redaccion de cartas comerciales con los formatos e informacion correctos

1. Algo sobre redacción
Dra. Nitza I. Cortés

2. Objetivos
Al finalizar, el estudiante debe:
 Saber redactar documentos de oficina como la
carta, memorando, entre otros.
2Dra. Nitza I. Cortes

3. Introducción
Es bien sabido que un escrito influye
favorablemente en el lector. Para conseguir la
impresión y reacción positiva que se desea, el
redactor ha de aplicar las normas y principios de
la redacción correcta. Cada uno de los géneros o
clases de comunicaciones escritas tiene sus
normas de estilo y unos principios para la
redacción y composición del mensaje que deben
seguirse.
3Dra. Nitza I. Cortes

4. Requisitos
1. Claridad – redactar el mensaje para que se
entienda.
2. Brevedad – expresar el máximo de ideas con
un mínimo de palabras.
3. Precisión – expresar las ideas sin rodeos.
4. Corrección – aplicar las reglas gramaticales,
de puntuación y de lenguaje; usar un tono
respetuoso.
Dra. Nitza I. Cortes 4

5. Requisitos
cont.
5. Totalidad – transmitir el mensaje completo
sin dejar lagunas.
6. Originalidad – utilizar el sello de su
personalidad.
Dra. Nitza I. Cortes 5

6. Importancia de la redacción correcta de
documentos en la comunicación
empresarial
1. Motivo – por qué escribimos la carta.
2. Mensaje – lo que vamos a redactar. Puede
ser una idea, pensamiento, etc. Es bien
importante la ortografía, puntuación,
acentuación y buena organización de las
ideas en oraciones y párrafos.
Dra. Nitza I. Cortes 6

7. Importancia de la… cont.
3. Orden – la colocación de oraciones y párrafos
debe seguir una secuencia lógica de acuerdo
con el tema o asunto de cada párrafo. Por
lógica se entiende pensar correcto en el
siguiente orden:
• Identificar el asunto, problema o tema para poder
escribir; preguntarse, qué voy a decir.
• Cómo lo voy a decir, son los detalles relacionados
con el tema en diferentes párrafos.
• A quién lo voy a decir.
Dra. Nitza I. Cortes 7

8. Importancia de la… cont.
4. Redacción – se utiliza lenguaje sencillo, claro,
conciso, correcto, preciso, natural y agradable
al lector.
5. Evaluación – permite hacer cambios en el
orden de las oraciones, corregir, revisar,
añadir y eliminar.
Dra. Nitza I. Cortes 8

9. Importancia de la… cont.
6. Presentación – el trabajo cotejado, corregido,
editado e impreso en computadora en correcta
ortografía, siguiendo las reglas de
acentuación, puntuación, sintaxis, estilo y
formato.
Dra. Nitza I. Cortes 9

10. Términos comerciales
 Quedamos de usted
 En el día de hoy
 Agradezco de
antemano
 Adjunto le incluyo
 A la espera de
 Me despido
 Atentamente
 Hoy
 Agradezco
 Adjunto o Incluyo
 Espero, esperamos
 Cordialmente,
Atentamente
Dra. Nitza I. Cortes 10
Anticuados Modernos

11. Cartas comerciales
 Consulta
 Pedido o Solicitud
 Remesa
 Crédito
 Cobro
 Reclamación
 Recomendación
 Agradecimiento
 Felicitación
 Ventas
 Solicitud de
Empleo
 Renuncia
Dra. Nitza I. Cortes 11

12. Carta de consulta
Solicita información acerca de
personas, artículos o viajes.
 Personas: responsabilidad, puntualidad,
honradez, tiempo que tiene trabajando,
salario, estudios, etc.
 Artículos: precios, calidad, marcas,
garantías, términos de pagos.
Dra. Nitza I. Cortes 12

13. Carta de consulta
cont.
 Viajes: costo, horarios, recorrido,
documentos, forma de pagos y otros.
Características:
Breve, clara, concisa y cortés.
Dra. Nitza I. Cortes 13

14. Carta de pedido o solicitud
Requiere información sobre la mercancía,
artículo o servicio que se interesa, descripción
del mismo, cantidad, referencia, precio por
unidad y precio total. También se necesita
conocer las condiciones de pago de esa
negociación, formas de embarque como aéreo,
marítimo, terrestre, empaque, embalaje, cargos
de flete y otros que creas pertinente.
Dra. Nitza I. Cortes 14

15. Carta de pedido
cont.
Bosquejo:
1. Solicitud de despacho, servicio o
artículo deseado.
2. Descripción del mismo, precio y
condición de pago.
3. Agradecimiento.
Dra. Nitza I. Cortes 15

