exibe a data no formato dd/mmm/aaaa, mas usa o separador de data especificado nas configurações regionais do Windows. 29/ago/06 Data Abreviada Exibe valores de data como especificado pelo formato Data Abreviada das Configurações Regionais do Windows. 29/8/2005 Hora Completa Exibe horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. O Access utiliza o separador especificado na configuração Hora das configurações regionais do Windows. 10:10:42 AM Hora Normal Exibe horas e minutos seguidos por AM ou PM. O Access utiliza o separador especificado na configuração Hora das configurações regionais do Windows. 10:10 AM Hora Abreviada Exibe somente horas e minutos. O Access utiliza o separador especificado na configuração Hora das configurações regionais do Windows. 10:10
  • 30. Tipo Lógico Serve para validar uma entrada em um campo. Os dados digitados quando estiverem fora da regra definida não serão aceitos. Essa regra é constituída por um operador(< = menor), (> = maior) e um valor de comparação. Sem a presença do operador é assumido o "igual" (=). Cadeia de caracteres devem ser colocadas entre aspas. Não é permitido usar outros campos em uma regra de validação. Para testar se os dados existentes estão de acordo com a regra criada, clique com o botão direito do mouse sobre a barra de título da janela no modo estrutura e escolha a opção Testar Regra de Validação. Formato Descrição Sim/Não (Padrão) Exibe 0 como Não e qualquer valor diferente de zero como Sim. Verdadeiro/Falso Exibe 0 como Falso e qualquer valor diferente de zero como Verdadeiro. Ativado/Desativado Exibe 0 como Desativado e qualquer valor diferente de zero como Ativado.
  • 31. Funções no Access Na guia Formatação, no grupo Agrupamentos e Totais, clique em Totais. Clique no tipo de agregado que deseja adicionar ao campo. A tabela a seguir descreve os tipos de funções agregadas no Microsoft Office Access 2007 que podem ser adicionadas a um relatório. Cálculo Descrição Função Soma A soma de todos os número na coluna. Soma() Média O valor médio de todos os números na coluna. Avg() Contar A contagem dos itens na coluna. Contar() Máximo O valor numérico ou alfabético mais alto na coluna. Máx() Mínimo O valor numérico ou alfabético mais baixo na coluna. Mín() Desvio Padrão Uma estimativa do desvio padrão no conjunto de valores na coluna. StDev() Variância Uma estimativa da variância no conjunto de valores na coluna. Var()
  • 32. Tipo de dado na Tabela Ao terminar de digitar os campos, tipo de dados e descrição, temos que definir o formato para esses campos. Propriedades do campo Você pode controlar o tamanho de um campo Texto ao definir sua propriedade Tamanho do Campo. Para campos Número e Moeda, a propriedade Tamanho do Campo vai do intervalo de 0 a 255 caracteres. Os campos Texto e Memorando possuem tamanhos de valor de campo variáveis.
  • 33. Formulários são as interfaces usadas para trabalhar com os dados e contêm botões de comando que executam vários comandos. você também pode adicionar elementos funcionais, como botões de comando, pode programar os botões para determinar quais dados aparecem no formulário, abrir outros formulários ou relatórios. Permitem controlar como outros usuários interagem.
  • 34. Criando formulários Para criar um formulário, basta clicar na guia Criar - e escolher - Formulário O formulário foi criado na tabela aluno
  • 35. Formatando formulários Através da guia Formatar, podemos formatar a fonte, as linhas de grade, os controles e até mesmo usar Autoformatação. Selecione o Titulo ou qualquer outro texto do formulário e mude a fonte, tamanho, estilo (negrito, italico e sublinhado) e o alinhamento. Podemos mudar ainda a cor da fonte, a cor de fundo de um objeto. De duplo clique no título e digite Cadastro de alunos e depois clique na opção centralizar.
  • 36. Criando formulários em branco Na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário em Branco. O Access abre um formulário em branco no modo Layout e exibe o painel Lista de Campos. No painel Lista de Campos, clique no sinal de mais (+) ao lado da tabela ou das tabelas que contêm os campos que você deseja ver no formulário. Para adicionar um campo ao formulário, clique nele duas vezes ou arraste-o para o formulário. OBSERVAÇÃO A ordem das tabelas no painel Lista de Campos pode ser alterada, dependendo de qual parte do formulário estiver selecionada no momento. Se não for possível adicionar um campo ao formulário, tente selecionar uma parte diferente do formulário e, em seguida, tente adicionar o campo novamente.
  • 37. Tipo de formulários A seleção de um campo em uma parte do formulário seleciona o mesmo campo na outra parte do formulário. Você pode adicionar, editar ou excluir dados de qualquer uma das partes (desde que a fonte de registro possa ser atualizada e você não tenha configurado o formulário para impedir essas ações).
