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Fachtagung Intranet - Die intranet must haves
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Fachtagung Intranet - Die intranet must haves

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Sie wollten schon immer wissen, welche Features im Intranet ein Muss sind, um die Mitarbeiter zu begeistern? …

Sie wollten schon immer wissen, welche Features im Intranet ein Muss sind, um die Mitarbeiter zu begeistern?
Wir zeigen es Ihnen!

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  • Im letzten Vortrag unserer Veranstaltung möchten wir noch auf die Must Haves oder Killer Features im Intranet eingehen. Sie haben bereits einzelne im Lauf der Vorträge gesehen, dennoch möchten wir ihnen diese mit auf den Weg geben, damit sie die eine oder andere Anregung bekommen, was sie für die Benutzer ihres Intranets implementieren können, wenn sie morgen zur Arbeit kommen und sich überlegen, was Ihre Benutzern glücklich machen könnte.
  • Killer Features….Warum werden Killer Features überhaupt in einem Intranet gebraucht?
  • Warum brauchen Sie diese Features? 1. Ihr Ziel als Intranetverantwortlicher wird es sein, die Benutzerakzeptanz zu stärken und die Nutzungsfrequenz zu erhöhen. 2. Sie möchten das Intranet als primäre Informationsquelle für Ihre Benutzer etablieren. Benutzer sollen eine intrinsische Motivation haben, das Intranet zu nutzen und es nicht nur wahrnehmen, weil sie es als Startseite im Browser defininiert haben. 3. Brauchen sie diese Features, um das Intranet weiterentwickeln zu können. Wenn sie die Benutzerkakzeptanz haben, können sie das Intranet auch nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden weiterentwickeln. Und damit sie den Support der Mitarbeiter und des Managements haben, werden diese Features benötigt.
  • Was muss nun ein Feature erfüllen um ein Killer Feature zu sein??
  • Es soll soziale Elemente beinhalten, die Spass vermitteln, die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern fördern und auf dem Weg das Wissen über das Profil der Kollegen verbessern. Das Intranet soll ein Gemeinschaftsgefühl vermitteln und als sozialer Kitt fungieren. Wenn ein Benutzer z.B. mehrfach das Bild eines Kollegen im Intranet wahrnimmt, weil dieser Inhalte kommentiert oder publiziert hat und diese mit seinem Foto verknüpft sind, werden die Barrieren sinken, auf diese Person zuzugehen oder mit ihr ins Gespräch zu kommen, wenn man sich trifft.Wir haben kürzlich auf einem Vortrag die Top Internet Trends vorgestellt und hier war ein Trend «Gamification». Dieser Begriff ist auch hier passend, weil es darum geht, dass die Benutzer mit Spass an der Sache auch die lästigen Aufgaben erfüllen.
  • Weiter soll ein Killer Feature eine hohe Visibilität haben und einfach zu finden sein, also Zentral verfügbar und sofort ins Auge springen.Sie erinnern sich vielleicht an die Aussage von Bernd Langkau, dass Informationen oder Funktionen, welche von den Mitarbeitenden hoch geschätzt werden, nicht in der 5. Navigationsebene versteckt werden dürfen. Dies ist hiermit gemeint.
  • Ein Killer Feature soll den Benutzer jeden Tag wieder ins Intranet bringen durch aktuelle und wichtige Inhalte die Attraktivität des Intranets steigern.Dies trifft nicht nur auf Features zu, sondern ist eine allgemeingültige Aussage. Nur wenn sie Inhalte aktualisieren und von Relevanz für den Benutzer sind, wird er das Intranet wieder aufsuchen um diese zu konsumieren.
  • Und nicht zuletzt natürlich die tägliche Arbeit vereinfachen in dem Standardtasks wie Spesen erfassen, Räume buchen, etc. im Intranet einfach möglich sind.
