O documento discute a organização e manutenção de arquivos em empresas. Ele explica o que é um arquivo, os tipos de arquivos, como os arquivos servem, as etapas de organização de arquivos, regras para arquivos digitais e vantagens e estatísticas sobre arquivos.

1. ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO DO
ARQUIVO
Trabalho Realizado por: LuísValente e João Prates

2. O que é o arquivo
 Arquivo é um serviço que tem como finalidade
principal criar instrumentos de controle e
monitoramento do armazenamento e tráfego
de documentos nas empresas, por intermédio
da implantação de técnicas e metodologias de
organização e gerenciamento de arquivos. Os
projectos de organização podem ser realizados
tanto nas dependências da Arquivar.

3. TIPOS DE ARQUIVO
• Na frequência do uso ou consulta, existem três tipos de arquivos: arquivo
activo, arquivo inactivo e arquivo morto.
• Arquivo Activo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso,
consulta e referência constante e actuais, ou que se encontram em fase
de conclusão.
• Arquivo Inactivo: guarda documentos e papéis que oferecem menor
frequência de uso, consulta ou referência.
• Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta
ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e
precisam ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.
• Arquivos inúteis ou imprestáveis devem ser destruídos.

4. Para que serve o arquivo
 Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
 Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista
sua preservação ou eliminação;
 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos
órgãos da empresa;
 Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;
 Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos
que possam ocasionar a sua perda;
 Executar as funções específicas conforme a organização e administração
da instituição.

5. Etapas De Arquivos
 Etapas da Organização de Arquivos:
 Os documentos são seleccionados para a
organização através da elaboração de um plano de
classificação documental;
 Os documentos são indexados de forma que
facilite o controle físico e localização no sistema;
 Os arquivos já organizados são acondicionados
em caixas que garantem o seu bom estado de
conservação;
 Através do índice criado no Software GED
Arquivar na web, é possível pesquisar, localizar e
solicitar os documentos armazenados.

6. Regras essenciais do arquivo
informático
 Arquivo informático é um conjunto de informações nomeadas,
armazenadas e organizadas em uma midia de armazenamento de
dados.O arquivo está disponível para um ou mais programas de
computador, sendo essa relação estabelecida pelo tipo de arquivo,
identificado pela extensão recebida no ato de sua criação ou
alteração.
 De forma muito objetiva podemos dizer que um arquivo possuí pelo
menos três características que os definem:
 Nome: É rótulo do arquivo, ao se escolher um nome para o arquivo, é
recomendável evitar o uso de caracteres especiais como
!@#$%*+?:><}{][. Alguns Sistemas Operacionais permitem o uso de
tais símbolos, mas ao se veicular estes arquivos na Internet ou por
pendrives nunca sabemos o destino final e nem mesmo se sua
compatibilidade será satisfeita em outros ambientes operacionais.
 Tipo (extensão): Devido a importância desta característica,
destacamos um tópico abaixo somente para tratar este item.
 Tamanho: Esta informação é mensurada dentro dos padrões da
informática, este é um tema que já tratamos em postagens
anteriores, para maiores informações veja:

7. Vantagens De Arquivos
 Desmaterialização da documentação e dos processos de
tramitação associados;
 Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
 Gestão do arquivo da empresa de uma forma centralizada;
 Normalização dos documentos, critérios de arquivo e
procedimentos;
 Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos
documentos;
 Controlo e segurança da informação e dos fluxos de
informação (documentos e processos);
 Ganhos de eficiência administrativa e processual, com
consequente redução de custos operacionais;
 Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do
custo com fotocópias e impressões;
 Possibilidade de medir a eficiência dos recursos.

8. Algumas estatísticas sobre
documentos e arquivo
 Em média, cada funcionário, perde 12% do seu tempo à procura
de documentos na secretária ou no arquivo.
 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão
misturados com outros documentos.
 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados.
 50% de todos os documentos no seu arquivo são duplicados ou
encontram-se desatualizados.
 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser
imediatamente digitalizados permitindo a destruição do seu
original.
 O tempo despendido na gestão de documentos representa uma
das 10 atividades que mais tempo consome numa empresa.
 15% dos documentos manuseados perdem-se.
 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e
3% estão mal arquivados.
 Em média cada documento é copiado 9 vezes.