Your SlideShare is downloading. ×
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Ametikirjade vormistamine
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Ametikirjade vormistamine

7,425

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
7,425
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
14
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. AMETIKIRJADE VORMISTAMINE Miljan Kalmus Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool Sekretäritöö eriala koordinaator miljan@olustvere.edu.ee
  • 2. HEA AMETIKIRI Paneb lugeja soovitud suunas mõtlema, tegutsema Annab lugejale piisava koguse informatsiooni Jätab kirjutajast hea mulje, on asutuse mainekujundaja Vastab ametikirjade standardile On sobiva stiiliga, selge ja ühetimõistetav On kirjakeelne ja veatu
  • 3. KIRJASTANDARDEVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon.Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1 : Kiri Määrab kindlaks kirja elementide loetelu Elementide määratlused ja selgitused Elementide vormistamise nõuded Elementide asukoha dokumendilStandardis käsitletakse paberkandjal kirja, e-kirja, e-kirja manust
  • 4. AMETIKIRJA PLANKKujundatakse standardi EVS 882-1:2006 kirjaesitusvormi alusel, kus on järgmised väljad: Kirjapeaväli Adressaadiväli Viidaväli Tekstiväli Kontaktandmeväli
  • 5. KIRJAPEAVÄLI Riigivapi kujutis, mida võivad kasutada asutused vastavalt seadusele. Asukoht kirjapeaväljal asutuse nimetusest vasakule, keskele, asutuse nimetuse kohale või eesti- ja võõrkeelse nimetuse vahele. Logo (embleem) on ametlikult kinnitatud, autorit identifitseeriv visuaalne kujund, mille eesmärk on tagada autori äratuntavus. Asukoht kirjapeaväljal organisatsiooni nimetuse ees, järel või kohal. Autor on dokumendi väljaandja, selle sisu eest vastutav organisatsioon või isik. Autori nimetus esitatakse asutamisdokumentides märgitud kujul.
  • 6. KONTAKTANDMETE VÄLIKohustuslikud elemendid Organisatsiooni postiaadress: tänav, maja, postiindeks ja sihtpunkt (linn, maakond või riik); viimane sihtpunkt märgitakse suurtähtedega E-posti aadress Telefoninumber RegistrikoodVastavalt vajadusele võib lisada veebiaadressi, arvelduskontonumbri pangas.
  • 7. Näited kontaktandmete kujundamisestMänniku 29 Tel 123 4567 Kodulehekülg: www.okas.ee12346 TARTU Faks 123 4568 Registrikood 00000000 E-post: okas@puu.eeMänniku 29 Tel 123 4567 Konto 000000000012346 TARTU Faks 123 4568 Swedbank E-post: okas@puu.eeRegistrikood 00000000 Kodulehekülg: www.okas.eeMüüri 4 Tel + 372 437 4244Olustvere alevik Faks +372 437 1610Suure-Jaani vald E-post: kool@olustvere.edu.ee70401 VILJANDI MK www.olustvere.edu.eeReg kood 00000000
  • 8. AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID1 AUTOR on kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik Organisatsioon OÜ Okas Organisatsiooni allüksus OÜ Okas Finantsosakond Ametiisik Notar Kati Karu Füüsiline isik Mati Hunt
  • 9. 2 KASUTUSMÄRGE on kirja kasutamise korda reguleeriv märge, misvormistatakse vajadusel suurtähtedega adressaadi kohale.Eesmärk on juhtida tähelepanu kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele. KIIRE kirja on vaja menetleda tavapärasest kiiremini ISIKLIK mitteametlik, isiklikuks kasutamiseks ÄRISALADUS, MITTEAMETLIK TÕLGENäideKIIRELp Kati KaruOÜ OkasMänni 2912345 TARTU
  • 10. 3 ADRESSAAT on organisatsioon või isik, kelle nimi märgitakseadressaadiväljale nii, et see aknaga ümbriku puhul on tervikuna nähtav.Rea pikkus adressaadiväljal 7,6 cm plangi vasakust veerisest. Lp Kati Karu Isiklikult adresseeritud ametlik kiri OÜ OkasOÜ Okas OrganisatsioonOÜ Okas Organisatsiooni allüksusFinantsosakondMaavalitsused Üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetusKirjal võib olla mitu adressaati. Sel juhul esitatakse nimed tähtsuse võitähestiku järjekorras. Adressaate võib olla rohkem, kui mahub adressaadiväljale.Siis vormistatakse ülejäänud adressaadid lisaadressaadi väljale (allkirjastajastallpool) märkides ette selgitav sõna Sama.