  • Wie kommen Sie nun auf die Killer Features? Manche die ich Ihnen gleich zeige passen für alle Unternehmen, andere wiederum sind sehr unternehmens- oder Zielgruppenspezifisch. Wenn ihre Benutzer nicht auf Sie zukommen, weil sie bereits einen Prozess für Change Requests etabliert haben, sollten Sie hier aktiv werden.
  • Bleiben Sie mit Ihren Benutzern persönlich im Kontakt. Fragen Sie sie regelmässig, bei welchen Aufgaben sie sich schlecht unterstützt fühlen oder welche Wünsche sie für das Intranet haben. Schauen Sie den Mitarbeitern einfach mal über die Schulter und beobachten Sie, die die Leute arbeiten…Jürg Stuker hat bereits bei der Suche darauf hingewiesen, dass die Analyse der Nutzungszahlen Aufschlüsse geben können über die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Dies kann sie auch bei der Analyse der Killer Features der Fall sein. In einem Fall z.B. haben wir bei der Analyse festgestellt, dass die Mitarbeiter sich vor allem für die Personalmutationen interessieren. Diese waren aber in der 5. Ebene versteckt. Diese direkt auf der Startseite anzubieten, hat den Benutzern einen grossen Nutzen gebracht. Oder es werden gleich immer die häufigsten benutzen Seiten in einem separaten Bereich angeboten.In einem anderen Beispiel war das Forum das meistgenutzte Feature. Allerdings wurde das Forum mehrheitlich genutzt, um negative Aussagen zu machen und in einem Redesign sollte das Forum abgeschafft werden. Damit verbaut man sich auch die Kommunikation zu den Mitarbeitenden. Hier müssen die Beschwerden moderiert werden, damit das Gefühl entsteht, dass ein Dialog entsteht und Beschwerden ernst genommen werden. Als dritte Variante können sie regelmässig Umfragen im Intranet schalten, bei denen sie die Mitarbeitenden über die gewünschten Features abstimmen lassen. Auch dass bringt sie dazu, mitzumachen und sich Gedanken zu machen, was zur Vereinfachung beitragen kann.
  • Nun ein paar Beispiele, die in ihrem Intranet Killer Features sein könnten.Einige der Beispiele haben sie bereits im Verlauf der vorherigen Beiträge gesehen, doch wir möchten sie dennoch nennen, um ihnen zu zeigen, wie Funktionen ihnen helfen, das Intranet zu einem vielgenutzten Tool zu machen, denn das ist für sie als Intranet- oder Kommunikationsmanager das Ziel und letztlich auch ein Erfolgskriterium für Ihre Arbeit. Und auch wenn sie die Funktion bereits kennen: überlegen Sie, welche Kleinigkeit vielleicht eine normale Funktion für Ihre Mitarbeiter zu einem Killer Feature machen kann.
  • Soll Live Suche beinhalten, also bereits während dem Tippen passende Vorschläge liefern um schneller zum gewünschten Eintrag kommenZur besseren Identifikation der Personen ist ein Bild enorm hilfreichEs müssen alle Kontaktmöglichkeiten direkt sichtbar sein ohne weiter klicken zu müssen, also Telefonnummern, Maillink und Messanger direkt angezigt werden.Praktisch ist auch gleich den Verfügbarkeitsstatus zu sehenOCS Link verwenden
  • Wenn sie die Personensuche weiterdenken, können zum Beispiel ein dynamisches Organigramm implementiert oder der Ort des betreffenden Büros angezeigt werden. Dies ist eine Funktionalität, die überraschend viel Zuspruch bei den Mitarbeitern der Kunden finden, für die wir es implementiert haben. Mitarbeiter schauen gerne, wer wo in der Hierarchie steht und wer welche Chefin oder Chef hat.
  • …ihre Mitarbeiter glücklich zu machen!Typische Feedbacks von Mitarbeitern aus Umfragen können sein:--Das sind alles kleine Anwendungen, die nicht aufwendig sind aber das Leben der Mitarbeiter einfacher macht und somit die Nutzung des Intranets entsprechend erhöht. Einzig die soziale Komponente wird hier nicht besonders unterstütz, Visibilität, Aktualität und Vereinfachung sind optimal erfüllt.
