Progra kerja tata usaha pinal
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Progra kerja tata usaha pinal

on

  • 44,248 views

DRAF PROGRAM KERJA TATA USAHA SEKOLAH MENENGAH,

DRAF PROGRAM KERJA TATA USAHA SEKOLAH MENENGAH,

Statistics

Views

Total Views
44,248
Views on SlideShare
44,145
Embed Views
103

Actions

Likes
20
Downloads
1,676
Comments
13

5 Embeds 103

http://www.smkplusalfarhan.sch.id 53
http://gajipns.tk 36
http://smkplusalfarhan.sch.id 10
http://osissmpn4tulakan.blogspot.com 3
https://twitter.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

110 of 13 Post a comment

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…

110 of 13

Post Comment
Edit your comment

Progra kerja tata usaha pinal Progra kerja tata usaha pinal Document Transcript

  • PROGRA KERJA TATA USAHATAHUN PELAJARAN 2011-2012 Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan Tahun Pelajaran 20….. - 20…… Disusun oleh: ………………………………………………. Kepala Urusan Tata Usaha PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNGDINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN …………………………………. Alamat : ......................................................................................................
  • PROGRA KERJA TATA USAHA TAHUN PELAJARAN 2011-2012 Dipergunakan sebagai Pedoman Kerja dan Laporan Tahun Pelajaran 2012 - 2013 Disusun oleh: NANDANG SUKMARA, S.Pd Kepala Urusan Tata Usaha PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNGDINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN SMP NEGERI 1 SOREANGAlamat : Jl. Ciloa No. 3, Soreang-Kab. Bandung. Tlp. 022 5891041 Kode Pos 40912
  • KATA PENGANTARPuji dan syukur kami panjatkan kehadirat Illahi Rabi, atas berkat dan rahmat-Nya Penyusun programKerja Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 dapat kami selesaikan meskipun dalam penyajiannya jauhdari sempurna.Dengan program kerja ini diharapkan kegiatan Tata Usaha dapat dilaksanakan dengan lebih terarah dansistematis. Sumber daya yang ada dapat digunakan secara efektif dan efesien mungkin, sehingga tidakterjadi pemborosan waktu, tenaga, materi, biaya. tepat sasaran karena memiliki program.Adapun kegiatan yang tercakup dalam Program ini meliputi usaha penataan dan penertiban dalambidang administrasi Kepegawaian, Kesiswaan, Keuangan, , Sarana prasarana, Surat-menyurat,Perpustakaan, Kebersihan, Keamanan dan hubungan masyarakat.Namun keberhasilan program ini sangat tergantung, sejauhmana komitemen koordinator Pelaksana(Kepala sekolah) dan semua pihak mengapresiasi peraturan dan mekanisme yang ada. Apa artinyasebuah program kalau masing-masing pihak yang terkait dalam sekolah tidak memiliki keinginanmenciptakan pendidikan yang penyelenggaraan dan pengelolaanya proposional (sesuai denganmekanisme dan Peraturan), professional (Sesuai dengan kompetensi yang sudah di rumuskan dalamstandarisasi ) dan terprogram. Sehingga terdapat hubungan yang harmonis antara semua unsur yangada bersinergi dan masing masing bertanggung jawab pada tugas dan fungsinya.Akhirnya kepada Allah juga kita memohon taufik dan hidayah-Nya sehingga kerja kita sesuai denganrencana dan berhasil. Bandung, Juli 2012Mengetahui,Kepala SMP Negeri 1 Soreang Kepala Urusan Tata Usaha SMP Negeri ……………………Drs. H. Karso Arief Darsono. …………………………………………NIP. NIP. …………………………………
  • DAFTAR ISI HalKata PengantarDaftar isiBAB I Pendahuluan A. Pengertian dan Latar Belakang B. Dasar (Landasan Hukum) C. Maksud dan Tujuan D. Ruang Lingkup E. Sistematika PenulisanBAB II Keadaan Sekolah a. Keadaan Siswa b. Keadaan Pegawai c. Keadaan Guru Mata Pelajaran d. Keuangan e. Perlengkapan f. Perpustakaan g. LaboratoriumBAB III Gambaran Organisasi A. Visi dan Misi B. Organisasi C. Pembagian dan Rincian Tugas D. Analisa jabatan E. Keadaan Sekolah F. EvaluasiBAB IV Program Kerja Tahun Pelajaran 2011-2012 A. Skala Prioritas dalam Program B. Matrik KegiatanBAB V PembiayaanBAB VI Penutup
  • BAB I PENDAHULUANA. Pengertian dan Latar Belakang Tata Usaha sebagai tenaga kependidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam menentukan keberhasilan pendidikan di sekolah, bertugas melaksanakan administrasi, pengelolaan, pengembangan, pengawasan dan pelayanan teknis untuk menwujudkan proses pendidikan. Tanggung jawab Kepala Sekolah dari tahun ke tahun terus meningkat dalam penyelenggaraan kegiatan sekolah, Kegiatan tersebut menuntut pelayanan administrasi yang prima dari bagian Tata Usaha yang menjadi penunjang/pendukung dalam penyelenggaraan dan pengelolaa pendidikan. Oleh karena itu diperlukan suatu program kegiatan yang dapat meningkatkan kinerja pengelolaan dan pelayanan administrasi sebagaimana tersebut diatas. Program Kerja Tata Usaha merupakan suatu rencana kerja operasional di kantor Tata Usaha disusun serasi dan searah dengan fungsi dan tujuan pendidikan yaitu mendukung usaha mengembangkan kemampuan dan membentuk watak bangsa yang bermartabat dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa, serta mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif dapat mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa dan Negara, (UURI NO.20 tahun 2003). Tata Usaha dapat dirumuskan sebagai segenap rangkaian kegiatan meliputi, menghimpun data, mencatat data, mengolah data, menyajikan data, melaporkan data, menyimpan untuk kepentingan pembuatan kebijakan internal maupun ekternal sekolah. Adapun ruanglikupnya meliputi bidang Kepegawaian, Keuangan, Kesiswaan, Sarana prasarana, Perpustakaan, Laboratorium, kebersihan, dan keamanan. Untuk melasanakan tugas tersebut perlu Program kerja, pembagian tugas, Uraian Tugas, Kejelasan tugas dan wewenang, time scadul, agenda kerja, standar operasional prosedur (SOP), dan untuk honorer perlu SK yang menetapkan bahwa pelaksana tersebut dalam kegiatan tahun berjalan berstatus tenaga honores.
  • Dalam pengembangan ketatausahaan diperlukan kerja sama. Usaha kerja sama yang dimaksudadalah usaha dengan penuh kesadaran dan tanggung jawab dari setiap individu yang ada dalamlingkungan Tata Usaha yang bekerja sama melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yangditetapkan.Tata Usaha atau disebut juga Tata Laksana dan dalam sebutan sehari-hari dinamakan administrasi,sebenarnya merupakan bagian dari keseluruhan proses administrasi dalam arti luas adalah suatumekanisme yang dapat lebih memperlancar dan lebih meningkatkan efektifitas dan efesiens prosesadministrasi dengan menyediakan segala data yang diperlukan untuk meningkatkan administrasiberjalan dengan baik.Proses administrasi ada empat, sebagai berikut :1. Perencanaan (Planning), jika kita merencanakan apa yang akan dilaksanakan dan bagaimana akan melaksanakannya (What, Why, Where, Who, Whom, dan How).2. Organisasi (Organization), pada waktu kita membagi-bagi jenis pekerjaan dan tanggung jawab supaya semua pekerjaan dapat dilaksanakan terarah dan efesien.3. Pengarahan (Directing), penyusunan petunjuk pelaksanaan yang jelas dan konrit sehingga pelaksanaan bahan yang harus dikerjakan, bagaimana dan bilamana mengerjakannya.4. Pengawasan (Controlling), Penilaian apakah yang telah dilaksanakan sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan ditetapkan.Dalam setiap tahap proses administrasi dan kegiatan dasar yang harus dikerjakan yaitu:1. Pengambilan Keputusan (Decision Making) yang merupakan kegiatan yang mendahului pengambilan keputusan.2. Pemecahan Masalah (Problem Solving) yang merupakan kegiatan yang mendahului pengambilan keputusan3. Hubungan antar manusia (Human Relation), dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, selalu ada usaha untuk saling memperngaruhi, saling member inovasi antara sesama anggota dan ini memerlukan hubungan antara individu, hubungan antar manusia.
  • 4. Komunikasi (Comunication), penyampaian suatu berita atau informasi kepada pihak yang memerlukannya, tanpa ada komunikasi tidak akan mungkin ada pemecahan masalah dan tidak akan dapat diambil suatu keputusan.B. Dasar (Landasan Hukum) Adapun yang menjadi dasar (Landasan Hukum) program kerja tahunan Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 adalah sebagai berikut : 1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang diperbaharui dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 2. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 1980 Tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil, yang kemudian diperbaharui oleh PP No. 53 tahun 2010 untuk pelaksanaannya dikeluarkan Perka BKN No. 21 tahun 2010. 3. Peraturan Pemerintah No. 21 Tahun 1975 Tentang Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil. 4. Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah No. 262/C/Kep/R.1992 Tanggal 27 Juli 1992 Tentang Pedoman Pembukuan Sarana Pendidikan bagi sekolah di lingkungan Pembinaan Dirjen Dikmen. 5. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Pendidikan Nasional. 6. Peraturan Pemerintah No 66 tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan 7. Permendiknas No 19 tahun 2007 Tentang Penyelenggaraaan dan Pengelolaan Pendidikan 8. Perda No 26 tahun tahun 2009 Tentang Penyelenggaraan dan Pengelolaan Pendidikan 9. Permendiknas No. 24 Tahun 2008 10. Kalender Pendidikan dari Dinas Pendidikan Kab. Bandung.C. Maksud dan Tujuan 1. Program kerja dapat dijadikan pedoman kegiatan Tata Usaha dalam mengerjakan administrasi sekolah sesuai dengan kondisi itu sendiri. 2. Kegiatan dapat dilakukan dengan lebih teratur, terarah dan sistematis, 3. Program kegiatan dilakukan secara bertahap, jelas sasaran yang ingin dicapai. 4. Segala unsur yang terkait agar dilaksanakan seefektif mungkin sehingga tidak terjadi permborosan waktu, tenaga, biaya, materi dan sebagainya.
  • 5. Program kerja dapat pula berfungsi dan sekaligus mempermudah pengawasan, evaluasi, revisi, dan dapat mengadakan tindak lanjut dalam bentuk program perbaikan dan pengembangan. 6. Koordinasi diantara aparat Tata Usaha akan lebih meningkat karena semuanya mengetahui tugas dan tanggung jawab bidang garapan masing-masing.D. Ruang Lingkup Kegiatan kinerja Tata Usaha di SMP Negeri 1 Soreang merupakan bagian dari kegian proses kependidikan, secara organisasi dibawah koordinasi Kepala Sekolah, Kepala Tata Usaha adalah pejabat struktural Eselon V mendapat SK. dari Bupati Kabupaten Bandung dengan tugas selaku administrator bertanggungjawab terhadap Kepala UPTD. Secara struktur atasan Kepala Tata Usaha adalah Kepala UPTD diwilayahnya, dan sekdis ditingkat Dinas. Kepala Tata Usaha merupakan pelaksana yang bekerja untuk dan atas nama sekolah dimana dia bekerja, menjadi suatu bagian dari keseluruhan kegiatan bidang administrasi sekolah dan instansi pendidikan. Dalam melaksanakan kegiatannya melibatkan staf Tata Usaha yaitu pelaksana dan pembantu pelaksana. Fungsi dan wewenang Kepala Tata usaha meliputi : 1. Umum 2. Kesiswaan 3. Ketenagaan 4. Perlengkapan 5. Keuangan 6. Surat-menyurat 7. Humas 8. Kebersihan 9. Ketertiban
  • E. Sistematika Penulisan Adapun sistematika program kerja Tata Usaha adalah sebagai berikut: Bab kesatu : Bab ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan Pengertian dan Latar belakang Dasar (Landasan Hukum), Maksud dan Tujuan, ruang Lingkup, sistematika penulisan. Bab kedua : Bab ini menerangkan tentang organisasi Tata Usaha yang meliputi visi dan misi, organiram, pembagian dan penilaian tugas, Evaluasi. Bab Ketiga : Bab ini menjelaskan tentang program kerja Tata Usaha Tahun 2012- 2013 yang terdiri atas : Skala prioritas dalam program, matrik kegiatan. Bab Keempat : Bab ini menjelaskan tentang pembiayaan. Bab Kelima : Bab ini merupakan penutup
  • BAB II KEADAAN DATA SEKOLAHA. Visi dan Misi Misi Tata Usaha SMP N 1 Soreang : Melaksanakan pelayanan prima dan beretika dengan prisip responsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja. Visi Tata Usaha SMP Negeri Soreang : Bekerja Secara proposional, professional dalam mendukung Proses pembelajaran dan bimbingan sehingga siswa dapat berkembang secara optimal sesuai dengan potensi yang dimiliki, dan menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran yang dianut dan juga budaya bangsa sebagai sumber kearifan dalam bertindak, serta mendorong semangat untuk berprestasi dengan menerapkan program terpadu, dan management partisipatif dengan melibatkan seluruh warga sekolah dan komite.B. Organisasi Setelah perencanaan maka organisasi tahapan penting dalam proses administrasi. Dalam organigram kita dapat membaca bagaimana garis yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lain menggunakan garis tebal memiliki arti bahwa yang satu merupakan atasan atau bawahan atau rekan kerja, garis putus-putus sering disebut garis koordinasi menggambarkan bahwa yang satu memiliki hubungan koordinasi dengan yang lainnya. Organigram juga menggambarkan bahwa gambar itu merupakan suatu system, yang memiliki tugas dan fungsi, aturan dan mekanisme. SDM dalam suatu instansi memili variasi, latar belakang pendidikan, pengalaman, sikap dan prilaku, kondisi sosial ekonomi, dedikasi, loyalitas, kreatifitas dll. Sebagai karyawan pendidikan merupakan satu bagian unsur dari satu tata susun organisasi, kita harus mengetahui, memahami tugas dan fungsi dan mempatkan diri sesuai dengan posisinya masing-masing dalam keseluruhan tata susun tersebut.
