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  • 1. PLAN Introduction I- Pourquoi l’audit des achats II- Le cycle achat III- L’audit du cycle achat IV- Etude de cas Conclusion Bibliographie / Wébographie
  • 2. INTRODUCTION Depuis de nombreuses années les achats utilisent des systèmes de mesure pour évaluer la performance, développer des stratégies, apprécier le personnel.
  • 3. INTRODUCTION Les directions générales attendent des achats une contribution à la création d’avantages concurrentiels durables pour l’entreprise. Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables traduisant la contribution des achats à la création de valeur.
  • 4. I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS? 1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise 2- Le but de l’audit achat
  • 5. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE « La fo nc tio n re s p o ns a ble a c ha ts de e s t d é finie l'a c q uis itio n de s co m m e la fo nc tio n bie ns ou s e rvic e s né c e s s a ire s a u fo nc tio nne m e nt d e to ute e ntre p ris e  »
  • 6. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE     Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché extérieur Elle permet de créer des relations de partenariat avec les fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de nouveaux fournisseurs et des produits innovants Une fonction qui est plus au service des progrès de productivité de l’ensemble des services de l’entreprise Une fonction conjuguée à la réduction des coûts
  • 7. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS L’ENTREPRISE FONCTION-CARREFOUR   l’ensemble des fournisseurs potentiels les utilisateurs de l'entreprise elle-même Elle se positionne comme le garant de la qualité des produits achetés, elle constitue en outre un centre de profit pour l’entreprise.
  • 8. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des autres fonctions de l’entreprise. Nécessité d’un audit achat
  • 9. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT Le principal objectif d’un audit achat, c’est de m e s ure r la p e rfo rm a nc e d e s a c ha ts et ainsi contribuer de façon importante à la création de valeur.
  • 10. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT  Définir des objectifs et mesurer les écarts.  Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur l’impact effectif des achats.  Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure plus juste des efforts de chacun…
  • 11. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT La mesure de la performance permet de déclencher des actions pour atteindre des objectifs et tendre vers l’excellence opérationnelle. Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur coût
  • 12. II. LE CYCLE D’ACHAT Chapitre 1
  • 13. Le processus d’achat Reconnaissance et anticipation des besoins 6 Evaluation des performances 1 Recherche et analyse des propositions Des fournisseurs Règlement 5 Négociation et choix du ou des fournisseurs 2 Suivi de la commande et de la livraison 4 3
  • 14. Le processus d’achat  1- Reconnaissance et anticipation des besoins - Que dois-je acheter? - Quand dois-je acheter? Établissement d’un plan d’approvisionnement
  • 15. Le processus d’achat 2- Recherche et analyse des propositions des fournisseurs  Recherche des fournisseurs L'acheteur a tendance généralement à s'adresser aux sources habituelles d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont une bonne réputation. L'acheteur doit bien s’informer avant de s'adresser au fournisseur.
  • 16. Le processus d’achat Recueil et analyse des prépositions  Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit examiner les différentes offres et sélectionner des entreprises préliminaires dont les propositions paraissent intéressantes dans un premier temps
  • 17. Le processus d’achat 3- négociation et choix du fournisseur:
  • 18. Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La commande Passation de la commande Suivi de la commande (s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception, organiser une relance préventive, relance fournisseur)
  • 19. Le processus d’achat 4- Suivi de la commande et de la livraison La livraison Réception de la livraison Contrôle quantitatif     Contrôle qualitatif Signer les décharges présentées; Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui entrent ; Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas); Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à
  • 20. Le processus d’achat 5- Le règlement   La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats, soit au service comptabilité directement. quand les deux contrôles de réception sont effectués, il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues. le règlement n’est effectué que si les éléments réceptionnés correspondent aux conditions convenues avec le fournisseur.
  • 21. Le processus d’achat  6- Évaluation des performances du fournisseur: Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements? Tableau de bord des approvisionnements
  • 22. III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT 1- Les procédures d’achats 2- L’audit du besoin d’achat 3- L’audit fournisseur 4- L’audit de l’acte d’achat et de la livraison 5- L’audit des comptes fournisseurs 6- L’audit du règlement
  • 23. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT La procédure d’achat est un document interne, propre à chaque entreprise, qui permet de : Décrire le fonctionnement de service achat. Prévoir les quantités à commander pour une période. Consacrer le budget du service en fonction de la demande et les moyens d’entreprise.