  • 11. 4 AADRESS märgitakse adressaadi alla adressaadiväljal. Kuuse talu Riigisisene postiaadress Männiotsa küla Koeru vald 734501 JÄRVA MAAKOND 72 Golders Street Rahvusvaheline London EC 1 54H ENGLAND Nimekast nr 199 Postiettevõtte teenuse Mustamäe Postkontor puhul 10001 TALLINN
  • 12. 5 PEALKIRI vormistatakse enne teksti umbes 9,5 cm lehe ülaservast.Pealkiri on kohustuslik, see hõlbustab kirja leidmist ja eristab teistestdokumentidest. Vormistatakse soovitavalt nimetavas käändes ja punktita lõpus Avab lühidalt dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi Lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumistNäideTäiendkoolituse korraldamine Kirja eriliik märgitakse pealkirja asemel suurtähtedegaTÕEND, GARANTIIKIRI, VOLIKIRI, SOOVITUSKIRI
  • 13. 6 TEKST on kirja põhisisu, mis koosneb 3 alamelemendist: pöördumine,sisu, lõputervitus. Pöördumine vormistatakse 1-2 põhireavahet enne sisu.Soovitatav on kasutada ametinimetust.Akadeemiliste kraadide, tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmeteolemasolul tuleb neid kasutada.Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime,kirjavahemärke pöördumise lõpus.Sõltuvalt kirja sisust võib pöördumise ka ära jätta.NäideAustatud direktorLugupeetud professorLugupeetud härra ministerLugupeetud proua RebaneLugupeetud härra saadikAustatud Vabariigi President
  • 14. Kirja sisu kavandatakse adressaadi seisukohast lähtudes. Esimene lause on tähtis –peab äratama lugejas huvi. Hea tulemus on tagatud kui alustada tänusõnadega:Täname, et leidsite võimaluse tutvuda meie pakkumisegaOli väga meeldiv Teiega kohtudaSuur tänu, et tunnete huvi meie firma toodete vastuKui teatakse, et adressaat suhtub kirja positiivselt, pole pikem sissejuhatus vajalik.Kui kirjutaja kahtleb adressaadi suhtumises või on karta negatiivset hoiakut, tulebkoostada põhjalik sissejuhatus, mis ärataks sisu vastu huvi.Kaudsele lähenemisele järgnevad probleemi kirjeldus ja põhjendused, miks kirikirjutati.Tekst peab olema veenev. Vajadusel viidatakse eelnevatele kontaktidele: kirjale,faksile, lepingule, arvele, telefonikõnele, kohtumisele, mis haakuks kirja sisuga jahäälestaks adressaadi kiiresti vajalikule tegevusele.
  • 15. Endast hea mulje jätmiseks Vastatakse kirjale kohe. Kui palutud teavet ei ole võimalik kohe saata, informeeritakse adressaati viivitusest. Viidaväljal (mitte tekstis) viidatakse algatuskirja kuupäevale ja viidale pärast sõna Teie. Küsimustele vastatakse nende esitamise järjekorras. Eitavad vastused esitatakse viisakas vormis, põhjendatult ja lõplikult, et vältida täiendavat kirjavahetust. Kirjutatakse lihtsalt, lühidalt (üks lehekülg), ilma stampkeelenditeta: Käesolevaga teatame, et ... Vastuseks teie kirjale teatame, et ... Kasutatakse lihtlauseid ja kindlat, mitte tingivat kõneviisi. Kirjutatakse meie-teie vormis. Teksti iseseisvad mõttelised osad vormistatakse lõikudena, mis algavad uuelt realt. Lõikude vahele jääb üks tühi rida.
