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VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA
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1. Un marco legal exhaustivo
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La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los
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El Esquema Nacional de Interoperabilidad
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Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con
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Real Decreto 1708/2011, arts. 20 y 21
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ENI, RD 4/2010, art. 22:
 Se aplicará lo previsto en el ENS
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Marco Europeo de Interoperabilidad
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Política de gestión de documentos electrónicos:
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Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas d...
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• Objeto: establecer los componentes
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• Objeto: Establecer la estructura y el
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Adecuación al ENI, Seguimiento
El 30.01.2014 venció el plazo de 48 m...
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 X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan
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Adecuación al ENI, ¿dónde estamos?
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 Roles y responsabilidades
 Cuadro de clasificación
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Herramientas, Sistema de gestión de
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Retos
 Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback ...
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Esfuerzo colectivo
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Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico,en las VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL en Málaga 2014.

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Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico,en las VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL en Málaga 2014.

  1. 1. 1 VI JORNADAS DE ARCHIVOS EN LA ADMINISTRACIÓN LOCAL Normas técnicas de Interoperabilidad e instrumentos para el documento electrónico Málaga, 23 de mayo de 2014 Miguel A. Amutio Gómez Subdirector Adjunto Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
  2. 2. 2 1. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e 2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas al documento-e 3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde estamos en la práctica? 4. Actuar con instrumentos y herramientas 5. Conclusiones y retos
  3. 3. 3 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 1. Un marco legal exhaustivo relativo al documento-e Una oportunidad que había que aprovechar.
  4. 4. 4 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos: Incluye entre las piezas de la administración-e al documento-e, expediente-e y archivo-e. En relación con la cooperación de las AA.PP., crea: el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el RD 4/2010. el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el RD 3/2010. Más lo que establece el RD 1671/2009 sobre metadatos, copias, imágenes aportadas por los ciudadanos, destrucción, referencia temporal, expediente-e, archivo-e, … El documento-e en el desarrollo de la administración-e
  5. 5. 5 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS El Esquema Nacional de Interoperabilidad
  6. 6. 6 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Por qué se ocupa el ENI del documento electrónico Interoperabilidad
  7. 7. 7 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Las AA.PP. adoptarán medidas organizativas y técnicas con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos-e a lo largo de su ciclo de vida. Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos-e. Aplicarán medidas de seguridad (ENS - RD 3/2010). Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en el ENI. Digitalización de documentos en soporte papel, según la NTI. ENI, Cap. X Recuperación y conservación del documento-e
  8. 8. 8 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Real Decreto 1708/2011, arts. 20 y 21
  9. 9. 9 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Normas técnicas de interoperabilidad, RD 4/2010,d.a.1ª Desarrollan aspectos concretos necesarios para la aplicación del ENI: Catálogo de estándares. Documento electrónico. Digitalización de documentos. Expediente electrónico. Política de firma electrónica y de certificados. Protocolos de intermediación de datos. Relación de modelos de datos comunes. Política de gestión de documentos electrónicos. Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas. Procedimientos de copiado auténtico y conversión. Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales. Reutilización de recursos de información (RD 1495/2011,d.f.1ª). CISE STORK
  10. 10. 10 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS ENI, RD 4/2010, art. 22:  Se aplicará lo previsto en el ENS en cuanto a cumplimiento de: Principios básicos y requisitos mínimos. Medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos.  Se aplicarán medidas con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad, protección, accesibilidad y conservación física y lógica de los documentos-e, sus soportes y medios, atendiendo a los riesgos a los que puedan estar expuestos y a los plazos durante los cuales deben conservarse los documentos. ENS, RD 3/2010 Art. 7. Prevención, reacción y recuperación ... 5. ..., el sistema garantizará la conservación de los datos e informaciones en soporte electrónico. De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los servicios durante todo el ciclo vital de la información digital, a través de una concepción y procedimientos que sean la base para la preservación del patrimonio digital. Art. 21. Protección de información almacenada y en tránsito. ... 2. Forman parte de la seguridad los procedimientos que aseguren la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos-e producidos por las AA.PP. en el ámbito de sus competencias. ... Seguridad adecuada a riesgos y plazos
  11. 11. 11 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Marco Europeo de Interoperabilidad
  12. 12. 12 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 2. Normas técnicas de interoperabilidad relativas al documento-e Principio de seguridad jurídica Aplicación de prácticas seguidas en otros ámbitos ¿Somos conscientes de lo que hemos hecho, de lo que tenemos?
