Mendime

2,054 views
1,885 views

Published on

Published in: Entertainment & Humor
0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,054
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
60
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Mendime

  1. 1. pib wien Pädagogisches Institut des Bundes Wien Mendime bazë mbi menaxhimin e projektit Publikim i Institutit Federal Pedagogjik C.Berger H.Berger R.Bodlak K.Schubert Vjenë, Shtator 1999
  2. 2. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 2 nga 45 Përmbajtja Parathënie__________________________________________14 1. Hyrje_________________________________________________15 Çfarë është menaxhimi i projektit?__________________________15 Pse e gjithë kjo?________________________________________15 Si mund të shfrytëzohen këto mendime?_____________________15 Nga ideja tek zbatimi_____________________________________15 2.1 Analiza e vlerave të projektit__________________________16 Çfarë?____________________________________________16 Pse?________________________________________________16 Si?_________________________________________________16 Këshilla dhe marifete!________________________________16 Shembull:___________________________________________16 Analiza e vlerave të projektit_____________________________16 Kriteri__________________________________________________16 Kompleks______________________________________________16 2.2 Kufizimi kohor dhe analiza e kontekstit________________17 Çfarë?______________________________________________17 Pse?________________________________________________17 Si?_________________________________________________17 këshilla & marifete_________________________________17 Shembull___________________________________________17 kufizimi kohor i projektit dhe – analiza e konteksteve_______17 2.3 Kufizimi konkret dhe analiza e kontekstit_______________18 Shembull:___________________________________________18 Kufizimi konkret i projektit dhe –analiza e konteksit________18 këshilla dhe marifete________________________________18 Çfarë?______________________________________________18 Pse?________________________________________________18 Si?_________________________________________________18 2.4 Kufizimi shoqëror dhe analiza e kontekstit_____________19 Çfarë?______________________________________________19 Pse?________________________________________________19 Si?_________________________________________________19 Këshilla dhe marifete!________________________________19
  3. 3. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 3 nga 45 Shembull:___________________________________________19 kufizimi shoqëror i projektit dhe – analiza e konteksteve____19 2.5 Detyra e projektit____________________________________20 Çfarë?______________________________________________20 Pse?________________________________________________20 Si?_________________________________________________20 Këshilla dhe marifete!________________________________20 Shembull:___________________________________________20 detyra e projektit – përmbajtjet minimale__________________20 2.6 Detyrëdhënësi i projektit_____________________________21 Çfarë?______________________________________________21 Pse?________________________________________________21 Si?_________________________________________________21 këshilla dhe marifete________________________________21 Shembull:___________________________________________21 pritshmëria e DP nga DDhP_______________________________21 2.7 Drejtuesi i projektit__________________________________22 Çfarë?______________________________________________22 Pse?________________________________________________22 Si?_________________________________________________22 këshilla dhe marifete________________________________22 Shembull:___________________________________________22 pritshmëri të ndryshme nga DP___________________________22 2.8 Grupi i projektit______________________________________23 Çfarë?______________________________________________23 Pse?________________________________________________23 Si?_________________________________________________23 këshilla dhe marifete!________________________________23 Shembull:___________________________________________23 Pritshmëri e DP nga PP___________________________________23 2.9 Format e komunikimit dhe rregullat e lojës_____________24 Çfarë?______________________________________________24 Pse?________________________________________________24 Si?_________________________________________________24 këshilla dhe marifete!________________________________24 Shembull:___________________________________________24 format e komunikimit dhe rregullat e lojës_________________24 2.10 „Trekëndëshi magjik“________________________________25 Çfarë?______________________________________________25
  4. 4. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 4 nga 45 Pse?________________________________________________25 këshilla dhe marifete!________________________________25 Shembull: __________________________________________25 „Trekëndëshi magjik“____________________________________25 2.11 Plani i strukturës së projektit________________________26 Çfarë?______________________________________________26 Pse?________________________________________________26 Si?_________________________________________________26 këshilla dhe marifete!________________________________26 Shembull:___________________________________________26 Plani i strukturës së projektit (PSP)_______________________26 2.12 Paketa e punës_____________________________________27 Çfarë?______________________________________________27 Pse?________________________________________________27 Si?_________________________________________________27 Këshilla & marifete!__________________________________27 Shembull:___________________________________________27 Paketa e punës__________________________________________27 PP 14: krijimi i niformacioneve për kapitullin e parë____27 Përmbajtje__________________________________________27 Jo-përmbajtje_______________________________________27 Rezultate___________________________________________27 2.13 Plani i kontrollit me faza_____________________________28 Çfarë?______________________________________________28 Pse?________________________________________________28 Si?_________________________________________________28 këshilla dhe marifete!________________________________28 Shembull:___________________________________________28 kontrolli me faza________________________________________28 2.14 Planet për shpenzimet dhe burimet___________________29 Çfarë?______________________________________________29 Pse?________________________________________________29 Si?_________________________________________________29 këshilla dhe marifete!________________________________29 Shembull:___________________________________________29 plani i shpenzimeve dhe i burimeve________________________29 2.15 Dokumentimi i projektit_____________________________30 Çfarë?______________________________________________30 Pse?________________________________________________30 Si?_________________________________________________30