  • 16. Endast hea mulje jätmiseks  Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, taandrida ei kasutata (plokkstiil).  Parem veeris võib jääda joondamata, et tekstis ei esineks põhjendamatuid sõrendusi ega lünki. Kasutatakse šrifti Times New Roman või muud hästi loetavat kirja, mille tähesuurus on 12 punkti. Ühes kirjas ei ole soovitav kasutada mitut šrifti ja eri kirjasuurusi.  Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus kirjas, kaldkirjas või allakriipsutatult.  Jälgitakse, et informatsioon on üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed, sõnastus keeleliselt ja juriidiliselt korrektne, teksti ülesehitus loogiline, ilma trükivigadeta.
  • 17.  Lõputervitus asub üks kuni kaks põhireavahet pärast sisu ning on sedalühem, mida ametlikumad on suhted.Eestis ei kasutata pikki ja keerukaid lugupidamisavaldusi.Alati sobib Lugupidamisega või AustusegaLõputervituse järel kirjavahemärke ei panda.Pöördumist ja lõputervitust ei vormistata lühikirjadele: tõendid, kaaskirjad,volikirjad, teatised, õiendid.
  • 18. 7 ALLKIRI kinnitab dokumendi usaldusväärsust. Kirjal võib olla sisu eestvastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri.E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides; kirjagavõetakse kohustusi; kirjaga antakse õigusi. Muudel puhkudel võib allkirjaasendada autentimine.Omakäeline allkiri kirjutatakse allkirjastaja andmete kohale, mitte kõrvale.Digitaalselt allkirjastatud kirja väljatrükil märgitakse omakäelise allkirjakohale sulgudesse (allkirjastatud digitaalselt)Näide(allkirjastatud digitaalselt)Kati KaruTegevdirektor
  • 19. 8 ALLKIRJASTAJA on isik, kellel on õigus anda allkirja autorina võiautori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest.Allkirjastaja alamelemendid on: eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus,organisatsioon, organisatsiooni allüksusKui organisatsioon selgub kirja autorist kirjapeaväljal, siis ei pea sedaallkirjastaja koosseisus uuesti näitama.Kui allkirjastamise õigus on delegeeritud teisele ametiisikule, siis tulebvormistada ametinimetus koos delegeerija ametinimetusega, millele lisataksesõna ülesannetesNäideKati KaruPersonalijuhtPeadirektori ülesannetes
  • 20. 9 LISAMÄRGE asub 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool ning osutab kirjalelisatud dokumendile.Kui kirja tekstis on viidatud lisale, siis märgitakse lisade reale ainultlehtede ja eksemplaride arv.NäideLisa: 4 lehel 2 eksKui kirja tekstis ei viidata lisadele, tuleb lisade reale märkida nendenimetused, lehtede arv ja eksemplaride arv. Kui lisatud on ainult ükseksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata.NäideLisa: Koolitusleping 6 lehelMitme lisa olemasolul need nummerdatakse.NäideLisad: 1. Töökorralduse reeglid 15 lehel 2 eks 2. Asjaajamiskord 34 lehel
  • 21. 10 LISAADRESSAAT on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiriteadmiseks, mitte täitmiseks ning see märgitakse 2-4 rida allpoolallkirjastajat või lisamärget.Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaaditeavitamine kolmandast osapoolest. Kirjal võib olla mitu lisaadressaati,sel juhul esitatakse need tähestiku järjekorras või tähtsuse järgi.Paberkandjal kirja puhul võib saata lisaadressaadile dokumendioriginaalkirja või koopia. Kui saadetakse originaal, siis märgitakse lisa-adressaadi ette selgitav sõna Teadmiseks, kui koopia, siis selgitav sõnaKoopiaNäideTeadmiseks: Eesti PankKoopia: Sampo Pank Swedbank
