1. MANUAL DE MICROSOFT EXCEL – HOJA DE CÁLCULO
Elaborado por: EDISON MORALES LIZARAZO
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MICROSOFT EXCEL
Microsoft Excel es un programa para realizar cálculos de tipo matemático,
estadístico, financiero, lógico, etc. Este programa pertenece a la Suite Ofimática de
Microsoft Office. Está clasificado como una Hoja de Cálculo en donde se pueden
elaborar documentos tales como:
Facturas de Venta
Cotizaciones
Nómina de Empleados
Tablas Financieras
Cuadros Estadísticos
Listados Ordenados Alfabéticamente
Formatos para Documentos de la Empresa
Gráficos estadísticos basados en los datos
Y muchas cosas más…
Este programa le permitirá realizar cálculos en forma automatizada por medio de
Fórmulas y Funciones predeterminadas lo cual le ayudará a agilizar los procesos de
cálculo que requiera de forma fácil y rápida.
La hoja de cálculo se ve como una cuadrícula conformada por filas y columnas en las
cuales podrá colocar información o realizar operaciones de tipo matemático.
TERMINOS COMUNES EN LA HOJA DE CÁLCULO
Libro: Se denomina Libro al conjunto de Hojas de Cálculo. Un libro es un archivo de Excel.
Hoja: Es un arreglo de filas y columnas que tiene el aspecto de una cuadricula o planilla.
Fila: Cada una de las disposiciones horizontales dentro de la Hoja de Cálculo y se identifican
por un número.
Columna: Cada una de las disposiciones verticales dentro de la Hoja de Cálculo y se
identifican por una letra.
Celda: Es la intersección de una columna con una fila. Se identifican mencionando la letra
de la columna y el número de la fila. Por ejemplo: B5.
Rango: Es un conjunto de celdas que se encuentran seleccionadas y agrupadas en forma
rectangular. Se hace referencia a un rango nombrando su celda superior izquierda, seguida
por dos puntos (:) y luego por su celda inferior derecha.
Dato: Es cualquier información no elaborada. Puede ser un texto, un número, una fecha,
etc.
Fórmula: Expresión matemática que involucra referencias de celda y que devuelven un
resultado. Toda fórmula debe empezar con el signo igual (=).
Función: Es una expresión que tiene un nombre seguido de un paréntesis dentro de los
cuales se pueden colocar los argumentos de dicha función. Un argumento puede ser una
serie de datos separados por comas (o punto y coma) o un rango de celdas. Las funciones
también retornan un resultado y deben empezar con el signo igual (=). Por ejemplo:
=SUMA(C7:C20)
Encabezado: Es cada uno de los nombres que aparecen en cada columna donde hayan
datos.
Etiqueta: Es una serie de nombres o valores que hacen parte de la primera columna de una
hoja de cálculo.
Tabla: Es el conjunto de columnas y filas que contienen una información relacionada.
Cursor o Puntero: Es un señalizador dentro de la hoja de cálculo y tiene la forma de una
cruz.

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OPERACIONES CON ARCHIVOS
CREAR UN LIBRO NUEVO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Clic en la opción Nuevo
3. En el panel de tareas haga clic en Libro en blanco
Otra forma…
Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
ABRIR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Abrir…
3. En la Lista “Buscar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde se encuentra el archivo
5. Seleccione el archivo que desea abrir
6. Haga clic en el botón abrir
Otra forma…
Oprima el botón abrir de las barras de herramientas y repita los pasos 3 en adelante.
GUARDAR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Guardar como…
3. En la Lista “Guardar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde desea guardar el archivo
5. Escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto “Nombre”
6. Haga clic en el botón Guardar
Otra forma…
Oprima el botón guardar de las barras de herramientas y repita los pasos 3 en
adelante.
Nota: Cuando desee grabar nuevamente solo tiene que oprimir el botón Guardar de
las barras de herramientas.
IMPRIMIR UN ARCHIVO
1. Asegúrese de tener la impresora conectada y prendida.
2. Haga clic en el menú Archivo
3. Clic en la opción Imprimir
4. Defina la impresora, páginas a imprimir y cantidad de copias si es necesario
5. Clic en el botón Imprimir
VISTA PRELIMINAR
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Vista preliminar
3. Observe la hoja y ajuste el Zoom
4. Clic en el botón Cerrar para volver al documento
CONFIGURAR HOJA DE CÁLCULO
INSERTAR COLUMNAS
1. Clic en la celda donde desea insertar a su izquierda la nueva columna
2. Clic en Insertar
3. Clic en Columnas