  5. 5. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 5 nga 45 këshilla dhe marifete!_______________________________30 shembull:___________________________________________30 Projekti - dokumentimi___________________________________30 3.1 Vështrim i përgjithshëm______________________________31 Çfarë? _____________________________________________31 Paraqitja e gjendjes të përgjithshme të projektit (arritjet, afatet, shpenzimet, burimet) dhe analiza e devijimeve dhe masave të marra_____________________________________31 Pse?_______________________________________________31 Si?_________________________________________________31 Këshilla dhe marifete!________________________________31 Shembull:___________________________________________31 Raport mbi ecurinë e projektit____________________________31 3.2 Arritjet______________________________________________32 Këshilla & marifete!__________________________________32 shembull:___________________________________________32 ecuria në arritje sipas paketës së punës___________________32 Çfarë? _____________________________________________32 Interpretimi i zhvillimeve thelbësore në përmbatjen e projektit nëpërmjet planit të strukturës së projektit dhe paketës së punës ____________________________________32 Pse?________________________________________________32 Si?_________________________________________________32 3.3 Afatet kohore________________________________________33 Çfarë?______________________________________________33 Kontrolli i afateve të rëndësishëm të një projekti nëpërmjet kontrollit me faza_________________________33 Pse?________________________________________________33 Si?_________________________________________________33 Këshilla dhe marifete!________________________________33 Shembull:___________________________________________33 Kontrolli i afateve kohore________________________________33 3.4 Shpenzimet dhe burimet______________________________34 Çfarë? _____________________________________________34 Kontrolli i planifikimit të shpenzimeve të orientuar sipas fazave ____________________________________________________34 Pse?________________________________________________34 Si?_________________________________________________34 Këshilla & marifete!__________________________________34 Shembull:___________________________________________34
  6. 6. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 6 nga 45 Përpunimi i vlerësimit të burimeve________________________34 3.5 Marrëdhëniet e brendshme dhe analiza e pikave të përbashkëta të projektit ________________________________35 Çfarë?______________________________________________35 Përpunimi i marrëdhënieve të brendshme të anëtarëve të grupit të punës me marrdhëniet e projektit me pikat e përbashkëta ________________________________________35 Pse?________________________________________________35 Si?_________________________________________________35 Këshilla dhe marifete!________________________________35 Beispiel:____________________________________________35 Kontroll social___________________________________________35 4. Marketingu i projektit_________________________________36 Çfarë? _____________________________________________36 Përparimi i projektit dhe rezultatet e pritshme u duhen bërë të ditura ambjentit._____________________________36 Pse?________________________________________________36 Si?_________________________________________________36 Këshilla & marifete!__________________________________36 Shembull:___________________________________________36 Fushat e marketingut____________________________________36 5.1 vlerësimi i qëllimeve të projektit______________________37 Çfarë?______________________________________________37 Pse?________________________________________________37 Si?_________________________________________________37 Këshilla & marifete!__________________________________37 Shembull _______________________________________37 Reflektim mbi qëllimet e projektit_____________________37 5.2 Vlerësimi i bashkëpunimit në grup_____________________38 Çfarë? _____________________________________________38 Pse?________________________________________________38 Si?_________________________________________________38 Këshilla & marifete!__________________________________38 Shembull:___________________________________________38 Reflektim – grupi i projektit______________________________38 5.3 Mbyllja e projektit___________________________________39 Çfarë?______________________________________________39 Pse?________________________________________________39 Si?_________________________________________________39 Këshilla & marifete!__________________________________39 Shembull:___________________________________________39
  7. 7. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 7 nga 45 Ndarja e grupit të projektit_______________________________39 6. Shtojcë_______________________________________________40 Detyra e projektit:___________________________________43 Analiza e ambjentit të projektit:______________________44 Plani i strukturës së projektit:________________________45 Të veçantat e paketës së punës:______________________46 PP 000: XY__________________________________________46 Përmbajtje _________________________________________46 Jo – Përmbajtje_____________________________________46 Rezultate___________________________________________46 PP 001: YZ__________________________________________46 Përmbajtje__________________________________________46 Jo - Përmbajtje______________________________________46 Rezultate___________________________________________46 Plan i përgjithshëm:_________________________________47 Plani i burimeve dhe shpenzimeve:____________________47 Roli në projekt:______________________________________48 Format e komunikimit:_______________________________49 Rregullat e lojës:____________________________________49 Plani i veprimit (TO-DO-List):_________________________50 Raporti mbi ecurinë e projektit_______________________51 Shkurtime: _____________________________________________56
  8. 8. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 8 nga 45 Parathënie__________________________________________14 1. Hyrje_________________________________________________15 Çfarë është menaxhimi i projektit?__________________________15 Pse e gjithë kjo?________________________________________15 Si mund të shfrytëzohen këto mendime?_____________________15 Nga ideja tek zbatimi_____________________________________15 2.1 Analiza e vlerave të projektit__________________________16 Çfarë?____________________________________________16 Pse?________________________________________________16 Si?_________________________________________________16 Këshilla dhe marifete!________________________________16 Shembull:___________________________________________16 Analiza e vlerave të projektit_____________________________16 Kriteri__________________________________________________16 Kompleks______________________________________________16 2.2 Kufizimi kohor dhe analiza e kontekstit________________17 Çfarë?______________________________________________17 Pse?________________________________________________17 Si?_________________________________________________17 këshilla & marifete_________________________________17 Shembull___________________________________________17 kufizimi kohor i projektit dhe – analiza e konteksteve_______17 2.3 Kufizimi konkret dhe analiza e kontekstit_______________18 Shembull:___________________________________________18 Kufizimi konkret i projektit dhe –analiza e konteksit________18 këshilla dhe marifete________________________________18 Çfarë?______________________________________________18 Pse?________________________________________________18 Si?_________________________________________________18 2.4 Kufizimi shoqëror dhe analiza e kontekstit_____________19 Çfarë?______________________________________________19 Pse?________________________________________________19 Si?_________________________________________________19 Këshilla dhe marifete!________________________________19 Shembull:___________________________________________19 kufizimi shoqëror i projektit dhe – analiza e konteksteve____19 2.5 Detyra e projektit____________________________________20 Çfarë?______________________________________________20