  • 22. 11 KOOSTAJA andmed vormistatakse väljasaadetavatele kirjadele, kuiallkirjastaja ja kirja koostaja on eri isikud.Andmed paiknevad kontaktandmete välja kohal vasakul.Koostaja alamelemendid esitatakse järjekorras: ees- ja perekonnanimi, telefoninumber,e-posti aadress.NäideRita Ritsikas 1234 5678E-post: ritar@hot.eeKui kirja allkirjastaja on ka koostaja, kuid tema telefoninumbrit ei olekontaktandmete väljal, kirjutatakse koostaja nime asemel sõna TelefonNäideTelefon 1234 5678E-post: rudolf@ruut.eeKui kirja ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, siis võib iga koostaja andmeidtäiendada tema valdkonda iseloomustava märksõnaga.NäideRita Ritsikas (personaliküsimused)1234 5678, ritar@hot.eeKati Karu (juriidilised küsimused)6578 9111, katik@mail.ee
  • 23. 12 SEOSVIIT on sissetulnud kirja kuupäev ja viit (reg nr) viidaväljal.Asub adressaadi esimese reaga samal kõrgusel, umbes 9,5 cm kauguselplangi vasakust veerisest pärast selgitavat sõna Teie.Eesmärk on hõlbustada ühes küsimuses peetava kirjavahetuse haldamist,sidudes algatuskirja vastuskirjaga ja muutes dokumendi registreerimiseoperatiivsemaks.Vastuskirjas tuleb alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale.Seosviit vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, saabunuddokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit (reg nr).NäideTeie 10.12.2011 nr 4-7/213
  • 24. 13 KUUPÄEV on kirja lõpliku valmimise kuupäev, kui allkirjastaja on kirjaaktsepteerinud.Märgitakse adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel.Allkirjastatavatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise kuupäev,allkirjastamisele mittekuuluva kirja kuupäev on registreerimise kuupäev.Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras: päev, kuu, aastaNäide13.12.2011Päeva (näites 13) üldjuhul ei trükita, selle märgib plangile kas allkirjastaja üheaegseltallakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist.Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna Meie.Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliseltvastavalt kasutatava keele reegliteleNäide8 April 2011 (Suurbritannia)
  • 25. 14 VIIT on registreeritavatel dokumentidel kohustuslik ning asub seosviida all ja kuupäeva järel.Seosviida, kuupäeva ning viida vahele jäetakse üks põhireavahe ehk seevormistatakse samale kõrgusele adressaadi kolmanda reaga.Viida koosseisu kuulub: sarja tähis dokumentide loetelu järgi, dokumendijärjekorranumber dokumendiregistri järgi.Näide2-6/34, kus2 – tegevussuuna (funktsiooni) tähis6 – sarja järjekorranumber tegevussuuna piires34 – kirja järjekorranumber dokumendiregistrisViidale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab, mitmes kirisee antud kirjavahetuses (asja) koosseisus on.Näide2-6/34-3, kus 3 näitab, et hõlmatud on kolmas kiri samas asjas/küsimuses.Võib sisaldada aastanumbrit, mis märgitakse kaldkriipsude vahele pärast sarja tähist.Näide2-6/11/34, kus 10 tähistab aastat 2011.
  • 26. AMETIKIRJA TEKSTI KOOSTADES TULEB Olla lakooniline Olla väljendustes täpne Taotleda teksti üheselt mõistetavust Olla terminikasutuses järjekindel Taotleda isikupäratut stiili Liigendada teksti Vältida kõnestiilile omaseid väljendeid Hoiduda stampväljendite kasutamisest Lihtne mõte edastada lihtsa sõnastusega Vältida keerulise lauseehitusega lauseid Järgida kirjakeelenorme
  • 27. KUST ABI SAADA? Eesti keele sõnaraamat, ÕS 2006 T.Erelt “Eesti ortograafia”. Tallinn 2006 R.Kull “Kirjakeel, oskuskeel, üldkeel. Tallinn 2000 M.Erelt, T.Erelt, K.Ross “Eesti keele käsiraamat” Tallinn 2007 Internet: www.eki.ee Keeleabi tel 631 3731

×