Fachtagung Intranet - Collaboration wiki.vs.sharepoint wir machen den vergleich

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Collaboration und Intranet wachsen zusammen. Mitarbeiter haben immer häufiger die Möglichkeit, Projektgruppen zu gründen, sich in Interessensgruppen auszutauschen und gemeinsam an Inhalten zu …

Collaboration und Intranet wachsen zusammen. Mitarbeiter haben immer häufiger die Möglichkeit, Projektgruppen zu gründen, sich in Interessensgruppen auszutauschen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Enterprise Wiki und
SharePoint als Collaborationsplattformen bieten unterschiedliche Ansätze. Wir zeigen auf, in welchen Szenarien
Mitarbeiter die Tools nutzen können.

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  • Wir möchten gerne über Collaboration sprechen, d.h. über die Zusammenarbeit im Unternehmen. Warum Collaboration an einer Intranet Fachtagung? Nun, diese Themen wachsen immer stärker zusammen, Mitarbeiter möchten in einem integrierten Arbeitsplatz auch die Möglichkeit haben, mit ihren Kollegen aus dem Projektteam oder der Business Unit austauschen. Es ist immer häufiger der Fall, dass Collaborationsplattformen nicht als eigene Plattform betrieben werden, sondern entweder über Links oder komplett in das Intranet und die Informationsarchitektur integriert werden. Warum möchten wir gerade SharePoint und Wiki gegeneinander stellen? Beide können für ähnliche Szenarien eingesetzt werden, bieten jedoch gänzlich unterschiedliche Ansätze und Herangehensweisen. Wir halten beide für gute Tools, die im richtigen Kontext Mehrwert bieten können. Möchte die Möglichkeit zur Umfrage nutzen: wer hat Collaboration Tools, wer hat SharePoint, wer hat Wiki und wer möchte im nächsten Jahr eines implementieren? Der kann sich am Ausgang bei Bernd Schopp melden 
  • Auch bei Namics intern kennen wir diese Problematik. Das ging schon mit der Vorbereitung zu diesem Vortrag los…Wir arbeiten mit einem Wiki Intranet, doch in den Teams, die SharePoint anbieten, werden häufiger die Vorteile gegenüber dem Wiki thematisiert…Die Zusammenarbeit konnte also kaum funktionieren.
  • Konkret sah das erste Meeting wie folgt aus:
  • Daran sehen sie bereits ein wenig die Konfliktlinien zwischen SharePoint und einem Enterprise Wiki. Aber beginnen wir von vorne: was verstehen wir unter Collaboration? Collaboration bedeutet die Zusammenarbeit mehrerer Personen zur Erreichung eines Ziels.
  • Die Arbeit ihrer Mitarbeiter verändert sich, die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit steigt da wir angewiesen sind auf die Unterstützung von Kollegen, den Informationsaustausch und die gemeinsame Erledigung von Aufgaben. Mitarbeiter sind häufig an unterschiedlichen Standorten verteilt. Das heisst wir haben eine räumliche Trennung auf der einen Seite…
  • …und eine Auflösung funktionale Trennungen. Mitarbeiter nehmen immer häufiger Aufgaben wahr, die mehrere Ebenen umfassen daher gewinnt der Austausch zunehmend an Bedeutung. Die enge Abstimmung zwischen einzelnen Funktionen wird zum Erfolgskriterium, wenn es z.B. darum geht, den Link aus dem Marketing in die Forschungsabteilungen zu schaffen oder die Zusammenarbeit des Vertriebs mit der Logistik. Sie haben in diesen Funktionen unterschiedliche Mitarbeitertypen, die unterschiedliche aufgaben wahrnehmen und deren Ziel es doch sein muss, schnell am Markt und am Kunden zu sein, innovative und qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu liefern und jeweils die besten Informationen für Entscheidungen verfügbar zu haben. Und hierbei sollen die Tools die Mitarbeiter unterstützen.
  • Collaboration an sich bringt keinen Mehrwert und sollte auch nicht als solches eingeführt werden. Wenn sie solche Tools einsetzen, sollte man sich an bestimmten Szenarien orientieren, die konkret verbessert werden können und dem Mitarbeiter einen direkten Nutzen vermitteln. Wir haben uns beispielhaft drei Szenarien ausgesucht, anhand denen wir unseren kleinen Battle vollziehen. Projectcollaboration: hier geht es um die Zusammenarbeit in Projekten, die Abstimmung, Koordination, Aktualisierung , Aufgabenerledigung und die Einhaltung der Meilensteine. Ziel der Zusammenarbeit ist der erfolgreiche Abschluss des ProjektsKnowledge Sharing / z.B. in Communities of Interest oder Practice. Lokalisierung von Wissen. Auf der Suche nach Informationen ist häufig der erste Schritt über die Inhaltssuche, wenn diese nichts findet, fragt man direkte Kollegen und wenn die auch nichts wissen, wird es schwierig und die Suchzeit nimmt stark zu. Wichtig ist es für die Zusammenarbeit, die richtigen Personen zu integrieren und zu finden.
