Sistemas de informacion empresarial

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  • 1. Importancia de los sistemas de información en las organizaciones. Tipos de sistemas de información: Sistemas de información estratégicos: Las organizaciones siempre utilizaron sistemas que les permitieron administrar el manejo de su información, con lo cual no necesariamente debe existir una computadora para reconocer la existencia de estos tipos de sistemas pues estos pueden ser también del tipo manuales; por ejemplo una distribuidora pequeña que no tenga informatizada la totalidad de sus esquemas de logística y comercialización. Lo importante es que el sistema permita almacenar, recuperar, procesar y distribuir información. Un Sistema de Información estratégico puede ser considerado como el uso de la tecnología de la información para soportar o dar forma a la estrategia competitiva de la organización, a su plan para incrementar o mantener la ventaja competitiva o bien reducir la ventaja de sus rivales. Su función primordial no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar a la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse dentro de la organización (in house), por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación de productos dentro de la empresa.
  • 2. Beneficios del sistema de Información Estratégicos: Características: Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto. Contribuyen al logro de una meta estratégica. Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores. Clasificación : Debido a que las personas los buscan como una manera para optimizar el desarrollo de sus actividades con el fin de ser más productivos y obtener una ventaja competitiva, se les clasifica en Sistemas Competitivos, Cooperativos y Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio, los cuales nos permiten tener: Sistemas que modifican el estilo de operación del negocio. Sistemas de soporte para la toma de decisiones. Sistema de soporte para las decisiones en grupo. Sistemas de información ejecutiva.
  • 3. Los sistemas de información estratégicos en la organización. Sistemas de información para ejecutivos. Los Sistemas de Información para Ejecutivos, son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información interna y externa que es relevante para sus factores críticos de éxito. Los Sistemas de Información para Ejecutivos, están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentando información relevante y usando recursos visuales y de fácil interpretación, con el objetivo de mantenerlos informados. El objetivo fundamental de los Sistema de Información para Ejecutivos es permitir el monitoreo y seguimiento por parte de los directivos.
  • 4. Sistemas de información administrativos Sistemas para el soporte de decisiones. Debido a que hay muchos enfoques para la toma de decisiones y debido a la amplia gama de ámbitos en los cuales se toman las decisiones, el concepto de sistema de apoyo a las decisiones (DSS por sus siglas en inglés Decisionsupportsystem) es muy amplio. Un DSS puede adoptar muchas formas diferentes. En general, podemos decir que un DSS es un sistema informático utilizado para servir de apoyo, más que automatizar, el proceso de toma de decisiones. La decisión es una elección entre alternativas basadas en estimaciones de los valores de esas alternativas. El termino sistemas de información administrativo (S.I.A) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de información eficaces dentro de la organización, lo cual no se aplica solo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. El (S.I.A) se refiere a la suma de todos los sistemas de información de la empresa. Para Bosehino (1987), el sistema de información administrativo es: "Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos“ De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.
  • 5. Sistema para el soporte de decisiones de grupo Sistemas expertos para el soporte de toma de decisiones El grupo puede estar implicado en la toma de una decisión o en una tarea relacionada con una decisión. Cuando el grupo de toma de decisiones está auxiliado electrónicamente, el apoyo se conoce como sistema de apoyo para las decisiones de grupo. Un SADG es un sistema de computadora interactivo que facilita la solución de problemas semiestructurados y no estructurados por medio de un grupo de decidores. Los componentes de un sistema de apoyo para las decisiones de grupo incluyen hardware, software, personal y procedimientos. Estos componentes se arreglan a fin de apoyar el proceso para llegar a una decisión. Es un software que imita el comportamiento de un experto humano en la solución de un problema. Pueden almacenar conocimientos de expertos para un campo determinado y solucionar un problema mediante deducciónlógica de conclusiones. Son SE aquellos programas que se realizan haciendo explicito el conocimiento en ellos, que tienen información específica de un dominio concreto y que realizan una tarea relativa a este dominio. Programas que manipulan conocimiento codificado para resolver problemas en un dominio especializado en un dominio que generalmente requiere de experiencia humana.
