20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento electrónico

Las normas técnicas de interoperabilidad
relativas al documento electrónico
Valencia, 20 de octubre de 2011

Miguel A. Amutio Gómez
Ministerio de Política Territorial y
Administración Pública

Para venir a lo que no sabes,
has de ir por donde no sabes.
San Juan de la Cruz, Subida del Monte Carmelo

La satisfacción
Por lo general, es preferible conformarse con una solución
satisfactoria que buscar una solución óptima.
W. Lidwell, K. Holden, J. Butler, “Principios universales de diseño”,
Ed. Blume

ÍNDICE

CONTEXTO: ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
EL DOCUMENTO-E EN LA ADMINISTRACIÓN-E
NORMAS TÉCNICAS DE INTEROPERABILIDAD
• Documento electrónico
• Expediente electrónico
• Digitalización de documentos
• Procedimientos de copiado auténtico y conversión
• Política de gestión de documentos electrónicos
UN RECORDATORIO DE LA SEGURIDAD
CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO
CONCLUSIONES

3

CONTEXTO: ADMINISTRACIÓN
ELECTRÓNICA

Mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y reducir las cargas
administrativas de las empresas en su relación con las AA.PP.
Contribuir al crecimiento y extender los beneficios de la sociedad digital
a todos.
Los servicios se prestan en un escenario complejo que requiere la
cooperación.

4

CONTEXTO: CRECE EL SOPORTE
ELECTRÓNICO FRENTE AL PAPEL

Hay una proporción creciente del soporte electrónico frente al papel; y,
cada vez más, ya no hay papel.

> 2.300 procedimientos y servicios electrónicos en
la AGE adaptados a la Ley 11/2007.
90% de los procedimientos y 99% de la
tramitación total de la AGE se pueden realizar por
medios electrónicos.
Red SARA conecta AGE, CC.AA. y > 3.000
municipios que representan 80% de la población.
Sistema de Verificación de Datos → > 60 tipos de
certificados intercambiados. 16M de intercambios en
2010.
Ahorros de la Adm-e para empresas y ciudadanos,
referidos a los 20 servicios de mayor uso e impacto >
3.100 M€ anuales.
URL: http://administracionelectronica.gob.es/recursos/pae_020001242.pdf
5

POR QUÉ ES IMPORTANTE LA
INTEROPERABILIDAD

Tiene carácter instrumental, es una 'precondición'* al servicio del desarrollo de la
administración electrónica para:
La realización de principios y derechos de los ciudadanos.
La cooperación en el desarrollo y prestación de servicios públicos.
La ejecución de las políticas públicas, pues evita la fragmentación de los
esfuerzos de las AA.PP.
Mayor eficiencia; reducción de tiempo y costes en el despliegue de servicios.

Reconocida:
Reconocida:
Agenda Digital para Europa, Plan de Acción 2011-2015,
Agenda Digital para Europa, Plan de Acción 2011-2015,
COM(2010) 744 final, Programa ISA.
COM(2010) 744 final, Programa ISA.
Ley 11/2007, RD 4/2010
Ley 11/2007, RD 4/2010

6

DÓNDE ESTAMOS

2010 2011 2012 2013

Enero 2010 Enero 2014
Julio 2011
Octubre 2011

Elaboración de NTIs
Elaboración Guías de aplicación
Infraestructuras y servicios comunes
Desarrollo de instrumentos para la interoperabilidad
Adecuación al ENI
7

CONCLUSIONES

8

EL DOCUMENTO-e EN LA ADMINISTRACIÓN
ELECTRÓNICA: LEY 11/2007

El documento electrónico es una de
las piezas clave de la administración
electrónica identificadas en la Ley 11/2007:

Define el documento electrónico.
Establece condiciones de validez del doc. administrativo electrónico.
Trata las copias:
– De documentos electrónicos
– De documentos de las AA.PP. en soporte papel
– Copias en soporte papel de documentos públicos adm-e.
– Obtención de imágenes-e de documentos privados
Destrucción de originales en papel.
Trata el expediente electrónico:
– Definición, índice electrónico y servicios de puesta a disposición.
Trata el archivo electrónico.
9

