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Softwareprojektabnahme - Hinweise für Auftragsgeber

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  1. 1. Tipps für dieSoftwareprojektabnahmevon Michael Whittaker; www.michael-whittaker.de; post@michael-whittaker.de; 17. Juli 2010Ziel der AbschlusspräsentationDas oberste Ziel der Abschlusspräsentation im Rahmen einer Projektabnahme ist die Bestätigung desAuftraggebers, dass das die Software die in den Anforderungen, im Angebot und/oder im Pflichtenheftgenannten Funktionen leistet.In der Regel wird mit dieser Abnahme nicht nur das Projekt abgeschlossen und das Projektteamentlastet, sondern stellt auch eine Bedingung zur vollständigen Zahlung des Honorars dar1.Das Unterschreiben zur AbnahmeObwohl es sicherlich Fälle gibt, bei denen der Auftraggeber sofort und gerne die Abnahmeerklärungunterschreibt, ist es in der Regel in Ordnung, wenn einige Stunden oder einige Tage bis zur endgültigenAbnahme eingefordert werden2. So können Sie sich in Ruhe beraten und evtl. Rat von anderen Personeneinholen. Es empfiehlt sich außerdem, mindestens zu zweit zur Abnahme zu gehen, sodass man sichgegenseitig beraten und unterstützen kann3.Den Projektstatus beurteilenDie Erreichung der Ziele kann einfach ermittelt werden: Vergleichen Sie den aktuellen Stand des Projekts mitden im Projektauftrag definierten Zielen (i. d. R. Vertragsdokumente und Pflichtenheft). Haben sich dieAnforderungen häufiger geändert, so sind die hierzu generierten Dokumente (Skizzen, Beschreibungen,E-Mails, ...) ebenso beim Vergleich zu betrachten.Gehen Sie hier ruhig kleinlich und Punkt für Punkt durch – es geht schließlich um eine häufig nicht geradekleine Geldsumme.Dokumentation (I)Dokumentieren Sie die Abnahme! Neben dem aktuellen Status und dem Erreichungsgrad der einzelnenPunkte, sind vor allem eine priorisierte Übersicht der noch offenen Punkte bzw. evtl. Mängel undAbweichungen von den vorher festgelegten Zielen wichtig.1Abgesehen von der Funktion als „Zahlungsfreigabe“ ist bei Werkverträgen (§640 BGB) die Abnahme vomAuftraggeber sogar gesetzlich kodifiziert und somit unabdingbare Pflicht.2 Ein Ende dieser „Bedenkzeit“ sollte jedoch deutlich fixiert werden.3Diese Personen sollten am besten aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen kommen, um sichgegenseitig mit Fachkenntnissen zu ergänzen.
  2. 2. Dokumentation (II)Bestehen Sie auf eine angemessene Dokumentation der Software. Ein Benutzerhandbuch solltevorhanden sein, falls nicht explizit darauf verzichtet wurde. Außerdem sollte der Code kommentiert undÄnderungen5 an bestehenden System / Datenbanken beschrieben werden.Falls es sich um ein externe Projektteam handelt, sollten außerdem alle in dem Projekt entstandenenDokumente und Daten, die auch nur denkbar in der Zukunft mal hilfreich sein könnten, dem Auftraggeberzur Verfügung gestellt werden.NachbesserungenAuch wenn nicht alle Ziele zu 100% funktionieren, kann es dennoch in einigen Fällen sinnvoll sein, dasProjekt in einer ersten Stufe abzunehmen und die Mängel, die zwingend nachgebessert werden müssen, ineinem separaten Dokument festzuhalten. Der Auftragnehmer verpflichtet sich dann, diese Punkte bis zueinem festgelegten Zeitpunkt zu beheben.Nach der Nachbesserung wird in einer zweiten Stufe dann das Projekt abgeschlossen.FolgeprojekteHaben sich während des Projekts neue größere Anforderungen ergeben, kann auch im Anschluss an dieerfolgreiche Abnahme über ein Folgeprojekt gemeinsam nachgedacht werden. Hier sollten jedochgenauso wie auch im Erstprojekt detailliert die Anforderungen und Ziele in einem Pflichtenheft vereinbartwerden.Verschwiegenheit und DatenschutzJe nach dem was im Vertrag vereinbart wurde, müssen im Anschluss an das Projekt ggf. alle zur Verfügunggestellten Dokumente an den Auftraggeber zurückgegeben bzw. gelöscht werden 5. DieVerschwiegenheitsklauseln im Projektvertrag gelten natürlich immer noch.Ggf. eingerichtete IT-Zugänge sollten deaktiviert werden.4Insbesondere Änderungen an bestehenden System und Datenbanken müssen dritten Personenverständlich sein und von ihnen ausgeführt werden können.5 Eine sichere Speicherung beim Auftraggeber ist u. U. auch nötig und eine Alternative.

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