  • 1. Organisasi Umum Kepala Sekolah Wk. Kepala Sekolah Kaur TU PKS PKS PKS PKS Pelaksana Kurikulum Kesiswaan Sarana Humas Caraka Guru-Guru Siswa 2. Organisasi Tata Usaha SMP Negeri 1 Soreang Kaur TUKeuan Kepega Kesis Perleng Agen Laborat Perpus gan waian waan kapan da orium takaan Caraka SATPAM & Petugas Kebersihan
  • C. Pembagian Tugas PEMBAGIAN TUGAS KARYAWAN TAHUN PELAJARAN 2012-2013 Berdasarkan : A. Keputusan Dirjen Dikdasmen Nomor : 260 dan 261 Tahun 1996 Tugas pokok Kepala Tata usaha B. Keputusan Bupati Bandung Nomor. 46 Tahun 2002 Tentang Rincian Tugas Pokok fungsi Tata Kerja Dinas Daerah Kabupaten Bandung Pragraf 8 Pasal 141 Tugas Pokok dan Fungsi Tata Usaha SMP, SMA dan SMK . C. Permen 24 tahun 2008 tentang Standar Tenaga AdministrasiNo. Nama & NIP Jabatan Uraian Tugas1. Nandang Sukmara, S.Pd Kaur TU 1. Menyusun program kerja tata usaha NIP. 19620717 199403 1 004 sekolah 2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS 4. Mengatur pengurusan kepegawaian 5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah 6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha 7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah 8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan 9. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar 10. Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah 11. Mengatur administrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK) 12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa 13. Memantau pelaksanaan program 7 K
  • 14. Membantu Kasek dlam penyusunan RAPBS dan RAKS 15. Menyusun Laporan2. Nandang Sukmara, S.Pd Bendahara 1. Pengurusan Gaji Bulanan, NIP. 19620717 199403 1 004 rutin 2. TPP, Gaji ke-13, Gaji Kekurang, THR, Uang SBY. 3. Pengurusan Perubahan gaji karena: Naik Pangkat, Berkala, Menikah, punya anak, pensiun dan meninggal. 4. Pengurusan kredit bank 5. Pembuatan KP 4 6. Membuat Laporan keuangan Elis Suhermin Bendahara BOS 1. Membuat RAPBS/RAKS 2. Mengajukan untuk mendapatkan BOS 3. Menyimpan MU 4. Menerima, menyimpan, mengeluarkan Dana BOS. 5. Mengurus Pajak 6. Membuat SPJ3. Elis Suhermin Sarana 1. Pengurusan adminstrasi inventaris Prasarana dan non inventaris 1. Mempersiapkan dan melengkapi administrasi guru. 2. Mengerjakan buku induk inventaris dan non inventaris. 3. Mengerjakan buku golongan barang. 4. Mengerjakan kartu stock barang dan buku persediaan barang. 5. Membuat laporan rutin sesuai dengan ketentuan. 6. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang. 7. Menghitung dan mempersiapkan kebutuhan barang. 8. Menginventarisir secara factual barang yang ada. 9. Meneliti alat-alat dan perangkat lainnya yang biasa dipakai dan yang rusak untuk kemudian dihapus.
  • 10. Membuat laporan keadaan barang secara berkala 11. Mengajukan kebutuhan barang 12. Membuat pembukuan DSPT dan DSPB4. Mulyana Kepegawaian 1. Pengurusan Kenaikan Pangkat Guru & Pegawai 2. Mengurus Kenaikan Gaji Berkala 3. Mengurus Guru dan Pegawai Pensiun 4. Mengurus Sertifikasi5 Sukalah Kepegawaian 1. Pengurusan administrasi kepegawaian, buku induk Pegawai, R7/R8, DSO,DUK,F1,F3 2. Membantu pengurusan data guru dan pegawai 3. Membuat dan mengurus DP3 4. Menugurs NUPTK, dan pemutahiran data. 5. Megurus Mutasi Pegawai Keluar, kedalam.6. Dede Rohayani Koor.Kesiswaan 1. Pengurusan buku induk Siswa 2. Pengurusan nilai buku induk siswa 3. Pengurusan data siswa,7. Rini Kusmawati Penbantu 4. Pengurusan administrasi kesiswaan Kesiswann Kls 7 5. Pengurusan arsip STTB & SKHUN8. Eli Roliati Penbantu 6. Pengurusan US.1/US.2 Kesiswann Kls 8 7. Pengurusan absensi siswa9. Pupung S, S.Pd Penbantu 8. Pengurusan Mutasi keluar, kedalam Kesiswann Kls 9 9. Mengurus NISN10. Mahpudin Umum 1. Mendisposisi Surat masuk dan surat keluar 2. Mendistribusikan surat sesuai tujuannya. 3. Menata persuratan 4. Melayani legalisir dan pengecapan11 Nopi prihartini Operator 1. Mengetik laporan LKIS 2. Mengetik lporan LI-SM 3. Mengetik laporan EDS 4. Mengetik surat-surat 5. Adm umum lainnya12 Sobarudin Pustakawan 1. Menyusun Administrasi perpustakaan
  • 2. Menerima, mencatat, menyusun buku-buku perpustakaan 3. Membantu pembuatan daftar US 1/US2 4. Operator Computer13 Mia Maemunah, S.Sos Pustakawan 1. Mengurus buku perpustakaan 2. Menyusun Administrasi perpustakaan 3. Melayani peminjaman buku14 Harri Indra Tjahjadhi, S.s Pustakawan 1. Mengurus buku-buku perpustakaan 2. Menyusun administrasi perpustakaan 3. Melayani peminjaman buku 4. Operator komputer15 Manam Romansyah Caraka 1. Bertanggung jawab terhadap Didin Syamsudin kebersihan semua ruangan, dan Mamad lingkungan sekolah. Dadang Solihin 2. Membantu melayani guru dan karyawan jika diperlukan 3. Bertanggung jawab terhadap kebersihan WC guru, Karyawan dan siswa.16 Koswara Keamanan 1. Bertangungjawab terhadap Russwandi keamanan dan ketertiban sekolah. 2. Melayani tamu 3. Mencatat kedaraan dan barang yang masuk dan keluar 4. Mecatat siswa yang izin keluar atau pulang 5. Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban 6. Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian.
  • D. ANALISA JABATAN 1. MURUSAN KEPALA TATA USAHA1. Rumausan Umum Tugas dan Fungsi Memimpin pelaksanaan urusan tata usaha meliputi rumah tangga sekolah dan perlengkapan pendidikan dan kepegawaian serta keuangan2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah 2.2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 2.3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS 2.4. Mengatur pengurusan kepegawaian 2.5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah 2.6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha 2.7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah 2.8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan 2.9. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar 2.10. Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah 2.11. Mengatur administrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK) 2.12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa 2.13. Memantau pelaksanaan program 7 K 2.14. Membantu Kasek dlam penyusunan RAPBS dan RAKS 2..15. Menyusun Laporan3. Wewenang 3.1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan 3.2. Memberi tugas dan memberi petunjuk pelaksanaanpekerjaan 3.3. Meminta dan memberi data serta laporan tugas dari Bawahan 3.4. Menandatangani surat keluar apabila Kepala Sekolah Berhalangan4. Tanggung Jawab 4.1. Kebenaran dan ketetapan rencana program kerja tata usaha 4.2. Penelitian pelaksanaan kegiatan ketatausahaan 4.3. Penertiban dan kerapihan pelaksanaan administrasi Sekolah 4.4. Kebenaran dan ketepatan laporan 4..5. Keamanan dan kelayakan peralatan sekolah5. Hasil Kerja 5.1. Adanya rencana dan program kerja 5.2. Terwujudnya pembagian tugas pegawai 5.3. Adanya petunjuk pelaksanaan kegiatan ketatausahaan
  • 5.4. Adanya rencana pengadaan dan pengembangan teknis pelaksanaan tugas stataf tata usaha5.5. Tersedianya buku induk mutasi dan kepegawaian dari urusan kepegawaian5.6. Adanya buku Kas, Arsip SPJ Keuangan, dari rutin, BP3, DPP/SPP dan Keuangan BP35.7. Tersedianya data inventaris yaitu buku Induk, golongan barang dan inventaris ruang dari bagian inventaris/perlengkapan5.8. Adanya data kesiswaan ( buku Induk, Klaper, mutasi serta alumni siswa dan urusan kesiswaan)5.9. Adanya buku agenda masuk/keluar, notulen rapat, buku tamu dan arsip administrasi sekolah dan urusan persuratan.5.10. Tersedianya daftar perbaikan barang serta instalasi5.11. Tersedianya daftar/laporan kegiatan pesuruh tukang kebun petugas keaman tentang pelaksanaan 7 K di sekolah5.12. Adanya laporan pelaksanaan tugas
  • . 2. ANALISA JABATAN URUSAN KESISWAAN 1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi Membantu Kepala Tata Usaha melaksanakan kegiatan pengelolaan administrasi kesiswaan 2. Uraian Tugas 2.1. menyiapkan data siswa dan menyiapkan buku induk siswa 2.2. Meniyapkan data dan mengisi buku klaper 2.3. Mengadministrasikan absen siswa dan mutasi siswa 2.4. Menyiapkan statistic dan rekapitulasi siswa 2.5. Mengadministrasi PLP/Magang siswa pemasaran dan penelusuran 2.6. Membantu menyiapkan peralatan / fasilitas belajar mengajar 2.7. Menyusun usulan calon peserta EBTA/EBTANAS 2.8. Menyiapkan administrasi ulangan akhir semester/sumatif 2.9. Menyiapkan leger untuk semua kelas 2.10. Menyiapkan administrasi penerimaan siswa baru 2.11. Menyiapkan keperluan EBTA/EBTANAS 2.12 Menyusun laporan Tugas lain Melaksanakan tugas yang relevan yang diberikan oleh atasan langsung 3. Wewenang 3.1. Meminta, menerima dan memberi data siswa yang diperlukan 4. Tanggung Jawab 4.1. Kebenaran dan ketertiban administrasi kesiswaan 4.2. Kecermatan administrasi kesiswaan 4.3. Kebenaran dan ketepatan laporan 5. Hasil Kerja 5.1. Tersedianya petunjuk administrasi kesiswaan 5.2. Tersedianya petunjuk pelaksanaan kegiatan 5.3. Adanya program kerja semesteran dan tahunan 5.4. Adanya Laporan administrasi kesiswaan 5. Hasil Kerja 5.1. Tersedianya petunjuk administrasi kesiswaan 5.2. Tersedianya petunjuk pelaksanaan kegiatan 5.3. Adanya program kerja semesteran dan tahunan 5.4. Adanya Laporan administrasi kesiswaan
  • URUSAN UMUM1. Rumausan Umum Tugas dan Fungsi Memimpin pelaksanaan urusan tata usaha meliputi rumah tangga sekolah dan perlengkapan pendidikan dan kepegawaian serta keuangan2. Uraian Tugas 2.1. Menyusun program kerja tata usaha sekolah 2.2. Mengkoordinir pengelolaan keuangan sekolah 2.3. Mengurus kebutuhan Fasilitas TUS 2.4. Mengatur pengurusan kepegawaian 2.5. Membina dan mengembangkan karier tenaga tatausaha sekolah 2.6. Mengurus kebutuhan fasilitas tata usaha 2.7. Menyiapkan dan menyajikan data statistic sekolah 2.8. Mengatur pelaksanaan kesekretariatan dan Kerumahtanggaan 2.9. Mengatur administrasi hasil proses kegiatan belajarMengajar 2.10. Membantu kasek untuk mengembangkan system informasi sekolah 2.11. Mengatur administrasi inventaris sekolah(alat,prabot, ATK) 2.12. Mengatur administrasi kesiswaan dan beasiswa 2.13. Memantau pelaksanaan program 7 K 2.14. Membantu Kasek dlam penyusunan RAPBS dan RIPS 2..15. Menyusun Laporan3. Wewenang 3.1. Menilai hasil kerja dan DP3 bawahan 3.2. Memberi tugas dan member petunjuk pelaksanaanpekerjaan 3.3. Meminta dan member data serta laporan tugas dari Bawahan 3.4. Menandatangani sirat keluar apabila Kepala Sekolah Berhalangan
  • 4. Tanggung Jawab 4.1. Kebenaran dan ketetapan rencana programkerja tata usaha 4.2. Penelitian pelaksanaan kegiatan ketatausahaan 4.3. Penertiban dan kerapihan pelaksanaan administrasi Sekolah 4.4. Kebenaran dan ketepatan laporan 4..5. Keamanan dan kelayakan peralatan sekolah5. Hasil Kerja 5.1. Adanya rencana dan program kerja 5.2. Terwujudnya pembagian tugas pegawai 5.3. Adanya petunjuk pelaksanaan kegiatan ketataushaan 5.4. Adanya rencana pengadaan dan pengembangan teknis pelaksanaan tugas stataf tata usaha 5.5. Tersedianya buku induk mutasi dan kepegawaian dari urusan kepegawaian 5.6. Adanya buku Kas, Arsip SPJ Keuangan, dari rutin, BP3, DPP/SPP dan Keuangan BP3 5.7. Tersedianya data inventaris yaitu buku Induk, golongan barang dan inventaris ruang dari bagian inventaris/perlengkapan 5.8. Adanya data kesiswaan ( buku Induk, Klaper, mutasi serta alumni siswa dan urusan kesiswaan) 5.9. Adanya buku agenda masuk/keluar, notulen rapat, buku tamu dan arsip administrasi sekolah dan urusan persuratan. 5.10. Tersedianya daftar perbaikan barang serta instalasi 5.11. Tersedianya daftar/laporan kegiatan pesuruh tukang kebun petugas keaman tentang pelaksanaan 7 K di sekolah 5.12. Adanya laporan pelaksanaan tugas
  • 3. URUSAN PERPUSTAKAAN1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi Merencanakan, mengorganisir dan mengembangkan perpustakaan sekolah2. Uraian Tugas 2.1. Merencanakan pengembangan perpustakaan 2.2. Menyusun program kerja perpustakaan 2.3. Merencanakan dan penggandaan bahan pustaka 2.4. Menentukan kebijakan peraturan-peraturan penggunaan perpustakaan 2.5. Menetapkan kebijakan bidang katalogisasidan klasifikasi 2.6. Menetapkan system pelayanan perpustakaan 2.7. Menempatkan, membagi dan menyusun uraian tugas staf perpustakaan 2.8. menyusun pedoman / prosedur kerja staf perpustakaan 2.9. Memberikan motivasi kepada staf perpustakaan 2.10. Menilai pekerjaan staf perpustakaan 2.11. Mengevaluasi seluruh kegiatan staf perpustakaan 2.12. Membina hubungan baik kedalam dan keluar perpustakaan 2,13. Mengarahkan dan mengintegrasikan fungsi perpustakaan dengan tugas pokok sekolah 2.14. Meluaskan pengertian dan apresiasi terhadap perpustakaan melalui media komunikasi secara lisan, tulisan dan visual. 2.15. Mengkoordinir dan membina pengembangan perpustakaan lain dilingkungan sekolah 2.16. Menjalin kerjasama dengan guru, murid, Kepala sekolah, petugas BP dan orang tua murid. 2.17. Membuat pelaporan3. Wewenang 3.1. Menentukan koleksi perpustakaan 3.2. Mengatur kebijaksanaan penggunaan perpustakaan 3.3. Menentukan system pelayanan perpustakaan
  • 3.4. Menempatkan dan membagi tugas staf 3.5. Meminjamkan dan menarik kembali bahan pustaka4. Tanggung Jawab Mendayagunakan seluruh sumber daya perpustakaan, sehingga proses belajar mengajar menjadi lancer5. Hasil Kerja 5.1. Program pengembangan perpustakaan 5.2. Rencana kerja perpustukaan 5.3. Petunjuk penggunaan perpustakaan 5.4. Uraian tugas staf perpustakaan 5.5. Pedoman kerja staf perpustakaan 5.6. Hasil evaluasi pelayanan perpustakaan 5.7. Laporan