ELECTRÓNICA: RD 1671/2009

El RD 1671/2009 desarrolla parcialmente
la Ley 11/2007 para la AGE. Trata:
Características del documento-e.
Adición de metadatos (mínimos obligatorios).
Copias:
– Copias-e de los documentos-e realizadas por la AGE y sus OO.PP.
– Copias-e de documentos en soporte no electrónico.
– Copias en papel de los documentos públicos administrativos electrónicos
realizadas por la AGE y sus OO.PP. vinculados o dependientes.
– Obtención de copias-e por los ciudadanos (extractos),
Imágenes electrónicas aportadas por los ciudadanos.
Destrucción de documentos en soporte no electrónico.
Referencia temporal de los documentos administrativos electrónicos.
Expediente electrónico.
Archivo electrónico de documentos.
Conservación de documentos electrónicos.
10

RD 4/2010 – ESQUEMA NACIONAL DE
INTEROPERABILIDAD

La Ley 11/2007 reconoce la interoperabilidad como instrumento al servicio de la
realización del derecho de los ciudadanos a relacionarse con las AA.PP. por el medio
electrónico.

Regulado por RD 4/2010, que desarrolla la Ley 11/2007, art. 42.1.
Objeto: comprender el conjunto de criterios y recomendaciones de seguridad,
normalización y conservación que deberán ser tenidos en cuenta por las AA.PP. para la
toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

Ámbito de aplicación: Todas las AA.PP. (Ley 11/2007, art. 2).

Adecuación:
Los sistemas existentes en los plazos establecidos; límite 29.01.2014.
Los nuevos sistemas aplicarán lo establecido desde su concepción.

11

RD 4/2010 – QUÉ HACER PARA MEJORAR LA
INTEROPERABILIDAD

Tratar las dimensiones de la
interoperabilidad.
Usar estándares, en las condiciones
previstas en la normativa.
Usar infraestructuras y los
servicios comunes, que facilitan la
relación multilateral. (Ej. Red SARA,
@Firma,...).
Reutilizar aplicaciones de las AA.PP.,
documentación asociada y otros objetos de
información.
Atender a la interoperabilidad de la firma
electrónica y de los certificados.
Contemplar la recuperación y
conservación del documento
electrónico.
Desarrollar normas técnicas para
aspectos concretos.

12


Las AA.PP. adoptarán medidas
organizativas y técnicas con el fin de
garantizar la interoperabilidad en relación
con la recuperación y conservación de los
documentos-e a lo largo de su ciclo de vida.

Crearán repositorios-e complementarios y equivalentes en cuanto a su función a
los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los
documentos-e.

Aplicarán medidas de seguridad (Esquema Nacional de Seguridad, RD 3/2010).

Formatos de los documentos, se aplicarán según lo previsto en RD 4/2010, art. 11.

Digitalización de documentos en soporte papel, se realizará según la NTI corresp.
13


+ Normas técnicas de interoperabilidad (RD 4/2010, disp. ad. 1ª), necesarias para
la aplicación del ENI:
Catálogo de estándares.
Documento electrónico.
Digitalización de documentos.
Expediente electrónico.
Política de firma electrónica y de certificados.
Protocolos de intermediación de datos.
Relación de modelos de datos comunes.
Política de gestión de documentos electrónicos.
Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las AA.PP. Españolas.
Procedimientos de copiado auténtico y conversión.
Modelo de datos para intercambio de asientos entre Entidades Registrales.

Formato:
Resolución de la Secretaría de Estado para la
Función Pública, publicada en el BOE
+
Guías de aplicación 14


Normas técnicas de interoperabilidad publicadas en BOE 30.07.2011:

15
Fuente: http://www.boe.es/boe/dias/2011/07/30/

CONCLUSIONES

16

DOCUMENTO ELECTRÓNICO - ESFUERZO PARA
CLARIFICAR, DELIMITAR Y CONCRETAR

¿Qué entendemos unos y otros por: documento-e, expediente-e,
índice-e, metadatos (mínimos obligatorios), copias-e, ...?
Todos los actores entienden que es necesario establecer unas
reglas de juego; a la vez se pone de manifiesto la diversidad de sus
requisitos, necesidades, sensibilidades y expectativas; luego, ¿qué
reglas comunes se pueden establecer?
¿Hasta dónde se puede llegar o se debe llegar?, ¿qué queda
fuera?, ¿qué cabe esperar de forma realista y práctica de unas
normas sobre estos temas?
Estructuras, formatos, reglas, requisitos,... expresarlos en un texto
de carácter normativo.

