Your SlideShare is downloading. ×
ARCHIVO DE  TRÁMITEGUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA
Guía de   autoaprendizaje   Guía de autoaprendizaje                            ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○...
Archivo de Trámite3
Guía de   autoaprendizajeSecretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior e Investigación CientíficaDire...
Archivo de Trámite                                                  CONTENIDOINTRODUCCIÓN....................................
Guía de     autoaprendizajeActividades de aprendizaje........................................................................
Archivo de Trámite                                  INTRODUCCIÓNDesde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria pa...
Guía de   autoaprendizaje    OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍAAL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:*   CONCEPTUALIZARÁ AL ...
Archivo de Trámite  EVALUACION DIAGNÓSTICADe acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguient...
Guía de   autoaprendizaje  R E S P U E S TA S1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicació...
Archivo de Trámite                               UNIDAD I     PRINCIPIOS GENERALES DEL        ARCHIVO DE TRÁMITE    OBJETI...
Guía de   autoaprendizaje    1.1 Concepto del archivo de trámiteEl archivo de trámite se concibe como la unidad de resguar...
Archivo de Trámite*    Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción,     cons...
Guía de   autoaprendizaje*    Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con    ...
Archivo de Trámite   1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asuntoEl funcionamiento ordenado y eficiente de to...
Guía de   autoaprendizajeLa guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto quecontie...
Archivo de TrámiteEn estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente adocumentos y exped...
Guía de   autoaprendizaje    1.6 Políticas del archivo de trámiteSatisfacer las demandas de información es el objetivo pri...
Archivo de Trámite   1.6.3 Políticas de transferenciaLa transferencia de documentación al área de conservación precauciona...
Guía de   autoaprendizaje  Evaluación de la unidadResponde brevemente:1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su import...
Archivo de Trámite                               UNIDAD II       DISPOSICIÓN DOCUMENTAL       DEL ARCHIVO DE TRÁMITE    OB...
Guía de    autoaprendizaje   2.1 Concepto de disposición de documentación activaLas áreas administrativas que envían su do...
Archivo de TrámiteLos documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinasproductoras. Son co...
Guía de    autoaprendizaje   2.3 Definición de valoración de la documentación activaLa valoración documental constituye un...
Archivo de Trámite    2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legalValor administrativoSe valúan desde dos perspe...
Guía de    autoaprendizajeDesde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostentenvalor ...
Archivo de Trámite  Actividades de aprendizajeInvestiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la va...
Guía de   autoaprendizaje   Evaluación de la unidadResponde brevemente1. Menciona cinco características de la disposición ...
Archivo de Trámite                                UNIDAD IIIARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS          ACTIVOS    OBJETIVO DE LA U...
Guía de   autoaprendizaje  3.1 Recepción de documentos activosComo se mencionó en los temas anteriores, la recepción de do...
Archivo de TrámiteDIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL                      INICIA                     RECIBE LA  ...
Guía de   autoaprendizaje   3.2 Seguimiento de los documentos activosLos factores que determinan el tiempo de permanencia ...
Archivo de Trámite    3.3 Apertura de expedientesLa documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requeri...
Guía de   autoaprendizajeEl préstamoConsiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación...
Archivo de Trámite  Evaluación de la unidadResponde brevemente los siguientes incisos:1. Menciona tres características de ...
Guía de   autoaprendizaje                            36
Archivo de Trámite                               UNIDAD IV    TRANSFERENCIA DOCUMENTAL             PRIMARIA    OBJETIVO DE...
Guía de   autoaprendizaje   4.1 Análisis del acervo documental a transferirLa transferencia documental es un procedimiento...
Archivo de Trámite   4.2 ExpurgoEl expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la instituc...
Guía de   autoaprendizaje9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesiva   en s...
Archivo de Trámite                  ARCHIVO DE TRÁMITE                PROPORCIONA SERVICIOS ÁREASADMVAS 1 ÁREAS       RECI...
Guía de   autoaprendizaje   Actividades de aprendizaje1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se u...
Archivo de Trámite    BIBLIOGRAFÍAAmaya, Olga. Compilación. México, AGN, 1992Archivo General de la Nación. Manual de proce...
Guía de   autoaprendizaje                            44
Archivo de TrámiteLECTURAS   45
Guía de   autoaprendizaje                            46
47                                  Manual de Procedimientos○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ...
Guía de   autoaprendizaje                            48
Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO.     Archivo de Trámite   ACTIVIDAD        RESPONSABLE         No.                   OPERA...
Guía de   autoaprendizajePROCEDIMIENTO.              Archivo de Trámite    ACTIVIDAD                RESPONSABLE         No...
Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO.     Archivo de Trámite   ACTIVIDAD        RESPONSABLE         No.                     OPE...
Guía de   autoaprendizajePROCEDIMIENTO.              Archivo de Trámite    ACTIVIDAD                RESPONSABLE         No...
Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO.   Archivo de Trámite   ACTIVIDAD      RESPONSABLE         No.                  OPERACIÓN ...
Guía de   autoaprendizajePROCEDIMIENTO.              Archivo de Trámite    ACTIVIDAD                RESPONSABLE         No...
Archivo de Trámite○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○Memoria de V Congreso Nacional sobre ...
Guía de   autoaprendizaje                            56
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Archivo de tramite (libro enba)
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Archivo de tramite (libro enba)

7,738

Published on

Archivo de Trámite

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
7,738
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
116
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Archivo de tramite (libro enba)"

  1. 1. ARCHIVO DE TRÁMITEGUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE HORTENSIA CONSTANZA TERCERO Y VEGA
  2. 2. Guía de autoaprendizaje Guía de autoaprendizaje ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Archivo de Trámite Modalidad de Educación Abierta y a Distancia Hortensia Constanza Tercero y Ve g a Secretaría de Educación Pública Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica Dirección General de Educación Su- perior Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía México 2001 2
  3. 3. Archivo de Trámite3
  4. 4. Guía de autoaprendizajeSecretaría de Educación PúblicaSubsecretaría de Educación Superior e Investigación CientíficaDirección General de Educación SuperiorEscuela Nacional de Biblioteconomía y ArchivonomíaArchivo de Trámite(Serie guías de autoaprendizaje)Modalidad de Educación Abierta y a DistanciaPrimera edición 2001IImpreso en MéxicoAsesor pedagógico: Ramón E. Mondragón SánchezRevisión de contenido: Rosa Irene Eretza RamosCorrección de estilo: Miguel Angel García CuetoDiseño editorial: Ivonne Bautista Carmona 4
  5. 5. Archivo de Trámite CONTENIDOINTRODUCCIÓN.................................................................................................................... 7EVALUACION DIAGNÓSTICA.............................................................................................. 9UNIDAD I: PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE................................. 111.1 Concepto del archivo de trámite......................................................................................... 121.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámite................................................. 121.2.1 Jefatura de la unidad....................................................................................................... 121.2.2 Subunidad de recepción............................................................................................ 131.2.3 Subunidad de expurgo.................................................................................................... 131.2.4 Subunidad de transferencia........................................................................................ 14Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 141.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asunto...................................................... 151.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientes.............................................. 151.5 Base legal .................................................................................................................. 161.5.1 Ley general de Bienes Nacionales............................................................................. 