  • 4. SATPAM dan PENJAGA SEKOLAH1. Rumusan Umum Tugas dan Fungsi Menjaga keamanan sekolah dan lingkungan agar tercipta suasana aman tertib, nyaman dan berwibawa2. Uraian Tugas 2.1. Mengatasi hal-hal yang menggangu kemanan dan ketertiban 2.2. Mengamankan pelaksanaan kegiatan sekolah 2.3. Menjaga ketenangan dan keamanan komplek sekolah siang dan malam 2.4. Mengisi buku catatan kejadian 2.5. Melaporkan kejadian secepatnya 2.6. Mengawasi keluar masuknya orang, barang, kendaraan dilingkungan sekolah 2.7. Merawat peralatan keamanan 2.8. Menjaga kebersihan POS jaga Tugas lain : Melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan langsung3. Wewenang 3.1. Menerima, menyimpan, melayani, mencatat tamu 3.2. Mengatur teknis pencatatan kejadian 3.3. Menegur, menangani dan melaporkan setiap pelanggaran 3.4. Menempati POS jaga 3.5. Menegur dan menagani siapa saja yang menggangu ketenangan dan keamanan sekolah baik siang maupun malam. 3.6. Menggunakan peralatan jaga malam 3.7. Menindak siapa saja yang mengganggu keamanan sekolah
  • 4. Tanggung Jawab 4.1. Kebenaran terciptanya ketenangan dan kemanan, kampus sekolah siang dan malam 4.2. Kebenaran dalam penyambutan tamu 4.3. Kebenaran terpenuhinya keinginan atau kebutuhan tamu 4.4. Kebenaran penyelenggaraan kenaanan kegiatan sekolah 4.5. Kebenaran pencatatan Kejadian 4.6. Kebenaran tertanganinya kejadian 4.7. Kebenaran penyiapan ala jaga malam 4.8. Kebenaran terjadinya kebersihan pos jaga5. Hasil Kerja 5.1. Terciptanya ketenangan dan keamanan komplek sekolah, siang dan malam 5.2. Terlaksananya pengawasan keluar masuknya orang, barang dan kendaraan 5.3. Terpenuhinya keinginan atau kebutuhan tamu sehingga tamu mempunyai kesan baik 5.4. Terlaksananya seluruh kegiatan sekolah secara aman dan tertib 5.5. Terlaksananya pencatatan suatu kejadian 5.6. Kecepatan mengantisipasi kejadian 5.7. Kesiapan peralatan jaga malam 5.8. POS jaga selalu bersih
  • TABEL PROGRAM KERJA TATA USAHA UNIT KERJA : SMP N 1 SOREANG TAHUN PELAJARAN 2012- 2013 No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksanaan Penggung Jawab Sumber Dana 1 2 3 4 5 6 7I. Umum 1. Meningkatkan Terciptanya administrasi Tiap Akhir Bulan Kepala Urusan Tata Usaha BOS Pemahaman terhadap Workshop keTata Usahaan yang tertib, peraturan-peraturan lancar dan terperogram. Tiap Akhir Bulan 2. Meningkatkan . Pemahaman terhadap Workshop kompetensi Kepribadian, Awal Tahun Kompetensi social dan Pembelajaran kompetensi teknis. 3. Meningkatkan mutu Penataan Prosedur dan pelayanan Tiap Akhir Bulan Mekanisme administrasi ketata usahaan. 4. Meningkatkan Awal Tahun pendayagunaan di Penataan Pegawai, Pembelajaran lingkungan Tata usaha. meningkatkan Disiplin. 5. Memanfaatkan Membeli Software dan teknologi informasi melaksanakan pelatihan IT untuk pengelohan data dan penyajian informasi.
  • II Khusus II.1. Pelaksana Ur 1. Pelayanan Tamu, Terciptanya administrasi 1. Rutin setiap ada tamu Kepala Tata Usaha. Persuratan dan memepersiapkan buku perkantoran yang tertib, pengarsipan tamu rapih dan sesuai dengan Pelaksana : 2. Pelayanan telepon, aturan yang berlaku. 2. Rutin Setiap ada berita mempersiapkan format ur Persuratan dan catatan berita pesan dari telepon pengarsipan pemberi kepada orang yang dituju, dan memberikan pelayanan dengan kata-kata pembicaraan yang baik. 3. Penanganan surat, 3. Rutin setiap ada surat mempersiapkan format masuk dan surat keluar deposisi, buku agenda masuk, buku agenda keluar, buku ekspedisi dan odner untuk penataan arsip 4. Korespondensi (surat 4. Setiap ada surat keluar menyurat) mempersiapkan buku konsep untuk konsep surat dinas keluar, koordinasi dengan Kepala Sekolah dan Kepala Urusan Tata Usaha 5. Pengadaan, mempersiapkan 5. Setiap ada surat, dan melaksanakan format yang akan pengadaan surat, format- digandakan format administrasi urusan administrasi secara keseluruhan. 6. Melaporkan Kepada Kepala 6. Setiap ada surat keluar Tata Usaha Surat yang masuk untuk diteruskan ke
  • yang berkaitan. 7. Membantu Kepala Tata 7. Rutin mengawasi Usaha mempasilitasi caraka. Keadaan KebersihanII.2 . Pelaksanan ur. 1. Melengkapi pengisian data Terciptanya administrasi 1. Rutin setiap ada data Kepala Ur. Tata Usaha Administrasi buku induk pegawai yang kepegwaian yang lengkap, baru dan yang belum Kepegawaian belum terisi rapih dan sesuai dengan masuk Pelaksana : 2. Menyimpan dokumen dan 2. Desember / Januari aturan peraturan Kepegawaian Ur. Administrasi 3. Menyusun dan membuat Kepegawaian 4. daftar urut kepangkatan 3. Pertiga Bulan 5. (DUK) Guru dan TU 6. Menyusun dan membuat 4. Pertiga Bulan data 5. Rutin setiap ada data 7. keadaan guru dan TU baru (R7/R8) 6. Desember/Januari 8. Membuat formasi pegawai 7. Desember 9. guru/Tu (DSO) 8. Setiap ada pegawai 10. Menata file pegawai, Guru yang akan mendapat /TU KGB 11. Membuat DP.3 Guru dan TU 9. Awal tahun pelajaran 12. Menyusun berkas usulan 13. kenaikan pangkat guru dan 10. Setiap dibutuhkan/ TU diminta pihak atasan 14. Mendata jadwal kenaikan 15. pangkat dan KGB pegawai (Guru dan TU) 16. 10.Menyusun dan membuat laporan kepegawaianII.3 Administrasi KeuanganII.3.1 . BOS Pusat 1. Menyimpan dokumen dan Tercapainya administrasi 1. Setiap ada peraturan Kepala Sekolah, Rutin peraturan pengelolaan keuangan yang tertib, sesuai yang baru Kepala Urusan Tata Usaha BOS Provinsi keuangan. dengan aturan dan dapat 2. Membuat usulan 2. Awal tahun Pelaksana : Bendahara menunjang tercapainya pengukuhan/pengangkatan
  • BOS Kabupaten bendahara sasaran yang telah di 3. Membuat, mengisi dan programkan. 3. Pembukaan rekening menandatangani Specimen tanda tangan kepala Sekolah, Bendahara. 4. Menyimpan rekening 5. Membuat RAPBS dan RAKS 4. Awal Tahun Ajaran 6. Membukukan penerimaan, 5. Sesuai sistim menyimpan, mengeluarkan, pengelolan, dan dan membuat SPJ sesuai sistim pelaporan dengan RAKS. 7. Menyimpan data pelaporan 6. Setiap melakukan Keuangan. pelaporan 8. Menyimpan berkas berita 7. Setiap ada acara pemeriksaan pemeriksaan Keuangan.II.3.3. Administrasi Keuangan Rutin 1. Menyimpan peraturan Tercapainya administrasi 1. Setiap ada peraturan Kepala Tata Usaha keuangan keuangan yang tertib, sesuai yang baru 2. Mengambil Daftar Gaji dengan aturan dan dapat 2. Bila Daftar Selesai Pengelola : Bendahara Bulanan, Gaji 13, dicetak Rutin menunjang tercapainya Kekurangan (Rapel) 3. Membuat Daftar Penerima sasaran yang telah di 3. Bila Rapel turun TPP, SBY, Uang Ketupat. programkan. 4. Mengambil Potongan 5. Membuat Daftar Potongan 4. Tanggal 20-han dan Struk Gaji. 5. Bila Potongan sudah 6. Membagikan Gaji atau diterima. Keuagan lainnya 6. Setiap turun uang 7. Mengajukan Perubahan Gaji untuk pembayaran karena, KGB, Naik Pangkat, 7. Bila ada perubahan Pensiun, Menikah, tambah anak.
  • 8. Mengajukan dan menandatangani 8. Bila ada pengajuan permohonan kredit. 9. Membuat SPJ 10. Menyimpan Data Pelaporan 9. Setiap Bulan 11. Menyimpan Dokumen 10. Bila telah membuat Pemeriksaan. pelaporan 11. Bila telah diperiksa.II.4. Administrasi 1. Menyimpan buku peraturan Tercapainya administrasi 1. Sepanjang Tahun Kepala Ur. Tata Usaha Perlengkapan petunjuk pelaksanaan prasarana dan perlengkapan pengelolaan inventaris yang tertib, tertata sesuai Pengelola : 2. Membuat dan menyimpan 2. Juli Pelaksanan ur dengan aturan dan dapat Surat tugas pengelolaan Perlengkapan sanpras perlengkapan menunjang tercapainya 3. Melengkapi dan sasaran yang telah di 3. Setiap ada data baru menyimpan buku induk programkan. yang belum inventaris, Buku non diinventarisir inventaris dan buku Golongan Inventaris barang 4. Mengisi dan menyimpan 4. Setiap ada buku penerimaan dan penambahan dan pengeluaran barang (buku penegluaran barang gudang) 5. Menyusun dan menyimpan 5. Setiap ada barang bukti-bukti penerimaan dan yang masuk dan pengeluaran barang (faktur keluar dan tanda bukti pengeluaran barang) 6. Melengkapi penomoran 6. Setiap ada barang barang inventaris baru dan yang belum 7. Membuat dan memajang diberi nomor Daftar Barang inventaris 7. Setiap ruang yang pada tiap ruangan belum dipajang
  • 8. Membuat dan mengusulkan 8. Apabila ada barang penghapusan barang yang rusak berat 9. Membuat dan mengisi 9. Setiap ada barang kartu stock / persediaan yang masuk/keluar barang 10. 10. Membuat dan mengisi 11. Setiap ada barang kartu/ Buku pemeliharaan yang diperbaiki barang 11. Membuat dan menyusun 12. Juli, Desember, laporan inventaris triwulan Maret dan tahunanII.5. Administrasi 1. Membantu PPDB Tercapainya administrasi 1. Awal Juli Kesiswaan 2. Menyusun dan menyimpan Kesiswaan yang tertib, 2. Awal Juli foto copy NEM dan Foto tertata sesuai dengan aturan copi STTB siswa dan dapat menunjang 3. Menyimpan buku 3. Awal Juli pendaftaran siswa baru tercapainya sasaran yang (PSB) telah di programkan. 4. Menyimpan data daftar 4. Awal Juli siswa baru yang diterima 5. Membuat dan menggandakan daftar nama 5. Awal Juli siswa tiap kelas 6. Membuat Daftar Absen 6. Awal Juli 7. Membuat dan menyusun 7. Awal Juli daftar nama siswa kelas I (satu) per abjad 8. Menyusun dan memberi 8. Mulai Awal Juli nomor Induk siswa untuk kelas I (satu) siswa baru 9. Mengisi data buku induk 9. Awal Juli akhir SMT siswa 10. Mengisi buku data dan 10. Setiap bulan mutasi siswa
  • 11. Mengisi data buku klaper 11. Setiap semester12. Memindahkan data buku 12. Nopember. Maret leger ke buku induk siswa dan Juni/Juli masing-masing kelas dan menyimpan untuk arsip13. Mempersiapkan, 13. Rutin Tiap Bulan membagikan dan menyimpan buku agenda Kelas, dan Absen Siswa14. Menyimpan tata tertib 14. Sepanjang Tahun siswa15. Mengisi buku rekapitulasi 15. Rutin tiap bulan persentasi kehadiran siswa tiap kelas16. Menyusun dan membuat 16. Awal Semester II data calon peserta EBTA/EBTANAS (US.1)17. Menyimpan dokumen 17. Juli laporan hasil Ulangan Umum dan EBTA/NAS18. Mengisi dan menyimpan 18. Setiap ada data siswa buku data siswa yang yang mendapat mendapat beasiswa beasiswa
  • No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksana Penanggung Jawab Sumber Dana1 2 3 4 5 6 7 II.8. Keamanan dan Kebersihan II.8.1. Keamanan 1. Bertangungjawab terhadap Tercapainya administrasi 1. Setiap Hari 24 Jam Kepala Ur. Tata Usaha keamanan dan ketertiban Keamanan yang, tertata Rutin Pelaksana : sekolah. sesuai dengan aturan dan SATPAM 2. Melayani tamu dapat menunjang 3. Mencatat kedaraan dan barang yang masuk dan tercapainya sasaran yang keluar telah di programkan. 4. Mecatat siswa yang izin keluar atau pulang 5. Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban 6. Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian 7. Menyusun dan membuat jadwal Piket malam. 8. Mempersiapkan dan membuat buku kegiatan piket malam 9. Melaksanakan tugas piket malam sesuai dengan jadwal II.8.2. Kebersihan 1. Melaksanakan kebersihan 1. Rutin ruang kantor (Kepala Sekolah, Guru, TU, Koridor) Ruang perpustakaan, laboratorium, BK, kelas dan Mushola.
  • Memebersihkan debu Tidak terlihat debu-debu Rutin yang menempel pada yang menempel pada sarana yang ada sarana yang ada diruangan dengan lap kamoceng Membersihkan lantai Tidak terlihat kotoran / Rutin ruangan sampah dilantai Membersihkan langit- Tidak terlihat sarang Rutin langit tiap ruangan laba-laba Menata sarana alat Sarana yang ada tertata Rutin yang ada di ruangan rapi Mengunci pintu dan Pintu jendela tertutup Rutin jendela tiap ruangan dan terkunci rapi dan aman2. Melaksanakan Kebersihan Mushola Tempat Wudlu, ruang WC Guru dan WC siswa. Lantai ruangan disapu Terlihat bersih Rutin dan disikat Langit-langit ruangan Tidak terlihat sarang Rutin dibersihkan laba-laba Kloset dibersihkan dan Terlihat tampak bersih Rutin disikat Memebersihkan bakair Terlihat bersih Rutin Membilas lantai dan Ruang tidak tercium bau Rutin kloset dengan bahan pewangi (karbol)3. Melaksanakan kebersihan halaman dan lapangan upacara. Membersihkan / menyapu Tidak terlihat sampah Rutin sampah berserakan Mambabad rumput Rumput tidak kelihatan Rutin yang sudah tumbuh tinggi dan terlihat rapi
  • tinggi Menata tanaman Tertata rapi terlihat Rutin dihalaman indah dan rindang Menyiram tanaman di Terpeliharanya tanaman 2 hari sekali pahbunga4. Pemeliharaan Memeriksa Sarana yang rutin rusah Melaporkan sarana yang ruksak Membuat perkiraan kebutuhan untuk perbaikan Memperbaiki atau mencari tukang untuk perbaikan
  • EVALUASI PROGRAM TATA USAHA UNIT KERJA : SMP/SMA/SMK TA. ............../.............. No. Jenis Program Bentuk Kegiatan Target Sasaran Jadwal Pelaksanaan Penggung Jawab Evaluasi 1 2 3 4 5 6 7I. Umum 1. Evaluasi hasil kerja Evaluasi personal tentang Terciptanya administrasi Tiap Triwulan Kepala Urusan Tata Usaha tahun yang lalu hasil kerja dari masing- keTata Usahaan yang tertib, 2. Menetapkan masing substansi pekerjaan. lancar dan terperogram. pembagian personil Pendataan informasi dari Tata Usaha masing-masing substansi pekerjaan Rapat Dinas Tata Usaha Akhir Tahun Awal tahun / akhir tahun pelajaranII Khusus 8. Pelayanan Tamu, Terciptanya administrasi 1. Rutin setiap ada tamu Kepala Ur. Tata Usaha memepersiapkan buku perkantoran yang tertib, II.1. Administrasi tamu rapih dan sesuai dengan Perkantoran 9. Pelayanan telepon, aturan yang berlaku. mempersiapkan format catatan berita pesan dari pemberi kepada orang yang 2. Rutin Setiap ada berita Pelaksana : dituju, dan memberikan pelayanan dengan kata-kata telepon pembicaraan yang baik. 10. Penanganan surat,