  • 24. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Objectifs à atteindre: Les objectifs doivent être clairement lisibles par les acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs :   Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service achat (minimiser les stocks…etc) Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction de 15% du nombre de fournisseurs.
  • 25. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Principes du contrôle interne :  La séparation des tâches  Recherche de l’exhaustivité  La réalité  L’autorisation  L’enregistrement
  • 26. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT La séparation des tâches  Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur contrôle. o l’accord de la commande o la réception et le contrôle des biens et des services o le contrôle des factures o l’autorisation de règlement o le paiement des factures…etc
  • 27. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Recherche de l’exhaustivité Risques :  L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un avoir  La réception des marchandises sans enregistrement de la facture à recevoir…
  • 28. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Recherche de l’exhaustivité  Il sélectionne des bons de réception et s’assure de l’enregistrement des factures correspondantes.  Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les factures enregistrées.  Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus et les enregistrements correspondants…etc
  • 29. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT La réalité des procédures Risques :  Enregistrement d’achats non effectués  Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,  Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc
  • 30. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT L’autorisation  Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité  Toutes les commandes sont autorisées  Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est faite par les personnes compétentes…etc
  • 31. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT L’enregistrement Risque :  Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes fournisseurs…etc
  • 32. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT Exemple de procédure d’achat de MARJANE Exemple de procédure d’achat de YAZAKI
  • 33. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT Le besoin est-il défini avec précision avec les clients internes ? . Enquête rigoureuse auprès de tous les services . Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS) . Signature de la synthèse par les clients internes
  • 34. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT La détection et l’identification des besoins dépendent de procédures de planification : Programmes de production. Standards et nomenclatures des matières. Procédures de gestion des stocks déclenchement des demandes d’achats. et processus de
  • 35. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT Risques  identifier de manière incomplète, inexacte ou tardive, les besoins prévisibles, et compromettre la sélection du meilleur fournisseur. Sources des risques  Le caractère incomplet ou obsolète des outils de prévision manuels ou informatisés.  L’inexactitude ou l’inadaptation des informations utilisées dans l’identification des besoins.  Le retard de collecte ou de transmission des informations qui déclenchent la demande d’achat.
  • 36. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT Opération d’audit L’examen des outils de prévision : -délais de réapprovisionnement -niveau de stock-outil jugé nécessaire -niveau minimum de commande… L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les estimations des besoins…etc
  • 37. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT  Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à l’Acheteur.  Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au Vendeur.
  • 38. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR L'audit fournisseur permet à une organisation, collectivité territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de ses principaux fournisseurs. •La qualité des produits •La qualité de service risque •La qualité du partenariat etc •La qualité des livraisons •L’absence de •Le respect du contrat…
  • 39. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de sélection des fournisseurs Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur) Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)
  • 40. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de sélection des fournisseurs Les systèmes d’information mis en place La qualité des tableaux de bord mis en place Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de bord, la qualité de la collecte des informations, et des décisions prises à l’égard des fournisseurs.
  • 41. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
  • 42. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):
  • 43. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
  • 44. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):
  • 45. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR S’assurer du niveau de qualité des prestations des fournisseurs Choisir des critères:     La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité... Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence, stabilité des prix, conditions de règlement... Délai ; délai moyen, respect de délais... Service ; service après vente...