161.5.2 Ley de la Administración Pública Federal.................................................................. 16Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 171.6 Políticas del archivo de trámite...................................................................................... 181.6.1 Políticas de servicio........................................................................................................ 181.6.2 Políticas de recepción.................................................................................................... 181.6.3 Políticas de transferencia............................................................................................... 19Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 19Evaluación de la unidad........................................................................................................ 20UNIDAD II: DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE ...................... 212.1 Concepto de disposición de documentación activa..................................................... 222.2 Concepto de ciclo vital de documentación activa......................................................... 22Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 232.3 Definición de valoración de la documentación activa................................................... 242.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legal ......................................................... 25Valor administrativo........................................................................................................... 25Valor fiscal......................................................................................................................... 25Valor legal.......................................................................................................................... 25 5
  6. 6. Guía de autoaprendizajeActividades de aprendizaje..................................................................................................... 27Evaluación de la unidad........................................................................................................ 28UNIDAD III: ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS............................................... 293.1 Recepción de documentos activos.................................................................................... 303.2 Seguimiento de los documentos activos....................................................................... 32Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 323.3 Apertura de expedientes................................................................................................... 333.4 Préstamo y consulta de expedientes................................................................................. 33El préstamo........................................................................................................................ 34La consulta......................................................................................................................... 34Actividades de aprendizaje..................................................................................................... 34Evaluación de la unidad........................................................................................................ 35UNIDAD IV: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA............................................... 374.1 Análisis del acervo documental a transferir.................................................................... 384.2 Expurgo....................................................................................................................... 394.3 Registro de documentación de transferencia................................................................ 394.4 Preparación de la transferencia primaria..................................................................... 404.5 Entrega de la documentación semiactiva..................................................................... 40Actividades de aprendizaje...................................................................................................... 42Actividad de aprendizaje........................................................................................................ 42BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................... 43LECTURAS........................................................................................................................... 45Manual de Procedimientos..................................................................................................... 47Memoria de V Congreso Nacional sobre Administración de Documentos y Archística.......... 55Archivística general, teoría y práctica....................................................................................... 65XIII Congreso Internacional de Archivos Beijing 1996........................................................ 73Técnicas y tratamiento de documentación administrativa.................................................... 97LECTURAS COMPLEMENTARIAS....................................................................................... 109Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámiteconcluido de las dependencias del Gobierno del Estado de México.................................... 111Curso de capacitación para archivistas municipales 1988................................................... 117 6
  7. 7. Archivo de Trámite INTRODUCCIÓNDesde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla afuturas generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo hapermitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías.Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino eluso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos.Esta guía de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar yanalizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada alarchivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. Aeste respecto, la guía se encuentra estructurada por cuatro unidades. En laprimera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son:conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y elcontrol que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segundaunidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activapara su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo quecumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que seproporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que ladocumentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con unanálisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como partefinal de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadaspara el complemento de lo expuesto.Para realizar las actividades de aprendizaje de esta guía, es necesario queprevio al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar laactividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permiteestudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar endiferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales,contables o privados (si se te permite el acceso) para realizar tus actividades.Si tienes dudas, consulta con tu asesor.Deseo que nos compartas tus valiosos comentarios; ya que serán determinantespara tu formación profesional, así como para enriquecer y desarrollar esta cienciatan prospera llamada ARCHIVONOMÍA.Espero que los contenidos de está guía te ayuden a crecer en tu formaciónprofesional. Atentamente LA AUTORA 7
  8. 8. Guía de autoaprendizaje OBJETIVOS GENERALES DE LA GUÍAAL TÉRMINO DE ESTE CURSO, EL ESTUDIANTE:* CONCEPTUALIZARÁ AL ARCHIVO DE TRÁMITE, ASÍ COMO SUS FUNCIONES Y LAS ACTIVIDADES QUE EN ÉL SE REALIZAN.* ANALIZARÁ LA TEORÍA QUE CONSTITUYE A LA DOCUMENTACIÓN ACTIVA.* DESCRIBIRÁ LAS FASES ARCHIVONÓMICAS QUE SE REALIZAN EN EL ARCHIVO DE TRÁMITE. 8
  9. 9. Archivo de Trámite EVALUACION DIAGNÓSTICADe acuerdo a tus conocimientos en archivonomía, responde brevemente las siguientes preguntas.1. ¿ Qué es la información? Menciona un ejemplo.2. ¿Qué es un soporte de la información? Menciona dos ejemplos.3. Menciona un concepto de archivo.4.- Anota las diferencias entre un documento público y privado.5. ¿Qué es un expediente?6. ¿Cómo se clasifican los documentos de acuerdo a su origen?7. Explica qué es un proceso técnico. ENVÍA A TU ASESOR. 9
