Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

1,080 views
812 views

Published on

Met meer dan 2.500 medewerkers en vestigingen in Nederland, België, Tsjechië, Suriname en Turkije legt, onderhoudt, managet en verbetert Xerox het klantcontact met de eindgebruikers van haar opdrachtgevers.

In 2010 heeft voormalig Unamic/HCN, Perman Personeelsinformatie system vervangen door Exact Synergy. Gelijktijdig is Exact Globe geïmplementeerd. Vanuit een tijdelijk projectteam en beheer door key-users, is een professionele beheersorganisatie neergezet die samen met business partner Nobel het gebruik en functie van Exact Synergy, Globe, ScanSys en Qlikview ontwerpt, ontwikkelt en bouwt. Xerox Services CBPO gebruikt Exact Synergy als basis ERP systeem voor al haar landen binnen de groep Northern Europe.

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,080
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
345
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Exact Synergy wereldwijd als basis ERP | Synergy Xperience '13

  1. 1. Exact Synergy wereldwijd als basis ERP systeem www.synergyxperience.nl
  2. 2. Ontmoet René Nijman MBA Workforce Management Director CBPO Europe www.synergyxperience.nl
  3. 3. Vandaag Xerox Introductie Situatie Schets ‘Before’ Hoe wordt Synergy gebruikt Implementatie tips www.synergyxperience.nl
  4. 4. Toelichting van de klantorganisatie: introductie en kader XEROX www.synergyxperience.nl
  5. 5. Xerox introductie the Customer Experience Company The World’s Largest Provider of BPO and Document Management Services $23 billion in revenue $1.3 billion from contact centers Employees In Fortune’s ranking of the World’s Most Admired Companies, Xerox is ranked No. 1 in the computer industry 160,000 worldwide Operations over 160 countries Financial stability $1 billion focused on growing contact center business Technology innovation + $1billion annual R&D investments Proven operational structure drives higher CSAT and brand loyalty You’ll find us everywhere business gets done Ursula M. Burns, Chairman & CEO, Xerox Corporation www.synergyxperience.nl
  6. 6. Xerox Services More then 55% of world sales is services 160.000 FTE 23 bln USD Xerox Corporation Xerox Services Global ITO HRS 65.000 FTE 12 bln USD Xerox Services Europe Xerox Technology Global 95.000 FTE 11 bln USD 11.000 FTE FSS Southern Europe XL World CBPO 5.000 FTE Northern Europe Unamic/HCN Group 3.000 FTE www.synergyxperience.nl
  7. 7. CBPO Services Portfolio Knowledge and experience of the whole customer life-cycle Customer Acquisition Customer On-boarding • Consultancy and Analytics • Order Management • Technical Support Services • Digital Creative Services • Onboarding Services • Campaign Management Services • Customer Application Processing • Outbound and Inbound Call Center Service • Data Management Services • Translation and Localization • Master Vendor Services • Communications Engineering • Telesales/Telemarketing Customer Care Customer Retention & Loyalty • CRM and Predictive Analytics • Customer Data Integration • Customer Service and Sales Support • Response Management Services • Relationship management • Retention and Loyalty Management • Multi-Channel – Multilingual Fulfillment Service Centers • Social Media CRM • Performance Management Drive top-line revenue Increase customer satisfaction Reduce costs Increase market share www.synergyxperience.nl
  8. 8. Our Europe footprint create a pan European presence • • • • • • • 5.000+ customer care agents 30+ sites 1 cloud 1 platform 1 infrastructure 28 major clients telecom, online retail, utilities, travel & leisure as main serving industries SURINAME www.synergyxperience.nl
  9. 9. CBPO Northern Europe Current scope Synergy CBPO Northern Europe CBPO Southern Europe Group Support Italia Accounting France Albania Workforce Management Business Improvement Sales Europe Belgium Romania Finance Netherlands HR Business Support & ICT Turkey Surinam Czech Republic United Kingdom www.synergyxperience.nl
