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Gestión del Conocimiento en la nueva Economía

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Si una organización desea ser competitiva deberá identificar, crear, almacenar, transmitir y utilizar el conocimiento individual y colectivo de sus trabajadores, en definitiva recoger el conocimiento y optimizar los procesos de producción.

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Gestión del Conocimiento en la nueva Economía

  1. 1. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010 LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LA NUEVA ECONOMÍAIDEASEn este artículo se plasman ideas de varios autores:a) Para dar valor añadido a una empresa y a sus productos: costes de producción másbajos que la competencia, ofrecer productos y servicios novedosos que aportan valorañadido a la organización, concentrarse en un grupo específico de clientes paraconocer mejor sus necesidades y ofrecerles solo lo que necesitan, por tanto, serecomienda construir una fuerte relación personal con el cliente así lo fidelizaremos.b) Si una organización desea ser competitiva deberá identificar, crear, almacenar,transmitir y utilizar el conocimiento individual y colectivo de sus trabajadores, endefinitiva recoger el conocimiento y optimizar los procesos de producción.Crear redes de colaboración entre personas internas y externas de la organización deforma que exista un workflow del conocimiento, para ello, se necesitarán herramientasque permitan poner en común los conocimientos de cada uno, por ejemplo con mapasde conocimiento y herramientas para recogerlo como bases de datos documentales; asíla organización conseguirá hacer un buen uso del mismo.Fidelizar al empleado, reconocer la autoría de los trabajos y sus méritos.c) Fomentar la creación de nuevo conocimiento como en las universidades donde sepromueve el conocimiento compartido y la colaboración así se evita la dependencia dealguien en concreto.d) Modelo basado en cinco pilares: recogida de información fiable, lugar accesibledonde almacenarla, sistema en constante comunicación con el cliente, hábito quefomente el intercambio de conocimiento y el constante reciclaje.OPINIÓNCreo que es un artículo donde se tratan varios puntos interesantes, aunque se debería departir de la Universidad, quiero decir, que hubiese unos estudios de Gestión delConocimiento adecuados y específicos, a partir de ahí surgirían profesionales quesabrían en que sitios buscar la información para que fuese fidedigna, cómo tratarla,sabrían crear repositorios y base de datos donde almacenarla, intuir que es lo quenecesita el cliente en cada momento y elaborar los procesos adecuados para fomentar elintercambio de conocimiento así como crearlo nuevo.Además, cómo bien dice el artículo, las organizaciones deberían de motivar a losempleados y fidelizarlos a la empresa, para lo que deberían de contar con un plan demotivación. Una vez que la organización contase con personal de estas característicascreo que adquirirían el valor añadido tan deseado en la nueva economía y podríaaplicárselo a sus productos y servicios, tal como hacen las universidades las cuales sonun hervidero de talentos y conocimiento especializados que no dependen de alguienindividualmente. 1
  2. 2. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010AUDITORÍA DE LA INFORMACIÓN, PUNTO DE PARTIDA DE LAGESTIÓN DEL CONOCIMIENTOIDEASEl punto de partida del artículo son las tecnologías de la información y del software, lascuales por sí mismas no son válidas para gestionar el conocimiento, porque éste, en símismo, es difícil de gestionar.Lo que sí puede ser gestionado son los datos y la información que conforman esteconocimiento, pues son la base, aunque a veces se confunden. El quiz del artículo estáen que las organizaciones sepan cual es la información de la que disponen, cómovalorarla, usarla y gestionarla.Para ello, las empresas deben ver la información como una fuente de generación devalor para ellas, que a su vez añade valor a los procesos de la empresa y a los productosy servicios que lanza al mercado.Otra idea es que el sistema de gestión del conocimiento debería ser administrado poruna persona cualificada en estos conocimientos específicos, y no el jefe informático queintentará gestionarlo como si de un sistema informático se tratase puesto que es elterreno que domina.Por último, se habla de la auditoría que servirá para analizar la información que laorganización posee y si ésta es pertinente, precisa, relevante, es decir, de calidad.También a través de la auditoría podrá detectarse, controlarse y evaluarse lainformación existente en la empresa, tanto interna como externa, y los flujos queexisten así como el uso que se hace de ella, también si se adecua a las necesidades delpersonal y de la organización.OPINIÓNLa empresa que no cuente con