MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOSINTRODUCCIÓNDesde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,acost...
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Justo a tiempo: a través de este sistema los inventarios son reducidos al mínimo envirtud de que los inventarios son adqui...
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Que las corridas de producción sean acordes a las unidades que deberían       producirse para satisfacer las demandas del ...
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fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventariofísico consta de cuatro fases, a s...
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  1. 1. MANEJO Y CONTROL DE INVENTARIOSINTRODUCCIÓNDesde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en lostiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de losinventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que leasegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Estaforma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivirmotivó la existencia de los inventarios.Como es de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas debienes y servicios; de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte dela misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el controloportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estadoconfiable de la situación económica de la misma.El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materialesnecesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tieneun papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso deproducción y de esta forma afrontar la demanda.Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzasresponderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Losinventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras oa las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el BalanceGeneral.Los inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor (laconclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar unverdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción tienenuna miopía similar; por lo general creen que mientras mas mejor.INVENTARIOConceptoEl inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa paracomerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antesde venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo deactivos circulantes.Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparecetanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, elinventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, elinventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poderdeterminar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinariodel negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para suposterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materiasprimas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
  2. 2. materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienesfabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito.La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas decontabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio.El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y losgastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente elgasto mayor en el estado de resultados.Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principalfunción y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de unaconstante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a laapertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esoscontrolesPara una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios ydisponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancíavendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. Eltermino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de unaempresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos enproceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamenteen la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazosujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.ObjetivosProveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa,colocándolos a disposición en el momento indicado para así evitar aumentos de costosperdidos de los mismos, permitiendo satisfacer correctamente las necesidades realesde la empresa a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto lagestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOSPara poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien clarolo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo mayor en losbalances de una empresa; así también los gastos por inventarios, llamados costos demercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el estado de resultado.A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta suprincipal función y la que da origen a todas las restantes operaciones, necesitan deuna constante información resumida y analizadas sobre sus inventarios, lo cual obligaa la apertura de unas series de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estoscontroles. Entre las cuentas podemos mencionar las siguientes: Inventario (inicial) El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Pérdidas directamente. Compras 2
  3. 3. En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o Costo de Ventas. Devoluciones en compra Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras. Gastos de compras Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General. Ventas Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Devoluciones en ventas La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por los clientes a la empresa. Mercancías en tránsito En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito. Mercancías en consignación Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido. Inventario (final) El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de undepartamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventariossiguiendo el proceso de compras.Ahora bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad deoperación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación, los inventarios deproducto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual 3
  4. 4. se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen para producir una sola parte.Es por eso que los inventarios tienen como funciones la eliminación de irregularidadesen la oferta, la compra o producción en lotes o tandas, permitir a la organizaciónmanejar materiales perecederos y el almacenamiento de mano de obra.ADMINSTRACION DE INVENTARIOSConceptoEs la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación delinventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa,ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) deuna manera razonable, pudiendo establecer su situación financiera y las medidasnecesarias para mejorar o mantener dicha situación.Finalidad de la Administración de InventariosLa administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventarioque deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y lascantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman encuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: 1. Minimización de la inversión en inventarios El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario será de $100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. 2. Afrontando la demanda Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.ImportanciaLa administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En que momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. 4