17

DOCUMENTO ELECTRÓNICO - ESFUERZO PARA
CLARIFICAR, DELIMITAR Y CONCRETAR

18

NTI DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función
Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento
Electrónico.
Objeto: establecer los componentes del documento electrónico, contenido, en su
caso, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su
intercambio.
Ámbito de aplicación: RD 4/2010, art. 3
a) Documentos administrativos electrónicos.
b) Cualquier otro documento-e susceptible de formar parte de un expediente-e.

19

PERO, ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO
ELECTRÓNICO?

Documento electrónico:
Información de cualquier naturaleza
en forma electrónica,
archivada en un soporte electrónico
según un formato determinado
y susceptible de identificación
y tratamiento diferenciado.
[Ley 11/2007, Anexo]

Documento administrativo electrónico:
(condiciones de validez de su emisión)
… incorporen una o varias firmas electrónicas...
… incluirán referencia temporal
[Ley 11/2007, art. 29]
20

NTI Documento electrónico
CONTENIDO
Fichero de contenido: Contenido, entendido como conjunto de datos o
información del documento.
Intercambio de documentos-e 'simples':
Incluyen un fichero de información o contenido, una o varias firmas, si procede, y un conjunto
de metadatos asociados.
Se impone en la estructura XML para el intercambio de documentos-e (anexo II).

21

FIRMA ELECTRÓNICA
En su caso, firma-e:
Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar
parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma-e.
De acuerdo con la normativa aplicable: Ley 11/2007 Art. 13 y siguientes
Contempla la utilización de las firmas-e señaladas en la Decisión 2011/130/EU.

22

METADATOS

Metadatos mínimos obligatorios
Definidos en el anexo I.
Presentes en intercambios de documentos-e.
No serán modificados a excepción de
corrección de errores u omisiones.
Se podrán asignar metadatos
complementarios para necesidades de
descripción específicas; en su caso, de acuerdo con
lo previsto en la NTI de Política de gestión de
documentos-e.
para tratamiento y gestión a nivel interno.
disponibilidad e integridad de metadatos, manteniendo
de manera permanente las relaciones entre el documento
y sus metadatos.

23

¿QUÉ ES UN EXPEDIENTE ELECTRÓNICO?

Ley 11/2007, art. 32:
Conjunto de documentos-e correspondientes a
un procedimiento administrativo.
El foliado llevará a cabo mediante un índice-e,
firmado por la Administración.

RD 1671/2009, art. 53:
Su formación es responsabilidad del órgano correspondiente.
Reglas de remisión o puesta a disposición:
Tendrán un código unívoco para su identificación en intercambio.
El foliado se llevará a cabo mediante un índice electrónico (firmado-e).
La estructura y formato de los expedientes se sujetará a lo establecido por
el ENI.
Un expediente-e puede incluir a otros expedientes-e.
Los documentos que se integren en el expediente se ajustarán a los
formatos de larga duración definidos en el ENI.
24

NTI EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente
Electrónico.

Objeto: establecer la estructura y el formato del expediente electrónico, así como
las especificaciones de los servicios de remisión y puesta a disposición.
Ámbito de aplicación:
Expedientes-e en el ámbito establecido en RD 4/2010, art. 3.
Se podrán aplicar a otros conjuntos de documentos-e, creados al margen de un
procedimiento reglado, mediante agregación, como resultado de una secuencia de
actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico.

25

NTI Expediente electrónico
COMPONENTES

Documentos-e:
Como elementos independientes.
Dentro de una 'carpeta' (agrupación por un motivo funcional).
Parte de otro expediente-e (anidado dentro del primero).
Índice-e.
Metadatos.

26

COMPONENTES

Índice-e. Garantiza la integridad del expediente-e y permite
su recuperación.

El índice-e de los expedientes objeto de intercambio reflejará,
al menos:
La fecha de generación del índice.
Para cada documento-e:
su identificador,
su huella digital,
la función resumen utilizada para su obtención
y, opcionalmente, la fecha de incorporación al
expediente
y el orden del documento dentro del expediente.
Si es el caso, la disposición de los documentos en
carpetas y expedientes-e anidados.
Firma-e del índice (mismo modelo que para el documento-e).

Visualización del índice.