  • 46. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Outils de sélection : Le q ue s tio nna ire d ’a ud it c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent être particulièrement étudié. Ex :  Excellent = 3  Adéquat = 2  Pauvre = 1  Totalement insatisfaisant = 0
  • 47. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Outils d’audit fournisseurs La g rille d ’a na ly s e Nature des critères Critères La relation commerciale Les prix La qualité technique du produit Les délais …etc Efficacité Efficience Pro-activité
  • 48. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Négociation Les risques associés : Obtention d’une performance insuffisante qui engendre des coûts de revient trop élevés Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres parties prenantes internes
  • 49. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR Négociation Opération d’audit : Le système de documentation et d’enregistrement des phases successives de la négociation Le système de suivi des engagements verbaux (notes de suivi, note de consultation…) La formalisation de la négociation (via le fax, la commande, l’acceptation de devis…)
  • 50. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Passation de la commande Suivi de la commande Réception de la commande
  • 51. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Passation de la commande Risques Rédiger les la Le caractère inadéquat des documents utilisés, leur transaction de manière incorrecte insuffisante normalisation, et et incontrôlable par le formalisation. réceptionnaire, clauses Sources des risques de l’utilisateur, le Un circuit d’information et de fournisseur, le personnel chargé documents défaillants. du règlement. La méconnaissance des pratiques commerciales applicables à la transaction.
  • 52. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Passation de la commande Opération d’audit La qualité des contacts passés par l’entreprise, L’existence de bons de commande appropriés et pré numérotés, L’utilisation formalisés, systématique de bons de commande Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et la passation de commande…
  • 53. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Suivi de la commande Risques Ignorer tardivement ou Sources des risques apprendre L’insuffisance des procédures et l’incapacité du systèmes de suivi externes dans fournisseur à faire face à la les demande. Ne pas réagir à temps aux incidents qui peuvent survenir. relations fournisseurs. avec les
  • 54. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Suivi de la commande Opération d’audit Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les fournisseurs. Mettre en place des procédures internes adaptées aux situations imprévues. Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état de la commande…
  • 55. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Réception de la commande Risques D’accepter une Sources des risques livraison non La non séparation des fonctions conforme. La défaillance des tests de  De valider administrativement vérification de la qualité des biens une réception différente de livraison réellement effectuée… la et services livrés…
  • 56. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON Réception de la commande Opération d’audit Les réceptionnaires disposent des informations qui sont nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ; Concevoir la procédure de réception ; Les tests de qualité ;
  • 57. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin de récupérer toute somme indûment payée ou non facturée.
  • 58. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS L’audit des transactions comptables permet de déceler les erreurs de comptabilisation ou de règlement. Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de réclamation est constitué par l’auditeur, certifié par le client et adressé au fournisseur concerné. La mission s’achève lorsque le client a effectivement récupéré les sommes indûment payées.
  • 59. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS L’audit de la conformité des contrats d’achats    S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation. Vérifier la bonne application des tarifs et des remises sur facture. Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les fournisseurs.
  • 60. 6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT Risques Sources des risques Régler une facture qui ne La défaillance de la correspond pas à la livraison documentation permettant de acceptée. valider le règlement demandé.
  • 61. 6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT Opération d’audit Un seul original de la facture du fournisseur circule dès sa réception et qu’il est identifiable. Une commande annulée, ne peut être réglée ; Les factures réglées sont identifiées…
  • 62. ETUDE DE CAS 1 DESCRIPTION NARRATIVE 2 PHASE DE PRÉPARATION 3 PHASE DE RÉALISATION 4 PHASE DE CONCLUSION
  • 63. 1- la description narrative  La Société des Eaux et d’Electricité du Nord, est une société anonyme de droit privé marocain dotée d’un capital de 800 millions de DH, qui a pour activité principale la distribution des eaux et de l’électricité dans la région Nord du Maroc.
  • 64. 1- la description narrative les services intervenants dans le cycle achat Service magasin : Le magasin est divisé en trois zones de stockage :  Le magasin « eau » pour le matériel eau assainissement  Le magasin électricité pour le matériel électricité  Un économat pour les autres types de fournitures  Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par rapport au stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée des fournitures commandées, le magasinier affecte à chaque article une fiche comprenant la désignation et le code.
  • 65. 1- la description narrative Service gestion des fournisseurs : Il est rattaché à la direction administrative et financière, il travail étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe un échange de flux d’information et de document entre eux. Ce service se charge essentiellement de la réception des factures, de l’élaboration des rapprochements nécessaires avec les autres documents reçus et en cas de conformité il procède aux enregistrements comptables nécessaires. Ensuite, il envoi les lettres de virement aux fournisseurs.