  5. 5. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden serinstantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrirrápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el procesode producción.Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda delcliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almaceneinventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidadadicional para satisfacer la demanda inesperada.El inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en elproceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de preciosy contra la escasez de materia prima.Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primasbásicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajoque predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normalde las operaciones y una buena destreza de inventario.La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción yaque existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr lasatisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha políticaconsiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de laproducción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a laescasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto demejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de laadministración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática.Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventarioporque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generanrendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipode inventario porque: 1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventariosinsuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productosno están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. Laadministración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos deventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar alfracaso financiero.La meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesariospara sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer 5
  6. 6. paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costosque intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que puntose podrían minimizar estos costos.Características y Análisis del InventarioEs necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemosidentificar cuales son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, lascomunes o las que se presenta en su mayoría son: • Materia Prima • Productos en proceso • Productos terminados • Suministros, repuestosEn caso de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen problemasde abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la obsolescenciade los inventarios; tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación;tienen seguro contra incontinencias; deberá realizarse la inspección visual de dichamercadería; se debe saber la forma de contabilización de los inventarios, correctavalorización de la moneda empleada para su contabilización.Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes seabastecen; que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad;cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos yproductos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada;áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente deMarketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el control de losinventarios en forma manual o computarizada; tecnología empleada; naturaleza yliquidez de los inventarios; características y naturaleza del producto; características delmercado; canales de distribución; analizar la evolución y la tendencia.TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOSEl objetivo de la administración de inventarios, igual que el la administración deefectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizarla inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin sepuede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Porla otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente parahacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones deproducción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objetoson conflictivos.Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no podersatisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se tienegrandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacerfrente a la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, perotambién se aumenta la inversión.Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Comosabemos existen tres tipos de éstos, los cuáles son el inventario de materia prima, deproductos en proceso y el de productos terminados.El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en suscompras, el inventario de artículos terminados permite a la organización mayorflexibilidad en la programación de su producción y en su mercadotecnia. 6
  7. 7. Los grandes inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las demandasde los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente ytambién en el futuro.El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas ydesventajas, a continuación mencionaremos una ventaja: • La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez. Algunas desventajas son: • Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento) • Peligro de obsolescenciaA continuación se explican diversos métodos de control de los inventarios:El método ABC, en los inventariosEste consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas deinversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre losinventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atenciónpermanente.El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Losgrupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmenteel 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80%de los artículos representan el 20% de la inversión.Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con unvalor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de estegrupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un grannúmero de inventarios.Este sistema permite administrar la inversión en 3 categorías o grupos para poneratención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión eninventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o enalgunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante unaadministración eficiente.Determinación del punto de reordenComo transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director definanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventarioconsiderando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese lasolicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito.El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales queconsiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar lospedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo ha llegado acierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.Existen muchas formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede seruna señal, papel, una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilasde costales, etc. Las mismas indican que debe hacerse un nuevo pedido, hasta laforma más sofisticada como son el llevarlo por programas de computadora.Algunas herramientas de este control de inventarios son: 7
  8. 8. La requisición viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo,pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este mediose finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículosde los inventarios en las empresasExisten dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer lasexistencias, éstos son: • Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén. • Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.Modelo Básico de Cantidad Económica de PedidosUno de los instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido optimode una articulo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido(CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos “A” de las empresas,pues toma en consideración diversos costos operacionales y financieros, determina lacantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de estemodelo abarca: 1) los costos básicos, 2) Un método grafico, 3) un método analítico.Costos Básicos. Excluyendo el costo real de la mercancía, los costos que origina elinventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos demantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunoselementos y características claves. Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir un pedido, esto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los limites resultantes y de recibir y cortejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos se formulan normalmente en términos de unidades monetarias por pedido. Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad resultantes de mantener un artículo de inventario durante un periodo específico.En estos costos se formulan en términos de unidades monetarias por unidad y porperiodo. Los costos de este tipo presentan elementos como los costos de almacenaje,costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el más importante el costo deoportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en el inventario. Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de inventario. En el modelo (CEP), el costo total es muy importante ya que su objetivo es determinar el monto de pedido que lo minimice.Método Grafico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar elmonto de pedido que reduzca al mínimo el costo total del inventario de la empresa.Esta cantidad económica de pedido puede objetarse en forma gráfica representandolos montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mínimo 8