27

ÍNDICE ELECTRÓNICO
IndiceContenidoExpedienteENI.xsd

Fuente: Trabajo en curso sobre documento-e en el ENI. 28

METADATOS

Metadatos mínimos
obligatorios:
Definidos en el anexo I.
Se asociarán en la
formación del expediente
para su remisión o puesta a
disposición.
No serán modificados, a
excepción de corrección de
errores u omisiones .
Se podrán asignar metadatos
complementarios para
necesidades de descripción
específicas.
En su caso, de acuerdo con lo
previsto en la NTI de Política de
gestión de documentos
electrónicos.

29

NTI DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de
Digitalización de Documentos.

Objeto: Establecer los requisitos a cumplir en la digitalización de documentos en
soporte papel o en otro soporte no electrónico susceptible de digitalización a través
de medios fotoeléctricos.
Ámbito de aplicación.

30

NTI Digitalización de Documentos
COMPONENTES

Imagen electrónica, definida en el RD 4/2010 como el
resultado de aplicar un proceso de digitalización a un
documento y que, por tanto, ha de representar el aspecto y
contenido del documento en el soporte origen.
Como documento-e, son de aplicación los metadatos
mínimos obligatorios definidos en la NTI de Documento
Electrónico.
Dependiendo la naturaleza y finalidad del
documento, firma de la imagen electrónica por parte
de la administración que realiza la digitalización, mediante los
sistemas de firma electrónica previstos en los arts. 18 ó 19 de
la Ley 11/2007.

31

REQUISITOS DE LA IMAGEN-E
Formato: se apunta a la NTI de Catálogo de estándares, para el detalle de los
estándares y, en concreto, de los formatos aplicables a la imagen electrónica del documento
electrónico digitalizado.

Nivel de resolución mínimo en 200 píxeles por pulgada, tanto para
imágenes obtenidas en blanco y negro, como en color o escala de grises, ya que esta
resolución proporciona imágenes con detalle suficiente para mantener la fidelidad con el
contenido original.

Pautas adicionales para conservar la fidelidad de la imagen
electrónica resultante del proceso de digitalización con respecto al documento original,
como las referidas a respetar la geometría del documento origen en tamaños y proporciones,
evitar añadir caracteres o gráficos que no figurasen en el documento origen y aplicar un
proceso de digitalización que reúna unas condiciones mínimas en cuanto a tareas y calidad.

32

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN
Digitalización del documento origen a través de un medio fotoeléctrico para la
obtención de la imagen electrónica que, inicialmente, se registra en la memoria del sistema
asociado al dispositivo.

Optimización automática cuando la imagen obtenida lo requiera para garantizar su
legibilidad, de modo que todo contenido del documento origen pueda apreciarse y sea válido
para su gestión; esta optimización puede consistir en la aplicación de mecanismos de edición
de imagen tales como la umbralización, reorientación o eliminación de bordes.

Asignación de metadatos y, si procede, de firma electrónica con el fin
de completar los componentes del documento electrónico digitalizado.

33
Fuente: Trabajo en curso sobre documento-e en el ENI.

NTI Procedimientos de copiado auténtico y
conversión

Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la
que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

Objeto: Establecer las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias
papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de
formato de documentos electrónicos.

Ámbito de aplicación.

34

conversión

Características generales de las copias electrónicas auténticas.
Copia electrónica auténtica con cambio de formato.
Copia electrónica auténtica de documentos papel.
Copia electrónica parcial auténtica.
Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos.

35

conversión

Conversión entre documentos electrónicos.

36

NTI POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS-E

Objeto: Establecer directrices para la definición de políticas de gestión de
documentos-e:
Contenidos de la política: ámbito de aplicación, actores involucrados,
procedimientos de gestión documental, formación, supervisión y auditoría y revisión.
Actores involucrados: alta dirección, gestores, archiveros, administradores de
sistemas, otro personal implicado.
Programa de tratamiento de documentos-e y procesos de gestión.
Asignación de metadatos; esquemas de metadatos como herramientas de apoyo
para la adecuación de cada organización a los requisitos de interoperabilidad en materia
de gestión documental.
Documentación.
Formación.
Supervisión, auditoría y actualización.

P o lític a

R e c u rs o s

P ro g ra m a

D o c u m e n to s

Fuente: Trabajo en curso sobre documento-e en el ENI. 37

GUÍAS DE APLICACIÓN,...

38

PREGUNTAS FRECUENTES

39

CONCLUSIONES

40

Y TAMBIÉN LA SEGURIDAD

Se aplicará el Esquema Nacional de
Seguridad en cuanto a:
Principios básicos y requisitos mínimos.
Medidas de seguridad adecuadas a los medios
y soportes en los que se almacenen los docs.