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INSERTAR FILAS
1. Clic en la celda donde desea insertar encima la nueva fila
2. Clic en Insertar
3. Clic en Filas
CAMBIAR ANCHO DE COLUMNA
1. Clic en Formato
2. Clic en Columna
3. Clic en Ancho
4. Defina el ancho de columna
5. Clic en Aceptar
6. También puede cambiar el ancho de columna haciendo clic entre la división de
columnas y arrastrando hacia la izquierda o derecha para ampliar o reducir el
ancho de columna
CAMBIAR ALTO DE FILA
1. Clic en Formato
2. Clic en Fila
3. Clic en Altura
4. Definir altura de fila
5. Clic en Aceptar
6. También puede cambiar la altura de fila haciendo clic entre la división de filas y
arrastrando hacia abajo o hacia arriba para ampliar o reducir la altura de la fila.
OPERACIONES EN LA CELDAS
INSERTAR DATOS EN CELDAS
1. Clic en la celda que recibirá el dato
2. Escriba el dato (números, caracteres, etc.) y presione <Enter>
INSERTAR FÓRMULA O FUNCIÓN EN UNA CELDA
1. Clic en la celda que recibirá la fórmula o función
2. Escriba el signo igual (=) antes de la fórmula o función
3. Escriba la fórmula o función. (Ej. =C5+D7 ó =SUMA(A1:A3) )
4. Presione <Enter>
BORRAR DATOS, FÓRMULAS O FUNCIONES EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione la tecla Supr (suprimir)
3. Clic en Aceptar
SELECCIONAR VARIAS CELDAS (RANGOS)
1. Clic en la celda inicial
2. Presione las teclas SHIFT + FLECHAS y señale las celdas que conforman el
rango
3. También puede seleccionar rangos de celdas arrastrando con el mouse sobre el
rango deseado
COPIAR FORMULAS O FUNCIONES
1. Clic en la celda que contiene la fórmula o función
2. Clic en Copiar (Ctrl + C)
3. Seleccione el rango donde desea dejar la copia de la fórmula o función

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Elaborado por: EDISON MORALES LIZARAZO
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4. Clic en Pegar (Ctrl + V) o presione ENTER.
MOVER FORMULAS O FUNCIONES
1. Clic en la celda que contiene la fórmula o función
2. Clic en Cortar (Ctrl + X)
3. Clic donde desea trasladar la fórmula o función
4. Clic en Pegar (Ctrl + V) o presione ENTER.
FORMATO A HOJAS DE CÁLCULO
COLOCAR Ó QUITAR NEGRILLA/CURSIVA/SUBRAYADO
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el botón [N] / [K] / [S] de la barra de herramientas respectivamente.
3. Clic fuera de la selección o mover las flechas
4. N = Negrita; K = Cursiva; S = Subrayado
CAMBIAR FUENTE (TIPO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Nombre de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir fuente deseada (p. ej. Arial)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
CAMBIAR TAMAÑO (TAMAÑO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Tamaño de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir el tamaño deseado (p. ej. 14)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
ALINEAR DATOS EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione los botones de alineación Izquierda, Centrado, Derecha o Justificado
de la barra de herramientas
APLICAR FORMATO A NÚMEROS
1. Clic en la celda o seleccione el rango de celdas
2. Clic en los botones de Formato numérico de la barra de herramientas (Moneda,
Porcentual, Millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales).
3. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
APLICAR BORDES A TABLAS DE DATOS
1. Seleccione el rango de celdas respectivo
2. Clic en el botón Bordes de la barra de herramientas
3. Elija el estilo de borde deseado
4. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
CENTRAR UN TÍTULO EN VARIAS CELDAS
1. Seleccionar el rango de celdas
2. Clic en el botón “Combinar y centrar” de la barra de herramientas
3. Nota: Se debe centrar fila por fila cuando se trate de varias filas.
OPERACIONES CON TABLAS DE DATOS

