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Mitech ecm 2013
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Mitech ecm 2013

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Mitech presenta Open Text ECM Suite for SAP Solutions, una sintesi degli scenari applicativi disponibili con SAP Document Access, SAP Invoice Management e SAP Extended ECM

Mitech presenta Open Text ECM Suite for SAP Solutions, una sintesi degli scenari applicativi disponibili con SAP Document Access, SAP Invoice Management e SAP Extended ECM

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  • 1. © 2012 Mitech Srl Open Text Leader nel mercato dell’ECM fatturato 2012 >$1.200M 46.000 clienti in 114 paesi, 5.000 dipendenti Dal 2007 ha un rapporto di resale con SAP per specifiche soluzioni rivolte ai clienti SAP
  • 2. © 2012 Mitech Srl ECM Suite for SAP Solutions
  • 3. SAP DOCUMENT ACCESS SAP ECM Suite
  • 4. © 2012 Mitech Srl SAP Document Access by Open Text • Fornisce tutti gli strumenti per le attività legate alla gestione dei documenti di business in SAP ECC • Scansione: Enterprise Scan • Acquisizione da file system ed email: DesktopLink, ExchangeLink/NotesLink • Archiviazione: Archive Server • Visualizzazione: Open Text Viewer • Piattaforma di sviluppo: DocuLink • Permette di implementare tutti gli scenari di archiviazione standard di SAP • documenti in ingresso (con bar code, con workflow, archiviazione manuale) • documenti in uscita (da customizing messaggi di output) • print list • file documenti DMS • Rende i file archiviati accessibili come allegati degli oggetti di business di SAP • Consente di creare applicazione avanzate per la ricerca e consultazione dei documenti in una logica di processo 5
  • 5. © 2012 Mitech Srl Archiviazione documenti in uscita 6
  • 6. © 2012 Mitech Srl Archiviazione con workflow 7
  • 7. © 2012 Mitech Srl Archiviazione con workflow (2) 8
  • 8. © 2012 Mitech Srl Archiviazione con bar code Al salvataggio della registrazione l’utente inserisce il bar code tramite lettore ottico 9
  • 9. © 2012 Mitech Srl Archiviazione con bar code (2) I documenti cartacei vengono acquisiti da scanner attraverso Enterprise Scan ed archiviati 10
  • 10. © 2012 Mitech Srl Archiviazione con DesktopLink 11
  • 11. © 2012 Mitech Srl Archiviazione email con ExchangeLink 12
  • 12. © 2012 Mitech Srl Accesso ai file archiviati 13
  • 13. © 2012 Mitech Srl ArchiveLink Plus 14
  • 14. © 2012 Mitech Srl Indicizzazione e ricerca full-text 15
  • 15. © 2012 Mitech Srl SAP Document Access by Open Text DocuLink • Piattaforma per lo sviluppo di viste per processo dei documenti di SAP e dei loro allegati • Accessibile tramite SAP GUI e interfaccia Web integrabile in SAP NetWeaver Portal • Accesso alle viste direttamente dalle transazioni SAP tramite GOS (Generic Object Services) • Permette di creare applicazioni basate su oggetti standard e su oggetti custom 16
  • 16. © 2012 Mitech Srl DocuLink – applicazione al ciclo attivo Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved. Slide 17 Informazioni sul documento SAP Accesso ai documenti scansiti Accesso a file ed email allegati Accesso ai messaggi di stampa di SAP Visualizzazione file documenti Accesso a transazioni SAP 17
  • 17. © 2012 Mitech Srl DocuLink – applicazione al ciclo passivo 18
  • 18. © 2012 Mitech Srl DocuLink – interfaccia Web 19