RD 4/2010 ENI, art. 22:
Se aplicarán medidas con el fin de
garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, disponibilidad, trazabilidad, calidad,
protección, accesibilidad y conservación física y
lógica de los documentos-e, sus soportes y medios,
atendiendo a los riesgos a los que puedan
estar expuestos
y a los plazos durante los cuales deben
conservarse los documentos.

41

Y TAMBIÉN LA SEGURIDAD

Art. 7. Prevención, reacción y recuperación
...
5. ..., el sistema garantizará la conservación de
los datos e informaciones en soporte electrónico.
De igual modo, el sistema mantendrá disponibles los
servicios durante todo el ciclo vital de la información
digital, a través de una concepción y procedimientos
que sean la base para la preservación del
patrimonio digital.

Art. 21. Protección de información almacenada y
en tránsito.
...
2. Forman parte de la seguridad los
procedimientos que aseguren
la recuperación y conservación a largo plazo de
los documentos-e producidos por las AA.PP. en el
ámbito de sus competencias.
... 42

CONCLUSIONES

43

CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO - MÉTODO

Investigación y análisis pormenorizado de requisitos, referentes
(normalización, buenas prácticas, UE) y antecedentes.
Priorización, a la vez que se mantiene la perspectiva general.
Elaboración de una documentación exhaustiva que facilite la
comprensión común, debatir y decidir sobre alcance, principios y
aspectos generales y de detalle. Permite a los actores comprender
el alcance del problema.
Sobre la base de lo anterior, redacción de un texto escueto de
carácter normativo; se eluden los contenidos de naturaleza teórica
o explicativa.
Revisión del texto en sucesivas iteraciones para consolidar la
comprensión común, consensuar los diversos aspectos, depurar y
perfeccionar el texto; a través del medio electrónico y de reuniones
presenciales.
Publicación en el Portal de la Administración Electrónica.
Elevación para aprobación formal y posterior tramitación.

44

CÓMO LO ESTAMOS HACIENDO – ESFUERZO
COLECTIVO
> 200 personas a través de órganos colegiados con competencia en administración-e y
grupos de trabajo, de AGE, CC.AA., CC.LL. (FEMP), Universidades (CRUE), EJIS.
Perfiles de conocimiento TIC, archivos, jurídico, ...

45

COOPERACIÓN CON EL ÁMBITO JUDICIAL - EJIS

Fuente: Proyecto EJIS
46

CONCLUSIONES

47

CONCLUSIONES

El marco legal de la administración-e reconoce explícitamente al documento-e.
El Documento-e: pieza clave para hacer realidad las previsiones de la Ley 11/2007 en
relación el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AA.PP. por los medios-e.

Normas técnicas de interoperabilidad publicadas en el BOE el 30 de julio:
documento-e, expediente-e, digitalización de documentos, procedimientos de copiado auténtico y
conversión, …

Expectativas realistas: bases que los diversos actores pueden aceptar y aplicar.
Foco en la Ley 11/2007 y en sus desarrollos.
Instrumentos de apoyo: guías de aplicación, manual de los esquemas XSD,
aplicación de validación de esquemas XSD.
Elaboración de la norma de política de gestión de documentos electrónicos.
La aplicación práctica pondrá a prueba las normas.
Su elaboración requiere:
Participación de expertos: TIC, archivos, jurídico, ...
Colaboración y cooperación permanente de todas las AA.PP.
Corresponsabilidad de las AA.PP. en la tarea cuyo liderazgo asume el
Ministerio de Política Territorial y Administración Pública. 48

AGRADECIMIENTOS

Al Grupo de trabajo del Esquema Nacional de
Interoperabilidad. Especialmente a:
– Agencia Estatal de Administración Tributaria
– Ministerio de Cultura
A INTECO y su equipo técnico.
A Joaquim Llansó, Universidad Pública de Navarra.
A Alejandro Delgado, Ayuntamiento de Cartagena.

49

MÁS INFORMACIÓN SOBRE
INTEROPERABILIDAD Y ADMIN.-E

http://www.boe.es/boe/dias/2010/01/29/

http://administracionelectronica.gob.es

http://www.epractice.eu/en/factsheets/
50

Muchas gracias por
su atención
Esquema Nacional de Interoperabilidad
http://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/eni

Portal de la Administración
Electrónica
http://administracionelectronica.gob.es

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