  • 66. 1- la description narrative Service trésorerie : Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en gardant un certain équilibre entre recettes et dépenses. La mission de ce service consiste à mettre l’argent à disposition en temps voulu.
  • 67. 1- la description narrative Service achat : Le service achat a pour principale mission la satisfaction de l’ensemble des besoins de l’entreprise et ce dans les meilleures conditions. Pour ce faire, ce service s’efforce d’accomplir les tâches suivantes : 1/ Etude du marché fournisseur  2/ Garantie de l’approvisionnement  3/ Contacts avec les fournisseurs  4/ Rapports à la direction  5/ Information et conseil 
  • 68. 2- la phase de préparation         A) l’ordre de mission B) Le questionnaire de prise de connaissance (QPC) C) Grille d’analyse des tâches D) Diagramme de circulation E) Le plan d’approche F) Le TFfA G) Le rapport d’orientation H) Programme d’audit
  • 69. Phase de préparation
  • 70. Amendis Tanger, le 30 novembre 2008 Ordre de mission Destinataire : le directeur de l’audit interne  Copie pour information : le Responsable des achats Objet : audit de la direction achat  La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et supervisés par monsieur Z chef de la mission. Elle se déroulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera d’analyser la Direction des achats dans toutes ses composantes. Cette mission aura lieu : - A la division achat du siège social ; - Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger. Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000 DH. Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx Le
  • 71. Phase de préparation Le questionnaire de prise de connaissance comprend des données sectorielles, quantitatives, qualitatives, réglementaires. QPC
  • 72. Phase de préparation La grille d’analyse des tâches permet de bien comprendre la répartition des travaux entre les principaux acteurs. GAT
  • 73. Phase de préparation DC
  • 74. Phase de préparation Le plan d’approche est un document qui se présente sous la forme d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert.
  • 75. Opérations élémentaires Objectifs Déclenchement de la commande Les commandes sont faites en fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes autorisées à le faire Il faut garantir que : Acceptation et traitement des Les délais de livraison prévus sont livraisons respectés ; Les livraisons ne sont acceptées que si elles correspondent à une demande ; Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande. Enregistrement des dettes Le contrôle interne doit garantir que : Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des services ; La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations. Paiement des factures Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ; La mise en paiement est dûment autorisée ; Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.
  • 76. Phase de préparation Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches; Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles.
  • 77. Phase de préparation opinions Domain Objectifs de e étudié contrôle interne Indicateurs P conséquence F/ s Pf - Procédure - Achats d’autorisation F correspondants à d’achat des besoins réels de Module - Procédure Achats l’entreprise de pertinents achat vérification - Les quantités des stocks commandées existants au F sont optimales magasin commentaires Les dossiers de demandes d’achats sont consultés avant approbation par le chef d’approvisionnem ent et le responsable au siège
  • 78. Phase de préparation opinions Indicateurs PF conséquence / s Pf -Respect des -Procédure de Risque de délais de confrontation pertes et de livraison BC/ BL détourneme - Les livraisons -Procédure de f nt des ne peuvent être l’établissement livraisons au du bon de profit du Module acceptées que s’ils réception magasinier achat correspondent à manuel et bon en cas une commande de réception sur d’absence -Les livraisons le système du sont faites selon informatique f réceptionnist les spécifications e de la commande Domaine Objectifs de étudié contrôle interne commentaires Les insuffisances de contrôle interne n’ont pas été compensées par une enquête de moralité sur les réceptionniste s et les magasiniers.
  • 79. Phase de préparation opinions Objectifs Domain de Indicateur PF/ e étudié contrôle s conséquences Pf interne Procédure de relance des Bonne Module fournisseur suivi des f s en cas achat réceptions de retard de livraison Relance des fournisseurs effectué par le magasiner et par fax ce qui entraine des retards de livraisons et des ruptures de stocks commentaires Vice dans la conception de la procédure de suivi de réception, l’intervention du service achat durant la procédure de réception s’avère obligatoire
  • 80. Phase de préparation opinions Domaine étudié Objectifs de contrôle interne Indicateurs commentaire PF s / conséquences P f -Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ; -La mise en Module paiement est achat dûment autorisée ; -Les factures ne sont pas payées plusieurs fois. Procédure d’autorisatio F n de paiement Le paiement est autorisé par le DAF , le DAF Adjoint Procédure de paiement bien ficelée
  • 81. Phase de préparation La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre. Pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les préoccupations du management et les objectifs incontournables.