  • 19. © 2012 Mitech Srl SAP Document Access: principali benefici • Archiviazione sistematica, sicura ed affidabile dei contenuti • Collegamento automatico tra documenti archiviati e oggetti di business SAP • Rintracciabilità immediata dei contenuti da SAP GUI • Consultazione dei contenuti in una logica di processo • Garanzia di una piattaforma tecnologica di classe enterprise ed allineata con l’evoluzione dei sistemi SAP 20
  • 20. SAP EXTENDED ECM SAP ECM Suite
  • 21. © 2012 Mitech Srl SAP Extended ECM by Open Text 22
  • 22. © 2012 Mitech Srl SAP Extended ECM by Open Text - Workspace 23
  • 23. © 2012 Mitech Srl SAP Extended ECM by Open Text - Interfacce 24
  • 24. SAP INVOICE MANAGEMENT SAP ECM Suite
  • 25. © 2012 Mitech Srl Problemi legati alla gestione delle fatture fornitore  Troppi documenti cartacei ed eccessivo dispendio di energie per la loro gestione  Costo eccessivo delle singole fatture  Impiego di sistemi indipendenti non integrati  Impossibilità di gestione del flusso di lavoro  Mancata integrazione con i sistemi di contabilità  Controllo inadeguato dei processi di contabilità fornitori (rischio di mancata uniformità)  Visibilità limitata sui passivi  Mancato controllo di eventuali colli di bottiglia  Frammentazione eccessiva ed inefficienza  Processi non standardizzati e non strutturati Risultato: Costi elevati per le operazioni contabili Scarsa visibilità e strutturazione dei processi 26
  • 26. © 2012 Mitech Srl SAP Invoice Management by Open Text  Soluzione per la gestione dell’intero processo di riconciliazione delle fatture fornitore (acquisizione, gestione eccezioni, approvazione, registrazione e rilascio in pagamento)  Dispone di un componente OCR specializzato nell’estrazione dei dati di fattura  Completamente integrato in SAP ECC, implementato come add-on ABAP, utilizza il modulo SAP Workflow 27
  • 27. © 2012 Mitech Srl Benefici derivanti dall’implementazione di SAP Invoice Management Risultato: Operazioni efficienti Costi ridotti Miglioramento della visibilità del processo  Processi e sistemi integrati in un unico scenario applicativo  Archiviazione univoca e sicura dei file  Completa integrazione con SAP ECC (MM e FI)  Visibilità complessiva ed immediata sui passivi basata su strumenti di ricerca puntuale e report personalizzabili  Audit completo del processo  Archiviazione digitale delle fatture con possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva  Approccio sistematico e basato sulla collaborazione per la gestione della fatture  Automatismi e processi standardizzati  Semplificazione dei processi manuali e cartacei  Flussi di lavoro che minimizzano i tempi di riconciliazione 28
  • 28. © 2012 Mitech Srl BackendPost Archiviazione Open Text – Archive Server Scansione / acq. da file Interpretazione Controllo fatture Elaborazione eccezione Inoltro e inser. commenti Approvazione Risoluzione eccezioni Estrazione informazioni Monitoraggio documenti RegistrazioneCollaborazioneAcquisizione immagini Archiviazione ICC Validation Client SAP ECC Elaborazione OCR Pagamento Rilascio in pagamento SAP IM - Invoice Cockpit CONTROLLO WORKFLOW CONTROLLO AP / FITRASFORMAZIONEACQUISIZIONE EDI Fatture cartacee Scenario applicativo di SAP Invoice Management Registrazione Enterprise Scan Conservazione Sostitutiva File fatture In formato digitale 29 Portale fornitori
  • 29. © 2012 Mitech Srl Inoltro trasparente per organizzazioni con struttura geograficamente distribuita Centro servizi condivisi Addetto Contabilità fornitori in Russia  Inoltro ad addetto acquisti negli USA  Inoltro all'addetto approvazioni Argentina Il responsabile approvazioni in Argentina approva il processo L'addetto acquisti negli USA risolve l'eccezione Fattura ricevuta a Londra, UK  Scansione  Flusso di lavoro avviato in SSC in Russia 2 1 3 30
