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Alfresco System Administrator

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Introduzione alle funzionalità di amministrazione della piattaforma di content management Alfresco. …

Introduzione alle funzionalità di amministrazione della piattaforma di content management Alfresco.

Argomenti:

- Gestione degli Utenti
- Gestione delle Cartelle
- Gestione dei Documenti
- Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti
- Migrazione dei Documenti
- Integrazione con il Mail Server Exchange


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  • 1. QBR | Novembre 2009Alfresco System Administrator
  • 2. Argomenti Trattati MODULO 1: Introduzione MODULO 2: Gestione degli Utenti MODULO 3: Gestione delle Cartelle MODULO 4: Gestione dei Documenti MODULO 5: Uso dei Driver di rete per la gestione dei Contenuti MODULO 6: Migrazione dei Documenti MODULO 7: Integrazione con il Mail Server Exchange Conclusioni
  • 3. Modulo 1: Introduzione
  • 4. Cosa è Alfresco Piattaforma di Enterprise Content Management Open Source E’ estendibile  Modello dei Dati:Custom Content Model  Servizi: Web Script, Web Service Licenza GPL (General Public License) Il Modello Open Source consente di utilizzare i più recenti contributi della comunità:  Hibernate  Open Office  Lucene
  • 5. Cosa è una piattaforma di ECM  ECM raggruppa un insieme di tecnologie Content-Centric:  Document Management (DM): Catalogare, Organizzare e Condividere file Binari prodotti da software di Authoring  Web Content Management (WCM): Creazione e Gestione di contenuti destinati ad essere fluiti attraverso il Web  Records Management (RM): Identificazione, Classificazione, Archiviazione e Distruzione di Record (Pratiche elettroniche)  Digital Asset Management: Archiviazione, Catalogazione, Gestione, Ricerca full-text di risorse e contenuti digitali (Video, Audio, Immagini)  Collaboration: Strumenti che facilitano la collaborazione, la condivisione di informazioni tramite Wiki, Blog, Siti Personali, Calendari Condivisi..  Search: supporto alla ricerca dei contenuti
  • 6. Modulo 2: Gestione degli Utenti
  • 7. Gestione degli Utenti e Gruppi Creazione di un utente e dello spazio utente Ricerca e modifica degli utenti Creazione di Gruppi e Sottogruppi Associazione di Utenti a gruppi Rimozione di Utenti a gruppi Esempi applicativi
  • 8. Permessi e Ruoli I Permessi definiscono i diritti di accesso degli utenti agli spazi e ai contenuti I figli di un nodo, sub-folder o files ereditano di default i permessi dai loro parenti (es. il file in una cartella eredita i permessi dalla cartella) I permessi sono applicabili a un nodo, spazio, proprietà, sub-space, contenuto, proprietà di contenuto e regole di business. I gruppi di permessi sono:  Read  Edit  Add  Delete I Ruoli utente sono delle collezioni di permessi assegnati ad un utente. Ogni ruolo comprende un set di permessi. Alfresco comprende i seguenti ruoli di base:  Consumer: può leggere i contenuti  Editor: può leggere e editare i contenuti  Cotributor: può leggere e aggiungere contenuti  Collaborator: può leggere, editare, aggiungere i contenuti  Coordinator: può leggere, editare, aggiungere e cancellare i contenuti
  • 9. Estendere i Permessi e Ruoli I seguenti sono i permessi che possono essere associati ad uno spazio:  ReadProperties: Lettura delle proprietà dello spazio  ReadChildren: Lettura dei Contenuti dentro lo spazio  WriteProperties: Aggiornamento delle Proprietà (es. Titolo e Descrizione)  DeleteNode: Cancella uno spazio  DeleteChildren: Cancella il contenuto e i sotto spazi dentro uno spazio  CreateChildren: Crea un contenuto dentro uno spazio I Permessi associati ad un Contenuto sono:  ReadContent: Leggi un file  WriteContent: Aggiorna un file  ReadProperties: leggi le proprietà  WriteProperties: aggiorna le proprietà del file  DeleteNode: cancella un file  ExcuteContent: esegue un file  SetOwner: set la proprietà di un contenuto Una lista completa dei Permessi e dei Ruoli di Default si trovano nel file: <config>modelpermissionDefinition.xml I Permessi e i Ruoli di default possono essere estesi creando un nuovo custom role in PermissionDefinition.xml.
  • 10. Creare un Custom RolePuoi aggiungere un nuovo custom Role “TestRole”conforme ai propri requisiti di business.Includere la definizione del Ruolo nel file permissionDefinition.xml in <config>model<permissionGroup name="TestRole" allowFullControl="false" expose="true" > <includePermissionGroup permissionGroup="Read“ type="sys:base“ /> <includePermissionGroup permissionGroup="AddChildren“ type="sys:base"/> <includePermissionGroup type="cm:lockable" permissionGroup="CheckOut"/></permissionGroup>Dopo il restart di Alfresco il nuovo Ruolo sarà definito nel sistema.
  • 11. Proteggere gli Spaces Uno Spazio può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti nello Spazio (Invito in uno spazio). Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare in uno Spazio. I Ruoli sono associati con i permessi. La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo in uno spazio.