  10. 10. Guía de autoaprendizaje R E S P U E S TA S1. Conjunto de conocimientos transmitidos a través del proceso de comunicación que permite incidir en la toma de decisiones. Funge como medio para la transmisión de conocimientos a terceras personas. Es importante cuando nos afecta de manera directa.2. Material que se utiliza para recoger y almacenar información. Su objetivo es preservar y conservar la misma. Como ejemplos: Audiovisuales (videos) y Electrónicos (disketes, discos compactos).3. Local donde se resguarda la memoria colectiva de toda organización que significa fuente de información y/o consulta, cuyos documentos y expedientes están debidamente organizados y protegidos para su fácil, rápida y segura localización. Los archivos constituyen la historia tanto de personas físicas como morales. Su conservación es indispensable para la eficaz toma de decisiones o para servir como fuente de información histórica.4. Los documentos se dividen en públicos y privados. Los primeros emanan de una autoridad pública y están redactados de acuerdo con ciertas solemnidades o parámetros que los caracterizan, como son las leyes, sentencias, decretos, privilegios, etc. En cambio, los privados tratan de asuntos particulares y están escritos por personas privadas (tanto físicas como morales) y pueden ser cartas, contratos, negociaciones, etc.5. Conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto que son generados a través de una necesidad o a raíz de un trámite administrativo que posteriormente en el desahogo del asunto, lo conformarán como tal. El expediente servirá en un futuro como historia institucional.6. Los documentos se clasifican por sus características en: PRIMARIOS. Documento original / documentos de archivo. SECUNDARIOS. Descripción del original. Pueden ser libros, textos de revistas documentadas, etc. TERCIARIOS. Análisis de documentos, primarios y secundarios para que a su vez den información compilada y transformada.7. Es una actividad archivística que se realiza de manera operativa, que requiere de ciertos procedimientos; por ejemplo, la archivación, la ordenación, el expurgo, etc. NOTA: En caso de dudas consulta con tu asesor y complementa tu información con las guías de Introducción a la Archivonomía, Soportes de la información y Correspondencia y control de gestión. 10
  11. 11. Archivo de Trámite UNIDAD I PRINCIPIOS GENERALES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE OBJETIVOS DE LA UNIDAD IAL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS, ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL ARCHIVO DE TRÁMITE.* DESCRIBIRÁ LA IMPORTANCIA DE LA BASE LEGAL, ASÍ COMO LAS POLÍTICAS DE APLICACIÓN EN UN ARCHIVO DE TRÁMITE. 11
  12. 12. Guía de autoaprendizaje 1.1 Concepto del archivo de trámiteEl archivo de trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida porexpedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesariahasta la culminación del trámite.En el archivo de trámite inicia el trabajo archivístico. Es el lugar donde se mantiene debidamenteorganizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismotiempo es enviada y consultada por estas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utilizadocumentación; para ello, el archivo de trámite debe ser la unidad responsable del resguardo,organización y control de la misma. 1.2 Estructura orgánica y funcional del archivo de trámiteCualquier entidad administrativa, para el adecuado manejo y aprovechamiento de sus recursos,tiene que estar perfectamente delimitada en su organización interna, en las funciones querealiza, con la finalidad de evitar la duplicidad del trabajo.Así mismo, es indispensable que en un archivo de trámite se efectúen tales acciones. Por loanterior, se diseña un organigrama de las áreas que lo conforman; como ejemplo está el siguienteesquema: JEFATURA DE LA UNIDAD SUBUNIDAD DE SUBUNIDAD DE SUBUNIDAD DE RECEPCIÓN EXPURGO TRANSFERENCIA 1.2.1 Jefatura de la unidadLa parte fundamental de un archivo de trámite es la jefatura. Es la encargada de controlar el buenfuncionamiento de éste. Al funcionar como coordinadora de las subunidades, influirá en granmedida para una adecuada recepción, tratamiento, control, servicio y transferencia de ladocumentación, además de que representará a la unidad documental ante otras instancias cuandoasí lo amerite.Las funciones principales de esta unidad son las siguientes:* Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integran la unidad, así como el eficiente servicio y control de la documentación en trámite.* Administrar adecuadamente los recursos humanos, técnicos, legislativos, materiales y financieros existentes; además de vigilar el funcionamiento de los mismos y promover los medios necesarios para la adquisición, adaptación, desarrollo y optimización de dichos recursos. 12
  13. 13. Archivo de Trámite* Cumplir y hacer cumplir las normas técnicas y jurídicas vigentes respecto a la producción, conservación, control y uso de la documentación en trámite.* Informar periódicamente a la supervisión acerca de los resultados de sus actividades. 1.2.2 Subunidad de recepciónEs aquella área archivística encargada de la captación documental que recién ingresa al archivo.Entre sus funciones se encuentran:* Recibir la documentación enviada del área administrativa a que se encuentra adscrito el archivo (o de las áreas a las que les proporciona el servicio).* Establecer y hacer efectivos los instrumentos de control de documentación activa.* Manejar la documentación solicitada para préstamo por las áreas tramitadoras de la propia entidad administrativa, turnada como convenga para su consulta de acuerdo a las políticas y normas establecidas. Como se muestra en la figura siguiente: ÁREA ENVÍO SUBUNIDAD OTROS ADMINISTRATIVA DOCUMENTAL DE PROCESOS RECEPCIÓN TÉCNICOS SERVICIOS 1.2.3 Subunidad de expurgoLa subunidad de expurgo es una de las más importantes dentro del archivo de trámite, porquegracias a esta evitamos la conservación de documentos no necesarios y por lo tanto el flujodocumental es más ágil. Para ello, se observan los siguientes lineamientos:* Eliminar de los documentos recibidos todos los objetos que sean susceptibles de dañarlos (grapas, broches, clips innecesarios)* Establecer los elementos de identificación documental de acuerdo a las políticas establecidas para el tipo documental.* Elaborar el catálogo de vigencias documentales, que servirá al archivo de concentración para su depuración o guarda permanente.* Integrar y mantener actualizados el catálogo de vigencias documentales aportando los elementos requeridos, para la conservación y transferencia documental en los plazos convenidos. 13
  14. 14. Guía de autoaprendizaje* Extraer la documentación que no sea necesaria conservar en el expediente, de acuerdo con el catálogo de vigencia documentales y con las políticas establecidas por el archivo de trámite.* Efectuar los movimientos necesarios para evitar la saturación de espacio; además de retirar correcta y oportunamente los documentos que posteriormente se someterán a depuración. 1.2.4 Subunidad de transferenciaLa subunidad de transferencia permite el desahogo documental dentro del archivo de trámite, alestablecer tareas que evitan la explosión documental. Para ello se sugiere lo siguiente:* Determinar oportuna y correctamente el estado de trámite de los expedientes conservados y efectuar el tratamiento de la documentación activa y semiactiva de acuerdo a las normas vigentes.* Realizar el análisis, para la selección documental y determinar la documentación factible de ser transferida para su guarda precaucional en el archivo de concentración.* Analizar cuidadosamente la documentación cuyos valores hayan prescrito en una primera etapa; establecer el tratamiento que corresponda a la misma y aplicar eficazmente las técnicas archivísticas existentes para la correcta valoración y selección documental.* Efectuar y registrar las transferencias de documentación semiactiva a la unidad de archivo de concentración y establecer los controles de circulación sobre los expedientes dados de baja. Actividad de aprendizaje* De acuerdo a lo leído en la guía realiza lo siguiente:1. Visita un archivo de trámite ( del sector público o privado). Investiga si cuenta con un organigrama y describe brevemente las funciones de cada área.2. Si no lo tiene, elabora uno con base en las actividades que realiza y explica brevemente cuáles serían las funciones de cada área y por qué. NOTA: No olvides que del archivo que visites o cites en tus actividades como ejemplo, debes anotar el nombre, dirección y teléfono de la institución a la que pertenece y, si es posible el nombre del encargado. Envía a tu asesor. 14
  15. 15. Archivo de Trámite 1.3 Importancia del archivo de trámite gestión del asuntoEl funcionamiento ordenado y eficiente de todas las instituciones, sean públicas o privadas, dependeen gran medida de los servicios informativos con los que cuente. En este contexto, para todaorganización es importante la documentación que genera así como la que procesa, ya que éstapermite brindar el apoyo en cuanto a la consulta documental en el momento que sea requerida.El archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso.Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para eldesarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones.La coordinación y perfeccionamiento de los mecanismos de organización, conservación, controly desahogo de los asuntos son algunos de los beneficios que se obtienen al contar con un archivode trámite bien organizado; para ello, se deben establecer los procedimientos necesarios por lassubunidades. Cabe aclarar que éstos son únicamente utilizados tanto en los archivos de trámitecomo en los archivos de concentración. 1.4 Función del archivo de trámite: expurgo de expedientesLas funciones que en el archivo de trámite se realizan no se basan únicamente en tener archivadosadecuadamente los documentos; sino que al momento de ser solicitados, se proporcionen deforma rápida al personal responsable del trámite.No basta con retener y conservar los documentos en un mueble de archivo, se debe contarcon un sistema para el control adecuado del mismo.Así, todo documento es creado de acuerdo a una necesidad administrativa, en cuyo caso deberácubrir cierto periodo para pasar a formar parte de otro archivo (en este caso en el archivo deconcentración), o si lo amerita, se deberá destruir, como lo muestra el siguiente esquema: ORGANISMO ACTO ADMINISTRATIVO GENERA DOCUMENTOS TRÁMITE ADMINISTRATIVO RESOLUCIÓN FIN DEL TRÁMITE DESTRUCCIÓN DEL • CONSERVACIÓN PARA DOCUMENTO FUNCIONES POSTERIORES (DEPURACIÓN) • CONSERVACIÓN PERMANENTE ARCHIVO HISTÓRICO 15