personal capacitado en gestionar la información y lo dejeen manos inexpertas estará condenada a no progresar al mismo ritmo que aquellasempresas que si lo tengan.Un gestor del conocimiento se dedicará no solo a ordenar papeles sino que trabajará lainformación de la que disponga adaptándola al resto de trabajadores, elaborandoherramientas para difundir y explotar esta información por toda la empresa y asígenerar nuevo conocimiento.Las autoras tienen razón cuando afirman que muchas empresas dejan su sistema deinformación en manos del departamento informático porque piensan que este les va asolucionar el problema, ya que así se evitan tener otro departamento más, sin embargo, alargo plazo se ha comprobado que esta práctica no da buenos resultados, porque se cargaa este departamento de más trabajo, realizan la tarea basándose en su experiencia y,muchas veces, no saben que se les pide una gestión de la información y no queelaboren un software nuevo.Quisiera destacar que pasar una auditoría de la información significa para unaorganización conseguir una calidad que va a aportar más competitividad frente al resto,con la auditoría demostrarán que se trabaja con una información que tiene sentido y esútil, además se verán cuales van a ser los costes y beneficios de la gestión de lainformación en la empresa. 2
  3. 3. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010COMPETENCIAS DIRECTIVAS EN ESCENARIOS GLOBALESIDEASExisten muchas competencias directivas que debe tener un directivo de unaorganización, sin embargo, este artículo se centra en cinco que justifican su éxito:• Conocimiento> el directivo generará y difundirá conocimiento útil para la organización, por ello se rodeará de ayudantes cualificados. Deberá tener capacidad de continuo aprendizaje y de trasladar este interés a los empleados para responder a los continuos cambios del mercado.• Liderazgo> capacidad para motivar a los empleados, centrado en las personas para obtener excelentes resultados, que les permita un cierto grado de libertad para poder desarrollarse profesionalmente. Se acabó el jefe autoritario y controlador.• Habilidad de comunicación> debe saber escribir de forma clara y concisa, hablar claro para hacerse entender, estructurando las ideas antes de lanzarlas y, también, saber escuchar a los empleados.• Valores éticos> será un persona que establezca relaciones sanas con empleados, clientes, proveedores, administración, e incluso, con la competencia. Es indispensable que trate a estos colectivos con respeto, que tenga Responsabilidad Social Empresarial y no utilice artimañas inmorales para conseguir los objetivos; solo así logrará el éxito empresarial.• Trabajo en equipo> asignatura pendiente en muchas empresas, hay que saber delegar y formar un equipo para compartir los esfuerzos y logros. Triunfo de las organizaciones que involucran a sus equipos en la toma de decisiones, esto permite que el equipo crezca y se aporten ideas novedosas. Además se crean vínculos.OPINIÓNEstas son competencias esenciales para ser un buen director. Par mí es fundamental queel jefe tenga empatía con sus empleados cuando estos le trasladan un problema oconsulta, es más, me atrevería a decir que el propio jefe debería saber ver cuales son lasnecesidades de sus trabajadores sin que ellos se lo digan.Debe de tener la habilidad suficiente para crear una plantilla homogénea y un ambienteagradable de trabajo, reconociendo los méritos de ésta cuando logran los objetivosmarcados, además de saber dirigir al equipo, habilidad de la que crecen muchosdirectivos.Por supuesto, deberá tener don de gentes para mediar en caso de conflictos internos de laorganización, dar la oportunidad de participar en proyectos a todos y no siempre a losmismos así como de formarse.Hoy día, aún existen muchos administradores que presuponen que por tener ese cargotienen más experiencia y saben más que el resto, así que no permiten que se les rebataninguna de sus ideas pues sino se sienten ofendidos, tampoco dan pie para que lostrabajadores puedan expresarse libremente e intercambiar opiniones, ni tan siquieracuando algunas decisiones les afectan directamente.La motivación de los empleados es fundamental para el buen hacer de la organización,cuando los empleados se den cuenta que consiguiendo los objetivos marcados por laempresa pueden lograr sus objetivos personales su motivación será más fuerte. 3