  • 82. Phase de préparation Rapport d’orientation      Objectifs généraux : S’assurer que la distribution des tâches au niveau des services magasins, achats et gestion fournisseurs obéit au principe de contrôle interne. S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en rapport avec les fournisseurs. Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients internes. Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les fournisseurs.
  • 83. Phase de préparation Rapport d’orientation      Objectifs spécifiques : Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par la même personne au niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur. Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks. Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat (processus d’approbation des dossiers de commande est assez long). Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs.
  • 84. Phase de préparation Le programme d’audit est également appelé « programme de vérification » ou « planning de réalisation », c’est un document interne au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches
  • 85. Phase de préparation Ensembles des tâches à accomplir Prise de connaissance planning 01/03/08 Recensement des procédures 10/03/08 d’achat Visite des magasins Visite du service gestion fournisseurs et trésorerie Elaboration du manuel de procédures Elaboration du diagramme de circulation Diagnostic du système de contrôle et détection des zones de risques 24/03/08 lieu outils  Observations sur le terrain --- Consultation de documents  Observations sur le Service achat terrain  Entretiens Magasins  Entretiens 26/03/08 Siège 03/04/08 Service achat 11/04/08 Service achat 14/04/08 Services du cycle achat  Entretiens  GAT  QCI  Tests de permanence
  • 86. 3-Phase de réalisation 1- Le questionnaire du contrôle interne 2- Le test de vérification des objectifs du contrôle interne 3- Les feuilles de révélation et d’analyse des problèmes
  • 87. Phase de réalisation
  • 88. Le questionnaire du contrôle interne  Le questionnaire de contrôle interne : Objectif n° 1: Organisation générale de l’entreprise Questions Oui/Non 1- Existe-t-il un manuel des procédures internes? Non 2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées? Oui 3- Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ? Non 4- Les fonds personnels de la direction sont-ils distincts des fonds de l’entreprise? Oui Observations Sous effectif au niveau de plusieurs services
  • 89. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 2: Formalisation et autorisation des commandes Questions Oui/Non Observations 1- Existe-t-il un système de déclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum? Non Le magasinier repère le stock manuellement 2- Les commandes de biens ou de services ne sont –elles passées que sur la base de demandes d’achats établies par des personnes habilitées? Oui Toutes les demandes d’achats doivent être signées par le chef du service 3- Des bons de commandes sont-ils établis systématiquement? Si oui, sont-ils -Pré numérotés? -Etablis en quantités et en valeur? - Signés par un responsable, au vu de la demande d’achat? Oui Oui Oui Oui
  • 90. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 3: Suivi des commandes en cours Questions Oui/Non 1- Les commandes en cours sont-elles suivis? Oui 2-Existe-t-il une procédure de relance Oui 3- Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué: Oui - Au chargé de la réception? - A la comptabilité générale Non Oui Observations A expiration du délai de livraison, le magasinier envoie un fax urgent au fournisseur pour rappel. Cette opération devrait être effectué par le service achat
  • 91. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n°4 : Suivi de la réception Questions Oui/Non Observations 1- Existe-t-il un service de réception Non Le magasin se charge de la réception des fournitures 2- Toutes les réceptions correspondent-elles à des marchandises commandées Oui Toute réception de marchandise est effectuée sur la base du BC correspondant 3- Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement? Si oui, sont-ils -Pré-numérotés? -Signés par le réceptionnaire? -Datés? Oui Oui Oui Oui
  • 92. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 5: Rapprochement entre réception et facturation Questions Oui/Non 1- Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier? Oui 2-Les doubles des factures et avoirs sont –ils annulés Oui 3- Les factures reçues son-elles vérifiées avec les bons de commande et de réception concernant: -Les quantités? -La qualité? -Les prix unitaires? -Les conditions financières? Oui Oui Oui Oui Oui Observations Les factures sont classées par échéance en attente de préparation des états de prépaiement.