  9. 9. se representa en el punto señalado como CEP. El CEP se encuentra en el punto enque se cortan la línea de costo de pedido y la línea de costo de mantenimiento eninventario. La función de costo de pedido varía en forma inversa con la cantidad depedido. Esto significa que a medida que aumenta el monto de pedido su costo depedido disminuye por pedido. Los costos de mantenimiento de inventario se relacionandirectamente con las cantidades de pedido. Cuanto más grande sea el monto delpedido, tanto mayor será el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor seráel costo de mantenimiento de inventario.La función del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valormínimo para la función. La línea de costo total representa la suma de los costos depedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto depedido.Método Analítico: Se puede establecer una formula para determinar la CEP de unarticulo determinado del inventario. Es posible formular la ecuación del costo total de laempresa.El primer paso para obtener la ecuación del costo total es desarrollar una expresiónpara la función de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de inventario.CT = Costo TotalCP = Costo de pedidoP = Costo por pedidoQ = Cantidad pedida El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por pedido y elnúmero de pedidos.Como el número de pedidos es igual al uso durante el periodo dividido entre lacantidad de pedido, entonces:Costo del Pedido= (U)/(C),u = uso durante el periodo c = cantidad del pedidoel costo de pedido puede expresarse de la manera siguiente.Costo de pedido = PxU/QEl costo de mantenimiento de inventario se define como el costo por pedido demantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la empresa (Q/2).Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre 2. El costo demantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento = MxQ/2A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido disminuiráen tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.La ecuación del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido ycosto de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) mas(MxQ/2).Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la función decosto total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente fórmula. CEP = 2PU/M.Punto de reformulación. Una vez que empresa ha calculado su cantidad económica depedido debe determinar el momento adecuado para formular un pedido. En el modeloCEP se supone que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando el nivel del 9
  10. 10. inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de reformulación de pedidosque se considere el lapso necesario para formular y recibir pedidos.Suponiendo una vez más una tasa constante de uso de inventario, el punto dereformulación de pedidos puede determinarse mediante la siguiente fórmula. Punto dereformulación = tiempo de anticipo en días x uso diario.Existencias de reserva o seguridad de inventariosLa mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad parahacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean paraamortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en lasdemandas de los artículos.Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículossemiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentesprocesos o departamentos de que consta la producción para poder ajustar lasprogramaciones de la producción y surtir a tiempo.Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones quepueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertasexistencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por lafilosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación delmercado que se atiende.Inventarios justo a tiempoTal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que seadquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que senecesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y unsistema eficiente de manejo de inventarios.Una compañía puede reducir su producción es proceso mediante una administraciónmás eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materiasprimas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refieremayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedoresde confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículosterminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo dequedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de éste tipo.ANÁLISIS INTEGRAL DEL COSTO-BENEFICIOInversión necesaria o financiamiento.El inventario se considera una inversión en el sentido de que obliga a la empresa adarle uso racional a su dinero. La inversión promedio en inventarios puede calcularseel costo de ventas anual y la rotación anual de inventarios.Inventario promedio = Costo de lo vendido / rotación del inventarioEstrategias para reducir inventarios 10
  11. 11. Justo a tiempo: a través de este sistema los inventarios son reducidos al mínimo envirtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacén o producciónjusto en el momento en que se requieren. Con este método se ahorran cantidades dealmacenaje, seguros, etc. Este sistema rompe con el concepto convencional demantener grandes inventarios. Sin embargo para su implantación se requiere que laadministración determine en forma rápida y veraz las cantidades a solicitar alproveedor y que requerirá para sus ventas o producción. También requiere demodificar los procedimientos, productos y equipo para reducir tiempo y costos deensamble.Aparte del control administrativo el proveedor debe ser capaz de brindar:- Sistema de distribución o reparto que permiten una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepción y costos- Producir artículos terminados o materia prima sin defectos con lo cual se puedan reducir o eliminar los costos de inspección.Inversión en inventariosAl estudiar el nivel de inversión surge una cuestión muy importante, el tamaño de losinventarios, y es importante porque se utiliza para la elaboración de políticas para laadministración financiera.Las empresas manufactureras tienen tres clases de inventarios: Materias primas Producción en proceso Productos financierosPero cada una de estas clases tiene diferentes niveles.El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la producción programadatomando en cuenta la eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad delsuministro, esto por los retrasos y daños en la materia prima.El inventario de producción en proceso se determina por el consumo, la duración delperiodo de producción.Y por ultimo el inventario de productos terminados se determina por la producción y lasventas presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinación de inventariosanteriores.La inversión en estos inventarios puede reducirse cuando la rotación es mucha.Para la determinación la inversión en los inventarios existen algunas causas, que son:El nivel de ventasLa duración y la tecnología en el proceso productivo, P/E. Las empresas de fabricaciónde maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo de trabajo en losprocesos es largo.La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estaciónales. La industriapastelera tiene inventarios bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solocompra lo necesario para la venta de un día.La moda o estilo. P/E. En la industria juguetera por la estación la inversión es mayor afin e inicio de año.El control de los inventarios se realiza de diversas maneras: 11