  13. 13. 13 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Política de gestión de documentos electrónicos: Directrices para la elaboración de políticas de gestión de documentos-e. Documento electrónico: Componentes: contenido, firma-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para su intercambio. Condiciones relativas al acceso al documento. Expediente electrónico: Componentes: índice-e, documentos-e y metadatos mínimos obligatorios. Estructura para el intercambio de expedientes-e. Digitalización de documentos: Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen. Procedimientos de copiado auténtico y conversión: Reglas para generación de copias-e auténticas y copias papel auténticas de documentos públicos administrativos-e. Condiciones para la conversión de formato de documentos-e por parte de las AA.PP. Fuente: Elaboración propia Esfuerzo para clarificar, delimitar y concretar conceptos y requisitos generales y de detalle. Esfuerzo en materia de documento electrónico
  14. 14. 14 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Objeto: Establecer las directrices para la definición de políticas de gestión de documentos electrónicos. NTI de Política de gestión de documentos electrónicos
  15. 15. 15 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Esquema de metadatos para la gestión del documento-e
  16. 16. 16 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS • Objeto: establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio. • Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3 a) Documentos administrativos electrónicos. b) Cualquier otro documento-e susceptible de formar parte de un expediente-e. NTI de Documento electrónico
  17. 17. 17 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS • Objeto: Establecer la estructura y el formato del expediente electrónico, así como las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición. • Ámbito de aplicación: Expedientes-e en ámbito RD 4/2010, art. 3. Se podrán aplicar a otros conjuntos de documentos-e, creados al margen de un procedimiento reglado, mediante agregación, como resultado de una secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico. NTI de Expediente electrónico
  18. 18. 18 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Objeto: Establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través de medios fotoeléctricos. NTI de Digitalización de documentos Fuente: Guía de aplicación de NTI de Digitalización de documentos. Documentos-e digitalizados: imagen, metadatos y, si procede, firma-e. Requisitos de la imagen-e: formatos, nivel de resolución mínimo, fidelidad. Proceso: digitalización, optimización, asignación de metadatos, si procede, firma de la imagen.
  19. 19. 19 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Objeto: Establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos. NTI de Procedimientos de copiado auténtico y conversión
  20. 20. 20 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Hay otras NTIs relacionadas
  21. 21. 21 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS + Guías de aplicación disponibles en el Portal de la Administración Electrónica: Fuente: http://administracionelectronica.gob.es + Guías de aplicación
  22. 22. 22 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 3. Seguimiento de la adecuación al ENI, ¿dónde estamos en la práctica? Con el foco puesto en la recuperación y conservación del documento-e
  23. 23. 23 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Adecuación al ENI, Seguimiento El 30.01.2014 venció el plazo de 48 meses para la adecuación al ENI. Seguimiento en las AA.PP.:  Acuerdo de la Comisión Permanente del Consejo Superior de Administración Electrónica en octubre de 2012. Incorporación de las demás AA.PP.  Seguimiento: febrero (solo AGE), mayo, septiembre, diciembre de 2013 y marzo de 2014.  Participación de carácter voluntario.  Cuestionario, disponible en el Portal de la Administración Electrónica.
  24. 24. 24 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS  X.1 Se dispone de una Política de gestión de documentos electrónicos conforme a la NTI.  X.2 Se ha establecido un Repositorio electrónico.  X.3 Se han definido los calendarios de conservación de documentos- e y de las series documentales.  X.4 Se generan documentos-e conforme a la NTI de Documento-e.  X.5 Se intercambian documentos-e conforme a la NTI.  X.6 Se generan expedientes-e conforme a la NTI.  X.7 Se intercambian expedientes-e conforme a la NTI.  X.8 Se ha definido la normativa para la atribución de las competencias en cuanto a la generación de copias auténticas. Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (1/2)
  25. 25. 25 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS  X.9 Se generan copias auténticas, y en su caso se realizan conversiones, conforme a la NTI.  X.10 Se aplica el Esquema Nacional de Seguridad (RD 3/2010) al repositorio electrónico.  X.11 Los documentos y expedientes-e se firman de acuerdo con la Política de firma electrónica y de certificados aplicable.  X.12 Se emplea la firma longeva para preservar la conservación de las firmas a lo largo del tiempo.  X.13 La conservación de los documentos-e atiende a lo previsto en los artículos 11 y 23 del RD 4/2010 y en la NTI de Catálogo de estándares.  X.14 Los documentos se digitalizan según lo previsto en la NTI de Digitalización de documentos. Cuestionario de seguimiento, Cap. X 14, preguntas (2/2)
  26. 26. 26 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Adecuación al ENI, ¿dónde estamos?