  10. 10. Wat was de situatie voor Synergy? NO INTEGRATED ERP SYSTEM www.synergyxperience.nl
  11. 11. Knelpunten Perman Digitale kaartenbak Alleen personeelsinformatie Geen report tool Home Made Systems Continuïteit risico Informatie versnipperd Geen procesondersteuning www.synergyxperience.nl
  12. 12. Hoe is men tot de keuze gekomen voor Synergy? KEUZE www.synergyxperience.nl
  13. 13. Fusies en Overnames ‘Gedwongen’ keuze door fusie Eén oplossing voor HRM, CRM en Accounting HRM: Kopie van Perman (budget en doorlooptijd) Uitfaseren Perman en Navision Uitfaseren Salesforce Exact voor boekhouding www.synergyxperience.nl
  14. 14. Goals Scalable Solution Flex seating Up- en downscale Integrated Information Management www.synergyxperience.nl
  15. 15. Succes Factoren Integraal informatieplan Vermijd API’s Ontdubbel data elementen Standaardiseer overall Maak kennis uitwisselbaar www.synergyxperience.nl
  16. 16. In hoeverre is de business case gerealiseerd? WAARVOOR XEROX EXACT SYNERGY GEBRUIKT www.synergyxperience.nl
  17. 17. Gebruikers en licenties 4. 164 Synergy users 270 Staf (licentie users) Dagelijks 200 concurrent users Key-users Country Directors HR Accounting Finance www.synergyxperience.nl
  18. 18. Wat doen wij met Exact Synergy (1) Gestructureerde werkstromen • Betrokkenen bij een proces zitten op één lijn, dankzij geïntegreerde werkstromen. • Werkzaamheden worden automatisch gerouteerd naar de volgende persoon binnen het proces. • U ziet duidelijk in welke fase het proces zich bevindt en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap. Wij gebruiken werkstromen onder andere voor HR verzoekstromen zoals instroom en uitstroom van medewerkers, verlof aanvragen en de beoordelingscyclus van medewerkers. www.synergyxperience.nl
  19. 19. Wat doen wij met Exact Synergy (2) Gedeelde documenten • Exact Synergy ondersteunt document intensieve processen in uw hele bedrijfsvoering. • Digitale documenten in Microsoft Word, Excel of andere toepassingen deelt u veilig, ongeacht de werk- of woonplaats van uw medewerkers. • Dit betekent dat u overal die documenten kunt terugvinden op het moment dat u die nodig heeft. Wij gebruiken het delen van documenten voornamelijk voor ons intranet (delen van algemene informatie met alle medewerkers), maar ook voor het personeelsdossier. www.synergyxperience.nl
  20. 20. Wat doen wij met Exact Synergy (3) Inkomende facturen • Organisaties moeten ingekomen facturen controleren, vergelijken en laten fiatteren door budgethouders. Het elektronische register voor inkomende facturen in Synergy maakt dit proces transparant en traceerbaar. • Facturen worden gescand en ter goedkeuring aangeboden aan de bevoegde budgethouder. Deze kan de facturen online bekijken en fiatteren. • Hiermee elimineert u de fysieke papierstroom binnen uw organisatie waardoor u efficiënter kunt werken. Wij gebruiken deze optie ook voor het fiatteren van onze inkomende facturen en controle op bijbehorende PO. www.synergyxperience.nl
  21. 21. Wat doen wij met Exact Synergy (4) Single Point of new employee entry • Op slechts één plaats worden nieuwe medewerkers ingevoerd • Er is slechts één bronsysteem voor personeelsdata • Met het personeelsnummer als unieke identifier voor alle systemen: user and license management User en Licentie Management; Alle applicaties en systemen (zoals Active Directory, CIC3.0, InVision, Protime, etc) krijgen personeelsdata uit Exact Synergy. Dit voorkomt fouten en onnodig dubbel werk. www.synergyxperience.nl
  22. 22. Wat doen wij met Exact Synergy (5) Ondersteuning bedrijfs- en management processen • Ondersteuning van autorisatie processen noodzakelijk voor kwaliteitskeurmerken, accounting regelgeving en (Xerox) audits. • Logistiekmanagement (bestellingen, bedrijfsmiddelen). Wij gebruiken de autorisatie processen in bijvoorbeeld PO-aanvragen, reis- en verblijfsaanvragen en openstelling van vacatures. www.synergyxperience.nl
