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Support du webinar sur les fonctions collaboratives et sociales d'Alfresco

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Webinar "Fonctions collaboratives d'Alfresco" Webinar "Fonctions collaboratives d'Alfresco" Presentation Transcript

  • Travail Collaboratif
  • Agenda Gestion documentaire et travail collaboratif Share : gestion de contenu social Fonctionnalités avancées Pour aller plus loin ...
  • Agenda Gestion documentaire et travail collaboratif Share : gestion de contenu social Fonctionnalités avancées Pour aller plus loin ...
  • Gestion documentaire et travail collaboratifLa gestion documentaire (GED) s’oriente autour de documents, mis àdisposition d’utilisateurs et enregistrés dans un plan de classement.La gestion collaborative de contenu s’oriente autour des interactionsentre les utilisateurs dans le cadre de la production de contenus(documents, emails, articles de blog, page wiki, vidéo, etc …).Avec l’interface Share, cette brique fonctionnelle collaborative a étébâtie sur la plateforme Alfresco, offrant les bénéfices suivants :- les capacités d’un système de GED (versionning, workflowsdocumentaires, gestion des permissions, métadonnées riches etc.)- les fonctionnalités d’une plateforme collaborative : espaces projets(sites), blogs, wikis, tableaux de bord etc.
  • Gestion documentaire et travail collaboratifPour mettre fin à une idée reçue …L’interface Share est apparue en version 3.0 d’Alfresco, offrant desfonctionnalités collaboratives Alfresco 3.0Depuis la version 3.4, l’interface Share permet le travail collaboratif et lagestion documentaire Alfresco 3.4
  • Agenda Gestion documentaire et travail collaboratif Share : gestion de contenu social Fonctionnalités avancées Pour aller plus loin ...
  • Share : Gestion de contenu social« Le volume exponentiel de contenu social qui est aujourd’hui créé parles entreprises requiert impérativement de nouveaux outils pour gérer soncycle de vie, son stockage et sa mise à disposition.Comprendre la nature de ce contenu (un document de travail ou unespace de partage d’idées par exemple), ainsi que son objectif, estcrucial pour définir quel système et quel outil utiliser ». Gartner Inc, 2010L’entreprise doit savoir gérer ces nouveaux contenusinformels et non-structurés.
  • Share : Gestion de contenu social Alfresco Entreprise 3.4 est une plateforme qui permet de capturer, organiser et partager un contenu d’entreprise, tout en garantissant sa pérennité.
  • Share : Gestion de contenu socialAlfresco intègre également des briques « sociales » : • Statut des utilisateurs (temps réel) • Possibilité de commenter le contenu (document, article de blog etc …) • Sites favoris • Tableaux de bord personnels • Fil d’activitésEt d’autres à venir dans les prochaines versions …
  • Share : Gestion de contenu social
  • Share : sites collaboratifs - introductionLes sites Share sont des « espaces intelligents », quidisposent de leurs outils collaboratifs dédiés.Un site peut être vu comme un « espace projet », au sein duquel desutilisateurs ou groupes d’utilisateurs collaborent, autour de contenus :- des documents- des informations publiées (pages wiki, articles de Blog, discussions)- des évènements- des listes de données structurées- etc.
  • Share : sites collaboratifs - introductionChaque site Share dispose d’outils dédiés :- un tableau de bord général- un entrepôt documentaire- un wiki- un blog- un forum de discussions- un calendrier partagé- une bibliothèque de liens- des listes de données
  • Share : sites collaboratifs - administrationLes sites Share permettent une administration fine :- Caractère public / public modéré / privé- Définition du tableau de bord du site- Gestion des utilisateurs et groupes membres du site- Gestion des permissions par l’attribution de « Rôles » (lecteur,contributeur, collaborateur, gestionnaire)- Choix des outils collaboratifs activés
  • Share : sites collaboratifs – tableaux de bordChaque site Share disposed’une page d’accueil sous laforme d’un tableau de bord :- permet l’agrégation d’informationsdiverses grâce aux dashlets- Configurable : disposition (nombre decolonnes) et dashlets (une vingtaine pardéfaut)- Configuration par les utilisateurs« gestionnaires » du site- Différent des tableaux de bordpersonnels, qui sont propres à chaqueutilisateur (configuration, informations)
  • Share : sites collaboratifs – tableaux de bord
  • Share : sites collaboratifs – entrepôtdocumentaireChaque site dispose de son entrepôt documentaire.Celui-ci est, comme le site, public, soumis àmodération, ou privé.- Gestion d’un plan de classement propre au site (espace projet)- Fonctionnalités avancées de gestion documentaire (versionning,permissions selon les rôles, gestion des métadonnées …)- Tags et commentaires- Filtres de navigation (hiérarchique : plan de classement, sémantique :tags)- Sélection multiple pour action- Imagettes (thumbnails)- Prévisualisation Flash (zoom, multi-pages, plein-écran, …)- Upload de fichiers multiples