  • Das Intranet soll nicht nur der Ort für Informationen sein, sondern auch bei der Erfüllung von Standard-Tasks helfen. D.h. sie können Applikationen in das Intranet integrieren, die auch mobil erreichbar sein sollten. Die mobile Erreichbarkeit ist übrigens auch einer der Trends, die sie berücksichtigen sollten. Beispiele sind zum Beispiel die spontane Raumbuchung, ein Task, den sie vermutlich alle kennen. Man möchte schnell ein Meeting machen, weiss aber nicht, welcher Raum gerade verfügbar ist. Oder ihre Mitarbeiter sollen Stunden buchen und können dies direkt im Intranet erledigen. Ein neues Beispiel, dass unser Lehrling umgesetzt hat, da inzwischen alle auf Nespresso umgestiegen sind, ist die Applikation zur Bestellung neuer Kapseln. Auf diese Art und Weise helfen sie den Benutzern Tasks, vielleicht auch spielerisch, abzuarbeiten
  • Wenn sie eine Vertriebsorientierte Organisation sind, könnten sie Unternehmenskennzahlen oder tagesaktuelle Verkaufszahlen publizieren. Dies steigert den Wettbewerbsgedanken im Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind über aktuelle Entwicklungen informiert.
  • Lassen sich ihre Mitarbeiter einfach auf dem laufenden halten, z. B. über Events in der Branche oder im Unternehmen. Dies können auch soziale Veranstaltungen wie Sportevents oder das Treffen der internen Schachgruppe sein. Indem sie externe Informationen z.B. über Twitterstreams oder RSS einbinden, können Sie die Benutzer kontextbezogen mit Branchennews informieren.
  • Also analog Twitter die MöglichkeitKurzmeldungenzudefiniertenThemenbereichenoder in Projektenabzusetzen und nachdiesenauchzufiltern und zusuchen.DieseKurzmeldungenkönnennatürlichauchweiter in die Firma weiterverteiltwerden um die Themen und Profile derMitarbeiterbreiterbekanntzumachen.Damitwerden die DimensionenSozialeElemente und Aktualitätbesondersunterstützt.
  • lässt sich das Wissen aller im Unternehmen effizient nutzen.Dazu brauchts die Möglichkeit strukturierte Fragen stellen zu können und diese von allen Beantworten zu lassen und so weitere Anreiz zu schaffen und sich als Experte zu exponieren und zu profilieren.Oder wie hier prominent der Zugang zum Ideenmanagement auf der Einstiegsseite zu schaffen.Damit lassen sich alle Dimensionen der Killer Wertung unterstützen. Die Aktualität ist abhängig von der Geschwindigkeit in der Fragen beantwortet werden können.
  • Time hat YOU zur Person des Jahres gemacht.Drum dem Mitarbeiter die Möglichkeit der Personalisierung und Individualisierung bieten durch z.B. Konfiguration von Link-Listen und Tool- ListenAbonnieren von Seiten, News, etc. über RSS Feeds oder Alerts. Und zum Schluss kann ein persönliches Dashboard weiter das Leben des Mitarbeiters vereinfachen. Hier ist weniger meist mehr wie wir es in den vorangegangenen Präsentationen auch bereits gezeigt haben.Klare Killer Wertung für die Vereinfachung des Arbeitsalltags!
  • Ich hoffe ihnen damit ein paar Denkanstösse vermittelt zu haben und wünsche ihnen viel Erfolg beim Finden und Erfinden der Killer Features.Danke für ihre Aufmerksamkeit.