16. Carta de remesa
Va acompañada de envío de dinero para pagar
mercancía o servicio prestado y agradecerlo.
Esta carta es corta con un máximo de dos
párrafos, pero debe ser bien específica y
exacta.
Bosquejo:
1. Específica número del cheque o giro,
cantidad y banco.
2. Despedida (agradecimiento).
Dra. Nitza I. Cortes 16

17. Carta de crédito
Se solicita crédito para establecer un
negocio, proyecto, comprar mercancía,
pagar por algún servicio; también para
solicitar información de crédito de algún
futuro cliente. Antes de otorgar un crédito,
hay que reunir suficientes referencias
sobre la persona que lo solicita para no
darlo a “ciegas”.
Dra. Nitza I. Cortes 17

18. Carta de crédito cont.
Bosquejo:
1. Necesidad del crédito y cantidad o solicitud
de información de crédito sobre alguien.
2. Garantías y referencias a ofrecer.
3. Agradecimiento por la prestación del crédito
o por la información requerida sobre alguna
persona.
Dra. Nitza I. Cortes 18

19. Carta de cobro
Se cobra para liquidar una cuenta vencida,
ayudar y retener al cliente. Debido a lo difícil de
este asunto, esta comunicación requiere mucho
tacto, trato cordial y cortesía.
Bosquejo:
1. Recordar fecha vencimiento y cantidad
adeudada.
2. Solicitud de envío y ofrecimiento de ayuda.
3. Agradecimiento.
Dra. Nitza I. Cortes 19

20. Carta de reclamación
Muestra la inconformidad de un cliente por
un mal servicio, como demora, un
producto defectuoso, mal empacado o de
mala calidad, un error en la cantidad de
mercancía enviada o en la facturación.
Esta debe ser: breve, clara, amistosa y
diplomática.
Dra. Nitza I. Cortes 20

21. Carta de reclamación
cont.
Bosquejo:
1. Origen o referencia del reclamo.
2. Explicación detallada del mismo.
3. Acción a tomar, ofrecer alguna
solución.
4. Despedida.
Dra. Nitza I. Cortes 21

22. Carta de recomendación
Se envía información específica sobre
quien se recomienda, y deberá probar que
la persona sirve para el cargo. Se deja
saber al destinatario la ganancia que
obtiene al contratar a la persona
recomendada. Al especificar las cualidades
de ésta, se debe notificar su preparación
académica, experiencia y el tiempo que la
conoce.
Dra. Nitza I. Cortes 22

23. Carta de recomendación
cont.
Bosquejo:
1. Introducción de quien se recomienda.
2. Datos específicos sobre funciones
realizadas.
3. Preparación académica y
recomendación.
Dra. Nitza I. Cortes 23

24. Carta de agradecimiento
Se reconoce lo que alguien hace por uno o
por la empresa. Es un mensaje de buena
voluntad con un tono afectuoso, sincero,
natural y amistoso de manera que el
destinatario se sienta importante.
Dra. Nitza I. Cortes 24

25. Carta de agradecimiento
cont.
Bosquejo:
1. Origen del agradecimiento por una
buena labor, proyecto, alguna
sugerencia recibida, por pagar a
tiempo, etc.
2. Solidaridad hacia el destinatario.
3. Despedida.
Dra. Nitza I. Cortes 25

26. Carta de felicitación
Es un mensaje social, profesional y de
alegría, y se envía con el propósito de
apoyar, testimoniar y solidarizarse con el
destinatario por algún logro, premio o
promoción obtenida. Además, ayuda a
integrar a la compañía con sus clientes
para mantener buenas relaciones
personales y profesionales creando buena
voluntad en el destinatario.
Dra. Nitza I. Cortes 26

27. Carta de felicitación
cont.
Bosquejo:
1. Motivo del mensaje.
2. Demuestra su alegría, solidaridad y
le desea éxito.
3. Felicitar por la situación acontecida.
Dra. Nitza I. Cortes 27

28. Resumen
Al momento de redactar documentos
comerciales es importante seguir los
requisitos y consejos prácticos que son
comunes en la redacción de todo tipo de
comunicación. Adicional, considerar los
términos comerciales anticuados y
modernos.
Dra. Nitza I. Cortes 28

29. Referencias
Arraiza, M. (2003). Guía práctica para redacción
comercial directa a la computadora.
Publicaciones Puertorriqueñas.
Quiñones, J. y Acosta, M. (2010). Guía de
consulta para el personal de oficina.
Publicaciones Puertorriqueñas.
Dra. Nitza I. Cortes 29