10 suggerimenti essenziali per una mappatura dei processi di successo

1. 10 suggerimenti essenziali per una mappatura dei processi di successo
Libera interpretazione del post “10 Essential Tips for Successful Process Mapping” (www.goleansixsigma.com)
Maurilio Savoldi
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Prendo spunto dal post “10 Essential Tips for Successful Process Mapping” (http://www.goleansixsigma.com/10-essential-tips-for-successful-process-mapping/), pubblicato nel blog www.goleansixsigma.com nel proporvi questo articolo.
Quando si avvia un intervento di miglioramento, avere la capacità di realizzare una accurata mappatura dei processi (Process Mapping) interessati è un, primo, passo essenziale.
La mappatura di processo, spesso, consente di trovare opportunità di miglioramento immediate (“Quick Wins”) oppure di analizzare in modo dettagliato , le attività per individuare come realmente oggi si fanno le cose e proporre miglioramenti strutturati.
applicando alcune semplici, ma potenti regole, si garantirà alla vostra attività di mappatura di raggiungere pienamente l’obiettivo.
Nel tempo, sono stati codificati diversi approcci di mappatura ognuno valido nel contesto per cui è stato pensato; questa semplice guida, vale per ogni metodo adottato.
1. Non mappare per ”amor di mappatura”
L'obiettivo della mappatura dei processi è quello di imparare e migliorare il modo in cui si svolgono e si gestiscono le attività. Quindi, vale il principio de “il meglio è il nemico del bene”, evitare nel modo più assoluto di dedicare eccessi tempo a perfezionare la mappatura.
2. Inizia con lo “Stato attuale” (As Is)
Una volta selezionato l’ area di processo, concentrarsi sul documentare il "come è", sul fare una fotografie veritiare del “As Is” Questo potrebbe sembrare ovvio, ma quando viene chiesto di migliorare un processo, l’impulso è quello di descriver subito le soluzioni pensate/ipotizzate, ma questo non è di grande aiuto, anzi!
3.“Cammina” lungo il processo
Prima di costruire la mappa del "come è" passeggia lungo il processo, cerca di capire come è il reale funzionamento con brevi interviste, osservazioni sul campo e cerca di capire quali potrebbero essere i problemi. Questo, oltre che aiutare la mappatura stessa, fa aumentare l'interesse esterno verso il processo di miglioramento, le persone apprezzano sempre quando viene chiesto il loro contributo.
4. Mappa il processo come è nella realtà
Le persone spesso riferiscono come "pensano" che il sia processo, tendono a raccontare “scorciatoie” e approcci personalizzati, si “perdono” in dettagli poco significativi per la mappa di processo. Bisogna invece “fotografare” il processo in modo “asettico”, con i passaggi chiave, le “scorciatoie”, molto probabilmente, rientrano nelle attività di miglioramento che la mappa deve aiutarci a sviluppare.
Quindi, raccogli, tutte le osservazioni, e dividi l’”As Is” dal possibile “To Be”.

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5. Mantieni le cose semplici(Keep it simple).
Usa strumenti semplici (almeno per iniziare) come carta, lavagna a fogli mobili e post it. La mappa deve essere facile da condividere e facile da comprendere, non deve restare chiusa in un file.
6. Includi dati e informazioni di processo.
Il processo di mappatura risulterà tanto più efficace se conterrà dati e informazioni relative al processo stesso, quali tempi di ciclo, tempi di attesa,.... Comprendere queste informazioni su una mappa di processo aiuterà a riflettere su ciò che realmente si fa per soddisfare la domanda dei clienti. Non devono essere indicati solo i tempi di ciclo, quando è possibile, ma anche la varianza e la distribuzione nel tempo di max e min, in modo da evidenziare ciò che spesso i dati medi nascondono.
7. Applicare gestione visiva (visual management)
Utilizzare colori diversi per le "swimlane", flussi logici e fisici, attività critiche,... e scegliere un colore contrastante, tipicamente rosso, per evidenziare le criticità. Non inserire connettori e frecce fino a quando la mappa non è stata non è stata verificata così, si eviterà di fare ulteriori documenti.
8. analizzare in profondità le criticità ed evidenziare i risultati
Visualizzare i punti di criticità e le potenzialità di miglioramento. I risultati delle analisi di miglioramento, devono essere evidenti sul flusso oppure rappresentati in modo da essere facilmente viste. In questo modo, sfruttiamo la mappa di processo come uno strumento di condivisione delle criticità e dei possibili miglioramenti, riducendo del gruppo.
9. Diffondi energia ed entusiasmo!
Quando possibile, creare una "War Room" o qualche spazio dedicato per il team di mappatura, in modo che il flusso sia sempre visibile. Sarete piacevolmente sorpresi dell’interesse suscitato.
10. Condividi, condividi, condividi
La mappa di processo non deve stare chiusa in un cassetto o in un file nel pc! Più sarà condivisa con le persone e con le diverse aree e più sarà la mappa sarà veritiera
Con il processo mappatura del "As Is", il team ricostruisce ciò che realmente accade in un processo, aumentandone la comprensione e permettendo di scoprire velocemente punti deboli e “Quick Wins”, cioè miglioramenti semplici immediati e che non richiedono investimenti significativi.
Da un solo semplice strumento, si possono ottenere innumerevoli benefici!

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credits
 http://www.goleansixsigma.com/10-essential-tips-for-successful-process-mapping James P. Womack, Daniel T. Jones “Lean Thinking” - Guerini Associati
 http://www.leankaizen.co.uk/process-mapping-lean-methodology.html
 www.qualitiamo.com
 A cura di U. Frigelli, con i contributi di A. Guerrini, K. Inumaru e M. Savoldi “Il governo dei processi, Istruzioni per l’uso” – Guerini Associati
l’autore
Dopo gli studi in ingegneria e dopo aver svolto per qualche anno l’attività di insegnate, ha iniziato la professione di consulente su tematiche legate alla qualità e al miglioramento (Lean Manufacturing e Lean Six Sigma), sviluppando anche competenze nell’area del Busness Process Management (BPM).
All’attività di consulente, ha affiancato l’attività di Temporary Manager (nell’area qualità e miglioramento) e formatore.
Attualmente è senior partner di arxo consulenze (www.arxo.it) e gestisce il blog “VALUE FOR BUSINESS” (www.value4b.it)