  • 93. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures Questions 1- La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire: -Des bons de commandes? -Des bons de réception? 2-Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés pour éviter un double enregistrement? 3- Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation? 4-La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence numérique des documents de support comptable? -Des bons de réception? -Des bons de retour? Oui/Non Oui Oui Oui Oui Non Non Observations
  • 94. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 7: Régularité du paiement Questions 1- Les paiements sont-ils justifiés par une facture acceptée? 2-L’ordre de paiement est –il donnée par des personnes autorisées? Oui/Non Oui Oui 3- Le double paiement des factures est –il impossible? Oui Observations L’ordre de virement n’est établi par le responsable qu’après validation de la facture et son enregistrement
  • 95. Le questionnaire du contrôle interne Objectif n° 8: Enregistrement des mouvements Questions 1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standard propres à l’entreprise? 2-S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour? - Les fiches de stocks? - L’inventaire permanent? 3- Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stock ? 4- les fiches de stocks et l’inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés? Oui/Non Oui Oui Oui Non Oui Observations
  • 96. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus Principe Objectif Vérification Evaluatio n Les besoins sont déclenchés par les Autorisation personnes ayant autorité à ce niveau La demande d’achat doit être obligatoirement visée par le chef Conform du service demandeur et celui e des approvisionnements Enregistrem Tous les besoins sont ent enregistrés Dès la réception de la demande, les acheteurs procèdent à l’ouverture du dossier Conform correspondant et de son e enregistrement dans le logiciel Gestion 1. Toutes les demandes Expressio d’achats sont n du Exhaustivité transmises au service besoin approvisionnement Les quantités demandées Optimisation correspondent aux données prévisionnelles La prénumérotation des documents n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité Non conform e Les demandes sont contrôlées par les chefs de services conforme Comparaison des quantités
  • 97. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus Principe Objectif Vérification Evaluatio n Le référencement se fait par une Le choix du fournisseur personne autorisée à le faire et Conform Autorisation est approuvé par la les consignes d’achat sont e personne compétente visées par le directeur des achats Le référencement de chaque Enregistrem Le choix est matérialisé Conform fournisseur donne lieu à la ent sur les fiches de suivi e rédaction d’une consigne d’achat Le fichier des Les consignes d’achat fournisseurs est Non présentent l’ensemble des complet : 2. Choix Exhaustivité informations relatives aux offres conform  Coordonnées ; du des fournisseurs mais ne sont e  Conditions fournisseur pas toujours mises à jour commerciales  Optimisation Les fournisseurs choisis proposent les meilleures offres Le choix se fait après la consultation de plusieurs fournisseurs toutefois, les consignes d’achat ne sont pas régulièrement mises à jour Le choix se fait après Non conform e
  • 98. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus Principe Objectif Vérification Evaluatio n Le bon de commande doit Toutes les commandes être obligatoirement signé par Autorisation Conforme sont autorisées le chef des approvisionnements 3. Lancement de Les bons de commandes sont Toutes les commandes la commande Enregistrement tous enregistrés dans le Conforme sont enregistrées logiciel BTP Toutes les commandes Toutes les commandes sont Réalité correspondent à des passées sur la base des Conforme demandes d’achat demandes d’achat Toutes les modifications sont Toutes les modifications sont Autorisation autorisées par les autorisées par le chef des Conforme personnes approvisionnements responsables Existence d’un tableau Non Le service achat ne se charge Enregistrement de suivi des pas du suivi des commandes conforme 4. Suivi des commandes commandes Non Les délais de suivi sont Les délais de livraison ne sont Optimisation respectés pas toujours respectés conforme