  27. 27. 27 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS https://joinup.ec.europa.eu/elibrary/document/interoperability-maturity-model ¿Y la noción de madurez?
  28. 28. 28 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 4. Actuar con instrumentos y herramientas
  29. 29. 29 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Elaborar y aprobar la política de gestión de documentos electrónicos de la entidad
  30. 30. 30 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos Objetivo: Servir como referencia para la elaboración de una Política de Gestión de documentos electrónicos conforme al ENI, siguiendo lo dispuesto en la NTI y en su correspondiente Guía de Aplicación.
  31. 31. 31 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS  Roles y responsabilidades  Cuadro de clasificación  Esquema institucional de metadatos  Herramientas a utilizar Algunas cuestiones dentro de la política a perfilar en cada entidad
  32. 32. 32 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Herramientas, Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) Da soporte a la gestión diaria de los documentos para el desarrollo de los procesos de negocio. Orientado básicamente al control, almacenamiento y gestión de la documentación de los archivos de oficina. Básicamente permite:  la modificación de los documentos  la existencia de varias versiones de los documentos  el borrado de los documentos por parte de sus propietarios  controles de retención de los documentos  estructuras de almacenamiento de los documentos, bajo el control de los usuarios.
  33. 33. 33 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS InSide funciona sobre un gestor documental que cumpla los estándares CMIS para la gestión documental de expedientes-e y documentos-e, según especificado en las NTIs del ENI. Se almacenan los documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc. Permite su consulta y gestión por medio de servicios web para la integración con cualquier aplicación que desee gestionar sus documentos de acuerdo con lo especificado en las normas ENI. Operaciones generales: • Gestión Avanzada de Expedientes Electrónicos: • Alta de los expedientes • Búsqueda de Expedientes • Generación del Indexado • Firma de los Índices (Dep-eUtils) • Versionado de los ExpedientesEni • Modificación de los Metadatos • Cierre del Expediente. Cierre Índice y Generación ENIs definitivos (Dep-eUtils) • Generación de Vistas Abiertas y Cerradas • Importación y Vinculación de Expedientes • Pendiente: Archivado del Expediente. Integración con Sistema de Archivo. •Gestión Básica de Documentos Electrónicos: • Alta de Documentos • Búsqueda de Documentos • Gestión de Documentos Internos (posible dependencia eUtils) • Gestión de Documentos Externos (Dep-eUtils) • Firma y Sellado de los Documentos (Dep-eUtils) • Versionado de los DocumentosEni • Generación DocumentoENI on-the-fly (o recuperación tras cierre) • Copiado Auténtico de Documentos (con/sin cambio de formato) • ReSellado de Documentos INSIDE: Apoyo a documento y expediente electrónico
  34. 34. 34 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Herramientas, Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) Se caracteriza por lo siguiente:  Impide que los documentos de archivo sean modificados.  Sólo permite la existencia de una versión final de los documentos.  Impide el borrado de documentos salvo en circunstancias estrictamente controladas.  Incluye controles de retención rigurosos.  Incluye una estructura de organización de los documentos rigurosa, el cuadro de clasificación, mantenida por un administrador.  Puede dar soporte al trabajo diario, pero orientado primariamente a proporcionar un repositorio seguro a los documentos fruto de los procesos de negocio.
  35. 35. 35 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS 5. Conclusiones y retos.
  36. 36. 36 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Retos  Actualizar el ENI, a la luz de la experiencia, del feedback y de los emergentes en materia de interoperabilidad: aspectos que puedan afectar al Capítulo X y normas técnicas de interoperabilidad relacionadas. Ej.: ¿transferencia de archivos?  Continuar el esfuerzo de desarrollo de infraestructuras, servicios, herramientas y documentación de soporte. Ej.: revisión del Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento-e; una guía de aplicación del Esquema,…  Mantener el alineamiento con las tendencias en la Unión Europea.  [Todos] Promover la política de gestión de documentos- e en las propias entidades.
  37. 37. 37 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Esfuerzo colectivo Liderazgo de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica. > 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e de: Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Corporaciones Locales (Federación Española de Municipios y Provincias - FEMP), Universidades (Conferencia de Rectores de Universidades Españolas - CRUE), Ámbito judicial (EJIS). Perfiles de conocimiento diversos: TIC, archivos, jurídico, ...
  38. 38. 38 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Muchas gracias Portal de la Administración Electrónica: http://administracionelectronica.gob.es
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