  9. 9. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 9 nga 45 Pse?________________________________________________20 Si?_________________________________________________20 Këshilla dhe marifete!________________________________20 Shembull:___________________________________________20 detyra e projektit – përmbajtjet minimale__________________20 2.6 Detyrëdhënësi i projektit_____________________________21 Çfarë?______________________________________________21 Pse?________________________________________________21 Si?_________________________________________________21 këshilla dhe marifete________________________________21 Shembull:___________________________________________21 pritshmëria e DP nga DDhP_______________________________21 2.7 Drejtuesi i projektit__________________________________22 Çfarë?______________________________________________22 Pse?________________________________________________22 Si?_________________________________________________22 këshilla dhe marifete________________________________22 Shembull:___________________________________________22 pritshmëri të ndryshme nga DP___________________________22 2.8 Grupi i projektit______________________________________23 Çfarë?______________________________________________23 Pse?________________________________________________23 Si?_________________________________________________23 këshilla dhe marifete!________________________________23 Shembull:___________________________________________23 Pritshmëri e DP nga PP___________________________________23 2.9 Format e komunikimit dhe rregullat e lojës_____________24 Çfarë?______________________________________________24 Pse?________________________________________________24 Si?_________________________________________________24 këshilla dhe marifete!________________________________24 Shembull:___________________________________________24 format e komunikimit dhe rregullat e lojës_________________24 2.10 „Trekëndëshi magjik“________________________________25 Çfarë?______________________________________________25 Pse?________________________________________________25 këshilla dhe marifete!________________________________25 Shembull: __________________________________________25 „Trekëndëshi magjik“____________________________________25
  10. 10. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 10 nga 45 2.11 Plani i strukturës së projektit________________________26 Çfarë?______________________________________________26 Pse?________________________________________________26 Si?_________________________________________________26 këshilla dhe marifete!________________________________26 Shembull:___________________________________________26 Plani i strukturës së projektit (PSP)_______________________26 2.12 Paketa e punës_____________________________________27 Çfarë?______________________________________________27 Pse?________________________________________________27 Si?_________________________________________________27 Këshilla & marifete!__________________________________27 Shembull:___________________________________________27 Paketa e punës__________________________________________27 PP 14: krijimi i niformacioneve për kapitullin e parë____27 Përmbajtje__________________________________________27 Jo-përmbajtje_______________________________________27 Rezultate___________________________________________27 2.13 Plani i kontrollit me faza_____________________________28 Çfarë?______________________________________________28 Pse?________________________________________________28 Si?_________________________________________________28 këshilla dhe marifete!________________________________28 Shembull:___________________________________________28 kontrolli me faza________________________________________28 2.14 Planet për shpenzimet dhe burimet___________________29 Çfarë?______________________________________________29 Pse?________________________________________________29 Si?_________________________________________________29 këshilla dhe marifete!________________________________29 Shembull:___________________________________________29 plani i shpenzimeve dhe i burimeve________________________29 2.15 Dokumentimi i projektit_____________________________30 Çfarë?______________________________________________30 Pse?________________________________________________30 Si?_________________________________________________30 këshilla dhe marifete!_______________________________30 shembull:___________________________________________30 Projekti - dokumentimi___________________________________30 3.1 Vështrim i përgjithshëm______________________________31
  11. 11. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 11 nga 45 Çfarë? _____________________________________________31 Paraqitja e gjendjes të përgjithshme të projektit (arritjet, afatet, shpenzimet, burimet) dhe analiza e devijimeve dhe masave të marra_____________________________________31 Pse?_______________________________________________31 Si?_________________________________________________31 Këshilla dhe marifete!________________________________31 Shembull:___________________________________________31 Raport mbi ecurinë e projektit____________________________31 3.2 Arritjet______________________________________________32 Këshilla & marifete!__________________________________32 shembull:___________________________________________32 ecuria në arritje sipas paketës së punës___________________32 Çfarë? _____________________________________________32 Interpretimi i zhvillimeve thelbësore në përmbatjen e projektit nëpërmjet planit të strukturës së projektit dhe paketës së punës ____________________________________32 Pse?________________________________________________32 Si?_________________________________________________32 3.3 Afatet kohore________________________________________33 Çfarë?______________________________________________33 Kontrolli i afateve të rëndësishëm të një projekti nëpërmjet kontrollit me faza_________________________33 Pse?________________________________________________33 Si?_________________________________________________33 Këshilla dhe marifete!________________________________33 Shembull:___________________________________________33 Kontrolli i afateve kohore________________________________33 3.4 Shpenzimet dhe burimet______________________________34 Çfarë? _____________________________________________34 Kontrolli i planifikimit të shpenzimeve të orientuar sipas fazave ____________________________________________________34 Pse?________________________________________________34 Si?_________________________________________________34 Këshilla & marifete!__________________________________34 Shembull:___________________________________________34 Përpunimi i vlerësimit të burimeve________________________34 3.5 Marrëdhëniet e brendshme dhe analiza e pikave të përbashkëta të projektit ________________________________35 Çfarë?______________________________________________35