  • 99. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus Principe Objectif Les réceptions sont validées par les Autorisation personnes habilitées pour ce fait Enregistre Toutes les réceptions ment sont enregistrées Toutes les réceptions font l’objet d’une 5. Réception de Exhaustivité commande préalable et la commande que les livraisons ont été facturées Vérification En cas d’absence de la Non personne chargée des conform réceptions, le magasinier e remplie sa fonction. Les réceptions sont toutes enregistrées dans le logiciel Conform BTP avant d’être e transmises à la comptabilité Les réceptions font l’objet d’une commande préalable Conform et que les livraisons ont été e facturées Optimisatio Le temps de la réception On rencontre parfois des n est respecté cas de retard de livraison Réalité Les données des éléments réels sont les mêmes données des Evaluatio n Les fournitures reçues sont rapprochées aux données du bon de commande quand à leur quantité et Non conform e Conform e
  • 100. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus 6. Enregistrement des factures Principe Objectif Vérification Evaluation Les soldes de la balance Cohérence entre de chaque fournisseur Enregistreme balance fournisseur sont rapprochés du solde Conforme nt et compte collectif collectif fournisseur par fournisseur le service gestion fournisseur L’absence de suivi de la Toutes les factures séquence numérique des Non Exhaustivité sont enregistrées factures peut causer des conforme systématiquement cas d’omission Lors de l’arrivée des factures au service Les éléments gestion fournisseur, un facturés sont les agent se charge de leur Réalité mêmes éléments rapprochement avec le conforme commandés et bon de commande et de réceptionnés réception avant de procéder à leur
  • 101. Le test de vérification des objectifs du contrôle interne Etapes du processus Principe Objectif Les factures originales approuvées et enregistrées portent la mention BAP Les factures sont Enregistrement et enregistrées dans le Enregistremen classement des logiciel et classées par t factures échéance en attente du règlement. Tous les paiements Les paiements ne sont correspondent à une effectués que sur la base Exhaustivité facture et toutes les de factures dûment factures sont payées approuvées Respect des Tous les paiements se Optimisation conditions de font à 60 jours fin du paiement mois Le détail des états de prépaiement est pointé Les montants à payer avec les factures sous la Réalité sont les mêmes Approbation des Autorisation factures pour bon à payer 7. règlement des factures Vérification Evaluation Conforme Conforme Conforme Conforme Conforme
  • 102. Phase de réalisation Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes permettent de déterminer les problèmes existants mais aussi d’éventuels risques pouvant se présenter dans le futur
  • 103. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Problème: Aucune formalisation des procédures Conséquences: -Non respect des procédures -Contrôle difficile Constat: La société ne dispose pas d’un manuel de procédures Causes: - négligence - inconscience des responsables quant à l’importance de l’enregistrement des procédures Recommandations: L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel
  • 104. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 Problème: Non respect du principe de l’exhaustivité Constat: La numérotation des demandes d’achat n’est pas utilisée pour vérifier l’exhaustivité de leur enregistrement. Causes: Inconscience de l’intérêt de pré numérotation FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Conséquences: - Risque de perte des demandes - Risque de retard de traitement des demandes Recommandations: Les numéros des demandes devraient être utilisés pour s’assurer de leur traitement et l’exhaustivité de leur enregistrement.
  • 105. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 Problème: Mauvaise protection des stocks Constat: Le stock ne fait pas l’objet d’aucune assurance. Causes: Les responsables ne sont pas conscients de l’importance des assurances FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Conséquences: Possibilité de perte du stock ( incendie, inondations..) Recommandations: -Assurer le stock existant au magasin de l’exploitation ainsi que les autres dépôts.
