LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN EL DESEMPEÑO PROFESIONAL
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“Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la administración documental de la Institución”.

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    LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN EL DESEMPEÑO PROFESIONAL LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN EL DESEMPEÑO PROFESIONAL Presentation Transcript

    • Gestión Documental Miguel Angel Godoy Prieto Administracion Publica Alcaldía Municipal Nilo Cund Emilio Torres Lombana Tutor Virtual Corporación Unificada Nacional CUN Octubre de 2009
    • Introducción
      • La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.
      • La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
    • Archivo Documentos Acumulados Orden
    • Archivo Persona Natural o Jurídica Privada o Pública S ervir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Documentos Acumulados
      • Finalidad de los Archivos
      • Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
      • Importancia de los Archivos
      • Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
      • Responsabilidad
      • Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
      • Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
      • Modernización
      • El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
      • Función de los Archivos
      • Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.
    • Tablas de Retención Documental TRD
    • Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
    • Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final
    • Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
    • Definición de TRD El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.
    • Beneficios de las TRD Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención Documental, pueden clasificarse desde dos puntos de vista:
      • Administrativos
      • Archivísticos
    • Beneficios de las TRD
      • Facilitan el manejo de la información.
      • Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
      • Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
      • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
      Administrativos :
    • Beneficios de las TRD
      • Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
      • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
      • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
      Administrativos :
    • Beneficios de las TRD
      • Permiten el manejo integral de los documentos
      • Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.
      • Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
      • Identifican y reflejan las funciones institucionales.
      Archivísticos:
    • Beneficios de las TRD
      • Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.
      • Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
      Archivísticos:
    • “ Todos somos actores importantes en el proceso de modernización de la administración documental de la Institución”.