Case tu delft print&cost accounting t 76-30364

  • 17 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
17
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Case: Technische Universiteit Delft Slim systeem voor registreren en betalen van kopiëren en printen. Uitdaging • Compleet inzicht in afdrukgedrag Alle afdrukactiviteiten centraal geregistreerd. Alle 6.000 medewerkers en 16.000 studenten van de Technische Universiteit (TU) Delft printen en kopiëren voor werk en studie heel wat af. Ze maken hiervoor op alle faculteiten gebruik van een MFP, een multifunctionele printer-copier-scanner. Daarvan zijn er 400 geplaatst, verspreid over de diverse gebouwen die de TU rijk is. Onlangs nam de TU een systeem in gebruik waarmee alle afdrukactiviteiten centraal kunnen worden geregistreerd en betaald of doorberekend: PCounter. Deze software is in het netwerk van de TU ondergebracht en herkent de 22.000 gebruikers aan hun inlogcode op MFP of PC. Projectmanager Shared Service Center ICT van de TU Delft, Hans Nouwens, is erg enthousiast over de mogelijkheden van PCounter: “Studenten kunnen nu overal afdrukken met één budget, dat ze online kunnen ophogen. Medewerkers maken door strikte registratie minder onnodige kopieën en prints.” per student, medewerker, afdeling, faculteit; • Automatisch betaalsysteem voor printen en kopiëren ter administratieve verlichting. Oplossing • Implementatie Ricoh Print - & Cost Accounting; • Koppeling PCounter aan MFP’s.
  • 2. Eenvoudig registreren, betalen en doorberekenen. Studenten betalen via IDEAL, personeel ontvangt factuur. “Om te kopiëren loggen studenten en medewerkers in via het MFP-touchscreen, met een eigen code. Vervolgens selecteren ze de kopieeropties. Alle gemaakte kopieën worden geregistreerd. Printopdrachten worden vanuit de PC naar de MFP verzonden. PCounter geeft de printjob pas vrij aan studenten als gebruikersnaam en wachtwoord kloppen én de student voldoende printtegoed heeft. Het actuele saldo zien ze na inloggen via een saldo-icoontje op de PC. Studenten krijgen elk studiejaar een tegoed van 15 euro, dat ze zelf kunnen ophogen via onze website. Betaling verloopt via iDEAL. Als er een printjob wordt aangemaakt, checkt PCounter automatisch het saldo. Bij onvoldoende saldo wordt de opdracht niet uitgevoerd. Medewerkers voeren ook een code in, maar hoeven geen saldocheck af te wachten en krijgen de afdrukkosten achteraf op afdelings- of faculteitsniveau doorberekend.” Automatisch systeem verlaagt administratieve werkdruk. “PCounter houdt het een logbestand bij van alle printactiviteiten op de MFP’s. Daarin staan gebruiker, documentnaam, MFP-locatie, datum, en bestandsgrootte. Hiermee kunnen we het printen en kopiëren door TU-medewerkers eenvoudig berekenen. Uiteenlopende kosten voor bijvoorbeeld afdrukken in kleur of op A3 worden gespecificeerd. Zo hebben we overmatig gebruik van de MFP’s of de kleurenunit snel in beeld. De medewerkers zijn zich ervan bewust dat alle gebruik inzichtelijk is bij de financieel verantwoordelijke waardoor ze minder overbodige kopieën en prints maken. Hierdoor besparen we ook op supplies als papier en inkt. Al met al nemen zowel de kosten als ook de administratieve handling op het gebied van betalingsafhandeling en doorberekening enorm af!” Resultaat • Totaaloverzicht gemaakte afdrukken; • Beveiligde netwerktoegang; • Centraal beheer; • Vermindering afdrukverspilling ; • Verlaging administratieve werkdruk. “Studenten krijgen elk studiejaar een afdruktegoed van € 15. Dit bedrag kunnen ze dankzij PCounter online via iDEAL ophogen. Zo wordt ons servicepunt er niet mee belast.” Hans Nouwens, Shared Service Centre ICT, TU Delft www.ricoh.nl