  • 12. Proteggere i Contenuti Un Contenuto può essere protetto da accessi indesiderati assegnando un Ruolo a specifici Utenti o Gruppi di Utenti (invita l’utente sul contenuto). Un User Role determina che cosa un utente può fare e che cosa non può fare su un Contenuto. I Ruoli sono associati con i permessi. La Tabella seguente rappresenta un elenco dei permessi associati ad ogni ruolo su un Contenuto.
  • 13. Command-Line Scripts percaricare gli Utenti Gli utenti possono essere caricati in Alfresco attraverso un command-line scripts. E’ necessario creare un file XML (person.xml) contenente le informazioni sugli Utenti Eseguire il Comando:
  • 14. Alfresco Out-of-the-BoxMembership System Gli strumenti di gestione della sicurezza di default di Alfresco comprendono le seguenti funzionalità:  Gestione degli Utenti  Autenticazione degli Utenti  Gestione dei Gruppi  Assegnazione dei nodi (Spazi e Contenuti) dentro il repository  Un Modello estendibile di Permessi e Ruoli  Un Controllo degli accessi per restringere le chiamate ai servizi pubblici e all’autenticazione degli utenti.
  • 15. Modulo 3: Gestione delle Cartelle
  • 16. Gestione delle Cartelle Creazione delle Cartelle e delle Sotto Cartelle Creazione di nuove Categorie per taggare i documenti Dettaglio dei Contenuti Creazione di Cartelle da modello esistente Cancellazione di Cartelle e Contenuti
  • 17. Space come uno Smart Folder Uno Spazio è un Folder dotato di attributi addizionali:  Sicurezza: definizione della sicurezza a livello di spazi  Regole di Business: definizione di Regole per la trasformazione del formato del contenuto (es. da .word a .pdf)  Workflow: definizione e gestione di flussi di contenuti (workflow) in uno spazio. Per esempio può essere creato uno spazio per il contenuto che deve essere validato e uno spazio per il contenuto approvato. Alfresco gestisce la movimentazione fra gli spazi.  Eventi: Alfresco trigga gli eventi quando un contenuto entra in uno spazio o quando il contenuto esce da uno spazio, o quando il contenuto viene modificato in uno spazio.  Tali eventi possono essere catturati al livello di spazio in modo da avviare delle azioni (actions) che rispondano al verificarsi di tali eventi (es. inviare una notifica ad un utente)
  • 18. Space come uno Smart Folder …. :  Aspetti: Gli aspetti sono proprietà addizionali e comportamenti che possono essere associati ad un contenuto.  Per esempio può essere definita una regola che aggiunge un attributo ad un contratto di un cliente quando il documento entra nella cartella Sales.  Search: la ricerca può essere limitata ad un singolo space.  Syndication: il Contenuto di una Cartella può essere pubblicato attraverso un RSS feed.  Content: i Contenuti in uno spazio possono essere versionati, locked, checked-in e checked-out e gestiti.  Network folder: uno spazio può essere mappato in un network drive su una macchina locale. (es. interfaccia CIFS)
  • 19. Modulo 4: Gestione dei Documenti
  • 20. Gestione dei Documenti Creazione di Contenuti di tipo Text, HTML e XML Upload di File di tipo Word, PDF, Flash, Image e Media Editing Inline di contenuti HTML, Text e XML con WYSIWYG Editor Upload e aggiornamento di File Binary Cancellazione di contenuti Copia o Movimento di Contenuti fra Cartelle Creazione di Shortcut di Contenuti per l’accesso veloce nella sezione scorciatoia della scrivania Ricerca attraverso le proprietà dei contenuti (Titolo, Descrizione, Autore, Size e data di creazione) Creazione di Regole customizzate in uno spazio
  • 21. Content Properties I Content Metadata sono dei dati strutturati che descrivono le caratteristiche di un contenuto. Alfresco ha un build-in metadata extractors per i formati di documenti più diffusi. Il motore di estrazione è applicato anche ai documenti che vengono caricati attraverso i le interfacce CIFS, FTP e WebDAV. Modifica dei Metadati inseriti in precedenza Aggiunta di nuove proprietà attraverso l’estensione del Data Model. Aggiunta di nuove proprietà attaccando dinamicamente un aspetto.
  • 22. Librerie di Servizi La Libreria di Servizi è l’insieme di funzionalità per il document management per controllare utenti con permessi per creare multiple istanze di document (Versioning) e utenti con accesso a documenti che devono essere cambiati (checking in/out). Versioning: può essere attivato secondo i seguenti principi:  Su un Contenuto  Su una Cartella  Su un Tipo di Contenuto  Globalmente su tutto lo store Auto Version Check-out: blocca il documento per l’editing Check-out: rilascia il documento.
  • 23. Categorizzazione dei Documenti La Categorizzazione dei Documenti aiuta a classificare le informazioni in un numero differente di modi Tutti i contenuti possono essere agganciati ad una o a più categorie Le Categorie sono definite e gestite dall’amministratore Alle Categorie possono essere associate delle sotto categorie La ricerca avanzata in Alfresco permette la ricerca dei contenuti per categorie e sotto categorie