  • mempersiapkan format deposisi, buku agenda masuk, buku agenda keluar, buku ekspedisi dan odner untuk penataan arsip11. Korespondensi (surat menyurat) mempersiapkan buku konsep ubtuk konsep surat dinas keluar, koordinasi dengan Kepala Sekolah dan Kepala Urusan Tata Usaha12. Pengadaan, mempersiapkan 3. Rutin setiap ada surat dan melaksanakan pengadaan surat, format- masuk dan surat keluar format administrasi urusan administrasi secara keseluruhan. koordinasi dengan petugas stensil/ operator Komputer.13. Perhitungan, melaksanakan pendataan dan pengolahan data yang berkaitan dengan hitungan 4. Setiap ada surat keluar 5. Setiap ada surat, format
  • yang akan digandakan 6. Setiap ada data yang harus dihitungII.2 Administrasi 1. Melengkapi pengisian data Terciptanya administrasi 11. Rutin setiap ada data Kepala Ur. Tata UsahaKepegawaian kepegwaian yang lengkap, baru dan yang belum buku induk pegawai yang rapih dan sesuai dengan masuk 12. Desember / Januari aturan belum terisi 2. Menyusun dan membuat Pelaksana : daftar urut kepangkatan 13. Agustus (DUK) Guru dan TU 14. Agustus 3. Menyusun dan membuat data 15. Rutin setiap ada data baru keadaan guru dan TU (R7/R8) 16. Desember/Januari 17. Mei/Desember 4. Membuat formasi pegawai 18. Setiap ada peegawai
  • guru/Tu (DSO) yang akan mendapat KGB 5. Menata file pegawai, Guru 19. Awal tahun pelajaran /TU 6. Membuat DP.3 Guru dan TU 20. Setiap dibutuhkan/ diminta pihak atasan 7. Menyusun berkas usul kenaikan pangkat guru dan TU 8. Membuat konsep dan SK kenaikan gaji berkala pegawai 9. Mendata jadwal kenaikan pangkat dan KGB pegawai (Guru dan TU) 10.Menyusun dan membuat laporan kepegawaianII.3 Administrasi KeuanganII.3.1 Rutin/UYHD/KJM 9. Menyimpan dokumen Tercapainya administrasi 8. Setiap ada peraturan Kepala Sekolah, Rutin peraturan keuangan keuangan yang tertib, sesuai yang baru rutin/UYHD/DPP dengan aturan dan dapat Kepala Urusan Tata Usaha 10. Membuat usulan menunjang tercapainya pengukuhan/pengangkatan 9. Akhir Maret bendahara sasaran yang telah di 11. Membuat, mengisi dan programkan. Bendahara : menandatangani Specimen tanda tangan kepala Sekolah, Bendahara dan 10. Awal April pembuat Daftar Gaji (PDG) 12. Menyimpan Petikan DIK
  • 13. Membuat program rencana penerimaan dan pengeluaran keuangan rutin tiap-tiap mata anggaran untuk satu tahun anggaran14. Membuat SPP-DU dan SPP- GU 11. April15. Mengisi buku register SPMU 12. April (setelah keluar16. Mengisi buku kas Tabelaris DIK) dan register penutupan kas17. Membuat LKKR dan SPJ18. Membuat dan menyimpan berkas berita acara pemeriksaan kas19. Menerima dan membagikan gaji pegawai 13. April dan seterusnya20. Membuat laporan realisasi penerimaan dan penggunaan keuangan rutin 14. Tiap bulan (setiap21. Keamanan penyimpanan menerima SPMU) uang 15. Tiap bulan 16. Tiap bulan/Triwulan 17. Tiap triwulan 18. Tiap Bulan 19. Akhir semester dan akhir tahun 20. Setiap ada Saldo kas
  • Keadaan Sekolah :a. KetatausahaanKeadaan Siswa di SMP/SMA/SMK se Kabupaten Bandung Tahun Pelajaran ............../..............tercatat sebagi berikut : Keadaan Siswa Awal Keadaan Siswa Akhir No. Rombongan Belajar Kelas Ket L P Jml L P Jml I. 11 7 II. 10 8 III. 10 9 Jumlahb. Keadaan PegawaiYang dimaksud pegawai di unit pelaksana teknis SMP/SMA/SMK Negeri terdiri dari Kepala Sekolah,Guru dan Staf Tata Usaha, dengan data sebagai berikut : Keadaan Induk Pegawai No Jenis Pegawai Ket L P Jml 1. Pendidik 60 2. Tenaga Kependidikan 20c. Daftar Kepsek dan Guru Menurut Golongan Golongan No. III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jmld. Jumlah Tata Usaha menurut Golongan GolonganNo. III/c II/c II/d III/a III/b
  • L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml L P Jml 1 1 1 1 1 1 1 2 2Jml 1 1 1 1 2e. Keadaan Guru Tetap Menurut Mata Pelajaran dan GolonganNo. Mata Pelajaran Nama Guru Pendidikan/Jurusan Ket 1. Pend. Agama 2 PPKN 3 Pend Seni 4 Pend Jasmani 5 Bahasa Indonesia 6 Bahasa Inggris 7 Matematika 8 Fisika 9 Kimia 10 Biologi 11 Komputer 12 Geografi 13 Ekonomi/Akuntansi 14 Sejarah Nasional 15 Tata Negara 16 Sosiologi 17 Antrofologi 18 BP/BK
  • f. Keuangan1. Sumber rencana Penerimaan Keuangan Sekolah No. Rencana Penerimaan dari Jumlah Ket 1. Gaji 2. Uang 13 3. TPP 4. TPP SBY 5. BOS PUSAT 6. BOS PROVINSI 7 BOS KABUPATEN 8. BEA SISWA 9. Lain-lain
  • 2. Rencana PenggunaanNo. Alokasi Rencana Penggunaan Jumlah 1. Pengembangan Kompetensi Lulusan (bidang akademik dan non 2. akademik) 3. Pengembangan kurikulum/KTSP 4. Pengembangan proses pembelajaran 5. 6. Pengembangan sistem penilaian 7. Pengembangan pendidik dan tenaga kependidikan 8. Pengembangan sarana dan prasarana sekolah 9. Pengembangan manajemen sekolah 10. 11. Pembinaan kesiswaan/ekstrakurikuler 12 Budaya dan lingkungan sekolah 13. Pendidikan karakter dan budaya bangsa, serta kewirausahaan 14. 15. Belanja Pegawai 16. Belanja Barang dan Jasa Jumlahg. Perlengkapan1. Nomor Statistik Sekolah (NSS) :2. Nomor Kode DIK :3. Mata Anggaran / MAK :4. SK Penegrian :5. Penggunaan Tanah / Bangunan :6. Izin Bangunan :7. Tanah :8. Perubahan Nama Sekolah9. Keadaan Bangunan
  • No. Bangunan Banyaknya Ket1. Ruang Belajar / Kelas2. Ruang Kantor 2.1 Kepala Sekolah 2.2 Guru 2.3 Tata Usaha 2.4 Ruang BP/BK3. Ruang Perpustakaan4. Ruang Gudang5. Gedung laboratorium 5.1 Bahasa 5.2 Fisika/Kimia/Biologi6. Ruang WC 6.1 WC Kepala Sekolah 6.2 WC Guru 6.3 WC Siswa Ruang Pendukung7. 1. Ruang Osis 2. Ruang Pramuka 3. Ruang Komputer 4. Ruang Mushola 5. Ruang Dapur 6. WC. Ruang Dapur
  • 10. Keadaan Barang Per/ruang (KARTU INVENTARIS)a. Ruang Kepala SekolahNo. Nama Barang Jumlah Ket 1. Meja Kepsek 2. Meja Telpon 3. Kursi Putar 4. Kursi Hadap 5. Kursi Tamu 6. Rak Piala / lemari 7. Lemari Data 8. Filling Cabinet 9. Telpon/ Faximail10. Jam Dinding11. Papan Data12. Papan kegiatan13. Dispenser14. Bendera Merah Putih15. Bendera Tutwuri16. Bendera KORPRI17. Gambar Presiden dan Wakil18. Kaca Cermin19. Gordeng 20. Piala 21 Plakat 22 Piagam 23 Karpet 24 Laci Kotak surat 25 Kotak Surat
  • b. Ruang Tata UsahaNo. Nama Barang Jumlah Ket 1. Meja TAS 2. Meja Mesin Tik 3. Meja Telepon 4. Kursi Putar TU 5. Komputer 6. Lemari Adm 7. Lemari Besi 8. Filling Cabinet 9. Telepon10. Jam Dinding11. Papan Data12. Rak Adm13. Mesin Tik14. Mesin Calkulator15. TV16. Komputer17. Printer18. Kursi TAS19. Dispenser 20 Visi dan Misi 21 Rak Air Plastik 22 Printer 23 Kain Gorden 24 Kotak Obat 25 Lambang Korpri 26 Papan Informasi 27 Lemari Adm. Komitec. Ruang Guru
  • No. Nama Barang Jumlah Ket1 Meja Guru2 Kursi Guru3 Kursi siswa4 Lemari Kesiswaan5 Lemari Locker6 Lemari Sarana7 Lemari Kurikulum8 Kain Gordeng9 Komputer10 Papan Data11 Papan Informasi12 Jam Dinding13 Kursi Tamu14 Tong Sampah15 Televisi16 Rak
  • d. Gudang Tata UsahaNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Organ/Piano 2 Mesin Sheet/Roneo/Riso 3 Tape Deek 4 Amplipair 5 Salon 6 Toa 7 Mesin Rumput 8 Printer 9 Mic 10 OHP/LCD 11 Layar OHP/LCD 12 Tie Set 13 Piring/Gelas 14 Tatakan 15 Meja Tenis Meja 16 Komputer GTC 1 rusak 17 Sound System 18 Tiang Mic Standar 1 Rusak 19 Tiang Mic Duduk 20 Scaner 21 Dacin ( Timbangan ) 22 Matras 23 Megaphone 24 Kursi Chitos 6 rusak 25 Slade Proyektor 26 Sendok / Garpu
  • e. Ruang Perpustakaan No. Nama Barang Jumlah Ket 1 Rak Buku 2 Meja Baca 3 Rak Majalah 4 Rak Katalog 5 Meja Petugas 6 Kursi Petugas 7 Kursi Plastik 8 Komputer 9 Papan Data 10 Globe 11 Peta Indonesia 12 Laci Kecil 13 Lemari Besar 14 Lemari Kecil 15 Rak Kaca 16 Radio Tape 17 Papan Impormasi 18 Jam Dinding 19 Meja Besar
  • f. Ruang BP/BKNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Meja Petugas 2 Kursi Tamu 3 Kursi Petugas 4 Papan Data 5 Jam Dinding 6 Laci 7 Lemari 8 Lemari kecil 9 Meja siswa 10 Karpet 4,5 m 11 KursiKayu Panjang 12 Papan Mading 13 Papan Informasi 14 Papan WB Informasi 15 Komputer
  • g. Lab BahasaNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Meja Petugas 2 Kursi Petugas 3 Kursi Siswa 4 Papan Tulis 5 Meja Lab Bahasa 6 Kursi Lab 7 Lemarui Kursus 8 Rak Kursus 9 Kursi Chitos Kursus 10 Komputer 11 Rak Buku Kursus 12 Meja Siswa
  • h. Lab IPANo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Meja Lab IPA 2 Kursi Bulat 3 Podium 4 Papan Tulis 5 Lemari alat kimia 6 Lemari alat biologi 7 Lemari alat fisika 8 Rak Kimia 9 Rak Biologi 10 Rak Fisika 11 Papan Tulis WB 12 Meja Koordinator 13 Kursi KoordinatorI . Ruang KomputerNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Meja Komputer 2 Komputer 3 Printer 4 Papan WB 5 Jam Dinding 6 Karpet
  • J. Ruang OsisNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Lemari 2 Kursi Tamu 3 Komputer 4 Papan Sruktur 5 Papan Mading 6 Kursi Siswa 7 Meja Siswa 8 Jam DindingK Ruang KoperasiNo. Nama Barang Jumlah Ket 1 Etalase 2 Jam Dinding 3 Telephone Koin 4 Rak Kayu 5 Meja Plastik 6 Kursi Plastik 7 Lemari 8 Rak Piring
  • L. Ruang Pokja No. Nama Barang Jumlah Ket 1 Lemari 2 Radio Tape 3 Papan WBM. Dapur Sekolah No. Nama Barang Jumlah Ket 1 Kompor Gas 2 Tabung Gas 3 Dispenser 4 Lemari 5 Piring 6 Gelas 7 Garpuh 8 Sendok 9 Kompor Biasa 10 Cerek 11 Gelas Tinggi
  • D. EVALUASI Evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk meneliti sampai sejauhmana suatu usaha telah tercapai. Jika kita melakukan evaluasi yang kita nilai bukan keberhasilan suatu kegiatan saja, akan tetapi semua unsur yang berkaitan dengan kegiatan, aturan, mekanisme, administrasi, proses pelaksanaan, alat penunjang, human erornya atau kejadian yang menyertai suatu kegiatan. Evaluasi sebagai bahan kajian, dapat di jadikan sebagai bahan untuk menyempurnakan kegiatan tersebut diwaktu akan datang, dan tolak ukur kegiatan yang dilakukan setiap akhir kegiatan atau pada rapat di akhir tahun. Evaluasi di sekolah memiliki mekanisme, prosedur, waktu, dan instrument. Misalkan kegiatan PPDB, evaluasi dilakukan di akhir kegiatan, oleh Tata Usaha dan Kesiswaan setelah semua data mengenai kegiatan PPDB baik Persiapan, media atau alat pendukung, pembagian tugas, time secedul, proses kegiatan, data siswa, instrument dan catatan human eror dikemas dalam bentuk laporan tertulis dan ditanda tangani oleh Ketua Panitia. Semua kegiatan sekolah baik kegiatan akademis, meliputi kegiatan kurikulum, meliputi Pembuatan Jadwal atau Pembagian tugas megajar, Memeriksa RPP dan menandatangankan ke kepala sekolah, Pembuatan Kisi-kisi, Pembuatan soal, menyiapkan kegiatan ulangan semesteran, Melakukan analisa soal, menyimpan master soal dalam bentuk bank soal. kegiatan kesiswaan meliputi MOS, Kegiatan peringatan hari-hari besar seperti hari Kartini, maulid Nabi dll, perpisahan, Studi Tour, kunjungan persahabatan (marhalah), Pelatihan Dasar Kepemimpinan untuk kaderisasi. Kegiatan ekstra kurikuler meliputi PMR, Pramuka, Paskibra. kegiatan pengembangan diri dibawah koordinator BP, futbool, Bulu tangkis, Bola Voly, silat, karate, chilelider, BTQ, dll. Pada akhir tahun di Evaluasi bahan pelaporan di tiap akhir kegiatan dapat dijadikan sebagai bahan dalam laporan akhir tahun kegiatan ini disebut Evaluasi Diri Sekolah (EDS).
  • BAB III PROGRAM KERJA TAHUN PELAJARAN 2012-20131. Skala Prioritas dalam Program Dalam Program kerja Tata Usaha tahun pelajaran 2012-2013 meliputi : 1. Umum 2. Kesiswaan 3. Ketenagaan 4. Perlengkapan 5. Keuangan 6. Surat – menyurat 7. Humas ad.1. Umum 8. Meningkatkan Pemahaman terhadap peraturan-peraturan 9. Meningkatkan Pemahaman terhadap kompetensi Kepribadian, Kompetensi social dan kompetensi teknis. 10. Meningkatkan mutu pelayanan administrasi ketata usahaan. 11. Meningkatkan pendayagunaan di lingkungan Tata usaha. 12. Menyempurkan kegiatan administrasi. 13. Memanfaatkan teknologi informasi untuk pengelohan data dan penyajian informasi. ad.2. Kesiswaan 1. Mengumpulkan dan menyimpanan data-data siswa baru. 2. Mencatat data siswa ke dalam Buku Induk, klaper 3. Mencatat Jumlah siswa ke dalam Buku Keadaan Siswa. 4. Mencatat nilai dari legger ke dalam buku induk siswa. 5. Membuat buku agenda siswa dan lembaran absen harian. 6. Mencatat yang pindah/keluar ke dalam buku mutasi. 7. Membuat adminstasi peserta ulangan umum, ujian nasional. 8. Membuat US.1 dan US.2 persiapan ujian. 9. Mendaftarkan siswa ke SMA/SMK. 10. Pendaftaran siswa ke SMA/SMK 11. Penerimaan Siswa Baru.
  • ad. 3. Ketenagaan 1. Pembagian dan pemerataan tugas pegawai. 2. Penyempurnaan pengisian buku induk pegawai dan guru 3. Pembuatan bukti fisik/surat pernyataan untuk kepentingan peusulan penetapan angka kredit guru. 4. Pengusulan penetapan angka kredit guru dan kenaikan pangkat pegawai. 5. Penyusunan rencana kenaikan 6. Pengusulan pension guru dan pangkat pengabdian. 7. Penyusunan DUK guru dan pegawai. 8. Pembuatan DP3 Guru dan Pegawai. 9. Pembuatan R7 dan R8 serta DSO. 10. Administrasi yang berhubungan dengan guru dan pegawai.ad. 4. Perlengkapan 1. Mempersiapkan dan melengkapi administrasi guru. 2. Mengerjakan buku induk inventaris dan non inventaris. 3. Mengerjakan buku golongan barang. 4. Mengerjakan kartu stock barang dan buku persediaan barang. 5. Membuat laporan rutin sesuai dengan ketentuan. 6. Mencatat penerimaan dan pengeluaran barang. 7. Menghitung dan mempersiapkan kebutuhan barang. 8. Menginventarisir secara factual barang yang ada. 9. Meneliti alat-alat dan perangkat lainnya yang biasa dipakai dan yang rusak untuk kemudian dihapus.ad. 5. Keuangan 1. Pengurusan dan penyelesaian daftar gaji ke pemda. 2. Pengurusan dan penyelesaian pajak. 3. Menyiapkan selengkap mungkin pembukuan keuangan. 4. Mengerjakan pembukuan keuangan. 5. Pembuatan SPJ. 6. Penerimaan dan pencatat DSP, iuran bulanan, iuran computer. 7. Pembuatan laporan keuangan tiap bulan.