  • 38. Controle de formulários Use as ferramentas no grupo Controles na guia Formatação para adicionar um logotipo, título, números de página ou data e hora ao formulário.
  • 39. Continuando Se você desejar adicionar uma variedade mais ampla de controles ao formulário, alterne para o modo Design clicando com o botão direito do mouse no formulário e, em seguida, clicando no Modo Design . Você poderá então usar as ferramentas no grupo Controles na guia Design. Os controles são objetos que exibem dados, realizam ações e permitem que você exiba e trabalhe com informações que aprimorem a interface do usuário, como rótulos e imagens. O controle usado mais freqüentemente é a caixa de texto, mas os outros controles incluem rótulos, caixas de seleção e controles de subformulário/sub-relatório
  • 40. Inserindo dados No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar. Clique ou, de algum outro modo, coloque o foco no primeiro campo que você deseja usar e insira os dados. Para mover para o próximo campo na mesma linha, pressione TAB, use as teclas de direção para direita ou para a esquerda ou clique na célula do próximo campo. Para ir para a próxima célula de uma coluna, use as teclas de direção para cima ou para baixo ou clique na célula desejada.
  • 41. Formato de dados
  • 42. Idêntico à Formatação condicional no Excel Continuando
  • 43. Continuando
  • 44. Formato de Data / Hora • • Selecione ou enfoque o campo Data/Hora. Clique no selecionador de data, localizado à direita ou à esquerda do campo. É exibido um controle de calendário mostrando o mês e dia atuais: Para inserir a data atual, clique em Hoje. -ouSelecione um dia do mês atual. -ouUtilize os botões Avançar ou Voltar para selecionar um outro mês ou dia
  • 45. Padrão de Data / Hora O formato Data Geral utiliza esse formatos: dd/mm/aaaa fora dos EUA e mm/dd/aaaa nos EUA. O formato de Hora Completa utiliza este formato: hh:mm:ss AM/PM. Você pode inserir datas e horas em um campo definido como tipos de dados Texto ou Memorando, mas não pode executar cálculos com os dados resultantes. Por este motivo, essas etapas explicam somente como adicionar o campo Data/Hora em uma tabela.
  • 46. Importando dados No Access, na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando para o tipo de arquivo que você está importando. Caso não veja o tipo de programa desejado, clique em Mais. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para localizar o arquivo de dados fonte, ou digite o caminho completo do arquivo de dados fonte na caixa Nome do arquivo. Se um assistente for iniciado, siga as instruções nas próximas poucas páginas do assistente. Na última página do assistente, clique em Concluir.
  • 47. Observação! Se não conseguir localizar o tipo de formato correto no grupo Importar, talvez seja necessário iniciar o programa no qual os dados foram originalmente criados e, em seguida, usar esse programa para salvar os dados em um formato de arquivo comum antes de poder importar esses dados para o Access.
  • 48. Exportando dados em PDF Para exibir um arquivo PDF, é necessário que você tenha o programa instalado no computador. Um leitor é o Acrobat Reader, disponível no Sistema Adobe. Após salvar um arquivo como PDF, você não poderá usar os programas da Versão do 2007 Office para fazer alterações diretamente no arquivo em PDF. Você deverá fazer as alterações no arquivo original do Versão do 2007 Office • Abra a tabela ou o relatório a ser publicado como PDF. • Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar como e clique em PDF ou XPS. • Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o arquivo. • Na lista Salvar como tipo, clique em PDF. • Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
  • 49. Exportando dados em XLSX • Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar como e clique em Salvar. • Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para a pasta de trabalho. • Na lista Salvar como tipo, clique em Pasta, arquivo do excel ou xlsx. • Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de seleção Abrir arquivo após publicação.
  • 50. Relatórios São usados para resumir e apresentar os dados nas tabelas. Um relatório pode ser executado a qualquer momento e sempre refletirá os dados atuais no banco de dados. De maneira geral, os relatórios são formatados para serem impressos, mas também podem ser exibidos na tela, exportados para outro programa ou enviados como uma mensagem de email.
  • 51. Criação de relatórios Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Formulário. O Assistente de Formulário é iniciado Na janela a seguir, adicione todos os campos da consulta realizada e depois clique em Avançar
  • 52. Clique na opção por departamento. O Access irá mostrar os funcionários separados por departamento, no caso codDep =
  • 53. Que ordem de classificação e resumo informativo você deseja para os registros de detalhes? Iremos classificar pelo numero do funcionário
  • 54. Como você deseja ordenar o seu relatório? Defina o layout e a orientação do papel e clique em Avançar. Escolha o estilo e clique novamente em Avançar. Agora é só colocar o nome do seu relatório e marcar como você deseja a visualização. Clique em Concluir. Veja como ficou o relatório:
  • 55. Silvana Lopes Profª de Informática – ETEC São Paulo Relatório concluído