  • Features.Vorteile: Bessere Meetings, weil kürzer. Sie bereiten die Agenda im Wiki vor und notieren die Meeting Minutes direkt im Wiki. Sie sparen sich den Versand der Agenda im Word File, wo man sich nie sicher sein kann, dass alle die gleichen Informationen haben. Sobald die Informationen upgedated werden, kann sie jeder sehen und bekommt noch eine Notification, dass sich etwas geändert hat. Und auch wenn sie Tasks pflegen wollen, können sie dies im Wiki machen. Dort kann jeder den Status pflegen und im Meeting wissen alle direkt Bescheid, was läuft. Dazu brauche ich nicht zwingend eine Task Liste, wie man sie vielleicht im SharePoint anlegen kann. Allgemein können sie alle Projektmanagementbezogenen Informationen im Wiki pflegen und verlinken und kommen weg von Dokumenten und Mailverteilern.
  • In Communities of Interest oder allgemein im Wissensmanagement kann das Wiki all seine Stärken ausspielen. In einem solchen Szenario geht es darum, dass eine Gruppe von Personen laufend zusammenarbeitet, um ein Thema voranzubringen und Informationen und Wissen zu generieren. In einer solchen Community gibt es gewöhnlich keine formalen Strukturen geben, weil die Gruppe nicht über die Hierarchie oder ein Projektziel, sondern ein gemeinsames Interesse zusammengehalten wird. Über das Wiki können alle Mitglieder an den Inhalten arbeiten und die Struktur inkrementell wachsen lassen. Es gibt keine vorgeschriebenen Informationsarchitektur, weil zu Beginn nicht gesagt werden kann, wie sich die Struktur entwickeln wird. Auch darf man bei einem Unternehmensinternen Wiki nicht an Wikipedia gedacht werden. Die Teilnehmer sind nicht anonym, sondern haben oft gewachsenen Beziehungen zueinander. Sie benötigen keine formalen Freigabeprozesse und wenn etwas in dieser Form nötig ist, reicht ein Vermerk, wie wir es im vorangegangenen Beispiel gesehen haben. «Im Wissenspool lassen sich Artikel mit komplexen Inhalten, wie zum Beispiel wissenschaftlichen Formeln oder Diagrammen, erstellen und gemeinsam bearbeiten. Durch die komfortable Strukturierung mittels Tags und Kategorien lassen sich diese problemlos verbreiten und werden leicht von anderen Nutzern gefunden.» http://www.kontextwork.de/news/news/article/neues-wissensportal-des-forschungsnetzwerks-trauma-biomechanik-auf-wiki-basis/
  • In Communities of Interest oder allgemein im Wissensmanagement kann das Wiki all seine Stärken ausspielen. In einem solchen Szenario geht es darum, dass eine Gruppe von Personen laufend zusammenarbeitet, um ein Thema voranzubringen und Informationen und Wissen zu generieren. In einer solchen Community gibt es gewöhnlich keine formalen Strukturen geben, weil die Gruppe nicht über die Hierarchie oder ein Projektziel, sondern ein gemeinsames Interesse zusammengehalten wird. Über das Wiki können alle Mitglieder an den Inhalten arbeiten und die Struktur inkrementell wachsen lassen. Es gibt keine vorgeschriebenen Informationsarchitektur, weil zu Beginn nicht gesagt werden kann, wie sich die Struktur entwickeln wird. Auch darf man bei einem Unternehmensinternen Wiki nicht an Wikipedia gedacht werden. Die Teilnehmer sind nicht anonym, sondern haben oft gewachsenen Beziehungen zueinander. Sie benötigen keine formalen Freigabeprozesse und wenn etwas in dieser Form nötig ist, reicht ein Vermerk, wie wir es im vorangegangenen Beispiel gesehen haben. Zusammenfassung: In einem Wiki kann unkompliziert und schnell zusammengearbeitet werden, Strukturen entstehen in der Zusammenarbeit und Relationen können einfacher berücksichtigt werden.