  • ad. 6. Surat-menyurat 1. Pembuatan surat-menyurat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Pengagendaan baik surat keluar maupun surat masuk. 3. Pembulatan file surat sesuai dengan jenisnya. 4. Penyimpanan arsip-arsip dengan teliti dan rapi. 5. Membuat konsep surat dengan baik.ad. 7. Humas 1. Menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan pihak extern baik secara vertical maupun horizontal. 2. Menjalin hubungan yang baik dengan Pemerintah Daerah setempat misalnya kecamatan, Desa dan sebagainya. 3. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan forum Komunikasi Kepala Tata Usaha SMP, SMA,SMK. 4. Ikut serta bersama masyarakat sekitar dalam kegiatan khusus misalnya kegiatan HUT kemerdekaan Ri.
  • B. Matrik Kegiatan JADWAL KEGIATAN KERJA TATA USAHA TAHUN PELAJARAN 2012-2013 No Bulan Jenis Kegiatan Pelaksanaan Ket Urt 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 61. Umum 1. Meningkatkan X X X X X X X X X X X X Ka.Urusan Pemahaman terhadap peraturan-peraturan 2. Meningkatkan Pemahaman terhadap X X X X X X X X X X X X Ka. Urusan kompetensi Kepribadian, Kompetensi social dan X X X Ka. Urusan kompetensi teknis. 3. Meningkatkan mutu pelayanan administrasi X X X X X X X X X X X X Ka. Urusan ketata usahaan. 4. Meningkatkan pendayagunaan di X X X Ka. Urusan lingkungan Tata usaha. 5. Menyempurkan kegiatan administrasi. 6. Memanfaatkan teknologi informasi untuk X pengelohan data dan penyajian informasi.2. Kesiswaan 1. Mengumpulkan dan X X X X X X X X X X X X Koordinator menyimpanan data-data kesiswaan kls 7 siswa baru. Koordinator 2. Mencatat data siswa ke X X kesiswaan kls 7 dalam Buku Induk, klaper Koordinator 3. Mencatat Jumlah siswa X X kesiswaan kls ke dalam Buku Keadaan 7,8.9 Siswa. Koordinator 4. Mencatat nilai dari legger kesiswaan kls ke dalam buku induk X X 7,8.9 siswa. Koordinator 5. Membuat buku agenda X X X X X X X X X X kesiswaan kls siswa dan lembaran X X 7,8.9 absen harian. Koordinator 6. Mencatat yang X X kesiswaan kls pindah/keluar ke dalam 7,8.9 buku mutasi. Koordinator 7. Membuat adminstasi X X kesiswaan kls peserta ulangan umum, 7,8.9 ujian nasional. X Koordinator 8. Membuat US.1 dan US.2 kesiswaan kls 9
  • persiapan ujian. Koordinator 9. Menyelesaikan hasil X kesiswaan kls 9 UNAS Koordinator 10. Mendaftarkan siswa ke X kesiswaan kls 9 SMA/SMK. Koordinator 11. Penerimaan Siswa Baru kesiswaan kls7,8,93. Ketenagaan X Pelaksana ur 1. Pembagian dan X X Kepegawaian pemerataan tugas pegawai. Sda 2. Penyempurnaan X X X X pengisian buku induk pegawai dan guru X X Sda 3. Pembuatan bukti fisik X PAK Sda 4. Pengusulan penetapan angka kredit guru dan X X X X X kenaikan pangkat X X pegawai. X X X X X X X X X X Sda 5. Penyusunan rencana X X kenaikan berkala X Sda 6. Pengusulan pension guru dan pangkat pengabdian. X Sda 7. Penyusunan DUK guru dan pegawai. X X Sda 8. Pembuatan DP3 Guru X dan Pegawai. X X X X X X X X X X Sda 9. Pembuatan R7 dan R8 X X serta DSO. Sda 10. Administrasi yang berhubungan dengan guru dan pegawai.4. Perlengkapan X X Pelaksana Ur. 1. Mempersiapkan dan X X X X Sarana melengkapi administrasi guru. Sda 2. Mengerjakan buku induk X X X X inventaris dan non inventaris. X Sda 3. Mengerjakan buku X golongan barang. Sda 4. Mengerjakan kartu stock X X X X barang dan buku persediaan barang. Sda 5. Membuat laporan rutin X X X X sesuai dengan ketentuan. X Sda 6. Mencatat penerimaan X dan pengeluaran barang. Sda 7. Menghitung dan X X X X mempersiapkan
  • kebutuhan barang. Sda 8. Menginventarisir secara factual barang yang ada. Meneliti alat-alat dan perangkat X X X X X X X X X X5. Keuangan X X Pelsaksna urs. 1. Pengurusan dan X X X X Keuangan penyelesaian daftar gaji ke pemda. X X X X Sda 2. Pengurusan dan penyelesaian pajak. Sda 3. Menyiapkan selengkap X X X X X X X X X X mungkin pembukuan X X keuangan. X X X X Sda 4. Mengerjakan pembukuan keuangan. Sda 5. Pembuatan SPJ. 6. Penerimaan dan X X X X X X X X X X pencatat DSP, iuran X X bulanan, iuran computer. Sda 7. Pembuatan laporan keuangan tiap bulan. X X X X X X X X X X6. Surat-menyurat X X Pelaksana Urs. 1. Pembuatan surat- X X X X X X X X X X Surat-menyurat menyurat sesuai dengan X X ketentuan yang berlaku. Sda 2. Pengagendaan baik surat keluar maupun surat X masuk. X X X X X X X X X X Sda 3. Pembuatan file surat X X sesuai dengan jenisnya. X X X X X X X X X X Sda 4. Penyimpanan arsip-arsip X X dengan teliti dan rapi. Sda 5. Membuat konsep surat dengan baik. X X X X X X X X X X7. Humas X X Pelaksana urs. 1. Menjalin hubungan kerja Humas sama yang baik dengan pihak extern baik secara X vertical maupun X horizontal. Sda 2. Menjalin hubungan yang baik dengan Pemerintah Daerah setempat X X X X misalnya kecamatan, Desa dan sebagainya. Sda 3. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan forum X Komunikasi Kepala Tata
  • Usaha SMP, SMA,SMK. Sda 4. Ikut serta bersama masyarakat sekitar dalam kegiatan khusus misalnya kegiatan HUT kemerdekaan Ri.Keterangan : Kegiatan dan Alokasi waktu Disesuaikan dengan Kalender Sekolah Pelaksana disesuaikan dengan keadaan dan kompetensi Pelaksana
  • B A B IV PEMBIAYAANPembiayaan untuk kegiatan operasional Tata Usaha Tahun Pelajaran 2012-2013 berpedoman kepada RAPBS sehinggasetiap dana yang dipakai dapat dimanfaatkan secara efisien dan terarah sesuai dengan anggaran yang ditentukan, adapunsumber-sumber dana tersebut diperoleh dari : 1. Dari BOS 2. Dari Komite SekolahPenggunaan dana-dana tersebut antara lain : 1. Pembelian alat tulis kantor 2. Pembelian inventaris kantor 3. Kesejahteraan pegawai. 4. Kepentingan perjalanan dinas 5. Photo Copy 6. Biaya untuk Pengembangan, Pendidikan dan latihan 7. Pemeliharaan dan rehabilitas sarana dan prasarana pendidikan. 8. Pembayaran daya seperti listrik dan telepon. 1. Umum No Kegiatan Keperluan Ket 1. Meningkatkan Pemahaman Melaksanakan Workshop Oleh FKKTU bekerjasama terhadap peraturan-peraturan dg bagian terkait 2. Meningkatkan Pemahaman Melaksanakan Workshop Oleh FKKTU bekerjasama terhadap kompetensi Kepribadian, dg bagian terkait Kompetensi social dan kompetensi teknis. 3. Meningkatkan mutu pelayanan Melaksanakan Pelatihan Oleh FKKTU bekerjasama administrasi ketata usahaan. dg bagian terkait 4. Meningkatkan pendayagunaan di Melaksanakan briping Kepala Tata Usaha lingkungan Tata usaha. 5. Menyempurnakan kegiatan Pemutahiran Data Oleh Kepala tata Usaha administrasi. dan semua Pelaksana 6. Memanfaatkan teknologi informasi Pelatihan Oleh FKKTU bekerjasama untuk pengelohan data dan dg bagian terkait dan penyajian informasi. Kepala tata usaha dan 7. Meningkatkan Kesejahteraaan Mengajukan insetif, dan uang lembur. pelaksana Kepala Tata Usaha & Koordinas dengan Kepsek
  • Daftar Peraturan yang wajib dimiliki dan di pahami No Nama Keterangan 1. Panca sila sebagi sumber dari segala sumber hokum. Umum PEMBUKAAN UNDANG DASAR 1945 Umum Alinea IV : mencerdaskan kehidupan bangsa, 2 BAB XIII Umum PENDIDIKAN Pasal 31 (1) Tiap-tiap warga negara berhak mendapat pengajaran. (2) Pemerintah mengusahakan dan menyelenggarakan satu sistem pengajaran nasional, yang diatur dengan undang-undang. Pasal 5 (1) Presiden memegang kekuasaan membentuk undang- undang dengan persetujuan Dewan Perwakilan Rakyat. (2) Presiden menetapkan peraturan pemerintah untuk menjalankan undang-undang sebagaimana mestinya. 3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003(Lembaran Negara Tahun 2003 Umum Nomor 78 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4301); TENTANG SISTEM PENDIDIKAN NASIONAL 4. PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 19 TAHUN 2005 Umum TENTANG STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN 5. Permen No. 24 tahun 2008 Tentang Standar Administrasi Sekolah Umum 6. PP No. 13 tahun 2003 Tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Umum 7. P P NOMOR 41 TAHUN 2007 TENTANG ORGANISASI PERANGKAT DAERAH Umum 8. PERDA KABUPATEN BANDUNG NOMOR 20 TAHUN 2007 Umum Pasal 6 ayat (2) dan (3) Pragraf 1 Disdikbud. Ttng Tata Organisasi di Lingkungan Pemda Kab. Bandung. 9. Perbub No. 5 tahun 2008 ttg tugas dan fungsi SKPD dilingkungan Pemda Kab. Bandung. Umum 10 PP Nomor 53 tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri. Umum Perka BKN No. 21 tahun 2010 Penjabaran PP No. 53 tahun 2010
  • 11. Peraturan Bersama 5 meteri ttg Penataan dan Pemerataan Pegawai Negeri Kepegawaian 13. Inpres No. 7 tahun 1999 Akuntabilitasi Kinerja Instansi Pemerintah 14. Permendikbud No. 60 tahun 2011 Larangan Pungutan Biaya Pendidikan Pemendiknas No. 28 tahun 2010 Tentang Penugasan Guru Sebagai Kepala Sekolah Peraturan Menteri Dalam Negeri No 4 TAHUN 2011 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004. Penilaian kinerja Surat-menyurat aparatur pemerintah Pedoman Ketatausahaan Buku Biru Buku KuningKeterangan :Tiap Bagian dimohon memberikan masukan referensi peraturan yang digunakan dibagian masing-masing.
  • 2. Kesiswaan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Pelaporan Keadaan Siswa baru (LKIS) 1. ATK 2. Pembuatan Data Siswa Tahun Ajaran a. Ballpoint 2012-2013 b. Patot 2 B 3. Pencatatan Siswa Baru ke buku leger c. Penghapus Karet Siswa d. Tipe x 4. Mengupload data Siswa Baru ke Portal e. Mistar 30 cm 2 buah Dapodik f. Cater 5. Pendaftaran NISN Siswa Baru Bagi siswa g. Hapnaces yang belum Punya NISN, h. Atom 6. Memverifikasi NISN siwa yang berasal i. Lem Kertas dari luar Kabupaten j. Kertas uk Polio 7. Pengurusan Siswa Mutasi Masuk Kelas k. Map Polio 7, 8 dan 9 l. Hotner 8. Pencatatan Mutasi Masuk dan Keluar 9. Membuat adminstasi peserta ulangan 2. Biaya Photo Copy dan Penjilidan umum, ujian nasional. 3. Biaya SPPD 12. Membuat US.1 dan US.2 persiapan 4. Buku Leger 10 Buku ujian. 13. Menyelesaikan hasil UNAS 14. Mendaftarkan siswa ke SMA/SMK. 15. Penerimaan Siswa Baru3. Kepegawaian No Kegiatan Keperluan Ket 1. Pembagian dan pemerataan tugas 1. ATK pegawai. a. Ballpoint 2. Penyempurnaan pengisian buku induk b. Patot 2 B pegawai dan guru c. Penghapus Karet 3. Pembuatan bukti fisik PAK d. Tipe x 4. Pengusulan penetapan angka kredit e. Mistar 30 cm 2 buah guru dan kenaikan pangkat pegawai. f. Cater 5. Penyusunan rencana kenaikan berkala g. Hapnaces 6. Pengusulan pensiun guru dan pangkat h. Atom pengabdian. i. Lem Kertas 7. Penyusunan DUK guru dan pegawai. j. Kertas uk Polio = 1 rim 8. Pembuatan DP3 Guru dan Pegawai. k. Map Polio = 24 buah 9. Pembuatan R7 dan R8 serta DSO. l. Hotner = 1 buah 10. Administrasi yang berhubungan dengan 5. Biaya Photo Copy dan Penjilidan guru dan pegawai. 6. SPPD
  • 2. Keuangan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Pengurusan dan penyelesaian : 1. ATK A. SPPD 12 bln x Rp 100,000; A. Potongan, a. Ballpoint B. SPPD 1 bln x Rp 100,000; B. Gaji 13, b. Patot 2 B C. SPPD 1 bln x Rp 100,000; C. Kekurangan Gaji, c. Penghapus Karet D. SPPD 1 bln x Rp 100,000; E. SPPD 12 bln x Rp 100,000; D. Kekurangan Beras d. Tipe x F. SPPD 12 bln x Rp 100,000; E. TPP, e. Mistar 30 cm 2 buah G. SPPD … bln x Rp 100,000; 2. F. TPP SBY f. Cater I. SPPD 1 bln x Rp 50,000 3. G. Pengajuan Perubahan Gajih g. Hapnaces 4. H. SKPP h. Atom 5. I. KP4 i. Lem Kertas 6. Menyiapkan selengkap mungkin dan j. Kertas uk Polio = 1 rim 7. mengerjakan pembukuan keuangan. k. Kertas buram = 2 rim 8. Mengerjakan Pembuatan SPJ. l. Map Polio = 24 buah 9. Pembuatan laporan keuangan tiap bulan. m. Hotner = 1 buah 7. Biaya Photo Copy dan Penjilidan 8. SPPD 9. Biaya Operasional2. Perlengkapan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Mempersiapkan dan melengkapi 1. ATK ATK Guru administrasi guru. a. Ballpoint a. Ballpoint 2. Mengerjakan buku induk inventaris dan b. Patot 2 B b. Patot 2 B non inventaris. c. Penghapus Karet c. Penghapus Karet 3. Mengerjakan buku golongan barang. d. Tipe x d. Tipe x 4. Mengerjakan kartu stock barang dan e. Mistar 30 cm 2 buah e. Mistar 30 cm buku persediaan barang. f. Cater f. Cater 5. Membuat laporan rutin sesuai dengan g. Hapnaces g. Hapnaces ketentuan. h. Atom h. Atom 6. Mencatat penerimaan dan pengeluaran i. Lem Kertas i. Lem Kertas barang. j. Kertas uk Polio = 1 rim j. Buku Tulis uk Polio 7. Menghitung dan mempersiapkan k. Kertas buram = 2 rim k. Map Pelastik kebutuhan barang. l. Map Polio = 24 buah Ket: 59 set 8. Menginventarisir secara factual barang m. Hotner = 1 buah yang ada. 2. ATK Guru 9. Meneliti alat-alat dan perangkat 3. Biaya Photo Copy dan Penjilidan 4. SPPD 5. Biaya Operasional