  16. 16. Guía de autoaprendizajeLa guarda de la documentación activa se debe considerar como el tiempo en que el asunto quecontiene el documento se encuentra en trámite. Después de terminado éste, deberán tomarse encuenta las posibles consultas que pudieran hacerle al documento, que será sometido a un análisisriguroso (de acuerdo con las necesidades de las áreas administrativas), para conocer si dentrodel mismo expediente existen documentos innecesarios o repetidos, los que deberán expurgarse;es decir, extraerse del expediente, para evitar las duplicidades y disminuir el costo de sumantenimiento.Los documentos que son expurgados dentro de un expediente son las copias de un mismo asunto,los documentos no requeridos para el trámite, etc., porque, al mantenerlos dentro del expediente,generan una explosión documental para el archivo y el manejo del mismo se vuelve complicado. 1.5 Base legalLos lineamientos jurídicos en un archivo son indispensables, ya que de estos depende el buenuso de los recursos y de la documentación. Aunque en materia de archivos es escaso estemarco, existen leyes, acuerdos, circulares, etc., que han apoyado este rubro.En algunas ocasiones, dependiendo de las políticas de las instituciones, se permite o no el accesoa la información. Normalmente en empresas privadas la información es de carácter confidencial.A continuación se presentan dos leyes generales que consideran a los archivos en sus artículos: 1.5.1 Ley general de Bienes Nacionales Capítulo I Artículo 2.- Son bienes del dominio público: IX: Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente substituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas; los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos, grabados importantes o raros, así como las colecciones de esos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas, los especímenes tipo de la flora y la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas, filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonidos, y las piezas artísticas o históricas de los museos.1 1.5.2 Ley de la Administración Pública Federal Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal. Artículo 27.- A la Secretaría de Gobernación corresponde el despacho de los siguientes asuntos: XVIII.- Manejar el Archivo General de la Nación [...]21 Compilación jurídica mexicana, 19982 Ibíd. 16
  17. 17. Archivo de TrámiteEn estas dos leyes citadas, observamos que anuncian en sus artículos lo concerniente adocumentos y expedientes de archivo, así como los archivos especiales (fotográficos, mapotecas,planotecas, etc.) que forman parte del sector público. Actividad de aprendizajeInvestiga tres leyes diferentes aplicables a los archivos ( de tu localidad) y elabora un cuadro conlas siguientes características: EN DÓNDE SE APLICA NOMBRE DE LA LEY ARTÍCULO (S) DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO (DOCUMENTACIÓN, SERVIDORES, CONSTRUCCIÓN, ETC.) Envía a tu asesor 17
  18. 18. Guía de autoaprendizaje 1.6 Políticas del archivo de trámiteSatisfacer las demandas de información es el objetivo principal del archivo de trámite. Por estarazón, requiere de un estatuto administrativo lo suficientemente claro y explícito para que losmiembros de la institución estén enterados y respeten los lineamientos que se marcan para el usoadecuado de la información; lo que permite proporcionar un servicio eficaz y la aplicación depolíticas que abarquen un mayor segmento para facilitar el control del archivo en una proporciónmayúscula. 1.6.1 Políticas de servicioLas políticas de servicio están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin dedestinar adecuadamente el uso de la misma en su guarda y disposición.Como se mencionó anteriormente, estas políticas no podrán separarse del usuario; ya que eneste caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tantoenvían su documentación al archivo.Entre las políticas de servicio en un archivo de trámite, se encuentran:* Proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas en el asunto.* El personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes (vale de préstamo, registro, etc.) para su préstamo. 1.6.2 Políticas de recepciónConstituye un acto jurídico - administrativo que compromete a la dependencia para la realizaciónexpedita y eficiente de un trámite institucional. En la recepción de documentos, deben cumplirsetres requisitos fundamentales: * Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso; * Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de su trámite; * Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.3Las anteriores políticas tienen la finalidad de establecer procedimientos específicos para laadecuada recepción documental en el momento que la documentación ingresa al archivo.3 Archivo General de la Nación, Manual de organización de los Sistemas Red Archivos, pág. 6 18
  19. 19. Archivo de Trámite 1.6.3 Políticas de transferenciaLa transferencia de documentación al área de conservación precaucional resulta indispensablepara la eficiencia de la propia institución.Así, transferir sistemáticamente la documentación archivada que deja de tener utilidad inmediatapara los trámites de la organización no sólo permite que el manejo documental sea eficiente yracional; sino que también hace ágil y económica la operación en su conjunto.En este sentido, en materia de transferencia deberán cumplirse cuatro principios básicos que sonlos siguientes: * Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas áreas de la institución sea entregada completa y * oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional. * Garantizar que solo sea transferida la documentación que así lo amerite; * Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones económicas, adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos; * Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que pueda ser fácilmente localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando su adecuado manejo al prescribir el plazo de conservación precaucional.4 Actividad de aprendizajeVisita un archivo de tramite e investiga las políticas con las que se cuenta para el servicio, recepcióny transferencia documental:1. Si son políticas explícitas, explica textualmente cada una de ellas para su aplicación.2. Si son políticas implícitas, redacta las observaciones que consideres pertinentes. Envía a tu asesor.4 Op. cit., págs. 21 - 22 19
  20. 20. Guía de autoaprendizaje Evaluación de la unidadResponde brevemente:1. ¿Qué es un archivo de trámite? ¿cuál es su importancia?2. ¿Qué subunidades (orgánicamente) componen al archivo de trámite?3. ¿Cuáles son las funciones de una jefatura de archivo? ¿Quién consideras que la debe ocupar y por qué?4. Explica la importancia del marco jurídico en los archivos.5. Describe la importancia de establecer políticas para la documentación activa.6. Lee del Manual de procedimientos las página 10 a 14, que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía. Valora si los conceptos del texto son los adecuados y analiza si dichos procedimientos son válidos para el archivo de trámite de acuerdo con lo que has aprendido en esta unidad. Elabora un reporte escrito con tus comentarios.7. Lee los textos correspondientes a la Memoria del V congreso nacional sobre administración de documentos y archivística, y el de Antonia Heredia, archivística general, teoría y practica, elabora un cuadro comparativo sobre el proceso archivístico de Trámite con los conceptos de ambos textos. Envía a tu asesor 20
  21. 21. Archivo de Trámite UNIDAD II DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ARCHIVO DE TRÁMITE OBJETIVO DE LA UNIDAD IIAL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:* EXPLICARÁ LOS CONCEPTOS DE LA DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Y DEL CICLO VITAL MEDIANTE LA COMPARACIÓN. 21
  22. 22. Guía de autoaprendizaje 2.1 Concepto de disposición de documentación activaLas áreas administrativas que envían su documentación al archivo de trámite (centralizado)necesariamente requieren consultarla de manera frecuente; por eso la recuperación de lainformación debe ser ágil y eficiente, en el momento que sea solicitada. Esto se hace a través delos diferentes medios para su localización (índices, inventarios, listados, etc.).La disposición documental no es únicamente el servicio; sino que engloba aspectos de controlque son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa la documentación que fue recibidaen el archivo; como lo es también la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdoa las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite.La disposición de documentación activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativasque lo soliciten.Para complementar este tema, en la Unidad III, en el punto 3.4, «Préstamo y consulta», se describende una forma más completa los anteriores conceptos como parte fundamental de la disposicióndocumental. 2.2 Concepto de ciclo vital de documentación activaEl ciclo de vida de los documentos es una teoría norteamericana que establece que ladocumentación cumple una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte omuerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según la función que cumplen.La teoría del ciclo vital de la documentación establece que: [...] Los documentos en primer lugar [son] organizados y utilizados de manera activa por sus productores; una vez que el uso de estos documentos se hace más esporádico hay un segundo periodo en el que éstos son almacenados en centros externos específicos (records centers), y luego, cuando ya no tienen ninguna utilidad operativa, son «seleccionados» como documentos con valor archivístico y transferidos a un archivo, o bien, por el contrario, son declarados documentos sin valor archivístico y se eliminan.5De esta consideración nació la siguiente división:a) Documentos de circulación, tramitación o gestión (archivo de trámite o documentación activa)b) Documentos de uso esporádico en cuanto a su trámite (archivo de concentración o documentación semiactiva)c) Documentos sin circulación administrativa o gestorial con fines de investigación o netamente cultural (archivo histórico o documentación inactiva)El término circulación o tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestiónde su fase inicial dentro de la oficina. Todo lo relacionado con el asunto en cuestión deberá seragrupado y listarse para su constante consulta y seguimiento del asunto.5 Terry Cook, «Interacción entre la teoría y la práctica archivísticas», pág. 6 22