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ORDENAR UN RANGO DE DATOS
1. Seleccionar el rango de celdas que contienen los datos incluyendo los
encabezados
2. Clic en Datos
3. Clic en Ordenar
4. Elegir la columna por la que se desea ordenar en la lista desplegable
5. Elegir el tipo de ordenamiento (Ascendente o Descendente)
6. Clic en Aceptar
FILTRAR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO
1. Seleccione el rango de datos que desea filtrar
2. Clic en Datos
3. Clic en Filtro
4. Clic en Filtro Autofiltro
5. Clic en la Flecha de Filtro que aparece en la columna que desea filtrar
6. Escoja alguna opción de la lista
ELIMINAR FILTRO AUTOMÁTICO
1. Clic en Datos
2. Clic en Filtro
3. Clic en AutoFiltro (nuevamente)
CALCULAR SUBTOTALES
1. Seleccione el rango correspondiente (Incluido encabezados)
2. Clic en Datos
3. Clic en Subtotales
4. Elija la columna por la que desea agrupar en “Para cambio en”
5. Elija la Función que desea utilizar para calcular subtotales en “Usar Función” (p.
ej. Suma, Promedio)
6. Elija la columna en donde desea calcular los subtotales en “Agregar subtotal a”
7. Clic en Aceptar
ELIMINAR SUBTOTALES
1. Clic en Datos
2. Clic en Subtotales
3. Clic en el botón “Quitar Todos”
INSERTAR GRAFICOS
GENERAR UN GRÁFICO CON BASE EN LOS DATOS
1. Seleccionar toda la tabla de datos excepto las filas y/o columnas que sean el
resultado de cálculos acumulados. (No incluya las filas o columnas que sean el
resumen de las anteriores, p. ej. Suma, Promedio, etc.)
2. Clic en Insertar
3. Clic en Gráfico
4. Siga los pasos del asistente para gráficos:
5. Paso 1: Elegir tipo y subtipo de gráfico
6. Paso 2: Confirme el rango y serie de datos
7. Paso 3: Defina otras opciones del gráfico (Titulo, líneas de división, rótulos,
etc.)
8. Paso 4: Defina la ubicación del gráfico (p. ej. En una hoja nueva)
9. Finalizar

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INSERTAR UNA IMAGEN EN EL DOCUMENTO
IMÁGENES PREDISEÑADAS
1. Clic en menú Insertar
2. Clic en opción Imagen
3. Clic en opción Imágenes Prediseñadas
4. En el panel de tareas escriba la palabra de la imagen y oprima Buscar
5. Seleccione una imagen de la lista que aparece debajo
IMÁGENES DESDE ARCHIVOS (MIS IMÁGENES)
1. Clic en menú Insertar
2. Clic en opción Imagen
3. Clic en opción Desde archivo
4. Seleccione la imagen deseada
5. Clic en el botón Abrir
AJUSTAR LA IMAGEN EN EL DOCUMENTO
1. Clic derecho sobre la imagen
2. Clic en Formato de Imagen
3. Clic en la ficha Diseño
4. Clic en la opción Cuadrado
5. Clic en Aceptar
6. Ahora mueva la imagen donde lo desee
7. Cambie el tamaño si es necesario arrastrando desde los puntos blancos de la
imagen
8. Puede rotar la imagen si arrastra en el punto verde.