Documentos comerciales

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Documentos comerciales

  1. 1. Documentos comerciales<br />Por:<br />Mauricio Hoyos Flórez<br />Grado:<br />10-C<br />
  2. 2. definición<br />Son los que respaldan las operaciones comerciales de la empresa, contribuyéndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable.<br />Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa . <br />Sus funciones son: Contable, Jurídica, De control entre otros<br />
  3. 3. clasificación<br />Los documentos según su función económica se clasifican en: negociable y no negociable.<br />Negociable: son aquellos que por seguridad y comodidad reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de ellos tenemos el cheque, la letra de cambio, la libranza, el pagare, la factura cambiaria entre otros; estos también se denominan TITULOS DE VALOR<br />
  4. 4. clasificación<br />No negociables: sirven de información sobre las transacciones comerciales de la empresa.<br />Estos son: la cotización, el pedido, la remisión, la tarjeta kardex, recibo de caja, comprobante de egreso, nota debito y crédito, consignación bancaria entre otros; según la función administrativa se dividen en: informativos y de socorro.<br />
  5. 5. Documentos informativos:<br />Estos solo sirven para brindar información sobre los productos o servicios que posee la empresa ; dentro de estos tenemos :<br />La cotización <br />El pedido<br />La remisión <br />El cardex<br />Notas de contabilidad.<br />Entre otros .<br />
  6. 6. documentos de soporte<br />Los documentos de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones comerciales de la empresa.<br />Ejemplo: el recibo de caja que es el soporte a una venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago efectuado por la empresa entre otros.<br />Los documentos puede ser externos o internos. <br />En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:<br />La cotización - el pedido – la remisión – la factura – el recibo de caja – el cheque.<br />
  7. 7. La cotización<br />Su objetivo fundamental es facilitar información al cliente para la toma de direcciones acerca de la mejor opción; por esta razón el cliente antes de cualquier negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta.<br />
  8. 8. Partes de la cotización<br />Número: es el orden consecutivo que permite a la empresa controlar e identificar de forma rápida la cotización.<br />Nombre del cliente: persona natural o jurídica quien se dirige la cotización.<br />Fecha: día, mes y año en que se ofrece la cotización.<br />Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones ofrecidas.<br />Forma de pago: a crédito o de contado.<br />Forma de despacho: vía aérea, marítima o fluvial.<br />Descripción del objeto de cotización: características, precios unitario, cantidad, descuentos, recargos y valor total.<br />Observaciones: son las condiciones particulares de la negociación.<br />Firma de los responsables: de quien cotiza y de quien aprueba.<br />Nota: en todo documento comercial no puede faltar el membrete de la empresa: razón social, logotipo, lema, N.I.T, dirección, teléfono, email, pagina web y fax.<br />
  9. 9. El pedido<br />Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar constancia por escrito, sobre la negociación . Sus partes son:<br />Membrete<br />Nombre del documento<br />Número<br />Nombre del cliente<br />Fecha del pedido<br />Forma de entrega o pedido<br />Nombre del vendedor<br />Forma de pago<br />Descripción del objeto de pedido<br />Firma de responsables<br />
  10. 10. La remisión<br />Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido . Es un documento no contable y externo. En esta se relacionan los bienes enviados. Consta de :<br />Membrete<br />Nombre del documento<br />Número consecutivo<br />Nombre y dirección del comprador<br />Datos de transportador o empresa que entrega la mercancía<br />Descripción de la mercancía<br />Observaciones<br />Firma de los responsables<br />
  11. 11. Tarjeta kardex<br />Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el inventario <br />
  12. 12. Partes de la tarjeta kardex<br />Membrete<br />Nombre del documento<br />Fecha<br />Detalle<br />Valor unitario<br />Entradas<br />Salidas<br />Saldo<br />Proveedores<br />Ubicación<br />Unidad<br />Mínimo y máximo<br />Articulo<br />método<br />
  13. 13. La factura comercial<br />Definición:<br />Es el soporte de la compraventa realizada, sirve de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente<br />
  14. 14. Partes de la factura comercial<br />Membrete de la empresa<br />Nombre del documento<br />Numero consecutivo<br />Datos del cliente<br />Nombre del vendedor<br />Fecha de facturación<br />Lugar de despacho<br />Forma de pago<br />Numero de cedula nit o Rut del comprador<br />Descripción de la mercancía<br />Imputación contable<br />Firma de los responsables<br />Nota: la factura es considerada un titulo. Siempre y cuando lo especifique el documento; según el articulo 774del código del documento<br />
  15. 15. Recibo de caja<br />También se conoce como comprobante de ingreso, su función es servir de constancia del paso efectuado por un diente y de comprobante de todos los ingresos a la empresa .<br />Consta de:<br />Membrete <br />Nombre del documento<br />Numero consecutivo<br />Persona de quien se recibe el documento, con su respectiva identificación<br />Fecha de ingreso<br />Concepto o motivo del ingreso<br />Valor en numero y en letras<br />Forma de pago<br />Imputación contable<br />Firma y sello del funcionario que recibe el pago<br />
  16. 16. El cheque<br />Es un documento negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega del cheque al mismo banco <br />Consta de:<br />El nombre de el banco girado<br />Serie y numero del cheque <br />Ciudad y fecha de expedición<br />Valor en números y letras <br />Nombre de beneficiario<br />Firma del girador o titular de la cuenta<br />Numero de la cuenta corriente<br />Nota: todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para impedir falsificaciones.<br />

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