  4. 4. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010PAPEL DE LOS INTANGIBLES Y EL CAPITAL INTELECTUAL ENLA CREACIÓN Y DIFUSIÓN DEL CONOCIMIENTO EN LASORGANIZACIONESIDEASSe habla de los activos intangibles y del Capital Intelectual con el que cuentan lasorganizaciones, de los avances y las lagunas existentes en este campo.Si una organización quiere que se incremente la producción y difusión delconocimiento que posee será necesario que lo gestione y mida mejor. Surge la necesidadde utilizar datos veraces y públicos que permitan analizar las consecuencias de estagestión del Capital Intelectual en la organización.Este es la suma del capital humano (conocimiento implícito y explícito), capitalorganizativo y relacional, así que no aparece en los balances de contabilidad. Estos sonunos recursos intangibles que deberán ser administrados correctamente para añadirvalor a la organización y mejorar su capacidad innovadora.Al mejorar la gestión interna de la organización se identificarán mejor sus recursosclave lo que significa que también se asignarán mejor los recursos disponibles, por otrolado, se dan a conocer a trabajadores y clientes estos recursos con lo que se cuentaademás de su gestión, así que esto servirá para que la información que les haga llegar laempresa sea veraz y las decisiones que ellos tomen sean adecuadas. Otra organizaciónson las universidades que necesitan de financiación para poder cumplir con lo anterior,y como son públicas están obligadas a publicar sus objetivos y rendimientos. Aquí elanálisis del Capital Intelectual puede ser un instrumento que contribuya a gestionarmejor la producción y difusión del conocimiento, para ello, se utilizan indicadores quemidan la productividad como son los: financieros, no financieros y una descripcióndetallada de la actividad.OPINIÓNMe ha parecido un artículo muy farragoso y pesado de leer, en ocasiones de lecturaincomprensible, pues he tenido que repasarlo varias veces para enterarme de lo quequería decir la autora.He sacado en claro que un análisis del Capital Intelectual que poseen las organizaciones,ya sean públicas o privadas, es beneficioso para ellas puesto que las ayuda aincrementar la producción y a que el conocimiento que tienen llegue a todas zonas de laorganización.En mi opinión, un informe que refleje esto debería ser de obligado cumplimiento puesva a favor de la empresa y aumenta su valor respecto a la competencia, ademásmostraría los costes y beneficios de la misma, y gracias a esto podrían repartirseequitativamente los recursos departamentales. 4
  5. 5. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010CONDICIONES FAVORABLES/DESFAVORABLES PARA FACILITARUNA CULTURA DEL CONOCIMIENTOEn Neborpe, empresa en la que estuve trabajando hace algún tiempo, es en la que voy abasarme puesto que la conozco bastante bien.Aquí no existen condiciones favorables que faciliten la existencia de una cultura delconocimiento pues no hay un clima laboral adecuado para trabajar, ni para elaprendizaje, ni mucho menos para que compartan lo que saben ya que no se dan cuentaque hay otros empleados que quizá necesiten de esta información.Hay instaurado un sistema informático que es el que gestiona la informaciónsupervisado por el responsable de seguridad y mantenido por el jefe informático, así queotro tipo de personal con otros estudios más apropiados para tratar este sistema no puedeintervenir en él.No existen redes de colaboración, como intranets o foros donde compartir cosas, entreel personal, además cualquier e-mail que se envíe, tanto interno como externo, essupervisado por la dirección de la empresa, por lo que se coarta la libertad deexpresión de los empleados quienes se sienten cuestionados y vigilados constantementeen su trabajo.Otro problema existente es el liderazgo autoritario y controlado que ejerce el director,no permite que se le lleve la contraria y sólo imperan sus propuestas así que el personalno puede demostrar su capacidad intelectual.Esto provoca la existencia de secretismo, que todo el personal no pueda acceder a lainformación de la empresa, que exista la duplicidad de documentos y por tanto,desorden y caos en la información interna de la misma, muchas veces se da por perdidacuando simplemente es que está mal ubicada. Esto hace que se llame la atención a lostrabajadores de forma brusca aun sin ser ellos los responsables.A raíz de este autoritarismo el director no sabe Fidelizar a los empleados, pierde lasformas al dirigirse a ellos y, en ocasiones, les falta al respeto; respeto y amabilidad quesi exige para él.Creo que esta incapacidad para motivarlos y la escasa habilidad comunicativa de lo queles pide que realicen puede llevar a la empresa a la ruina, ya que no sabe transmitir susnecesidades y se pierde en explicaciones absurdas y banales.También en esta empresa falta un equipo de trabajo al que se le deleguen algunastareas, sin embargo, y a pesar de la falta de cursos de reciclaje que no recibe el personal,creo que es una plantilla muy cualificada y autodidacta que, a base de esfuerzo ysacrificio individual, ha sabido optimizar los procesos de producción y dotar a losservicios que ofrece la empresa de un valor añadido muy interesante para sus clientes. 5