  12. 12. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 12 nga 45 Përpunimi i marrëdhënieve të brendshme të anëtarëve të grupit të punës me marrdhëniet e projektit me pikat e përbashkëta ________________________________________35 Pse?________________________________________________35 Si?_________________________________________________35 Këshilla dhe marifete!________________________________35 Beispiel:____________________________________________35 Kontroll social___________________________________________35 4. Marketingu i projektit_________________________________36 Çfarë? _____________________________________________36 Përparimi i projektit dhe rezultatet e pritshme u duhen bërë të ditura ambjentit._____________________________36 Pse?________________________________________________36 Si?_________________________________________________36 Këshilla & marifete!__________________________________36 Shembull:___________________________________________36 Fushat e marketingut____________________________________36 5.1 vlerësimi i qëllimeve të projektit______________________37 Çfarë?______________________________________________37 Pse?________________________________________________37 Si?_________________________________________________37 Këshilla & marifete!__________________________________37 Shembull _______________________________________37 Reflektim mbi qëllimet e projektit_____________________37 5.2 Vlerësimi i bashkëpunimit në grup_____________________38 Çfarë? _____________________________________________38 Pse?________________________________________________38 Si?_________________________________________________38 Këshilla & marifete!__________________________________38 Shembull:___________________________________________38 Reflektim – grupi i projektit______________________________38 5.3 Mbyllja e projektit___________________________________39 Çfarë?______________________________________________39 Pse?________________________________________________39 Si?_________________________________________________39 Këshilla & marifete!__________________________________39 Shembull:___________________________________________39 Ndarja e grupit të projektit_______________________________39 6. Shtojcë_______________________________________________40 Detyra e projektit:___________________________________43
  13. 13. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 13 nga 45 Analiza e ambjentit të projektit:______________________44 Plani i strukturës së projektit:________________________45 Të veçantat e paketës së punës:______________________46 PP 000: XY__________________________________________46 Përmbajtje _________________________________________46 Jo – Përmbajtje_____________________________________46 Rezultate___________________________________________46 PP 001: YZ__________________________________________46 Përmbajtje__________________________________________46 Jo - Përmbajtje______________________________________46 Rezultate___________________________________________46 Plan i përgjithshëm:_________________________________47 Plani i burimeve dhe shpenzimeve:____________________47 Roli në projekt:______________________________________48 Format e komunikimit:_______________________________49 Rregullat e lojës:____________________________________49 Plani i veprimit (TO-DO-List):_________________________50 Raporti mbi ecurinë e projektit_______________________51 Shkurtime: _____________________________________________56
  14. 14. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 14 nga 45 Parathënie të nderuar zonja dhe zotërinj! Në kohën e vrullshme që po jetojmë, në të cilën ndodhin transformime të shpejta, është e pamundur të heqësh dorë, nga futja e standarteve edhe në sistemin arsimor. Mendimi bazë i menaxhimit të projektit është një mjet i tillë i standartizuar për projekte që kanë të bëjnë me organizimin dhe ndryshimin e tij. Menaxhimi i projektit u mundëson detyrëdhënësve dhe grupeve të projektit një përpunim sistematik dhe të strukturuar të detyrave komplekse sipas kushteve të përcaktuara; pse jo edhe me përdorimin e një gjuhe të përbashkët. Në të njëjtën kohë menaxhimi i projektit – përtej të menduarit hirarkik – i kushton rëndësi procesit të projektit. Ky proces përmbledh planifikimin, zbatimin, kontrollimin, marketingun dhe vlerësimin. Dokumentimi i rezultateve dhe vlerësimi i përpunimit të projektit përbëjnë potenciale përmirësuese për të ardhmen e projekteve dhe mundësojnë në këtë mënyrë një proces të vazhdueshëm përmirësimi. Prandaj mjete të tilla si menaxhimi i projektit janë gurë themeltarë të menaxhimit të cilësisë në rrugën për mbështetjen e punonjësve nëpërmjet nxitjes së të menduarit dhe vepruarit aktiv në të gjithë rrjetin shkollor. Mag. Walter Grafinger Drejtuese e departamentit për shkollat profesionale Drejtoria arsimore Vjenë
  15. 15. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 15 nga 45 1. Hyrje Çfarë është menaxhimi i projektit? Menaxhimi i projektit është një mjet për zbatimin e strukturuar të detyrave me përmbajtje komplekse, të cilat janë të kufizuara në kohë, kanë një qëllim të caktuar dhe shfaqen gjatë punës së përditshme tek gjithsecili. Pse e gjithë kjo? • gjuhë e përbashkët për temën e menaxhimit të projektit në shkollat profesionale • mjet, për të futur në mëyrë efiçente dhe efektive të rejat • mjet për menaxhimin e cilësisë • fokusi drejt dobisë për klientin (Kush i merr të mirat? Pse i duhet klientit rezultati i projektit? Sa e madhe është dobia për partnerët me interes të shkollës?) • standarte dhe transparencë • zbatim shumë i mirë i burimeve të disponueshme (personeli, koha dhe financat) Si mund të shfrytëzohen këto mendime? • për të mësuar menaxhimin e projektit • si libër leximi • nxitje dhe shembuj për mjete personale • shembull për zbatimin e projekteve personale • per të mësuar përvoja – këshilla dhe manovra • libri i projektit, formularë dhe tabela si shembuj, të ofruar në një disketë të bashkangjitur Nga ideja tek zbatimi Në kuadrin e aktiviteteve për kualifikimin e mësuesve është shfaqur gjithmonë dëshira për të dhënë mendime në lidhje me menaxhimin e projektit, në mënyrë që të mund të zbatohen sa më mirë projektet strukturore. Duhet të gjendet gjuha e përbashkët midis të gjithë pjesëmarrësve në sistemin shkollor. Zonja Dr. Maria Egger, një trajnuese e Roland Gareis Consulting, dha shtysën për këto mendime. Ne e falënderojmë atë për këtë dhe për përpunimin kritik. Autorët Formulimet, që i referohen personave, vlejnë si për formën mashkullore ashtu dhe për atë femërore. Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  16. 16. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 16 nga 45 2.1 Analiza e vlerave të projektit Çfarë? Këshilla dhe marifete! Analiza e vlerave të projektit shërben si ndihmë për të vendosur, nëse marrja përsipër ♦ Në rast se detyrëdhënësi kërkon e detyrës si projekt duhet të zbatohet me që një detyrë komplekse të metodat e menaxhimit të projektit apo jo. zbatohet me metodat e menaxhimit të projektit, atëherë Pse? kjo analizë mund të mos bëhet. ♦ Për të kuptuar kompleksitetin e detyrave ♦ Koha: maksimalisht një mbledhje e ♦ ndihmë për të argumentuar përballë grupit (rreth 2 deri 4 orë) detyrëdhënësit ♦ gjithmonë në grup Si? ♦ Në rast se kriteret kanë tendencë të lartë, atëherë detyra duhet të ♦ Vetëm në grup detyra si projekt. ♦ Nëpërmjet analizës së vlerave ose në mënyrë intuitive ♦ Sipas kritereve: • kompleksiteti i problemit • lloji i ri • rreziku • rëndësia strategjike • orientimi drejt rezultatit Shembull: Analiza e vlerave të projektit Kriteri i lartë i mesëm i ulët argumentimi Kompleks i ri me rrezik me rëndësi strategjike i orientuar drejt rezultatit Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  17. 17. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 17 nga 45 2.2 Kufizimi kohor dhe analiza e kontekstit Çfarë? këshilla & marifete Kufizimi kohor i projektit, pra përcaktimi i afatit të fillimit dhe të mbarimit si edhe ngjarja ♦ fillimi i projektit është në e fillimit dhe e mbarimit të projektit përgjithësi një seminar Pse? ♦ Ngjarja përmbyllëse (në përmbajtje dhe nga ana ♦ Qartësimi i faktit, se se kur dhe me çfarë shoqërore) duhet të përjetohet fillon dhe mbaron projekti nga të gjithë punonjësit e projektit ♦ Përcaktimi i qartë i ngjarjes përmbyllëse, në – ngjarje në grup (p.sh. prezantimi mënyrë që projekti të mos ecë shumë i rezultateve, ekspozita etj) ngadalë ♦ Afati i fillimit dhe i mbarimit është gjithmonë një datë konkrete! Si? ♦ Vetëm gjërat e kufizuara janë të ♦ në mënyrë analitike planifikueshme ♦ në grup ♦ gjatë seminarit hapës të projektit  shiko librin e projektit: f. 32 Shembull kufizimi kohor i projektit dhe – analiza e konteksteve afati i fillimit afati i mbarimit Faza pas projektit: Faza para projektit: projekte vijues, ndryshime arsyet dhe shkaqet, që strukturore për shkak të çojnë në projekt, p.sh. projektit, p.sh.: shpenzime që vendime të marra, historia pasojnë më vonë, të mira që e projektit, dokumentime pasojnë ngjarja e fillimit ngjarja mbyllëse Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  18. 18. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 18 nga 45 2.3 Kufizimi konkret dhe analiza e kontekstit këshilla dhe marifete Çfarë? Përcaktimi qëllimeve dhe i jo-qëllimeve të ♦ qëllimet dhe jo-qëllimet duhet të projektit, i detyrave kryesore që duhet të formulohen në mënyrë të përmbushen dhe vizualizimi i: Çfarë është matshme dhe të vlerësueshme „brenda“- çfarë është „jashtë“? (kombinimi folje/ndajfolje është i mirë: p.sh.: përgatitja e Pse? prezantimeve, hartimi i shtojcave) ♦ Qëllimet dhe jo-qëllimet përcaktohen qartë – ulet kompleksiteti dhe përjashtimi i ♦ Kriteret për përcaktimin e qëllimit: ndërgjegjshëm i qëllimeve „të cilat Kush i shijon të mirat? ndodhen afër dhe që janë të padëshiruara“ Pse nevojiten rezultatet? ♦ shërben si bazë për negocime/marrëveshje ♦ Sa më qartë të përcaktohen me detyrëdhënësin qëllimet dhe jo-qëllimet, aq më i kufizuar është projekti – negocimi ♦ bëhen të dukshme lidhjet me me DDhP më i lehtë projekte/strategji/masa të tjera Si? ♦ në mënyrë analitike shiko librin e projektit f.32 ♦ në grup ♦ gjatë seminarit hapës të projktit Shembull: Kufizimi konkret i projektit dhe –analiza e konteksit projekt tjetër A strategji tjetër B ♦ tregtimi i librit ♦ përmirësimi i figurës ♦. . . ... Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  19. 19. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 19 nga 45 2.4 Kufizimi shoqëror dhe analiza e kontekstit Çfarë? Këshilla dhe marifete! Detyrëdhënësi/drejtuesi i projektit dhe anëtarët e grupit të projektit përcaktohen ♦ Analiza e pikave të përbashkëta përfundimisht, bëhen të qarta pikat e (vlerësimi) nuk duhet të publikohet përbashkëta të tyre si dhe vlerësohen ♦ Pas vlerësimit të pikave të Pse? përbashkëta duhet të merren masa konkrete, në mënyrë që të ♦ Rolet në projekt përcaktohen qartë mënjanohen pengesat gjatë (detyrëdhënësi i projektit, drejtuesi i zbatimit të projektit, ose për të projektit, grupi i projektit, role të tjera) gjetur pika të tjera të përbashkëta ♦ bëhen të dukshme dhe vlerësohen pikat e të përshtatshme përbashkëta me organizatat, në mënyrë që ♦ Sa më e rëndësishme të jetë pika të mundësohet marrja e masave e përbashkët, aq më tepër afrohet ajo me projektin ♦ vlerësimi me simbole, p.sh.: ,  Si? ♦ në mënyrë analitike ♦ në grup shiko librin e projektit, f. 33 ♦ gjatë seminarit hapës të projektit shiko librin e projektit, f.10 Shembull: kufizimi shoqëror i projektit dhe – analiza e konteksteve  MASH DA DDhP: DP: MP 1:  MP 2: N.N. AGP: Emri i pikës së . përbashkët . N.N. Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  20. 20. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 20 nga 45 2.5 Detyra e projektit Çfarë? Këshilla dhe marifete! Instrument formal, që krijon përgjegjësi dhe shërben për përshkrimin e shkurtër të ♦ Çdo detyrë projekti nënshkruhet projektit nga detyrëdhënësi dhe drejtuesi i projektit Pse? ♦ shërben gjithmonë si bazë ♦ Ngarkim formal me detyrë nga informuese, në rast se ka variante detyrëdhënësi i brendshëm të ndryshme për të rënë dakort ♦ për qëllimet bihet përfundimisht dakort me ♦ bazë është përkufizimi i projektit detyrëdhënësin dhe analiza e kontekstit ♦ vendimet e marra në lidhje me projektin duhet të respektohen Si? ♦ me shkrim (nëse e mundur me formular të gatshëm) ♦ përpunimi nga drejtuesi i projektit ♦ miratim i detyrës së përpunuar të projektit  shiko librin e projektit: f 32 së bashku me grupin Shembull: detyra e projektit – përmbajtjet minimale Emri i projektit detyrëdhënësi i Drejtuesi i Fazat e projektit/Detyrat Burimet/shpenzimet projektit: projektit: kryesore: • • • • ngjarja hapëse: afati i fillimit: lidhja me strategjitë, projektet dhe aktivitetet e tjera: afati i mbarimit: • ngjarja mbyllëse: Faza para projektit: Faza pas projektit: Anëtarët e grupit të projektit: Punonjësit e • • • projektit: • • • • qëllime: jo - qëllime Firma: Detyrëdhënësi i Data: • • projektit: Drejtuesi i projektit: Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  21. 21. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 21 nga 45 2.6 Detyrëdhënësi i projektit Çfarë? këshilla dhe marifete përcaktimi i detyrës së projektit dhe mbështetja e grupit të projektit ♦ nënshkrimi i detyrës së projektit Pse? ♦ sigurimi i kontaktimit me drejtuesin e projektit p.sh.:Jour-Fix, 1 herë në ♦ mundësimi i kushteve për zbatimin e muaj, një orë fikse etj. projektit Si? ♦ bihet dakort me drejtuesit e projektit për strategjitë dhe qëllimit të projektit ♦ bashkëvepron në fillim të projektit ♦ ve në dispozicion informacione dhe burime të domosdoshme ♦ jep kompetenca ♦ merr vendime të rëndësishme që lidhen me projektin (me drejtuesin e projektit) ♦ mbështe në rast krizash shiko librin e projektit, f. 37 ♦ mbështet marketingun e projektit shiko librin e projektit, f. 27 Shembull: pritshmëria e DP nga DDhP  zbatim i detyrueshëm i projektit  informacion i rregullt  përmbushje e detyrave të projektit DDP DP PP P  kompetencë për vendimmarrje Go/No-Go  mbulimi  arritshmëria  përgatitja e burimeve Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  22. 22. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 22 nga 45 2.7 Drejtuesi i projektit Çfarë? këshilla dhe marifete përgjegjësi për realizimin me sukses të projektit ♦ rënia dakort me detyrëdhënësin e projektit për detyrën konkrete të Pse? projektit ♦ sigurimi i realizimit të qëllimeve të projektit ♦ respektimi i rregullave të lojës ♦ përfaqësimi në ambjentet relevante ♦ gjetja e kohës për menaxhimin e projektit, si nga përmbajtja ashtu Si? dhe nga afati kohor ♦ drejton grupin ♦ transmetim i vazhueshëm i ♦ formulon detyrën e projektit informacionit personave ♦ krijon kushtet organizative pjesëmarrës ♦ kryen mbledhjet e grupit të projektit ♦ delegimi i detyrave (Empowerment) ♦ harton dhe adapton në vazhdimësi planet e projektit dhe organizimit të projektit me grupin e projektit ♦ kryen kontrollin e projektit  shiko librin e projektit f. 37 ♦ realizon projektin së bashku me grupin  shiko librin e projektit, f.27 ♦ drejton në kuadrin e „trekëndëshit magjik“(shiko f. 14) Shembull: pritshmëri të ndryshme nga DP Shiko faqen 10 shiko faqen 10 DDP DP PP Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  23. 23. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 23 nga 45 2.8 Grupi i projektit Çfarë? këshilla dhe marifete! realizimi i projektit (drejtues projekti + anëtarët e grupit të projektit) ♦ respektimi i rregullave të lojës Pse? ♦ respektimi i afateve ♦ përmbushja e paketës së punës ♦ Empowerment ♦ realizimi i qëlliemve të projektit ♦ madhësia e bërthamës së grupit: 3 – 6 Persona, në mënyrë që të ♦ përfaqësimi i projektit brenda dhe jashtë punohet në mënyrë efikase Si? ♦ njofton rregullisht drejtuesit e projekit mbi ecurinë e punës ♦ merr pjesë në mbledhjet e projektit ♦ tregon gatishmëri për zgjidhjen e konflikteve shiko lirin e projektit: f 37 shiko mendime mbi projektin: f 27 Shembull: Pritshmëri e DP nga PP • respektimi i afateve – pjesëmarrje në mbledhje • përgjegjësi personale -menaxhim • gatishmëri për zgjidhje konflikti dhe kreativitet DDP DP PP • aftësi, qartësi, arritshmëri • njohje e shpejtë e vështirësive + pasoja • transmetim i mëtejshëm i informacionit Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  24. 24. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 24 nga 45 2.9 Format e komunikimit dhe rregullat e lojës Çfarë? këshilla dhe marifete! rregullat për bashkëpunimin në grup ♦ përcaktim i qartë i rregullave të Pse? lojës në fillim të projektit dhe bërja ♦ krijimi i qartësisë e ditur e tyre anëtarëve të projektit ♦ shmangia e konflikteve ♦ të jetuarit me rregullat e lojës ♦ motivimi për bashkëpunim Si? ♦ biseda personale – mbledhje për projektin – seminar për projektin ♦ formulimi i vlerave të veçanta qëndrore të projektit ♦ përcaktimi dhe respektimi i rregullave të lojës ♦ komunikim dhe informacion i hapur dhe direkt  shiko librin e projektit: f 38 ♦ përcaktimi i strukturës së komunikimit (kush takohet, kur dhe me çfarë qëllimi?) Shembull: format e komunikimit dhe rregullat e lojës emërtimi i mbledhjes përmbajtj pjesëmarrës shpeshtësia/zgjatja a rregullat e lojës - shembuj - pjesëmarrje korrektë në mbledhjet e projektit - orari të bëht i dítur jo më vonë se tre ditë më parë - detyrat e marra të zbatohen në përputhje me afatin - jo celularë, jo telefonata - komunikim i hapur – jo sekrete - jo persona përfaqësues në mbledhjet e bërthamës së grupit të projektit Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  25. 25. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 25 nga 45 2.10 „Trekëndëshi magjik“ Çfarë? këshilla dhe marifete! Paraqitje e tre fushave: të arritjeve, afatet dhe shpenzimet/burimet ♦ Në rast se kërkohen më shumë arritje, atëherë duhet të Pse? ndryshohen afatet ose të rriten ♦ zbatimi i suksesshëm varet nga marrja burimet. ? parasysh në mënyrë optimale e tre ♦ Në rast se një afat duhet të fushave, të cilat pjesërisht janë në respektohet edhe pse ka vonesa, kundërshtim me njëra-tjetrën atëherë duhet të ulet rendimenti ♦ ndryshimet në zhvilliminin e projektit çojnë ose të rriten burimet. në shtyrjen e këndeve të trekëndëshit ♦ Në rast se zvogëlohen burimet, ♦ i shërben transparencës ndaj duhet të ulet rendimenti ose të detyrëdhënësit të projektit dhe grupit të zgjaten afatet. projektit ♦ diskutim me detyrëdhënësin e projektit Si? ♦ në kuadrin e fillimit të projektit duhet të përcaktohen saktësisht të tre fushat ♦ në rast ndryshimesh të përdoret përshtatja ♦ marrja e lejës tek detyrëdhënësi i projektit Shembull: „Trekëndëshi magjik“ Arritje Shpenzime Afate Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  26. 26. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 26 nga 45 2.11 Plani i strukturës së projektit Çfarë? këshilla dhe marifete! Paraqitje e përbashkët e arritjeve të projektit (sistem hierarkik) ♦ përdorimi i teknikave vizualizuese Pse? ♦ plane strukturore standarte për projekte ♦ marrëveshje për detyrat ♦ 5 – 7 faza për çdo projekt ♦ strukturim i projektit ♦ të përdoren të njëjtat terma për të Si? njëjtat faza/funksione ♦ ndarje në faza plani, të kontrollueshme ♦ përpunim ciklik ♦ përcaktim „Top-Down“ i fazave ♦ mendim në cikle për zgjidhjen e problemeve (planifikim, zbatim, përkujdesje e mëpasshme) ♦ përdorim i PEDH  shiko librin e projektit: f 34 Shembull: Plani i strukturës së projektit (PSP) shkrimi i librit të gatimit menaxhimi i Informacion Koncept propozim i varianti pj. papërpunuar përfundimtar fillimi I pj mbledhje shkrimi i H1 informacioni diskutimi I përcaktimi i variantit konceptit direktivave përfundimtar M5 kontrolli i pj strukturimi i informacionit hartimi i shkrimi i formës H2 hartimi i propozimit konceptit H4 Pj- H3 Marketing dokumentim kontroll i marrrja e püërfundi mbyllja e pj informacion feedbackut mtar eve rënia H6 për dakort propozimin për koncepti prezanti n m Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  27. 27. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 27 nga 45 2.12 Paketa e punës Çfarë? Këshilla & marifete! Ndarje sistematike e arritjeve (detyrave) (paketë e qartë për arritjet) të grupit ose ♦ Të numërohet gjithnjë paketa e specialistëve punës Pse? ♦ Të përcaktohen gjithnjë përgjegjësit ♦ Punonjësit e përkohshëm duhet të kenë një vështrim të përgjithshëm, por jo dije ♦ Maksimalisht 8 paketa pune për në detaje çdo fazë të planit të projektit ♦ duhet të përcaktohen edhe përgjegjësitë e pjesshme ♦ duhet të përcaktohen edhe afatet kohore ndërmjtëse Si? ♦ me gojë ose me shkrim ♦ paraqitje shkurtër e qëllimt, jo-qëllimit, dhe e rezultateve të paketës së punës  shiko librin e projektit: f 35 ♦ shpërndahet nga drejtuesi i projektit  shiko mendime mbi projektin: f 21 Shembull: Paketa e punës PP 14: krijimi i niformacioneve për kapitullin e parë Përmbajtje • mbledhja e informacionit (brenda, jashtë) • informacioni të vendoset në sallën 102 • përcaktimi i kapitullit të parë (shiko AP 10) Jo-përmbajtje • veçimi i informacioneve • shpallja e informacioneve Rezultate • informacioni për kapitullin e parë ndodhet në sallën 102 Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  28. 28. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 28 nga 45 2.13 Plani i kontrollit me faza Çfarë? këshilla dhe marifete! Instrument i planifikimit të afateve ♦ të planifikonhen gjithmonë kohë të kontroll me faza = ngjarje e rëndësishme në vështira projekt (zgjatja = 0) ♦ distanca kohore të mos Pse? planifikohet shumë e madhe ♦ orientim drejt të kërkuarit të vazhdueshëm (ndarje e barabartë) të fiksohet gjithmonë plani bazë ♦ kontroll dhe ndihmë për të marrë vendim ♦ interpretimi i shtyrjeve të afateve Si? ♦ të plotësohen afatet kohore ♦ planifikim për të gjithë projektin dhe pjesët aktuale gjatë çdo mbledhjeje e projektit kontrolluese ♦ të nisemi nga plani i strukturës së projektit ♦ në rast se rrezikohet afati ♦ për planifikimin e parë të bihet dakort me përfundimtar është e nevojshme detyrëdhënësin e projektit dhe të hartohet rënia dakort me detyrëdhënësin e «plani bazë» ♦ ndryshimet në tregohen nëpërmjet „afateve aktuale“ në planin aktual  shiko librin e projektit: f 36  shiko kontrollin e projektit: f 22 Shembull: kontrolli me faza Kodi Kontrolli me faza Plan-bazë plani-aktual afati aktual H1 fillimi i projektit 17. 02. 1999 H2 informacioni i strukturuar 03. 03. 1999 H3 hartimi i konceptit 03. 03. 1999 H4 shkruarja e propozimit 05. 05. 1999 H5 shkruarja e variantit përfundimtar 23. 06. 1999 H6 dërgimi i variantit përfundimtar 22. 09. 1999 H7 bërja e prezantimit dhjetor 1999 H8 përfundimi i projektit 31. 12. 1999 Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  29. 29. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 29 nga 45 2.14 Planet për shpenzimet dhe burimet Çfarë? këshilla dhe marifete! Paraqitja e projektit nga perspektiva e shpenzimeve dhe e burimeve ♦ rënia dakort me detyrëdhënësin e projektit Pse? ♦ planifikimi i shpenzimeve ♦ Baza për të marrë vendim ♦ në rast se shpenzimet nuk janë ♦ kontrolli i ekonomizimit ndarë në mënyrë të drejtë të hetohet në mënyrë kritike plani i Si? strukturës së projektit në secilën ♦ planifikimi, përmbledhja dhe dokumentimi i fazë llojeve të shpenzimeve dhe i burimeve ♦ më mirë në përgjithësi se në ♦ hartimi i skeleteve të sasive/çmimeve për detaje – jo saktësi sa për t´u burimet e nevojshme dukur ♦ hetimi i shpenzimeve për të gjithë projektin  shiko librin e projektit: f 36  shiko mendime mbi projektin: f 23 Shembull: plani i shpenzimeve dhe i burimeve Kodi Faza Lloji i shpenzimeve Çmimi shpenzime dhe i burimeve H2 strukturimi i libra, disketa, cd-room ATS ....,-- ... informacionit H 4 dhe propozimi, takim jashtë Vjenës, ATS ...,-- këshillimi ... H5 varianti këshillues i jashtëm përfundimtar ATS ...,-- takimi H 1 bis rë gjitha fazat e 20 ditë për person à ATS ... ,-- ... H6 projektit H6 dërgimi i shpenzimet e 50 faqe x 400 copë. ... variantit shumëfishimit dhe të +dërgim përfundimtar dërgimit ∑ ... Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  30. 30. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 30 nga 45 2.15 Dokumentimi i projektit Çfarë? këshilla dhe Dokumentimi i menaxhimit të projektit (libri i marifete! projektit, raportimet mbi ecurinë në projekt dhe raporti mbi mbylljen e projektit) si dhe ♦ Libër projekti standart (PEDH) rezultatet e projektit ♦ Libri i projektit hartohet nga drejtuesi i projektit dhe nënshkruhet nga detyrëdhënësi i Pse? projektit ♦ Dokumentohen të gjitha vendimet ♦ Çdo ndryshim i librit të projektit ♦ transparencë kërkon një numër të ri versioni + arkivim – „Projekti duhet të ♦ kontrolli i ecurisë së projektit jetojë!“ ♦ baza për negocime (libri i projektit) ♦ Pjesë të tij shërbejnë për botim Si? dhe për tregtim në kuadrin e mbylljes së projektit. ♦ Me ndihmën e kompjuterit ♦ Dokumentat origjinale vendosen tek dokumentacioni i rezultateve  shiko librin e projektit: f 30  shiko raportin mbi ecurinë e projektit: f 40 shembull: Projekti - dokumentimi 1. Dokumentacioni i fillimit të projektit = libri i projektit ♦ Detyra e projektit ♦ Analiza e ambjentit të projektit ♦ Plani mbi strukturën e projektit ♦ Të veçantat e paketës së punës ♦ Kontrolli me faza ♦ Plani për burimet dhe shpenzimet ♦ Rolet në projekt ♦ Format e komunikimit dhe rregullat e lojës 2. Zbatimi ♦ Kontrolli i projektit ♦ Marketingu i projektit 3. Mbyllja e projektit 4. Dokumentitmi i rezultateve të projektit Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  31. 31. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 31 nga 45 3.1 Vështrim i përgjithshëm Çfarë? Këshilla dhe marifete! Paraqitja e gjendjes të përgjithshme të projektit (arritjet, afatet, shpenzimet, burimet) dhe ♦ Të mbahet parasysh qëllimi i analiza e devijimeve dhe masave të marra përgjithshëm i organizimit Pse? ♦ Rregullisht në hapësira kohore periodike (proces ciklik) ♦ Paraqitja, nëse projekti ecën sipas planit ♦ Në projeket e mëdha pritet një raport mbi ecurinë e projektit – ♦ Informacion i detyrëdhënësit mbi Dokumentacioni: hardfacts (shifra, ecurinë të dhëna, fakte) dhe softfacts ♦ Instrument për mësimin organizativ (përvoja, vëzhgime etj.) ♦ Shkalla e detajimit të planifikimit Si? dhe e kontrollit duhet t´i ♦ Përcaktimi i gjendjes përgjigjen njëra-tjetrës. ♦ Hartimi i raportit mbi ecurinë e projektit ♦ Analiza: krahasim si është – si duhet të  shiko instrumentet për jetë  rënia dakort për masat që do kontrollin e projektit: f 39 të merren  shiko raportin mbi ecurinë e projektit: f 40 Shembull: Raport mbi ecurinë e projektit 1. Gjendja e përgjithshme: Projekti ecë sipas planit 2. Ecuria në arritje: Të gjtha paketat e punës janë përmbushur – janë aritur rezultate. Paketa e punës 21 nuk u arrit sepse detyrëdhënësi i projektit nuk e kërkon më. 3. Afatet kohore: Të gjitha afatet kohore u plotësuan sipas planit – PP 14 ka një shtyrje afati prej 7 ditësh (14. 06. 1999) - anëtari përgjegjës A i grupit është treguar i gatshëm të rimarrë kohë e humbur në kuadrin e paketës së tij të punës. 4. Burimet / shpenzimet e projektit: Shenzimet e projektit u kaluan me 3 % – DP e sqaroi këtë me DDhP dhe u miratua një buxhet më i lartë. 5. Raportet e projektit me ambjentin Merren rregullisht masa në lidhje me analizën e pikave të përbashkëta të projektit. 6. Organizimi i projektit / kultura Rregullat e lojës respektohen nga secili anëtar i grupit të punës dhe nga DDhP. Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  32. 32. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 32 nga 45 3.2 Arritjet Çfarë? Këshilla & marifete! Interpretimi i zhvillimeve thelbësore në përmbatjen e projektit nëpërmjet planit të ♦ Raportim me shkrim dore mbi strukturës së projektit dhe paketës së punës njoftimet mbi ecurinë e projektit në planin e strukturës së projektit ♦ Në paketat e punës duhet Pse? diskutuar mbi pika kritike, ♦ Vizualizimi i ecurisë në arritje përndryshe përcaktimi i gjendjes është i mjaftueshëm ♦ Përcaktimi nëse fazat e projektit e kanë realizuar përbajtjen e tyre në mënyrë të ♦ Realizimi gjithnjë në grup suksesshme ♦ Simbole për statusin në PSP ♦ Analiza e devijimeve: arritjet si janë – ~ në punë duhet të jenë (si sasi dhe cilësi) – Masat!  e përfunduar Si? ♦ Diskutimi i fazave planit të strukturës së projektit, brenda parashikimit, i ndryshuar ose i plotësuart  shiko mendime mbi projektn: f ♦ Diskutimi i paketës së punës, përcaktimi i 15 dhe f 16 gjendjes, identifikimi i problemeve dhe  shiko raportin mbi ecurinë e marja e masave projektit: f 40 shembull: ecuria në arritje sipas paketës së punës Masat / pasojat PP-# Emërtimi i PP Gjendja e PP 14 Hartimi i informacionit për Informacioni i disponueshëm Anëtari A i grupit siguron kapitullin e parë vetëm pjesërisht informacionin e nevojshëm ... ... ... ... Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  33. 33. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 33 nga 45 3.3 Afatet kohore Çfarë? Këshilla dhe marifete! Kontrolli i afateve të rëndësishëm të një projekti nëpërmjet kontrollit me faza ♦ Përpunoni gjithmonë në mënyrë ciklike Pse? ♦ Interpretim në rast të shtyrjeve kohore kritike (në rast se vihet në ♦ Transparencë mbi afatet e zhvillimit të rrezik afati përfundimtar) – rënia projektit dakort ose edhe marrëveshje e re ♦ Sigurimi i respektimit të afateve me detyrëdhënësin e projektit ♦ Diskutim, nëse janë të nevojshme Si? ndryshime në burime dhe në ♦ Me listën e kontrollit me faza mbështetur arritjen e rezultateve në planin bazë,ndryshimi i palnit aktual dhe i afateve aktuale ♦ Hetimi afateve paraprakë të përfundimit sipas paketës së punës dhe për të gjithë projektin ♦ Kryerja e analizave në rast devijimesh dhe  shiko mendime mbi projektin: f planifikimi i masave korrigjuese 14 dhe f 17  shiko raport mbi ecurinë e projektit: f 40 Shembull: Kontrolli i afateve kohore Kodi Kontrolli me faza Plani bazë Plani aktual Afati aktual H1 Fillimi iprojektitt 17. 02. 1999 17. 02. 1999 17. 02. 1999 H2 Strukturimi i informacionit 03. 03. 1999 03. 03. 1999 03. 03. 1999 H3 Hartimi i konceptit 03. 03. 1999 03. 03. 1999 03. 03. 1999 H4 Shkruarja e projektplanit 05. 05. 1999 20. 05. 1999 20. 05. 1999 H5 Shkruarja e përmbledhjes përfundimtare  23. 06. 1999 30. 06. 1999 15. 07. 1999 H6 Dërgimi i variantit përfundimtar 22. 09. 1999 22. 09. 1999 H7 Kryerja e prezantimit dhjetor1999 dhjetor 1999 H8 Përfundimi i projektit 31. 12. 1999 31. 12. 1999 Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  34. 34. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 34 nga 45 3.4 Shpenzimet dhe burimet Çfarë? Këshilla & marifete! Kontrolli i planifikimit të shpenzimeve të orientuar sipas fazave ♦ Në rast të ndryshimit të shpenzimeve duhet pataur parasysh ndikimi i tij në buxhetin e Pse? përgjithshë të projektit ♦ Respektimi i hapësirës së shpenzimeve në ♦ Shtyrja e afateve kohore dhe e lidhje me rezultatet dhe afatet kohore arritjeve mund të kenë pasoja në shpenzimet e projekit Si? ♦ Paraqitja e planit të shpenzimeve me kostot aktuale ♦ Analizë e devijimeve ♦ Planifikimi i burimeve shtesë (personeli, koha, materiale etj.)  shiko mendime mbi projektin: f 14  shiko raportin mbi ecurinë e projektit: f 41 Shembull: Përpunimi i vlerësimit të burimeve Kodi Faza Shpenzime / Çmimi /njësi Çmimi që devijim Shpenzi burime duhet të me jetë aktuale H2 Strukturimi i libra, disketa, CD-ROM ATS ....,-- ... ... ... informacionit H 4 dhe Projektplani, Takime jashtë Vjenës, ATS ...,-- këshillim ... ... ... H5 varianti këshillues të jashtëm përfundimtar ATS ...,-- takim H 1deri Të gjitha fazat 20 ditë për person à ATS ... ,-- ... ... ... H6 e projektit Einleitung i Projektstart për H6 Dërgimi Shpenzimet Controlling 400 copë 50 faqe x Marketing ... Abschluss ... Anhang ... variantit shumëfishim dhe dërgim +postë përfundimtar ∑ ... ... ...