  12. 12. ContableFísicoDel nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto financiero.Control contable.Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo decontrol se realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo ensu caso.Control físico.Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir con ciertos requisitoscomo la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado.Control del nivel de ingresos de inversión.Este se determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, estecontrol tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utilizapara la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partesinteresadas.Plazo medio de producción y consumo de materia primaLa empresa puede obtener financiamiento requerido a partir de sus orígenes: pasivo acorto plazo – fondos a largo plazo. El inventario es una inversión en el sentido de quese obliga a la empresa a darle un uso racional a su dinero. La inversión promedio decuantas por cobrar podría calcularse mediante el costo de ventas anuales y larotación de las cuentas por cobrar. Similar a para la inversión promedio de inventariosobre el costo de ventas y la rotación de inventarios.Otro punto que debemos de tener muy en cuenta es la forma en que podamos reduciresos inventarios y se hacen en virtud de que los inventarios son adquiridos eincorporados al almacén o producción justo en el momento en que se requieren que laadministración determine en forma rápida y veraz las cantidades a solicitar alproveedor y que requiera para sus ventas o producción. También se requieren demodificar los procedimientos productos y equipos para reducir tiempo y costos deensamble.A parte del control administrativo el proveedor debe de ser capaz de brindar: Sistema de distribución o reparto que permita una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepción y costos. Producir artículos terminados o materia prima sin defectos con la cual se pueda reducir o eliminar los costos de inspección.Otras de las cosas que debemos de tomar en consideración en los plazos deproducción y consumo son las programas la cual es una función muy importante parala fabricación de los inventarios con que las empresas llevará a cabo las operacionesde compra y venta. Estos programas requieren de una coordinación de compras,producción y almacenes pues tiene que ver mucho con los inventarios de reserva, laperiodicidad de las compras y con las corridas de producción, y es a través de estacoordinación que deben de lograrse los objetivos siguientes: Que no se falte con los materiales y los artículos 12
  13. 13. Que las corridas de producción sean acordes a las unidades que deberían producirse para satisfacer las demandas del mercado Que satisfagan las necesidades para almacenar la producción Que la producción este a tiempo para que no ocurran faltantes y puedan surtirse los pedidos de los clientes.Fijación de ciclos de producción: En los problemas de fijación de ciclos de producción,así como los de reordenación periódica de pedidos debe de considerarse que mientrasmas larga sea la corrida de máquinas para un producto, mayor será el tiempo que sedeba de esperar para volver a fabricar ese producto por lo tanto mayor será laseguridad que debe de mantenerse como protección. Las corridas mas cortas yfrecuentes dan mayor flexibilidad y menores periodos de espera entre corridas y porende necesitaran menor inventario de seguridad.La influencia de esta función en la administración del capital de trabajo en la empresaestriba en los efectos financieros que tienen los inventarios de reserva para tenerseguridad en la continuidad de la producción y las ventas así poder determinar elciclo de producción optimo.Fijación de niveles de producción: Como es sabio las existencias de reserva paraseguridad sólo proporcionan protección a corto plazo contra la incertidumbre de lasventas. Si las existencias son respuestas con la producción efectiva basada en losobjetivos y la fijación adecuada de los ciclos de producción señalados anteriormentese tendrá buenos resultados. También dependerán de la agilidad de resarcirse en loscasos de inventarios que se agoten y de la flexibilidad de producción.Si la demanda total es muy variable la habilidad de resarcirse de los inventariosdependerá también de la velocidad de reacción de la producción a los cambioserráticos. Si se reacciona con rapidez será posible mantener inventarios mas bajosrequiriendo así menos inversión en el capital de trabajo.La fijación de los niveles apropiados de inventarios y el tiempo de producción lleva alo que pueda llamarse estabilización de la producción que evitará brincos y cambiossignificativos innecesarios.Los cambios drásticos estaciónales en muchas industrias el patrón básicos de lasventas estaciónales pueden ser bastantes predecibles y el volumen global puedeestimarse en forma bastante razonable, razón por la cual la producción y las compraspueden estimarse con cierta exactitud. Sin embrago los errores y las diferencias noson muy sustanciales y se circunscriben a unos puntos del porcentaje del volumentotal de las cuales estas serian las posibles soluciones:Ajustar el presupuesto de ventas para permitir modificar las cantidades necesarias dereserva de inventarios y evitar los faltantes. Elaborar un plan de acción para lograr lo presupuestado tratando de mantener loscostos de producción y de existencias de inventarios al mínimoControlar y ajustar el plan de producción para conservarlo acorde con las ventaspresupuestadas con el objeto de lograr que no haya exceso de inventarios nifaltantes de existencias.Corregir lo errores del prosupuesto: Pude decirse que en las mayoría de los negocioslos riesgos y costos de no poder surtir lo pedidos causan mucho más daño que subiry mantener mayores inventarios de reserva como protección para lograr las ventas,sin embargo debe tenerse presente que al elevar los inventarios se utilizará capital detrabajo y subirá la inversión en inventarios.Cuando la producción ya ha sido planeada ésta conjugadamente con el presupuestode ventas, van a dictar de cuanto será el inventario de los cuantos artículos y conforme 13
  14. 14. avance el tiempo los inventarios reales se irán siendo mayores o menores a losestimados. Al seguir el orden de estas cosas los planes de producción se iránajustando periódicamente para que los inventarios se mantengan en línea y sean unacifra razonable dentro de la administración financiera del capital de trabajo.Control de la ProducciónPara obtener un control sobre la existencia de inventario debemos tomar en cuentatres variables que resultan sumamente importantes que son: 1. El nivel de ventas de la empresa. 2. La longitud y la naturaleza teórica de los procesos de producción. 3. La durabilidad en comparación con la caducaron del producto terminado.El director de producción debe tomar decisiones concernientes a la manera dedistribuir la capacidad productiva, de acuerdo a la demanda y la política de inventarios.Es necesario determinar el número de cada componente (materia prima, Partescompradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada productoque se desean fabricar. El numero de unidades de cada componente que debefabricarse o comprarse debido a existencia disponible no asignada, ordenespendientes en producción y de compras y un inventario final deseado en este periodo.Todo inventario representa un costo en cualquier empresa por eso los costos son unaparte fundamental de controlar y evaluar dentro del proceso de al administración deinventario.Control de InventarioLos diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchosdepartamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos,a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios.Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollarpresupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistemade costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de losinventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funcionesgenerales son: Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción,embarques y contabilidad. Planeamiento La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales. Compra u Obtención En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que 14
