• Like

e-Billing Document Xperience

  • 304 views
Uploaded on

eBilling, in al haar vormen, heeft de toekomst! In 2012 geeft de meerderheid van het bedrijfsleven de voorkeur aan het elektronisch versturen van facturen, in plaats van de papieren factuur. Het …

eBilling, in al haar vormen, heeft de toekomst! In 2012 geeft de meerderheid van het bedrijfsleven de voorkeur aan het elektronisch versturen van facturen, in plaats van de papieren factuur. Het Nederlandse bedrijfsleven geeft aan eind dit jaar meer dan helft van alle consumenten en zakelijke facturen elektronisch te zullen worden verzonden. Dit betekent dat, bij een voorzichtige schatting, in 2012 circa 600 miljoen facturen niet meer op papier gedrukt! In deze praktijk case wordt ingegaan op hoe een mkb ondernemening haar verkoopfacturen heeft gedigitaliseerd. Welke stappen hebben ze ondernomen en wat heeft het hun gebracht?

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
304
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. e-Billing Erwin Leeuw Gert-Jan PuperProject Manager Account manager – GroupM Document Solutions Nobel Document Group
  • 2. Introductie – Jan Kees de Jager
  • 3. Wat is e-Billing? “Het elektronisch versturen van facturen aan zakelijke en/of particuliere klanten, eventueel voorzien van toegevoegd waarde diensten*”.* bijv. iDEAL in B2C markt
  • 4. VormenXML (Extensible Markup Language)Een standaard voor het definiëren van formele markup-talen, zoals HTML, waarbij gestructureerde gegevens in de vormvan platte tekst zichtbaar zijn. Deze representatie is zowelleesbaar voor de mens als voor computers.EDI (Electronic Data Interchange)Elektronische uitwisseling van bedrijfsdocumentenPDF (Portable Document Format) en PDF/A (archivable)UBL (Universal Business Language)UBL bestaat uit een XML-bibliotheek met bedrijfsdocumenten
  • 5. De overheidDigipoort: onlinebrievenbus overheidDigipoort is het elektronischepostkantoor van de overheidvoor bedrijven. Dezebrievenbus heet Digipoort enwordt beheerd door Logius.Digipoort is bedoeld voorondernemers en overheden.Digipoort ondersteunt deopen formaten UBL 2.0 ofSETU (HR-XML).
  • 6. De propositie van NDGOutput Management middels PlanetPressPlanetPress automatiseert, personaliseert en integreert decommunicatie van en naar bedrijfsapplicaties en/of ERPsystemen.Het financieel systeem of ERP creëert factuurdata en stuurt ditaan op de outputmanagement printer. PlanetPress verzorgt:• Opmaak (PDF met specifieke lay-out)• Conversie (data omzetten naar ieder willekeuring ander formaat; XML, UBL, EDI, etc.)• Distributie (email, ftp, portal)
  • 7. Schematisch Papier factuur PDF FacuurERP Data Outoutmanagement Klant XML
  • 8. Erwin LeeuwProject Manager GroupM
  • 9. Introductie GroupM NederlandGroupM is een Shared Service organisatie voor een aantalmediabureaus van Nederland. Voor deze bureaus verzorgenwij o.a.:• Inkoop van media (TV, Radio, Internet, print, enz.)• Financiële / administratieve afhandeling (80.000 media inkoopfacturen en 25.000 media verkoopfacturen)• ICT• HRM
  • 10. Introductie WPP/GroupMEmployees 138,000 (including associates)Number of offices 2,400+ Corporate SocialNumber of countries 107 ResponsibilityReported revenues £8.7bn (2009) Report 2010Reported billings £37.9bn (2009) We are the leading global media investment operation Worldwide billings US $84.2bn Total worldwide market share: 32.4% Industry leading levels of investment in research and development 400 offices in 81 countries (17,000 staff) Wij zijn GroupM! De #1 media-inkooporganisatie van Nederland Media-omzet van €1.3bn (Nielsen 2009), marktaandeel: +30% Veel investeringen in eigen technologie, onderzoek en systemen Kantoren in Amsterdam en Rotterdam (+450 werknemers) De start van GroupM (Mindshare en MEC) was op 1 juni 2004 en de organisatie was operationeel op 1 januari 2005.