  23. 23. Archivo de TrámiteLos documentos mediatos son aquéllos de uso menos frecuente por parte de las oficinasproductoras. Son consultados por una necesidad ordinaria de servicio o como antecedentes deotros asuntos.En la última fase, los documentos son separados de los lugares de gestión corriente y pasan asalvaguarda y a un proceso de estudio para determinar su destino final.Cuando se determina que una documentación representa ciertos valores (históricos) para lainstitución generadora o para la sociedad, debe conservarse permanentemente para fines culturaleso de investigación. En esta etapa los documentos son abiertos a consulta del público y no solamentea la institución productora. CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACION FASE FASE FASE ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA Valores primarios Valores secundarios Transferencia primaria Transferencia secundaria Actividad de aprendizajeElabora un ejemplo de las áreas administrativas por las que debe pasar un documentos paracumplir su ciclo en un archivo de trámite. Envía a tu asesor. 23
  24. 24. Guía de autoaprendizaje 2.3 Definición de valoración de la documentación activaLa valoración documental constituye uno de los procesos más importantes que toda institucióndebe realizar. Como lo observamos en el esquema anterior, los valores del documento son divididosen primarios y secundarios.De acuerdo con la teoría del ciclo vital de la documentación, Theodore R. Schellenberg, citado porTerry Cook, afirmó que los documentos tienen valores primarios y secundarios. El valor primariorefleja la importancia que los documentos tienen para su productor original; el valor secundariorefleja la utilidad que tienen posteriormente para los investigadores. El valor primario se refiere algrado en que los documentos satisfacen las necesidades administrativas inmediatas de susproductores [...]6Para el análisis de esta unidad, nos referiremos sólo a los que pertenecen a la parte activa de ladocumentación, que están conformados de la siguiente manera: • INTERESAN A LA INSTITUCIÓN PRODUCTORA V • PRESENTAN • ADMINISTRATIVO ASPECTOS • FISCAL A • LEGAL PRIMARIOS • EXISTEN • DE TRAMITACIÓN L DURANTE LOS • DE VIGENCIA MOMENTOS • DE PLAZO PRECAUCIONAL O • SE VALÚAN PARA DAR UN PLAZO DE R CONSERVACIÓN EN EL CATÁLOGO DE VIGENCIAS DOCUMENTALES • TERMINA SU DISPONIBILIDAD E SECUNDARIOS • EVIDENCIAL S • TESTIMONIAL • INFORMATIVOComo se ejemplificó en el cuadro anterior, los valores primarios (administrativos, fiscal, legal)corresponden a la documentación activa. A continuación se da una explicación de cada uno deellos.6 Op. cit., pág. 6 24
  25. 25. Archivo de Trámite 2.4 Valores primarios: administrativos, fiscal y legalValor administrativoSe valúan desde dos perspectivas: La de la entidad productora y la del iniciador o destinatario deldocumento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientrasla información que contienen sea útil a ella (hasta el archivo de concentración).Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan detrabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realicey concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo delo que se realizó con ese plan.Por otra parte, la vigencia administrativa establece que: [...] cuánto tiempo deben conservarse en el archivo de una unidad administrativa los expedientes de una serie documental, de acuerdo al uso o consulta que las áreas tramitadoras pueden hacer de los mismos en la gestión que se les encomienda. Ciertamente, todos los documentos fueron producidos o recibidos para responder a una necesidad; derivada de una función o atribución especifica; mientras dure tal necesidad.7Valor fiscalEs el valor que un expediente tiene cuando puede servir de testimonio del cumplimiento deobligaciones tributarias. Son documentos probatorios que generan y amparan registros y quecomprueban que la institución o dependencia:- Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.- Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos, nominas, etc.- Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de sus recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas.Así también son documentos justificatorios que determinan obligaciones y derechos quedemuestren el cumplimiento de ordenamientos jurídicos y/o administrativos aplicables a cadaoperación registrada.La vigencia fiscal [...] corresponde al plazo durante el cual cierta documentación debe guardarsede conformidad con disposiciones fiscales, por su utilidad contable, de comprobación o justificaciónpresupuesta.8Valor legalEs el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; El aspecto legal demanera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando pordisposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma.7 Olga Amaya, Compilación, pág. 1248 Ídem 25
  26. 26. Guía de autoaprendizajeDesde el punto de vista del iniciador o destinatario, muchos documentos aunque no ostentenvalor legal, son fuente de derecho frente a la entidad productora.En otras palabras la vigencia legal: [...] corresponde al plazo que la legislación establece deben guardarse los expedientes de determinada serie documental por su calidad probatoria o testimonial, acreditable ante tribunales competentes, en respaldo de los derechos legales de la propia institución productora o de los ciudadanos que efectúan trámites ante ella.9Este valor se termina cuando el sujeto u objeto de derecho desaparece, en ocasiones dura másque la vida del beneficiario, como en el caso de los derechos sucesorios.Como conclusión de este tema, observamos el siguiente esquema: VALORES PRIMARIOS DOCUMENTALES EN LOS ORGANISMOS PÚBLICOS10 ADMINISTRATIVOS FISCALES LEGALES ACTIVIDADES REGISTRO DE REGISTRO DE RUTINARIAS RELACIONES CON LA TRÁMITES DOCUMENTALES DE LA HACIENDA PÚBLICA JURÍDICOS INSTITUCIÓN OFICIOS IMPUESTOS, VENTAS, PROPIEDAD, ADMINISTRATIVOS; FINANZAS, LABORALES, PERSONAL, OFICINAS; CONTABILIDAD, ESCRITURAS, MEMORANDA;TRÁMITES ESTADOS BIENES, LEYES, RELACIONADOS CON: FINANCIEROS, FONDOS DECRETOS, PROYECTOS, PLANES, FIDUCIARIOS, CRÉDITOS ACUERDOS PRESUPUESTOS, HIPOTECARIOS, CONTABILIDAD MANIFESTACIÓN DE BIENES9 Ibíd., pág. 12510 Francisco Covarrubias, «El proceso de depuración de la documentación administrativa para el uso histórico» en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, pág. 42 26
  27. 27. Archivo de Trámite Actividades de aprendizajeInvestiga en un archivo que criterios se toman en cuenta para realizar la valoración de ladocumentación activa y elabora un cuadro como el siguiente con la información que obtengas: TIPO DOCUMENTAL VALOR CRITERIOS DE VALORACIÓN ADMINISTRATIVO LEGAL FISCALLista 10 documentos diferentes y selecciónalos de acuerdo con sus valores (administrativo, legaly fiscal) y explica por qué contienen el valor asignado. Envía a tu asesor. 27
  28. 28. Guía de autoaprendizaje Evaluación de la unidadResponde brevemente1. Menciona cinco características de la disposición documental en el archivo de trámite.2. Explica la importancia de considerar el ciclo vital del documento en una unidad de documentación en trámite.113. Describe el fundamento teórico de la valoración documental.4. Explica los valores primarios.5. Lista cinco ejemplos de cada uno de los valores primarios.6. Del texto «Ponencia internacional del XIII congreso internacional de archivos de Beijing 1996», que se encuentra en la sección de lecturas al final de esta guía, elabora por escrito un ensayo en el que resaltes las ideas más importantes de ella. Envía a tu asesor.11 Unidad de Documentación en trámite (UDT) es un sinónimo de Archivo de trámite utilizado en la Administración Publica. 28
  29. 29. Archivo de Trámite UNIDAD IIIARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS OBJETIVO DE LA UNIDAD IIIAL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:* COMPRENDERÁ Y ANALIZARÁ EL PROCESO DE ARCHIVACIÓN DE DOCUMENTOS ACTIVOS 29