  • 6. Sistemas de automatización de oficinas El objetivo de la automatización de oficinas es incrementar la productividad y la eficiencia a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones), orientadas a mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía. Desde el punto de vista estratégico, estas tecnologías y aplicaciones proveen la base para la integración de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atención a los aspectos de análisis, estructura, asignación de recursos y tecnología disponible, para obtener el máximo beneficio y, al mismo tiempo, evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Sistemas del manejo del conocimiento Los sistemas de manejo de conocimiento (KWS) dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como científicos, ingenieros y doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organización o a toda la sociedad. Por una parte la idea del manejo de conocimiento de la organización, la planificación, la dirección y el control de procesos para conformar o disponer de ciertos objetivos. De otro lado, al hablar de conocimiento se pone en manifiesto que una organización, como cualquier ser humano, está sometida a una dinámica en la que del exterior y del interior mismo, capta o percibe información, la reconoce, la organiza, la almacena, la analiza, la evalúa y emite una respuesta al exterior, basada en dicha información y englobada en el total de información almacenada procurando un resultado.
  • 7. Sistema de procesamiento de transacciones Desde un punto de vista técnico, un TPS monitoriza los programas transaccionales (un tipo especial de programas). La base de un programa transaccional está en que gestiona los datos de forma que estos deben ser siempre consistentes (por ejemplo, si se realiza un pago con una tarjeta electrónica, la cantidad de dinero de la cuenta sobre la que realiza el cargo debe disminuir en la misma cantidad que la cuenta que recibe el pago, de no ser así, ninguna de las dos cuentas se modificará), si durante el transcurso de una transacción ocurriese algún error, el TPS debe poder deshacer las operaciones realizadas hasta ese instante.. Otra función de los monitores de transacciones es la detección y resolución de interbloqueos (deadlock), y cortar transacciones para recuperar el sistema en caso de fallos masivos. Evolución de los sistemas de información en las organizaciones En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática. Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
  • 8. •Comienza con la adquisición de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles. •Las aplicaciones típicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. •El pequeño Departamento de Sistemas depende en la mayoría de los casos del área de contabilidad. •El tipo de administración empleada es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada por un administrador que no posee una preparación formal en el área de computación. •El personal que labora en este pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o un programador. Este último podrá estar bajo el régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algún fabricante local de programas de aplicación. •En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que están involucrados en los primeros sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el ahorro de mano de obra. •Esta etapa termina con la implantación exitosa del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir el computador a la empresa. Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son: •Se inicia con la implantación exitosa del primer Sistema de Información en la organización. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o persona que se habrá que imitar. •Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales como facturación, inventarios, control de pedidos de clientes y proveedores, cheques, etc. •El pequeño departamento es promovido a una categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o Contraloría. •El tipo de administración empleado está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos los usuarios de la organización; en este punto suele contratarse a un especialista de la función con preparación académica en el área de sistemas. •Se inicia la contratación de personal especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas, analistaprogramador, programador de sistemas, jefe de desarrollo, jefe de soporte técnico, etc
  • 9. Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos: •Esta etapa de evolución de la Informática dentro de las empresas se inicia con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a través de las técnicas de presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios (por el servicio que se presta). •Las aplicaciones están orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de flujo de fondos, control de órdenes de compra a proveedores, control de inventarios, control y manejo de proyectos, etc. •El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del organigrama de la Dirección de Administración o Finanzas. •El tipo de administración empleado dentro del área de Informática se orienta al control administrativo y a la justificación económica de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer. •En esta etapa se inician el desarrollo y la implantación de estándares de trabajo dentro del departamento, tales como: estándares de documentación, control de proyectos, desarrollo y diseño de sistemas, auditoría de sistemas y programación. •Se integra a la organización del departamento de sistemas, personal con habilidades administrativas y preparadas técnicamente. •Se inicia el desarrollo de interfaces automáticas entre los diferentes sistemas. Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes: •La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. •Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración. •En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas. •El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios. •En forma paralela a los cambios tecnológicos, cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas de Información. El departamento de sistemas evolucionó hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas. •Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
  • 10. Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes: •El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. •Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso. •El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes. Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes: •Al llegar a esta etapa, la Informática dentro de la organización se encuentra definida como una función básica y se ubica en los primeros niveles del organigrama (dirección). •Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general, aplicaciones que proporcionan información para las decisiones de alta administración y aplicaciones de carácter estratégico. •En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnología de base de datos y se logra la integración de redes de comunicaciones con terminales en lugares remotos, a través del uso de recursos computacionales.
