1. VIAJE FELIZ
Viaje Feliz es una cadena de
agencias de viajes mayoristaminorista, que está realizando un
estudio para reestructurar la
organización de sus
departamentos.
2. Tras la información obtenida, el
departamento de Recursos Humanos ha
llegado a la conclusión de que el tipo de
organización más eficiente para esta
empresa sería la organización formal, ya
que al ser una empresa tan grande y tan
dividida necesita llevar un riguroso
orden y planificación para que cada
departamento se lleve lo más
organizadamente posible dentro de cada
agencia, y en relación de unas con otras.
3. Funciones de la empresa:
- Organizar viajes: programados,
puntuales, para fin de curso, para
novios…
- Ventas a agencias de viajes minoristas
- Venta directa a clientes
4. Estrategias:
Para poder seguir un método donde
basarnos a la hora de mejorar la
empresa, la mejor opción es realizar un
plan de marketing donde se hará un
análisis DAFO.
5. Debilidades:
. Desorden en la organización de los
departamentos
. Novatos en el mundo de los congresos
y los eventos
Amenazas:
. Mucha competencia
. Clientes afectados por la crisis
económica
6. Fortalezas:
. Muchos años de experiencia
. Empresa sólida
. Buen equipo de trabajo
Oportunidades:
. Aperturas de nuevas oficinas
. Gran demanda turística
. Abrirse al mundo de los eventos y
congresos
7. Plan de ventas
Estrategia de ventas:
- Captación de nuevos clientes a través de los
comerciales.
- Fidelización de los clientes satisfaciendo sus
necesidades y superando sus expectativas
Estrategia de promoción:
- Actualizar página web
- Elaborar material promocional como folletos,
videos en la web
- Ofrecer paquetes turísticos a centros de
estudios como colegios, institutos…
9. El organigrama representa la organización de
cada oficina.
Habrá una oficina por provincia, y todas
dependerán de una oficina central, que tendrá su
sede en Madrid, y está dirigida por el empresario
y jefe de todas las oficinas abiertas en el
territorio nacional.
Cada oficina estará compuesta por un
franquiciador que será el director y tendrá varios
departamentos, de los cuales algunos son
propios y otros son comunes con algunas
oficinas de la misma comunidad o provincia,
como pueden ser el departamento financiero o el
de contabilidad.
10. Para relacionarse unas oficinas con otras se hará
a través de una plataforma web de la empresa
donde sólo tendrán acceso los directores y
algunos empleados de las oficinas, y dispondrán
de correo electrónico propio para cada oficina,
foros…
También se reunirán cada trimestre los
directores de las oficinas, por comunidades, para
comentar los progresos, los cambios o cualquier
novedad, a través de reuniones y comidas de
empresa.
Además, una vez al año se celebrará una
convención a nivel nacional para que acudan
todos los empleados de todas las oficinas del
país.
11. Dirección:
Se encuentra en la cúspide de la pirámide
jerárquica. La persona que está al mando de la
dirección es la que se encargará de gobernar la
agencia, lo que no significa que cargue con todo
el trabajo pero sí con la mayor responsabilidad.
Sus funciones serán las de dirigir al resto de
personal subordinado, planificar los objetivos de
la agencia junto con el departamento
correspondiente y controlar todas las áreas para
que todo funcione correctamente.
Habrá un director en cada oficina, que a su vez
será subordinado del jefe principal que dirige
todas las oficinas existentes, desde una sede en
Madrid.
12. Departamento financiero:
Se encargará de controlar varios temas como las
inversiones que hace la empresa, las existencias,
los expedientes, las nóminas del personal, el
material que haya que comprar, así como
elaborar los presupuestos anuales de la
empresa.
Se compone de un director financiero, quien
dirige a sus subordinados del departamento, que
serán 2 personas, un administrativo y un auxiliar
administrativo.
Habrá un departamento financiero por provincia.
13. Departamento de contabilidad:
Es el que se va a encargar de las cuentas, es
decir, controlar los gastos e ingresos que tiene la
empresa, a través de una contabilidad diaria, y
otra anual.
Además tendrá que realizar balances y llevar el
control diario de los ingresos en caja.
El departamento se va a componer de un
responsable que será el contador general y 1
ayudante.
Habrá un departamento de contabilidad por
provincia.
14. Departamento de marketing:
Se encargará del diseño y la promoción de cada
producto o servicio que ofrezca la empresa, que
serán vendidos a través de los comerciales o los
agentes de viajes.
Tendrá especial atención en controlar la
demanda de mercado y la competencia para
actualizar y potenciar el producto a través de la
publicidad.
Se compondrá este departamento de un jefe de
marketing y 2 subordinados que se encargarán
de gestionar toda la promoción desde una
oficina central, que actuará para todas las
oficinas existentes.
15. Además, cada trimestre irá a las oficinas un
personal de este departamento para dar una
reunión y poner al día al resto de los empleados
de cada oficina sobre los cambios que vayan
aconteciendo.
Este departamento tendrá además un equipo
comercial en cada comunidad autónoma en el
que habrá 3 vendedores por provincia.
16. Departamento de Comunicación y
Relaciones Públicas:
Es el que se va a encargar de que la empresa
funcione correctamente ya que se contará con
diferente personal encargado de varias
funciones tales como ponerse en contacto con
los proveedores y acreedores, el
posicionamiento de la empresa en el mercado, el
control de la imagen de la empresa hacia el
exterior, además de acudir a ferias y congresos
como representante de la empresa.
Cada comunidad autónoma contará con un
departamento de Comunicación y Relaciones
Públicas, donde los comerciales son los que
tendrán contacto directo con el cliente, y cada
oficina contará con 2 agentes de viajes.
17. Departamento de Recursos Humanos:
Se encargará de crear y formar un adecuado
equipo de trabajo en cada departamento,
también se dedicará al control del personal, la
asistencia al trabajo, las bajas por enfermedad,
contratos o despidos.
Además, formará a los trabajadores a través de
cursos a los que deben asistir cada vez que sea
necesario.
Habrá un departamento por provincia compuesto
de 2 personas.