  • 6. Perpustakaan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Membuat Program di perpustakaan 1. ATK 2. Membuat Jadwal kunjungan n. Ballpoint 3. Membuat grafik kunjungan a. Patot 2 B 4. Menata Buku b. Penghapus Karet 5. Membuat daftar buku 6. Menerima, mencatat, menyusun dan c. Tipe x 7. melakukan kodefikasi buku-buku d. Mistar 30 cm 2 buah perpustakaan e. Cater 8. Melayani peminjaman buku f. Hapnaces 9. Menyusun Administrasi perpustakaan g. Atom 10. Menyimpan nota pembelian buku. h. Lem Kertas i. Kertas uk Polio = 1 rim j. Map Polio = 24 buah k. Hotner = 1 buah 1. Membeli Rak buku 4 buah uk 2,5 X 2.5 m x 30 cm 2. Membeli meja belajar lengkap dengan 3. Membeli karper uk m x m 4. Membeli bahan untuk membuat grafik kunjungan 5. Membeli 1 set computer 6. Membeli 1 buah rak penitipan barang 7. Membeli 1 buah rak tempat menyimpan sepatu 2. Biaya Photo Copy dan Penjilidan 3. SPPD 4. Biaya Operasional7. Kebersihan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Bertanggung jawab terhadap a. Membeli 4 stel seragam lengkap untuk kebersihan semua ruangan, dan caraka lingkungan sekolah. b. Membeli 8 buah sapu lantai 2. Membantu melayani guru dan c. Membeli 8 buah sapu lidi karyawan jika diperlukan 3. Bertanggung jawab terhadap d. Membeli 8 buah Pel lantai kebersihan WC guru, Karyawan dan e. Membeli 24 super pel siswa. f. Membeli Alat Pembersih Wc g. Membeli pewangi Wc h. Membeli sapu untuk sarang laba-laba i. Membeli alat Pembersih Kaca. j. Membeli Kamoceng k. Membeli Teh l. Membeli isi ulang air aqua m. Membeli gula kopi
  • 8. Keamanan No Kegiatan Keperluan Ket 1. Menjaga dan Mengontrol keadaan a. Merehab dan melabur Pos Keamanan sekolah. b. Membeli Meja dan Kursi 2 stel 2. Melayani tamu c. Membeli almari untuk penyimpanan ATK 3. Mencatat kedaraan dan barang yang d. Menyimpan rak untuk penitipan barang masuk dan keluar 4. Mecatat siswa yang izin keluar atau e. Membeli 2 stel seragam dan perangkat pulang keamanan 5. Membuat dan menandatangani berita acara kejadian yang menyangkut keamana dan ketertiban 6. Mengantisipasi, merespon dan melaporkan kejadian.9. Humas No Kegiatan Keperluan Ket 1. Menjalin hubungan kerja sama yang a. Mengadakan rapat dinas interen Tu baik dengan pihak extern baik secara minimal enam kali dalam satu tahun vertical maupun horizontal. b. Mengadakan rapat koordinasi dengan PKS, 2. Menjalin hubungan yang baik dengan BP, dan Wali Kelas 2 x dalam 1 tahun Pemerintah Daerah setempat misalnya c. Mengadakan rapat koordinasi dengan kecamatan, Desa dan sebagainya. Komite, Pemerintah Desa dan Kecamatan 3. Ikut berpartisipasi dalam kegiatan 2 x dalam 1 tahun forum Komunikasi Kepala Tata Usaha d. Mengikuti kegiatan di forum kemunikasi SMP, SMA,SMK. 4. Ikut serta bersama masyarakat sekitar dalam kegiatan khusus misalnya kegiatan HUT kemerdekaan Ri. Keterangan : Keperluan disesuaikan dengan Volume Kerja.
  • BAB V PENUTUPSalah satu unsure yang penting di lingkungan pendidikan sekolah, baik SMP maupun SMA adalah Tata Usaha.Pendidikan di sekolah-sekolah tersebut tidak mungkin dapat terselenggara dengan baik tanpa adanya perananTata Usaha. Kegiatan Tata Usaha melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu sekolah karena fungsinyasebagai dapur, pusat ingatan dan sumber dokumen.Tata Usaha memiliki cirri yang bersifat pelayanan, melayani kepentingan pendidikan secara keseluruhan.Melayani kepentingan guru baik sebagai individu pegawai maupun sebagai pendidik. Melayani kepentingan siswasebagai obyek pendidikan. Melayani kepeantingan orang tuas siswa, melayani kepentinggan mantan seswa danpihak-pihak yng berhubungan dengan pendidikan. Oleh karena itu dalam setiap diri pegawai Tata Usaha harusterpatri dan menyadari bahwa dirinya adalah pelayan yang harus memberikan pelayanan prima kepadakonsumen.Untuk kelancaran kegiatan pendidikan di SMP Negeri 1 Soreang, maka Tata Usaha harus memiliki program kerjayang dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan sehingga kegiatan tersebut dapat berjalanlancar sesuai dengan apa yang diharapkan yang akhirnya tujuan yang diinginkan dapat tercapai.Akhirnya demi suksesnya program kerja tahunan ini, di harapkan semua pegawai baik pelaksana maupunpembantu pelaksana perlu berusaha dengan di dorong oleh rasa tanggung jawab dan dedikasi yang tinggi gunamendorong terwujudnya tujuan yang ingin di capai. Amin .
  • SETANDAR OPERSIONAL PROSEDUR (SOP)Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugaspekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintah berdasarkanindikator indikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedurkerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unitkerja instansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance. Standar operasionalprosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain digunakanuntuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan ketepatan program danwaktu, juga digunakan untuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat beruparesponsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.
  • I. PendahuluanPelayanan publik yang diberikan instansi Pemerintah kepada masyarakat merupakanperwujudan fungsi aparatur negara sebagai abdi masyarakat. Pada era otonomi daerah,fungsi pelayanan publik menjadi salah satu fokus perhatian dalam peningkatan kinerjainstansi pemerintah daerah. Oleh karenanya secara otomatis berbagai fasilitas pelayananpublic harus lebih didekatkan pada masyarakat, sehingga mudah dijangkau oleh masyarakat.Pemerintah Pusat mengeluarkan sejumlah kebijakan untuk meningkatkan kinerja instansipemerintah dan kualitas pelayanan publik, antara lain kebijakan tentang Penyusunan Sistemdan Prosedur Kegiatan, Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (Inpres No. 7Tahun 1999), dan Pedoman Umum Penyusunan Indekspermasalahan pelayanan publik oleh instansi pemerintah yang selama ini bercitra buruk,berbelit-belit, lamban, dan berbiaya mahal. Hal tersebut berkaitan dengan persoalanseberapa jauh berbagai peraturan pemerintah tersebut disosialisasikan di kalangan aparaturpemerintah dan masyarakat, serta bagaimana infrastruktur pemerintahan, dana, sarana,teknologi, kompetensi sumberdaya manusia (SDM), budaya kerja organisasi disiapkan untukmenopang pelaksanaan berbagai peraturan tersebut, sehingga kinerja pelayanan publicmenjadi terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya.Selain kebijakan pemerintah, upaya mewujudkan kinerja pelayanan publik di lingkungan unitkerja pemerintahan yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya, pemerintah daerahperlu memiliki dan menerapkan Prosedur Kerja yang standar (Standar Operasional Prosedur/ SOP). Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakantugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi pemerintahberdasarkan indikator indikator teknis, administrasif dan procedural sesuai dengan tatakerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan SOPadalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerjainstansi pemerintahan untuk mewujudkan good governance.Standar operasional prosedur tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOPselain dapat digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik, juga dapat digunakanuntuk menilai kinerja organisasi publik di mata masyarakat berupa responsivitas,responsibilitas, dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian SOPmerupakan pedoman atau acuan untuk menilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintahberdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan procedural sesuai dengan tatahubungan kerja dalam organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan uraian di atas,permasalahan yang dibahas dalam tulisan ini berkaitan dengan penilaian kinerja organisasipublik, Standar operasional prosedur (SOP) dan langkah langkah menyusun SOP, sertapeningkatkan akuntabilitas pelayanan public melalui penerapan SOP. Uraian berikut inidiharapkan dapat menciptakan komitment pemerintah daerah mengenai pentingnya
  • penerapan SOP oleh setiap satuan unit kerja instansi pemerintahan dalam mewujudkanakuntabilitas pelayanan publik.
  • II. Penilaian Kinerja Organisasi Publik.Organisasi adalah jaringan tata kerja sama kelompok orang-orang secara teratur dankontinue untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan dan didalamnya terdapattata cara bekerjasama dan hubungan antara atasan dan bawahan.Organisasi tidak hanya sekedar wadah tetapi juga terdapat pembagian kewenangan, siapamengatur apa dan kepada siapa harus bertanggung jawab (Gibson; 1996 :6).Organisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu pandangan obyektif dan pandangansubyektif. Dari sudut pandang obyektif, organisasi berarti struktur, sedangkan berdasarkanpada pandangan subyektif, organisasi berarti proses (Wayne Pace dan Faules, dalam Gibson,1997 : 16).Kaum obyektivis menekankan pada struktur, perencanaan, kontrol, dan tujuan sertamenempatkan faktor-faktor utama ini dalam suatu skema adaptasi organisasi, sedangkankaum subyektivis mendefinisikan organisasi sebagai perilaku pengorganisasian(organizingbehaviour).Organisasi sebagai sistem sosial, mempunyai tujuan-tujuan kolektif tertentu yang ingindicapai (Muhadjir Darwin; 1994). Ciri pokok lainnya adalah adanya hubungan antar pribadiyang terstruktur ke dalam pola hubungan yang jelas dengan pembagian fungsi yang jelas,sehingga membentuk suatu sistem administrasi. Hubungan yang terstruktur tersebutbersifat otoritatif, dalam arti bahwa masing-masing yang terlibat dalam pola hubungantersebut terikat pada pembagian kewenangan formal dengan aturan yang jelas.Fremont Kast dan James Rosenzweig (2000) mengatakan bahwa organisasi merupakansuatu subsistem dari lingkungan yang lebih luas dan berorientasi tujuan (orang-orangdengan tujuan), termasuk subsistem teknik (orang-orang memahami pengetahuan, teknik,peralatan dan fasilitas), subsistem struktural (orang-orang bekerja bersama pada aktivitasyang bersatu padu), subsistem jiwa sosial (orang-orang dalam hubungan sosial), dandikoordinasikan oleh subsistem manajemen (perencanaan dan pengontrolan semuakegiatan).Kinerja atau juga disebut performance dapat didefinisikan sebagai pencapaian hasil atau thedegree of accomplishment. Sementara itu, Atmosudirdjo (1997) mengatakan bahwa kinerjajuga dapat berarti prestasi kerja, prestasi penyelenggaraan sesuatu. Faustino (1995)memberi batasan kinerja sebagai suatu cara mengukur kontribusi-kontribusi dari individu-individu anggota organisasi kepada organisasinya.Peter Jennergen (1993) mendefinisikan kinerja organisasi adalah tingkat yang menunjukkanseberapa jauh pelaksanaan tugas dapat dijalankan secara aktual dan misi organisasi
  • tercapai. Selanjutnya Pamungkas (2000) menjelaskan bahwa kinerja adalah penampilancara-cara untuk menghasilkan suatu hasil yang diperoleh dengan aktivitas yang dicapaidengan suatu unjuk kerja. Dengan demikian, kinerja adalah konsep utama organisasi yangmenunjukkan seberapa jauh tingkat kemampuan pelaksanaan tugas-tugas organisasidilakukan dalam rangka pencapaian tujuan.Penilaian terhadap kinerja dapat dijadikan sebagai ukuran keberhasilan suatu organisasidalam kurun waktu tertentu. Penilaian tersebut dapat juga dijadikan input bagi perbaikanatau peningkatan kinerja organisasi selanjutnya. Dalam institusi pemerintah khususnya,penilaian kinerja sangat berguna untuk menilai kuantitas, kualitas, dan efisiensi pelayanan,memotivasi para birokrat pelaksana, melakukan penyesuaian anggaran, mendorongpemerintah agar lebih memperhatikan kebutuhan masyarakat yang dilayani dan menuntunperbaikan dalam pelayanan publik. Berbeda dengan organisasi privat, pengukuran kinerjaorganisasi publik sulit dilakukan karena belum menemukan alat ukur kinerja yang sesuai.Kesulitan dalam pengukuran kinerja organisasi publik sebagian muncul karena tujuan danmisi organisasi publik seringkali bukan hanya sangat kabur, tetapi juga bersifatmultidimensional. Organisasi publik memiliki stakeholders yang jauh lebih banyak dankompleks ketimbang organisasi privat. Stakeholders dari organisasi publik seringkalimemiliki kepentingan yang berbenturan satu sama lain. Akibatnya, ukuran kinerja organisasipublik di mata para stakeholders juga berbeda-beda. Para pejabat birokrasi, misalnya,seringkali menempatkan pencapaian target sebagai ukuran kinerja sementara masyarakatpengguna jasa lebih suka menggunakan kualitas pelayanan sebagai ukuran kinerja. Lenvine(1996) mengemukakan tiga konsep yang dapat digunakan untuk mengukur kinerjaorganisasi publik, yakni :1. Responsivitas (responsiveness) : menggambarkan kemampuan organisasi public dalam menjalankan misi dan tujuannya terutama untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Penilaian responsivitas bersumber pada data organisasi dan masyarakat, data organisasi dipakai untuk mengidentifikasi jenis-jenis kegiatan dan program organisasi, sedangkan data masyarakat pengguna jasa diperlukan untuk mengidentifikasi demand dan kebutuhan masyarakat.2. Responsibilitas (responsibility): pelaksanaan kegiatan organisasi publik dilakukansesuai dengan prinsip-prinsip administrasi yang benar atau sesuai dengan kebijakan organisasi baik yang implisit atau eksplisit. Responsibilitas dapat dinilai dari analisis terhadap dokumen dan laporan kegiatan organisasi. Penilaian dilakukan dengan mencocokan pelaksanaan kegiatan dan program organisasi dengan prosedur administrasi dan ketentuan-ketentuan yang ada dalam organisasi.3. Akuntabilitas (accountability): menunjuk pada seberapa besar kebijakan dan kegiatan organisasi publik tunduk pada para pejabat politik yang dipilih oleh rakyat. Data akuntabilitas dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti penilaian dari wakil rakyat, para pejabat politis, dan oleh masyarakat.
