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Sistema de contabolidad II

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  • 1. Formularios  Diseño de un Sistema de Formularios  Comprende todos los formatos, sus prácticas, normas y reglas que rigen el manejo de la información escrita, a través de los documentos en la organización.  Un sistema adecuado de formularios comprende las siguientes etapas:  Inventario de Formularios, Análisis de Formularios, Clasificación de formularios, Codificación de formularios.
  • 2. Sistemas de Contabilidad por Área de Responsabilidad  Sistemas de Contabilidad por Área de Responsabilidad  Todo sistema contable es controlar todas las operaciones que lleva a cabo la empresa. Se cumple a través de la separación de la organización en centros o áreas de responsabilidad.
  • 3.  Áreas de Responsabilidad: conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un grupo de empleados en la empresa. Los organigramas muestran la forma en la cual se divide la empresa.  Las principales áreas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son las siguientes: producción, finanzas y control, comercial. 
  • 4.  Área de producción: El termino producir significa fabricar, transformar materia prima en productos terminados, prestar servicios con base en el trabajo del personal especializado. Para una empresa de servicios, su proceso productivo consiste en la generación y prestación de un servicio. Área de Finanzas y Control: Tiene como objetivo administrar y controlar los recursos económicos financieros que soportan las actividades de todas las unidades en la empresa. Área Comercial: Tiene como objetivo principal el fijar políticas para el mercadeo, distribución y venta de los bienes o servicios.
  • 5.  una empresa manufacturera organigrama: gerencia de operaciones, gerencia de mantenimiento, gerencia de producción, gerencia de logística, área de preparación, área de montaje, control de calidad.  Ejemplo en una empresa una empresa presta servicios (publicitaria) organigrama: gerencia de cuentas, departamento de creación, departamento de arte, departamento de medios, departamento de coordinación grafica.
  • 6.  Las principales unidades que se pueden identificar en área de finanzas y control: tesorería, impuestos, seguros, crédito y cobranzas, contabilidad general, contabilidad de costos, presupuesto, auditoría interna.  Las principales unidades que se pueden identificar en área de comercialización: ventas, estudio del mercado, distribución, planeamiento de ventas.
  • 7. Proceso para el Registro de las Operaciones Contables  Proceso para el Registro de las Operaciones Contables  El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones es la cuenta.
  • 8.  Importancia de los Registros  Los registros son la memoria permanente de toda     empresa. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones: -Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación especifica. -Son la base para la elaboración de los estados financieros -Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
  • 9. Tipos de Cuentas  Las cuentas se clasifican en tres tipos dentro de un sistema contable: cuentas reales, cuentas nominales y cuentas de orden.  Cuentas Reales: Cuentas que afectan el balance general. Activo,pasivo y Patrimonio  Cuentas Nominales son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio económico. Ingresos,costos y Egresos
  • 10.  Cuentas de Orden controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, por lo tanto es necesario establecer cierto control sobre ellas.
  • 11.  Etapas en el proceso de registrar las operaciones: Recolección de registros, clasificación de registros, codificación de registros y registro de las operaciones.  Mecanización de los Registros : En sistemas manuales libros usados para los diferentes registros: libro de asientos diarios o libro diario, libro mayor, libro auxiliar(ventas, inventario, de compras).
  • 12.  Un sistema contable mecanizado     Algunos archivos de datos en un sistema contable mecanizado: Maestro de cuentas, Maestro de transacciones, Maestro de productos, Maestro de cuentas por cobrar. Maestro de cuentas: En este archivo se guarda la información equivalente al libro mayor. Maestro de transacciones: En este archivo se guarda la información equivalente al libro diario. Maestro de productos: En este archivo se guarda la información equivalente al libro auxiliar de inventario. Maestro de Cuentas por Cobrar y cuentas por pagar: en este archivo se guarda la información equivalente al libro.
  • 13. El Control Interno y Las Operaciones Contables  Importancia Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
  • 14.  Objetivos generales del control interno: Custodia de los activos, captura y proceso de la información en forma completa y exacta, correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía.  Objetivos del control custodia y captura: corresponde a objetivos específicos del control que son: 1-integridad, 2-existencia, 3-exactitud,4-autorización,5-custodia.
  • 15.  Definición Control interno Plan de organización establecido para proteger los activos, verificar la exactitud y razonabilidad de los datos contables y promover la eficiencia operacional.  Clasificación: Controles internos administrativos y Controles internos contables.  Técnicas para documentar la evaluación del control interno contable: cuestionarios, narrativos, flujogramas.
  • 16. PROCEDIMIENTOS EN LAS OPERACIONES DE UNA EMPRESA  Los procedimientos contables para cada caso, están basados en el ciclo de operaciones del negocio y los principios de contabilidad de aceptación general aplicables individualmente, debido a que el registro de la información contable se realiza de acuerdo con este ciclo.
  • 17.  Control Interno dentro del ciclo de compras y cuentas por pagar tiene que cumplir con los objetivos del control interno: Integridad todos los activos adquiridos y las obligaciones contraídas; existencia activos y pasivos registrados deben corresponder a operaciones reales de la compañía; Exactitud activos y pasivos deben registrarse por el monto exacto; Autorización solo deben realizarse compras y pagos autorizados de acuerdo con las políticas de la empresa.
  • 18.  Control Interno contable en el ciclo de facturación y cuentas por cobrar: integridad, existencia, exactitud.  Procesos de Ajustes y Cierre El proceso contable concluye con procedimientos de ajustes para depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido con los principios de contabilidad de aceptación general.
  • 19.  El registro de las operaciones contables esta basado en dos métodos principales: Contabilidad en base de efectivo y Contabilidad en base de acumulaciones  Clasificación de los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido en los libros o para corregir un error. Según la forma como son presentados en los Estados Financieros: Balance General (activo y Pasivo); ganancias y pérdidas .
  • 20. LOS SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTES DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (PED)  El desarrollo tecnológico ha visto cambiar sus características en aspectos tales como: tamaño del equipo, capacidad de procesamiento, mayor confiabilidad hacia el equipo y una alta integración de los componentes.  Los componentes o elementos para un sistema de computo: Desde el punto de vista hardware: 1-unidades de entrada/salida,2unidad central de proceso y 3- unidad de memoria.
  • 21.  Desde el punto de vista del software:  1-programas fuente es una serie de instrucciones que se le dan a un computador para que procese alguna información bajo un esquema lógico preestablecido  2programas objetos instrucciones compiladas del programa fuente, esta formada por ceros y uno.  Softwares de Contabilidad: Dac easy, quick book, Mónica, ect
  • 22. Control Interno en ambientes PED  Objetivo de los controles es el reducir el riesgo asociado en este ambiente. El control interno de PED debe ser implantado para la totalidad de los sistemas de información que una organización posee.  Tipos de controles bajo ambiente PED:Control de acceso,controles sobre la información y controles sobre la seguridad del sistema.
  • 23. Sistemas Contables Automatizados  Conocer el funcionamiento y manejo de sistemas mecanizados de información.  Definición básica de parámetros: proceso por el cual se establecen las principales definiciones que servirán de base para el funcionamiento del sistema contable. Por ejemplo siguientes actividades definición de datos de la empresa, creación de los códigos contables y definición de otros parámetros (nomina, inventario ect).  Procesos para la captura de datos: permitir grabar los datos de las transacciones que serán procesadas para generar la información requerida por los usuarios.  Reportes Financieros Básicos: Consultas de cuentas, mayor, balance de comprobación, balance general, estado de ganancias y pérdidas.