  30. 30. Guía de autoaprendizaje 3.1 Recepción de documentos activosComo se mencionó en los temas anteriores, la recepción de documentos es el inicio de lasactividades archivísticas. Es la acción de captar aquella documentación que, por suscaracterísticas de uso continuo, es necesario conservar en el archivo de trámite para supréstamo y consulta.La documentación en trámite debe permanecer organizada para su fácil localización y procurarcon ello ofrecer un servicio ágil y oportuno al usuario.La recepción documental se inicia cuando el material es revisado y nos percatamos de queefectivamente procede de las unidades administrativas que envían su documentación a la Unidadde Documentación en Trámite.A partir del ingreso de la documentación al archivo de trámite, hasta su ubicación físicacorrespondiente, estaremos realizando la recepción de forma adecuada y con ello estableceremosun control de lo que se recibe y lo que se guarda en el archivo, con lo que se logra el desahogooportuno de los asuntos que la institución efectúe.La recepción de documentación activa se realiza de la siguiente forma:1. Inicia el procedimiento2. Las áreas administrativas envían su documentación al archivo de trámite3. La unidad de archivo de trámite: * Recibe la documentación enviada * Coteja y revisa que sea la correcta con base en la relación * Si no es correcta, se devuelve al área administrativa que corresponde * Una vez que esté completa, de acuerdo con la relación entregada, se firma de recibido y posteriormente se procede a realizar los procesos técnicos correspondientes 30
  31. 31. Archivo de TrámiteDIAGRAMA DE FLUJO DE LA RECEPCIÓN DOCUMENTAL INICIA RECIBE LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA COTEJA Y REVISA COM- NO SE DEVUELVE AL ÁREA PLETA ADMINISTRATIVA SI FIRMA DE RECIBIDO INICIAN LOS PROCESOS TÉCNICOS TERMINA 31
  32. 32. Guía de autoaprendizaje 3.2 Seguimiento de los documentos activosLos factores que determinan el tiempo de permanencia del documento fuera de archivo de trámiteson, por un lado, la necesidad del asunto a tratar y por otro la importancia misma del documento.Cuando se trate de documentación de tipo confidencial, se deberá tener cuidado que ésta no seaextraída del archivo y sea susceptible de perderse. Un medio para conocer la ruta que seguirá eldocumento y/o expediente es el vale de préstamo, que indica en qué área se encuentra ycuándo será devuelto.Contar con un vale de préstamo sirve para tener un mejor control de la documentación que saledel archivo de trámite y además se puede utilizar para realizar la estadística de los documentosque son consultados con mayor frecuencia; lo que permite establecer periodos de vigencia deacuerdo a la utilidad del documento.Controlar el seguimiento documental permite conocer la ubicación del documento, así comotambién, en un momento determinado, saber cuál es el trámite que ha seguido desde su gestión.Esta acción proporciona los elementos necesarios para integrar los expedientes, así como preservarlos recursos informativos con los que cuenta la institución. El resultado es un servicio eficiente enel momento requerido. Actividad de aprendizajeVisita un archivo de trámite e investiga bajo que procedimientos y requisitos se realiza la recepcióndocumental, y elabora un reporte. Envía a tu asesor. 32
  33. 33. Archivo de Trámite 3.3 Apertura de expedientesLa documentación que ingresa por vez primera al archivo es la que requerirá que se abra unexpediente nuevo, que contenga toda la actividad administrativa de dicho asunto hasta suterminación.La apertura de expedientes se efectúa cuando en el archivo no se cuenta con antecedentesdel asunto (documento) que se envía.La apertura debe realizarse de forma ordenada y sistemática, de acuerdo con los lineamientosque cada archivo establece; para ello, esta actividad requiere de sumo cuidado. A continuación seenlistan una serie de pasos para realizarla:- Se asigna al documento el número identificador o clasificador del expediente de acuerdo con sistema establecido (que se puede establecer desde las áreas administrativas), para evitar el extravío y apertura de más de un expediente para el mismo asunto.- Para tener un mejor control de las aperturas realizadas, éstas deberán registrarse en un formato, que contendrá los datos identificadores de cada expediente.- Se debe formar una carpeta por cada expediente abierto, la que debe contener los datos asentados en el registro respectivo.- La carpeta servirá como un control de aperturas.- En caso de encontrarse abierto el expediente, únicamente se integrará el documento. 3.4 Préstamo y consulta de expedientesEl préstamo y la consulta de expedientes son actividades estrechamente relacionadas con ladisposición documental; ya que a través de estos mecanismos se ofrece un adecuadoreconocimiento de la documentación.El préstamo y la consulta son procesos mediante los que el archivo proporciona un eficienteservicio a los usuarios de las diversas unidades administrativas; por consiguiente, te sugerimoslos siguientes principios:1. Que las unidades que conservan los documentos sean responsables de su control y recuperación integral y oportuna, así como de que los servicios de préstamo y consulta sean ágiles y eficientes.2. Que los usuarios devuelvan al archivo de trámite los expedientes prestados completos y en el plazo establecido.3. Que el préstamo y la consulta se efectúen de acuerdo con las políticas de la institución.El préstamo y la consulta de los expedientes están comprendidos bajo los siguientes conceptos: 33
  34. 34. Guía de autoaprendizajeEl préstamoConsiste en proporcionar determinado expediente al área generadora de la documentación,mediante el vale de préstamo; por lo tanto, el expediente se prestará el tiempo que determine launidad documental o el que el usuario determine, de acuerdo con sus necesidades de consulta.La consultaLa consulta, como parte integradora de la disposición, se refiere al uso de la información por partede las unidades administrativas que generaron tal documentación.La consulta se basa únicamente en el uso inmediato del documento y que se realiza directamenteen el archivo (atención a usuarios) o por otra vía que se haya determinado (teléfono, fax, correoelectrónico). Por tal razón, la disposición documental es una actividad indispensable de servicio yatención para quienes utilicen la información que genera la institución; y por eso es necesariocontar con instrumentos descriptivos y formatos de control que permitan un adecuado controldocumental, como los vales de préstamo, los índices, etc. Actividades de aprendizaje1. Investiga qué requisito debe tener un usuario de documentación activa para el préstamo y consulta documental. Elabora un reporte de tus hallazgos.2. Elabora un vale de préstamo de acuerdo con las características y necesidades del archivo y describe cada una de sus partes. Envía a tu asesor. 34
  35. 35. Archivo de Trámite Evaluación de la unidadResponde brevemente los siguientes incisos:1. Menciona tres características de la recepción documental.2. Explica la importancia de dar seguimiento a un asunto de un documento y/o expediente.3. Anota la finalidad de la apertura de expedientes.4. Menciona cinco características del préstamo de documentación activa y cinco más de la consulta. Envía a tu asesor 35
  36. 36. Guía de autoaprendizaje 36
  37. 37. Archivo de Trámite UNIDAD IV TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA OBJETIVO DE LA UNIDAD IVAL TÉRMINO DE LA UNIDAD, EL ESTUDIANTE:* ANALIZARÁ EL PROCESO DE LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA 37
  38. 38. Guía de autoaprendizaje 4.1 Análisis del acervo documental a transferirLa transferencia documental es un procedimiento que sucede entre el archivo de trámite y elarchivo de concentración; y, posteriormente, de éste al archivo histórico para su guarda permanente.La transferencia documental se divide en dos:* transferencia primaria* transferencia secundariaLa primera se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva. La segunda ocurre apartir de cuando la documentación adquiere valores secundarios (evidencial, testimonial einformativo).En este tema abordaremos la transferencia primaria; aunque, antes de iniciarla, se debe de realizarel análisis del acervo. Este análisis consiste en el conjunto de operaciones que tienen comofinalidad mantener en el archivo de trámite única y exclusivamente aquella documentación querealmente se utiliza, lo que permite conocer el flujo de documentación que entra y sale delarchivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos.Toda documentación que llega a esta etapa (transferencia) se conservará en el archivo deconcentración; esto es que, cuando lo expedientes hayan concluido su trámite, se envían a archivosde concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa. Aesta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva (verunidad II).Es recomendable que antes de transferir la documentación que ha concluido su etapa activa, selevante un inventario documental; y que en este inventario se recabe las siguientes información:1. Clasificación2. Nombre del interesado o área que origino su creación3. Descripción del documento y/o expediente4. No. de caja, No. de Expediente, No. de fojas que lo integran5. Fechas de la documentación y6. Observaciones, entre otros datos que se consideren pertinentesEl inventario es un auxiliar para conocer la cantidad de documentación que se enviará al archivode concentración; así mismo para que el archivo de concentración tenga información que permitacalcular el espacio necesario para albergar los acervos.Esta acción permite establecer un equilibrio entre la documentación de entrada y la salida delarchivo de trámite y evita la sobresaturación por la conservación de documentos inútiles quedificultan las funciones del archivo. 38