  • Share : sites collaboratifs – entrepôtdocumentaire• Génération automatique de rendus Flash pour : o Word, PowerPoint, Excel o OpenOffice o Et plus …• Moteur de rendu extensible o Vidéos et Audio• Limitation de la bande passante• Prévisualisation sans téléchargement
  • Share : sites collaboratifs – Wiki et BlogWiki :- Editeur WYSIWYG et syntaxe simplifiée- Historique des versions- Tags sur les pages wiki- Métadonnées et renommage d’une page- Filtres de navigation et flux RSSBlog :- Editeur WYSIWYG : créez des articles de blog en texte riche- Export sur des blogs externes (Typepad, wordpress , …)- Tags, commentaires et flux RSS- Filtres de navigation
  • Share : sites collaboratifs – Wiki et Blog
  • Share : sites collaboratifs – Calendrier etliensCalendrier :- Gestion des évènements propres au site- Différents affichages : par jour, par semaine, par mois, ou le mode« agenda » (liste d’évènements)- Création / modification / suppression d’évènements- Tags sur les évènements- Filtres de navigation- export au format iCalLiens :- Internes ou externes- Tags, Flux RSS, commentaires
  • Share : sites collaboratifs – Discussions etlistes de donnéesDiscussions :- Liste de sujets de discussion- Réponses sur les sujets- Affichage des profils des intervenants- Tags et commentaires- Filtres de navigation et flux RSSListes de données :- Créez des données structurées- Exemples : liste d’évènements (date + objet + lieu + etc.), liste detâches (objet + échéance + priorité + état + etc.)- Concevez vos propres modèles de listes de données
  • Share : sites collaboratifs – Discussions etlistes de données
  • Share : sites collaboratifs – protocoleSharePointLa suite de logiciels bureautique Microsoft Office estintégrée avec Alfresco pour le travail collaboratif(protocole SharePoint) :- Création d’un « site » à partir de Word, Excel, Powerpoint- Edition en ligne des documents d’un site Share depuis IE et MicrosoftOffice- Gestion du cycle de vie d’un document (création, modification,enregistrement dans un site)- Sauvegarde locale, édition hors-ligne (synchronisation, mises-à-jour,gestion des conflits, …)- Gestion des membres du site et de leurs permissions- Aucune installation sur le poste client- Office 2003 et Office 2007
  • Share : sites collaboratifs – protocoleSharePoint Office pense être connecté à Sharepoint Verrou Gestion de version
  • Agenda Gestion documentaire et travail collaboratif Share : gestion de contenu social Fonctionnalités avancées Pour aller plus loin ...
  • Fonctionnalités avancées - WorkflowsShare permet, depuis la version 3.4, de définir etd’utiliser des workflows avancés :• Le moteur de workflows jBPM• Workflows documentaires et non-documentaires• Fonctionnellement riche : assignations à des utilisateurs ou groupes, gestion en parallèle / série, déclenchement d’actions (etc…)• Ecrans de gestion (tableaux de bord), et filtres de navigation (échéance, type de workflow, priorité …) « mes tâches », « les workflows que j’ai initiés », « détails d’une tâche », « détails d’un workflow », …
  • Fonctionnalités avancées - Workflows
  • Fonctionnalités avancées - RechercheShare s’appuie sur l’entrepôt Alfresco et profite doncde ses capacités d’indexation et recherche (Lucene)• Recherche contenus et espaces• Recherche dans les métadonnées et les contenus plein texte• Recherche type Google (opérateur AND / OR, …)• Recherche simple / recherche avancée• Recherche dans l’entrepôt / recherche multi-sitesLa recherche avancée doit répondre à un besoin de chaqueutilisateur de la plateforme :• Formulaires de recherche avancés configurables (champs de recherche, permissions, restrictions etc.)• Formulaires de recherche multiples, pour correspondre à chaque public / à chaque besoin
  • Fonctionnalités avancéesLa collaboration est favorisée par l’ouvertured’Alfresco et son intégration avec :• Protocole IMAP (clients messagerie)• QuickR (Lotus)• LifeRay portal• Microsoft Office• Google Docs• Etc.
  • Fonctionnalités avancées
  • Ce qu’il faut retenir
  • Agenda Gestion documentaire et travail collaboratif Share : gestion de contenu social Fonctionnalités avancées Pour aller plus loin ...
  • Pour aller plus loin …• Essayez Alfresco !• Essai pendant 24 heures en mode Cloud o http://bit.ly/EntTrial o http://bit.ly/RM-Trial• Version d’évaluation 30 jours o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/• Vidéos de démonstration o http://www.youtube.com/alfresco101
  • Questions?