  35. 35. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 35 nga 45 3.5 Marrëdhëniet e brendshme dhe analiza e pikave të përbashkëta të projektit Çfarë? Këshilla dhe marifete! Përpunimi i marrëdhënieve të brendshme të anëtarëve të grupit të punës me marrdhëniet ♦ Me ndihmën e barometrit të klimës e projektit me pikat e përbashkëta mund të merret informacion mbi emocionet ♦ Marrëdhëniet e brendshme kanë Pse? ndikim mbi rendimentin e punës së ♦ Vlerësimi i lidhjeve të projektit me anëtarëve të projektit dhe prandaj ambjentin (pritshmëria, ankthe, konflikte) duhen patur parasysh dhe marrja e masave. Reflektim dhe ♦ Marrdhëniet me ambjentin mund feedback për punën në grup të ndryshojnë gjithashtu në rrjedhën e projektit – masat duhen Si? planifikuar në kohë ♦ Për marrëdhënie kritike duhet të përpunohen strategji dhe të merren masa ♦ Përshtatja e strukturave komunikuese, dhe nëse e mundur edhe e përbërjes së grupit  shiko mendime mbi projektin: f 8  shiko raportin mbi ecurinë e projektit: f 41 Beispiel: Kontroll social Masa për përmirësimin e Kush? (deri) kur? Rezultate dhe gjendja marrdhënieve të brendshme dhe të jashtme Informacion i përjavshëm për DDhP DP E premte DDhP është informuar dhe po merr masa marketingu Gjatë ditës së derës së hapur do të GP Dita e derës mësuesit/prindërit/nxënësit janë të bëhet prezantimi i projektit së hapur informuar dhe e mbështesin projektin ... Shembull: Drita e rrufesë Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  36. 36. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 36 nga 45 4. Marketingu i projektit Çfarë? Këshilla & marifete! Përparimi i projektit dhe rezultatet e pritshme u duhen bërë të ditura ambjentit. ♦ Përgjithësisht projektet janëtë lidhur me strategji dhe aktivitete të tjera të një organizate – Pse? informacioni në kohën e duhur mbi ambjentet relevante ndihmon ♦ Informimi i ambjentit (projekti duhet të pranimin e tyre jetë i njohur) ♦ Shpërndarje e informacioneve të ♦ Krijimi i një klime të ngrohtë për projektin rregullt me shkrim dhe me gojë, (mënjanimi i thashethemeve) p.sh. broshura informative mbi ♦ Theksohen përparësitë e projektit projektin Si? ♦ Informacion me gojë ose me shkrim për ambjentet relevante dhe pikat e përbashkëta nëpërmjet grupit të projektit  shiko mendime mbi projetin: f 10 Shembull: Fushat e marketingut Biseda informuese me detyrëdhënësin e Ngjarje shkollore (prezantime, ekspozita, projektit dhe me partnerët biseda) Prezantimi në konferenca Komision i bashkësisë së shkollës Shpërndarje e materialit me shkrim Bashkësi punëtore partnerëve Botime Konferenca për drejtorë Raporte vjetore ... Takime/biseda Njoftime shtypi Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketing Mbyllja Shtojcë projektit u
  37. 37. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 37 nga 45 5.1 vlerësimi i qëllimeve të projektit Çfarë? Këshilla & marifete! Përqasja e qëllimeve të vendosura me rezultatet e arritura në të vërtetë ♦ Duhet të bëhet nga të gjithë bashkëpunëtorët e projektit Pse? ♦ Qysh në fillim duhet hedhur dritë ♦ Shërben për të mësuar për projektet e së mbi vlerësimin (transparencë) ardhmes ♦ Suksesi i projektit duhet të ♦ Si ndihmë për për të argumentuar para „ndërtohet“ bashkarisht detyrëdhënësit të projektit dhe vendeve të tjera të jashtme ♦ Edhe nga projektet, që nuk kanë sjellë sukses, mund të mësohet Si? ♦ Secili duhet të reflektjë për punën e tij në projekt ♦ Në vijim të gjitha rezultatet e dala nga reflektimi duhet te diskutohen në grup ♦ Me ndihmën e: • pyetësorëve  shiko pyetësorin: f 43 • intervistave • fotografive Shembull Reflektim mbi qëllimet e projektit    „Magisches Dreieck“ Rezultati i  erfüllt projektit     Plotësimi i trekëndëshit magjik“ Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  38. 38. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 38 nga 45 5.2 Vlerësimi i bashkëpunimit në grup Çfarë? Këshilla & marifete! Reflektim mbi arritjet e grupit të projektit ♦ Qysh në fillim duhet hedhur dritë Pse? mbi vlerësimin (transparencë) ♦ I shërben reflektimit mbi sjelljen vetjake në ♦ Jo më shumë se një seminar ditor grupin e projektit ♦ Dhënia dhe marrja e Feedback-ut ♦ Për konstatimin e aftësive të nevojshme në grup ♦ Nxjerrje e përfundimeve për punë në grup në të ardhmen Si? ♦ Secili duhet të pyesë të tjerët për rezultatet e punës së tij ♦ Sipas kritereve: • Sjellja e ideve • Mbajtja e përgjejgjësisë • Reagimi në rast konfliktesh • Aftësi në menaxhimin e krizave  shiko pyetësorin: f 42 Shembull: Reflektim – grupi i projektit  Orientimi në detyrë      Orientimi në grup Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  39. 39. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 39 nga 45 5.3 Mbyllja e projektit Çfarë? Këshilla & marifete! Mbyllja sistematike e një projekti ♦ Përfundimi i punës në grup Pse? ♦ Nëse e mundur të organizohet një ♦ Rezultati duhet të pranohet nga festë detyrëdhënësi ♦ Përfundimi i projektit duhet të ♦ Mbyllje formale e detyrave dhe e komunikohet - Marketingu marrdhënieve shoqërore Si? ♦ Shkëputja e marrëdhënieve të grupit ♦ Transferimi i njohurive në organizatën bazë dhe në projekte të tjerë ♦ Hartimi i raportit përmbyllës të projektit ♦ Në grup  shiko mendime mbi projektin: f 10  shiko pyetësorin: f 44 Shembull: Ndarja e grupit të projektit d re jt o ria Grupi i projektit a d m in is t ra t a që duhet shpërndarë k o o r d in a t o r i g ru p it s h k e n c o r k o o rd in a t o r i g r u p it s h k e n c o r k o o r d in a t o r i g r u p it s h k e n c o r m esuesi A m esuesi Y m esuesi R m esuesi S m esuesi B m esuesi X Hyrje Fillimi i Kontrolli Marketingu Mbyllja Shtojcë projektit
  40. 40. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 40 nga 45 6. Shtojcë 6.1 Libri i projektit (dokumentacioni i fillimit të projektit) 6.2 instrumetet për kontrollin e projektit 6.3 instrumentet për përfundimin e projektit
  41. 41. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 41 nga 45 Libri i të dhënave mbi projektin „EMRI I PROJEKTIT“ (Vendosni LOGON!) Data, Vendi Versioni 1.0
  42. 42. Menaxhimi i projektit – Mendime bazë Versioni 1.0 Faqe 42 nga 45 Përmbajtja ♦ Detyra e projektit ♦ Analiza e ambjentit të projektit ♦ Plani i strukturës së projektit ♦ Të veçantat e paketës së punës ♦ Plani kohor ♦ Plani I burimeve dhe shpenzimeve ♦ Rolet në projekt ♦ Format e komunikimit dhe rregullat e lojës

×