  39. 39. Archivo de Trámite 4.2 ExpurgoEl expurgo se realiza para evitar la conservación de documentación poco útil a la institución o alarchivo.En México, el expurgo es un proceso técnico que consiste en eliminar o seleccionar documentosque por sus características se consideran intrascendentes para el expediente; por ejemplo,fotocopias, «papeles» inútiles (hojas blancas, papel carbón, etc.) y metales que dañen losdocumentos (clips, broches, grapas, etc.). Esta actividad se debe realizar antes de transferir ladocumentación semiactiva al archivo de concentración.En otros países el expurgo se define como la eliminación de documentos inútiles (es un sinónimode lo que conocemos como depuración documental).Sobre el expurgo, Antonia Heredia H. dice: Junto al volumen material existe la duplicación de información generada por vías diferentes que generan la repetición también innecesaria. El expurgo se plantea, pues, ante el volumen documental y la duplicación informativa cuando ambos sean innecesarios. Nunca el expurgo ha de estar determinado, como de hecho lo hace el estado, por la falta de espacio que ha llevado a la eliminación irresponsable de unidades para habilitar lugar para otras más recientes.12 4.3 Registro de documentación de transferenciaAl concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellosde consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del archivo de trámite y para ello sesugieren algunos pasos a seguir.Registro de documentación a transferir:1. Anotar en la cédula de inventario «Baja parcial por caducidad».2. Elaborar en original y copia.3. Fecha de retiro y firma del responsable que realiza el retiro.4. Reunir todos aquellos expedientes dados de baja, ya sea porque su asunto haya concluido o caducado, de acuerdo con el catálogo de vigencias.5. Agrupar la documentación según los parámetros de evaluación documental; es decir, según la serie o año de tramitación: los expedientes de una misma serie documental, cuyo plazo de conservación finalice en el mismo año, deben quedar reunidos en un solo grupo.6. Identificar la unidad administrativa que transfiere así como la que hace la recepción.7. Anotar su clasificación de cada uno de los expedientes.8. Numerar las hojas de la relación o inventario de transferencia primaria.12 Antonia Heredia. Archivística general. Teoría y práctica, pág. 188 39
  40. 40. Guía de autoaprendizaje9. Anotar el número de transferencia o remesa (seguido a través de una numeración sucesiva en series que iniciarán cada año).10. Nombre y firma del responsable de la ordenación y registro de expedientes a transferir.11. Solicitar a la jefatura de la unidad de documentación en trámite la revisión y autorización de la transferencia.Los pasos mencionados están concatenados con lo que es el inventario documental; ya que conéste se puede realizar el registro para la transferencia. 4.4 Preparación de la transferencia primariaUna vez relacionada la documentación a transferir, se cotejan los datos del inventario con lo queexiste en los legajos y expedientes, además de cerciorarse de que la actividad (transferencia) aejecutar sea pertinente y que la documentación sea únicamente la que haya cumplido su faseactiva; de igual forma se debe revisar que la relación se encuentre completa con los requisitossolicitados. De no ser así, se procederá a la cancelación de dicha transferencia.Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno lasrelaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidadde archivo de concentración que asigne el día y hora para el envió y recepción de la documentacióncon el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplado ejecutar en la unidaddocumental. 4.5 Entrega de la documentación semiactivaUna vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al archivo de concentraciónse deberá revisar físicamente.El traslado se efectuará en períodos establecidos entregando la documentación semiactiva parasu guarda y custodia. Los responsables del archivo de concentración deben comprobar que ladocumentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe larelación de transferencia, que se integra dentro del registro de documentación transferida deacuerdo con el número de remesa.Concluidas todas las operaciones, el archivo de concentración será la unidad encargada de laguarda y custodia de la documentación semiactiva, así como de darle la ubicación física; realizarlos procesos técnicos correspondientes; proporcionar el servicio las veces que sea requerido y,por último, preparar la documentación para la transferencia secundaria.Es importante que el archivo de trámite conserva los inventarios de la documentación transferida;ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran ayuda para la recuperaciónde la información.Para concluir esta guía te presentamos el siguiente esquema que representa de manera generalel paso de la documentación activa. 40
  41. 41. Archivo de Trámite ARCHIVO DE TRÁMITE PROPORCIONA SERVICIOS ÁREASADMVAS 1 ÁREAS RECIBE Y PROCESO ANÁLISISADMVAS 2 ANALIZA TÉCNICO DOCUMENTAL • CLASIFICACIÓN • CATÁLOGO • EXPEDIENTACIÓN • ARCHIVACIÓN EXPURGO • *DISPOSICIÓN* ÁREASADMVAS 3 ÁREAS REGISTRO YADMVAS 4 PREPARACIÓN PRÉSTAMO TRANSFERENCIA CONSULTA PRIMARIA RECEPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 41
  42. 42. Guía de autoaprendizaje Actividades de aprendizaje1. Investiga en tres archivos diferentes el tipo de formato que se utiliza para las transferencias primarias. Compáralos y destaca las similitudes y diferencias. Posteriormente elabora un formato que consideres como el más adecuado y señala cada una de sus partes.2. Elabora un esquema de los procedimientos o etapas que debe pasar un documento antes de ser enviado al archivo de concentración y destaca las características de cada uno. Envía a tu asesor. Actividad de aprendizajePara concluir la unidad, realiza la siguiente investigación:Visita un archivo de trámite del sector público y analiza cada una de las actividades archivísticas(desde la entrada de la documentación hasta su transferencia) y descríbelas.Visita un archivo de trámite del sector privado y, de igual forma, analiza y describe sus actividades.Una vez que hayas realizado las dos actividades anteriores, elabora un cuadro comparativo yagrega las observaciones y sugerencias que consideres adecuadas.Lee el texto «Técnicas y tratamiento de documentación administrativa» (págs. 155 a 167) queestá en la sección de lecturas al final de esta guía. Envía un cuadro sinóptico de cómo se realizala transferencia primaria. Envía a tu asesor. 42
  43. 43. Archivo de Trámite BIBLIOGRAFÍAAmaya, Olga. Compilación. México, AGN, 1992Archivo General de la Nación. Manual de procedimientos de las unidades de documentación en trámite No. 4. México, AGN, 1991— Memorias del 1er. seminario nacional sobre correspondencia y archivos administrativos e históricos en la administración estatal y municipal. México, AGN, 1978— Normas para la preparación de tarjetas catalográficas. México, AGN. 1981— Organización y funcionamiento de los archivos administrativos e históricos de la nación. México, AGN, 1984Archivo General del Poder. Lineamientos para la concentración de acervos documentales de trámite concluido de las dependencia del gobierno del Estado de México.Archivos administrativos. México, AGN, 1980Couture, Carol y Jean Ives Rousseau. Los archivos en el siglo XX. Trad. Nora Setterls Sandahl. México, AGN - Dirección de Documentos del Gobierno Federal - Universidad de Montreal - Secretaría General Servicio de Archivos, 1988Guía de las unidades de correspondencia y archivo del sector público federal. México, Secretaría de la Presidencia, 1969Heredia H. Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. España, 1993Hernández, Arturo. Cursos de capacitación para archivistas municipales, México, Gobierno del Estado de México - Instituto Cultural Mexiquense; 1988Kahnt, Gilbert. Sistemas de archivo y manejo de documentos. 2ª ed., Trad. Beatriz de Dueñas, México, Mcgraw-Hill, 1993Ketelar, Eric. Legislación y reglamentos de archivos y gestión de documentos: un estudio del ramo con directrices. París, Unesco, 1985Lozano H., Leonor. Teoría y prácticas de archivonomía. 2ª ed., México, ECA, 1994Mabbs, Alfredo. Sistemas de clasificación, 1975Manual de procedimientos para la unidad de trámite. México, AGN, 1986 (Sistemas Red de Archivos no 1,2,4)Mc Carthy, Paul H. La administración de los archivos: agenda de investigación. 1992Muñiz, Olga, et. al. Administración de documentos. Recurso de información. Illinois, Scott, Foresman & Company, 1989Normatividad en la depuración documental. Aspectos básicos de regulación técnica y legal. México, AGN, 1996Pérez Galaz, Juan de Dios. Elementos de archivología: manual de divulgación. México: Imprenta Universitaria, 1952Schellenberg, Theodore R. Archivos modernos: principios y técnicas. 2ª ed., Trad. Manuel Carrera Stampa, La Habana, Archivo Nacional, 1957XIII Congreso Internacional de Archivos, Beijing, 1996 43
  44. 44. Guía de autoaprendizaje 44
  45. 45. Archivo de TrámiteLECTURAS 45
  46. 46. Guía de autoaprendizaje 46
  47. 47. 47 Manual de Procedimientos○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○Archivo de Trámite
  48. 48. Guía de autoaprendizaje 48