  6. 6. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010VENDER EL PROYECTO. BENEFICIO QUE SE OBTENDRÍA CONLA GDC EN LA ORGANIZACIÓNEn primer lugar empezaría mi exposición explicándole a los directivos que la gestióndocumental en la actualidad es obligatoria para una empresa puesto que mejora losprocesos de negocio.Hoy día nuestra empresa necesita poder acceder a todos los datos e información queposee tanto interna como externa, existe la necesidad de que ese material pase a formarparte del sistema de información el cual se integraría en la propia infraestructura de laorganización.Un Sistema de Gestión del Conocimiento sistematizaría y unificaría los procesos deidentificación, administración y control del conocimiento que reside en los documentosque hay en la empresa, el cual es importante para la organización principalmente parala toma de decisiones estratégicas; este tipo de conocimiento si puede almacenarse,tratarse, clasificarse y difundirse.Otro punto a favor de la implantación de este sistema es que se reduce el espacio delarchivo físico porque se digitalizan los documentos en papel y luego se pueden destruir,al tenerlos digitalizados pueden consultarse rápidamente, el acceso está controlado, portanto, el SGC goza de seguridad y, en caso necesario puede imprimirse tantas vecescomo se necesiten.También sucede lo mismo con los documentos ofimáticos, directamente se crean con unprocesador de texto, se archivan en el SGC y se hacen accesibles cómo los anteriores. Sería conveniente que la dirección de la empresa se convenciese de que la innovaciónes la herramienta para subir posiciones en el mercado, para esto hay que invertir tantoen tecnología como en personal cualificado.Además de estos puntos favorables, otros que están más a la orden del día es el aumentoy estandarización de competencias, también se reduce el coste de los procesos loscuales se mejoran notablemente gestionándose de forma correcta y eficaz. Todo estohace que crezca la productividad de la empresa, por lo que se repercute a los clientes.Destacar que la organización tiene que lograr que los empleados compartan suconocimiento, sobre todo, motivándolos, porque las empresas tienden a exigir a losempleados que cada vez hagan más cosas lo que en muchas ocasiones les conlleva mástrabajo y esto puede desilusionarlos. Una organización bien formada puede hacer frentemejor a los cambios para mejorar la toma de decisiones y ofrecer mejores servicios,aquí residirá una de las diferencias con la competencia.Trasladar a la dirección de la empresa que se le pediría colaboración y aportación deideas para crear el Sistema de Gestión del Conocimiento. Pues es fundamental que ladirección aporte a este sistema su experiencia y saber. 6
  7. 7. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO NÉLIDA BORDERAS PERAZA PEC4. 19/12/2010PLANTEAR UNA AUDITORÍA DE LA INFORMACIÓN A LAORGANIZACIÓN. ¿LA RECOMENDARÍAS? ¿POR QUÉ?Una auditoría de la información es un proceso que hay que superar para certificarnuestro Sistema de Gestión de la Información basado en la Norma AENOR 27001.Otorga un sello muy valioso que dotaría a nuestra empresa de prestigio. Es la única norma internacional auditable que define los requisitos para este sistemaque garantiza la selección de controles de seguridad adecuados y proporcionales,además establece unas recomendaciones para aumentar el éxito de la empresa.En la actualidad el mercado exige que nos diferenciemos del resto y ¿qué mejordiferencia que obtener este tipo de certificación?Ésta aporta a la organización imagen de seriedad y confianza, lo que se traduce en unamejorar en la posición de mercado; También estoy convencida de que las empresas queconsiguen una certificación preferirán contratar a empresas a su vez que también esténcertificadas por la seguridad que transmiten.En la actualidad, las administraciones públicas se están decantando por empresascertificadas, entre otros por los motivos anteriormente expuestos.Otro de los motivos por los que realizar la auditoría es que permite detectar lasnecesidades de información de la empresa y realizar un control de la informacióninterna que posee, pues por ejemplo, la información de los e-mails no se recoge enningún lado y puede perderse, garantizaríamos la veracidad de la misma y la eficacia denuestro sistema de gestión, porque la auditoría facilita a la dirección de la empresa unavisión global de los problemas o posibles problemas que puedan existir.También gracias a la auditoría comprobaremos hasta qué punto se cumplen losobjetivos que la empresa había establecido, se identificarán aquellos que quierenmejorarse, si los procedimientos que se realizan son eficientes y, lo que es másimportante, una buena gestión documental ahorrará costes y generará productividad y unvalor añadido, ya que se accederá a la información interna rápidamente, también serelacionan a todos los departamentos de la empresa. 7

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