Your SlideShare is downloading. ×
When Disaster Strikes: How Well Are Colleges Prepared For A ...
When Disaster Strikes: How Well Are Colleges Prepared For A ...
When Disaster Strikes: How Well Are Colleges Prepared For A ...
When Disaster Strikes: How Well Are Colleges Prepared For A ...
Upcoming SlideShare
Loading in...5

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

When Disaster Strikes: How Well Are Colleges Prepared For A ...


Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

No notes for slide


  • 1. When Disaster Strikes:  How Well Are Colleges Prepared For A Crisis?  October 4, 2007  Introduction  Research Method  The Virginia Tech massacre raised questions  SimpsonScarborough worked with the National  nationwide about the safety of college  Association of Presidential Assistants in Higher  campuses. It has also led many to ask how  Education (NAPAHE) to invite their 546  well our colleges and universities are prepared  members to participate in a Web­based survey  for a crisis. How do institutions define a  about crisis planning. NAPAHE members are  "crisis?" What percentages of colleges have a  employed at a wide range of institutions and  written crisis plan? How are those plans tested  are primarily presidential assistants and chiefs  and reviewed? What types of events are  of staff. The sampling frame for the survey was  addressed by the plan? Who is responsible for  NAPAHE members with a valid email address  developing and implementing the crisis plan?  on file. NAPAHE sent two emails encouraging  members to participate in the study, the initial  To answer these questions and establish the  invitation and one reminder. The invitation  first national benchmark for measuring how  included a hyperlink to the survey and was  well our nation’s colleges and universities plan  encoded to allow for removing duplicates and  for and handle a crisis, SimpsonScarborough  ensuring all respondents originated from the  conducted a national study of higher education  NAPAHE sample. The survey was  TM  senior administrators. The purpose of the study  programmed using Inquisite  software and the  was to determine the extent to which crisis  data were collected between July 13, 2007 and  plans even exist and explore a variety of issues  September 7, 2007. The response rate for the  that will shed light on college and university  survey was 17%, or 93 complete responses.  preparedness for a wide range of critical  Figures 1 and 2, on the following page, show  events which can affect the safety of students  the distribution of respondents by the Carnegie  or the long­term image and reputation of the  Classification of their institution and their  institution.  individual area of responsibility. Page 1 
  • 2. The most frequent method for testing plans is a  RESPONDING INSTITUTIONS BY CARNEGIE  “table top” discussion, which involves the  CLASSIFICATION  members of the crisis team reviewing the steps  Baccalaureate/Arts & Sciences  19%  that would be taken through a detailed, step­  Master's/Small  17%  by­step discussion; 43% of institutions whose  Master's/Medium  13%  plans have been tested use this method.  Baccalaureate/Associate's  13%  Another 30% of institutions that have tested  Research University/Very High  8%  their plans did so through a mock drill, which  Research University/High  8%  involves calling the team into action at random  Master's/Large  8%  to address a surprise scenario. Volunteers play  Doctoral  7%  the roles of casualties, the media, and others  Baccalaureate/Diverse  4%  while observers take notes on the  Specialty/Health  3%  Figure 1  effectiveness of the institution’s response.  RESPONDENTS’ CHIEF RESPONSIBILITY  In terms of the frequency of plan testing,  (MULTIPLE RESONSES ALLOWED)  responses varied widely. Among those that  Executive Assistant to the President  54%  have tested their plan, 45% have done so once  Chief of Staff  19%  a year for the last two years. But, fully one­  Other  13%  quarter have tested their plans less than once  Chief Marketing/PR Officer  7%  a year in the last two years. Just 16% of  President  3%  institutions test their plans twice a year.  Chief Community/Gov’t Relations Officer  3%  Provost/Academic Head  1%  Regular meetings of the crisis management  Chief Financial Officer  0%  team are not scheduled at a large percentage  Chief Enrollment Officer  0%  of institutions (46%); they meet only when an  Chief Media Relations Officer  0%  ad­hoc meeting is called or in response to an  Figure 2  actual crisis. Only 22% of teams are actually  Study Findings  scheduled to meet more than once a year.  Ninety­seven percent of the responding  institutions say they have a written crisis plan;  Survey responses show that the person  and 92% of those have a “crisis” or “issues”  responsible for developing and maintaining the  management team in place. But, while the  crisis plan ranges from the facilities director to  majority of institutions have a written crisis  the vice president of student life to the chief IT  plan, there is a wide variation in almost every  officer. When given a list of logical choices for  aspect of these plans, from who is responsible  the responsible party, the most common  for writing and maintaining them, to if or how  response was “other.”  often the plans are tested, to the types of  crises addressed by the plan.  For 10% of institutions, responsibility for  developing the plan lies with the chief financial  officer. For 9%, it is the chief media relations  Most colleges and  officer. And for 7%, it is the chief marketing/PR  universities have a crisis plan  officer. Once the plan has been developed,  15% of respondents say the chief media  and a “crisis” or “issues”  relations officer is responsible for maintaining  management team, but only  it. For 10% of institutions, the president is  responsible. Currently, only 52% of the  43% of them have tested  institutions who have a written crisis plan,  their plan formally. appointed the same person to develop and  manage the plan.  Page 2 
