1998 08-28 mm (costa rica, una - spanish) - workflow-documents

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Presentation to students in a masters program on computer science, at the Universidad Nacional de Costa Rica

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1998 08-28 mm (costa rica, una - spanish) - workflow-documents

  1. 1. Workflow & Administración de Documentos Mike Andy Marin Lara mmarin <at> filenet.com mmarin <at> computer.org mmarin <at> acm.org Agosto 28, 1998 2/18/2013
  2. 2. Objetivo Presentar una introducción a las tecnologías de administración de documentos y workflow que incluya el estado actual y posible futuro de esta tecnología
  3. 3. Tabla de ContenidoTemática  Introducción a la Administración de Documentos  Introducción al Workflow (flujo de trabajo)  Estándares  Implementaciones  Futuro de estas tecnologías
  4. 4. TablaIntroducción a la Administración de de ContenidoDocumentos  Que es un documento  Importancia de los documentos  Que es la administración de documentos  Meta-data  Historia de la administración de documentos
  5. 5. Que es un documento Tableta cuneiforme Fotografia Página de Web Papiro Mapa Papel Vídeo Etc. Imagen Reporte Sonido Pintura Multi-media Grabación
  6. 6. La importancia de los documentos  ~80-90% de toda la información corporativa reside en documentos  Documentos usan  ~40-60% del tiempo de los trabajadores  ~20-40% de los costos de labor
  7. 7. El Documento como Activo Estratégico  Crítico para describir ideas y problemas organizaciones complejos  Provee contexto  Integra, documenta, y comunica la organización  Importante para sobresalir en el mercado  Material de mercadeo  Manuales de uso de los productos  Pocas veces es reconocido como estratégico  ISO 9000 es una excepción
  8. 8. Qué es la Administración de Documentos  Sistemas para administrar colecciones de documentos  Administración:  Acciones tomadas hoy para proteger el futuro  Procesos y tecnologías para proteger el valor futuro de los documentos
  9. 9. Meta-data  Información acerca de los datos  Le da sentido a los datos  Es la base para describir el comportamiento de un documento  Los humanos pueden (y los computadoras no)  crear meta-data  resolver ambigüedades  Documentos normalmente contienen meta-data que es ambigua
  10. 10. Historia de la Administración deDocumentos  Faces (documentos en papel):  Documentos Impresos en Papel  Automatización de los documentos impresos  Documentos Electrónicos  Documentos Activos  Aplicable también a otros medios físicos diferentes del papel
  11. 11. Documentos Impresos  Enfoque:  Peculiaridades del medio físico (papel)  Herramientas:  Lápiz y papel  Máquina de escribir  Meta-data:  Dada por de artefactos visuales  Formato y tipo de letra  Tabla de contenido, índice, tablas, etc..
  12. 12. Documentos Impresos (2)  Ventajas:  Flexibilidad  Costo de producción es bajo  Administración:  El uso eficiente del espacio es mas importante que el rehuso y la búsqueda  Concentrada en la producción, almacenamiento, y búsqueda
  13. 13. Documentos Impresos (3)  Limitaciones:  Espacio de almacenamiento  Mantenimiento es costoso
  14. 14. Automatización de los DocumentosImpresos  Enfoque:  Generación de documentos impresos  Simular la máquina de escribir  Herramientas:  Procesador de palabras  Meta-data:  Igual a los documentos impresos  Provee algún control sobre la meta-data  Formato y tipo de letra
  15. 15. Automatización de los DocumentosImpresos (2)  Ventajas:  Incrementa la productividad individual  Facilita la corrección de documentos  Mejor control sobre el formato del documento  Permite formatos mas complejos  La interfaces de usuario es fácil de usar porque simula el papel
  16. 16. Automatización de los DocumentosImpresos (3)  Administración:  Se concentra en adquirir las herramientas necesarias  El resultado final es papel y se administra igual que los documentos impresos
  17. 17. Automatización de los DocumentosImpresos (4)  Limitaciones:  Perpetua los problemas de los documentos impresos  Solo resuelve el problema de la producción de los documentos  Optimiza productividad individual pero les optimiza productividad global.  Se producen más documentos de los necesarios
  18. 18. Documentos Electrónicos  Enfoque:  Automatizar el proceso de documentos  La oficina sin papel  Proveer repositorios centrales de documentos  Herramientas:  Computadora conectada a una red  Correo electrónico  Sistemas de administración de documentos
  19. 19. Documentos Electrónicos (2)  Meta-data:  Se empieza a reconocer la importancia de Meta-data  Usada para buscar y proveer índices de documentos  Titulo  Autor  Sujeto