  • 30. © 2012 Mitech Srl Validazione documenti con Invoice Capture Center – Validation Client Miglioramento della produttività attraverso l’accesso coordinato ad immagini e dati 31
  • 31. © 2012 Mitech Srl Lingue supportate per il riconoscimento OCR dei dati della fattura • Cinese • Ceco • Inglese • Danese • Olandese • Finlandese • Francese • Tedesco • Ungherese 32 • Italiano • Giapponese • Norvegese • Polacco • Portoghese • Russo • Spagnolo • Svedese
  • 32. © 2012 Mitech Srl VIM Workplace 33
  • 33. © 2012 Mitech Srl Visualizzazione fatture tramite Web Viewer 34
  • 34. © 2012 Mitech Srl Elaborazione dei documenti - Controllo duplicati Aspetto e impressione generale familiari per gli utenti SAP Rilevamento anticipato e automatico dei duplicati Inserimento dati automatico o manuale Convalida immediata dei dati 35
  • 35. © 2012 Mitech Srl Elaborazione delle eccezioni - Differenze di prezzo Accesso con un clic alle informazioni di supporto Storico completo Opzioni operative basate sui ruoli Migliori pratiche per la gestione delle eccezioni Inoltro trasparente, basato sui ruoli 36
  • 36. © 2012 Mitech Srl Approvazione della fattura con attribuzione delle informazioni contabili Approvazione nell'interfaccia utente preferita - Portale o SAPGUI Approvazione o rifiuto con un unico clic Semplice delega per l'accesso alle funzioni contabili Storico approvazioni immediato Un unico clic per richiamare le informazioni supplementari Informazioni concise e facilmente comprensibili Convalida immediata dei dati 37
  • 37. © 2012 Mitech Srl Approvazione tramite Approval Portal 38
  • 38. © 2012 Mitech Srl Approvazione da Mobile Portal 39
  • 39. © 2012 Mitech Srl Analisi e monitoraggio Analisi con più di 50 criteri Pieno accesso alle funzioni SAP Riepilogo completo di tutte le fatture elaborate Valuta di reporting a scelta Accesso con un unico clic ai dettagli della fattura 40
  • 40. © 2012 Mitech Srl Reporting delle passività Analisi delle passività per pianificazione cash flow Valutazione dei passivi in base a Co.Ge e oggetto di costo 41
  • 41. © 2012 Mitech Srl KPI Dashboard 42
  • 42. CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA SAP ECM Suite
  • 43. © 2012 Mitech Srl Processo di conservazione sostitutiva 1. Acquisizione documenti in formato adeguato (TIFF/PDF/TXT) 2. Archiviazione e collegamento a registrazioni contabili 3. Estrazione periodica dei file archiviati e dei relativi metadati 4. Creazione dei volumi di conservazione sostitutiva 5. Tenuta volumi di conservazione sostitutiva
  • 44. © 2012 Mitech Srl Invio documenti in conservazione sostitutiva da SAP ECC • Procedura gestita con programma ABAP, schedulabile per esecuzione in background • Tramite esecuzione in modalità di test permette di evidenziare eventuali problemi di accesso ai documenti archiviati o la mancanza degli stessi • Configurabile per tipologie di documenti FI in modo da gestire singoli sezionali IVA
  • 45. © 2012 Mitech Srl Conservazione sostitutiva in outsourcing BENEFICI: – Il service provider diventa responsabile della conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla formazione dei volumi di conservazione sostitutiva – Il service provider provvede alla tenuta dei volumi di conservazione sostitutiva, svolge le verifiche periodiche e li rende disponibili per la consultazione, stampa ed esportazione in caso di verifiche – Nessuna investimento in infrastrutture hardware/software
  • 46. Grazie per l’attenzione! Alberto Allegretti alberto.allegretti@mitechsrl.it www.mitechsrl.it