  • 24. Modulo 5: Utilizzo dei Driver di Rete per la gestione dei Contenuti
  • 25. Uso dei Network Driver Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli diversi dall’HTTP. CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file: FTP: FTP è usato per trasferire file da un file system locale ad un remote server. WebDAV: è progettato per l’editing e la gestione dei file su un server web remoto
  • 26. CIFS Driver Il Repository può essere accessibile attraverso altri protocolli diversi dall’HTTP. CIFS: si tratta di una versione del Microsoft Server Block (SMB). Si tratta dello standard che i computer usano per condividere file su intranet e su internet. Supporta le seguenti operazioni sui file:  Open  Close  Read  Write  Look  Unlocking Map il Driven: use net Z: qbrserveraalfresco user: admin pass: admin Drag and Drop i documenti nel repository Check out e Check in dei Documenti in CIFS attraverso la configurazione del file file-server-custom.xml
  • 27. FTP Driver Usando un Client FTP puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio
  • 28. WebDAV Driver Usando WebDAV puoi connetterti al repository di Alfresco Tutte le regole e i permessi vengono applicati allo spazio
  • 29. Data Dictionary e Space Template Data Dictionary: contiene tutte le definizioni gestite dall’utente in opportuni sottospazi Email Template: contiene il template dell’email usata per notificare agli utenti un invito ad uno spazio o la notifica di una azione. L’email template è scritta nel linguaggi di scripting FreeMarker. Presentation Template: Contiene i template di presentazione che permettono di vedere il contenuto in differenti modi. RSS Template: contengono gli RSS template che provvedono all’erogazione dei contenuti in forma di feed Saved Search: contengono queries pubbliche condivise. Scripts: Contengono JavaScript files usati per eseguire le operazioni sul contenuto Space Template: Contengono la struttura degli spazi che può essere usata come un template per creare nuovi spazi.
  • 30. Modulo 6: Migrazione dei Contenuti
  • 31. Migrating Existing Content I contenuti esistenti devono poter essere migrati nel repository di Alfresco. Alfresco supporta diversi modi per migrare i contenuti esistenti:  Drag and Drop dei contenuti da un disco locale nel repository usando i protocolli CIFS, FTP e WebDAV (only file)  Usare i Web Service API per trasferire file e metadati  ACP Generator BULK Upload Utility. Legge i Custom Content Models definiti nel repository. Una lista di variabili separate (CSV) rappresentano le proprietà e le categorie di valori di ogni contenuto.  La procedura crea un file con estensione ACP ( http://forge.alfresco.com/projects/acpgeneratr/)  La sintassi è: acpGeneratr arg1 arg2 arg3 arg4 arg5  Arg1: il path e filename del Custom Model che viene usato  Arg2: il path della directory dove si trovano i contenuti che devono essere importati  Arg3: il path di destinazione  Arg4: il tipo di contenuto  Arg5: il file CSV che contiene le proprietà
  • 32. Export e Import il Repository L’amministratore di Alfresco può eseguire una completa esportazione e importazione del repository. I Dati esportati includono:  Dettagli dell’Utente (Nome, email ID, passwords)  Gruppo di Utenti  Categorie e Sotto-categorie  Space Templates, Presentation Templates e email templates  Tutti gli scripts – i JavaScripts files  Tutti gli Spaces e Sub-spaces  Tutti i Documenti – file, imagini, XML, file e i Custom Content  Meta-data – aspetti  Tutte le regole di business  Security – gli inviti agli utenti sugli spazi e sui contenuti  Process – informazioni circa i task pendenti e quelli completati  Saved searches – ricerche salvate per uso futuro Le funzionalità di esportazione – importazione possono essere usate per scopi di backup o per migrare in un’altra installazione.
  • 33. Modulo 7: Integrazione con il Mail Server
  • 34. Email archiving Alfresco può essere utilizzato come piattaforma di archiviazione delle email aziendali La soluzione adottata, utilizza il Proxy EEM messo a disposizione dalla società Inovox per il forwarding delle email EMM effettua chiamate Web Service su Alfresco Alfresco archivia le email sul proprio file system secondo lo standard RFC822.
  • 35. Email archiving Lutente invia una email ad un altro utente; Lemail viene intercettata da EEM Proxy che la salva in una cartella su file system; Lemail viene trasferita e archiviata in Alfresco tramite Web Services; Il Proxy effettua il forwarding della email sul Server SMTP per linvio al destinatario
  • 36. Bibliografia http://wiki.alfresco.com/wiki/Main_Page http://ecmarchitect.com/ www.alfresco.com http://wiki.qbreng.it/
  • 37. Contatti Grazie per l’Attenzione!Ing. Mirco LeoQBR ENG.mirco.leo@qbreng.itQBR web site: http://www.qbreng.it

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