  • 11. Tendencias futuras Actualmente, distintas corporaciones han adoptado sistemas de gestión de relaciones. Dichos sistemas pueden catalogar entre 600.000 y un millón de relaciones individuales de 30.000-50.000 empresas en todo el mundo. De esta manera, estas corporaciones pueden encontrar las mejores relaciones posibles para cada una oportunidad de negocio que surja. Estos sistemas analizan los datos corporativos internos a través de CRM, los libros de direcciones, las citas en el calendario o los e-mails. Luego, compilan y administran el mapa de las redes de relaciones de toda la empresa de manera automática, permitiendo una mejor gestión de vínculos a través de una búsqueda de contactos en tiempo real y de forma sencilla. Gracias a estos sistemas se reduce el riesgo de perder relaciones importantes para diferentes proyectos y se puede definir una mejor estrategia del uso de cada relación en el marco de los planes corporativos de expansión y consolidación. No obstante, su dinamismo, a pesar de ser seguro y controlable para la empresa, deja de ser el deseable ante la velocidad de los cambios del mundo de los negocios y la migración de los contactos dentro y entre las empresas. El crecimiento de plataformas como Twitter y Facebook está cambiando la visión empresarial sobre las plataformas de software social para los negocios. El futuro de las redes sociales como software comunicacional de colaboración dentro de las empresas evolucionará hacia el establecimiento de redes sociales dinámicas corporativas.
  • 12. Las tendencias de los próximos cinco años serán de consolidación de estas plataformas como soporte profesional de las empresas. SegúnGartner, para el período 2011-2015, se registrarán las siguientes tendencias: 2011: Sustitución parcial del e-mail. Los servicios de redes sociales reemplazarán los correos electrónicos como vehículo principal para las comunicaciones interpersonales en el 20% de los usuarios empresariales. Las redes sociales demostrarán ser más efectivas que el correo electrónico para ciertas actividades empresariales, tales como la capacidad de actualizar en tiempo real contactos y localización de responsable de unidad o negocio. 2011-2012: Construcción de redes sociales internas. La mayor parte de las compañías estarán construyendo redes sociales internas Esto implicará una inversión adicional en términos de seguridad y la forma de integrarla de tal manera que aporte más valor a la empresa y sea del gusto de los equipos de trabajo. 2012: Microblogging corporativo. Cerca de 50% de las empresas usarán microblogging, pero lograrán solo un 5% de penetración para esa fecha mientras se pueda adaptar en seguridad y tamaño a la corporación. La alta popularidad de los servicios de microblogging como Twitter, ha permitido a las organizaciones buscar un Twitter empresarial que suministre funcionalidades similares con más control y seguridad, como uso de soporte interno entre los empleados. Los usuarios empresariales buscan el microblogging para mantenerse en contacto constante con lo que hacen los colegas y obtener rápida respuesta a requerimientos y preguntas.
  • 13. 2013: Soluciones tecnológicas adaptadas a la empresa. Se diseñarán plataformas tecnológicas (tales como e-mail, IM, webconference) integradas en las redes sociales de cada corporación. Así, las empresas TIC harán más énfasis en la solución individualizada. Hasta que eso pase, la transición supondrá la desaparición o adaptación de herramientas TIC empresariales ya creadas para procesos de comunicación interna. 2014-2015: Telefonía inteligente integrada a las redes sociales corporativas. El 70% de la colaboración en aplicaciones de comunicación diseñada para ordenadores estará completamente integrada al uso de la telefonía inteligente y sus aplicaciones. Las empresas TIC continuarán buscando la utilización de telefonía inteligente para hacer pruebas y acumular conocimiento sobre las aplicaciones de colaboración de tales equipos en las tareas propiamente empresariales. Sólo un 25% de las empresas utilizarán rutinariamente el análisis de las redes sociales para mejorar su desempeño y productividad. El análisis de las redes sociales será una metodología útil para examinar los patrones de interacción y el flujo de información que ocurre entre los trabajadores y los grupos en una organización, así como los socios y clientes. El buen manejo de esta analítica debe estar acompañado de la mayor confianza y seguridad posible con el fin de potenciar estratégicamente la red. Hoy en día, el uso de las redes sociales está volcado hacia el exterior de las empresas en actividades de marketing o prospección/verificación de los departamentos de recursos humanos. De acuerdo a Cocktail Analysis, en España un 12% de los internautas acude a las redes sociales para encontrar nuevos contactos profesionales, 11% solo por interés profesional, 2% por ver el perfil profesional de gente que no conoce y otro 2% para ver el perfil de gente que conoce y 1% para actividades de selección de personal.