  • Top 10 Organizational Wiki Tips (and how to use them)Grassroots is best. Start from the bottom-up so people build a sense of ownership of their wiki contributions.Throw out the rule book! Don’t start with a lot of structure and rules. Make a wiki available, then see how people use it, and grow accordingly. Follow the lead of the people using it – that’s at the heart of how social software works!Populate it and they’ll come. Put content on the wiki; direct people to it using email.Wikipedia does not a wiki make. Don’t mistake your wiki for Wikipedia. Yours doesn’t have to be anonymous and open to the public.Go to the source. Put some content exclusively on the wiki so people get used to it as the source of information.Don’t rush it. People will need time to get used to the wiki, and once they do it will grow significantly.Trust me. Don’t excessively manage it. A wiki doesn’t have complex approval mechanisms for a reason. Trust people to write quality content and they will.Go back to the future. People will find new ways to do old things with the wiki. Embrace them and encourage additional operational improvement.Ask the wiki. Prompt people to use the wiki. When someone asks about creating space for a project or revising a document, encourage them to use the wiki.Beware the derailers. Watch out for obstacles, like someone who takes content out of the wiki and emails it around, or someone who organizes others’ work a little too much. Help these people understand how to use the wiki more productively so they don’t inadvertently hinder its growth.

Transcript

  • 1. Collaboration. Wiki versus SharePoint.Fachtagung. Intranet. Namics.
    Roman Zollet. Business Unit Manager.
    Benjamin Hörner. Consultant / Projektleiter.
    19. Mai 2011
  • 2. Es konnte nicht gutgehen!
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    2
    Wiki
    SharePoint
    versus
  • 3. Das erste Meeting… Roman kommt rein.
    19.05.2011
    3
    Hey, Du hast schon Notizen vorbereitet?
    Cool. Was ist das für ein Tool?
    Das ist OneNote, tolle Sache. Damit kann ich Notizen pflegen, Tasks erstellen und vieles mehr.
    Wiki
    rocks
    Share-Point
    rulez
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 4. 19.05.2011
    4
    Aha, super. Kannst Du nicht gleich in unserem Intranet eine Wiki-Seite anlegen? Dann haben wir alles zentral und können gemeinsam an den Vorbereitungen arbeiten!
    Wiki
    rocks
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 5. 19.05.2011
    5
    Ich kann sie direkt von OneNote zu SharePoint hochladen,
    wo es jeder editieren kann!
    Share-Point
    rulez
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 6. Collaboration. SharePoint. Wiki.
    19.05.2011
    6
    Ja, aber da muss man ganze Dokument bearbeiten, nicht?
    Im Wiki kann jeder mit einem Klick und ohne Client seinen Input geben und ich werde immer benachrichtigt, wenn du etwas daran geändert hast.
    Wiki
    rocks
  • 7. 19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    7
    Eben nicht, mit den neuen WebApps kann es jeder einfach im
    Browser editieren, wir können die Berechtigungen einschränken und am Ende gebe ich es per Workflow frei .
    Im Wiki leidet die Übersichtlichkeit und die Folien kann ich dir direkt in die Slide Library stellen...
    Share-Point
    rulez
  • 8. Collaboration. SharePoint. Wiki.
    19.05.2011
    8
    Na gut, lass uns an die Arbeit gehen, du kannst deine Sicht dann im Vortrag vermitteln…
    Wiki
    rocks
    Share-Point
    rulez
  • 9. Doch von vorne: Was ist Collaboration?
    19.05.2011
    9
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 10. MitarbeitermüssenzurErreichung der GeschäftszieleimmerhäufigerüberStandorteund Kontinentehinwegzusammenarbeiten…
    19.05.2011
    10
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 11. …odersichüberfunktionaleGrenzenhinwegaustauschen! FesteStrukturenlösensich auf.
    Unternehmensinfrastrukur
    Personalwirtschaft
    Entwicklung
    Beschaffung
    Eingangs-
    loistik
    Operations
    Marketing
    Kundendienst
    Vertrieb
    19.05.2011
    11
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 12. Collaborations – Szenarien.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    12
    Was ist Collaboration?
    Projektcollaboration
    Treffen von Gruppen-entscheidungen
    Ideenmanagement
    Knowledge Sharing / Communities of Interest
    Lokalisierung von Experten
    Topic /
    Best Practices
    Dokumenten-zusammenarbeit
  • 13. Die Vorstellung der Ansätze: Wiki vs. SharePoint.
    19.05.2011
    13
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 14. Ein Wiki.
    Vorstellung der Ansätze.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    14
    …ist eine online verfügbare Seitensammlung, die von den Benutzern direkt im Browser geändert werden kann
    …bedeutet auf Hawaiisch „schnell“ (u.a. braucht ein Wiki keine Zusatz-Installationen und lange Workflows)
    …bietet Collaboration direkt an Texten (nicht Dokumenten) mit der Philosophie des offenen Zugriffs und der Transparenz
  • 15. SharePoint.