  • Transcript

    • 1. Must Have. Killer Feature. Glückliche Mitarbeiter. Intranet. Fachtagung. Namics.<br />Marcel Albertin. CTO. Partner.<br />19. Mai 2011<br />
    • 2. Warum brauchen Sie Killer Features? <br />30.03.2011<br />2<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />
    • 3. Warum braucht es Killer Features?<br />Zur Erhöhung der Benutzerakzeptanz und –frequenz<br />Um das Intranet als primäre Informationsquelle zu etablieren<br />Um das Intranet weiter zu entwickeln<br />Warum?<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />3<br />
    • 4. Was muss ein Killer Feature erfüllen? <br />30.03.2011<br />4<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />
    • 5. Soziale Elemente beinhalten!<br />30.03.2011<br />5<br />
    • 6. Hohe Visibilität und einfach zu finden!<br />30.03.2011<br />6<br />
    • 7. 30.03.2011<br />7<br />Benutzer durch Aktualität und Wichtigkeit der Inhalte binden!<br />
    • 8. Die tägliche Arbeit vereinfachen!<br />30.03.2011<br />8<br />
    • 9. Wie identifizieren Sie Ihre Killer Features?<br />30.03.2011<br />9<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />
    • 10. Wie identifizieren und entwickeln Sie Killer Features? <br />Identifikation.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />10<br />Auswertung der Benutzerstatistiken<br />Regelmässige Benutzerinterviews<br />Umfragen im Intranet<br />
    • 11. Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />11<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />
    • 12. Personensuche: das Killer-Feature schlechthin.<br />Features. Beispiele.<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />12<br />Live Search<br />Identifikation mit Foto<br />Kontaktmöglichkeiten <br />(Telefon, Mobile, Mail, Messenger)<br />Verfügbarkeitsstatus<br />30.03.2011<br />Skill Search<br />Skill Search<br />
    • 13. Mitarbeiter einordnen – hierarchisch und räumlich.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />13<br />Darstellung eines dynamischen Organigramms<br />Darstellung des Büroplatzes <br />Killer Wertung<br />
    • 14. Welche App macht ihre Mitarbeiter glücklich?<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />14<br />«Die Raumbuchung geht schnell und einfach im Intranet. Auch mobil. Das hilft mir jeden Tag.»<br />«Ich brauche eine Übersicht über meine nächsten Bahn-Anschlüsse nach XY.»<br />«Alle paar Tage muss ich Spesen erfassen, geht das ganz einfach im Intranet?»<br />«Ich muss häufig<br />Projekte, Formulare, Verträge. suchen. Genau hierfür benötige ich eine Applikation.»<br />
    • 15. Raumbuchung und andere Apps – auch mobil verfügbar.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />15<br />Killer Wertung<br />
    • 16. Darstellung von Vertriebs- oder allgemeinen Unternehmensdaten.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />16<br />Killer Wertung<br />
    • 17. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden…<br />Quelle: Norman Nielsen Intranet Report 2011<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />17<br />Killer Wertung<br />
    • 18. Leute zum Mitmachen bewegen und intern wie extern kommunizieren.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />18<br />Killer Wertung<br />Verteilen von <br />Kurzinformationen<br />
    • 19. Sourcing the Crowd durch strukturiertes Ideen- oder Innovationsmanagement und Q&A.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />19<br />Killer Wertung<br />Quelle: Norman Nielsen Intranet Report 2011<br />
    • 20. Persönliches Dashboard<br />Personalisierung durch Mitarbeiter.<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />20<br />Konfiguration von Link- Listen, Tool- Listen, etc.<br />Killer Wertung<br />Abonnieren von Seiten, News, etc. über RSS, Alerts<br />
    • 21. Fazit.<br />Kontinuierliche Weiterentwicklung des Intranets durch zusätzliche Features<br />Dazu Interviews, statistische Auswertungen und Umfragen durchführen<br />Attraktivität entlang der Auswahlkriterien für den Benutzer berücksichtigen<br />Neue Features vermarkten<br />Regelmässige kleine Verbesserungen<br />Features. Beispiele.<br />30.03.2011<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />21<br />
    • 22. Viel Erfolg beim Finden der Killer Features!Danke für Ihre Aufmerksamkeit.<br />30.03.2011<br />22<br />Killer. Must Have. Intranet.<br />

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