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Como se aplica el diagrama de gantt en la auditoria administrativa
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Como se aplica el diagrama de gantt en la auditoria administrativa

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  • 1. COMO SE APLICA EL DIAGRAMA DE GANTT EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA<br />INTRODUCCIÓN<br />La gráfica de Gantt es unos de los primeros métodos y el más utilizado en la administración de proyectos. A través de esta gráfica se puede planificar diversas actividades en un periodo determinado o chequear los avances de un proyecto con lo que puede aplicarse un esfuerzo adicional a las partes rezagadas de una operación antes que se vea amenazado el cumplimiento de la fecha de terminación global.<br />La gráfica de Gantt tiene como objetivo fundamental el cumplimiento de sus actividades y la culminación del proyecto planeado de una forma ordenada y coherente.<br />Henry L. Gantt (1861−1919)<br />El tercer principal contribuyente al área de la administración científica fue Henry L. Gantt su filosofía administrativa se describe por su afirmación de que "las diferencias esenciales entre los mejores sistemas del día de hoy y los del pasado radican en la forma en que las tareas son programadas y la forma en la cual su ejecución es recompensada. Siguiendo su propio razonamiento, Gantt trató de mejorar los sistemas o las organizaciones mediante innovaciones en la programación de las tareas y compensaciones o premios.<br />La gráfica de Gantt es la primera herramienta de programación que él desarrolló, esta gráfica proporciona a los administradores un resumen fácilmente comprensible del trabajo que ha sido programado para periodos<br />Es un método gráfico de planeación y control en la que un proyecto se divide en distintas actividades y se realizan estimaciones acerca de cuánto tiempo requiere cada una de ellas, así como el total de tiempo necesario para terminar el proyecto totalmente. En otras palabras, esta gráfica muestra las relaciones de tiempo entre los eventos de un programa y fue desarrollada por Henry L. Gantt.<br />La gráfica de Gantt se compone de una hoja a la izquierda y de un gráfico de barras a la derecha. Cada fila de la hoja muestra, de manera predeterminada el nombre y la duración de una tarea del proyecto. En la parte superior del gráfico existe una línea de tiempo. Debajo de ella hay barras que representan la tarea correspondiente de la hoja. La ubicación de una barra de tarea en la línea de tiempo muestra cuándo comienza y finaliza la duración de la tarea. Las tareas se listan de arriba hacia abajo en el orden en que se realizarán. La ausencia de una barra significa que no hay trabajo relacionado con la tarea durante un periodo de tiempo determinado.<br />Las gráficas de Gantt son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.<br />OBJETIVO GENERAL<br />Conocer como es la aplicación del Diagrama De Gantt en la Auditoria Administrativa y la aplicación del mismo en la empresa par poder solucionar problemas a futuro.<br />ONJETIVO ESPECÍFICO<br />Planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.<br />Muestra les relaciones de tiempo entre los eventos de un programa.<br />MARCO TEORICO<br />DEFINICIÓN: El diagrama de Gantt es un diagrama de barras horizontales en el cual la lista de actividades va debajo del eje vertical y las fechas se colocan a lo largo del eje horizontal.   En el eje Horizontal corresponde al calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc. En el eje Vertical se colocan las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar. A cada actividad se hace corresponder una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración en la cual la medición efectúa con relación a la escala definida en el eje horizontal conforme se ilustra. En el cuadro numero 8 aparece un diagrama de Gantt que representa el proyecto del libro mayor principal.   Las actividades que comienzan más temprano se localizan en la parte superior del diagrama, y las que comienzan después se colocan de modo progresivo, empezando por la que empiece primero, en el eje vertical. De este modo, el diagrama parece la vista lateral de una corriente que fluye de una montaña, lo cual explica por qué los diagramas de Gantt también se conocen como diagramas en “cascada”. Además, el flujo desde la parte superior izquierda hacia la parte inferior derecha puede dar la idea de secuencia al colocar el número o la letra de la actividad precedente inmediata a la izquierda del extremo de la barra que representa la actividad.   Los diagramas de Gantt son herramientas prácticas muy utilizadas en la administración de proyectos porque no sólo son económicas y fáciles de aplicar, sino que también presentan gran cantidad de información, donde el administrador puede descubrir de inmediato cuáles actividades van adelantadas en la programación y cuáles están atrasadas.   