  23. 23. Wat doen wij met Exact Synergy (6) Relatiemanagement (medewerkers, opdrachtgevers, leveranciers) • Contractmanagement (arbeidsovereenkomst, verkoopcontracten, inkoopcontracten) • Signaleringen op verloopdata en verleningsmomenten Digitale dossiers van medewerkers, opdrachtgevers en leveranciers toegankelijk voor iedereen afhankelijk van autorisatie. www.synergyxperience.nl
  24. 24. Intranet - nieuwspagina www.synergyxperience.nl
  25. 25. Centralisatie van processen Door wereldwijde gebruik van Synergy/Globe zijn we in staat om processen centraal uit te voeren. HR Administratie in Suriname Financiële Administratie (factuurverwerking) in Turkije www.synergyxperience.nl
  26. 26. In hoeverre is de business case gerealiseerd? HOE XEROX DE UITROL VAN SYNERGY HEEFT GEREALISEERD www.synergyxperience.nl
  27. 27. ICT virtual architecture NL data center for SAAS Europe Voice connection ISDN-30 + IP-trunking DataCenter Almere Powered by KPN Virtueel Dedicated World Wide Web Xerox Intelligent Network (X.i.N) locatie Nederland Uitwijk Opdrachtgever Offshore 28 November 21, 2013 www.synergyxperience.nl
  28. 28. Positie in systeemlandschap eCare ProjectWorld Active Directory Outlook Exchange Invoice Process WFM InVision CIC 3.0 CCM Otys XML / Webservices MatchQ Exact Globe ProTime / Tijdschrijven Labor Payroll Services www.synergyxperience.nl
  29. 29. Kopie van NL processen Fase 1 Verzoeken en workflow die met minimale aanpassing te gebruiken zijn Rollen en autorisaties Fase 2 Verzoeken en workflow die een redesign nodig hebben Extra HRM kaart Land specifieke verzoeken www.synergyxperience.nl
  30. 30. Virtuele Training en Online Manuals WebEx Training HR Train de trainer E-learning Adobe Captivate Online Manuals www.synergyxperience.nl
  31. 31. In hoeverre is de business case gerealiseerd? RAPPORTAGES & DASHBOARD www.synergyxperience.nl
  32. 32. Rapportages MS Report Service bij implementatie 14 rapportages 14 aanleverlijsten Functioneel Ontwerp Wijzigende vraag; lastig met MRS Inrichting sluit niet aan bij rapportage wens Aanleverlijsten wel goed www.synergyxperience.nl
  33. 33. QlikView - dashboards www.synergyxperience.nl
  34. 34. Wat zijn de do’s en don’ts bij deze implementatie? TWEE STAPPEN VOOR EN EEN TERUG www.synergyxperience.nl
  35. 35. Leerpunten Nobel Ken je klant; accountmanagement Kennismanagement voor/van klant Kwaliteit consultant is cruciaal Beschikbaarheid consultants - jaarplan Kennis en kunde www.synergyxperience.nl
  36. 36. Please Don’t ‘Kopiëren’ oude omgeving Beheer door key-users Rapportages na implementatie ‘Kopiëren’ naar andere landen www.synergyxperience.nl
  37. 37. Wat heeft aandacht nodig Licentiebeheer is ‘lastig’ Combineren van licenties (ESS + CRM) Beperken verzoeken Gebruikersvriendelijkheid is matig Aandacht voor support en training Robuustheid BackOffice infrastructuur Performance & up-time Taal Systeemtaal, keuze voor Engels Vreemde tekens in content & interfaces Aantal karakters en velden www.synergyxperience.nl
  38. 38. Tips – do’s Functioneel beheer Change management! Is en blijft belangrijk Testen (OTAP) Nobel add-on’s TVM, auto-proces Solution Builder (customized employee card, slimme verzoeken) Customer Selector (keuzes beperken tot eigen medewerkers) Wordmerge (200 teamleaders kunnen standaardbrieven uitprinten voor hun medewerkers, HR kan standaardbrieven uitprinten voor alle medewerkers) Intranet & News Colors and pictures: user experience QlikView voor dashboards www.synergyxperience.nl
  39. 39. Conclusies Een tevreden Exact Synergy gebruiker Maak je eigen plan Leg de ontbrekende schakels bloot en denk na over interfaces Ownership of data www.synergyxperience.nl
  40. 40. Contact www.xerox.nl rene.nijman@xerox.com Linkedin.com/renenijman Twitter.com/nijma010 www.synergyxperience.nl
  41. 41. U kunt deze en alle andere presentaties terug zien op: www.synergyxperience.nl www.synergyxperience.nl

×