  • Weisbord (1993) mengemukakan 6 indikator pengukuran kinerja organisasi publik, yangmeliputi tujuan, struktur, reward, mekanisme tata kerja, tata hubungan dan kepemimpinan. 1. TUJUANTujuan berkaitan dengan arah yang hendak ditempuh organisasi, karena itu tujuanorganisasi harus direncanakan sebaik mungkin dengan melibatkan anggota organisasi, mulaidari perumusan sampai pada pelaksanaan atau upaya pencapaiannya. Struktur berkaitandengan hubungan-hubungan logis antara berbagai fungsi dalam organisasi termasuk jugasemua kegiatan pembagian kerja ke dalam satuan-satuannya dan koordinasi satuan-satuantersebut. 2. STRUKTURStruktur organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan di antara bidang-bidang kerja maupun orang-orang yang menunjukkankedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masingmasing dalam suatu sistem kerjasama. 3. MEKANISME TATA KERJAMekanisme tata kerja adalah sesuatu yang terdiri atas bagian-bagian yang salingberhubungan dan membentuk satuan tersebut. Mekanisme dapat mengacu pada barang,aturan, organisasi, perilaku dan sebagainya. 4. TATA HUBUNGANMekanisme tata kerja akan sangat bermanfaat bagi organisasi dalam hal membantu dalamkoordinasi dan integrasi kerja, dan membantu memonitor kerja organisasi, sehingga dapatdiketahui apakah suatu kegiatan dapat berjalan baik atau buruk. 5. KEPEMIMPINANUnsur-unsur penting dalam mekanisme tata kerja meliputi; prosedur kebijakan, agenda,pertemuan formal, aktivitas dan tersedianya sarana atau alat yang mungkin ditemukanuntuk membantu orang-orang untuk bekerja sama; dan penemuan, kreativitas pegawaisecara spontan untuk memecahkan permasalahan dalam bekerja. 6. REWARDPenilaian kinerja aparatur pemerintah dapat dilakukan secara eksternal yaitu melalui responkepuasan masyarakat. Pemerintah menyusun alat ukur untuk mengukur kinerja pelayananpublik secara eksternal melalui Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004. BerdasarkanKeputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004 tentang Pedoman Umum PenyusunanIndeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan
  • Instansi Pemerintah, terdapat 14 indikator kriteria pengukuran kinerja organisasi sebagaiberikut:1. Prosedur pelayanan, yaitu kemudahan tahapan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dilihat dari sisi kesederhanaan alur pelayanan.2. Persyaratan pelayanan, yaitu persyaratan teknis dan administratif yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan jenis pelayanannya.3. Kejelasan petugas pelayanan, yaitu keberadaan dan kepastian petugas yang memberikan pelayanan (nama, jabatan serta kewenangan dan tanggung jawabnya).4. Kedisiplinan petugas pelayanan, yaitu kesungguhan petugas dalam memberikan pelayanan, terutama terhadap konsistensi waktu kerja sesuai ketentuan yang berlaku.5. Tanggung jawab petugas pelayanan, yaitu kejelasan wewenang dan tanggung jawab petugas dalam penyelenggaraan dan penyelesaian pelayanan.6. Kemampuan petugas pelayanan, yaitu tingkat keahlian dan ketrampilan yang dimiliki petugas dalam memberikan/menyelesaikan pelayanan kepada masyarakat.7. Kecepatan pelayanan, yaitu target waktu pelayanan dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan oleh unit penyelenggara pelayanan.8. Keadilan mendapatkan pelayanan, yaitu pelaksanaan pelayanan dengan tidak membedakan golongan/status masyarakat yang dilayani.9. Kesopanan dan keramahan petugas, yaitu sikap dan perilaku petugas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara sopan dan ramah serta saling menghargai dan menghormati.9. Kewajaran biaya pelayanan, yaitu keterjangkauan masyarakat terhadap besarnya biaya yang ditetapkan oleh unit pelayanan.10. Kepastian biaya pelayanan, yaitu kesesuaian antara biaya yang dibayarkan dengan biaya yang telah ditetapkan.11. Kepastian jadwal pelayanan, yaitu pelaksanaan waktu pelayanan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.12. Kenyamanan lingkungan, yaitu kondisi sarana dan prasarana pelayanan yang bersih, rapi, dan teratur sehingga dapat memberikan rasa nyaman kepada penerima pelayanan.13. Keamanan pelayanan, yaitu terjaminnya tingkat keamanan lingkungan unit penyelenggara pelayanan ataupun sarana yang digunakan sehingga masyarakat merasa tenang untuk mendapatkan pelayanan terhadap resiko-resiko yang diakibatkan dari pelaksanaan pelayanan. Berdasarkan pada uraian di atas, pengukuran kinerja organisasi publik dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Penilaian secara internal adalah mengetahui apakah proses pencapaian tujuan sudah sesuai dengan rencana bila dilihat dari proses dan waktu, sedangkan penilaian ke luar (eksternal) dilakukan dengan mengukur kepuasan masyarakat terhadap pelayanan organisasi.
  • III. Standar Operasional ProsedurParadigma governance membawa pergeseran dalam pola hubungan antara pemerintahdengan masyarakat sebagai konsekuensi dari penerapan prinsip-prinsip corporategovernance. Penerapan prinsip corporate governance juga berimplikasi pada perubahanmanajemen pemerintahan menjadi lebih terstandarisasi, artinya ada sejumlah kriteriastandar yang harus dipatuhi instansi pemerintah dalam melaksanakan aktivitasaktivitasnya.Standar kinerja ini sekaligus dapat untuk menilai kinerja instansi pemerintah secara internalmupun eksternal. Standar internal yang bersifat prosedural inilah yang disebut denganStandar Operasional Prosedur (SOP).Perumusan SOP menjadi relevan karena sebagai tolok ukur dalam menilai efektivitas danefisiensi kinerja instansi pemerintah dalam melaksanakan program kerjanya. Secarakonseptual prosedur diartikan sebagai langkah - langkah sejumlah instruksi logis untukmenuju pada suatu proses yang dikehendaki. Proses yang dikehendaki tersebut berupapengguna-pengguna sistem proses kerja dalam bentuk aktivitas, aliran data, dan alirankerja.Prosedur operasional standar adalah proses standar langkah - langkah sejumlah instruksilogis yang harus dilakukan berupa aktivitas, aliran data, dan aliran kerja. Dilihat darifungsinya, SOP berfungsi membentuk sistem kerja & aliran kerja yang teratur, sistematis,dan dapat dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaandilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimanaproses pelaksanaan kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan danpengadministrasian pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjaminkonsistensi dan proses kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antarSatuan Kerja.Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem,mekanisme dantata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuaninstansi pemerintah. SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses danprosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yangsudah baku. Pengembangan instrumen manajemen tersebut dimaksudkan untukmemastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja pemerintahan dapat terkendalidan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.Sebagai suatu instrumen manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas(Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatuproses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu.Sistem manajemen kualitas berfokus pada konsistensi dari proses kerja. Hal ini mencakup
  • beberapa tingkat dokumentasi terhadap standar-standar kerja. Sistem ini berlandaskanpada pencegahan kesalahan, sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yangbersifat reaktif. Secara konseptual, SOP merupakan bentuk konkret dari penerapan prinsipmanajemen kualitas yang diaplikasikan untuk organisasi pemerintahan(organisasi publik).Oleh karena itu, tidak semua prinsip-prinsip manajemen kualitas dapat diterapkan dalamSOP karena sifat organisasi pemerintah berbeda dengan organisasi privat.Tahap penting dalam penyusunan Standar operasional prosedur adalah melakukan analisissistem dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.1. Analisis sistem dan prosedur kerja Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsifungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.2. Analisis Tugas Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu : a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus. b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.c. Spesifikasi tugas berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik
  • d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.3. Analisis prosedur kerjaAnalisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkahlangkahpekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan,bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yangmelakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikianprosedur kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yangberhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu caratertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dariaktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilanorganisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentukprosedurprosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itudikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.Prosedur kerja merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan tujuanorganisasi sebab prosedur memberikan beberapa keuntungan antara lain memberikanpengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana hal tersebutdilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan;danmembuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian yang berlainan. Dalammenyusun suatu prosedur kerja, terdapat beberapa prinsip yang harus diperhatikan yaitu :1) Prosedur kerja harus sederhana sehingga mengurangi beban pengawasan;2) Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya;3) Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu;4) Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya;5) Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan;6) Harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan;7) Mencegah adanya pemeriksaan yang tidak perlu;8) Prosedur harus fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah;
  • 9) Pembagian tugas tepat;10) Memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan yang dilakukan;11) Penggunaan urutan pelaksanaan pekerjaaan yang sebaik-baiknya;12) Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan;13) Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum;14) Menggunakan prinsip pengecualian dengan sebaik-baiknya Hasil dari penyusunan prosedur kerja ini dapat ditulis dalam “buku pedoman organisasi” atau “daftar tugas”yang memuat lima hal penting, yaitu : a. Garis-garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan); b. Sistem-sistem atau metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan; c. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya; d. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah kekuasaan siapa buku pedoman tersebut e. diterbitkan; f. Informasi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebutPenyusunan Standar Operasional Prosedur terbagi dalam tiga proses kegiatan utama yaituRequirement discovery berupa teknik yang digunakan oleh sistem tersebutuntuk mengidentifikasi permasalahan sistem dan pemecahannya dari pengguna sistem;Datamodeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikan system data;dan Process modeling berupa teknik untuk mengorganisasikan dan mendokumentasikanstruktur dan data yang ada pada seluruh sistem proses atau logis, kebijakan prosedur yangakan diimplementasikan dalam suatu proses sistem.Dilihat dari ruang lingkupnya, penyusuan SOP dilakukan disetiap satuan unit kerja danmenyajikan langkah-langkah serta prosedur yang spesifik berkenaan dengan kekhasantupoksi masing-masing satuan unit kerja yang meliputi penyusunan langkahlangkah,tahapan, mekanisme maupun alur kegiatan. SOP kemudian menjadi alat untukmeningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan secara efektif dan efisien. Prinsipdasar yang perlu diperhatikan dalam penyusunan SOP adalah :1) Penyusunan SOP harus mengacu pada SOTK, TUPOKSI, serta alur dokumen;2) Prosedur kerja menjadi tanggung jawab semua anggota organisasi;3) Fungsi dan aktivitas dikendalikan oleh prosedur, sehingga perlu dikembangkan4) diagram alur dari kegiatan organisasi;5) SOP didasarkan atas kebijakan yang berlaku;6) SOP dikoordinasikan untuk mengurangi kemungkinan terjadinyakesalahan/penyimpangan;1) SOP tidak terlalu rinci;2) SOP dibuat sesederhana mungkin;
  • 3) SOP tidak tumpang tindih, bertentangan atau duplikasi dengan prosedur lain;4) SOP ditinjau ulang secara periodik dan dikembangkan sesuai kebutuhan.Berdasarkan pada prinsip penyusunan SOP di atas, penyusunan SOP didasarkan pada tipesatuan kerja, aliran aktivitas, dan aliran dokumen. Kinerja SOP diproksikan dalam bentukdurasi waktu, baik dalam satuan jam, hari, atau minggu, dan bentuk hirarkhi strukturorganisasi yang berlaku. Proses penyusunan SOP dilakukan dengan memperhatikankedudukan, tupoksi, dan uraian tugas dari unit kerja yang bersangkutan.Berdasarkan aspek-aspek tersebut SOP disusun dalam bentuk diagram alur (flow chart)dengan menggunakan simbol-simbol yang menggambarkan urutan langkah kerja, alirandokumen, tahapan mekanisme, serta waktu kegiatan. Setiap satuan unit kerja memilikiSOP sesuai dengan rincian tugas pokok dan fungsinya, karena itu setiap satuan unitkerjamemiliki lebih dari satu SOP. Bentuk SOP dituangkan dalam tiga Format (Form SOP1,SOP 2, dan SOP 3) seperti contoh berikut ini.Contoh Form SOP 1.Unit Kerja :Fungsi :Rincian Tugas :Kode fungsi :NO KegiatanKode KegiatanIndikator KunciKeberhasilan