    Vorstellung der Ansätze.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    15
    …ist ein Tool mit Funktionalitäten im Bereich CMS, DMS, Social Software
    …wird aufgrund seiner Vielseitigkeit häufig für Intranets eingesetzt
    …ist ein Microsoft Produkt und integriert sich daher optimal in diese Welt
  • 16. Round 1.Projektcollaboration.
    19.05.2011
    16
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 17. Projektcollaboration mit Wiki.
    Projektcollaboration.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    17
    Editieren
    Änderungshinweise
    Bemerkungen / Fragen
    Exportieren
    Zwischenabnahmen
  • 18. Projektcollaboration mit Wiki.
    Projektcollaboration.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    18
    Pflege der Meeting Protokolle
    Flexibles Einfügen von Bildern, Code, Links, sogar Darstellung von Power Point Folien möglich
  • 19. Projektcollaboration mit SharePoint.
    Projektcollaboration.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    19
    Projektübersicht
    Status
    Aufgabenmanagement
    Projektdokumente
    Word Templates
  • 20. Projektcollaboration mit SharePoint.
    Projektcollaboration.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    20
    Projektübersicht
    Status
    Unterschiedliche Ansichten für unterschiedliche Gruppen
    Aufgabenmanagement
    Projektdokumente
  • 21. Dokumentenzentrierte Zusammenarbeit.
    Projektcollaboration.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    21
    Records
    Management
    Document
    Management
    Archive
    Content Creation
    Erstellung in Office
    Scanning

    SharePoint 2010
  • 22. Round 2.KnowledgeSharing.
    19.05.2011
    22
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 23. Communities of Interest mit Wiki.
    Knowledge Sharing.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    23
    Closed User Group
    Nachvollziehbarkeit
    Inhaltsdiskussion
    Lexikon-Idee
  • 24. Communities ofInterest mit Wiki.
    Knowledge Sharing.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    24
    Themenübersicht
    News
    Aktuelle Updates
  • 25. Communities of Interest mit SharePoint.
    Knowledge Sharing.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    25
    Startseite einer Community
    Flexible Nutzung von Listen
    Pflege von Aufgaben
  • 26. Communities of Interest mit SharePoint.
    Knowledge Sharing.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    26
    News Updates über Listen
    Externe Links
    Wissensaustausch über Wiki…
  • 27. Das Urteil.
    19.05.2011
    27
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 28. Welches Tool passt was zu Ihrem Unternehmen?
    Das Urteil.
    19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    28
    Innovationsorientierte
    Organisation
    Prozessorientierte
    Organisation
    Kundenorientierte
    Organisation
    Strategisches Ziel:
    Operational Excellence
    Beispiel: Fertigungsunternehmen, Bürokratie
    Strategisches Ziel:
    Business Excellence, Kundenpartnerschaft
    Beispiel: Vertriebsorientierte, dienstleistungsorientierte Unternehmen
    Strategisches Ziel:
    Produkt- und Innovationsführer
    Beispiel: Unternehmensberatungen, Google, NGO
    Struktur:
    Stablinien-Organisation
    Struktur:
    Matrix-Organisation
    Struktur:
    Netzwerk-organisation
    Kultur:
    Alles-oder-nichts Kultur
    Kultur:
    Prozesskultur
    Kultur:
    Projektkultur, Brot-und-Spiele Kultur
  • 29. 19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    29
    SharePoint passt zu Ihnen wenn…
    …Ihr Unternehmen dokumentenzentriert arbeitet
    …Sie unterschiedliche Funktionen einsetzen möchten
    …Flexibilität bei der Zusammenstellung der Funktionen wichtig ist
    …Prozesse für Ihre Organisation entscheidend sind
    …Sie auf Microsoft Tools setzen
    …offline Funktionalität benötigen
    …die Mitarbeiter bereit sind, sich mit einem neuen Tool auseinanderzusetzen
    …sie auf die Integration weiterer Dienste und Applikationen setzen
    Share-Point
    rulez
  • 30. 19.05.2011
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
    30
    Ein Wiki passt zu Ihnen, wenn…
    …Ihr Unternehmen einen Bottom-Up Ansatz bevorzugt
    …die Kontributions-Häufigkeit eine hohe Schnelligkeit erfordert
    …browserbasierter und Device-unabhängiger Zugriff wichtig ist
    …Sie (fast) nicht in Schulung investieren möchten
    …Sie Offenheit und Transparenz fördern möchten
    …dokumentenunabhängig gearbeitet werden soll
    …Kommentare und Diskussionen online stattfinden sollen
    Wiki
    rocks
  • 31. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
    benjamin.hoerner@namics.com roman.zollet@namics.com
    © Namics
    19.05.2011
    31
    Collaboration. SharePoint. Wiki.
  • 32. 19.05.2011
    32
    Collaboration. SharePoint. Wiki.