  • 3. PERSON RESPONSIBLE FOR PLAN  prepared/7=very well prepared). The mean  DEVELOPING  MANAGING  preparedness rating for institutions with tested  THE PLAN  THE PLAN  crisis plans is 5.2 while the mean  Other  56%  38%  preparedness rating for institutions without  Chief Financial Officer  10%  10%  tested crisis plans is 4.4. (These differences  Chief Media Relations  Officer  9%  15%  are significant at the 95% confidence level.)  Chief Marketing/PR  Only 8% of respondents say that their  7%  2%  institution is “very well prepared;” a “7” on the  Officer  Provost/Academic Head  6%  3%  7­point scale.  President  5%  10%  Executive Assistant to  When asked about their institution’s ability to  5%  5%  the President  handle a campus crisis like the Virginia Tech  Chief of Staff  1%  0%  shootings, only 7% of respondents say their  Chief Community or Gov't  Relations Officer  1%  3%  institution is “unable to handle such a crisis”  Figure 3  but only 10% say they are “very well prepared.”  When asked who the president is most likely to  request advice from if a campus crisis occurs,  Ability to Handle Crisis Like VT or Duke  only one­quarter of respondents say the head  of the crisis team. Just as many respondents  50%  46%  43%  feel the president would be most likely to  40%  40%  request advice from the chief of police.  33%  30%  Two­thirds of the respondents were able to  18%  provide a definition for the term “institutional  20%  crisis.” The three most frequently mentioned  10%  10%  7%  concepts are:  3%  0%  §  A threat to person or property (39%)  Va Tech  Duke  §  An event that affects daily  Very w ell prepared  Well prepared  operations/campus activities (38%)  Somew hat prepared  Unable to manage such a crisis §  Something that impacts/has potential to  Figure 4  impact the institution’s image (17%)  When asked about the ability to handle an  Eighty­one percent of plans cover a weather  athletic/image crisis like the Duke lacrosse  emergency, 78% cover fire, 77% cover a bomb  scandal, only 3% of respondents say their  threat, 68% cover a campus shooting, 66%  institution is “unable to handle such a crisis,”  cover terrorism and 54% cover a campus riot.  but the largest percentage (48%) say their  Less than half of crisis plans cover a  institution is just “somewhat prepared.”  student/faculty/staff death, suicide, sexual  assault, image problems or a strike/walk­out.  When asked to identify their greatest fear  Less than 25% of plans cover drug/alcohol  should a crisis occur, 25% of respondents say  problems, student/faculty/staff arrest, computer  they fear their crisis plan would not be  hacking, administrative scandal, vandalism,  executed properly, that people would be  drug bust, racial discrimination, theft or hazing.  unaware of the plan, and that the plan has not  been properly tested. Another 23% say their  The majority of respondents rate their  biggest fear is loss of life.  While yet another  institution’s preparedness to handle a public  20% say they fear the institution will be unable  crisis a “5” on a seven point scale (1=not at all  to communicate effectively during the crisis.  Page 3 
  • 4. Recommendations  institutional leaders (chief communicator, chief  At SimpsonScarborough, we define a “crisis”  of staff, head of student affairs, police chief,  as any event that can jeopardize an  chief counsel, member of the provost’s office or  institution’s image, reputation or financial  chief academic officer, head of admissions,  stability. Any situation that doesn’t reach this  head of alumni, PR/media team and  threshold is not a crisis.  webmaster, among others deemed appropriate  for the institution). The Issues Management  While absolutely critical, crisis planning, testing  Team should write the crisis plan and test it  and implementation are a relatively simple  semi­annually, once in a mock drill and once in  process. Crisis planning should begin by  table top discussions, ideally in August and  segmenting audiences. In times of crisis, the  January.  institution will need to know which audiences  (faculty, staff, students, parents, prospective  Thereafter, the Issues Management team  students, alumni, donors, business leaders,  should meet briefly each month to address two  etc.) are most important. Too often, our  agenda items: First, what is good news on the  institutions become media­centric. Good crisis  horizon that the institution can tout to  planning is focused on audiences, not the  strengthen its image and reputation? And,  media.  second, what are the problems and storm  clouds on the horizon the team must address  An institution’s “Issues  before they rise to a crisis level?  Management Team” should  The institution should provide extensive,  meet briefly once a month to  regular media training for all institutional  leaders likely to talk to reporters in time of  discuss 1) good news on the  crisis. And, the Issues Management Team  horizon that the institution  should observe other crises in higher  education, studying and analyzing them to  can tout to strengthen its  determine what the institution can learn from  image and reputation, and 2)  these incidents. This will keep possible  incidents at the forefront of the minds of  problems and storm clouds  institutional leaders and build credibility for the  on the horizon the team must  team’s chair should that person ultimately be  called upon to lead the institution during a  address before they rise to a  crisis.  crisis level. SimpsonScarborough is a marketing,  Institutions need to identify one “issues  branding, research, media, and crisis  management” leader; the person most  management firm which exclusively serves  appropriate to lead the effort is the chief  colleges and universities. For more  information about this study, contact:  communicator, not the president, CFO or chief  academic officer. In times of crisis, the  Christopher Simpson  president should focus on effectively  CEO and Partner  communicating with the institution’s key  audiences and the greater policy implications,  757­345­3940 (Virginia Office)  757­784­8577 (Mobile Phone)  not planning for the minutia of the situation.  202­349­4018 (DC Headquarters)  The issues management leader should lead an  “Issues Management Team,” that includes key  Page 4