  20. 20. Documentos Electrónicos (3)  Ventajas:  Incrementa la productividad del grupo  El documento empieza ha ser más importante que la representación en papel  Distribuciónautomática  Hyperlinks a otros documentos  Se incrementa la eficiencia operacional
  21. 21. Documentos Electrónicos (4)  Administración:  Se empieza a manejar todo el ciclo de vida del documento  Manejo de los repositorios de documentos  Demanda varios formatos (papel, PDF, HTML, CD- ROM, Etc.)  Derechos de acceso (seguridad)
  22. 22. Documentos Electrónicos (5)  Limitaciones:  Mucha información es irrelevante  La calidad y relevancia de la meta-data es un factor limitante  Se introducen problemas de quien es el dueño de la información  Problema políticos, de autoridad y autonomía
  23. 23. Documentos Activos  Enfoque:  Integración de diversos sistemas  Creación de documentos dinámicamente  Documentos transciendes y de corto ciclo de vida  Documentos creados como resultado de una búsqueda  Herramientas  Computadora conectada a una Intranet  Futuro sistemas de administración de documentos
  24. 24. Documentos Activos (2)  Meta-data:  Importante para ensamblar diversos documentos  Ventajas:  Los documentos son personalizados y responden a un interés particular  Los documentos exhiben comportamiento  El contenido y la presentación son dinámicos  Interactivos  Sensitivos al contexto  Producidos cuando se necesitan
  25. 25. Documentos Activos (3)  Administración:  Las relaciones entre documentos y meta-data son mas importantes  Los sistemas de documentos son mas complejos y granulares  Limitaciones:  Tecnología esta en su infancia
  26. 26. Preguntas
  27. 27. TablaIntroducción al Workflow de Contenido(flujo de trabajo)  Definición  Workgroup versus workflow  Tipos de workflow  Ventajas de workflow
  28. 28. entradas salidasDefinición Proveedor Proceso Cliente realimentacion  Automatización de procedimientos, donde documentos, información o trabajos son pasados de participante en participante, basado en reglas o procedimientos que han sido predefinido  Es la automatización de los procesos de negocios
  29. 29. Workflow Coordinación  Workflow es workgroup con coordinación (en tiempo y espacio)  Workflow coordina:  Que tarea se debe hacer  Cuando se debe de hacer  Quien la debe de hacer  Como se debe hacer
  30. 30. Woorkflow Coordinación (2) El Processo (workflow) io n ac niz ga Or Infrastructura de computacion
  31. 31. Mapa de Workflow
  32. 32. Workgroup versus Workflow  Workgroup permite que grupos e individuos se comuniquen y compartan información entre ellos. El objetivo es compartir información. Ejemplos: Lotus Notes, MS Exchange, Novell’s Group Wise.  Workflow coordina el proceso de la información entre los participantes. El objetivo es forzar el proceso.
  33. 33. Tipos de Workflow Alta Bajo ProducciónPlanificado Flexibilidad Administrativo Ad-Hoc Bajo Alta Complejidad
  34. 34. Ad-Hoc  Basado en correo electrónico  Bueno para procesos no planeados  Útil para trabajadores profesionales y de alta creatividad  Procesa bajo volúmenes de trabajo  Ejemplo: plan de mercadeo
  35. 35. Administrativo / Colaboración  Basado en correo electrónico o formas  Bueno para procesos planeados  Útil para trabajadores administrativos  Procesa mediano volúmenes de trabajo  Ejemplo: reporte de gastos
  36. 36. Producción / Transaccional  Basado en imbox o integrado en las aplicaciones  Bueno para procesos complejos, rígidos, y de mucho volumen  Bueno también para procesos con regulaciones estrictas  Útil para trabajos repetitivos  Procesa alto volúmenes de trabajo  Ejemplo: reclamo de seguros
  37. 37. Ventajas de Workflow  Maximiza la productividad  Automáticamente busca, distribuye, y presenta el trabajo.  Ayuda a identificar y eliminar cuellos de botella  Monitorea los procesos  Administra la distribución del trabajo  distribuye trabajo a los empleados disponibles  Reduce costos  menos papel y pérdida de documentos
  38. 38. Importancia del Workflow  Permite modelar, ejecutar, y Ejecutar monitorear los procesos  La empresa puede reaccionar rápidamente a los cambios de mercado Modelar Monitoriar  Incrementa la competitividad de una empresa
  39. 39. Preguntas
  40. 40. Tabla de ContenidoEstándares  Los estándares y la innovación  Organizaciones de estándares
  41. 41. Estándares  Promueven inter-operabilidad (interoperability)  Solo sobreviven los que el mercado encuentra útiles
  42. 42. Estándares e innovación son polosopuestos Innovación, Estandarización, Divergencia Convergencia
  43. 43. Organizaciones de Estándares  AIIM (Association for Information and Image Management)  WfMC (Workflow Management Coalition)  OMG (Object Management Group)  IETF (Internet Engineering Task Force)  W3C (World Wide Web Consortion)
  44. 44. Association for Information and ImageManagement (AIIM)  Objetivo  Todo lo referente a microfilm y documentos electrónicos  Reuniones  Una grande al año (AIIM Show)  Dirección  http://www.aiim.org