  15. 15. consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesariasobre la entrega oportuna del material.RecepciónDebe ser responsable de lo siguiente:• La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra.• La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación.• La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.AlmacenajeLas materias primas disponibles para ser procesadas o armadas(ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarsebajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobrelos inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta. b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.ProducciónLos materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico,control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros.La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidadpara el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos decontrol de producción.EmbarquesTodos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte delos inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes deembarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.ContabilidadCon respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costosde los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de losprocesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración delinventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que sedebería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la 15
  16. 16. cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.TIPOS DE INVENTARIOLos inventarios son importantes para los fabricantes en general, varia ampliamenteentre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es unagran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a suutilización en los siguientes tipos: • Inventarios de materia prima • Inventarios de producción en proceso • Inventarios de productos terminados • Inventarios de materiales y suministrosInventarios de materia primaComprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración delproducto. En toda actividad industrial concurren una variedad de articulos (materiaprima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final unarticulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en laproducción se les considera “Materia Prima”, ya que su uso se hace en cantidades lossuficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel oaquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá enun producto terminado.Inventarios de Productos en Proceso:El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos quese utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmenteterminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales seles aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción enun momento dado.Una de las características del inventarios de producto en proceso es que vaaumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en le productoterminado como consecuencia del proceso de producción.Inventarios de Productos Terminados:Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción alalmacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminacióntotal y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en losalmacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios deproductos terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel estadado por la demanda.Inventarios de Materiales y SuministrosEn el inventario de materiales y suministros se incluye: • Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua. 16
  17. 17. • Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de estos artículos de consumo los mas importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. • Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.Inventario de SeguridadEste tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamientocausado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demandadurante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivelde servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega.CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS: Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existenciasen el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también comomayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidadesfísicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones delalmacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, deacuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para preparar losestados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puededeterminar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidasdirectamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistemaperpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estánsiempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuoprincipalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y losautomóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejoresdecisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, lafijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de lacantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Serecurre a el, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad delinventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situaciónpatrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantilesde dicho periodo. Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones. Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo,del peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante unlistado del stock realmente poseído. La realización de este inventario tiene comofinalidad, convencer a los auditores de que los registros del inventario representan 17
  18. 18. fielmente el valor del activo principal. La preparación de la realización del inventariofísico consta de cuatro fases, a saber:- Manejo de inventarios (preparativos)- Identificación- Instrucción- Adiestramiento Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no seidentifican o no pueden identificarse con un lote en particular. Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricanteha producido para vender a sus clientes. Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones paraabastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes,respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para lasplantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte. Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para servendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor. Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe elriesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos.Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses dedemanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >I máx. Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en elalmacén. Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la produccióno venta. Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en lalínea de producción. Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de unúnico artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en laadministración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo declasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc. Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo dealmacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo,generalmente comestibles u otros. Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futuraperfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los deprevisión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable ypor lo tanto, involucra un menor riesgo. Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de laempresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades endicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen 18
  19. 19. contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda. Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado. Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda. Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción. Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos. Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente. Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable. Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks. Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema. Ahora bien después de conocer los diferentes tipos de inventarios que existen podemos clasificarlos de la siguiente manera: Inventarios de materia prima. De una empresa Inventarios de Inventario de producción en proceso. industrial de fabricación Inventario de productos terminados transformación.Inventarios y su clasificación De una empresa de Inventarios de 19 comercial. mercancías
  20. 20. 20

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