En general, cuanto más grande sea el proyecto, más difícil será desarrollar y mantener actualizados los diagramas de Gantt. Sin embargo, en los grandes proyectos, pueden ser útiles para representar las diversas tareas en que se descompone la actividad o dar una idea amplia del proyecto. Otra desventaja más grave es que no indican cuáles actividades pueden retardarse o dilatarse sin que se afecte la duración del proyecto.  <br />BENEFICIOS QUE PERMITE EL CRONOGRAMA DE TRABAJO<br />Indica los periodos no laborables, como por ejemplo los días festivos.<br /> En el caso de los recursos individuales, indica las vacaciones, permisos, faltas por enfermedad.<br /> Permite programar las actividades de un proyecto.<br />Establece fechas de comienzo y fin de cada actividad, así como de las que se desarrollan paralelamente.<br /> Es un factor esencial en cualquier plan.<br /> Permite a los administradores estar seguros de que están avanzando hacia sus metas.<br />TAREA<br />Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia determinada.<br />Tarea predecesora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar.<br />Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente.<br />Tareas de resumen: son aquellas que se componen de subtareas y resume esas subtareas.<br />DURACIÓN<br />Tiempo en que se llevará completar una tarea definiendo su lapso de tiempo.<br />Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación como la finalización de una fase importante.<br />TRABAJO<br />Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea. <br />CALENDARIO DE UN PROYECTO <br />Designa la programación predeterminada de los trabajos para todos los recursos asignados al proyecto. Puede establecer el calendario del proyecto para indicar un período no laborable (como los días festivos de la organización), establecer los calendarios base para indicar la información compartida entre los recursos y modificar los calendarios de recursos individuales para indicar los horarios laborales, las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad.<br />PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIÓN<br />La planificación incluye a todas las actividades que se requieren para la selección del equipo de análisis de sistemas, la asignación de proyectos apropiados a los miembros de este equipo, la estimación del tiempo que cada tarea requiere para su ejecución, y la programación del proyecto, de tal forma que las tareas se concluyan oportunamente.<br />La primera decisión del analista de sistemas es determinar el grado de detalle que usará al definir las actividades. El primer nivel de detalle es en sí el ciclo de desarrollo de sistemas; y se requiere además de un enfoque estructurado.<br />Pasos: <br />Listar las actividades en columna. <br />Disponer el tiempo disponible para el proyecto e indicarlo.<br />Calcular el tiempo para cada actividad.<br />Indicar estos tiempos en forma de barras horizontales.<br />Reordenar cronológicamente. <br />Ajustar tiempo o secuencia de actividades.<br />RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES<br />Existen cuatro tipos de dependencias: <br />Dependencia fin a comienzo: en la que una tarea no puede comenzar hasta finalice otra.<br />Dependencia fin a fin: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice otra.<br />Dependencia comienzo a comienzo: en la que una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.<br />Dependencia comienzo a fin: en la que una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.<br />CONCLUSION<br />Cuando queremos realizar algún proyecto de manera organizada, la mejor forma de hacerlo es dividiéndolo en actividades, pudiendo así mismo dividir las actividades en sub−actividades, permitiéndonos trabajar de una manera flexible y ordenada; ya que a través del diagrama se puede ver quien va a realizar cada actividad y en que periodo debe realizarla permitiéndole al Jefe chequear el desarrollo de las actividades rápidamente, controlando de esta manera el proyecto y realizar cambios si es preciso.<br />RECOMENDACIONES<br />Es recomendable usar el Diagrama de Gantt en la organización porque nos aporta muchos beneficios a favor de la misma los cuales nos permite darnos cuenta los tiempos en los que se demora ya sea la fabricación de un producto, etc. Y así encontrar tiempos bajos los cuales serian utilizados en diferentes maneras a favor de la organización<br />BIBLIOGRAFÍA<br />Kendall y Kendall. ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS. Editorial Prentice Hall. México (1.997).<br />html.rincondelvago.com/diagrama-de-gantt.html<br />www.wikilearning.com/.../administración...diagramas_de_gantt/13607<br />http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/eco/adproyectanto.<br />Html.<br />

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