  45. 45. AIIM Estándares en este área  DMA (Document Management Alliance)  Interface para repositorios de documentos  Soporta búsqueda de múltiple repositorios  ODMA (Open Document Management API)  Interface para abrir, listar, y cerrar archivos
  46. 46. Workflow Management Coalition (WfMC)  Objetivo  Estándares de workflow  Promover la tecnología de workflow  Reuniones  Cuatro al año (dos en USA y dos en Europa, y cada año alterna con otro continente)  Dirección  http://www.wfmc.org
  47. 47. WfMC Estandares  WPDL (Workflow Process Definition Language)  Interface 1  Lenguaje para describir workflows  WAPI (Workflow API)  Interfaces 2 y 3  Interfaces entre el cliente y el sistema de workflow
  48. 48. WfMC Estándares (2)  Workflow Interoperabilty  Interface 4  invocación remota de workflow  “email MIME Binding”  Workflow Audit Specification  Interface 5  Describe la información de auditoria que se debe mantener
  49. 49. Object Management Group (OMG)  Objetivo  Estandarización de CORBA  Reuniones  Seis al año (USA y Europa)  Dirección  http://www.omg.org
  50. 50. OMG Estándares de este área  Workflow Management Facility (JoinFlow)  Ejecución de workflow en un ambiente CORBA  En el proceso de estandarizar:  Definiciones de workflow  Administración de documentos
  51. 51. Internet Engineering Task Force (IETF)  Objetivo  Todo lo referente a la Internet  Reuniones  Tres al año  Dirección  http://www.ietf.org  http://www.isi.edu/rfc-editor
  52. 52. IETF Estándares de esta área  WebDAV (WWW Distributed Authoring and Versioning)  Editar documentos en XML/HTML desde un browser  SWAP (Simple Workflow Access Protocol)  Protocolo basado en HTTP  Similar a JoinFlow (OMG effort)
  53. 53. World Wide Web Consortion (W3C)  Objetivo  Todo lo referente a la world wide web  Dirección  http://www.w3.org
  54. 54. W3C Estándares de este área  XML (Extensible Markup Language)  Meta-lenguage para definir markup languages  Permite definir meta-data
  55. 55. Preguntas
  56. 56. Tabla de ContenidoImplementanciones  Factores para el éxito de las implementaciones  Administrando el cambio  Ejemplo: cuentas por cobrar
  57. 57. Factores críticos para el éxito de lasimplementaciones  Soporte de la alta gerencia  Organización orientada a los procesos  Una cultura receptiva al cambio  Empezar con un proyecto piloto
  58. 58. Administrando el Cambio  Tan importante como el aspecto técnico  Cuatro dimensiones  Técnica  Organización  Cultural  Humana  La mayoría de los problemas son debido a la mala preparación de la organización para el cambio
  59. 59. Ejemplo:  Una compañía de rentar autos  Sistema de cuentas por cobrar  Procesa 80.000 recibos anuales  Tiene 80 oficinas
  60. 60. Descripción del sistema  Scanea e indexa los recibos, y los almacena en discos ópticos  Automáticamente compara los recibos con la orden de compra  Prioritiza el trabajo y lo envía a los oficinistas  Está integrado con el sistema de cuentas por cobrar del mainframe  El mainframe crea la factura y aprueba el pago  Las excepciones son manejadas por los supervisores
  61. 61. Resultados  35-40% de reducción de mano de obra  Reducción del espacio de almacenamiento  Recibos pagados 4 veces mas rápido que el sistema manual  El ciclo de pago se redujo de 5 a 2 días  Las operaciones se centralizaron de 5 regionales a una  Se redujo el numero de administradores debido a la centralización
  62. 62. Resultados (2)  Nueva organización: grupo de preparación de baches, grupo que procesa los recibos, y supervisores que procesan las excepciones.  Los cuellos de botella de supervisores revisando los recibos fue eliminado.  Se eliminó la búsqueda manual de recibos.  Se eliminó el número de documentos perdidos o mal archivados.  Se redujo el número de errores
  63. 63. Preguntas
  64. 64. Tabla de ContenidoFuturo  Futuro de éstas Tecnologías  Áreas de investigación
  65. 65. Futuro de estas tecnologías  Se están integrando en los sistemas operativos y los sistemas de correo electrónico.  El principal modo de acceso será el browser.  Todos los productos se están orientando a la Internet/Intranet/Extranet.  Será central para el comercio electrónico.  Habrá mayor integración entre administración de documentos y workflow.
  66. 66. Áreas de Investigación  Administración de documentos y workflow en la Internet  Transacciones de larga duración y compensación  Bases teóricas para el workflow  Petri-Nets  Constraint based workflow  Rule based workflow  Workflow adaptativo  Workflow flexible
  67. 67. Preguntas
  68. 68. Workflow & Administración de Documentos Mike Andy Marin Lara mmarin@filenet.com Agosto 28, 1998 2/18/2013

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