  49. 49. Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓNClasificación de SU Archivo de 12 Recibe previa comprobación los documentos, ydocumentos. Trámite. procede a su clasificación, leyendo cuidadosamente el documento en cuestión para determinar el asunto, tema o materia de que se trata, así como el sujeto (persona física o moral, lugar geográfico, etc.) SU Archivo de 13 Identifica los números o símbolos que Trámite. corresponden dentro del cuadro de clasificación vigente en la Institución al asunto, tema o ma- teria de que trata el documento, representando esta clave en el lugar respectivo del documento. SU Archivo de 14 Investiga en los catálogos de la Unidad si ya Trámite. existen antecedentes del sujeto precisado: 14.1 Si ya existen antecedentes del sujeto, anota tanto en el documento como en las fichas de Registro Local y de Control de Trámite Interno (esto en el caso de correspondencia de entrada), después de la diagonal que los separa de los clasificadores, los números identificadores del expediente. Enseguida turna el documento debidamente identificado al área de control de correspondencia de la propia Unidad, para su trámite (Pasa a 17). 14.2 Si no existen antecedentes del sujeto, procede a la catalogación de la unidad documental. 15 Elabora en original y copia una tarjeta provisional con los datos de catalogación y apertura de la nueva unidad documental (Nombre-sujeto-del expediente; extracto del asunto; clave identificadora y clasificadora; y fecha de iniciación), anotando tanto en el documento en cuestión como en la ficha de Registro Local y de Control de Trámite (esto en el caso de correrspondencia de entrada), después de la diagonal que los separa de los clasificadores, los números identificadores del nuevo expediente. 49
  50. 50. Guía de autoaprendizajePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN SU Archivo de 16 Revisa y confronta cuidadosamente los datos Trámite. de la tarjeta provisional con los de documento sujeto a catalogación, turnando de no haber correcciones el original de la tarjeta a mecanografía, para continuar el proceso de apertura (Pasa a 17), y el documento al área de control de correspondencia en trámite de la propia Unidad, para que se turne para la gestión respectiva (pasa a 17); asimismo, integra como corresponda la copia de la tarjeta provisional en el Catálogo-inventario de la Unidad, como con- trol para evitar demoras, extravíos o incorrecciones. Mecanografía 17 Recibe el original de la tarjeta provisional y, con los datos asentados en ella, elabora las cédulas catalográficas y los marbetes del nuevo expediente: 17.1 Confecciona con las características y el número prescritos, según las reglas de catalogación establecidas dentro de la Unidad, las cédulas de inventario y de referencia del nuevo expediente, remitiéndolas, previa revisión y confronta con la tarjeta provisional, para su integración en los Catálogos de archivo. 17.2 Confecciona con las características prescritas los marbetes del nuevo expediente, remitiéndolos, juntos con el original de la tarjeta provisional, para la apertura de la carpeta correspondiente. (Pasa a 19). SU Archivo de 18 Recibe las cédulas catalográficas del nuevo Trámite. expediente y las coloca -si no hay devolución para modificaciones, previa confronta con la copia de la tarjeta provisional que conserva- en el Catálogo respectivo, desechando la copia de la tarjeta provisional y colocando en su lugar la cédula de inventario correspondiente. 50
  51. 51. Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓNApertura de expe- SU Archivo de 19 Recibe los marbetes de los nuevos expedientesdientes. Trámite. y los adhiere, de no proceder su devolución para modificaciones, tras la confronta con el original de la tarjeta provisional que le es entregado según corresponda en las carpetas respectivas, manteniendo a éstas ordenadas y separadas del cuerpo del archivo, para tener conocimiento preciso de los documentos por integrar a los nuevos expedientes, así como para incorporar inmediatamente la documentación ya tramitada a sus carpetas, agilizando la archivación (Pasa a 27.2).Análisis de trámite y SU Archivo de 26 Recibe los documentos que son remitidos paraexpurgo. Trámite. archivación, analizándolos cuidadosamente para determinar si dan por terminado el asunto al que se refieren, o bien si el asunto en cuestión no ha llegado a su término: 26.1 En caso de que el documento recibido implique la conclusión del asunto al que se refiere, el responsable de análisis de trámite procede a retirar del cuerpo del archivo el expediente al que corresponde el documento en cuestión para cerciorarse de que su apreciación ha sido correcta, en cuyo caso: 26.1.1 Asienta en la portada de la carpeta respectiva la anotación "Baja parcial", así como una breve justificación de tal determinación y la fecha en que se da por cerrado el expediente; asimismo, revisa cuidadosamente el expediente concluido, quitándole las copias innecesarias de documentación duplicada que contenga, y lo remite junto con el documento recién recibido al área correspondiente para su glosa (Pasa a 27 bis). 26.1.2 Localiza en el Catálogo-inventario de la Unidad la cédula correspondiente al expediente en cuestión y asienta en ella la anotación "Baja parcial", una breve justificación de tal determinación y la fecha en que se dio por cerrado el expediente, dejando la tarjeta en el lugar donde se encontraba. 51
  52. 52. Guía de autoaprendizajePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN 26.2 En caso de que el asunto al que se refiere el documento recibido no haya llegado a su conclusión, turna la pieza para su glosa en el expediente respectivo.Glosa de docu- SU Archivo de 27 Recibe del área de análisis de trámite losmentos. Trámite. documentos que deben integrarse a los expedientes activos que correspondan, procediendo a localizar la carpeta respectiva, sea que se conserve dentro del cuerpo del archivo (en caso de documentos que cuentan con antecedentes), sea que se conserve aparte (en caso de documentos que no contaran con antecedentes): 27.1 Retira del cuerpo del archivo la carpeta correspondiente al documento por glosar y verifica el correcto ordenamiento de los documentos que contiene (sea por orden cronológico o de trámite), precediendo a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo; en seguida, costura o fija con grapas especiales el expediente y completa la foliación del mismo, anotando en el documento recién glosado el número que le corresponda dentro de la secuencia establecida. 27.1 En caso de que el expediente al que debería BIS integrarse el documento por glosar se encuentre prestado, toma la carpeta supletoria respectiva (Véase 32.2) y coloca en ella la pieza en cuestión, cuidando de no alterar el contenido de la carpeta, que deberá colocarse enseguida en el mismo lugar que ocupaba dentro del cuerpo de archivo (Cuando el expediente original fuere devuelto, recibirá del área de préstamo de la Unidad, para su glosa, tanto la documentación por glosar como el expediente entregado (Véase 36.1). En tal caso, se glosa el documento dentro del expediente que le corresponde según lo estipulado en 27.1, y se turna el expediente completo según proceda, pasando a 28). 52
  53. 53. Archivo de TrámitePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓN 27.2 Toma la carpeta que conserva para la integración del documento de apertura del expediente y coloca en ella la pieza en cuestión, costurando o fijando con grapas la nueva unidad documental o procediento a su foliación. SU Archivo de 27 Recibe del área de análisis de trámite el Trámite BIS documento por glosar junto con el expediente que se cierra (el que llevará la anotación "Baja parcial"), y verifica el correcto ordenamiento de los documentos que contiene (sea por orden cronológico o de trámite), procediendo a integrar el nuevo documento en el lugar respectivo; en seguida, costura o fija con grapas especiales el expediente y completa la foliación del mismo -o da una nueva foliación, en caso de que el expediente haya sido expurgado-, anotando en el documento recién glosado el número que le corresponda dentro de la secuencia establecida. SU Archivo de 28 Turna al área que corresponda los expedientes Trámite debidamente glosados: 28.1 En caso de que se trate de expedientes de baja parcial, los remite al área de transferencia documental de la propia Unidad para que se les de el curso correspondiente (Pasa a 38). 28.2 En caso de que se trate de expedientes activos, los remite para su reintegración en alrchivo de la Unidad.Archivación de ex- SU Archivo de 29 Recibe los expedientes por integrar al archivopedientes activos Trámite de la Unidad, cerciorándose de que se encuentren debidamente glosados, completos y en buenas condiciones, en cuyo caso localiza el lugar exacto que les corresponde de acuerdo con su clasificación en el cuerpo del archivo de la Unidad y los coloca precisamente en ese sitio, cerciorándose de conservar correctamente ordenados los expedientes en el acervo. 53
  54. 54. Guía de autoaprendizajePROCEDIMIENTO. Archivo de Trámite ACTIVIDAD RESPONSABLE No. OPERACIÓNPréstamo de ex- SU Archivo de 30 Efectúa las certificaciones correspondientespedientes activos Trámite respecto a la identidad del solicitante y sobre la procedencia del préstamo de expedientes del archivo, de acuerdo con la política establecida al efecto dentro de la Unidad; en caso de que proceda el préstamo (y recabados los elementos de autorización que en su caso se requieran a la Jefatura de la Unidad Regional de Correspondencia y Archivo -tratándose de solicitantes de otras entidades administrativas de la propia dependencia- o a su la Jefatura de la Unidad Central de Administración de Documentos de la propia dependencia, tratándose de solicitantes de otras dependencias-), otorga al solicitante del servicio el "Vale de préstamo" correspondiente para que sea requisitado e original y copia (FORMATO UDT-1). 54
  55. 55. Archivo de Trámite○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○Memoria de V Congreso Nacional sobre Administraciónde Documentos y Archivística. 55
  56. 56. Guía de autoaprendizaje 56

×