  • 11. Onze organisatieAgencies 2009 1. Mindshare 400 2. OMD 350 3. MEC 300 4. Kobalt 300 5. MediaCom 260 6. Zenith Optimedia 260 7. Universal 240 8. Initiative 230 9. Carat 190 10. MPG 120 11. Vizeum 120 12. Starcom 120Agency groups 2009 1. GroupM 985 2. Mediabrands 550 3. Vivaki 380 4. Aegis 310 5. Kobalt 300 Netherlands 2009 by RECMA Create an unfair and sustainable competitive advantage for WPP’s media communication agencies and specialist agencies
  • 12. AanpakDe in- en externe ontwikkelingen maakten procesoptimalisatienoodzakelijk. Het belangrijkste punt wat naar voren kwamwas het digitaal beschikbaar stellen van factuurinformatie.We hebben de punten benoemd waar de software aan moestvoldoen. We hebben gesprekken gevoerd met diversesoftware leveranciers.De functie eisen hebben we aangescherpt en hier prioriteitenen besparingen / kosten aan toegekend. Op basis hiervanhebben we de software en onze leverancier gekozen.
  • 13. Conclusie n.a.v. onderzoekHet digitaliseren van de factuurstromen moet opleveren:• Transparantie / informatie voorziening; Doordat de facturen in PDF en XML vorm worden opgeslagen kunnen we koppelingen maken met andere documentstromen. Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen een SharePoint omgeving.• Efficiëntie• Flexibiliteit• Kosten reductie
  • 14. Het gewenste procesDigitaliseren Inkoopfacturen MBoss (ERP) 1. Verkoopfactuur uit MBoss. Dit is op papier of als 1 groot PDF bestand. (26.000 stuks) (data capture) Planetpress (Output Planetpress 2. Planetpress zet data om elk gewenst formaat. (CSV / XML / PDF (gesplitst)) 3.1 De ontvangen factuur data naar printer sturen en uitprinten zoals het nu ook gaat. management) 3.2 De ontvangen PDF 3.A 3. Output management is het à alle punten uitvoeren. verkeersplein om te bepalen wat à 1 van de punten uitvoeren met data dient te gebeuren. 3.3 De ontvangen factuurdata omzetten in XML en beschikbaar stellen voor DWH à combinatie van keuzes 3.4 De ontvangen factuurdata omzetten in XML, CSV, enz. en beschikbaar stellen voor OBI10 Certipost (Aanvullende Masterdata) MBoss 4. Aanvullende masterdata om aan te geven op welke wijze een klant gefactureerd dient te worden met de daarbij aanvullende data. (contactpersoon, contact afdeling, mailadres, papier/PDF/XML/ Certipost/OB10) DWH 5. Data naar DWH: -PDF 5.1 Octo+ -XML Print factuur Klant ontvangt gewenste factuur PDF Klant XML OBI10 / Certipost
  • 15. Nieuwe situatie stapsgewijs (PlanetPress)Proeffacturatie.• Goedkeuring via SharePoint door procesmanagerDefinitieve facturatie zonder bijzonderheden• Verzenden per postDefinitieve facturatie met bijzonderheden:• Aanvullende factuur informatie meegeven• Factuur per mail (pdf) evt. naar meerdere contactpersonenDigitaal aanbieden van facturen• Factureren via OB10• Factureren via CertipostDigitaal beschikbaar stellen van factuur informatie via SharePoint• XML info beschikbaar voor DWH / SharePoint omgeving• Facturen in PDF vorm beschikbaar voor SharePoint omgeving
  • 16. De praktijk
  • 17. e-Billing meer dan alleen een PDFWij zien e-Billing niet als het versturen van een factuur in PDFvorm, maar als het uitwisselen van XML / TXT / CSV factuurberichten.Op het moment dat de sturende en ontvangende partij beidenin staat zijn om met XML / TXT of CSV bestanden te werkentreden de werkelijke voordelen in werking waar je alsorganisatie naar op zoek bent.
  • 18. Resultaat voor GroupM• Transparantie / informatie voorziening; Doordat de facturen in PDF en XML vorm worden opgeslagen kunnen we koppelingen maken met andere documentstromen. Deze informatie kunnen we inzichtelijk maken binnen een SharePoint omgeving.• Efficiëntie; Beschikbaar stellen van informatie op de plek waar deze nodig is.• Flexibiliteit; Kunnen voldoen aan de wensen / eisen van onze klanten en toeleveranciers.• Reductie van kosten; Handling kosten nemen af.
  • 19. Huidige project is fase 1GroupM ziet de huidige inzet van PlanetPress als fase 1. Doorhet gebruik van PlanetPress zijn mensen binnen de organisatieanders gaan kijken naar de huidige processen.• Klanten factureren in de het gewenste format (OB10 en Certipost).• Digitaliseren van andere documentstromen; herinnering, aanmaning, bijlagen, leasecontracten etc.• PlanetPress gebruiken voor de opmaak van documenten.