  • 106. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 Problème: Non respect du principe de séparation des tâches Constat: Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes. Causes: - la responsabilité du service achat s’achève après émission des bons de commande - le magasin s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison. FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Conséquences: - retard d’utilisation des fournitures - rupture de stock Recommandations: Le service achats devrait s’occuper du suivi des commandes afin d’assurer une parfaite diffusion d’information
  • 107. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Problème: Aucune mise à jour des consignes d’achat. Conséquences: Achats pas forcément dans les meilleurs conditions. Constat: - Les référencements ne sont pas régulièrement actualisés - Les modalités de règlement ne sont pas, satisfaisantes. Recommandations: Désignation d’un responsable qui s’occupe de: - L’actualisation des référencements existants. - Référencement de nouveaux produits. - Recherche de nouveaux fournisseurs. Causes: Personnel insuffisant Manque de temps
  • 108. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 Problème: Gestion inadéquate des relances fournisseurs Constat: La relance fournisseurs est faite par fax Causes: La relance n’est faite que si la situation est urgente , et le fax parait le moyen le plus rapide. FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Conséquences: Le fournisseur pourrait nier la réception du document où la dite relance est mentionnée. Recommandations: Edition de lettres de relances pré numérotées envoyés aux fournisseurs en cas de retard de livraison
  • 109. Les Feuilles de Révélation et d’Amélioration des Problèmes FRAP n°1 FRAP n°2 FRAP n°5 Problème: Défaillance du logiciel Constat: Le magasinier procède manuellement pour la détection des points de commande en comparant la quantité réelle avec le stock minimum des articles. Causes: Le logiciel ne permet pas un déclenchement automatique de la commande en cas de stock minimum FRAP n°3 FRAP n°6 FRAP n°4 FRAP n°7 Conséquences: - risque d’omission ou d’erreur - risque de rupture de stock Recommandations: Instauration d’un nouveau logiciel permettant un déclenchement automatique des commandes
  • 110. 3-Phase de conclusion 1- Le rapport final d’audit 2- Le cahier des recommandations 3- La lettre du président 
  • 111. 1- Le rapport final d’audit Il communique, aux responsables concernés pour action et à la direction pour information, les conclusions de l’audit concernant la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission, en mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire développer des actions de progrès.       Le contenu : Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations générales; Le programme d'audit; les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté; Le cahier des recommandations;
  • 112. Le cahier des recommandations  AB E S NCEDEF M IS OR AL ATION DE F S ONCTIONSE T P OCE R DUR S E Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer difficile pour le personnel du siège de contrôler efficacement les activités.  Recommandation : Une formalisation des procédures est nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la représentation des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des pertes de temps lors du changement de personnel.  
  • 113. Le cahier des recommandations DE AIL ANCEDE L F L S OGICIE SUTIL E L IS S  Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation simultanée de deux logiciels : un pour la gestion des demandes d’achat et l’autre pour le traitement des commandes et réception. Ceci semble dû à un manque de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..  Recommandation : la mise en place d’un ERP, d’un logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce sens.
  • 114. Le cahier des recommandations CONS IGNE D’ACH S AT  Les référencements ne sont pas actualisés d’une façon régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par rapport au besoin exprimé.  Recommandation : un responsable doit être désigné, celui-ci s’occupera notamment de l’actualisation des référencements existants et aussi du référencement de nouveaux produits.  
  • 115. Le cahier des recommandations M AUVAISS UIVI DE COM ANDE S M S Le service achat ne se charge pas du suivi des commandes, en effet sa responsabilité s’achève après émission des bons de commande, et c’est le magasin qui s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de retard de livraison     Recommandation : Le service achat doit s’occuper du suivi des commandes, pour une parfaite diffusion d’information ; de même la procédure actuelle de relance des fournisseurs doit être revue.
  • 116. Le cahier des recommandations  S P ATION DE TACH S E AR S E La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans certains magasins. Par exemple, en cas d’absence du réceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge des réceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de détournements ou fraudes.  Recommandation : la société doit veiller à la séparation des tâches relatives au traitement des réceptions et à la manipulation des actifs. Un contrôle adéquat du respect des politiques et procédures est requis, ainsi que la création d’un service réception indépendant du magasin s’avère d’une grande importance pour garantir le respect de principe de la séparation des tâches.
  • 117. 3- La lettre du président  Monsieur le Directeur,   Monsieur le Directeur,   Conformément au programme du département d’audit interne de la Conformément au programme du département d’audit interne de la société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.  interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.  Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance.  considéré nécessaires en la circonstance.  Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion fournisseur.  fournisseur.  Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise. l’entreprise. Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées. proposées.
  • 118. Merci pour votre attention
  • 119. Bibliographie & W ebographie         Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel », efficacité, efficience ou sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996 X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003 Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica, 1991. Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation », 2000. Rapport de stage de conception: « L’audit du cycle « Achatsfournisseurs » au sein de la société AMENDIS, encadrant pédagogique : M. CHRAIBI http://pagespersoorange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html

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