  • Contoh Form SOP 2Unit Kerja : ..........................................Fungsi : ..........................................Rincian Tugas : ..........................................Kegiatan : ..........................................Kode kegiatan: ..................No. Uraian Unit Kerja/ Pelaksana KegiatanKegiatan A B C D E FContoh Form SOP 3Unit Kerja :Fungsi :Rician Tugas Unit :Kegiatan :Kode kegiatan : ....................Kepegawaian :Hukum :Urutan Kegiatan :Pelaksanaan SOP dapat dimonitor secara internal maupun eksternal dan SOP dievaluasisecara berkala sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun dengan materi evaluasimencakup aspek efisiensi dan efektivitas SOP. Evaluasi dilakukan oleh Satuan Kerjapenyelenggara kegiatan (di lingkungan instansi Pemerintah), atau lembaga independen yangdiminta bantuannya oleh instansi Pemerintah.Pendekatan yang digunakan untuk melakukan monitoring dan evaluasi menggunakanpendekatan partisipatif.Perubahan SOP (diganti atau penyesuaian) dapat dilakukan apabila terjadi perubahankebijakan Pemerintah atau SOP dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan
  • masyarakat. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP baru sesuai tata carayang telah dikemukakan.
  • IV. Akuntabilitas kinerja Instansi Pemerintah Melalui Penerapan SOPStandar operasional prosedur (SOP) memuat informasi tentang jangka waktu pelaksanaankegiatan, pengguna layanan, hirarkhi struktur organisasi, serta langkahlangkah kerja dalampelaksanaan suatu kegiatan. Pelaksanaan SOP dalam penyelengaraanpemerintahan memilikimultifungsi baik sebagai alat deteksi potensi penyimpangan dari tugas pokok dan fungsi;sebagai alat koreksi atas setiap penyimpangan yang terjadi; sebagai alat evaluasi untukmeningkatkan kinerja setiap satuan kerja ke tingkat yang lebih efektif, efisien, profesional,transparan dan handal. Kinerja satuan unit kerja yang efisien merupakan syarat mutlak bagipemerintah untuk mencapai tujuannya dan merupakan salah satu alat terpenting dalammembawa instansi pemerintah dalam mewujudkan visi dan misinya.Evaluasi kinerja pada instansi pemerintah memiliki kekhususan tersendiri yangmembedakannya dengan evaluasi kinerja pada organisasi privat yang berorientasi eksternal(pelayanan) dan dilandasi oleh motif mencari keuntungan. Pada unit-unit kerja pemerintah,standar penilaian kinerja yang sifatnya eksternal atau berhubungan langsung dengan publikumumnya didasarkan pada indikator-indikator responsivitas, responsibilitas, danakuntabilitas. Sementara standar penilaian kinerja yang sifatnya internal didasarkan padaSOP dan pengendalian program kerja dari instansi yang bersangkutan. Kedua jenis standarini (eksternal maupun internal) diarahkan untuk menilai sejauhmana akuntabilitas kinerjainstansi pemerintah dapat dicapai.Artinya, standar eksternal maupun standar internal pada akhirnya akan bermuara padapenilaian tercapainya masukan (inputs), keluaran (outputs), hasil (results), manfaat(benefits) dan dampak (impacts) yang dikehendaki dari suatu program. Pada prinsipnya,standar operasional prosedur lebih diorientasikan pada penilaian kinerja internalkelembagaan, terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasukkejelasan unit kerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasionaldan terwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindihproses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standaroperasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yang lebih diorientasikanpada penilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namunkeduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagiaparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya, termasuk dalam pelaksanaanprogram/kegiatan. Standar Operasional Prosedur dapat digunakan untuk penilaian kinerjasecara eksternal, dan apabila pedoman yang sifatnya internal ini digabungkan denganpedomaneksternal (penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) beruparesponsivitas, responsibilitas, dan akuntabilitas, akan mengarah pada terwujudnyaakuntabilitas kinerja aparatur dan instansi pemerintah. Selama ini, penilaian akuntabilitas
  • kinerja instansi pemerintah umumnya didasarkan pada standar eksternal, padahal sebagaibentuk organisasi publik, instansi pemerintah memiliki karakteristik khusus yakni sifatbirokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena itu, untuk menilai pelaksanaanmekanisme kerja internal tersebut unit kerja pelayanan publik harus memiliki acuan untukmenilai pelaksanaan kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis,administratif dan prosedural sesuai dengan tata hubungan kerja dalam organisasi yangbersangkutan dalam bentuk standar operasional prosedur.Menyadari pentingnya SOP dalam penyenggaraan pemerintahan dan hasil kajianmenunjukkan tidak semua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, pemerintahpropinsi Jawa Barat dalam upaya meningkatkan akuntabilitas kinerja instansi pemerintahmenetapkan Surat Keputusan Gubernur No. 67 Tahun 2004 tentang pedoman penyusunanSOP. Dengan dikeluarkannya SK Gubernur tersebut, pemerintah Propinsi Jawa Baratmewajibkan kepada setiap satuan unit kerja dilingkungan pemerintah propinsi Jawa Baratuntuk menyusun SOP dan menerapkan di satuan unit kerjanya dengan harapan melaluipenerapan SOP ini akuntabilitas kinerja instansi pemerintah secara internal maupun internaldapat terwujud. Seharusnyalah setiap satuan unit kerja pelayanan publik instansipemerintah memiliki standar operasional prosedur sebagai acuan dalam bertindak, agarakuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
  • V. PenutupBerdasarkan pada uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa standar operasional prosedursebagai alat penilaian kinerja berorientasi pada penilaian kinerja internal kelembagaan,terutama dalam hal kejelasan proses kerja di lingkungan organisasi termasuk kejelasan unitkerja yang bertanggungjawab, tercapainya kelancaran kegiatan operasional danterwujudnya koordinasi, fasilitasi dan pengendalian yang meminimalisir tumpang tindihproses kegiatan di lingkungan sub-sub bagian dalam organisasi yang bersangkutan. Standaroperasional prosedur berbeda dengan pengendalian program yanglebih diorientasikan padapenilaian pelaksanaan dan pencapaian outcome dari suatu program/kegiatan. Namunkeduanya saling berkaitan karena standar operasional prosedur merupakan acuan bagiaparat dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya termasuk dalam pelaksanaan kegiatanprogram.Selama ini, penilaian akuntabilitas kinerja instansi pemerintah umumnya didasarkan padastandar eksternal padahal sebagai bentuk organisasi publik, instansi pemerintah memilikikarakteristik khusus yakni sifat birokratis dalam internal organisasinya. Oleh karena ituapabila pedoman yang sifatnya internal ini jika digabungkan dengan pedoman eksternal(penilaian kinerja organisasi publik di mata masyarakat) berupa responsivitas,responsibilitas, dan akuntabilitas, maka akan mengarahpada terwujudnya akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. Hasil kajian menunjukkan tidaksemua satuan unit kerja instansi pemerintah memiliki SOP, karena itu seharusnyalah setiapsatuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki standar operasionalprosedur sebagai acuan dalam bertindak. Melalui penerapan SOP ini akuntabilitas kinerjainstansi pemerintah dapat dievaluasi dan terukur.
  • VI. Daftar PustakaAgus Dwiyanto. 1999. “Penilaian Kinerja Organisasi Pelayanan Publik”. Makalah SeminarKinerja Organisasi Sektor Publik Kebijakan dan Persiapannya. JurusanIlmu Administrasi Negara FISIPOL UGM Yogyakarta. Charles Lenvine. 1990. PublicAdministration : Challenges, Choice, Consequences.Glenview Illinois : Scott Foreman/Little Brown Higher Education.Djamaludin Antjok. 1999. “Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia”. Makalah.Disampaikan pada Diskusi Panel Penyelenggaraan Good Governance di Indonesia yangdiselenggarakan oleh Lembaga Administrasi Negara, Jakarta.Inpres No. 7 Tahun 1999, Tentang Penyusunan Akuntabilitas Kinerja Instansi PemerintahJames L. Gibson dkk. 1997. Organisasi dan Manajemen : Perilaku, Struktur danProses.Jakarta : Erlangga.L.W. Rue dan L.L. Byars. 1980. Management : Theory and Application. HomewoodIllinois : Richard D. Irwin Inc.Keputusan Gubernur Jawa Barat No.6 Tahun 2001 tentangTugas Pokok, Fungsi dan Rincian Tugas Unit Badan Pengawasan Daerah Propinsi Jawa Barat.Keputusan Gubernur Jawa Barat No.67 Tahun 2004, tentang Pedoman Penyusunan SOP.Martin R. Weisbord. 1988. Organisational Diagnosis : A Workbook of Theory and Practice.USA : Addison-Wesley Publishing Co.Michael Sokol dan Robert Oresick. 1986. “Managerial Performance Appraisal” dalamPerformance Assesment: Methods and Appreciations, ed. Ronald A. Berk. The John HopkinsUP.Miftah Thoha. 2001. Perilaku Organisasi Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta :RajaGrafindo Persada._____. 1993.Pembinaan Organisasi : Proses Diagnosa dan Intervensi. Jakarta : RajaGrafindo Persada.Richard M. Steers. 1980. Efektivitas Organisasi. Jakarta : Erlangga.Suhadi Sigit. 2000. Teori Kepemimpinan dalam Manajemen. Yogyakarta : Arrmurita.Surat Keputusan Menpan No. KEP/25/M.PAN/2/2004, Tentang Pedoman UmumPenyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah
  • The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yeremias T.Keban. 1995. “Kinerja Organisasi Publik”. Bahan Seminar Sehari dalam rangka Purna TugasDrs. Sediyono. FISIPOL UGM Yogyakarta.William B. Werther, Jr dan Keith Davis. 1996. Human Resources and PersonnelManagement. USA: McGraw-Hill,Inc.
  • Unit Kerja :Fungsi :Rincian Tugas :Kode fungsi :NO KegiatanKode KegiatanIndikator KunciKeberhasilan
  • PENJABARAN DIMENSTI KOMPETENSI PELAKSANA URUSAN ADMINISTRASI KESISWAAN PERMEN NO.24 TAHUN 2008No Kompetensi Teknis Kompetensi Sub-Kopetinsi Uraian Kerja Has6. 3.6.1 Membantu 3.11Mengadministra 3.11.1 Membantu kegiatan penerimaan sikan standar penerimaan peserta siswa baru pengelolaan didik baru 3.6.2 Membantu yang berkaitan 3.11.2 Membantu kegiatan orientasi dengan peserta masa orientasi siswa baru didik 3.11.3 Membantu 3.6.3 Membantu 3.12 Menguasai mengatur rasio menyusun penggunaan peserta didik per program Teknologi kelas Pengembangan Informasi dan 3.11.4 Mendokumentasikan diri siswa Komunikasi prestasi akademik 3.6.4 Membantu (TIK) dan nonakademik menyiapkan 3.11.5 Membuat data laporan statistik peserta kemajuan didik belajar siswa 3.11.6 Menginventarisir program kerja 3.9.1 Memanfaatkan pembinaan peserta TIK untuk didik secara berkala kelancaran 3.11.7 Mendokumentasikan pelaksanaan program kerja administrasi kesiswaan 3.11.8 Mendokumentasikan sekolah/madr program asah pengembangan diri 3.9.2 Menggunakan 3.11.9 Membuat layanan TIK untuk sistem informasi dan pelaporan mendokumen administrasi tasikan kesiswaan administrasi 3.11.10 Memanfaatkan TIK sekolah/madr untuk asah mengadministrasika n urusan kesiswaan
  • SETANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PPDB Permendiknas No. 24 tahun 2008 Permendagri No. 12 tahun 2009 Keputusan Menpan No. 25/KEP/M.PAN/2/2004Unit Kerja : TATA SAHA SMP N 1 SOREANGFungsi : Mengadministrasikan standar pengelolaan yang berkaitan denganpesertadidikRincian Tugas : Membantu penerimaan siswa baruKegiatan : Melaksanakan Penerimaan Siswa BaruKode kegiatan : 3.11No. Uraian Unit Kerja : 3.11.1Pelaksana Kegiatan : Tata Usaha SMP N 1 SoreangKegiatan :A. Rapat Koordinasi - Mensosialisasikan Perbub tentang PPDAB - Membentuk Panitia PPDB - Menetapkan Prosedur dan Mekasnisme PPDB - Menetapkan Lokasi - Menetapkan Waktu a. Pendaftaran untuk siswa berprestasi b. Pendaftaran untuk siswa umum - Menyiapkan ATK - Menyiapkan Alat Penunjang - Menetapkan Jam Kerja - Menetapkan PembiayaanB. Bagian Pelaksana Kegiatan - Bagian Informasi: a. Menjelaskan waktu PPDB b. Menjelaskan Jam Kerja c. Menjelaskan Persyaratan d. Menjelaskan Mekanisme Prosedur PPDB e. Menjelaskan Pengumuman - Bagian Penerimaan Berkas : a. Menerima Berkas b. Memeriksa Kelengkapan Berkas c. Mencatat/Meregristrasi d. Memberikan bukti penerimaan
  • - Bagian Pengentrian Data a. Menerima berkas dari Bagian Penerimaan Berkas b. Mengerjakan Pengentrian dengan cermat c. Memilah yang sudah dikerjakan dengan yang belum. d. Mengamankan berkas(menyimpan,memilah) e. Membuat rekap f. Membantu penyelesaian untuk pelaporan g. Membantu penyelesaian untuk pengumuman- Bagian Membagikan hasil seleksi a. Menyerahkan amplop hasil seleksi b. Menjelaskan waktu regristrasi c. Menjelaskan kelengkapan berkas d. Map untuk perempuan/Laki-laki
  • - Bagian Penerimaan Berkas Regritrasi a. Menerima berkas regristrasi b. Memeriksa kelengkapan regristrasi c. Mencatat yang belum dan yang sudah regristrasi d. -f.